Convênios do Censo Escolar Cartilha de Boas Práticas

Transcrição

1 Convênios do Censo Escolar Cartilha de Boas Práticas

2 Presidência da República Federativa do Brasil Ministério da Educação MEC Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira INEP Diretoria de Estatísticas Educacionais - DEED

3 Convênios do Censo Escolar Cartilha de Boas Práticas JUNHO/2014

4 DIRETORIA DE ESTATÍSTICAS EDUCACIONAIS Equipe Técnica Coordenação Técnica e Administrativa de Gabinete Carlos Eduardo Moreno Sampaio Luciana Guimarães Costa Briner Alessandra Regina Ferreira Abadio Arllington Campos Sousa Luciano Nora Machado Rosana Ribeiro Lima Sandra Corrêa Mota Zélia Maria de Jesus Revisão Aline Ferreira de Souza Mariana Fernandes dos Santos Projeto Gráfico Diagramação e Arte-final Capa Raphael Caron Freitas

5 Sumário INTRODUÇÃO INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE OS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DOS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR LEGISLAÇÃO APLICÁVEL AOS CONVÊNIOS ETAPAS DO PROCESSO DOS CONVÊNIOS DO CENSO ESCOLAR FORMALIZAÇÃO INCLUSÃO DO PLANO DE TRABALHO NO SICONV a) Aba Programas...21 b) Aba Dados...21 c) Aba Participantes...24 d) Aba Crono Físico...24 e) Aba Crono Desembolso...26 f) Aba Plano de Aplicação Detalhado...27 g) Aba Plano de Aplicação Consolidado...28 h) Aba Anexos...28 i) Aba Projeto Básico/Termo de Referência...29 j) Aba Pareceres...32

6 4.2 EXECUÇÃO Ordem Bancária de Transferências Voluntárias (OBTV) Cadastrar Ordenador de Despesa OBTV Perfil Cadastrador de Usuário de Ente Entidade Cadastrar Credor da Transferência Voluntária Perfil Operador Financeiro do Convenente Pagamento com OBTV OBTV Pagamento a Fornecedor Transferência Bancária OBTV Devolução de Recursos para Conta Tesouro Única OBTV Aplicação em Poupança Movimentação Financeira por OBTV Autorizar Movimentação Financeira Gestor Financeiro Autorizar Pagamento Ordenador de Despesa OBTV Reiniciar a Senha OBTV Abas referentes à execução no SICONV...43 a) Aba NEs...43 b) Aba TAs...43 c) Aba Ajustes do Plano de Trabalho...43 d) Aba OBs (Ordem Bancária)...45 e) Aba Processo de Compra...45 f) Aba Contratos...53 g) Aba Documento de Liquidação...54 h) Aba Movimentações Financeiras...55 i) Aba Registro de Ingresso de Recursos...56 j) Aba Rendimento de Aplicação...56 k) Aba Prorroga de Ofício...56 l) Aba Relatório de Execução ACOMPANHAMENTO E FISCALIZAÇÃO Da Fiscalização conforme Portaria Interministerial nº 507, de 24 de novembro de PRESTAÇÃO DE CONTAS a. Aba Dados...64 b. Aba Cumprimento do Objeto...64 c. Aba Realização dos Objetivos...65 d. Aba Relatórios...65 e. Aba Resgaste Total de Aplicação...65 f. Aba Saldo Remanescente OBTV...66 g. Aba Termo de compromisso...67 h. Aba Anexos...68 i. Aba Pareceres...68 j. Aba Discriminações OBTV...68 k. Aba Publicação...69 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS

7 Introdução O Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), por meio da Diretoria de Estatísticas Educacionais (Deed), realiza o Censo Escolar, anualmente, em parceria com as secretarias de educação dos Estados e do Distrito Federal, que executam o Censo em ação conjunta com suas regionais e municípios polos. Considerando as necessidades operacionais do sistema de coleta em todo o País, desde 1997 o Inep repassa recursos, por meio de convênios, às secretarias estaduais de educação com o objetivo de apoiar todas as atividades de execução do Censo nos Estados, em todos os seus levantamentos a cada ano letivo. A partir de 2009, os convênios do Censo Escolar passaram a ser formalizados no Sistema de Gestão de Convênios e Contratos de Repasse (Siconv), cumprindo as novas normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios. Atualmente, os convênios são firmados via Siconv, obedecendo à Portaria Interministerial MP/MF/CGU nº 507, de 24/11/2011, e demais normas pertinentes. Naturalmente, como qualquer sistema, manutenções corretivas e evolutivas são continuamente implementadas, com o objetivo de manter o Siconv ajustado às alterações 5

8 políticas, econômicas, contábeis, administrativas e tecnológicas do País. Apesar das dificuldades inerentes ao processo de implantação do sistema de informações, sempre se procurou observar, além das necessidades operacionais técnicas e específicas, as normas, os procedimentos e as orientações recebidas dos setores competentes do Inep e dos órgãos de controle e fiscalização do governo federal na condução dos trabalhos realizados. Nesse sentido, a Deed, em atendimento ao art. 4º, 3º, da PI n 507/2011, vem, ao longo desses anos, adotando uma postura orientadora, realizando capacitações para os convenentes quanto aos procedimentos de formalização, execução e prestação de contas dos convênios do Censo Escolar, de modo a facilitar todo o processo convenial. Com a divulgação desta Cartilha de Boas Práticas para os convênios do Censo Escolar, pretende-se auxiliar, ainda mais, os convenentes na inclusão de informações no Siconv, na elaboração do plano de trabalho, na boa e regular execução dos recursos, no acompanhamento e fiscalização, bem como na prestação de contas. A ideia é que a presente Cartilha seja um documento que oriente não somente o preenchimento do Siconv, mas que dissemine conceitos, requisitos e procedimentos que disciplinam a aplicação de recursos públicos federais no que tange às transferências voluntárias para órgãos ou entidades da administração pública direta ou indireta de qualquer esfera de governo, por meio da formalização de convênios. Ademais, busca orientar e esclarecer os critérios de aceitação dos projetos por esta diretoria, elencando os elementos necessários na fase de formalização, especialmente na composição dos termos de referência para aquisição de bens e serviços, na fase de execução, acompanhamento e fiscalização e também na prestação de contas. Assim, ao longo desta Cartilha, serão tratadas recomendações de boas práticas referentes à formalização, execução e prestação de contas de convênios. Cada uma dessas etapas aparece com uma seção de orientações gerais e outra de principais problemas encontrados. Além disso, serão apresentados diversos modelos de documentos, respaldo na legislação, entre outras informações importantes. Por fim, cumpre-nos esclarecer que esta Cartilha não substitui as legislações específicas ao tema, ilustrando, tão somente, os procedimentos mínimos a serem observados pelas secretarias de educação das unidades federadas. Cumpre frisar que, sempre que houver alterações nas legislações pertinentes e novos entendimentos dos órgãos de controle e ajustes de ordem técnica que se justificarem necessários, as secretarias de educação deverão tomar conhecimento e se responsabilizar em segui-los. 6

9 1 Informações gerais sobre os convênios do Censo Escolar O Censo Escolar da Educação Básica é o maior e mais importante levantamento estatístico educacional brasileiro de todas as etapas e modalidades de ensino da educação básica, compondo um quadro detalhado sobre alunos, docentes, turmas e escolas. Os dados levantados são fundamentais para a formulação de políticas educacionais nas três esferas de governo e para a elaboração de novos diagnósticos sobre a educação no Brasil e constituem a base de cálculo dos coeficientes para a distribuição dos recursos do Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação (Fundeb) e dos programas educacionais do Ministério da Educação (MEC). Além disso, dados sobre movimento e rendimento, coletados logo após o encerramento do ano letivo, juntamente com o desempenho escolar obtido nas avaliações realizadas pelo Inep Sistema de Avaliação da Educação Básica (Saeb) e Prova Brasil, integram o cálculo do Índice de Desenvolvimento da Educação Básica (Ideb), indicador que serve de referência para as metas do Plano de Desenvolvimento da Educação (PDE). Para a realização do Censo em todo o território nacional, a Deed/Inep trabalha em parceria com as secretarias estaduais de educação, que coordenam os processos em cada Estado, conforme a Portaria nº 316/2007 e o Decreto nº 6.425/

10 Nesse sentido, os convênios do Censo Escolar se inserem no âmbito das transferências voluntárias da União, as quais se destinam à execução de programas, projetos ou atividades de interesse comum da União e do ente que recebe o recurso, em regime de mútua cooperação. Esse apoio técnico e financeiro se respalda nos artigos das normas que estabelecem a necessidade de se realizar o Censo Escolar (art. 208 da Constituição Federal, arts. 5º, 8º e 9º da Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional LDB, o Decreto nº 6.425/2008, dentre outras) e, especialmente, nas portarias de cronograma e de repasse de recursos publicadas anualmente pelo Inep. Cabe ressaltar que a definição dos recursos, repassados por meio de transferências voluntárias às instituições parceiras, é feita com base na Nota Técnica nº 2/2011, que dispõe sobre os critérios de distribuição de recursos. Esses critérios foram organizados a partir de variáveis mensuráveis, quantitativas e qualitativas. Os aspectos considerados organizaram as variáveis em quatro dimensões, segundo suas características: oferta educacional (número de estabelecimentos e de matrículas); geopolíticas (extensão territorial e número de municípios); econômico-financeiras (PIB per capita e investimento por aluno da educação básica); qualidade da coleta do Censo Escolar (proporção de duplicidade de alunos no banco de dados do Censo Escolar 2010). O princípio para a definição das ponderações das variáveis do Critério de Repasse de Recursos considera, ainda, o grau de dificuldades normalmente enfrentadas pelos Estados para a realização do Censo Escolar. Anualmente, o cálculo é refeito de modo a garantir uma distribuição de recursos responsável e adequada. Cabe lembrar que o processo censitário se inicia no primeiro semestre letivo e termina com a divulgação dos resultados do movimento e rendimento do aluno no exercício subsequente. Assim, os convênios do Censo Escolar são plurianuais, razão pela qual são efetuados, em regra, dois repasses em exercícios diferentes, um para o primeiro levantamento (matrículas) e outro para o segundo levantamento (movimento e rendimento do aluno). 8

11 2 Principais características dos convênios do Censo Escolar Os convênios do Censo Escolar são realizados somente com as secretarias de educação dos Estados e do Distrito Federal. Todos têm por objeto apoiar a realização das seguintes atividades referentes ao Censo Escolar da Educação Básica: execução do processo censitário, da preparação à divulgação dos resultados, em todos os levantamentos relativos ao ano letivo de referência; produção e disseminação de informações estatísticas; e realização de atividades de controle de qualidade das informações com vistas a garantir a fidedignidade dos dados. Por se tratar de um convênio realizado anualmente desde 1997, pois desde essa data as instituições parceiras são as mesmas e já estão cadastradas no Siconv, a Deed entende desnecessário o encaminhamento de proposta para aprovação como pré-requisito para o envio do plano de trabalho, razão pela qual incluímos apenas o ofício das secretarias de estado de educação manifestando seu interesse na utilização do recurso destinado por meio de portaria a cada uma delas, para a execução do Censo Escolar, imprimindo maior celeridade ao procedimento de análise e aprovação técnica do plano de trabalho. O convenente deverá apresentar, no momento de envio do plano de trabalho para análise, o seu Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) contendo a previsão da contrapartida para o convênio a ser celebrado. 9

12 O convenente deverá declarar possuir capacidade técnica e gerencial para a execução do objeto. O convenente deverá utilizar os recursos transferidos em conformidade com o plano de trabalho aprovado. O convenente deverá depositar a contrapartida conforme o cronograma de desembolso do plano de trabalho aprovado, sob pena de não receber a segunda parcela pactuada, nos termos do art. 51, inciso I, da PI nº 507/2011. É recomendável que o depósito da contrapartida seja programado para o ano do repasse da primeira parcela. A execução de despesas com recursos transferidos deve obedecer às disposições da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, e demais normas federais pertinentes ao assunto em relação à licitação e contratos e, em especial, quando da contratação de terceiros, sendo que as atas e as informações sobre os participantes e respectivas propostas das licitações, bem como as informações referentes às dispensas e inexigibilidades, deverão ser registradas no Siconv. É obrigatório, para aquisição de bens e serviços comuns, o uso da modalidade pregão, nos termos da Lei nº , de 17 de julho de 2002, e do regulamento previsto no Decreto nº 5.450, de 31 de maio de 2005, sendo utilizada, preferencialmente, a sua forma eletrônica ou, na sua inviabilidade, justificá-la devidamente. É possível efetuar eventuais ajustes no plano de trabalho, desde que previamente autorizados pelo concedente, observado o disposto no art. 26, 3º, da PI nº 507/2011. Em exercícios que acontecem eleições, é vedada a transferência voluntária de recursos da União aos Estados e Municípios nos três primeiros meses anteriores à eleição, portanto há que se tornar os procedimentos de formalização mais céleres, para evitar a baixa execução ou até mesmo a inexecução dos convênios firmados posteriormente ao período eleitoral. Os documentos comprobatórios das despesas realizadas deverão ser emitidos em nome do convenente, devidamente identificados com o número do convênio e mantidos os seus originais em arquivo, em boa ordem, no próprio local em que foram contabilizados, à disposição dos órgãos de controle interno e externo, pelo prazo de dez anos, contados da aprovação da prestação de contas. O convenente deverá facilitar a supervisão e a fiscalização dos serviços por parte do concedente, permitindo-lhe efetuar o acompanhamento in loco, e, quando solicitado, deverá prestar as informações e fornecer os documentos relacionados à execução dos trabalhos. A execução dos convênios também deverá ser acompanhada no âmbito do convenente por fiscais devidamente indicados. 10

13 A prestação de contas deverá ser apresentada em até 60 (sessenta) dias após o final da vigência do convênio. Os órgãos convenentes (as secretarias estaduais de educação) devem dar publicidade aos órgãos de controle do Estado ao receber recurso do convênio. Recomenda-se que a proposta apresentada pelo convenente tenha previsão de uso do recurso para o ano seguinte ao de firmatura do convênio. Dessa forma, seriam realizados dois repasses, sendo um para o ano da celebração do convênio e outro para o ano seguinte. Principais Vedações: Não serão aprovados planos de trabalho sem também serem aprovados os termos de referência/projetos básicos para aquisição de bens e contratação de serviços. Não serão aceitas contrapartidas em bens e serviços, mas apenas contrapartida financeira, a qual respeita a orientação da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO). Realizar despesas em data anterior à vigência do instrumento. Realizar despesas a título de taxa de administração, de gerência ou similar. Efetuar pagamento em data posterior à vigência do instrumento, salvo quando expressamente autorizado pela autoridade competente do concedente ou contratante, desde que o fato gerador da despesa tenha ocorrido durante a vigência do convênio. Realizar despesas com taxas bancárias, multas, juros ou correção monetária, inclusive referente a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos, exceto no que diz respeito às multas, se decorrentes de atraso na transferência de recursos pelo concedente e desde que os prazos para pagamento e os percentuais sejam os mesmos aplicados no mercado. Realizar despesas com publicidade, salvo as de caráter educativo, informativo ou de orientação social, das quais não constem nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou servidores públicos e desde que previstas no plano de trabalho. Pagar, a qualquer título, servidor ou empregado público ativo ou inativo e pensionista, integrante do quadro de pessoal de órgão ou entidade pública da administração direta ou indireta da União, Estados, Distrito Federal e Municípios, por serviços de consultoria ou assistência técnica, salvo nas hipóteses previstas em leis específicas e na LDO. Alterar o objeto do convênio, exceto no caso de ampliação da execução do objeto pactuado ou de redução ou exclusão de meta, sem prejuízo da funcionalidade do objeto contratado. 11

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15 3 Legislação aplicável aos convênios Principais Normas Gerais Constituição da República Federativa do Brasil de 1988 (CF/1988) >> Trata da exposição das normas fundamentais que regem o Estado Brasileiro. Lei Complementar nº 101/2000 Lei de Responsabilidade Fiscal >> Lei que estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Plano Plurianual (PPA) >> Instrumento de planejamento governamental na forma de lei quadrienal, previsto no art. 165 da CF/88. Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) >> Instrumento na forma de lei por meio do qual o governo estabelece as principais diretrizes e metas da administração pública para o prazo de um exercício. Faz a ligação entre o PPA e a LOA. 13

16 Lei Orçamentária Anual (LOA) >> Instrumento na forma de lei que estima as receitas e fixa as despesas para determinado exercício. Lei nº 4.320/1964 >> Lei que estatui normas gerais de direito financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos Estados, dos Municípios e do Distrito Federal. Lei nº 8.666/1993 >> Lei que regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da administração pública e dá outras providências. Lei nº /2002 >> Institui, no âmbito da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências. Decreto-Lei nº 200/1967 >> Dispõe sobre a organização da administração federal, estabelece diretrizes para a reforma administrativa e dá outras providências. Decreto nº 5.450/2005 >> Regulamenta o pregão, na forma eletrônica, para aquisição de bens e serviços comuns e dá outras providências. Decreto nº 5.504/2005 >> Estabelece a exigência de utilização do pregão, preferencialmente na forma eletrônica, para entes públicos ou privados, nas contratações de bens e serviços comuns, realizadas em decorrência de transferências voluntárias de recursos públicos da União, decorrentes de convênios ou instrumentos congêneres, ou consórcios públicos. Decreto nº 3.555/2000 >> Aprova o regulamento para a modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços comuns. Decreto nº 6.170/2007 >> Dispõe sobre as normas relativas às transferências de recursos da União mediante convênios e contratos de repasse e dá outras providências. 14

17 Decreto nº 7.892/2013 Sistema de Registro de Preços >> Regulamenta o Sistema de Registro de Preços previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de Portaria Interministerial nº 507/2011 >> Regula os convênios, os contratos de repasse e os termos de cooperação celebrados pelos órgãos e entidades da administração pública federal com órgãos ou entidades públicas ou privadas sem fins lucrativos para a execução de programas, projetos e atividades de interesse recíproco, que envolvam a transferência de recursos financeiros oriundos do Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União. Normas Específicas Decreto nº 6.425, de 4 de abril de 2008 >> Dispõe sobre o censo anual da educação. Portaria MEC nº 316, de 4 de abril de 2007 >> Dispõe sobre a execução do Censo Escolar da Educação Básica. Portaria Inep nº 235, de 4 de agosto de 2011 >> Dispõe sobre determinações relacionadas ao controle de qualidade dos dados do Censo Escolar da Educação Básica. Portaria Anual de Distribuição de Recursos Portaria de Cronograma Anual do Censo Escolar Os processos de formalização, execução, acompanhamento e fiscalização e prestação de contas dos convênios do Censo Escolar que envolvem a transferência de recursos federais deverão atender a legislação federal. Assim sendo, não serão aceitos, na execução dos convênios do Censo Escolar, procedimentos licitatórios ou quaisquer outros que sigam normas específicas do Estado, sob pena de glosa das despesas. 15

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19 4 Etapas do processo dos convênios do Censo Escolar O convênio possui quatro etapas importantes e distintas: formalização; execução; acompanhamento e fiscalização; e prestação de contas. Cada uma delas se desdobra em subetapas e atividades. Nos tópicos seguintes, essas etapas estão descritas em formato passo a passo para orientar e facilitar a visualização de todo esse processo. 4.1 Formalização Segue esquemático do processo de formalização: 17

20 Abaixo seguem informações importantes sobre cada etapa do fluxo apresentado anteriormente: 1º passo Responsável: Concedente O Inep publica, anualmente, após a liberação da LOA, a portaria com os valores máximos de repasse que serão permitidos por unidade da Federação e disponibiliza o programa relativo aos convênios do Censo Escolar no Siconv. 2º passo Responsável: Concedente O Inep informa, por meio de ofícios, às secretarias estaduais de educação, instituições parceiras na execução do Censo Escolar, sobre a publicação da portaria de distribuição de recursos e sobre a disponibilização do programa no Siconv. 18

21 3º passo Responsável: Convenente As secretarias deverão responder os ofícios com a manifestação de interesse ou não em firmar convênio para a execução do Censo Escolar. 4º passo Responsável: Convenente Como os convênios do Censo Escolar são formalizados anualmente com os mesmos entes convenentes, não se julga necessário analisar propostas, portanto deverão encaminhar o plano de trabalho para análise técnica. 5º passo Responsável: Convenente É importante ter em mente que a formalização no Siconv não é uma etapa de planejamento. Este deve ser feito previamente, ou seja, os planos e as estratégias para alcançar o objeto, já conhecidos, devem ser apenas inseridos e explicitados no Siconv. O proponente deve elaborar o planejamento de metas e etapas do convênio fora do sistema, podendo-se utilizar a planilha constante do Anexo C para facilitar a inclusão do plano de trabalho no sistema e evitar o cancelamento de inúmeras propostas iniciadas e com problemas. Deverá também elaborar todos os termos de referência dos processos licitatórios necessários conforme o plano de trabalho. É preciso avaliar as necessidades para a execução do Censo Escolar, verificar a compatibilidade com o objeto do convênio e também avaliar o que se pretende fazer junto aos setores administrativos envolvidos. 6º passo Responsável: Convenente Após a elaboração do planejamento, o convenente procederá à inclusão do plano de trabalho completo e, ao final, o encaminhará via Siconv para análise. Na ausência do Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) para comprovação da contrapartida, dos documentos de comprovação de capacidade técnica e gerencial e dos respectivos termos de referência, o que caracterizará planos de trabalho incompletos, a análise do Inep não será feita. O plano de trabalho será devolvido. 19

22 7º passo Responsável: Concedente Os planos de trabalho serão examinados pelos analistas técnicos do concedente. Caso necessário, serão solicitados esclarecimentos, justificativas ou alterações. Ao término da análise, será emitido o parecer final de aprovação que será assinado pelo gestor técnico do convênio do concedente. 8º passo Responsável: Concedente Após aprovação técnica, a Coordenação de Convênios do Inep tomará as demais providências documentais e fará os encaminhamentos necessários aos setores jurídico e financeiro, até a publicação e transferência dos recursos. Tais procedimentos exigem, no mínimo, 35 (trinta e cinco) dias corridos. Todo o processo será acompanhado pelas áreas técnica e administrativa do Inep Inclusão do Plano de Trabalho no Siconv A fim de permear o estudo do Siconv, aplicado aos procedimentos que serão aqui tratados, alguns conceitos devem ser bem definidos: Figura 1 Figura 2 20

23 Problema: dificuldade apresentada pelos proponentes no manuseio do ambiente Siconv. Com relação a essa questão, a Deed recomenda o comparecimento aos eventos do Censo Escolar dos servidores que efetivamente operam o sistema, bem como o uso de manuais disponibilizados no próprio Portal de Convênios e, ainda, o acompanhamento por parte de quem já tenha conhecimento no manuseio do Siconv, no próprio órgão da secretaria de educação do Estado. Recomenda-se, ainda, o estudo desta Cartilha, que é voltada aos convênios do Censo. Asseveramos que todas as dúvidas em relação à operacionalização do Siconv devem ser dirimidas por meio do endereço eletrônico css/spekx/portal_dos_convenios.asp ou pelo telefone Problema: dificuldade dos proponentes em acompanhar os convênios. Os proponentes, futuramente convenentes, podem e devem acompanhar via Siconv o andamento dos planos de trabalho. É bom reforçar que serão enviadas pelo Siconv, automaticamente, atualizações da situação dos planos de trabalho ao cadastrado do proponente, portanto é importante manter o da secretaria atualizado nos dados dos proponentes. a) Aba Programas Nesta aba, constam a descrição do programa de convênio e a portaria de distribuição dos recursos por unidade da Federação. Incluem-se ainda especificações importantes, como a regra da contrapartida, o objeto do programa e o valor global máximo do convênio. Todas essas informações são importantes para a elaboração do plano de trabalho, portanto, faz-se necessário ter conhecimento. b) Aba Dados Nesta aba, estão descritos o objeto do convênio, a justificativa para sua celebração e a situação atual do convênio. Além disso, constam os dados bancários, as datas de início e término da vigência, os valores de repasse e contrapartida pactuados. O convenente, no momento de envio da proposta ou do plano de trabalho para análise, deve enviar, ainda, a declaração de capacidade técnica e gerencial e o anexo de comprovação da contrapartida 21

24 (que será o Quadro de Detalhamento da Despesa QDD), conforme as responsabilidades do convenente, listadas na página Deve ser feita a descrição correta do objeto (detalhada, quantificável, mensurável). 2. No local Anexos de Comprovação da Contrapartida, inserir o QDD. 3. No local Anexo de Capacidade Técnica, inserir a declaração de capacidade técnica e gerencial. 4. O valor de contrapartida deve observar a porcentagem mínima requerida no termo de convênio. Observe, abaixo, os exemplos de cálculo da contrapartida: Contrapartida de 5% VC = Valor da Contrapartida VR = Valor do Repasse VC = VR X 0,05 = (1-0,05) VC = ,36 X 0,05 = (1-0,05) VC = ,37 = (0,95) VC = ,60 Valor global do convênio = , ,60 = ,96 Contrapartida de 10% VC = ,36 X 0,10 = (1-0,10) VC = ,73 = (0,90) VC= ,92 Valor global do convênio = , ,92 = ,28 22

25 5. As lacunas ano do repasse e valor do repasse devem ser preenchidas após todo o planejamento prévio do plano de trabalho. Os valores aqui descritos dependerão da soma das despesas previstas e orçadas para cada ano. A recomendação é que a maior parte do repasse seja prevista para o primeiro ano do convênio, o restante deverá ser alocado no ano seguinte (por exemplo, diárias, hospedagens e passagens, no caso de despesas com evento). Problema: o Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) vem sendo anexado na íntegra. Na hora de anexar o QDD, é suficiente e prático inserir somente a página que faz referência à despesa com projetos e atividades previstos com recurso do convênio do Censo Escolar da Educação Básica. Problema: falta do Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD) no local Anexos de Comprovação da Contrapartida, na aba Dados, ou inserção do QDD na aba Anexos. A anexação do QDD deve ser feita na aba Dados, no local Anexos de Comprovação da Contrapartida, conforme mostrado na figura a seguir. Esse procedimento facilita a organização do plano de trabalho. Muitos proponentes, equivocadamente, inserem-no na aba Anexos. Problema: descrição vaga do objeto a ser executado. 23

26 A descrição do objeto não pode ser vaga, uma mera repetição da legislação ou do termo de convênio. O entendimento do Tribunal de Contas da União (TCU) é que deve ser uma descrição completa, a fim de possibilitar um referencial na análise da prestação de contas do convênio. Problema: apresentação de planos de trabalho por proponentes incapazes tecnicamente para a execução do convênio. Este item é muito visado pelo TCU. A concretização do plano de trabalho depende da verificação prévia da capacidade do convenente executar o convênio. A demonstração dessa incapacidade deve limitar ou evitar a celebração do convênio. c) Aba Participantes Nesta aba, devem ser inseridos o nome, o CPF e os demais dados do responsável pelo proponente, já com cadastro atualizado na Unidade Cadastradora. Problema: O do proponente cadastrado no Siconv está desatualizado ou não é o acessado pela equipe do Censo. O que o convenente mantém cadastrado no Siconv será utilizado por este para enviar informações importantes, como atualizações na situação do plano de trabalho e o termo de convênio para assinatura. Portanto, recomenda-se que seja um atualizado e de acesso frequente dos convenentes. d) Aba Crono Físico Nesta aba, são detalhadas as metas e as etapas a serem cumpridas para se alcançar a execução do objeto. A seguir, um exemplo da disposição de metas e suas etapas para a realização do Censo. 1 Meta: aquisição de material total: R$ , Etapa: aquisição de material de expediente (consumo) 1.2 Etapa: aquisição de software (consumo) 24

27 1.3 Etapa: aquisição de material permanente (aqui serão aplicados R$20.000,00 da contrapartida) 2 Meta: realização do primeiro levantamento total: R$ , Etapa: diárias de colaboradores e técnicos 2.2 Etapa: passagens de colaboradores e técnicos 3 Meta: realização do segundo levantamento total: R$ , Etapa: diárias de colaboradores e técnicos 3.2 Etapa: passagens de colaboradores e técnicos É importante ressaltar que este é apenas um exemplo. Tanto a disposição dada no cronograma físico quanto os valores utilizados devem corresponder à necessidade de cada ente. O recurso da contrapartida pode ser aplicado em outros itens de despesa. Devem aparecer explicitados junto ao valor global da(s) meta(s) a origem dos recursos, o valor de contrapartida e o valor de repasse. Com relação às datas de início e término de cada etapa, recomenda-se que, para a aquisição de materiais, sejam colocadas as próprias datas de início e término de vigência do convênio. No caso de contratação de pessoas jurídicas para prestação de algum serviço, vale a mesma recomendação. Por outro lado, em despesas de diárias e passagens, as datas de início e término devem estar no mesmo ano de sua execução. As datas de início e término de cada meta devem abranger as datas de suas etapas. Vale reforçar que o valor somado de todas as etapas de uma meta deve corresponder ao valor total da meta e, por conseguinte, o valor somado de todas as metas deve corresponder ao valor global do convênio. Problema: diárias com datas de início e término em anos diferentes. Como as diárias são despesas que não podem ficar como restos a pagar, sua execução na aba Crono Físico deve ter início e término para cada ano. 25

28 Problema: cronograma físico sem especificação da aplicação da contrapartida. A aplicação da contrapartida deve vir discriminada na especificação do(s) item(ns) de despesa correspondente(s) na aba Crono Físico. Isso possibilita um plano de trabalho mais claro e organizado. Problema: cronograma físico excessivamente discriminado. O cronograma físico deve ter uma descrição simplificada das metas e etapas a serem cumpridas. A discriminação detalhada deve ser feita na aba Plano de Aplicação Detalhado. Já os detalhes técnicos devem ser dados na aba Termo de Referência. Por exemplo: no modelo acima citado, na aba Crono Físico não foram detalhados os itens de material de consumo a serem adquiridos. Tais itens devem aparecer no Plano de Aplicação Detalhado (exemplo: 10 resmas de papel A4, 100 lápis, 20 pastas plásticas, 200 borrachas). e) Aba Crono Desembolso O foco nesta aba é determinar para quando estão previstas as parcelas a serem pagas para cada meta no convênio. Não é recomendado que haja uma única parcela do concedente, por ser um convênio para execução de duas etapas do Censo Escolar em exercícios diferentes, uma para apuração de matrículas e outra para levantar informações sobre movimento e rendimento. Seguindo o exemplo dado anteriormente, uma forma de disposição das parcelas seria a seguinte: Parcela Tipo Mês/ano Valor Metas associadas 1 Concedente Junho/2013 R$ , Convenente Junho/2013 R$20.000, Concedente Janeiro/2014 R$ ,00 2,3 26

29 Problema: contrapartida excessivamente amarrada no cronograma desembolso. Os recursos da contrapartida devem ser vinculados a determinadas metas na aba Crono Desembolso. Há, ainda, a opção de se vincular a determinadas etapas. O proponente não é obrigado a vincular às etapas e recomenda-se não o fazer para não se prender e amarrar em excesso a execução do convênio. f) Aba Plano de Aplicação Detalhado Nesta aba, todos os itens de despesa para a consecução das metas e etapas do cronograma físico devem vir discriminados. Por exemplo, se for contratada uma pessoa jurídica para organizar um evento, devem aparecer os gastos com cada tipo de serviço: locação de imóvel, hospedagem, alimentação, entre outros. Além disso, cada bem (seja ele permanente ou de consumo) a ser adquirido deve ter os preços unitários, a quantidade e os preços totais previstos discriminados (computadores, tablets, calculadoras, grafite 0.7, tonner para impressora, entre outros). Se houver contratação de pessoa física, os tributos devem ser indicados. É importante que esse detalhamento vá ao encontro da discriminação que consta nos documentos anexos na aba Termo de Referência. Além dos valores, deve-se, para cada item de despesa, identificar o código de natureza de despesa e o tipo de despesa (bem, serviço, obra, etc.). Problema: erro na descrição dos códigos de natureza de despesa, no Plano de Aplicação Detalhado (ou descrição errônea entre serviços e bens). Recomenda-se a observância da tabela de classificação de despesa disponibilizada pelo sítio eletrônico do Tesouro Nacional no link arquivos/pcontas[1].pdf. Muitas vezes o proponente coloca o final 99 (código residual) em todos os tipos de despesa, em vez de consultar os códigos adequados. Outro detalhe importante é que tudo aquilo que fizer referência a algum evento, como refeição, cafezinho, etc, deve aparecer com a classificação de serviço, e não de bem. 27

30 Tabela com os códigos mais utilizados para o Censo Escolar da Educação Básica Item Código de natureza de despesa Combustível (gasolina) Diárias dentro do país GPS Hospedagem de evento (pessoa jurídica) Locação de imóvel para evento (pessoa jurídica) Locação de meios de transporte Materiais permanentes de informática (microcomputador, notebook, tablet, impressora, etc) Materiais de expediente (lápis, grafite, canetas, papel, grampeador, etc) Mesa de reunião Nobreak Passagens dentro do país Pen drive Projetor multimídia (datashow) Software (aquisição) Tonner para impressora Publicação do processo de compra no Diário Oficial da União (DOU) g) Aba Plano de Aplicação Consolidado O conteúdo desta aba é gerado automaticamente, com os dados informados no Plano de Aplicação Detalhado. Apesar disso, recomenda-se que seja utilizada como forma de conferência das informações alimentadas no Siconv. h) Aba Anexos Qualquer outro documento que precisar ser anexado por exemplo, planilhas poderá ser inserido nesta aba. Seu preenchimento não é obrigatório, tendo um caráter muito mais complementar. Quando da intenção de inserção, nesta aba, de documentos que possuem abas próprias para serem incluídos, é necessário o consentimento do concedente. 28

31 i) Aba Projeto Básico/Termo de Referência Nesta aba, serão anexados os termos de referência do plano de trabalho. Junto com os termos de referência, devem ser colocadas as pesquisas de mercado que levaram aos preços orçados. No primeiro envio do plano de trabalho para análise, poderá ser enviada apenas a minuta do termo de referência, sem assinatura. Isso porque o analista poderá solicitar alguma alteração no termo, o qual deverá ser modificado e assinado. Problema: envio do plano de trabalho para análise sem termos de referência. Essas propostas não serão analisadas, a Deed fará a devolução ao proponente. Todos os itens de despesa, com exceção das diárias, deverão estar presentes nos termos de referência, de maneira discriminada. Problema: descrição simplificada ou falta dos valores unitários nos termos de referência. O termo de referência deve conter, como itens mínimos: 1. objeto(s) a ser(em) adquirido(s) ou serviço a ser contratado; 2. justificativa (relação do objeto com o Censo Escolar); 3. especificação técnica detalhada dos objetos, inclusive itens necessários aos eventos; 4. pesquisa de mercado prévia, com pelo menos três preços para cada item de despesa; 5. tabela com valor unitário, quantidade e valor total de cada item do termo de referência; 6. valor estimado total de todos os itens do termo de referência; 7. local e prazo da entrega dos itens; 8. identificação da pessoa que será responsável pela fiscalização e acompanhamento do contrato; 9. assinatura da autoridade competente. Um modelo de termo de referência está disponibilizado nesta Cartilha, nos anexos. 29

32 Problema: termo de referência (TR) anexado folha por folha no Siconv. O Siconv, em regra, permite a inserção de documentos de até 1MB. Entretanto, muitas vezes o documento digitalizado de TR pelo convenente contém muito mais que 1MB. Por causa disso, o usuário que anexa o TR no Siconv pode ter de inserir vários arquivos para um mesmo documento. A alternativa que propomos é a realização da digitalização com resolução moderada, em arquivos leves (que permitam a anexação de mais páginas ou até de todo o TR de uma vez). Outra forma de amenizar o problema é renomear os arquivos, de forma que seus nomes passem a fazer referência direta dos assuntos de que tratam (exemplo: TR de material permanente páginas 1 a 3, TR de material permanente tabela e descrição dos itens, páginas 4 e 5, TR de material permanente disposições gerais, páginas 6 e 7 ). Problema: plano de aplicação detalhado em desacordo com os termos de referência. Esse foi um dos problemas mais vistos na análise das propostas dos convênios do Censo Escolar em Devido ao grande número de itens de despesa solicitados, muitas vezes um erro de digitação ou de cálculo passa despercebido. Recomendase que, após a conclusão da elaboração do plano de trabalho e antes do envio para análise, o proponente confira os itens e seus valores e quantidades, um a um, entre plano de aplicação detalhado e termos de referência, além de uma leitura geral verificando se está de acordo com as sugestões desta Cartilha. Caso identifique alguma incoerência, poderá então corrigir antes de enviar o plano de trabalho para análise. Isso tornará o processo de análise mais célere. Problema: orçamento subestimado ou superestimado. Deve ser feita pesquisa de mercado prévia com pelo menos três fornecedores para cada item de despesa solicitado pelo proponente. O resultado dessa pesquisa deve ser explicitado no termo de referência e deve justificar os preços orçados no plano de trabalho, evitando valores muito diferentes dos que serão efetivamente contratados. 30

33 Problema: solicitação de itens sem relação com a realização do Censo Escolar (exemplos: cortinas, copos, sacos de lixo). O ideal para evitar este problema é a solicitação apenas de itens pertinentes à realização do Censo Escolar. Os itens que têm sido aceitos são principalmente: Materiais de expediente: grafites, canetas, marca-texto, tesouras, lápis, borrachas, pastas plásticas, caixa-arquivo, caneta para escrita em CD, clips, fita adesiva, grampeador, grampo, lapiseira, envelope ofício, pincel marcador, apontador, papel A4, cola branca, régua, calculadora. Aquisição de diárias ou passagens fluviais/terrestres/aéreas. Cadeiras, armário, mesa de reunião. Combustíveis ou lubrificantes automotivos. Computador, nobreak, impressora, roteador, tablets, notebooks, netbooks, scanner, retroprojetor multimídia, gravador de DVD, estação de trabalho, câmera filmadora, câmera fotográfica, GPS, capa para notebook, extensão elétrica. Equipamentos de informática: pen-drive, HD externo, CD-RW, DVD-R, cartucho de tonner, mouse. Serviços de gráfica (impressão, diagramação, confecção de banners, entre outros), serviços de eventos (alimentação, hospedagem, sonorização), serviço de locação de vans ou outros meios de transporte. Softwares relacionados à execução do Censo, como o Toad for Data Analysts. Outro item que pode ser solicitado no plano de trabalho é recurso para as devidas publicações da licitação no Diário Oficial da União (DOU). A assessoria da Deed/Inep entende que a publicação no DOU é essencial para assegurar a devida publicidade do processo licitatório, em suas etapas. Problema: previsão de gastos maiores para o exercício seguinte e menores para o primeiro exercício, que tem um prazo maior para execução. Esse caso não se trata de uma irregularidade propriamente dita. Mas é recomendável, pela duração do processo de formalização, pelo tempo gasto com processos de licitação e contratação, que o máximo possível dos recursos seja solicitado no primeiro exercício de execução do convênio. Fica a exceção para as diárias, que não podem de forma nenhuma ficar como restos a pagar. Portanto, devem ser previstas por exercício e conforme a necessidade. 31

34 Problema: não cumprimento ao disposto na portaria do convênio. O valor máximo que pode ser repassado a cada Estado, tanto de despesa corrente quanto de capital, está disposto na portaria do convênio e deve ser obedecido. Muitos Estados, nos planos de trabalho enviados em 2013, por exemplo, ignoraram esses limites, o que exigiu solicitação de complementação durante a análise. A utilização de menos recursos do que os limites disponibilizados na portaria é legal, entretanto, o proponente não deverá solicitar recursos além dos limites legais. j) Aba Pareceres Nesta aba, serão colocados os pareceres técnico e jurídico resultantes das análises do concedente, para as demais providências de formalização. Apresentamos nos anexos desta Cartilha modelos relativos à declaração de capacidade técnica e gerencial e do documento de comprovação da contrapartida, que é o Quadro de Detalhamento da Despesa (QDD). Tal documento comprova a disponibilização do recurso a ser gasto como contrapartida no âmbito dos convênios do Censo Escolar da Educação Básica. 4.2 Execução Esta Cartilha não traz somente recomendações para auxiliar o convenente durante a fase de execução, como também elenca os documentos que deverão constar das abas de execução e que facilitarão os procedimentos de análise da prestação de contas por parte do concedente. Uma execução bem feita, com contínua alimentação do Siconv à medida que licitações, contratos, fatos geradores de despesas e pagamentos são feitos, torna bem mais fácil o processo de prestação de contas. A alimentação pari passu do sistema é fundamental e suas funcionalidades exigem esse ritmo, o que torna o processo de acompanhamento e fiscalização mais organizado e tranquilo para ambas as partes do convênio (convenente e concedente). O máximo possível de documentos que respaldem a correta execução do objeto do convênio e suas finalidades deve ser anexado. Recomenda-se, ainda, que todos os documentos inseridos sejam parte do processo físico e estejam com todas as suas folhas devidamente autuadas (com carimbo e numeração). Deve-se lembrar de que se os documentos mínimos não forem inseridos durante a execução, serão solicitados em diligências na prestação de contas, acarretando demora na aprovação. 32

35 Há que se considerar, ainda, que o concedente, se desejar, sempre poderá pedir outros documentos que julgar necessários para verificar a correta e regular aplicação dos recursos públicos. Outra informação importante e que requer atenção por parte do convenente é a Operação Bancária de Transferência Voluntária (OBTV) pontuaremos de forma resumida algumas orientações básicas sobre como operacionalizar o Siconv com essa nova função. Assim, abordaremos inicialmente as informações sobre a OBTV e, logo em seguida, discorreremos sobre cada aba do processo de execução. Segue esquemático da execução: Ordem Bancária de Transferências Voluntárias (OBTV) Conforme disposto no parágrafo único do art. 3º do Decreto nº 7.641/2011: Considera-se Ordem Bancária de Transferências Voluntárias a minuta da ordem bancária de pagamento de despesa do convênio, termo de parceria ou contrato de 33

36 repasse encaminhada virtualmente pelo Siconv ao Sistema Integrado de Administração Financeira (Siafi), mediante autorização do Gestor Financeiro e do Ordenador de Despesa do convenente, ambos previamente cadastrados no Siconv, para posterior envio, pelo próprio Siafi, à instituição bancária que efetuará o crédito na conta corrente do beneficiário final da despesa. A seguir, elencamos algumas providências necessárias à operacionalização da função OBTV: Cadastrar Ordenador de Despesa OBTV Perfil Cadastrador de Usuário de Ente Entidade Para realizar o cadastramento dos Ordenadores de Despesa OBTV, o convenente deverá entregar à instituição bancária a relação dos CPFs dos candidatos a Ordenador de Despesa OBTV do convênio, juntamente com a documentação exigida pela instituição financeira. Poderão ser informados vários CPFs, os quais serão enviados ao Siconv pela instituição financeira. A partir desse momento, dentre os CPFs informados, o convenente poderá selecionar até dois Ordenadores de Despesa OBTV, para o convênio que opera por essa função. Obrigatoriamente, deverá ser escolhido pelo menos um Ordenador de Despesa. Caso contrário, nenhum pagamento poderá ser autorizado. Para definir o(s) Ordenador(es) de Despesa OBTV, o usuário com perfil de Cadastrador de Usuário de Ente Entidade deverá ir no menu Execução, na opção Ordenador Despesa OBTV, e seguir os seguintes passos: 1. Na tela para a consulta do convênio, informar o número do convênio no campo específico e clicar no botão Consultar. 2. O sistema exibirá a tela Definir Ordenador Despesa OBTV e os botões: Inserir, Ver Candidatos e Histórico (Figura 4). a. Para visualizar a relação dos candidatos a Ordenador de Despesa OBTV, informados na instituição financeira, o usuário deverá clicar no botão Ver Candidatos. b. Para selecionar um candidato a Ordenador de Despesa OBTV do convênio, o usuário deverá clicar no botão Inserir e, em seguida, clicar em Selecionar do lado direito do candidato escolhido (Figura 5). 34

37 Figura 4 Figura 5 O sistema exibirá a mensagem Perfil Ordenador de Despesa da OBTV atribuído ao usuário com sucesso e o botão Remover, caso seja necessário retornar o usuário para a relação de candidatos a Ordenador de Despesa OBTV. A escolha do(s) Ordenador(es) de Despesa é independente para cada convênio e a critério do convenente. Portanto, convênios diferentes poderão ter ordenadores diferentes. Ressaltamos que sem o Ordenador de Despesa, com o devido perfil no Siconv, a execução ficará impossibilitada Cadastrar Credor da Transferência Voluntária Perfil Operador Financeiro do Convenente A opção Cadastrar Credor da Transferência Voluntária deverá ser utilizada antes da inclusão do documento de liquidação e do pagamento com OBTV. Essa opção permite ao convenente cadastrar o fornecedor/credor e seu domicílio bancário (banco, agência e conta bancária) no Siafi. Para que o cadastro seja efetivado no sistema, o usuário com perfil de Operador Financeiro do Convenente deverá incluir os dados e solicitar a aprovação ao usuário com o perfil de Ordenador de Despesa OBTV. 35

38 A fim de maiores detalhes acerca do processo de cadastramento de credor de transferência voluntária, recomendamos a leitura do manual Convênio, Contrato de Repasse e Termo de Parceria operados por OBTV (Ordem Bancária de Transferências Voluntárias) Perfil Convenente, de 5 de dezembro de 2013, páginas 7 a 28 (este manual se encontra disponibilizado no sítio eletrônico do Portal dos Convênios, no endereço Convenio_Contrato_de_Repasse_Termo_de_parceria_operados_por_OBTV_ pdf) Pagamento com OBTV O pagamento ao fornecedor será realizado por meio de uma ordem bancária gerada pelo Siconv e enviada ao Siafi. Este repassará para as instituições bancárias que efetivarão o pagamento mediante crédito em conta corrente ou saque em espécie no caixa, conforme orientação descrita na legislação vigente. Essa OBTV é feita, portanto, diretamente no Siconv, e não apenas registrado nele (como era feito antes dessa ordem bancária). Para o pagamento com OBTV, a ordem dos passos para o convenente é a seguinte: 1. inserção dos documentos referentes aos processos de compra; 2. cadastramento do credor de transferência voluntária; 3. inserção do documento de liquidação (mais informações na página 54); 4. preparação do pagamento (inclusão da movimentação financeira pelo Operador Financeiro); 5. autorização financeira (feita pelo Gestor Financeiro e pelo Ordenador de Despesa) e envio ao Siafi. Este enviará o pagamento à instituição bancária para crédito do valor na conta corrente do fornecedor. O resgate da aplicação, referente ao valor da OBTV (valor do pagamento), será realizado de forma automática pela instituição bancária para a conta do fornecedor. O Sistema Siconv possibilita a operacionalização de seis tipos de pagamento por OBTV: OBTV Pagamento a Fornecedor Transferência Bancária Pagamento no Caixa (até R$ 800,00) OBTV Devolução de Recursos para Conta Tesouro Única OBTV para o Convenente OBTV Aplicação em Poupança OBTV Câmbio OBTV Tributos 36