MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA

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1 MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO COORDENAÇÃO-GERAL DE AUDITORIA PROCESSO : 04/2013 UNIDADE JURISDICIONADA : Escritório Financeiro em Nova York UNIDADE GESTORA : OBJETIVO DA AUDITORIA : Tomada de Contas Anual EXERCÍCIO : 2012 Relatório de Auditoria de Gestão nº. 04/2013 I - INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET/02, de 3 de janeiro de 2013, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2012, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência. 2. Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal e contemplaram as seguintes áreas: a) Gestão orçamentária, financeira, patrimonial e operacional. b) Gestão de Recursos Humanos. c) Adiantamentos a Unidades e Entidades: i) Concessão de Adiantamentos. 1

2 ii) Prestação de contas dos recursos repassados aos Postos. d) Contratos Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior (PCAMSE). e) Convênios. 3. Considerando o volume de recursos geridos e a relevância dos controles administrativos, os trabalhos da Auditoria concentraram-se na análise de consistência de dados de sistema informatizado e de adequação de mecanismos para controle do processamento e pagamento da folha no exterior, cadastro dos titulares, dependentes e pensionistas beneficiários do Programa Complementar de Assistência Médica no Exterior PCAMSE. 4. No que tange aos riscos potenciais de danos ao Erário, a Auditoria procedeu ao exame dos adiantamentos concedidos aos Postos em mora no dever de prestação de contas, seja por falta de apresentação de processo de prestação de contas, seja por ausência de medidas tempestivas para corrigir falhas com vistas à conclusão desse processo por parte do Escritório Financeiro. 5. Com relação à folha de pagamento, a Auditoria utilizou o extrator de dados para confrontar dados funcionais e financeiros entre os registros do Sistema Integrado de Administração de Pessoal (SIAPE) e os do APEX, com o objetivo de avaliar riscos de inconsistência de informações do cadastro funcional entre os sistemas. 6. Com relação à Unidade Escritório Financeiro em Nova York (Posto), a amostragem foi feita com base em informações sobre atos de gestão orçamentária e financeira extraídas do Sistema Integrado de Administração Financeira (SIAFI). Considerando a natureza das atividades do Escritório Financeiro como Posto, foram selecionados processos administrativos de licitação e de pagamento relacionados às despesas de maior materialidade, como locação de imóveis, contrato de seguro de assistência à saúde dos contratados locais, concessão e prestação de 2

3 contas de suprimentos de fundos, entre outros. Ademais, foram verificados os controles de bens móveis e de almoxarifado. 7. Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. II TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 8. As despesas realizadas pela Unidade Executora ( ), no exercício de 2012, totalizaram US$ ,09 (seiscentos e doze milhões, duzentos e onze mil, nove dólares e nove cêntimos), equivalentes a R$ ,16 (um bilhão, duzentos e cinqüenta e um milhões, cinqüenta e três mil, cento e noventa e sete reais e dezesseis centavos), que correspondem a 47,78% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no Exterior. 9. Do total das despesas realizadas (US$ ,09), US$ ,94 correspondem a despesas com pessoal e encargos sociais do pessoal do Quadro Permanente, que representam 53% dos recursos utilizados no exterior, ou 12,30% das despesas realizadas pelo Ministério das Relações Exteriores no Brasil e Exterior no exercício sob análise, conforme demonstra o quadro a seguir: Tipo de Despesa Valores - US$ Valores - US$ % Despesas Correntes ,18 95 Pessoal e Encargos Sociais ,94 Outras Despesas Correntes ,24 53 Despesas de Capital ,91 Investimentos , Total , ,09 100% 5 3

4 10. Com relação à Unidade Escritório Financeiro em Nova York (Posto), as despesas no exercício de 2011 totalizaram US$ ,87 (cinco milhões, quatrocentos e trinta e seis mil, novecentos e oitenta e seis reais e oitenta e sete cêntimos), equivalentes a R$ ,73 (onze milhões, cento e dez mil, quatrocentos e oitenta e dois reais e setenta e três centavos), que correspondem a 0,42% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no Exterior. III - RESULTADO DOS EXAMES 11. Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo, e em cumprimento ao disposto no Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 124/2012, apresentamos as seguintes observações: 1 Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças 12. A Unidade elaborou as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de As peças contemplaram os formatos nos termos da IN/TCU nº 63/2010 e do Anexo II da Decisão Normativa TCU nº 119, de 18 de janeiro de Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas físicas e financeiras planejados ou pactuados para o exercício, identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão 13. A Unidade realizou esforços para cumprir as atribuições previstas no artigo 6º. da Portaria Ministerial de 15 de setembro de Os resultados alcançados pelo Escritório Financeiro foram, em geral, satisfatórios. 14. Pela Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, que revogou a Portaria de 15 de setembro de 2010, foram conferidas ao Escritório Financeiro e à 4

5 Coordenação de Orçamento e Finanças novas tarefas com vistas aprimorar controles administrativos internos e proporcionar maior eficácia e agilidade dos atos administrativos relativos ao controle dos recursos repassados aos Postos na forma de adiantamento, bem como na apuração de responsabilidades nas prestações de contas não aprovadas por irregularidades insanáveis, ou por ausência ou insuficiência de comprovação. 3. Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para aferir o desempenho da sua gestão: 15. A exemplo dos exercícios anteriores, a Unidade deixou de elencar os indicadores ou os parâmetros usados para avaliar o desempenho da gestão, quanto à utilidade e a mensurabilidade. Portanto, a Auditoria não pôde se manifestar sobre sua qualidade e confiabilidade. 4. Avaliação dos resultados dos indicadores dos programas temáticas relacionados no PPA que sejam de responsabilidade da unidade jurisdicionada, assim como dos indicadores de ações relacionadas na LOA cuja responsabilidade pela execução seja da unidade jurisdicionada avaliada. 16. De conformidade com a Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, cabe ao EFNY transferir e aprovar os recursos repassados aos Postos na forma de adiantamentos, mediante autorizações de despesa das Unidades Gestoras Coordenadoras no Brasil UGCs. As UGCs são responsáveis pela programação orçamentária e pela coordenação de uma ou mais ações do Ministério das Relações Exteriores no exterior. Portanto, o Escritório Financeiro não é responsável pelos programas temáticos relacionados no PPA e à LOA. 5 - Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos instituídos pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da UJ: 17. O Escritório Financeiro controla adequadamente a folha de pagamento processada no Exterior. 5

6 18. A Unidade tem importado, periodicamente, os dados cadastrais pessoais e funcionais dos servidores mediante o Extrator de Dados do SIAPE. Tal tarefa tem permitido a inclusão e exclusão de pensionistas e dependentes, bem como a verificação da situação funcional dos servidores, permitindo à Unidade homologar a folha de pagamento com maior exatidão. 19. Eventuais pagamentos realizados a maior tem sido descontados das folhas de pagamento dos servidores, em conformidade com o art 46 da Lei n 8.112/ A Unidade passou a ter, no exercício, maior autonomia para inclusões e exclusões de dependentes e segurados, uma vez que passou a não mais depender de instruções expressas da SERE mediante despacho telegráfico da Divisão do Pessoal. 21. A fim de evitar a duplicidade de providências telegráficas e de publicações em Boletim de Serviço, o EFNY passou a tomar tais providências de ofício, mediante o simples acompanhamento das publicações em Boletim de Serviço e em coordenação com a Folha de Pagamentos no Exterior (DPAG), com base nos princípios da suficiência e da economicidade. 22. O cadastro dos segurados tem sido aprimorado, o que tem possibilitado o pagamento do seguro saúde com maior precisão. Pagamentos de prêmios realizados a maior, quando eventualmente ocorrem, têm sido comunicados à Allianz Worldwide Care Limited para que sejam descontados em próximo faturamento. 23. A Unidade tem descontado da remuneração dos servidores removidos para o exterior as dívidas contraídas no Brasil, que têm sido incluídas nas fichas cadastrais-financeiras, em conformidade com recomendação do Controle Interno. Os valores de eventuais parcelamentos têm sido realizados e acompanhados. 6. Avaliação da gestão de pessoas 6

7 a) adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições; 24. No exterior, as lotações e quantitativos de pessoal do quadro de pessoal do Itamaraty são aprovados, anualmente, mediante Portaria do Ministério das Relações Exteriores, segundo classificação das missões diplomáticas, nos grupos A, B, C e D. 25. A Portaria nº 162 de 9 de março de 2012 fixou a seguinte lotação máxima das missões no exterior: Categorias Missão Oficiais de Assistentes de Diplomatas Chancelaria Chancelaria Apoio Embaixadas, Representações e Escritórios Consulados e Vice-Consulados Total Em 31/12/2012 o quadro de pessoal no Exterior era: Categorias Quantidade Diplomatas 847 Oficial de Chancelaria 435 Assistente de Chancelaria 349 Outras Categorias 310 Total Existiam 16 servidores do quadro do Itamaraty em exercício na Unidade Gestora n Escritório Financeiro em Nova York, sendo: Catregoria Quantidade Diplomatas 4 Oficial de Chancelaria 9 Assistente de Chancelaria 2 Total 16 7

8 28. A Auditoria entende que, em 31/12/2012, existiam, no exterior, Postos sub-lotados em comparação ao quantitativo previsto pela Portaria nº 162 de 9 de março de Os Postos no Exterior, quando da contratação de Auxiliares Locais, observam o Decreto nº 1570/95, a Portaria Ministerial nº 12/1995 e o Guia de Administração dos Postos, entre outros normativos vigentes. O processo seletivo e as contratações somente são realizados após autorização da Secretaria de Estado. 30. Existiam, em 31/12/2012, na Unidade Gestora Escritório Financeiro em Nova York, 26 Auxiliares Administrativos e 8 Auxiliares de Apoio, contratados localmente. b) observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões; 31. Os atos relativos à admissão, retribuição básica, cessão, requisição, concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior DSE (UG ), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da Portaria Ministerial nº 212/2008. c) consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas; 32. A Auditoria analisou a conformidade dos pagamentos de pessoal no exterior e apurou, por amostragem, que tem diminuído a ocorrência de pagamento concomitante no Brasil e no Exterior. Apurou-se que a Unidade, em conjunto com a 8

9 Secretaria de Estado, tem identificado os eventuais pagamentos indevidos e solicitado o ressarcimento aos servidores, nos termos do art. 46 da Lei n 8.112/90. d) tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios. 33. O Escritório Financeiro em Nova York possui Sistema desenvolvido na própria Unidade capaz de processar e homologar satisfatoriamente a folha de pagamento dos servidores do MRE em exercício no exterior. 7. Avaliação da gestão das transferências feitas mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres: 34. No exercício de 2012 foram firmados quatro convênios com instituições culturais, perfazendo o montante de US$ ,62. Com relação aos referidos convênios inexiste pendência de prestação de contas. A cooperação entre o Ministério das Relações Exteriores e as instituições culturais, mediante subvenção social, destinase a cobrir despesas relativas à execução de atividades de caráter educacional e cultural de interesse recíproco, no âmbito das atividades estatutárias das mencionadas entidades. 35. Apenas a título de informação e comparação, para demonstrar a linha de ação adotada pela área cultural no sentido de gradualmente eliminar os convênios firmados com Institutos Culturais, foram firmados, no exercício de 2008, conforme consta no processo encaminhado à Corte de Contas, onze convênios, no montante de US$ ,85. No exercício de 2012, foram firmados apenas quatro convênios, no montante de US$ , Nas informações relativas a convênios constantes do Relatório de Gestão, o Escritório registrou pendências de prestação de contas anteriores ao exercício de 2010, no montante de US$ ,33. Desse montante, US$ ,47 eram relativos a pendência do convênio firmado com a FUNDAÇÃO CENTRO DE 9

10 ESTUDOS SÃO JOSÉ, que, após apresentação da prestação de contas, análise e aprovação, teve a baixa efetuada. O restante se refere a pendência do convênio firmado com o IBRIT, parte do qual, conforme detalhamento a seguir, foi inscrito como Inadimplente no SIAFI, devido à ausência de prestação de contas da contrapartida. IBRIT 37. Verificou-se que prestação de contas da penúltima e da última parcela de recursos, liberadas no final do exercício de 2011, nos valores de US$47.431,87 e US$ ,99, respectivamente, não foram aprovadas pelo Consulado-Geral em Milão, que em 3 de agosto de 2012, pelo Telegrama nº 539, comunicou a impossibilidade de aprovação: lamento informar, contudo, que não posso aprovar as prestações de contas relativas à contrapartida desses dois trimestres, pois os documentos referente à contrapartida apresentados indicam que o IBRIT não conseguiu cumprir seus compromissos financeiros, estipulados no Plano de Trabalho e no Cronograma de Desembolso. 38. Com base nesse telegrama, em 15 de setembro de 2012, foi efetuado o registro da convenente como inadimplente. No entanto, o Escritório não deu prosseguimento às demais medidas previstas no parágrafo do Guia de Administração dos Postos GAP, que estabelece: (...) Posteriormente o EFNY encaminhará o respectivo processo à Secretaria de Controle Interno, que requererá do Departamento Cultural na Secretaria de Estado a instauração de Tomada de Contas Especial; e adotará outra medidas de sua competência, sob pena de responsabilidade. Manifestação do Gestor 39. Atendendo à recomendação constante do item 4 do relatório e tendo em vista o que determina o parágrafo do Guia de Administração dos Postos, o Escritório 10

11 estará encaminhando pela próxima mala diplomática o processo relativo ao registro da inadimplência do IBRIT no SIAFI para a Secretaria de Estado. Comentário da Auditoria 40. O mencionado processo foi recebido nesta CISET e encaminhado, conforme estabelece o Guia de Administração dos Postos, ao Departamento Cultural para a instauração de Tomada de Contas Especial. Os dados no SIAFI se referem aos registros da inadimplência, efetuada pelo Posto, referente ao valor de contrapartida não integralizada pelo IBRIT (parte da 9ª e 10ª parcelas), nos montantes de US$ ,89 e US$ ,35, respectivamente. 8. Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito à: a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação; 41. Observadas as peculiaridades locais e os princípios básicos da Lei nº 8.666/93, conforme dispõe o artigo 123 deste estatuto de licitações e contratos, o processo de compra de materiais e a contratação de serviços pelos Postos são realizados com base no Guia de Administração dos Postos de 2011 (GAP-2011), que estabelece normas sobre os processos licitatórios aplicáveis, a saber: dispensa e inexigibilidade de licitação, carta-convite, tomada de preços, concorrência e contratos. Licitações 42. As seguintes licitações realizadas diretamente pelo Escritório Financeiro em Nova York foram objeto de verificação pela equipe de Auditoria, e não foram encontradas irregularidades. A impropriedade principal foi a falta de designação formal do fiscal para o contrato, em inobservância ao artigo 67 da Lei nº 8.666/93, que determina que a execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um 11

12 representante da Administração especialmente designado. A Unidade se comprometeu a designar formalmente o fiscal do contrato, nos termos da Lei n 8.666/93. Objeto Contratado Modalidade Fund. Legal Valor Vigência (US$) Contratação do leasing dos Enterprise Fleet Concorrência Art. 123 da Lei nº ,88 25/04/12 veículos oficiais nos Estados Unidos. Management, Inc /1993 a 24/04/13 Contratação de empresa de seguro Willis of New Jersey Tomada de Preço Art. 123 da Lei nº 8.666/ ,00 26/05/12 a 25/05/ Foram, ainda, objeto de análise os seguintes processos licitatórios, sem que tivessem sido detectadas irregularidades. Empresas Contratadada Allianz Worldwide Care Limited CDW Government CDW Government CDW Government Objeto Termo-Aditivo prestação do serviço de assistência médica e odontológica, seguro de vida e de morte por acidente e mutilação no âmbito do Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior. Aquisição de computadores, impressoras e software Aquisição de software (Arquivamento eletrônico) Aquisição de software (Arquivamento eletrônico) Aquisição de software (Arquivamento eletrônico) Modalidade das Licitações Valor US Concorrência ,51 Carta-Convite 29, Dispensa de licitação 1, Dispensa de licitação 2, Dispensa de licitação 1, TOTAL ,51 Contratos Empresa ALLIANZ WORLDWIDE CARE LIMITED Objeto: prestação do serviço de assistência médica e odontológica, seguro de vida e de morte por acidente e mutilação no âmbito do Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior. Valor anual : ,51 12

13 44. No exercício de 2012, foi paga à Allianz Worldwide Care Limited a importância de US$ ,51, que representou 6,43% das despesas realizadas pela Unidade ou 1,5% das despesas realizadas pelo Ministério das Relações Exteriores no Brasil e Exterior no exercício sob análise. 45. Em 17 de fevereiro de 2012, o Escritório Financeiro em Nova York firmou termo aditivo com a ALLIANZ WORLDWIDE CARE LIMITED a fim de prorrogar o período de vigência do contrato EFNY 02/2010, de natureza continuada, que tem como objeto a prestação do serviços de assistência médica e odontológica, seguro de vida e de morte por acidente e mutilação no âmbito do Programa Complementar de Assistência Médica do Serviço Exterior. 46. A Auditoria analisou, por amostragem, os reembolsos realizados pela Allianz Worldwide Ltda a servidores, bem como pagamentos de seguro de vida ocorridos no exercício de 2012 e não identificou inconsistências nos pagamentos efetuados aos segurados. b) utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações. 47. Por tratar-se de Unidade situada no exterior, os critérios de sustentabilidade ambiental observados, no momento das compras e/ou contratação de serviços, são aqueles definidos na legislação do país. 48. Conforme mencionado no Relatório de Gestão do exercício de 2012, o Escritório Financeiro tem adotado políticas para uso racional dos recursos, o que tem propiciado redução de custos, conforme detalhamento a seguir: a) Consumo de papel: dentre as medidas adotadas para o uso racional dos recursos, foi incentivada a impressão frente e verso e a reutilização do verso de folha impressa; reduziu-se o número de vias de documentos emitidos pela Unidade, tais como cartas para o Banco do Brasil e os contracheques impressos foram substituídos 13

14 pela versão eletrônica. Para o exercício de 2013, o EFNY pretende dar continuidade à iniciativa de emprego racional dos recursos, reduzindo, também, o número de vias de GROs (guias de Recolhimento ao Orçamento), de três para duas vias. Com as medidas adotadas, foi possível ao EFNY reduzir em 50% o número de caixas de papel consumidas em comparação aos dados do exercício de b) Água: as torneiras e vasos sanitários dos banheiros da Chancelaria são acionados automaticamente, evitando o desperdício pelo uso manual dos dispositivos. c) Energia Elétrica: é incentivado o hábito de se apagar as luzes da sala durante o horário de almoço e ao final do expediente. O edifício onde está situado a Chancelaria dispõe de dispositivo automático de desligamento das luzes dos corredores internos do andar após as 18 horas. Com as providências adotadas, apurou-se que os valores gastos pelo EFNY com energia elétrica em 2012 foram 36,52% inferiores aos gastos com energia elétrica ocorridos em c) qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações. 49. A Auditoria verificou que há falhas formais quanto aos procedimentos administrativos de dispensa de licitação para a compra de bilhetes aéreos para atender deslocamentos de auxiliares locais. A Unidade comprometeu-se a aprimorar controles e a corrigir as impropriedades apontadas pelo controle interno. 50. As questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário foram objeto de Relatório complementar de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no plano de monitoramento das recomendações feitas pelo Controle Interno. 9. Avaliação da gestão dos cartões de pagamento do governo federal. 51. A Unidade não utiliza cartão corporativo. 14

15 10. Avaliação de passivos assumidos pela UJ sem prévia previsão orçamentária de créditos ou de recursos, contemplando, no mínimo, análise das causas da assunção desses passivos; análise da capacidade de gerência dos responsáveis pela UJ sobre tais causas; os esforços dispendidos pela UJ para minimizar ou evitar a ocorrência de passivos nessas condições. 52. Conforme dados extraídos do SIAFI, não há registro nas contas contábeis de passivos inscritos por insuficiência de créditos ou recursos no decorrer do exercício sob exame. 11. Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a contratação e gestão de bens e serviços de TI 53. No âmbito do MRE, cabe ao Departamento de Comunicações e Documentação, Unidade Gestora , subordinado à Serviço Exterior, a gestão unificada de tecnologia da informação (TI). Subsecretaria-Geral do 54. Na execução de suas atividades, a Unidade utiliza o sistema SIAFI e redes internas do MRE, bem como os sistemas desenvolvidos pelo EFNY, entre os quais: a) APEX Sistema de folha de pagamento dos servidores lotados no exterior. b) EXOR Controle de recursos orçamentários e financeiros. c) EDEX Controle de recebimento de processos de Prestação de Contas; Controle de saldos de recursos em poder dos Postos. d) CMOB/LEDGER - Controle financeiro da movimentação bancária. 12. Avaliação individualizada e conclusiva sobre irregularidade constatada que tenha sido praticada por responsável arrolável conforme o art. 10 da Instrução Normativa TCU nº 63/2010 e o art. 5º desta decisão normativa, caracterizada 15

16 conforme Quadro 2 deste Anexo, contemplando a análise das justificativas apresentadas pelo responsável Prestações de Contas Exames 55. Com relação aos exames de processos de prestação de contas, a Auditoria faz as seguintes observações: a) Embaixada do Brasil em Lusaca 56. O sistema de controle do EFNY registra saldo devedor em RPPC/2010 no valor de US$ ,36, - Dotação SMP, no período de a A análise efetuada pela Unidade revelou que a pendência real é de apenas US$ 110,39. As demais pendências têm origem em erros na passagem de saldo do primeiro para o segundo semestre, tanto na moeda local quanto em dólar norte-americano, que se anulam. No entendimento do Controle Interno, o Escritório deveria providenciar baixa do valor que não registra impropriedade. Ao valor de US$ 110,39 deve ser acrescentado o valor de US$ 550,00, registrado no parágrafo seguinte e, cumprindo a Portaria de 9 de janeiro de 2013, inscrever o responsável pelo Posto, à época, em Diversos Responsáveis em Apuração. 57. Constam na prestação de contas da Dotação SMP/PJ, no segundo semestre de 2010 (comprovantes nºs 32 e 33), o valor de Kwacha 2.750,000,00 equivalentes a US$ 550,00, relativos a pagamento efetuado à empresa Saro Agro Industrial LTD pelo conserto realizado em gerador do Posto. No entanto, pelo Telegrama nº 427/2012, a atual Chefe do Posto pediu orientações à Secretaria de Estado (SERE), pois, passados dois anos, necessita novamente recuperar o gerador. A empresa, única no país com capacidade para efetuar o serviço, alega não ter recebido o pagamento pelo reparo anterior e se recusa a fazer novo serviço até que receba o valor devido. Ocorre que, como acima registrado, o valor do reparo anterior está inserido na prestação de contas efetuada ao EFNY. 16

17 58. Para solucionar o problema e em atendimento ao pedido da atual Chefe do Posto, a SERE enviou novos recursos ao Posto no valor de US$ 550,00, por meio da Dotação EAN, para que seja efetuado o pagamento reclamado pela empresa (Autorização nº 4609/2013, Telegrama nº 5744/2013). 59. Aparentemente, segundo informação enviada por à equipe de auditoria, não existe comprovante do pagamento efetuado à empresa em 2010 e, tampouco, existe conciliação bancária que poderia evidenciar o referido pagamento, apesar de ele estar registrado na Prestação de Contas. 60. Em resumo, existem dois pagamentos registrados para a mesma despesa, inexiste conciliação bancária e inexiste visto e atesto de pagamento na documentação. Tudo isso, no conjunto, demonstra fragilidade de controles, o que pode contribuir para que ocorram outras situações semelhantes. 61. No entendimento do Controle Interno, ademais das providências de inscrição por parte do EFNY, no SIAFI, dos responsáveis pelos registros indevidos, parecem ser cabíveis, à Administração, medidas que possibilitem certificar a correção dos demais pagamentos registrados em prestação de contas. Manifestação do Gestor 62. Atendendo à recomendação da CISET, o Escritório efetuou a baixa de US$ ,97 Dotação SMP, no período de 1/07/2010 a 31/12/2010, nas condições descritas no item Com relação à inscrição do responsável no SIAFI, o Escritório acredita ser aconselhável enviar primeiramente uma comunicação à Embaixada em Lusaca solicitando solução das pendências e dando ciência da necessidade de inscrição do responsável no SIAFI, conforme Portaria de janeiro de Caso aquela Embaixada comunique não dispor de informação sobre o assunto, o Escritório solicitará à SERE (COF) seja dado conhecimento do assunto ao responsável pelo Posto naquele período. 17

18 Somente após concluído o prazo que lhe será concedido para resposta sem nenhuma providência, o Escritório procederá à inscrição do nome do responsável como diversos responsáveis em apuração no SIAFI. O presente cuidado visa garantir ao responsável pelas despesas a devida notificação prévia, anteriormente à aplicação das medidas previstas na referida Portaria. Comentário da Auditoria 64. Verificou-se que o EFNY enviou comunicação ao Posto no dia 10 de julho de Nos registros do Posto a pendência não foi resolvida. No entanto, até o dia 22 de agosto de 2013, o EFNY não procedeu com o registro da inadimplência no SIAFI, na conta de Diversos Responsáveis em Apuração. Recomendação 65. Registrar no SIAFI, se ainda não o fez, a inadimplência da pendencia e encaminhar comunicação à Coordenação de Orçamento e Finanças (COF), para que sejam iniciados os pertinentes procedimentos apuratórios. b) Embaixada do Brasil em Dacca 66. Os controles do EFNY registram pendências de RPPC/ Dotação EMP, por falta de resposta ou resposta sob análise, no montante de US$ 34,655,61, ocasionadas por falta de número de Inventário. Considerando as novas regras de análise das prestações de contas, no entendimento do Controle Interno, não há impedimento para que o EFNY efetue a baixa da referida pendência. O mesmo se aplica ao valor de U$ , Dotação EMP, RPPC/2010, igualmente pendente por falta de número de Inventário. 67. Com relação ao valor de US$ 3.486,57 da dotação CLP, RPPC 2010, pendente por falta de borderô, cabe ao EFNY, em cumprimento à Portaria de 9 de 18

19 janeiro de 2013, inscrever o Chefe do Posto, à época, em Diversos Responsáveis em Apuração. Manifestação do Gestor 68. Atendendo à recomendação da Auditoria e conforme autorizado pelo desptel 9086, o Escritório procedeu à baixa da prestação de contas da dotação EMP, RPPC/2009, no valor de US$ , Com relação ao valor de US$ 3.486,57 da dotação CLP, RPPC 2010, o Escritório deverá proceder com o mesmo cuidado a ser utilizado no caso acima da Embaixada em Lusaca. Assim, primeiramente será enviada comunicação à Embaixada em Daca dando ciência da penalidade a ser aplicada no caso do não envio do borderô. Caso aquele Posto não localize o referido documento, o Escritório solicitará à SERE (COF) que seja dado conhecimento do assunto ao responsável pelo Posto à época. Somente após transcorrido o prazo que lhe seja concedido, caso não seja apontada solução, é que o Escritório procederá à inscrição do responsável como diversos responsáveis em apuração no SIAFI. Comentário da Auditoria 70. Verificou-se que o EFNY enviou comunicação ao Posto no dia 26 de julho de Nos registros do Posto a pendência não foi resolvida, no entanto, até o dia 22 de agosto de 2013, o EFNY não procedeu com o registro da inadimplência no SIAFI na conta de Diversos Responsáveis em Apuração. Recomendação 71. Registrar no SIAFI, se ainda não o fez, a inadimplência da pendência e encaminhar comunicação à COF para que sejam iniciados os pertinentes procedimentos apuratórios. 19

20 c) Vice Consulado em Guayaramirim, Vice Consulado em Lethem e Embaixada em Bamako 72. Com relação aos Postos acima, que apresentam pendências de ausência de envio de prestação de contas desde o exercício de 2009, caberia ao ENFY, em nosso entendimento, baixar das pendências, se for o caso, situações específicas, que foram objeto de resposta e/ou análise mais aprofundada e que alcançaram a condição de baixa. Com relação aos valores restantes, em virtude da diversidade de impropriedades, ausência de borderaux e resposta, o EFNY deve, em cumprimento à Portaria de 9 de janeiro de 2013, inscrever os respectivos Chefes dos Postos em Diversos Responsáveis em Apuração Manifestação do Gestor 73. Atendendo à recomendação da Auditoria, o Escritório procederá à baixa das pendências que tiverem respostas satisfatórias. Com relação às demais pendências, as providências obedecerão à mesma sequência apontada nos casos das Embaixadas em Lusaca e Daca. Cumpre esclarecer que as únicas prestações de contas pendentes de envio da Embaixada em Bamako referem-se às autorizações inscritas em REA/2012. Comentário da Auditoria 74. Verificou-se que o EFNY procedeu à inscrição em Diversos Responsáveis em Apuração relativa ao Vice-Consulado em Lethem. Com relação ao Vice-Consulado em Guayaramerin e a Embaixada em Bamako, o EFNY enviou comunicação aos Postos nos dias 17 de junho e 26 de julho, respectivamente. No entanto, nos registros da Unidade as pendências não foram resolvidas até o dia 22 de agosto de 2013, e o EFNY não procedeu ao registro da inadimplência no SIAFI na conta de Diversos Responsáveis em Apuração. 20

21 Recomendação 75. Registrar no SIAFI, se ainda não o fez, a inadimplência da pendência e encaminhar comunicação à COF para que sejam iniciados os pertinentes procedimentos apuratórios Recursos Pendentes de Prestação de Contas 76. A Auditoria verificou que os Postos relacionados no parágrafo 75 continuam a descumprir o prazo previsto nos parágrafos e do Guia de Administração dos Postos , para remessa das prestações de contas ao EFNY. 77. Em atenção às determinações constantes do Acórdão 574/2012, em 10 de janeiro de 2013 o MRE editou Portaria Ministerial com definição clara das atribuições e responsabilidades de diversos agentes envolvidos na execução da despesa do Ministério das Relações Exteriores no exterior, em especial quanto aos procedimentos administrativos necessários à apuração de responsabilidades pela omissão do dever de prestar dos adiantamentos concedidos aos Postos. De acordo com a Portaria Ministerial, competem ao Escritório Financeiro e à Coordenação de Orçamento e Finanças as seguintes responsabilidades: (Escritório Financeiro): "Artigo 6º - Compete à Unidade Gestora Executora em Nova York XI - inscrever no SIAFI, na condição de "diversos responsáveis em apuração", o nome do Chefe do Posto em mora no dever de prestar contas, notificando-o por intermédio de comunicação à Setorial Contábil do MRE (COF), dando conhecimento à Secretaria de Controle Interno, à Unidade Gestora Coordenadora que autorizou a despesa e à Corregedoria do Serviço Exterior; XII - declarar impugnadas as despesas ou prestação de contas não aprovadas por irregularidades insanáveis, ausência ou insuficiência de comprovação 21

22 e inscrever, no SIAFI, o nome do Chefe do Posto responsável em débito com o Tesouro Nacional, dando conhecimento à Setorial Contábil do MRE, à Secretaria de Controle Interno, à Unidade Gestora Coordenadora que autorizou a despesa e à Corregedoria do Serviço Exterior; (...) Art. 9 Compete à Setorial Contábil do MRE (COF): III - com base em apurações de atos e fatos inquinados de ilegais ou irregulares, efetuar os registros pertinentes e adotar as providências necessárias à responsabilização do agente, comunicando o fato à autoridade a quem o responsável esteja subordinado e ao órgão ou unidade do Sistema de Controle interno do MRE a que estejam jurisdicionados; VI - realizar tomada de contas dos ordenadores de despesa e demais responsáveis por bens e valores públicos e de todo aquele considerado em mora ou que der causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte dano ao erário. A Setorial Contábil na realização de tomada de contas procederá: a) ao registro contábil dos responsáveis pelo débito apurado; b) ao cálculo do débito; e c) à baixa contábil pelo recebimento ou cancelamento do débito. 78. Os quadros abaixo demonstram o montante em poder dos Postos, relativo aos exercícios de 2007 a 2012, pendentes de baixa em pela não apresentação do processo de prestação de contas, por outras impropriedades e por não responder, por mais de 30 dias, às diligências feitas pelo Escritório Financeiro. 22

23 a) Relação dos Postos Inadimplentes no dever de prestar contas dos recursos recebidos nos exercícios de 2007 a 2011 e 2012, inclusive. Valores em US$ Posto *ABU DHABI Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,47 0,00 **ANCARA Emb , ,22 0,00 0,00 0,00 0,00 BASSE-TERRE Emb. 0,00 0,00 0,00 0,00 214,30 0,00 **CARTUM Emb ,55 408,43 0,00 0,00 0,00 0,00 CHUI Cons. 0,00 0, ,02 0,00 0,00 0,00 DUBLIN Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,03 0,00 *GEORGETOWN Emb , , , , , ,33 *GUAYARAMERIN V.C. 0, ,60 0,00 0, , ,32 *KINGSTON Emb. 0, ,81 0,00 0,00 0,00 0,00 LUSACA Emb. 0,00 0,00 0,00 660,39 0,00 0,00 PARIS C.G. 0,00 0, ,45 0,00 0,00 *PORTO PRÍNCIPE Emb. 0,00 0,00 0,00 0, , ,18 PUERTO AYACUCHO 0,00 V.C. 0,00 0,00 0, ,01 0,00 *ROMA Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,25 0,00 *ROMA Emb. FAO 0,00 0,00 0,00 0, ,66 0,00 *SAINT JOHN'S Emb. 0,00 0,00 0,00 0, , ,56 TOTAL 4.998, , , , , ,39 * Postos que foram notificados pelo EFNY ** Postos que foram notificados pela COF b) Relação dos Postos Inadimplentes no dever de prestar contas dos recursos recebidos no exercício de Valores em US$ Posto 2012 Posto *ABUJA Emb ,33 27 LA PAZ Emb. 735,85 2 ARGEL Emb ,27 28 LAGOS C.G ,62 3 ADIS ABEBA Emb ,38 29 *LETHEM V.C ,33 4 ARTIGAS V.C. 166,86 30 LIMA Emb ,62 5 BANGKOK Emb ,00 31 *MALABO Emb ,03 6 *BAMAKO Emb ,11 32 MANILA Emb ,67 7 BEIRUTE Emb. 170,05 33 *NAIROBI Emb ,49 8 BELGRADO Emb ,00 34 PANAMÁ Emb ,60 9 *BERLIM Emb ,92 35 PARAMARIBO Emb ,55 10 *CAIENA C.G. 110,41 36 PRAIA Emb ,00 11 CARACAS Emb ,41 37 PUERTO SUAREZ C ,18 12 *CIUDAD DEL ESTE C.G ,00 38 *PYONGYANG Emb. 299,58 13 CIUDAD GUAYANA Cons ,88 39 RIVERA C.G ,18 14 COCHABAMBA C.G ,16 40 SALTO DEL GUAIRÁ V.C ,00 15 COTONOU Emb ,64 41 SANTA CRUZ DE LA SIERRA C.G ,42 23

24 16 *DACA Emb ,00 42 SANTIAGO C.G ,27 17 DACAR Emb ,31 43 SÃO JOSÉ Emb ,29 18 *DÍLI Emb ,32 44 SOFIA Emb ,22 19 ESTOCOLMO Emb ,77 45 TBILISI Emb ,86 20 *FREETOWN Emb ,00 46 TEERÃ Emb ,24 21 GABORONE Emb ,38 47 TEL-AVIV Emb ,13 22 HANOI Emb. 758,31 48 TRIPOLI Emb ,96 23 HARTFORD C.G ,00 49 *UAGADUGU Emb ,06 24 HONG-KONG C.G ,05 50 WELLIGTON Emb ,00 25 JACARTA Emb ,85 51 WINDHOEK Emb ,79 26 *KATMANDU Emb ,28 52 XANGAI C.G. 3,37 TOTAL , ,31 * Postos que foram notificados pelo EFNY c) Postos que estão há mais de 30 dias sem responder as ressalvas feitas pelo EFNY 1 OSTO RPPC 2008 RPPC 2009 RPPC/2010 REA 2011 RPPC 2011 GUAYARAMERIN V.C , , , ,00 2 BAMAKO Emb , , ,68 3 LETHEM V.C ,89 4 PYONGYANG Emb ,00 5 CAIENA C.G ,64 6 DACCA Emb ,37 RPPC/ GENEBRA Del , ,71 8 UAGADUGU Emb , , ,20 9 MUNIQUE C.G ,67 10 TIRANA Emb ,41 11 BERLIM Emb ,28 12 MONTEVIDÉU- ALADI Del ,92 TOTAL 7.392, , , , , ,11 d) Prestações de contas que apresentam impropriedades e impedem a baixa de responsabilidade dos adiantamentos concedidos relativos aos exercícios de 2007 a EXERCÍCIO Posto TOTAL 1 ASTANA Emb , , ,58 0,00 0,00 0, ,24 24

25 2 CHUI Cons , ,13 0,00 0,00 0,00 0, ,82 3 GEORGETOWN Emb , ,08 0,00 0,00 0,00 0, ,08 4 KINSHASA Emb. 0, ,00 0,00 0,00 0,00 0, ,00 5 UAGADUGU Emb. 0, , ,81 0, ,81 8 COBIJA C.G. 0,00 0,00 0, , ,24 0, ,33 6 LETHEM V.C. 0,00 0,00 250, ,17 0,00 0, ,74 9 HONG-KONG C.G. 0,00 0,00 0, ,72 0,00 0, ,72 10 DACCA Emb. 0,00 0,00 0, , ,42 0, ,99 11 NASSAU Emb. 0,00 0,00 0, ,63 0,00 0, ,63 12 OTTAWA Emb. 0,00 0,00 0, ,95 0,00 0, ,95 13 PYONGYANG Emb. 0,00 0,00 0, , ,27 0, ,79 14 CATÃO C.G 0,00 0,00 0,00 0, ,93 0, ,93 15 GABORONE Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,56 0, ,56 16 HARTFORD C.G. 0,00 0,00 0,00 0, ,87 0, ,87 17 KIEV Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0, ,00 18 LAGOS C.G. 0,00 0,00 0,00 0, ,70 0, ,70 19 LISBOA Emb. 400, ,79 0, ,79 20 LUANDA Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,75 0, ,75 21 MALABO Emb. 0,00 0,00 0, , ,97 0, ,99 PUERTO AYACUCHO 22 V.C 0,00 0,00 0, , ,56 0, ,74 7 *ROMA C.G , , ,89 0, ,76 23 *ROMA Emb. 0,00 0,00 0,00 0, ,23 0, ,23 24 TUNIS-TRIPOLI Emb. 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,91 TOTAL , , , , , , , Com relação aos recursos pendentes de baixa de responsabilidade dos Postos a seguir relacionados, a Auditoria tece os seguintes comentários. a) Consulado no Chuí 80. O processo de Tomada de Contas Especial para apuração de irregularidades nas prestações de contas do Posto foi encaminhado ao Tribunal de Contas da União, conforme Ofício Nº 27/CISET, de junto à FAO b) Embaixada e Consulado-Geral em Roma e Representação Brasileira 81. Os recursos permanecem pendentes de prestação de contas, em decorrência do bloqueio das contas bancárias dos Postos, por sentença judicial do Governo local. 25

26 82. Conforme dados extraídos do SIAFI, o Escritório Financeiro adotou as providências necessárias quanto à inscrição na conta de Diversos Responsáveis Em apuração somente do servidor responsável pela gestão dos recursos repassados ao Vice- Consulado em Lethem. 83. Em resposta ao Despacho Telegráfico nr , de 1º de agosto de 2013, o EFNY informou à Secretaria de Controle Interno que os Postos a seguir relacionados foram notificados pela ausência de apresentação de prestação de contas e/ou regularização de impropriedades. Os responsáveis que se encontram lotados nos Postos foram notificados pelo Escritório. A Unidade informou, ainda, que solicitou à Coordenação de Orçamento e Finanças o envio de notificação aos servidores inativos ou lotados no Brasil, responsáveis, à época, pela gestão dos Postos em mora no dever de prestar contas. i) Relação de Postos em que os servidores foram notificados pelo Escritório Financeiro: a) Embaixada em Abu Dhabi. b) Embaixada em Abuja. c) Embaixada em Ancara. d) Embaixada em Bamako. e) Embaixada em Berlim. f) Embaixada em Caiena. g) Embaixada em Cartum h) Consulado-Geral de Ciudad del Este. i) Embaixada em Daca. j) Embaixada em Díli k) Embaixada em Freetown. l) Embaixada em Georgetown. m) Consulado-Geral de Guayaramerin. n) Embaixada em Katmandu. o) Embaixada em Kingston. p) Embaixada em Kinshasa q) Embaixada no Kuaite. r) Vice-Consulado em Lethem. s) Embaixada em Luanda. t) Embaixada em Malabo. u) Embaixada em Maputo. 26

27 v) Consulado-Geral em Mendoza. w) Consulado-Geral em Munique. x) Embaixada em Nairobi. y) Embaixada em Porto Príncipe z) Embaixada em Pyongyang. aa) Embaixada em Saint John`s. bb) Embaixada em São Tomé. cc) Vice-Consulado em Puerto Ayacucho. dd), Embaixada em Uagadugu. ii) Coordenação de Orçamento e Finanças a) Embaixada em Abu Dhabi. b) Embaixada em Ancara. c) Embaixada em Cartum. d) Vice-Consulado em Lethem. 84. A Auditoria ratifica o entendimento de que, à luz do disposto na Portaria Ministerial de 2013, todos os Chefes dos Postos em mora no dever de prestar contas devem ser notificados e ter os nomes inscritos na conta de "diversos responsáveis em apuração". Devem ser instaurados, em seguida, os processos administrativos apuratórios de responsabilidade. 85. Esgotadas as medidas administrativas para apresentação de prestação de contas e/ou ressarcimento ao Erário, medidas devem ser adotadas para instauração de Tomada de Contas Especial nos casos em que os valores pendentes, seja por baixa por ausência de apresentação da prestação de contas, por impropriedades insanáveis, por ausência de comprovantes de despesa ou por ausência de respostas por 30 dias às diligências do EFNY, ultrapassem a soma de R$ ,00, conforme prevê o artigo 6º. Inciso I da Instrução Normativa - TCU No. 71, de 28 de novembro de Com relação às prestações de contas com impropriedades, a Auditoria registra que os dados constantes do Quadro a seguir revelam que as medidas adotadas pela Secretaria de Estado, com a edição de Portaria do Ministro de Estado de 10 de janeiro de 2013, em atendimento a recomendações do Tribunal de Contas da União no sentido de definir responsabilidades e agilizar o processo de responsabilização dos 27

28 Postos inadimplentes com o dever de prestar contas, parece já ter surtido, no seu momento inicial, efeito positivo. Se, no encaminhamento do processo de contas do exercício de 2011, 234 Postos, excluindo aqueles que tinham pendências dos adiantamentos concedidos no próprio exercício, apresentavam pendências, no processo de contas do exercício de 2012, seguindo o mesmo critério, 147 Postos apresentam pendências, o que representa uma redução de 37% no quantitativo de Postos com impropriedades. Ainda, seguindo os mesmos critérios, em termos de valores, constata-se uma redução das pendências da ordem de 28%. QUADRO RESUMO SITUAÇÃO EM 2011 TOTAL POR IMPROPRIEDADES TOTAL POR PRESTAÇÃO DE CONTAS NÃO RECEBIDAS TOTAL DAS PENDENCIAS ANO PENDENCIAS , , , , , , , , , , , , , , , , ,05 QUADRO RESUMO SITUAÇÃO EM 2012 TOTAL POR IMPROPRIEDADES TOTAL POR PRESTAÇÃO DE CONTAS NÃO RECEBIDAS TOTAL DAS PENDENCIAS ANO PENDENCIAS , , , , , , , , , , , , , , , , , ,42 28

29 Comprovantes de despesa a) Exercício Embaixada em Malabo 87. Pelo Telegrama 318/12, a Embaixada em Malabo informou que não foram encontrados no Posto diversos comprovantes de despesa relativos aos diversos lançamentos registrados nas Prestações de Contas (GRPC 1, 2, 7, 22, 24, 25, 26, 28, 29 e 33), exercício Ressalte-se, ainda, que as prestações de contas apresentadas pelo Posto relativas ao exercício de 2010 (US$ ,02) apresentam diversas impropriedades, como a ausência de apresentação de borderôs, pagamento em dólares para despesas feitas em moeda local, falta de atestos e vistos do Chefe do Posto (ou detentor da delegação de competência) nos comprovantes de despesa, entre outras impropriedades que não permitem ao EFNY a aprovar as contas do Posto. 89. Cabe recomendar ao Escritório Financeiro cumprir fielmente o disposto no artigo 6º, itens XI e XII da Portaria Ministerial de 10 de janeiro de 2013, notadamente quanto aos procedimentos internos de inscrição dos responsáveis pelo Posto na conta de Diversos Responsáveis em Apuração, bem como comunicar, ainda, à Setorial Contábil do MRE e às demais unidades da SERE, a não aprovação de prestação de contas, por falta ou insuficiência de comprovação de recursos autorizados. Manifestação do Gestor 90. Com relação à inscrição do responsável no SIAFI, o Escritório acredita ser aconselhável enviar primeiramente uma comunicação à Embaixada em Malabo solicitando solução das pendências e dando ciência da necessidade de inscrição do responsável no SIAFI, conforme Portaria de janeiro de Caso aquela Embaixada confirme não dispor de informação sobre o assunto, o Escritório solicitará à SERE (COF) seja dado conhecimento do assunto ao responsável pelo Posto naquele período. 29

30 Somente após concluído o prazo que lhe será concedido para resposta sem nenhuma providência, o Escritório procederá à inscrição do nome do responsável como diversos responsáveis em apuração no SIAFI. Comentário da Auditoria 91. A não comprovação de gastos representa potencial dano ao Erário e exige medidas imediatas de apuração de responsabilidades. Conforme mencionado no parágrafo 81, os responsáveis pela gestão da Embaixada em Malabo, em 2012, já haviam informado ao EFNY que diversos comprovantes de despesas relativos a 2010 não haviam sido localizados no Posto Recomendação: 92. Informar ao Controle Interno sobre as medidas adotadas quanto aos procedimentos internos de inscrição dos responsáveis pelo Posto na conta de Diversos Responsáveis em Apuração. b) Exercício 2012: 93. No que tange à análise sistemática de comprovantes de despesa relativos a 2012, o Escritório Financeiro, a partir de 2013, orientou os Postos a encaminhar os documentos comprobatórios por via digital. Somente os Postos com restrições técnico-operacionais continuarão a mandar os referidos documentos por mala diplomática. 94. No mesmo expediente referente à solicitação de documentos que comprovam a utilização dos recursos, o EFNY orientou, ainda, os Postos a se certificarem da nitidez dos comprovantes de despesa, além da existência, nos comprovantes, da declaração e atesto do Chefe da Administração, ou seu substituto, de que o material foi recebido ou o serviço prestado. Os Postos deveriam se certificar, ainda, da existência de tradução da despesa não emitida em inglês, francês ou 30