Manual de Procedimentos

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1 Conjunto sistemático de normas que indicam as atividades a serem cumpridas pelos servidores que mantêm uma relação de trabalho com a organização, e a forma pela qual as mesmas deverão ser realizadas. Manual de Procedimentos Acompanhamento dos Contratos de Repasse Departamento de Infraestrutura Turística-DIETU Escritório de Processos - SE

2 1 Ministério do Turismo Henrique Eduardo Alves Ministro de Estado Alberto Alves Secretário Executivo Neusvaldo Ferreira Lima Secretário Nacional de Programas de Desenvolvimento do Turismo SNPDTur Márcia Beatriz Beiró Lourenço Diretora - Substituta Hélito Nunes de Oliveira Coordenador-Geral de Legislação para Estruturação do Turismo Shirley de Souza Mota Analista de Processos Diretoria de Programa - SE

3 2 Sumário 1. Apresentação Glossário Atores do Processo Cadeia de Valor Fluxo do Processo Objetivo do Processo Elementos do Processo... 10

4 3 1. Apresentação O Manual contempla os aspectos normativos e conceituais, a finalidade, os processos organizacionais, as rotinas, os procedimentos identificados revisados e convalidados, com a participação efetiva dos técnicos e dirigentes responsáveis direta ou indiretamente pelas áreas que integram a estrutura organizacional do MTur. Constituir-se em instrumento importante, deve primar pela flexibilidade e adaptação diante das futuras realidades, podendo sofrer modificações e revisões normalmente requeridas pela necessidade de melhoria contínua dos processos organizacionais.

5 4 2. Glossário Atividades Atores do processo Concedente/Contratante Contratado Contrato de Repasse Fluxograma Fontes de Informação Mandatária da União OB Objeto Processo Proponente Sistema de Informação Tarefas TCE São conjuntos de tarefas, com início e fim identificável, reunidas segundo critérios de similaridade e de complementaridade, executadas continuamente, de forma cíclica, simultânea ou sequencialmente para a consecução dos objetivos das etapas. Ocorrem dentro do processo, geralmente desempenhadas por uma unidade (pessoa ou departamento) para produzir um resultado particular. Elas constituem a maior parte dos fluxogramas; São os participantes do processo. Órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta da União que pactua a execução de projeto, programa, atividade ou evento por intermédio de instituição financeira federal (mandatária), mediante a celebração de contrato de repasse. Órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta de qualquer esfera do governo ou entidade privada sem fins lucrativos, com o qual a administração federal pactua a execução de contrato de repasse. Instrumento administrativo em que a transferência dos recursos financeiros se processa por intermédio de instituição ou agente financeiro público federal, atuando como mandatário da União. Os contratos de repasse firmados com os proponentes são operacionalizados pela Caixa Econômica Federal, que é a mandatária do Ministério do Turismo. É um gráfico elaborado de forma sistemática e racional para facilitar a análise dos dados, informações e sistemas, com alto grau de detalhamento, colocando em evidência os fatores que intervém num processo qualquer. Representam legislação, normas, procedimentos e outras fontes de informação que são utilizadas durante a execução do processo. Instituições e agências financeiras controladas pela União que celebram e operacionalizam, em nome da União, os instrumentos jurídicos de transferência de recursos aos contratados. Ordem Bancária. Produto de convênio, contrato de repasse ou termo de cooperação, observando o programa de trabalho e suas finalidades. Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transforma insumos (entradas) podem ser informações ou orientações quanto prestação ou fornecimento de serviços e/ou produtos em produtos ou serviços (saídas) e os coloca à disposição dos clientes específicos. Órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta de qualquer esfera do governo ou entidade privada sem fins lucrativos que propõe celebração de convênios e contratos de repasse e que dispõe de condições para consecução de seu objeto. Representa sistemas de informação que são utilizados durante a execução do processo. São uma sequência de passos/etapas predeterminados para realizar uma atividade. Cada um desses passos podem demandar a necessidade de explicações detalhadas de como fazer justificando a construção de procedimentos documentados pertinentes. Tomada de Contas Especial.

6 5 3. Atores do Processo Segundo BOOCH, RUMBAUGH, e JACOBSON (2005), um ator representa um conjunto coerente de papéis que os usuários do processo desempenham quando de sua execução. Tipicamente, um ator representa um papel que uma entidade desempenha durante a execução de um processo. Nesse contexto, ele é visto como um conjunto de atribuições, funções e/ou responsabilidades que um ator possui. No processo os atores são pessoas e/ou áreas. É importante ressaltar que, quando se pensa em atores, deve-se entendê-los como papeis, em vez de pessoas, uma pessoa pode desempenhar mais de um papel no processo. Equipe de TI - SE Definição: Equipe responsável em desenvolver e manter os sistemas que dão apoio aos programas e projetos que fazem parte das estratégias do Mtur. Mantém os sistemas de TI estáveis, em operação e prologando a sua vida útil. Fase(s) que participa: Atualização da base de dados do SIACOR. Referências: Coordenador-Geral Definição: Coordenar, supervisionar, acompanhar e avaliar a aplicação de recursos de responsabilidade do Ministério em ações de infraestrutura turística. Fase(s) que participa: Distribuição dos Contratos de Repasses entre a equipe. Análise do acompanhamento dos Contratos de Repasse executado pelo servidor. Tomada de decisão em relação as providências para saneamento das pendências que não foram resolvidas durante o acompanhamento dos Contratos de Repasse. Referências: Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de IN STN nº. 01, de IN TCU nº. 71/2012, de 28/11/2012.

7 6 Servidor Definição: Responsável em realizar o acompanhamento dos Contratos de Repasse. Fase(s) que participa: Acompanha a execução da obra de infraestrutura. Acompanha o processo de avaliação da prestação de contas realizada pela Mandatária da União. Acompanha o processo de instauração de Tomada de Contas Especial realizada pela Mandatária da União. Referências: Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de IN STN nº. 01, de IN TCU nº. 71/2012, de 28/11/2012. Caixa Econômica Federal - CEF Definição: Aprova Plano de Trabalho, empenha, celebra e operacionaliza, em nome da União, os instrumentos jurídicos de transferência de recursos junto aos tomadores. Fase(s) que participa: Disponibiliza semanalmente ao MTur, em sua página na internet, base de dados atualizada. Esclarece as dúvidas apresentadas pela equipe do Mtur. Referências: Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de IN STN nº. 01, de IN TCU nº. 71/2012, de 28/11/2012.

8 7 4. Cadeia de Valor

9 8 5. Fluxo do Processo

10 Objetivo do Processo Para efeito de acompanhamento operacional, a CAIXA disponibilizará semanalmente ao MTur, em sua página na internet, base de dados atualizada, com as informações gerenciais básicas referentes às operações dos Contratos de Repasse, conforme rotina acertada entre MTur e CAIXA. O coordenador-geral deverá realizar a distribuição dos Contratos de Repasse com a sua equipe de trabalho que foram formalizados pela CAIXA. O servidor deverá acompanhar, sem prejuízo das ações de acompanhamento da CAIXA, a operacionalização dos Contratos de Repasse e determinar a suspensão do repasse, quando identificado divergências e manter a Mandatária da União informada. É importante que o servidor fique atento sobre a situação da execução da obra de infraestrutura (física), prestação de contas e tomada de contas especial. Constatando divergências no Contrato de Repasse, um Ofício deverá ser encaminhada à CAIXA para esclarecimentos.

11 Elementos do Processo Fontes de Informação: Dar carga na aplicação do sistema Semanalmente a CAIXA disponibiliza a base de dados atualizada dos Contratos de Repasse. O analista de sistema de posse dessas informações atualiza a base de dados do sistema SIACOR. Se a página da CAIXA está disponível. 1. Acessar o endereço: 2. Clicar em Órgãos Públicos Ministério do Turismo na página de downloads; 3. Fazer o download do arquivo; 4. Acionar a ferramenta Pentaho; e 5. Confirmar realização da atualização. Equipe de TI - SE Pentaho SIACOR A ferramenta utilizada na realização dessa atividade é o Pentaho, responsável em capturar o arquivo da CAIXA, tratar os dados e inserir as informações no banco de dados do SIACOR. Não existe manipulação humana no tratamento dessas informações. Base de dados do SIACOR atualizada. Fontes de Informação: Distribuir os Contratos de Repasse com a equipe de trabalho O coordenador-geral faz a distribuição dos Contratos de Repasse com a sua equipe de trabalho, para que seja realizado o acompanhamento da execução física durante o período de vigência do contrato. - A quantidade de servidores que compõem a sua equipe; - Consultar junto à equipe o período aquisitivo de férias; e - Consultar a quantidade de Contratos de Repasse que o servidor já está acompanhando. 1. Acessar o ícone do SIACOR; 2. Entrar com login e senha; 3. Acessar a aba Monitoramento ; 4. Realizar a distribuição dos Contratos de Repasse com a equipe de trabalho; e 5. Clicar em logout. Coordenador-Geral SIACOR Contratos de Repasse devidamente distribuídos entre a equipe.

12 11 Fontes de Informação: Confirmar contratos de repasse que estão sob sua responsabilidade O servidor deve realizar a confirmação via sistema dos Contratos de Repasse que estão sob a sua responsabilidade. 1. Acessar o ícone do SIACOR; 2. Entrar com login e senha; 3. Acessar a aba Monitoramento ; 4. Visualizar os contratos que estão sob a sua responsabilidade; 5. Dar o aceite; e 6. Clicar em logout. Servidor SIACOR Confirmação de aceite do servidor no sistema. Consultar situação da execução da obra de infraestrutura O servidor deve consultar a situação da execução da obra de infraestrutura de cada Contrato de Repasse que está sob a sua responsabilidade. Para realização desta atividade, o servidor deverá verificar as seguintes informações: Data de celebração de contrato; A situação do contrato; O valor do contrato; Percentual de execução da obra; e Data de vigência do contrato. Com as informações acima, o servidor consegue ter um panorama para avaliar a situação da execução da obra. 1. Acessar o ícone do SIACOR; 2. Entrar com login e senha; 3. Acessar a aba Monitoramento ; 4. Consultar a situação da obra de infraestrutura; e 5. Registrar divergências encontradas. Servidor Fontes de Informação: - Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de SIACOR Execução da obra de infraestrutura analisada. Consultar situação da prestação de contas O servidor deve consultar a situação da prestação de contas de cada Contrato de Repasse que está sob a sua responsabilidade. - Data de vencimento do contrato; - Se a prestação de contas foi apresentada no prazo de 60 (sessenta) dias após o encerramento da vigência ou a conclusão da execução do objeto pactuado, o que ocorrer primeiro; - Caso a prestação de contas final não tenha sido encaminhada no prazo estabelecido no convênio, verificar se a CAIXA estabeleceu o prazo máximo de 30 (trinta) dias para sua

13 12 apresentação, ou recolhimento dos recursos, incluindo os rendimentos da aplicação financeira no mercado, aplicada a taxa SELIC, devendo ainda ser observado as regras referentes a Devolução de Recursos; - Se a CAIXA analisou a prestação de contas; - Se a documentação foi aprovada; - Se a data da homologação foi registrada no SIAFI; - Se houve devolução do valor do repasse (se necessário); e - Se houve devolução do valor do rendimento (se necessário). 1. Acessar o ícone do SIACOR; 2. Entrar com login e senha; 3. Acessar a aba Monitoramento ; 4. Consultar a situação da obra; e 5. Registrar divergências encontradas. Servidor Fontes de Informação: - Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de SIACOR Se ao término do prazo estabelecido o CONTRATADO não apresentou a prestação de contas nem devolveu os recursos, notificar a CAIXA por meio de um Ofício. Nota: A CAIXA deve registrar a inadimplência no SICONV por omissão do dever de prestar contas e verificar se comunicou o fato ao órgão de contabilidade analítica a que estiver vinculado, para fins de instauração de Tomada de Contas Especial. Prestação de Contas analisada. Consultar contratos em Tomada de Contas Especial O servidor deve consultar os Contratos de Repasse que foram instaurados a Tomada de Contas Especial. A TCE somente deverá ser instaurada depois de esgotadas as providências administrativas a cargo do concedente, pela ocorrência de algum dos fatos a seguir: I. Prestação de contas não apresentada no prazo fixado; II. Prestação de contas não aprovada por: a. Inexecução total ou parcial do objeto; b. Desvio de finalidade na aplicação dos recursos; c. Impugnação de despesas, se realizadas em desacordo com o termo celebrado; d. Não aplicação do recurso em poupança ou em fundo de aplicação financeira de curto prazo, ou não devolução de rendimentos de aplicação financeira; e. Não devolução de eventual saldo de recursos federais, apurado na execução do objeto, obedecendo a proporcionalidade dos recursos transferidos e os de contrapartida; e f. Ausência de documentos exigidos na prestação de contas. 1. Acessar o ícone do SIACOR; 2. Entrar com login e senha; 3. Acessar a aba Monitoramento ; 4. Selecionar situação Tomada de Contas Especial-TCE; 5. Analisar o motivo que foi instaurado a Tomada de Contas Especial-TCE;

14 13 6. Verificar como está a situação até o presente momento; e 7. Registrar divergências encontradas. Servidor Fontes de Informação: - Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de IN STN nº. 01, de IN TCU nº. 71/2012, de 28/11/2012. SIACOR Contratos em TCE analisados. Fontes de Informação: Consolidar as informações dos Contratos de Repasse O resultado do acompanhamento dos Contratos de Repasse devem ser registrados em uma planilha de controle. As informações da planilha vão subsidiar o gestor da área na tomada de decisões. Observar a fidedignidade das informações apuradas durante a execução do acompanhamento dos Contratos de Repasse. 1. Acessar a pasta da rede; 2. Abrir a planilha de controle dos Contratos de Repasse; 3. Atualizar a planilha de controle dos Contratos de Repasse; e 4. Salvar e fechar o arquivo. Servidor. Excel Na planilha deverá conter: - Número do contrato, dígito verificador e o ano; - Número do convênio; - Nome do tomador com a unidade de federação; - Data de assinatura do contrato; - Data de vigência do contrato; - Situação do contrato; - Descritivo do objeto; - Valor de repasse; - Valor da contrapartida; - Número e valor da OB; - Percentual de execução da obra; - Registro das divergências e providências; e - Data de registro do acompanhamento. Planilha de atualizada. Solicitar esclarecimento sobre as divergências identificadas O servidor deve elaborar um Ofício solicitando esclarecimentos sobre as divergências que foram identificadas no(s) Contrato(s) de Repasse. No Ofício deverá conter: Divergência identificada; Providências a serem tomadas; e Prazo de resposta;

15 14 Fontes de Informação: 1. Acessar a pasta da rede; 2. Abrir o template Ofício; 3. Elaborar texto do Ofício; 4. Salvar na pasta da rede; 5. Imprimir e assinar Ofício; 6. Registrar e entregar Ofício na área de Protocolo (MTur ou CAIXA); e 7. Receber registro de recebimento do Ofício. Servidor. Microsoft Word Ofício. Analisar esclarecimentos emitidos pela Mandatária da União O gestor da CAIXA encaminha um Ofício para MTur, contendo esclarecimentos sobre as divergências identificadas durante o processo de acompanhamento dos Contratos de Repasse. O servidor responsável pelo Contrato de Repasse analisa o conteúdo do Ofício e registra as informações na planilha de controle. - Se houve cumprimento integral da solicitação; e - Se recebeu documentação comprobatória. 1. Receber Ofício; 2. Analisar informações contidas no Ofício; 3. Consultar legislação vigente se necessário; 4. Registrar as informações na planilha de controle; e 5. Salvar Ofício na pasta da rede. Servidor. Fontes de Informação: - Decreto nº de 25 de julho de Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de Portaria MTur nº 112 de 24 de maio de IN STN nº. 01, de IN TCU nº. 71/2012, de 28/11/2012. Excel Planilha de atualizada. Preparar Relatório de Acompanhamento dos Contratos de Repasse O servidor deve preparar o Relatório de Acompanhamento dos Contratos de Repasse contendo a consolidação dos dados coletados e o resultado dos esclarecimentos que foram prestados pela Mandatária da União. As informações são de grande relevância para alta direção para tomada de decisão. Observar a fidedignidade das informações apuradas durante a execução do acompanhamento dos Contratos de Repasse. 1. Acessar a pasta da rede; 2. Abrir o template do Relatório de Acompanhamento;

16 15 Fontes de Informação: 3. Inserir as informações; 4. Salvar arquivo na pasta da rede; 5. Realizar revisão do conteúdo do relatório; e 6. Enviar arquivo para coordenador-geral via Outlook. Servidor Microsoft Word Microsoft Outlook Relatório de. Analisar Relatório de Acompanhamento dos Contratos de Repasse Analisa as informações contidas no Relatório de e verifica a Fontes de Informação: efetividade do processo de acompanhamento. - A situação dos Contratos de Repasse; - Respostas emitidas pela CAIXA das divergências identificadas; e - Contratos com pendências, que necessitam de uma ação por parte da alta direção. 1. Abrir Outlook; 2. Salvar arquivo na pasta da rede; 3. Analisar as informações; e 4. Deliberar quanto aos contratos que se encontram com problemas. Coordenador-Geral Microsoft Word Relatório de analisado. Fontes de Informação: Deliberar com a alta direção sobre saneamento das pendências O coordenador-geral apresenta para alta direção a situação dos contratos cuja as ações não foram sanadas durante a fase do acompanhamento. A deliberação é realizada em conjunto com a alta direção. 1. Deliberar sobre a viabilidade da permanência do contrato; e 2. Comunicar mandatária da União por meio de Ofício para tomar as devidas providências. Coordenador-Geral Microsoft Word. Ofício

17 16 Ministério do Turismo Mtur Missão Desenvolver o turismo brasileiro como uma atividade sustentável, economicamente competitiva, com papel relevante na geração de renda, emprego e divisas, na inclusão social, na redução de desigualdades regionais e na preservação do meio ambiente. Visão Posicionar o Brasil como uma das três maiores economias turísticas do mundo até Valores Ética Respeito Transparência Comprometimento Trabalho em equipe