Informática UFRGS Introdução à Informática Módulo Planilha Eletrônica Excel

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1 Informática UFRGS Introdução à Informática Módulo Planilha Eletrônica Excel Profª Helena Saint Pastous Vauthier de Souza Prof. Roberto Cabral de Mello Borges Outubro 2008

2 2 Reservados todos os direitos. É proibida a duplicação ou reprodução de todo ou de partes deste material, sob quaisquer formas ou quaisquer meios (eletrônico, mecânico, gravação, fotocópia ou outros), sem a permissão expressa dos autores. Copyright 2001 by Helena Vauthier & Roberto Cabral de Mello Borges VAUTHIER DE SOUZA, Helena Saint Pastous e BORGES, Roberto Cabral de Mello. Módulo IV Planilha Eletrônica Excel 97. Porto Alegre, UFRGS/II, p. Universidade Federal do Rio Grande do Sul Instituto de Informática Av. Bento Gonçalves, 9500 Campus do Vale Bloco IV Porto Alegre RS Tel: +55 (51) Fax: +55 (51) vauthier@inf.ufrgs.br cabral@inf.ufrgs.br Diretor: Prof. Dr. Flavio Rech Wagner Chefe do Departamento de Informática Aplicada: Profª Carla dal Sasso Freitas Autores: Profª Helena Saint Pastous Vauthier de Souza e Prof. Roberto Cabral de Mello Borges Bibliotecária-Chefe do Instituto de Informática: Beatriz Haro

3 3 Índice 1 O que é o Excel Planilha eletrônica Elementos básicos de uma planilha Tipos de dados manipulados em uma planilha Valor constante Fórmula Iniciar o Excel Ativação do Excel Desativar o Excel A janela do Excel A barra de título A barra de menus A barra de ferramentas padrão A barra de ferramentas Formatação A barra de fórmulas A barra de status Barras de rolagem Barra de guias A área de edição Trabalhar no Excel As pastas de trabalho Renomear uma pasta de trabalho Salvar uma pasta de trabalho Fechar uma pasta de trabalho Criar uma nova pasta de trabalho Abrir uma pasta de trabalho existente A inserção de dados Selecionar células A inserção de texto Selecionar a primeira célula para texto Digitar texto Texto excedente Alinhamento de texto Teclas de conclusão AutoConclusão A inserção de números Formatos de números Inserir números inteiros Inserir decimais... 26

4 Inserir frações Números longos A inserção de cifras e datas Inserir cifras Inserir datas Inserir horário Inserir porcentagem Fórmulas, funções e cálculos Fórmulas Os operadores aritméticos Funções Totalizações com AutoSoma Funções Trigonométricas e Matemáticas Funções Data e Hora Funções de texto Funções lógicas Funções financeiras Funções de banco de dados Construir planilhas Copiar dados por preenchimento Criar séries de dados Criar uma série de dias Criar uma série de datas Criar uma série de horários Recortar, Copiar e Colar Copiar uma única célula Colar o dado copiado Recortar uma única célula Copiar um bloco de células Colagens múltiplas Copiar via arrastar e soltar Copiar uma única célula Copiar um bloco de células Referências relativas e absolutas Inserir novas colunas, linhas e células Inserir uma coluna Inserir linhas Inserir células Copiar e inserir Copiar/inserir em várias linhas Copiar/inserir uma única célula Um atalho para copiar, arrastar e inserir... 49

5 5 6 Editar planilhas Alterar conteúdos de células Alterar um texto Alterar valores de fórmulas Editar texto na célula Editar na barra de fórmulas Mover e permutar dados Mover via recortar e colar Mover via arrastar e soltar Permutar linhas e colunas Inserir e editar comentários Inserir comentário Exibir e editar comentários Alterar caixa de comentário Exibir todos os comentários Limpar células Limpar um formato Limpar conteúdos de células Limpar por preenchimento Limpar tudo de células Limpar via teclado Limpar comentário Excluir colunas, linhas e células Excluir uma coluna Excluir algumas linhas Excluir algumas células Formatar planilhas Formatos de células Formatação condicional AutoFormatação Estilos Largura da coluna e largura da linha Pincel Aplicar formatos aos números Selecionar um formato Criar formatos personalizados Reutilizar formatos personalizados Códigos de formatos personalizados Alinhar células Tabelas dinâmicas Ferramentas de análise Para instalar as Ferramentas de análise

6 6 9.2 Para usar as Ferramentas de análise As ferramentas disponíveis Criar gráficos Criar um gráfico simples Criar uma planilha Criar o gráfico Uma visão geral dos gráficos Componentes dos gráficos O Assistente de gráfico Seleção dos dados Escolher um tipo de gráfico Especificar o intervalo e a seqüência de dados Adicionar títulos e legenda Decidir onde armazenar o gráfico Formatar o gráfico Formatação de fontes de letra Formatação de legendas Formatação dos eixos Formatação da área de plotagem Formatação de linhas de grade Formatação das seqüências de dados Atividades práticas Atividade Prática I Digitar rótulos Inserir fórmulas Usar regiões Usar nomes Formatar a planilha Atividade Prática II Digitar rótulos Digitar números e fórmulas Criar gráficos Atividade prática III Criar a planilha Criar gráficos Atividade prática IV Criar a planilha Criar gráficos Atividade Prática V Geração de um Relatório de Tabela Dinâmica Digitação da planilha Tabela dinâmica

7 Atividade Prática VI Digitação da planilha Atividade Prática VII Fatores climáticos das regiões brasileiras Bibliografia Glossário

8 8 Índice de figuras Figura 1.1 Janela principal do Excel Figura 2.1 Ícone do Excel na área de trabalho Figura 2.2 Barra de fórmulas Figura 2.3 Barra de status Figura 2.4 Barra de rolagem vertical Figura 2.5 Barra de guias e barra de rolagem horizontal Figura 3.1 Caixa Salvar como Figura 3.2 Confirmação de salvamento Figura 3.3 Caixa Abrir Figura 3.4 Caixa Formatar células Figura 3.5 Caixa Formatar células guia Número Figura 4.1 Caixa Colar função Figura 4.2 Paleta de fórmula Figura 4.3 Função PGTO Figura 5.1 Preenchimento de células para a direita Figura 5.2 Comando Preencher para a direita Figura 5.3 Alça de preenchimento Figura 5.4 Preenchimento de células à direita Figura 5.5 Células preenchidas Figura 5.6 Séries de dados Figura 5.7 Série de dados criada Figura 5.8 Série de datas Figura 5.9 Série de horários Figura 5.10 Preenchimento de horários com alça de preenchimento Figura 5.11 Série de horários preenchida Figura 5.12 Referência relativa Figura 5.13 Cópia de referência relativa Figura 5.14 Faixa ou bloco de células Figura 5.15 Caixa Inserir células Figura 7.1 Caixa Formatar células Figura 7.2 Caixa Formatar células guia Número Figura 8.1 Exemplo de planilha Figura 8.2 Etapa 1 do Assistente de Tabela Dinâmica Figura 8.3 Etapa 2 do Assistente de Tabela Dinâmica Figura 8.4 Etapa 3 do Assistente de Tabela Dinâmica Figura 8.5 Etapa 4 do Assistente de Tabela Dinâmica Figura 8.6 Tabela Dinâmica Figura 9.1 Menu Ferramentas, Suplementos Figura 9.2 Caixa Suplementos Figura 9.3 Opção Análise de Dados instalada Figura 9.4 Caixa Análise de Dados Figura 10.1 Planilha exemplo Figura 10.2 Gráfico padrão do Excel Figura 10.3 Assistente de gráfico etapa Figura 10.4 Assistente de gráfico etapa 2 guia Intervalo de dados Figura 10.5 Assistente de gráfico etapa 2 guia Seqüência Figura 10.6 Assistente de gráfico etapa

9 Figura 10.7 Assistente de gráfico etapa 3 guia Linhas de grade Figura 10.8 Assistente de gráfico etapa 3 guia Legenda Figura 10.9 Assistente de gráfico etapa 3 guia Rótulos de dados Figura Assistente de gráfico etapa 4 Local do gráfico Figura Visualização do gráfico junto da planilha Figura Caixa Formatar título do gráfico Figura Caixa Formatar legenda Figura Caixa Formatar eixo Figura Caixa Formatar área de plotagem Figura Caixa Formatar linhas de grade Figura 11.1 Planilha exemplo atividade I Figura 11.2 Inserção de dados na planilha Figura 11.3 Planilha com colunas alargadas Figura 11.4 Caixa Colar função Figura 11.5 Paleta de função Figura 11.6 Edição da função PGTO Figura 11.7 Seleção de uma região nas células A9:B Figura 11.8 Dados digitados na região Figura 11.9 Paleta de fórmula para o somatório Figura Dados digitados via região Figura Caixa Definir nome Figura Planilha com o total geral calculado Figura Forma final da planilha Figura Planilha com rótulos da primeira coluna digitados Figura Planilha com valores incorretos na célula Carro Figura Inserção da referência absoluta Figura Planilha de lucros na forma final Figura Gráfico de colunas em 3-D Figura Gráfico de pizza em 3-D com fatia explodida Figura Etapa 1 do Assistente de gráfico Figura Etapa 2 do Assistente de gráfico Figura Etapa 2 do Assistente de gráfico guia Seqüência Figura Etapa 3 do Assistente de gráfico - opções Figura Etapa 4 do Assistente de gráfico - Local Figura Caixa Formatar título do gráfico guia Fonte Figura Caixa Formatar título do eixo guia Fonte Figura Guia Formatar título do eixo guia Alinhamento Figura Caixa Formatar ponto de dados Figura Caixa Efeitos de preenchimento guia Gradiente Figura Caixa Efeitos de preenchimento guia Textura Figura Caixa Efeitos de preenchimento guia Padrão Figura Planilha orçamento doméstico com títulos digitados Figura Planilha orçamento doméstico com dados numéricos digitados Figura Planilha orçamento doméstico finalizada Figura Etapa 1 do Assistente de gráfico guia Tipos padrão Figura Etapa 2 do Assistente de gráfico guia Intervalo de dados Figura Etapa 3 do Assistente de gráfico guia para opções de gráfico Figura Etapa 4 do Assistente de gráfico Local do gráfico Figura Gráfico de colunas Figura Gráfico valores gastos formato pizza

10 10 Figura Gráfico de valores gastos formatado Figura Gráfico de valores gastos com fatias explodidas Figura Planilha inicial Figura Cálculos iniciais da planilha Figura Situação de vendas incorreta Figura Situação de vendas corrigida Figura Planilha Tabela de Comissão Figura Cálculo parcial da comissão Figura Cálculo da comissão Figura Planilha com cálculo de comissão incorreto Figura Planilha com referência absoluta corrigida Figura Planilha com cálculo de comissão Figura Planilha com células nomeadas Figura Gráfico Comparativo de vendas forma final Figura Planilha Produtos Figura Preenchimento da coluna F Figura Preenchimento da coluna H Figura Preenchimento da coluna J Figura Preenchimento da coluna K Figura Preenchimento da coluna L Figura Etapa 1 de Figura Etapa 2 de Figura Etapa 3 de Figura Layout da Tabela Dinâmica Figura Etapa 4 de 4 Armazenamento da Tabela Dinâmica Figura Tabela Dinâmica Figura Planilha base Figura Caixa de diálogo Análise de Dados Figura Caixa Geração de número aleatório (padrão) Figura Caixa Geração de número aleatório distribuição Uniforme Figura Opções de distribuição Figura Planilha completa Figura Caixa Classificar Figura Planilha ordenada Figura Planilha com área selecionada Figura Caixa Estatística descritiva Figura Estatísticas descritivas para a organização Mista

11 11 Índice de tabelas Tabela 4.1 Operadores lógicos Tabela 7.1 Formatos para números Tabela 7.2 Formatos personalizados Tabela 7.3 Exemplos de formatos personalizados Tabela 7.4 Códigos para datas e horas Tabela 7.5 Exemplos de códigos para datas e horas Tabela 7.6 Opções para alinhamento de células Tabela 11.1 Dados para a segunda região... 87

12 12 1 O que é o Excel O Microsoft Excel é um programa que pertence ao grupo de aplicativos conhecidos como planilhas eletrônicas, permitindo armazenar, apresentar e manipular dados sob várias formas. O Excel pode ser um programa contábil ou pode servir como uma calculadora; dispõe de complexas fórmulas e funções. Suas ferramentas de formatação incluem cores, bordas e fontes para destacar dados. Além disto, o Excel permite criar gráficos a partir dos dados disponíveis nas planilhas. 1.1 Planilha eletrônica Uma planilha eletrônica é uma grade de espaços, denominada célula, organizada em linhas (horizontais) e colunas (verticais), formando uma matriz de duas dimensões onde grupos de itens (números ou texto), podem ser armazenados, manipulados ou analisados. Quando o Excel é iniciado, as células se apresentam vazias. Ver, na figura a seguir, uma planilha em branco. Figura 1.1 Janela principal do Excel 1.2 Elementos básicos de uma planilha Linha Coluna Célula as linhas da matriz bi-dimensional que compõem a planilha são referenciadas por números que variam de 1 até o limite de as colunas da matriz bi-dimensional que compõem a planilha são referenciadas pelas letras A até Z, depois AA, AB... AZ, BA, BB... BZ... IK, somando um total de 256 colunas. uma célula é definida como a intersecção de uma coluna com uma linha. É a unidade básica da planilha, onde são armazenados os dados. Uma célula é referenciada pela letra da coluna seguida do número da linha. Por ex.: A1 corresponde à célula situada na intersecção da coluna A com a linha 1.

13 13 Cursor Faixa na planilha, o cursor identifica a célula atual. Esta célula é destacada através de suas bordas. Para deslocar o cursor, pode-se usar o mouse, clicando sobre a nova célula desejada, ou levando-o célula a célula, através das setas do teclado ou, ainda, pressionando a tecla de função F5. bloco de uma ou mais células que formam uma área retangular. 1.3 Tipos de dados manipulados em uma planilha O Excel reconhece dois tipos de dados: valor constante e fórmula Valor constante Um valor constante é o dado digitado diretamente na célula. Ele pode ser um valor numérico, incluindo dados do tipo data e hora ou ele pode ser um texto. Um dado numérico pode incluir os caracteres numéricos ( ) e qualquer um dos seguintes caracteres especiais (+ - (), / $ %. E e). Qualquer dado que contiver caracteres diferentes dos acima mencionados, será interpretado como texto. Um valor constante não se modifica, a menos que seja explicitamente realizada alguma modificação sobre ele Fórmula Uma fórmula é uma combinação de valores constantes, referências à células ou funções, e operadores que produzem um novo valor a partir dos valores já existentes. Por exemplo, a fórmula: =(A1 + B1)/2, que referencia as células A1 e B1, calcula a média aritmética entre os valores armazenados em A1 e B1 e coloca o resultado na célula em que ela é definida. Uma fórmula sempre inicia com o sinal de igual (=). O valor produzido como resultado de uma fórmula pode ser modificado quando outros valores da planilha, referenciados na fórmula, forem modificados.

14 14 2 Iniciar o Excel 2.1 Ativação do Excel 1) Clicar o botão Iniciar na barra de tarefas do Windows. Será apresentado o menu Iniciar. a) Apontar e clicar o item Programas. Será apresentado um menu com a lista dos programas armazenados no computador. Nesta lista deverá aparecer o nome do Microsoft Excel (pode ser que o Excel esteja dentro de um grupo de programas chamado Microsoft Office). b) Clicar em Microsoft Excel. 2) Também é possível ativar o Excel via um atalho do programa na área de trabalho (desktop) do micro. Caso ele exista, deve-se seguir os procedimentos abaixo. a) Apontar para o ícone do Excel na área de trabalho (desktop) do micro. Ver a figura a seguir. b) Dar um duplo clique para ativá-lo. Figura 2.1 Ícone do Excel na área de trabalho 3) É possível ativar o Excel e abrir uma planilha (se esta já existir) em um único passo. Basta dar um duplo clique sobre o ícone ou nome do documento desejado. 4) Surgirá no vídeo a tela de licenciamento do Excel. Em seguida será apresentada a janela principal do Excel. 5) Quando o Excel é ativado, uma nova planilha, sem nome, é automaticamente aberta. Neste momento aparece na tela a janela do Excel, conforme mostra a Figura Desativar o Excel 1) Clicar o menu Arquivo na barra de menus. 2) Selecionar a opção Sair. 3) Se o documento aberto não foi salvo, o Excel irá solicitar este procedimento. 2.3 A janela do Excel A janela de edição do Excel é composta por uma série de recursos, a seguir descritos, bem como pela área destinada à inserção de dados na planilha propriamente dita. Também são apresentadas outras informações, dispostas em barras e que correspondem a atalhos de comandos.

15 A barra de título A primeira barra a ser mostrada é a barra de título onde inicialmente será mostrado Pasta1, informando que não foi atribuído nenhum nome a esta planilha. Este nome deverá ser atribuído quando do armazenamento do documento em disco. Nesta barra também está disponível a caixa de zoom, que permite comprimir ou expandir a janela de edição, no canto superior direito da barra). Nesta mesma barra também está disponível a caixa de fechamento temporário (minimização) de uma planilha, que permite fechar a janela quando necessário. Por último, a caixa de fechamento do programa A barra de menus A barra de menus contém, no topo, o menu principal (representado pelos comandos Arquivo, Editar, Exibir, Inserir, Formatar, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda). Junto à barra de menus também estão disponíveis os botões Minimizar Janela, Restaurar janela e Fechar janela A barra de ferramentas padrão A seguir está disposta a barra de ferramentas Padrão, onde podem ser alcançados com maior rapidez os comandos mais freqüentemente utilizados e que permitem atalhos a estes mesmos comandos do Excel. Abaixo estão descritos os botões que aparecem nesta barra de ferramentas: Novo (Ctrl + O) Abrir (Ctrl + A) Salvar (Ctrl + B) Imprimir (Ctrl + P) Visualizar Impressão Ortografia e Gramática (F7) Recortar (Ctrl + X) Copiar (Ctrl + C) Cria uma Nova planilha baseada nas definições padrões atuais. Abre uma planilha existente. O Excel exibe a caixa de diálogo Abrir onde pode-se localizar e abrir o arquivo desejado. Salva a planilha ativa com seu nome atual. Se o documento ainda não foi nomeado, será apresentada a caixa de diálogo Salvar Como para que se possa nomeá-lo. Imprime a planilha atual. Será apresentada a caixa de diálogo para impressão de documentos. Exibe páginas inteiras em tamanho reduzido, o que permite ajustar o layout antes da impressão. Verifica a ortografia em um documento inteiro ou, se houver texto selecionado, verifica a ortografia da seleção. Leva o texto selecionado ou gráficos da planilha para a área de transferência (clipboard). Copia o texto selecionado ou gráficos da planilha para a área de transferência (clipboard).

16 16 Colar (Ctrl + V) Pincel (Ctrl + Shift + C) Insere o conteúdo da área de transferência (clipboard) na posição do ponto de inserção ou seleção. Copia o formato de um objeto ou texto selecionado e o aplica ao objeto ou texto clicado. Desfazer (Ctrl + Z) Reverte a última ação executada. Alguns comandos não podem ser cancelados. Refazer (Alt + Shift + B) Inserir Hyperlink (Ctrl + K) Barra de ferramentas Web AutoSoma Colar função Classificação crescente Classificação decrescente Assistente de gráfico Mapa Refaz a última ação executada. Insere ou edita o hyperlink especificado. Exibe ou oculta a barra de ferramentas Web. Adiciona números automaticamente com a função Soma. O Microsoft Excel sugere o intervalo de células a ser adicionado. Exibe uma lista de funções e seus formatos e permite que sejam definidos valores para os argumentos. Classifica os itens selecionados na seguinte ordem: a partir da primeira letra do alfabeto, do menor número ou da data mais antiga, usando a coluna que contém o ponto de inserção. Se outras opções de classificação foram selecionadas anteriormente, essas opções ainda estarão em vigor. Classifica os itens selecionados na seguinte ordem: a partir da última letra do alfabeto, do maior número ou da data mais recente, usando a coluna que contém o ponto de inserção. Se outras opções de classificação foram selecionadas anteriormente, essas opções ainda estarão em vigor. Inicia o Assistente de gráfico, que orienta pelas etapas de criação de um gráfico incorporado em uma planilha ou na modificação de um gráfico existente. Cria um mapa com base nos dados selecionados. Os dados devem conter referências geográficas, como abreviações de países ou estados. Para

17 17 definir a localização e o tamanho do mapa na planilha, arrastar o cursor em forma de cruz. Desenho Controle de zoom Assistente do Office (F1) Exibe ou oculta a barra de ferramentas de Desenho. Escala a visualização da edição. O Assistente do Office fornece tópicos da Ajuda e dicas para ajudar a concluir tarefas A barra de ferramentas Formatação Em seguida está disposta mais outra barra, a de ferramentas de Formatação, onde podem ser encontrados os comandos para selecionar alinhamentos e outros formatos para as planilhas. Fonte (Ctrl + Shift + F) Altera a fonte do texto e dos números selecionados. Na caixa Fonte, selecionar um tipo de fonte. Tamanho da fonte (Ctrl + Shift + P) Altera o tamanho do texto e números selecionados. A caixa Tamanho da fonte, insere um tamanho. Os tamanhos na caixa Tamanho da fonte dependem da fonte selecionada e da impressora ativa. Negrito (Ctrl + N) Aplica negrito ao texto e aos números selecionados. Se a seleção já estiver em negrito, clicar no botão removerá a formatação negrito (alterna). Itálico (Ctrl + I) Aplica itálico ao texto e aos números selecionados. Se a seleção já estiver em itálico, clicar no botão removerá a formatação itálico (alterna). Sublinhado (Ctrl + S) Alinhar à esquerda (F11) Sublinha o texto e os números selecionados. Se a seleção já estiver sublinhada, clicar no botão removerá o sublinhado (alterna). Alinha texto, números ou objetos selecionados, entre linhas, à esquerda com uma margem direita desigual. Centralizar (Ctrl + E) Centraliza texto, números ou objetos selecionados. Alinhar à direita (Ctrl + G) Alinha texto, números ou objetos selecionados, entre linhas, à direita com uma margem esquerda desigual. Mesclar e centralizar Combina duas ou mais células adjacentes selecionadas para criar uma única célula. A célula

18 18 mesclada resultante contém apenas os dados localizados na parte superior mais à esquerda na seleção, que ficam centralizados na célula. A referência de célula para uma célula mesclada é a célula superior esquerda no intervalo selecionado original. Estilo de moeda Aplica um estilo de moeda internacional às células selecionadas. Dependendo do país selecionado na caixa de diálogo Propriedades de configurações regionais, o botão Estilo de moeda internacional poderá aparecer em vez do botão Estilo de moeda. Estilo de porcentagem Aplica o Estilo de porcentagem às células selecionadas. Para alterar o Estilo de porcentagem, usar o comando Estilo do menu Formatar. Separador de milhares Aplica o Separador de milhares às células selecionadas. Para alterar o Separador de milhares, usar o comando Estilo do menu Formatar. Aumentar casas decimais Diminuir casas decimais Diminuir recuo Aumentar Recuo Bordas Cor do preenchimento Cor da fonte Aumenta o número de dígitos exibido após a vírgula decimal nas células selecionadas. Diminui o número de dígitos exibidos após a vírgula decimal nas células selecionadas. Reduz o recuo do conteúdo da célula selecionada o equivalente, aproximadamente, à largura de um caractere da fonte padrão. Recua o conteúdo da célula selecionada o equivalente, aproximadamente, à largura de um caractere da fonte padrão. Adiciona uma borda à célula selecionada ou ao intervalo selecionado. Adiciona, modifica ou remove a cor ou o efeito de preenchimento do objeto selecionado. Os efeitos de preenchimento incluem os preenchimentos graduais, de textura, de padrão e de figura. Formata o texto com a cor selecionada A barra de fórmulas A próxima barra é a barra de fórmula. Ela contém a Caixa de nome, as caixas de Cancelar e Inserir e a Barra de fórmulas, conforme mostra a seguir. Figura 2.2 Barra de fórmulas

19 19 Caixa de nome Caixa Cancelar Caixa Inserir Barra de fórmulas contém o endereço da célula atual. Sempre que uma nova planilha é iniciada, a célula atual é A1. À medida que o cursor se move pela planilha, o endereço da célula atual se modifica. clicar na caixa Cancelar significa cancelar qualquer alteração feita na célula atual ou mesmo apagar o conteúdo da célula. clicar na caixa Inserir significa dizer ao Excel para aceitar qualquer alteração feita para esta célula ou para entrar com o valor digitado. esta janela mostra o conteúdo da célula atual. Ela constitui-se em uma área de edição do conteúdo da célula A barra de status Na parte inferior da tela está disposta a barra de status (ver figura a seguir). Figura 2.3 Barra de status Nela são exibidas informações tais como: Quando um comando é selecionado, o lado esquerdo desta barra mostra uma breve descrição deste comando. O lado esquerdo da barra de status também indica as atividades em andamento, tais como copiar o conteúdo de uma célula ou o salvamento da planilha. O lado direito mostra se as teclas Caps Lock ou Num Lock foram ativadas Barras de rolagem Na lateral direita da tela está a barra de rolagem, que indica a posição atual na planilha. O deslocamento é possível, posicionando o mouse sobre a caixa de rolagem e arrastando-a acima e abaixo da barra ou então pressionando a seta de rolagem. Figura 2.4 Barra de rolagem vertical Figura 2.5 Barra de guias e barra de rolagem horizontal

20 Barra de guias A barra de guias está localizada próxima à parte inferior de uma janela da pasta de trabalho e exibe o nome de uma planilha (ver Figura 2.5). Clicar na guia da planilha para torná-la ativa. Para exibir um menu de atalho, clicar em uma guia com o botão direito do mouse. Para rolar pelas guias da planilha, usar os botões de rolagem de guias localizados à esquerda das guias Botões de rolagem de guias Os botões de rolagem de guias são os botões de seta localizados à esquerda das guias da planilha. Para rolar entre as guias da planilha, clicar na seta que aponta para a direção desejada; para selecionar uma planilha, clicar na sua guia. Para rolar entre várias guias de uma vez, pressionar Shift e, ao mesmo tempo, clicar em um dos botões intermediários de rolagem de guias. Para exibir um menu das planilhas na pasta de trabalho, clicar em um botão de rolagem de guias com o botão direito do mouse A área de edição Por fim tem-se o espaço, isto é, uma grade de células em branco destinada à inserção e edição da planilha e gráficos. Nesta área aparece, na célula A1, o ponto de inserção, que indica onde será inserida a próxima entrada. Nesta mesma área de edição está visível o ponteiro do mouse, que indica onde a próxima entrada será efetuada se o seu botão for pressionado.

21 21 3 Trabalhar no Excel 3.1 As pastas de trabalho Toda e qualquer informação criada no Excel é armazenada em um arquivo denominado Pasta de trabalho. Cada pasta pode conter uma ou mais planilhas. Quando o Excel é ativado, será apresentada uma pasta vazia, chamada Pasta1, que contém de 3 a 10 planilhas vazias. Inicialmente, às guias são atribuídos os nomes Plan1, Plan2, Plan3 e assim sucessivamente Renomear uma pasta de trabalho Quando uma planilha já foi preenchida com alguns dados, é interessante atribuir um nome curto que indique seu conteúdo. Como as planilhas já têm um nome inicial (Plan1, Plan2), o que se deve fazer, na realidade, é renomeá-las. Para isto: 1) Via menu a) No menu Formatar, apontar para o item Planilha. b) No menu apresentado, clicar a opção Renomear. c) Na barra de guias, ficará selecionado o nome da planilha atual. Digitar por cima da seleção o nome desejado e pressionar Enter. 2) Via barra de guias a) Dar um duplo-clique na guia a ser renomeada. Digitar por cima da seleção o nome desejado e pressionar Enter Salvar uma pasta de trabalho Qualquer trabalho deve ser armazenado freqüentemente em disco; no Excel isto significa salvar toda a pasta de trabalho com suas planilhas. Para isto: 1) Via menu a) No menu Arquivo, selecionar Salvar. Será apresentada a caixa de diálogo Salvar como (ver figura a seguir). Figura 3.1 Caixa Salvar como

22 22 b) Na caixa Salvar em, selecionar a unidade de disco (disco rígido ou disquete) e, a seguir, uma pasta ou diretório; a pasta de trabalho será salva na pasta indicada nesta caixa. c) Na caixa Nome de arquivo, digitar um nome para a pasta de trabalho. A seguir, clicar o botão Salvar. 2) Via barra de ferramentas a) Após o primeiro salvamento, basta clicar o ícone do disquete na barra de ferramentas Padrão para continuar salvando as alterações executadas na pasta de trabalho. 3) Via teclado a) Pressionar as teclas Ctrl + B simultaneamente Fechar uma pasta de trabalho 1) Via menu a) No menu Arquivo, selecionar a opção Fechar. 2) Via botões da barra de menus a) Clicar no botão de Fechar janela, junto à barra de menus do Excel. 3) Em ambos os casos, se foram feitas modificações no trabalho depois do último salvamento em disco, será apresentada uma caixa de mensagem solicitando confirmação para o salvamento das últimas modificações (ver figura a seguir). Confirmar o salvamento pressionando Sim; caso contrário responder Não na caixa de diálogo. Se for necessário voltar para a planilha, pressionar Cancelar. Figura 3.2 Confirmação de salvamento Criar uma nova pasta de trabalho 1) Via menu a) No menu Arquivo, clicar em Novo. Na caixa de diálogo Novo, simplesmente clicar Ok. 2) Via barra de ferramentas a) Clicar o botão Novo na barra de ferramentas Padrão. 3) Via teclado a) Pressionar as teclas Ctrl + O simultaneamente Abrir uma pasta de trabalho existente 1) Via menu

23 23 a) No menu Arquivo, clicar em Abrir. Será apresentada a caixa de diálogo Abrir (ver figura a seguir). Figura 3.3 Caixa Abrir b) Na caixa Examinar, selecionar a unidade de disco desejada. Será apresentada uma lista de pastas e/ou arquivos na unidade selecionada. Dar um duplo clique para abrir uma pasta ou clicar sobre o nome de um arquivo. Clicar o botão Abrir. 2) Via barra de ferramentas a) Clicar o botão Abrir na barra de ferramentas Padrão. 3) Via teclado a) Pressionar as teclas Ctrl + A simultaneamente. 3.2 A inserção de dados Os dados devem ser inseridos nas células da planilha e estes podem ser manipulados de diversas maneiras Selecionar células Diversas operações realizadas sobre as células de uma planilha tais como: entrada de dados, modificação de um dado, cópia de um dado de uma posição para outra, movimentação de dados, alteração de formatos, etc., exigem que as células correspondentes aos dados a serem manipulados estejam previamente selecionadas. Uma seleção consiste em destacar, na tela, as células que serão afetadas pela próxima operação a ser realizada. O Excel permite a seleção de uma única célula, uma faixa de células, uma linha ou coluna inteira, toda a planilha, um objeto (gráfico), caracteres na barra de fórmula ou grupos de células. Quando um grupo é selecionado, as células aparecem coloridas, exceto uma, a célula ativa, que permanece branca Selecionar uma única célula 1) Clicar sobre a célula a ser selecionada. A borda salientada que contorna a célula indica que ela está selecionada e é a célula ativa. a) A célula ativa indica que tudo que for digitado ocorrerá exclusivamente sobre esta célula. Outras ações que forem executadas após a seleção aplicam-se a todas as células da área selecionada.

24 Selecionar múltiplas células A seleção de múltiplas células é feita para ações em bloco tais como formatação, inserção de colunas, linhas ou células, limpar células ou duplicar dados de uma célula para diversas outras. Novos dados podem ser digitados apenas em uma célula por vez, mas, de acordo com algumas situações, é possível selecionar um bloco de células antes de começar a digitar o conteúdo. Para deslocar o cursor dentro da área selecionada, pressionar a tecla Tab Selecionar um bloco ou faixa de células Um bloco de células pode ser formado tanto por células adjacentes numa linha ou coluna quanto por áreas retangulares de qualquer tamanho. 1) Clicar em uma célula em um dos cantos do bloco a ser selecionado. 2) Mantendo pressionada a tecla Shift, clicar no canto diagonal oposto para formar o bloco OU a) Clicar em uma célula e arrastar o mouse na direção/sentido das demais células que devem ser selecionadas Selecionar células ou faixas de células não adjacentes 1) Clicar a primeira célula ou arrastar o mouse de modo a selecionar a primeira faixa de células. 2) Mantendo pressionada a tecla Ctrl, selecionar a célula ou faixa adicional Selecionar linhas, colunas ou toda a planilha Linha/Coluna Diversas linhas/colunas Toda Planilha clicar o cabeçalho da linha/coluna desejada. arrastar o mouse através dos cabeçalhos das linhas/colunas desejadas. clicar o botão de Selecionar tudo, à esquerda dos cabeçalhos das colunas. 3.3 A inserção de texto Existem três tipos de dados que podem ser inseridos em planilhas: texto, números e fórmulas. Os textos são utilizados principalmente para rotular colunas e linhas Selecionar a primeira célula para texto Clicar em uma célula para selecioná-la. Esta célula é a célula ativa e tudo o que será digitado aparecerá nela e a referência da célula será mostrada na caixa de nome, no canto superior esquerdo da planilha.

25 Digitar texto Quando um texto é digitado em uma célula, o ponto de inserção (uma barra junto ao texto) fica piscando, indicando onde o próximo caracter a ser digitado aparecerá. No caso de erros de digitação, deve-se usar a tecla Backspace para apagar o caracter à esquerda. Para reiniciar a digitação, basta pressionar a tecla Esc. Além disto, através da barra de fórmulas, é possível editar o conteúdo de qualquer célula Texto excedente Quando um texto muito longo (tipo um cabeçalho de coluna ou linha) é digitado, ele ultrapassa a largura padrão da célula e será parcialmente mostrado quando outro conteúdo for digitado na próxima célula à direita. É possível ajustar a largura da coluna para visualizar um texto mais longo Ajustar a largura da coluna O ajuste da largura de uma coluna pode ser feito por diversas formas. 1) Via mouse (clicar e arrastar) a) Posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha divisória dos botões da coluna a ser alargada e a próxima. O ponteiro será transformado em uma seta de quatro pontas. b) Manter pressionado o botão esquerdo do mouse e arrastá-lo para a direita até que o texto se enquadre na coluna. Enquanto o ponteiro do mouse estiver sendo arrastado, uma linha pontilhada indicará a posição do novo separador de colunas. 2) Via mouse (AutoAjuste) a) Posicionar o ponteiro do mouse sobre a linha divisória do cabeçalho da coluna a ser alargada e a próxima. O ponteiro será transformado em uma seta de quatro pontas. b) Dar um duplo-clique no separador de colunas e a coluna será alargada automaticamente de modo a acomodar o conteúdo da célula. 3) Via menu a) No menu Formatar, apontar para Coluna. Será apresentado um menu com opções para a formatação de colunas. Clicar na opção Largura e alterar a largura da coluna na caixa de diálogo apresentada. b) O item AutoAjuste da seleção da opção Coluna é equivalente ao duplo-clique do mouse no separador de colunas Alinhamento de texto Os textos digitados nas células são sempre alinhados pelo canto esquerdo da célula, enquanto que valores numéricos são alinhados pela direita. O Excel define texto como qualquer valor que não puder ser identificado como número. O alinhamento pode ser modificado por botões de alinhamento na barra de ferramentas de Formatação.

26 Teclas de conclusão Existem diferentes maneiras para concluir a inserção de dados em uma célula. É possível usar tanto a tecla Enter como a tecla Tab (estas teclas deslocam a célula ativa respectivamente para baixo e para a direita, após concluir a inserção), assim como as teclas de direcionamento AutoConclusão Sempre que for necessário digitar um mesmo texto em diferentes partes da planilha, o Excel oferece o recurso de AutoConclusão, mostrando o texto completo, destacado em fundo preto. Para aceita-lo, basta pressionar Enter ou Tab. Para ignorá-lo, deve-se continuar digitando. 3.4 A inserção de números Entre os valores numéricos estão incluídos os números inteiros e decimais, frações, cifras monetárias, porcentagens, datas e horários. O Excel aplica regras para detectar se uma seqüência de caracteres digitada em uma célula constitui um valor numérico e de que tipo. Quando o conjunto de caracteres for reconhecido como número, será automaticamente alinhado à direita. O Excel só pode realizar cálculos com o conteúdo de uma célula caso este for do tipo número Formatos de números O modo pelo qual um número ou expressão numérica aparece na célula é afetado pela sua formatação. Por padrão, as células possuem um formato de número chamado Geral. Quando uma expressão numérica é inserida em uma célula com este formato, o Excel avalia o tipo da expressão e exibe seu conteúdo adequadamente (embora nem sempre como foi digitada). Desta maneira, um número inteiro aparece como inteiro, uma data com o formato de data, etc. O Excel interpreta vários tipos de expressão (e não apenas seqüências de algarismos) como valores numéricos. Por exemplo: R$ 43,00, 43%, 4,3 ou 4,3E+7 (isto é, ) são reconhecidos como valores numéricos. 43 e (43) são reconhecidos como números negativos Inserir números inteiros Para inserir um número inteiro basta clicar na célula desejada, digitar o número e pressionar Enter ou Tab quando terminar Inserir decimais Os números decimais são inseridos como escritos, usando-se vírgulas Inserir frações Para inserir frações, digitar as duas partes da fração separadas por uma barra (/).

27 27 Para digitar um número misto, por exemplo, 12 ¾, digitar a parte inteira (12), um espaço em branco e a fração separada pela barra Números longos Quando um número com mais de 11 dígitos, for inserido em uma célula, ele será exibido em notação científica abreviada. Por exemplo, caso seja digitado o valor , ele será apresentado como 3,2876E+12. Para visualizá-lo por extenso, seu formato deverá ser alterado de Geral para Número. 1) No menu Formatar, selecionar Células. Será apresentada a caixa de diálogo Formatar células (ver figura a seguir). Figura 3.4 Caixa Formatar células 2) Clicar na guia Número e escolher uma categoria (neste caso Número) e clicar Ok. 3) É possível que surja na célula uma série de caracteres ###, que indicam que a largura da coluna é insuficiente para mostrar o número. Neste caso, deve-se seguir os procedimentos para alargar uma coluna, constantes no item A inserção de cifras e datas Inserir cifras Cifras monetárias são inseridas utilizando-se o símbolo da moeda desejada (R$ ou $, por exemplo) antes do número representando o valor. 1) Via menu a) Selecionar as células a serem formatadas. b) No menu Formatar, selecionar Células. Clicar a guia Número. c) Em Categorias, selecionar Moeda ou Contábil. Ver caixa de diálogo a seguir:

28 28 Figura 3.5 Caixa Formatar células guia Número d) A categoria Moeda formata a célula especificando casas decimais (2 é o padrão), permite inserir um símbolo monetário e, por fim, deve ser selecionado um formato para números negativos (entre parênteses ou com o sinal de menos à frente ou em vermelho). Em seguida, clicar Ok. e) A categoria Contábil é bastante semelhante à Moeda; entretanto os símbolos de moeda e as vírgulas são alinhados na coluna. f) No caso de existir algum valor fracionário, a fração será convertida em centavos. g) É importante salientar que a moeda é definida nas Configurações Regionais no Painel de Controle do Windows. Normalmente, no Brasil, é configurado o símbolo do Real (R$); assim, o uso da cifra monetária para o dólar não será reconhecida como valor numérico, não podendo ser usado em cálculos no Excel. 2) Via barra de ferramentas a) Na barra de ferramentas de Formatação, clicar o botão Estilo de moeda e será aplicada uma formatação automática (tanto pode ser a Moeda como a Contábil) Inserir datas 1) Digitar o dia, dar um espaço, digitar a três primeiras letras do mês, dar espaço e digitar o ano. O valor mostrado será o dia, separado por barra, as três primeiras letras do mês, separadas por outra barra e os dois últimos dígitos do ano, com alinhamento à direita. 2) Da mesma forma pode-se digitar a data no formato dd/mm/aaaa, sendo que mês representado em número e receber como resultado a data: dd/mm/aa. 3) Ainda é possível selecionar no menu Formatar, Células, na guia Número, a categoria Data e, escolher um formato mais conveniente. Na formatação de números existe uma outra opção, disponível na categoria Personalizado, onde o usuário pode criar uma nova formatação específica. Esta opção é válida para qualquer dos formatos disponíveis no Excel Inserir horário Os horários devem ser digitados separados por dois pontos (hh:mm), no caso do relógio de 24 horas. Se for preferível usar o relógio de 12 horas, o horário deverá ser acompanhado por AM (horários até meio-dia) ou PM (horários após o meio-dia).

29 Inserir porcentagem Para inserir uma porcentagem, digitar o número seguido do símbolo %. Também é possível converter um número decimal em porcentagem. 1) Via menu a) Digitar o valor a ser formatado. b) No menu Formatar, selecionar Células. Na guia Número, selecionar a categoria Porcentagem. Especificar quantas casas após a vírgula devem ser mostradas e clicar em Ok. Os formatos de porcentagem multiplicam o valor da célula por 100 e exibem o resultado com o símbolo de porcentagem (%). 2) Via barra de ferramentas de formatação a) Digitar o valor a ser formatado. b) Na barra de ferramentas de Formatação, clicar o botão Estilo de porcentagem. Este botão formata o conteúdo da célula com o símbolo %, sem mostrar as casas decimais, fazendo um arredondamento para cima. Por exemplo, um valor 0,587 seria mostrado como 59% se aplicada a formatação do botão Estilo de porcentagem.

30 30 4 Fórmulas, funções e cálculos Uma fórmula calcula e exibe um valor em uma célula baseando-se em valores fornecidos, operadores aritméticos e referências de células (valores numéricos presentes em outras células da planilha). Sempre que se modificar algum valor em uma célula referida em uma fórmula, esta será automaticamente recalculada. As funções são fórmulas pré-definidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. Por exemplo, a função SOMA adiciona valores ou intervalos de células, e a função PGTO calcula os pagamentos de empréstimos com base em uma taxa de juros, na extensão do empréstimo e no valor principal do empréstimo. 4.1 Fórmulas Uma fórmula sempre inicia pelo sinal de igual (=), a seguir são digitados os endereços das células, separados por operadores. Deve-se digitar a fórmula em uma célula, que vai receber o resultado do cálculo. Por exemplo, digitar a fórmula =A2*B2 na célula C4. Também é possível usar o mouse em vez de digitar as referências das células. Por exemplo, clicar na célula C4, digitar o sinal de igual, clicar na célula A2, digitar o operador de multiplicação e clicar na célula B2. Por último, pressionar a tecla Enter ou clicar no botão Inserir na barra de fórmulas Os operadores aritméticos Os operadores aritméticos do Excel são: + (adição), - (subtração), * (multiplicação), / (divisão) e ^ (potenciação). Este último operador eleva um valor a uma determinada potência e tem precedência sobre os demais operadores do Excel. Os operadores de multiplicação e divisão têm precedência sobre os de soma e subtração. No caso de operadores com a mesma prioridade, será considerado o primeiro, da esquerda para a direita. Apenas os parênteses quebram estas prioridades. 4.2 Funções Uma função é um atalho para uma série de cálculos. O Excel possui funções que permitem executar inúmeras operações. A estrutura (sintaxe) de uma função começa com o nome da função, seguido de um parêntese de abertura, os argumentos ou parâmetros da função separados por ponto e vírgulas e um parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digitar um sinal de igual (=) antes do nome da função. Sempre que se criar uma fórmula que contém uma função, a caixa de criação de fórmula estará disponível. Caso o nome da função seja composto, separa-se por ponto. Os argumentos podem ser números, texto, valores lógicos como Verdadeiro ou Falso, matrizes, valores de erro como #N/D, ou referências de célula. O argumento atribuído deve produzir um valor válido para este argumento. Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções.

31 31 Uma função pode ser inserida por diversas maneiras: 1) Via menu a) No menu Inserir, selecionar Função. Será apresentada a caixa de diálogo Colar Função. Ver figura a seguir: Figura 4.1 Caixa Colar função b) Escolher uma categoria na caixa Categoria da função e na caixa Nome da função a função desejada. c) Pressionar Ok e será apresentada a Paleta de fórmula, com orientação passo a passo no processo de inserção de argumentos. Ver figura a seguir. Figura 4.2 Paleta de fórmula d) Digitar os argumentos ou inseri-los via mouse. e) Clicar Ok. 2) Via barra de ferramentas a) Selecionar a célula que irá armazenar a função. Na barra de ferramentas Padrão, clicar o botão Colar função. Será apresentada a caixa de diálogo da Figura 4.1. Os demais procedimentos são iguais aos do item anterior Totalizações com AutoSoma Na barra de ferramentas Padrão existe um botão, AutoSoma, que permite o somatório de células contíguas (tanto em linhas como em colunas). O Excel sugere o intervalo, ou o próprio usuário modifica os argumentos. Também é possível selecionar previamente os argumentos e então aplicar a ferramenta AutoSoma.

32 Funções Trigonométricas e Matemáticas Esta categoria inclui funções que são encontradas em calculadoras científicas comuns, mas também existem outras que executam cálculos mais avançados. ABS(número) Retorna o valor absoluto de seu único parâmetro, tornando esse número positivo. Por exemplo, nas células A1 e A2, cada uma delas contendo uma data. Deseja-se determinar o número de dias entre as duas datas, sempre retornando um número positivo. O resultado será obtido pela inserção da função: =ABS(A1-A2) Não importa qual número é maior ou qual data é mais recente, o resultado será sempre positivo. ARRED Exemplo: =ABS(162) retorna o valor 162 =ABS(-162) retorna o valor 162 Esta função arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos, quando se poderá determinar uma precisão numérica de n casas decimais. A sintaxe da função é: =ARRED(num;num_dígitos) onde, num é o número a ser arredondado e num_dígitos especifica o número de dígitos para o qual se deseja arredondar num. Se num_dígitos for maior que 0 (zero), então num será arredondado para o número especificado de casas decimais. Se num_dígitos for igual a 0 (zero), então num será arredondado para o inteiro mais próximo. Se num_dígitos for menor que 0 (zero), então num será arredondado para a esquerda da vírgula decimal. Exemplos: ARREDONDAR.PARA.BAIXO =ARRED(3,35;1) 3,4 =ARRED(3,349;1) 3,3 =ARRED(-3,475;2) -3,48 =ARRED(22,3;-1) 21 Esta função arredonda um número para baixo até 0 (zero). =ARREDONDAR.PARA.BAIXO((num;num_dígitos) onde num é qualquer número real que se deseja arredondar e num_dígitos é o número de dígitos para o qual se deseja arredondar num. Se num_dígitos for maior que 0 (zero), então o número será arredondado para menos, de acordo com o número de casas decimais especificado. Se num_dígitos for igual a 0 (zero) ou omitido, então o número será arredondado para menos, até o valor inteiro mais próximo. Se num_dígitos for menor que 0 (zero), então o número será arredondado para menos, à esquerda da vírgula decimal.