Pr ef ei t u r a M u n i ci p a l d e Ca m b é

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1 NORMAS DE PROCEDIMENTOS DO PROCESSO ADMINISTRATIVO VISANDO A REALIZAÇÃO DA DESPESA PÚBLICA 1. Despesa Pública Despesa pública é o conjunto dos dispêndios dos Poderes Públicos e demais Entes Federados, necessários para atendimento dos investimentos de expansão da ação de governo, bem como para a manutenção das atividades de caráter continuado. A despesa pública somente poderá ser realizada se estiver devidamente autorizada pelo Poder Legislativo Municipal, ou seja, constantes das Leis que integram o planejamento orçamentário. A despesa pública para efeito de autorização legislativa, obedece ao intercício de um exercício fiscal e figura no orçamento municipal, classificada da seguinte maneira: - Institucional Funcional - Programática - Segundo a Natureza da Despesa Institucional - A classificação Institucional consiste na discriminação dos créditos orçamentários pelos órgãos que integram a estrutura administrativa e que vão realizar as tarefas que lhes competem no programa de trabalho. (Secretaria - Departamento -Divisão- Setores e etc.), a classificação institucional divide-se em Órgão e Unidades. Órgão é o Governo Municipal no caso o executivo Unidades são as Secretarias Municipais Funcional A classificação Funcional tem por finalidade delimitar a despesa, definindo-a por função, e subfunções, com finalidade de refletir as políticas, diretrizes, objetivos no planejamento das ações dos administradores públicos. Trata-se de uma classificação independente dos programas. Funções: deve ser entendida como o maior nível de agregação das diversas áreas de despesas que competem ao setor público; Subfunções: representa as partições das funções, visando agregar determinado subconjunto de despesa do setor público; podem ser combinadas com diferentes funções das que estejam vinculadas. A subfunção identifica a natureza básica das ações que se aglutinam em torno das funções. Exemplos Funções subfunções 04 - Administração Controle Interno 08 - Assistência Social Assistência à criança e ao adolescente 12 Educação 361 Ensino Fundamental

2 Programática: e a classificação que tem por finalidade delimitar a despesa pública, definindo-a por programas de governo, projetos e atividade. Programa: é o instrumento de organização da ação governamental, por meio do desdobramento da classificação programática, onde se faz a ligação entre os planos de longo e médio prazo aos orçamentos, visando à concretização dos objetivos pretendidos é mensurado por indicadores estabelecidos no Plano Plurianual e no orçamento anual. Projeto - é o instrumento de programação para alcançar o objetivo do programa e que envolve um conjunto de operações, limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a expansão, o crescimento ou o aperfeiçoamento da ação de governo. Atividade: é o instrumento de programação para alcançar o objetivo de um programa e que envolve um conjunto de operações que se realizam de modo contínuo e permanente, das quais resulta um produto necessário à manutenção da ação de governo. Natureza da despesa: é a agregação de elemento de despesa que apresentam as mesmas características quanto ao objeto de gasto. E é classificada pela categoria econômica que é onde a natureza da despesa é considerada. Essas despesas são subdivididas em Despesas Correntes e de Capital. Despesas Correntes: pode se definir como o grupo de despesas operacionais realizadas pela Administração Pública, a fim de executar a manutenção dos equipamentos e promover o funcionamento dos órgãos de suas atividades básicas, mas essas despesas não contribuem, diretamente, para a formação ou aquisição de um bem de capital. Despesas de Capital: define-se como grupo de despesas que contribui para formar um bem de capital ou acrescentar valor a um bem já existente, mediante aquisições ou incorporações entre entidades do setor público. As despesas de capital geram mutações patrimoniais ou fatos permutativos. Exemplos: Elementos de despesa Corrente 30 Material de consumo 32 Material de distribuição gratuita 36 Outros serviços de terceiro pessoa física 39 Outros serviços de terceiro pessoa jurídica Elementos de despesa de capital 51- Obras e Instalações 52- Equipamentos e Material Permanente Vale salientar que, nenhuma autoridade constituída pode efetuar ou ordenar despesa sem autorização legal. As despesas públicas devem sempre obedecer aos princípios constitucionais da legalidade, moralidade, impessoalidade, economicidade, transparência e da eficiência.

3 Sendo assim, qualquer despesa a ser realizada pelo setor público, a autoridade competente para a sua autorização, deverá antes de desencadear o processo administrativo para a sua efetivação, responder as seguintes perguntas: A despesa a ser realizada está ligada a alguma ação de interesse da coletividade? A referida despesa é de competência do Poder Executivo Municipal? Existe legalidade para a sua realização? Sendo uma das perguntas com resposta negativa, o processo não deve nem ser iniciado, pois em qualquer etapa do seu desenvolvimento, poderá ser interrompido ou até mesmo anulado. Sendo as três respostas positivas, pode se então iniciar o processo de aquisição do fornecimento do produto pretendido. No caso de dúvidas com respeito às interrogações acima citadas, o servidor encarregado dos serviços, solicitará auxílio da Secretaria de Auditoria e Controle Interno e ou da Procuradoria Jurídica do Município. O funcionário designado em cada secretaria para ser o responsável pelos processos de realização de despesas, deve acompanhar todo o seu desenrolar, até a conclusão final que é a contração do fornecimento do produto solicitado, para que o mesmo não sofra embaraços que impeçam a sua celeridade. O referido servidor terá também que controlar ou supervisionar a utilização do produto adquirido. 2. Roteiro para a realização da despesa O primeiro passo a ser dado para a realização de uma despesa após ser constatado que ela é de interesse coletivo e de competência de execução da Prefeitura, é verificar se existem recursos financeiros e orçamentários para o seu atendimento, caso contrário, também não deve ser iniciado o processo para a sua realização. No caso de despesas com recursos vinculados e com plano de aplicação específico. Verificar também se a despesa está compatível com o plano de aplicação aprovado e se o recurso financeiro já está disponível. A Secretaria solicitante, após tomar todas as medidas necessárias, deverá protocolar no departamento de compras, a solicitação preenchida de forma sucinta contendo as seguintes informações: Data do Pedido Informar a data em que a despesa está sendo solicitada. Numero de Controle É o controle da Unidade da quantidade de solicitações de compras que esta sendo executado, seqüencial. Exemplo 01/ADM Classificar a despesa por projeto/atividade Preencher com o código do projeto atividade consignada em sua secretaria

4 Finalidade da Despesa Para que se possa classificar e empenhar corretamente a despensa, e necessário descrever de forma sucinta, clara e objetiva, o que se pretende adquirir e para qual finalidade. Não sendo permitido descrições do tipo: Realização de Despesa para atender finalidades da Pasta. Dados da Despesa Informar a quantidade, unidade de medida, especificação da despesa e o valor. Fontes de recurso Código da Fonte de Recurso que esta financiando a despesa Exemplo: qual convênio Solicitante da Despesa Servidor responsável pela solicitação da despesa. Ato designado pelo secretário. Dados Cadastrais do Fornecedor Razão Social e Numero do CNPJ, dados da conta corrente bancária para pagamento, endereço etc.obs.: sempre em nome do credor. Autorização do Ordenador da Despesa Assinatura do ordenador da despesa ou do servidor a quem foi delegado esta atribuição. Fazer ato para delegar o ordenador. 3. Compras e Licitações Para iniciar o processo de compras, o departamento de compras deverá analisar a solicitação e providenciar no mínimo 03 (três) orçamentos, de forma padronizada, contendo razão social, telefone, nome do vendedor, quantidade do produto, valor unitário, valor total, usando preferencialmente o cadastro de fornecedores do Município. Compra Direta quando o valor for inferior a (R$ 8.000,00) o departamento de compras devera elaborar processo simplificado de dispensa de licitação e publicar mensalmente relatório dos processos referente às dispensas com numeração seqüencial de cada compra, utilizando no mínimo 03 (três) orçamentos. Compras acima de (R$ 8.000,00), os responsáveis pelo setor de licitação tomarão todas as providências para a realização dos processos administrativos e dos editais de convite, tomada de preços, concorrência, pregão, dispensas e inexigibilidade, conforme o caso e os contratos de fornecimento. O setor de licitação fará com que o processo administrativo tramite no departamento orçamentário, considerando a média do valor unitário de cada orçamento, para verificação de dotação orçamentária; na procuradoria jurídica com a informação da modalidade de licitação, modelo de edital e minuta de contrato para analise e emissão de parecer.

5 OBS: Tanto o Departamento de Compras como o setor de licitações, devem receber todas as informações necessárias para o desenvolvimento de sua ação, em boa ordem, caso contrário, prejudicará o andamento do processo, e dependendo do caso poderá trazer solução de continuidade para a execução de algumas ações de governo que prestam atendimento a coletividade. O servidor que estiver responsável por esta atividade em cada secretaria, deverá contribuir o máximo possível com o Departamento de Compras e o Setor de Licitações, visando facilitar os serviços destes, visto que as compras e licitações do município como um todo estão centralizadas, e isso envolve uma demanda muito grande de serviço. Exemplo de como contribuir: Nas pequenas compras, ou seja, de valor menor de R$ 400,00, ou nas compras de valor entre R$ 400,00 e R$ , as coletas de preços e até mesmo o processos de dispensa simples de licitações podem ser praticamente elaborados na própria secretaria ordenadora da despesa, ficando para o departamento de compras e licitações, apenas as formalidades legais. 4. Empenhamento da Despesa O setor de empenho recebera o processo de compras e processara a Nota de Empenho na forma mais adequada ao tipo de empenho: Empenho Ordinário e a forma mais usual e preferencial de despesas, ocorre quando se conhece o montante da despesa, porém sem o parcelamento, ou seja, o pagamento é feito em uma única parcela. Empenho Por estimativa quando o valor total da despesa não puder ser determinado, podendo, contudo haver parcelamento tanto do material ou serviço, como do pagamento. Empenho Global quando se trata de despesas contratuais e outras em que se conheça o montante, sujeitas a parcelamento. Os funcionários responsáveis pelo empenho prévio das despesas, no caso de dúvida quanto à legalidade de alguma despesa já autorizada, deverá consultar a Secretaria de Auditoria e Controle Interno ou a Procuradoria Jurídica antes da emissão da nota de empenho. 5. Recebimento do Bem ou Serviço O recebimento de material ou serviços divide se em provisório e definitivo. O recebimento definitivo se dá com a aceitação do material, que pressupõe a conformidade do material com as especificações descritas no processo de compra. Todo e qualquer material de consumo adquirido pelo Município de Cambé, deverá ser conferido no que diz respeito a preços, quantidades, especificações e qualidade no ato do

6 recebimento por comissão especial ou funcionário designado, que farão o controle da sua utilização. Os materiais de consumo ou serviços recebidos pelo Almoxarifado central, comissão especial ou funcionário designado serão formalmente efetuados de acordo com os seguintes procedimentos: 6. Liquidação I - efetuar a conferência dos itens dos materiais de consumo, bem como sua qualidade, especificações técnicas, quantidade e a integridade física e funcional, realizando os testes, quando necessário; II - verificar se a Nota Fiscal das mercadorias está de acordo com as especificações do material adquirido e com Nota de Empenho, bem como, dentro do prazo de validade para emissão. III - atendidas as exigências, os materiais serão estocados no Almoxarifado e, será declarado, na Nota Fiscal, a aceitação e recebimento dos mesmos, utilizando carimbo especifico. IV - a nota, com o carimbo de recebimento e aceite, deverá ser encaminhada ao departamento de compras para efetuar a liquidação da despesa. V - o registro de materiais em estoque deverá ser processado no sistema e/ou em fichas de controle, contendo dados como: a data de entrada e saída dos mesmos; b especificação do material com objeto resumido; c - quantidade e custos; d - nome do fornecedor; e - documento comprobatório, com o número, série, sub-série, data de emissão e valor. A liquidação da despesa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor (objeto contratado devidamente entregue conforme as especificações pretendidas), tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. Realizada a despesa e emitido o documento fiscal pelo fornecedor, o mesmo deverá ser atestado pelo servidor responsável pelo recebimento e encaminhado ao setor de empenho para sua devida liquidação. Toda liquidação e seu posterior pagamento deverão ser autorizados pelo ordenador da despesa. Nesta fase são realizadas as retenções de impostos previstos na legislação, quanto à metodologia de cálculo dos tributos das despesas que se enquadrarem nas retenções previstas ISSQN, INSS, IRRF.

7 No momento da liquidação, e necessário certificar se os dados bancários do fornecedor estão cadastrados corretamente, uma vez que os pagamentos serão enviados eletronicamente. Deverão também ser informadas as condições de pagamento que foi pactuada com o fornecedor no momento da aquisição do produto. Após a liquidação devera ser verificada a validade das certidões abaixo: 7. Pagamento Certidão negativa de tributos municipais Certidão negativa de débitos previdenciários - INSS Certidão de regularidade do Fundo de Garantia - FGTS O pagamento consiste na quitação do valor devido ao credor, extinguindo dessa forma a obrigação. Este e o último estágio da despesa, os pagamentos obedecerão à ordem cronológica e cronograma de desembolso e deverão ser pagos de forma eletrônica por instituição financeira, Isto é somente através de créditos em conta correntes bancárias. Considerando a despesa liquidada, o departamento de compras fará o encaminhamento dos empenhos devidamente liquidados para o departamento de tesouraria efetuar o pagamento, sempre que possível de forma eletrônica. 8. Legislação Aplicável Dispositivos legais que fundamentam as normas de orientação básicas para a formalização da despesa pública: Constituição da Republica Federativa do Brasil. Lei nº /93 e suas alterações Institui normas para licitações e contratos da Administração Pública. Lei 4.320/64 Estatui Normas Gerais de Controle Financeiro e Orçamentário Lei de Responsabilidade Fiscal nº.101/2000 Constituição do Estado do Paraná Lei Orgânica do Município de Cambé Instruções Normativas do Tribunal de Contas do Estado do Paraná. Portarias Interministeriais do STN. Instrução Técnica elaborada pela. Cambé, 17 de novembro de 2009.