ATOS DA 1ª SECRETARIA DO SENADO FEDERAL

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1 Nº: 4420 Sexta-feira, 19 de março de 2010 ATOS DA 1ª SECRETARIA DO SENADO FEDERAL REGULAMENTAÇÃO DO CORREIO ELETRÔNICO ATO DO 1 O SECRETÁRIO N O 6, de 2010 Dispõe sobre o uso e administração do sistema de correio eletrônico do senado federal. O PRIMEIRO-SECRETÁRIO DO SENADO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais e regulamentares, considerando a necessidade de modernizar e disciplinar o uso e a administração do sistema de correio eletrônico do Senado Federal, e tendo em vista o que consta do Processo nº PD000428/08-6, RESOLVE: Capítulo I - Disposições Preliminares Art. 1º - O correio eletrônico, serviço provido pela Secretaria Especial de Informática do Senado Federal - PRODASEN, possui como finalidade permitir a troca de informações relacionadas às atividades desta Casa Legislativa e de seu Órgão Supervisionado, sendo seu uso e administração regulamentados pelo presente Ato. Art. 2º - Para os fins deste Ato, considera-se: I - Endereço de correio eletrônico: identificação digital no formato suportado pelo protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). II - e- mail: conjunto de informações em formato digital, encapsuladas em um invólucro virtual, onde consta, no mínimo, o endereço de correio eletrônico do destinatário. III - Caixa postal: repositório de dados, associado a um endereço de correio eletrônico, de capacidade definida e destinada a armazenar, prioritariamente, e- mails. IV - Serviço de Correio Eletrônico: compreende o conjunto de recursos computacionais que permitem o envio e recebimento de e- mails, bem como seu armazenamento em caixas postais. V - Armazenamento Local: são repositórios de dados, sob gestão direta do usuário, como Arquivos de Pastas Particulares, nos quais podem ser armazenados itens de correio eletrônico. Art. 3º - Compete à Secretaria Especial de Informática - PRODASEN a disponibilização da infraestrutura computacional para a implementação do serviço de correio eletrônico. Art. 4º - Compete à equipe de Administradores do Correio Eletrônico a manutenção do sistema e a gerência das caixas postais, também designadas caixas de correio. Único - Compete ao Diretor da Secretaria Especial de Informática - PRODASEN a designação da equipe de Administradores do Correio Eletrônico de que trata o presente

2 artigo. Capítulo II - Da Caixa de Correio Individual. Art. 5 - As caixas postais são consideradas de uso individual e designadas como caixas de correio individuais quando estiverem associadas através de um endereço de correio eletrônico a uma única pessoa. 1º - Qualquer servidor do Senado Federal ou de Órgão Supervisionado poderá utilizar- se de uma caixa de correio individual, desde que a chefia imediata, em conformidade com a política de sua área de trabalho, assim requeira. 2º - São considerados usuários especiais, para os fins deste Ato, e poderão, se necessário para o desempenho das tarefas que lhe são atribuídas, utilizar o sistema de correio eletrônico, limitado ao envio e recebimento de mensagens ao ambiente da rede local: I - Integrantes de Assessorias Parlamentares, não pertencentes à estrutura do Senado Federal; II - Pessoas vinculadas a empresas prestadoras de serviços no Senado Federal ou em Órgão Supervisionado; III - Estagiários. 3º - A solicitação para criação das caixas de correio individuais será realizada pelo responsável do setor no qual o interessado desempenha suas atividades, encaminhada ao respectivo setor de atendimento do PRODASEN. 4º - O envio e recebimento de mensagens externas ao ambiente da rede local do Senado Federal somente será facultado aos usuários especiais em caso de solicitação de servidor, expressa e justificada, ao Diretor do PRODASEN para sua deliberação. Nesta hipótese, o servidor requisitante será solidariamente responsável pelo uso que for feito da caixa postal individual criada. Art. 6º - Compete à Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, através de Norma Técnica, o estabelecimento de limites operacionais ao sistema de correio eletrônico de modo a garantir seu pleno funcionamento, de forma contínua e ininterrupta. 1º - Compreendem tais limites os seguintes aspectos: I - Espaço físico destinado às caixas postais; II - Tamanho máximo de mensagens internas e externas; III - Número máximo de destinatários para cada mensagem a ser enviada. 2º - Ao limite relacionado com o espaço físico de armazenamento destinado às caixas postais, será adotada a seguinte política: I - Inicialmente, será enviada, de forma automática, mensagem de alerta ao proprietário da caixa postal, indicando que o limite foi atingido; II - Caso não haja providências e o espaço da caixa postal continue a crescer, o envio de mensagens será restringido a partir do endereço de correio eletrônico do proprietário; III - Ao atingir valores críticos de capacidade, será bloqueado o envio e recebimento de mensagens para a caixa postal. Art. 7º - As caixas de correio individuais poderão ser acessadas por seus titulares de forma remota, a partir de equipamentos externos à rede local do Senado Federal, nos termos definidos pela Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, por meio de Norma Técnica. 2/6

3 Art. 8º - A caixa postal será considerada inativa caso ocorra uma das seguintes hipóteses: I - Transcurso de seis meses sem qualquer acesso; II - Cessação do vínculo com o Senado Federal ou seu Órgão Supervisionado; III - Aposentadoria de servidor; IV - Usuário especial desligado de função na Casa; V - Servidor requisitado por outros órgãos. Art. 9º - Na hipótese prevista pelo inciso III do art. 8º, as mensagens recebidas pelo sistema de correio eletrônico do Senado Federal serão encaminhadas ao endereço de correio eletrônico informado pelo interessado pelo período máximo de até 06 (seis) meses. Art Permanecendo a caixa postal inativa por 03 (três) meses, será excluída do sistema de correio eletrônico, bem como seu conteúdo. Art É facultado ao usuário o serviço de armazenamento local de dados, tal como "Pastas Particulares", sendo, neste caso, a manutenção dos arquivos sob a responsabilidade do interessado. Parágrafo Único - Considerando as limitações destes recursos em relação a seus aspectos de integridade e segurança, inerentes à tecnologia atualmente existente, as Pastas Particulares não são recomendadas para o armazenamento de informações consideradas críticas ou de alta relevância. Capítulo III - Da Caixa de Correio Institucional Art A caixa postal será considerada como caixa de correio institucional nos seguintes casos: I - Quando estiver associada por meio de um endereço de correio eletrônico a uma unidade organizacional do Senado Federal. Esta associação será feita, preferencialmente, adotando- se a sigla da unidade para a composição do endereço de correio eletrônico. II - Quando estiver associada diretamente a um Senador. III - Quando, não se caracterizando a hipótese prevista no art. 5º e nenhuma das hipóteses estabelecidas nos incisos anteriores, estiver associada a mais de uma pessoa. IV - Quando estiver vinculada a aplicações computacionais específicas ou ao próprio sistema de correio eletrônico. 1º - No caso estabelecido pelo inciso III, a criação da caixa institucional será solicitada pelo servidor responsável pela principal unidade organizacional interessada ou pelo presidente do grupo de trabalho ou comissão, quando for o caso. 2º - A criação da caixa institucional prevista pelo inciso II será providenciada pela Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, no momento da posse do parlamentar. 3º - O responsável pela caixa institucional poderá indicar outras pessoas como seus usuários. Art Aplicam- se às caixas institucionais as disposições estabelecidas pelo art. 6º e seus parágrafos, adequando- se os valores. Parágrafo Único - As caixas institucionais previstas pelo inciso IV do art. 12 terão seus limites estabelecidos caso a caso. Art As caixas de correio institucionais poderão ser acessadas remotamente pelos usuários autorizados, ou seja, a partir de equipamentos externos à rede local do Senado Federal, nos termos definidos pela Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, 3/6

4 por meio de Norma Técnica. Art Nas hipóteses previstas pelos incisos I e III do art. 12, caso ocorra extinção da unidade organizacional a qual a caixa institucional estiver relacionada, caberá à instância hierarquicamente superior decidir sobre as ações a serem tomadas sobre a caixa de correio e seu conteúdo. Art A caixa postal institucional será considerada inativa caso ocorra o transcurso de 06 (seis) meses sem qualquer acesso. 1º - Aplica-se à caixa postal institucional inativa o estabelecido pelo art º - No período de 90 (noventa) dias iniciais da primeira e da terceira sessões legislativas ordinárias de cada legislatura, a equipe de Administradores do correio eletrônico providenciará a exclusão das caixas institucionais previstas pelo inciso III do art. 12 que não estejam mais em uso. Art As caixas de correio institucionais previstas no inciso II do art. 12 serão designadas como caixas postais parlamentares. 1º - Imediatamente após o término dos mandatos, Senadores ou Senadoras poderão solicitar à Secretaria Especial de Informática - PRODASEN a desativação de sua caixa postal, com a exclusão de todos os arquivos e repositórios de dados relacionados. 2º - Sem a autorização expressa para as ações indicadas no parágrafo primeiro, a caixa postal parlamentar será mantida ativa por um período de até 90 (noventa) dias, a contar do final do mandato, designado como período de transição. 3º - Durante o período de transição indicado no parágrafo segundo, o exparlamentar poderá solicitar: I - Geração de cópia em meio magnético ou óptico de todas as mensagens até então armazenadas. II - Ativação do serviço de resposta automática para as mensagens encaminhadas à caixa postal, informando- se o conteúdo desejado. III - Reenvio automático (forward) das mensagens recebidas, para endereço postal eletrônico indicado através da solicitação. 4º - Após o período de transição, sem a indicação em sentido contrário, será realizada cópia de todo o conteúdo da caixa postal parlamentar à disposição do exparlamentar pelo prazo de 10 (dez) anos. Capítulo IV - Dos Grupos Globais Art Com a necessária justificativa, poderá ser criado grupo de distribuição de mensagens, visível a todos os usuários do sistema e será designado como grupo global. Art O servidor que solicitar sua criação será responsável por sua gestão, devendo incluir e, quando necessário, excluir, os endereços dos integrantes da lista. Art O envio de mensagens para grupos será restrito aos usuários, previamente, autorizados por seu responsável. Art No período de 90 (noventa) dias iniciais da primeira e da terceira sessões legislativas ordinárias de cada legislatura, a equipe de Administradores do correio eletrônico providenciará a exclusão dos grupos globais que não estejam mais em uso. Capítulo V - Das Pastas Públicas Art As Pastas Públicas são serviços disponibilizados pelo sistema de correio eletrônico com a finalidade de coletar, organizar e compartilhar informações. Art A criação da Pasta Pública será realizada pelos Administradores do Serviço 4/6

5 de Correio Eletrônico mediante solicitação fundamentada de servidor interessado, que será responsável por sua gerência. Parágrafo Único - São atividades de gerência de Pasta Pública: I - A definição inicial quanto ao acesso, mediante indicação de quais pessoas poderão ler e quais poderão incluir e excluir informações nestes locais; II - A atualização e qualquer modificação dos direitos indicados no inciso anterior; III - A definição quanto ao prazo de permanência das informações na Pasta Pública, após o qual serão elas eliminadas automaticamente. Capítulo VI - Das Aplicações Art O software utilizado como cliente do sistema de correio será apenas aquele indicado pela Secretaria Especial de Informática - PRODASEN. Art Qualquer aplicativo ou sistema, que utilize o serviço de correio eletrônico, somente poderá ser disponibilizado no ambiente da rede local do Senado Federal após homologação da equipe de Administradores do Correio Eletrônico da Secretaria Especial de Informática - PRODASEN. Art Para assegurar a continuidade da prestação dos serviços da rede local, a Secretaria Especial de Informática - PRODASEN deverá realizar o registro de informações estatísticas sobre o tráfego de dados gerado pelas aplicações, de forma a possibilitar ações preventivas quanto a eventuais colapsos. Capítulo VII - Da Administração do Sistema Art A Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, por meio da equipe de Administradores do Correio Eletrônico, no desempenho de suas atribuições indicadas pelos artigos 3º e 4º do presente Ato, observarão o sigilo das comunicações, abstendo- se de qualquer ação que implique na violação de mensagem com o objetivo de conhecer ou divulgar seu conteúdo. Art Em manutenções necessárias à solução de problemas técnicos que afetem o funcionamento normal do sistema, as caixas postais envolvidas poderão ser acessadas, vedada a divulgação de seus conteúdos. Parágrafo Único - A divulgação do conteúdo de mensagem que tenha sido acessada em função de manutenção técnica ou restauração de cópias de segurança será considerada violação de sigilo funcional. Art A Secretaria Especial de Informática - PRODASEN realizará o armazenamento de mensagens trafegadas e outros dados do sistema de correio eletrônico, com os seguintes objetivos: I - Para fins de integridade do sistema, por meio de cópias de segurança ("backup"); II - Para recuperação de conteúdos de mensagens individuais. Parágrafo Único - Compete ao Diretor da Secretaria Especial de Informática - PRODASEN fixar, por meio de norma técnica, os prazos mínimos e demais parâmetros técnicos necessários às finalidades estabelecidas nos incisos do presente artigo. Art Os procedimentos técnicos que visem a apurar fatos envolvendo o sistema de correio eletrônico somente poderão ser realizados pela Secretaria Especial de Informática - PRODASEN quando solicitados formalmente pela Polícia do Senado Federal ou em casos de cumprimento de ordem judicial. Art A Secretaria Especial de Informática - PRODASEN, poderá implantar mecanismos de filtros de mensagens, com o objetivo de preservar a integridade do ambiente de rede do Senado Federal ou de seu sistema de correio eletrônico. 5/6

6 ambiente de rede do Senado Federal ou de seu sistema de correio eletrônico. Capítulo VIII - Das Disposições Finais Art Para os fins deste Ato, são consideradas condutas de uso inadequado do sistema de correio eletrônico: I - Acessar caixas postais de outros usuários, sem autorização prévia; II - Incomodar qualquer usuário seja por meio da quantidade ("mail bombing"), freqüência, tamanho ou linguagem das mensagens; III - Insistir no envio de mensagens a qualquer pessoa que não a deseje receber; IV - Enviar mensagens que tenham como objetivo a promoção de produtos e serviços de caráter não institucional; V - Reenviar ou propagar mensagens em "correntes" ou "pirâmides"; VI - Fraudar quaisquer das informações do cabeçalho do remetente. Art O descumprimento das disposições deste Ato ou o uso inadequado do sistema, nos termos do art. 32, sujeitará ao usuário a suspensão imediata do uso do correio eletrônico, como medida preventiva que vise a assegurar a integridade do sistema. 1º - O restabelecimento do serviço somente ocorrerá mediante solicitação justificada da autoridade a qual esteja subordinado o servidor ou usuário especial, dirigida à respectiva área de atendimento da Secretaria Especial de Informática - PRODASEN. 2º - Na hipótese de reincidência ou considerando- se a gravidade do fato, poderá ser caracterizada infração funcional, a ser apurada em processo administrativo disciplinar, sujeitando o infrator às penalidades previstas no art. 127 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, sem prejuízo da responsabilidade penal e civil. Art Os casos não previstos nesta norma serão analisados pela equipe de Administradores do Correio e apreciados para deliberação pelo Primeiro- Secretário do Senado Federal, ou pela autoridade a que esta atribuição seja delegada. Art Este Ato entra em vigor na data de sua publicação. Art Fica revogado o Ato do Primeiro Secretário nº 26, de Senado Federal, 25 de fevereiro de Senador Heráclito Fortes, Primeiro- Secretário. Observações: - Publicação extraída do Boletim original nº: 4420 de 19/03/2010 6/6