Ministério das Relações Exteriores Secretaria de Controle Interno Coordenação-Geral de Auditoria RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO

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1 Ministério das Relações Exteriores Secretaria de Controle Interno Coordenação-Geral de Auditoria RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO EXERCÍCIO : 2013 PROCESSO : / RELATÓRIO : 01/2014 UNIDADE JURISDICIONADA : Secretaria-Geral das Relações Exteriores MUNICÍPIO - UF : Brasília -DF I INTRODUÇÃO Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22, de 7 de fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2013, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência. 2. A gestão dos recursos previstos nas ações da Lei Orçamentária Anual LOA, bem como a execução de programas do Plano Plurianual PPA do Ministério das Relações Exteriores, assim como contratações, compras, gestão do patrimônio e de pessoal, são efetivamente realizados pelas nove Subsecretarias do Ministério, pelo Instituto Rio Branco, pelo Cerimonial, pelos Escritórios de Representação nos Estados, pelas Comissões Brasileiras Demarcadoras de Limites e pelas Representações Diplomáticas e Consulares do Brasil no exterior, razão pela qual inexistem, na Unidade em análise, os processos e os documentos relativos a licitações, incluindo os processos de dispensa e de inexigibilidade, contratos, suprimentos de fundos, processos de pagamentos e demais documentos que comprovem a execução orçamentária, financeira e patrimonial da UJ. Os referidos documentos estão arquivados nas Unidades que executam os gastos do Ministério. 1

2 II TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA 3. As despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e no exterior, correspondem a R$ ,23 (dois bilhões, quinhentos e sessenta e nove milhões, duzentos e sessenta mil, setecentos e oito reais e vinte e três centavos), assim discriminadas: R$ ,33 (um bilhão, duzentos e noventa e cinco milhões, novecentos e dezessete mil, quinhentos e vinte reais e trinta e três centavos), referentes ao Escritório Financeiro, R$ ,71 (setecentos e sessenta e cinco milhões, novecentos e sessenta e dois mil, setecentos e quinze reais e setenta e um centavos) referentes às despesas realizadas no Brasil e R$ ,19 (quinhentos e sete milhões, trezentos e oitenta mil, quatrocentos e setenta e dois reais e dezenove centavos) referentes aos Postos interligados ao SIAFI até Recursos Geridos pelo MRE 2

3 III - RESULTADO DOS EXAMES 4. Nos termos do artigo 9º do Decreto nº 7.304, de 22 de setembro de 2010, compete à Secretaria-Geral das Relações Exteriores: "I - assessorar o Ministro de Estado na direção e execução da política exterior do Brasil, na supervisão dos serviços diplomático e consular e na gestão dos demais negócios afetos ao Ministério; II - orientar, coordenar e supervisionar os órgãos do Ministério no exterior; III - dirigir, orientar, coordenar e supervisionar a atuação das unidades que compõem a Secretaria de Estado das Relações Exteriores, exceto a dos órgãos de assistência direta e imediata ao Ministro de Estado; e IV - realizar outras atividades determinadas pelo Ministro de Estado." 5. Portanto, embora cadastrada como Unidade Gestora, a Secretaria-Geral desenvolve atividades de órgão central de direção, razão pela qual inexistem comentários para os itens 2 a 11 do Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 132/2013. Item 1 - Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças. 6. A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de As peças contemplaram os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da IN/TCU nº 63/2010, DN/TCU nº 132/2013 e da Portaria-TCU nº 175/ Com relação ao Relatório de Gestão encaminhado ao Tribunal de Contas da União, verificou-se que, na avaliação da equipe de Auditoria, a Unidade atendeu ao disposto na parte B Conteúdo Específico por Unidade Jurisdicionada, da Decisão Normativa nº 127/2013: "Informações sobre o plano de implantação do SIAFI nos postos diplomáticos, destacando o estágio em que se encontra em confronto com o cronograma previsto, bem como os principais problemas encontrados para a implantação". 3

4 Plano de implantação do SIAFI 8. No Relatório de Gestão, o gestor menciona os esforços empreendidos para atender à determinação da Corte de Contas quanto à implantação do plano de interligação dos Postos ao SIAFI. No período de 2007 a 2013, foram interligados ao SIAFI 64 Postos. Em 2014, os Postos a seguir relacionados passaram a registrar os atos de gestão orçamentária, financeira e patrimonial no SIAFI: Quadro 1 Postos interligados ao SIAFI em 2014 CÓDIGO SIAFI POSTO EMBAIXADA DO BRASIL EM KIEV CONSULADO-GERAL DO BRASIL EM VANCOUVER EMBAIXADA EM CARACAS CONSULADO-GERAL DO BRASIL EM SANTIAGO CONSULADO-GERAL EM DUBLIN CONSULADO-GERAL EM FRANKFURT CONSULADO-GERAL EM CARACAS EMBAIXADA EM QUITO EMBAIXADA EM LIMA CONSULADO-GERAL EM HARTFORD 9. Conforme mencionado nos parágrafos anteriores, as despesas realizadas pelos Postos interligados ao SIAFI representam 20% dos gastos no Ministério no exterior. Com base nas informações extraídas do SIAFI, listam-se, no Quadro 2, os montantes dos recursos geridos pelas Embaixadas, Consulados-Gerais, Delegações e Escritórios interligados ao referido sistema até o exercício de 2013: 4

5 Quadro 2 Despesas realizadas pelos postos interligados ao SIAFI ( ) 5

6 Recomendações do Tribunal de Contas da União pendentes de implementação Acórdão 0574/2012-Plenário: "Determinação : ao Ministério das Relações Exteriores (MRE) que, no prazo de 90 (noventa) dias, elabore e encaminhe a esta Corte de Contas, conforme modelo A do Anexo 1 da Portaria-Segecex 27/2009, plano de ação que explicite as medidas a serem adotadas para: Determinação : aprimorar o sistema de contabilidade e administração financeira dos postos, de forma a melhorar a segurança e confiabilidade do sistema, principalmente no que se refere à definição de senhas pessoais para os usuários e restrições quanto à alteração e exclusão de registros, como estabelece o princípio da segregação de funções, implícito nos princípios da legalidade e da eficiência da Administração Pública, insculpido no caput do art. 37 da Constituição Federal de 1988, e explicitado como princípio do controle interno administrativo no item 3.IV da Seção VIII do Capítulo VII do Anexo da IN 1/2001, de 6/4/2001l, da Secretaria Federal de Controle Interno do Ministério da Fazenda;" (ACÓRDÃO /12-PLENÁRIO) Manifestação do Gestor 10. O SIGEF (Sistema de Gestão e Execução Financeira) foi concebido para automatizar todo o processo de gestão financeira entre a SERE e os postos no exterior. Por estratégia de desenvolvimento de software, o SIGEF foi dividido em vários módulos, que têm sido construídos e lançados progressivamente. O 1º módulo do sistema, que automatizou a emissão de autorizações de despesa entre as unidades gestoras na SERE e o EFNY, foi lançado em 30 de junho de As funções de administração do SIGEF, para controle da SEF/COF, foram lançadas em 1º de outubro de 2010, como parte do 2º módulo; e o 3º módulo, que incluiu funcionalidades de virada de exercício, foi lançado em 2 de janeiro de O 4º módulo de desenvolvimento permitiu integração parcial do SIGEF com os sistemas do EFNY e o 5º módulo, último a entrar em operação, incluiu a criação de DRFs (para postos siafizados) no SIGEF. Atualmente encontra-se em desenvolvimento o 6º módulo do SIGEF, o qual substituirá o atual ADMP, para o controle e prestação de contas pelos postos no exterior. A previsão de lançamento do SIGEF é para 14 de janeiro de

7 Comentário da Auditoria 11. De acordo com o comentário da Unidade, a implementação efetiva da determinação do Tribunal de Contas ocorrerá não mais em fevereiro de 2014, como previsto no relatório do ano passado, mas, sim, a partir de janeiro de "Determinação : solucionar os problemas apresentados pelo sistema de patrimônio utilizado pelos postos no exterior, especialmente quanto à ausência de suporte técnico, perdas de registros e ausência de campo para especificar a responsabilidade por cada bem, e incluir cronograma completo e detalhado para a implantação das medidas, tendo em vista o que estabelece o art. 1º da Portaria MRE 15/2010;" Manifestação do Gestor 12. Em resposta ao Memorandum CISET em epígrafe, informo que, com relação ao Acórdão do Tribunal de Contas da União nº 0574/2012, em sua determinação , este Departamento tem envidado esforços no sentido de sanar definitivamente as falhas do atual sistema de patrimônio utilizado tanto nos Postos no exterior quanto na Secretaria de Estado. 13. Como é do conhecimento de Vossa Excelência, o atual sistema, em funcionamento há mais de 20 anos, carece de plataforma atualizada que permita proceder às alterações necessárias para adequá-lo às exigências mais modernas de controle de patrimônio da União. 14. Desta forma, o Departamento de Administração tomou iniciativa de sair em busca de solução atualizada e abrangente, trazendo o controle patrimonial às exigências do dia de hoje. Neste contexto, foi preparado projeto de licitação para contratação de Consultoria especializada na área de patrimônio público que permitisse a este Ministério buscar no mercado a solução mais adequada para elaboração de sistema moderno e eficiente. 15. Encontra-se, atualmente, em andamento adiantado o trabalho desta Consultoria, que decidiu estabelecer parceria com o Departamento de Comunicação e Documentação para, com base nas especificações e detalhamento dos especialistas, produzir um sistema "home made". A inspiração que norteia o referido projeto vem do 7

8 atual sistema utilizado pelo próprio Tribunal de Contas da União, que obteve êxito na implementação de sistema análogo. 16. Espera-se, como resultado, que até o final do presente exercício esteja em andamento o desenvolvimento do projeto pela área técnica de informática do Itamaraty, que previu prazo de 12 meses para implantação do novo sistema, solucionando de maneira definitiva os atuais entraves que o antigo sistema apresentava. 17. Paralelamente, existe hoje na Coordenação de Patrimônio funcionário do Quadro Permanente deste Ministério com conhecimento profundo do atual sistema, dedicado, exclusivamente, a atender à rede de Postos no esclarecimento de dúvidas e na proposição de soluções paliativas, para que o atual sistema não pereça. Para tanto, utiliza-se, inclusive, do recurso de planilhas EXCEL que clonam as telas do sistema, a fim de permitir a remessa de inventários atualizados pelos Postos. Esclareço, por oportuno, que tal solução é de conhecimento dos técnicos da Secretaria de Controle Interno. Comentário da Auditoria 18. Na avaliação da equipe de Auditoria, as providências adotadas pelo Gestor, quando efetivamente implementadas, proporcionarão a possibilidade de solução do problema. 19. Com relação às demais determinações dos itens e de alterações em 90 (noventa) dias no Guia de Administração dos Postos (GAP) e de elaboração de um plano de ação, constatou-se que já está previsto, no novo GAP, o atendimento das determinações objeto dos itens a seguir mencionados: (estabelecer padrões para o arquivamento e organização dos comprovantes de despesas, especialmente as miúdas, as com alimentação de contratados locais, as com pagamentos de horas-extras e as com cerimonial...); (definir data específica para apresentação das prestações de contas...); (especificar detalhadamente os procedimentos a serem adotados para a realização, registro e comprovação de despesas de alimentação de contratados locais e com atividades de cerimonial...); (reformular os procedimentos de análise de prestação de contas, no sentido de reduzir o excessivo número de processos 8

9 e prestação de contas elaborados pelos postos...); e, (explicitar a necessidade de formalizar os processos administrativos dos postos no exterior...). 20. Registre-se que o novo Guia ainda não foi implementado, pois existe pendência, em fase final de avaliação pela Corte de Contas, que tem forte impacto quanto aos aspectos legais, administrativos e financeiros. Acórdão 1854/2012 Segunda Câmara a) a) "Recomendação avalie as dificuldades, apontadas pelos gestores, concernentes à lotação de pessoal nos postos no exterior, de forma a identificar os problemas, suas causas e possíveis ações para solucioná-los." Manifestação do Gestor 21. A principal dificuldade no que concerne à lotação de pessoal nos postos do Brasil no exterior consiste na insuficiência de recursos humanos para prover lotação adequada a um total de 227 postos, além de atender às necessidades da Secretaria de Estado. Em tempos recentes, houve aumento exponencial tanto no que se refere à quantidade de postos no exterior como aos fluxos de trabalho na SERE. Esses desdobramentos não foram acompanhados por incremento de recursos humanos na mesma proporção, tendo em vista a redução recente da quantidade de vagas oferecidas no Concurso de Admissão à Carreira de Diplomata e a não realização de concursos periódicos para servidores administrativos. 22. Ademais, o Ministério das Relações Exteriores perde, anualmente, diversos servidores por motivos de aposentadorias compulsórias e voluntárias, pedidos de vacância e de licenças prolongadas. Como consequência dessa situação, persistem vagas não preenchidas em postos de todas as categorias (A, B, C e D), o que se reflete em crescentes dificuldades para a lotação adequada nas repartições oficiais do Brasil no exterior, especialmente em postos C e D. 9

10 Comentário da Auditoria 23. Na avaliação da equipe de Auditoria, as providências a cargo do Gestor foram tomadas. No entanto, a solução para resolução da lotação de recursos humanos extrapola as possibilidades do Gestor. Acórdão 1854/2012 Segunda Câmara b) b) "Recomendação examine as dificuldades, apontadas pelos gestores, afetas à falta de tempestividade na liberação de recursos para os postos. Manifestação do Gestor 24. Cabe registrar que as liberações financeiras para os Postos se dão em consonância com as liberações recebidas do Tesouro Nacional, pela COF. Comentário da Auditoria 25. A Auditoria entende que a COF deve aprimorar procedimento de liberação de recursos, de modo que os recursos financeiros sejam encaminhados tempestivamente aos Postos para atender às obrigações assumidas. Acórdão 1854/2012 Segunda Câmara c) c) "Recomendação providencie, junto ao Ministério da Defesa, as condições para que seja possível repassar ao Ministério das Relações Exteriores os recursos necessários para cobrir as despesas com as adidâncias, a exemplo das despesas com pagamento de obrigações previdenciárias dos seus empregados". Manifestação do Gestor 26. Foi submetida à Consultoria Jurídica do MRE, por meio do Processo / , minuta de termo de cessão destinado a regular a relação administrativa entre os Postos no exterior e as adidâncias de defesa em funcionamento em imóvel alugado pelo Itamaraty ou próprio nacional. O modelo foi aprovado pelo Parecer CONJUR/CGDA n. 20/2014, e sua primeira assinatura ocorreu entre a Embaixada em Adis Abeba e a respectiva Adidância de Defesa, autorizada pelo despacho telegráfico

11 27. Outros Postos no exterior serão instruídos a adotarem a minuta de termo de cessão em apreço, para a regulamentação das relações administrativas com as respectivas adidâncias, onde for o caso. Entende-se que essa providência atenderia a recomendação da Corte de Contas no que concerne ao repasse das despesas das adidâncias ao orçamento do Ministério da Defesa. Comentário da Auditoria 28. A providência adotada demonstra a viabilidade da implementação da recomendação efetuada pelos órgãos de Controle Interno e Externo. Destaca-se, a seguir, trecho do Termo de Cessão de Espaço para o Funcionamento da Adidância de Defesa, do Exército, Naval e da Aeronáutica pela Embaixada do Brasil em Adis Abeba, transcrito no despacho telegráfico 91/2014: "Cessão de Espaço para o Funcionamento da Adidância de Defesa, do Exército, Naval e da Aeronáutica A Embaixada do Brasil em Adis Abeba, por meio deste Termo, cede à Adidância de Defesa, do Exército, Naval e da Aeronáutica, nesta Capital, o quarto andar do edifício, localizado na Kebele 02, House 2830, Bole Sub-City, Adis Abeba, Etiópia, para o funcionamento do referido escritório de representação militar. O citado edifício, que também abriga a própria Embaixada do Brasil, é objeto de contrato de locação específico e não segregável. O presente Termo de Cessão terá a mesma validade do contrato de aluguel mantido pela Embaixada, incluindo as eventuais renovações. As despesas referentes ao funcionamento da referida Adidância, nomeadamente energia elétrica, água, serviço de segurança e limpeza e aluguel, deverão ser cobertas por meio do pagamento, pela Adidância de Defesa, de 25% da despesa total do edifício com tais serviços, sob forma a ser definida posteriormente, que melhor atenda aos interesses das autoridades administrativas competentes dos dois Ministérios. (...)" 29. Doravante, caberá ao Dirigente Máximo, considerando que existem Adidâncias com gastos representativos e que afetam o orçamento do Itamaraty (Londres, Paris, Buenos Aires, Pretória, entre outras), determinar que a medida seja implementada, o mais breve possível, na totalidade dos Postos onde exista Adidância, com as devidas 11

12 adaptações do Termo de Cessão de Espaço às peculiaridades locais, inclusive incluindo outras despesas pertinentes, quando for o caso. M. R. E. IV - CONCLUSÃO 30. Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente processo, concluímos pela REGULARIDADE do processo de contas da Unidade Jurisdicionada. Brasília-DF, em 25 de julho de M Analista de Finanças e Controle Matricula SIAPE x L Analista de Finanças e Controle Matrícula SIAPE x 12