Combinando tecnologia e metodologia para obter sucesso em migrações de documentos arquivados. Migração para o ECM - Abordagens White Paper

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1 Migração para o ECM - Abordagens White Paper Combinando tecnologia e metodologia para obter sucesso em migrações de documentos arquivados

2 Migração para o ECM - Abordagens Combinando tecnologia e metodologia para obter sucesso em migrações de documentos arquivados A maioria das grandes organizações têm diversos arquivos ou repositórios que sustentam suas operações, implementados através do crescimento do negócio ou aquisição. Alguns desses arquivos e repositórios podem ser muito velhos e incapazes de lidar com as exigências de volume e de negócios atuais. Muitos dos sistemas que foram instalados anos atrás não conseguem lidar com as exigências de pesquisa e requisitos de metadados que os negócios demandam atualmente, bem como com a adição de funcionalidades de Records Management e Case Management tipicamente incorporadas nesses sistemas de arquivamento. Tipicamente, existem 4 abordagens para tratar do problema de muitos arquivos na organização: Não Fazer Nada, Agrupar, Migrar ou uma abordagem Híbrida. Não Fazer Nada: Ao não fazerem nada, as organizações retêm seus custos operacionais excessivos de manter múltiplos arquivos e de ter que suportar cada uma das linhas de negócios separadamente. A organização também assume os riscos associados com a execução de uma infraestrutura corporativa mais antiga, não-sustentada. Essa abordagem não sustenta um negócio que cresce saudavelmente e também pode, potencialmente, introduzir questões a cerca da conformidade do negócio e do controle das informações. Agrupar: No agrupamento, as organizações utilizam uma camada adicional de software para efetivamente conectar múltiplos arquivos juntos, permitindo a pesquisa e a recuperação simultâneas entre esses arquivos. Algumas instâncias também irão iniciar a migração para recuperação de documentos, resultando apenas na imigração dos documentos solicitados. Implementar uma abordagem de agrupamento parece ser uma solução ideal, no entanto, o agrupamento puro aumenta os custos, agrega outra camada de complexidade técnica e, freqüentemente, exige que o conteúdo legado e que os sistemas sejam modernizados antes que o agrupamento possa ser realizado. Migrar: Na migração, as organizações fazem um inventário de todos os sistemas que possuem atualmente e tomam uma decisão sobre quais podem ser consolidados juntos com base nas necessidades do negócio. Uma vez decidido, o conteúdo dos sistemas mais antigos é extraído sistematicamente, às vezes reindexado e carregado no novo sistema. Ao tomar uma abordagem de migração, as organizações podem reduzir os custos de seus muitos sistemas de arquivamento e eliminar alguma expertise que era necessária para manter esses sistemas. Alem disso, através da padronização de um sistema de ECM mais recente, as organizações serão capazes de reagir e se adaptar muito mais rapidamente às mudanças nos requisitos de negócio. Híbrido: Em uma abordagem híbrida, as organizações migram somente aqueles sistemas mais antigos ou obsoletos para sistemas modernos de ECM e, também, utilizam uma camada de agrupamento para permitir uma pesquisa multiplataforma entre os arquivos que não foram migrados. Essa abordagem mostra alguns dos benefícios da migração na forma de redução de custos através da eliminação de sistemas mais antigos ou obsoletos; no entanto, ela também pode conter algumas das desvantagens do agrupamento na introdução de outra camada de complexidade. Ao revisar as abordagens para lidar com o digital landfill causado pela implementação de diversos arquivos na organização, parece que uma se destaca em relação ao resto Página 3

3 tanto em termos de custo quanto na capacidade de reagir e se adaptar às futuras necessidades comerciais - a Migração. Existem muitas empresas que oferecem softwares e serviços de migração. A maioria dessas empresas adota uma abordagem pontual, tratando cada migração como um processo manual desencorajador, desenvolvendo ferramentas para o processo local e fazendo um script manual para a maioria do processo de migração. Este tipo de abordagem pode ser suscetível a dispendiosos prazos não cumpridos e projetos que levam meses e anos em vez de semanas. Em vez disso, uma abordagem estruturada que conta com uma comprovada metodologia e indústria de software solidificada é a chave. A Tecnologia O Grupo Xenos da Actuate implementa uma abordagem de migração que utiliza seu premiado Xenos Enterprise Server, de classe mundial, como sua plataforma de migração, bem como sua metodologia DETAIL TM comprovada na indústria. Combinando as melhores práticas, uma abordagem comprovada e serviços pré-configurados, todos embutidos no Xenos Enterprise Server, o Xenos entrega uma solução de migração que escala, é ajustável, e pode ser estendida para tratar das exigências exclusivas inerentes a qualquer projeto de migração. Ao incorporar o Xenos Enterprise Server para entregar automação do processo, a migração do conteúdo se torna muito mais do que uma iniciativa customizada, pontual, que segue um roteiro. Ao iniciar um projeto de migração de arquivos, uma exigência se destaca de todas as outras. A AUDITABILIDADE É UM FATOR CRÍTICO. A capacidade de acompanhar a transição de documentos à medida que eles se mudam do arquivo de origem através de diversos processos de negócio para a solução do arquivo de destino é o fator mais importante para qualquer responsável pelo projeto. Dentro da Xenos ECM Migration, essas informações são mantidas em uma base de dados relacional, que pode ser mantida em segurança e copiada de acordo com as políticas empresariais de TI, e podem ser utilizadas para identificar IDs de documentos em ambas as soluções, bem como todas as etapas de transformação e acréscimo de metadados para facilitar uma transição bem sucedida. A auditabilidade é a exigência fundamental que a maioria da equipes jurídicas do cliente exige antes de assinarem qualquer projeto de migração, uma vez que as informações necessárias para comprovar a Cadeia de Custódia no tribunal, para cada documento, são capturadas e mantidas na base de dados de auditoria da migração. Outra parte integrante para um projeto de migração de arquivos bem sucedido é a plataforma na qual o processo é construído. Ao alavancar o Xenos Enterprise Server, o Grupo Xenos da Actuate é capaz de: Cortar até 6 semanas do planejamento inicial nas migrações para o ECM Controlar todos os aspectos de uma migração Utilizar log padrão em uma única plataforma Implementar fluxos do processo, lógica e rota através de interfaces drag-and-drop sem a necessidade de scripts Conectar-se e agrupar múltiplas bases de dados e conexões com o repositório Oferecer suporte multi-segmentado pronto para ser instalado para executar processos de migração concorrentemente, por segmento ou quebra por estágio (isto é, Carregar, Extrair, Converter) Tratar de volumes de dados massivos, documentos, imagens e metadados Página 4

4 Uma poderosa plataforma de migração deve ser flexível e robusta para ser capaz de tratar das necessidades não apenas de um projeto de migração, mas de toda a estratégia de ECM e controle de documentos da empresa. Existem diversos componentes-chave para uma plataforma de migração bem sucedida que ajudam uma organização a atingir sua estratégia de controle de documentos: Automação do Processo Existem quatro processos ou estágios seqüenciais em uma migração de arquivos do Xenos; Extrair, Transformar, Configurar e Carregar. Esses processos podem ser executados em seqüência ou independentemente um do outro. Quando o Xenos Enterprise Server é instalado em um sistema multi-cpu, ele pode ser ajustado para alavancar a infraestrutura e o ambiente para sua capacidade máxima. Esse ajuste permite que o Xenos Enterprise Server controle a extração ou carregamento de processo para garantir que eles não sobrepujem as soluções de conteúdo da origem ou do alvo. Auditabilidade Em cada estágio do projeto de migração, o status de cada documento é atualizado na base de dados de migração para fornecer um quadro de todo o processo de migração. A fim de reiniciar e recuperar de uma falha no processo de documentos, o status do documento é modificado na base de dados de auditoria para a etapa bem sucedida anterior permitindo, dessa forma, que ele seja reprocessado. O status de cada documento é acompanhado e auditado separadamente, e o caminho e os processos implementados entre o arquivo de origem original e o arquivo de destino final é totalmente capturado. Melhora dos Metadados e da Indexação Os tempos mudam e as empresas instalam novos processos e aplicativos comerciais que podem depender da disponibilidade de metadados. O Xenos Transformation Services for Documents oferece a capacidade de extrair metadados diretamente das páginas dos documentos e de fornecê-los como valores de índice para o sistema de arquivamento de destino. Os índices podem ser aumentados ou normalizados a partir de valores pré-estabelecidos ou modelos, ou derivados de dados dinâmicos extraídos do conteúdo ou das tabelas de consulta da base de dados utilizando o Xenos Transformation Services for Data. Além disso, novas estruturas de índice implementam regras de taxonomia projetadas pra padronizar a busca de conteúdo e recuperar processos em uma organização, que são necessários para completar as mudanças funcionais no processo de negócio associadas com fusões e aquisições corporativas. Transformação de Documentos Da mesma forma, o formato do conteúdo arquivado pode ser transformado utilizando o Xenos Transformation Services for Documents, permitindo que tanto as mudanças de formato quanto os novos algoritmos de compressão sejam instalados conforme o necessário para implementar novos aplicativos de auto-atendimento ao cliente. Algumas organizações exigem a capacidade de normalizar seus documentos para um formato de documento arquivado comum. Esse formato pode ser o AFP (Advanced Function Printing) da IBM, PDF/A (PDF for archiving), PDF ou imagem. Ao realizar a transformação de documentos utilizando um processo de migração de arquivos, as organizações podem tirar vantagem da tecnologia de redução de armazenamento de documentos embutida no Xenos Enterprise Server e no Xenos Transformation Services for Documents. Essa tecnologia remove os recursos comumente utilizados como fontes e imagens e os armazena somente uma vez deixando o documento apenas com os dados transacionais. Então, os recursos são armazenados juntamente com o lote de documentos que os contêm. Em alguns casos a redução do tamanho do arquivo foi de 98%. Página 5

5 Conectividade com Arquivos e Repositórios Conectores prontos para serem instalados em repositórios comuns como; IBM Content Manager On-Demand, FileNet P8, FileNet Image Services, EMC Documentum e outros são uma obrigação. Com estes, o Xenos Enterprise Server proporciona acesso instantâneo ao conteúdo legado para migrações. Os Xenos professional services apresenta conectores adicionais para o legado de saída do computador para sistemas de disco a laser (COLD) como o Mobius da ASG, o Global 360 do OpenText, FileNet Panagon e Computer Associates SAR. Execução Multi-segmentada O Xenos Enterprise Server é totalmente configurável permitindo que diversos segmentos específicos sejam atribuídos a cada processo de migração, permitindo que o processo de migração de ponta a ponta seja acelerado, minimizando os afunilamentos e maximizando o rendimento. A Metodologia Ao longo de anos de transformação de documentos e de conectividade com ECM, a Xenos desenvolveu a metodologia DETAIL para migrações de conteúdo, que significa: Discovery: Consultores Xenos Migration se envolvem com o cliente para realizar uma revisão dos sistemas IDARS/ECM existentes e requisitos de negócios associados. A Xenos entrega um documento detalhado de Avaliação de Migração que define as características do sistema de origem, metodologia de migração proposta, o esforço estimado e prazos. Extraction: Determinar os meios disponíveis para extrair o conteúdo dos documentos do sistema ECM de origem. Isso pode ser feito através de APIs do sistema de origem ou extraindo o conteúdo e metadados diretamente a partir da camada do sistema de origem de armazenamento e banco de dados. Transform: Durante uma migração, os documentos podem precisar ser convertidos em outros formatos, como PDF/A para armazenamento em longo prazo. Além disso, o tamanho do documento pode ser reduzido nesse estágio por meio da remoção de recursos comuns tais como fontes, imagens e overlays, permitindo que eles sejam armazenados apenas uma vez no arquivo de destino, resultando em economia de armazenamento de até 98%. Auditing: Ao longo de todo o processo de migração, os documentos são acompanhados através do uso da base de dados de auditoria a fim de garantir que a cadeia de responsabilidade seja preservada. Utilizando a tecnologia Actuate BIRT reporting, essas informações podem ser visualizadas através de gráficos e relatórios a fim de obter uma idéia em tempo real do progresso da migração, bem como apresentar um relatório final indicando o sucesso da migração de todos os documentos. Indexing: Muitos arquivos legados tinham uma limitação no número de índices permitidos a serem associados com o conteúdo armazenado dentro deles. Esses arquivos também eram inflexíveis quando era necessário tentar adicionar novos índices ao conteúdo previamente carregado. O processo de migração proporciona uma oportunidade não apenas de mover os metadados existentes, mas, também, de adicionar ou enriquecer os índices disponíveis para responder às novas exigências de negócio. Loading: Página 6

6 Uma vez que o conteúdo tenha sido extraído, transformado e indexado, ele precisa ser carregado ou introduzido no arquivo de destino juntamente com seus metadados e recursos. O aplicativo de carga pode ser um fornecido pelo Xenos Enterprise Server ou pode ser um aplicativo de carga em modo batch nativo no arquivo de destino. No evento de um erro no processo de carga, o conteúdo incluído naquele batch é retornado, o erro é registrado e uma notificação é enviada para os administradores apropriados. A abordagem do Xenos para arquivar a migração A abordagem do Xenos para a migração de conteúdo é utilizar um ponto em tempo real no índice do metadado no sistema de origem e utilizar isso para referenciar todos os documentos arquivados naquele arquivamento. Seguindo esse ponto, processos automatizados realizam a extração do arquivo de origem, mapeamento e acréscimo dos metadados de índice, manipulação e transformação do documento e configuração do conteúdo e dos metadados destinados à solução de destino. A análise é realizada durante a fase de descoberta discover, para determinar se as extrações por tipo de mídia são apropriadas. Isso permite que todos os arquivos, independente do tipo de documento, formato ou classe sejam extraídos em uma etapa. Esses documentos extraídos são, então, organizados para processamento enquanto os outros tipos de documento estão sendo configurados. O uso dessa abordagem permite que mídias offline como a fita 3480 do mainframe ou discos ópticos, sejam montadas uma vez e lidos completamente, melhorando, portanto, a eficácia e reduzindo a carga de trabalho do pessoal operacional, eliminando montagens repetitivas de fitas. O processamento do conteúdo é segregado por classe de documentos e todos os documentos semelhantes são processados juntos. Os processos são configurados para parar quando houver um alerta, permitindo que opções de configuração sejam ajustadas para tratar mudanças no layout dos documentos - novas fontes, logotipos, etc. - e mudanças no layout dos documentos que tenham ocorrido ao longo do tempo. O processamento é mais segregado no Migration Sets, permitindo que subconjuntos de documentos semelhantes sejam separados para fácil reinício e recuperação mais fácil, caso algum processo falhar. Uma vez que todos os documentos de um conjunto de migração tenham completado o processamento sem erro, a etapa é assinalada como completa para aquele conjunto de migração e fica, então, disponível para ser processada pela próxima etapa do processo. Como cada evento, ação e transição de estágio são registradas na base de dados de Auditoria, o processo de migração é auditável e pode ser relatado em tempo real em qualquer ponto do processo. Utilizando os recursos do Xenos Enterprise Server, a migração pode ser estendida para enfrentar os desafios e exigências exclusivas de negócio apresentadas pelo projeto. O Xenos acredita que os melhores processos para usar durante a carga do novo arquivo de destino são os utilitários de carga fornecidos pelo fornecedor daquela solução, mas, particularmente, aqueles que serão utilizados continuamente para carregar novo conteúdo na solução. O Xenos aproveita as ferramentas e toolkits fornecidos pelo fornecedor, e oferece uma estrutura dentro do Xenos Enterprise Server para criar pacotes de carga configuráveis que proporcionam a integração necessária, incluindo o resultado daquelas ferramentas para manter a cadeia de responsabilidade e garantir que os documentos foram carregados. Página 7

7 Quando os processos de carga são lançados nos fluxos do processo de migração do Xenos Enterprise Server, os IDs de carga resultantes podem ser armazenados na base de dados de auditoria para aumentar a auditabilidade. Onde não existir capacidade de carga pré-definida, o Xenos utilizará soluções em APIs fornecidas para entregar uma interface de carga personalizada. Uma vez que todos os Migrations Sets estejam completos, o projeto estará completo ou um novo trabalho poderá ser definido e adicionado. Um novo ponto em tempo real nas tabelas de índices dos metadados de origem pode ser escolhido permitindo uma nova migração diferenciada para o conteúdo adicionado ao arquivo de origem quando a migração teve início, todo o novo trabalho é realizado utilizando as mesmas configurações instaladas anteriormente. A última etapa pré-configurada da solução Xenos Enterprise Server Migration é executar o Actuate BIRT reporting components para apresentar um relatório resumido da carga de trabalho de migração conforme detalhado na base de dados de auditoria. O status atual é exigido graficamente mostrando o percentual total, o número de migração remanescente definidas ainda por fazer e o número de migração definidas com erros. Resumo Ao revisar as abordagens para lidar com a implementação de diversos arquivos na organização, a migração oferece os melhores resultados tanto em termos de custo quanto na capacidade de reagir e se adaptar às futuras necessidades de negócio. A abordagem do Xenos de combinar a tecnologia premiada com uma metodologia comprovada e anos de experiência é um modelo para uma migração de conteúdo bem sucedida. Muitas empresas oferecem serviços de migração de arquivos, no entanto, a maioria adota uma abordagem pontual, extraindo e processando manualmente o conteúdo e fazendo um script do processo de migração. Essa abordagem pode causar custos, prazos não cumpridos e projetos que levam meses e anos ao invés de semanas. Em vez disso, uma abordagem estruturada que se baseia em uma metodologia comprovada e indústria de software solidificada é a chave. Para maiores informações, entre em contato com a Poly IT Solutions, representante oficial da Actuate no Brasil. Ligue ou acesse Reino Unido e Norte da Europa França e Sul da Europa Alemanha tel.: 1 (888) tel.: +44 (0) tel.: tel.: +49 (0) info@xenos.com