APFCertifica. Sistema Operacional de Grupo

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1 Associação dos Produtores Florestais do Concelho de Coruche e Limítrofes APFCertifica Sistema Operacional de Grupo Este documento constitui o manual de procedimentos para a gestão do grupo APFCertifica (Licença C014488), e encontra-se organizado de acordo com o índice seguinte: Estrutura e funcionamento do Grupo Requisitos do Grupo Auditorias Organização do Grupo Cadeia de Custódia Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 1 / 11

2 1. ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DO GRUPO 1.1. Entidade gestora O grupo APFCertifica é gerido pela Associação dos Produtores Florestais do Concelho de Coruche e Limítrofes (APFC). A gestão do grupo é da responsabilidade de Conceição Santos Silva, Eng. Florestal, técnica da APFC desde Estrutura Entidade Certificadora Woodmark APFC Administrador do Grupo APFCertifica Gestor de Grupo Comissão de Queixas GESTÃO MEMBROS Equipa Técnica -Adesão -Auditoria - Monitorização -Formação Membros O gestor do Grupo assegura o contacto com a entidade gestora, as auditorias de adesão e a atualização formal da documentação de controlo e de gestão. Responde hierarquicamente à Direção da APFC. A gestão corrente dos membros é da responsabilidade de Carlota Alves Barata (Eng. Florestal) com o apoio de Sofia Ramos (Eng. Florestal), as quais asseguram as entrevistas de pré-adesão e as auditorias de monitorização. O restante corpo técnico da APFC, constituído por Mariana Ribeiro Telles (Eng. Agrícola) e Teresa Afonso (Eng. Agrícola mestre em georecursos) colaboram nas tarefas operacionais do Grupo de acordo com a tabela de responsabilidades (CG-014). Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 2 / 11

3 A dimensão máxima prevista para o Grupo APFCertifica, com a actual estrutura técnica é de ha de áreas florestais certificadas ( ha/ técnica) Gestão Florestal A gestão florestal é da responsabilidade dos proprietários florestais membros do grupo, os quais assinam um documento de compromisso (CG-004), relativo ao cumprimento dos princípios e critérios (P&C) do FSC, e dos requisitos do grupo. Os membros delegam no Gestor, e na equipa técnica, a autoridade de auditar as explorações florestais durante o período de vigência do certificado Responsabilidades As responsabilidades do gestor e dos membros do grupo são discutidas na entrevista de adesão (CG-006), sendo também apresentadas as responsabilidades do auditor da Woodmark. Os registos de monitorização, bem como os procedimentos a seguir, da responsabilidade dos membros do grupo encontram-se no dossier documentação de gestão são apresentados na entrevista de adesão e fornecidos pelo grupo aquando da pré-adesão. É também da responsabilidade dos membros, a inclusão de quaisquer condições ou instruções nos contratos dos prestadores de serviços, com vista ao cumprimento dos P&C do FSC. Os relatórios de monitorização a realizar, pelo menos anualmente, pelo Grupo contêm recomendações ou acções correctivas aos membros, com vista ao cumprimento dos P&C do FSC. Os membros do grupo são convidados a comentar o relatório e a exprimir o seu consentimento Acções de Formação O gestor do grupo informa os seus membros das acções de formação organizadas por entidades, solicitando quando necessário a sua divulgação junto dos prestadores de serviços habituais. De acordo com solicitações dos membros e após avaliação das necessidades de formação, o Gestor do Grupo pode ocasionalmente organizar as acções de formação necessárias Explorações não consideradas A adesão dos membros está documentada, englobando uma listagem de todas as explorações florestais detidas pelo membro do grupo e consideradas no âmbito do certificado. Um registo dos membros e das unidades de gestão deverá ser mantido pelo Gestor do Grupo (CG-007). Outras explorações florestais detidas pelo membro, mas fora do âmbito do certificado, estão igualmente listadas e justificada a sua exclusão. O gestor do Grupo deverá garantir o cumprimento de requisitos nessas explorações de acordo com os documentos aplicáveis (FSC-POL ou FSC-POL ). Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 3 / 11

4 2. REQUISITOS DO GRUPO 2.1 Políticas e Procedimentos de Grupo A política (CG-017) e os procedimentos do grupo (documentos com o código P- ) estão resumidos no documento de compromisso e na documentação fornecida na fase de pré-adesão. Ao assinarem o documento de compromisso, os membros aceitam cumprir com a política e procedimentos do Grupo APFCertifica. Uma cópia do documento de compromisso deverá ser arquivada no Grupo. Procedimento de Adesão Existe um procedimento standard de adesão ao grupo, especificado no ponto 4.3 abaixo. Requisitos dos membros Podem aderir ao esquema de certificação de Grupo APFCertifica, quaisquer produtores florestais associados da APFC, cujas explorações se situem na área de influência da APFC. Estas duas condições constituem os requisitos básicos de adesão ao Grupo APFCertifica. No âmbito da certificação os membros deverão cumprir a lei, acordos internacionais, e os códigos de boas práticas relevantes para a realização da actividade florestal. Na entrevista de adesão serão disponibilizados aos membros os códigos de boas práticas existentes em formato digital. Caso contrário, estes encontrar-se-ão disponíveis para consulta/ requisição pelos membros, no escritório do grupo. Plano de Gestão Todos os membros têm de ter um plano de gestão florestal (PGF) (no curto prazo a 5 anos; e com perspectivas a longo prazo a 20 anos). Caso seja necessário o PGF deverá ser revisto de 5 em 5 anos. Qualificações dos trabalhadores Os membros deverão assegurar que os trabalhadores e os prestadores de serviços têm as qualificações necessárias à realização das operações florestais. Será solicitado aos membros do grupo a inserção de cláusulas standard nos contratos de trabalho. No caso dos trabalhadores permanentes, a descrição das suas actividades serve de especificação para as suas qualificações. Será solicitado aos membros do grupo o arquivo de comprovativos de formação e/ ou certificados de competências relativos aos trabalhadores permanentes. Saúde, Higiene e Segurança no Trabalho (SHST) Todos os membros cumprem a legislação aplicável relativa a SHST. Devem ainda considerar, quando apropriado, as seguintes práticas mínimas de SHST: conhecimento de códigos de boas práticas de SHST; inclusão de cláusulas de SHST nos contratos com trabalhadores e prestadores de serviços; manutenção de registos de acidentes de trabalho, avaliação do risco e causas dos acidentes de trabalho; registo de utilização de químicos. Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 4 / 11

5 Risco de Incêndio Os membros fazem uma avaliação do risco de incêndio florestal nas suas propriedades, e têm um plano de prevenção contra fogos florestais. Este plano deverá considerar no mínimo: responsabilidades dos intervenientes em caso de incêndio florestal; lista dos contactos a realizar em caso de incêndio; procedimentos de emergência. Estratégia de redução da utilização de produtos químicos Os membros devem providenciar uma listagem dos produtos químicos referidos nos Princípios 6 e 10 da norma nacional do FSC, utilizados no último ano, antes da adesão ao grupo. Em conjunto com o Gestor do Grupo, deverão considerar o uso futuro desses produtos químicos, numa perspectiva de redução, sempre que isso não acarrete custos excessivos ou possa comprometer de forma significativa os objectivos de produção. A utilização futura de produtos químicos incluídos nos Princípios 6 e 10 da norma nacional do FSC, deverá envolver uma avaliação dos riscos, que contenha no mínimo a seguinte informação: descrição de alternativas não químicas; justificação da rejeição das alternativas não químicas; análise custo/benefício dos impactes ambientais de uso do químico. Nenhum membro poderá utilizar produtos químicos que constem da listagem de produtos proibidos pelo FSC (esta listagem será fornecida aos membros pelo gestor). Todos os membros têm de manter registos actualizados de utilização de químicos conforme Princípios 6 e 10 da norma nacional do FSC (DG-019). Monitorização O grupo procederá, pelo menos anualmente, a auditorias de monitorização de acordo com a norma nacional FSC, e tal como especificado no ponto 3.1 adiante. Acções Correctivas Se no decorrer das auditorias forem detectados incumprimentos será iniciado ao nível do grupo o procedimento de acções correctivas (P003) tal como especificado no ponto 3.2 adiante. Abandono ou expulsão do grupo Existe um procedimento normalizado de abandono ou expulsão do grupo (P004), tal como especificado nos pontos 4.4 e 4.5 adiante. 2.2 Documentação específica das Unidades de Gestão Florestal (UGF) A seguinte documentação é obrigatória, e deverá ser mantida no dossier relativo a cada membro, ao nível do grupo: Plano de Gestão Florestal Cartografia identificando: limites das UGF, servidões, FAVC, parcelas de exploração. Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 5 / 11

6 Ao nível do grupo a informação espacial estará organizada num Sistema de Informação Geográfica (SIG), cuja actualização é da responsabilidade da equipa técnica (Sofia Ramos e Teresa Afonso) de acordo com as informações veiculadas pelos membros. Deverão ser mantidos actualizados e disponíveis, todos os registos que constam do dossier s de Gestão, para cada UGF, estando arquivados no escritório dos membros. 3. Auditorias 3.1 Tipos de Auditorias As auditorias a realizar serão de 4 tipos: Auditoria principal; Auditorias de monitorização; Auditorias de encerramento de acções correctivas; Auditorias aleatórias Woodmark. Auditoria principal Todas as UGF pertencentes ao grupo são inicialmente auditadas, de forma a verificar o cumprimento dos P&C do FSC e os requisitos do grupo. Os relatórios de auditoria identificam os cumprimentos e os incumprimentos detectados, as acções correctivas a implementar, e os prazos de encerramento. A primeira fase da auditoria principal destina-se a promover o cumprimento dos P&C do FSC num determinado período de tempo, e à escala e intensidade adequada a cada UGF. Os programas específicos de cada UGF para cumprimento dos P&C estão arquivados tanto no dossier do membro, no escritório do grupo, como no escritório do membro, juntamente com os registos de monitorização, e a confirmação de encerramento das acções correctivas. Na auditoria principal os incumprimentos maiores (ausência de: titularidade, plano de gestão florestal, orçamento, SHST saúde, higiene e segurança no trabalho, cartografia de áreas de conservação/ proteção) conduzem ao estabelecimento de pré-condições, inviabilizando a adesão ao grupo certificado até que as précondições estejam resolvidas, ou a prazos de encerramento de 1 mês, consoante o risco do incumprimento. Quanto aos incumprimentos médios a menores, é expectável que estejam resolvidos no prazo de 3 a 12 meses, ou seja no máximo até à auditoria de monitorização. Auditoria de monitorização Todas as UGF pertencentes ao grupo são sujeitas, pelo menos a uma auditoria anual de monitorização, constituída por uma análise documental e visitas de campo (apenas não Slimf). O tempo de monitorização dedicado a cada UGF depende da dimensão e da complexidade da mesma. No caso das propriedades SLIMF a periodicidade das visitas poderá ser bienal, caso se justifique. Para realização da auditoria de monitorização existem procedimentos (P002) e a norma nacional FSC. Anualmente o gestor do grupo planeia as auditorias de Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 6 / 11

7 monitorização (CG 009 in doc controlo), tentando coincidir com operações florestais que não tenham sido auditadas na fase de adesão. As operações florestais deverão estar explicitadas no plano de gestão florestal, sendo da responsabilidade do membro informar o gestor do grupo do local, data e duração das operações, de forma a tornar possível a realização da auditoria. No período de vigência do certificado, cada UGF será auditada 4 vezes em monitorização, à excepção das propriedades consideradas SLIMF que apenas serão auditadas 2 vezes em monitorização. Todos os membros são notificados dos incumprimentos detectados, das acções propostas e dos prazos para encerramento. Auditorias de encerramento das acções correctivas Sempre que as datas de encerramento das acções correctivas (AC), sejam anteriores à data da auditoria de monitorização, será necessário realizar auditorias de encerramento das acções correctivas, as quais podem basear-se apenas em documentação que o membro envia ao gestor do grupo e encerra a AC, ou podem necessitar de visitas de campo. Neste último caso existem custos extra que serão imputados ao membro do grupo, relativos ao tempo dispendido pelos auditores na visita. Auditorias Woodmark Anualmente a entidade certificadora (Woodmark) selecciona aleatoriamente as UGF a auditar de acordo com a dimensão do grupo e intensidade de amostragem prevista pelas normas do FSC. O objectivo destas auditorias é confirmar a eficácia do sistema de gestão do grupo, ao nível das diferentes UGF. 3.2 Notificação de Acções Correctivas (AC) Após a identificação, pelo Gestor do Grupo ou por um inspector Woodmark de algum incumprimento na UGF, são levantadas Acções Correctivas de acordo com o procedimento normalizado do grupo (P003). A Woodmark na qualidade de entidade certificadora, poderá levantar acções correctivas ao gestor do grupo, decorrentes de incumprimentos ao nível do sistema operacional do grupo. AC levantadas pelo gestor a um membro A detecção de incumprimentos durante as auditorias acarreta o levantamento de AC elencadas no relatório de auditoria. Deverá ser referido o problema identificado e qual o incumprimento dentro dos P&C do FSC e dos requisitos do grupo, o prazo de encerramento e a acção proposta para resolver a AC. AC levantadas pela Woodmark ao grupo Na eventualidade de serem detectados incumprimentos ao nível do sistema operacional do grupo, será levantada uma AC pela entidade certificadora. Quando as alterações necessárias ao encerramento das AC envolverem os membros, estes serão informados pelo Gestor através da atualização dos respetivos relatórios de monitorização. Acções Preventivas levantadas pelo gestor a todos os membros Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 7 / 11

8 Estabelece-se uma AP sempre que o Gestor do Grupo, após analisar as AC existentes ao nível do Grupo considerar que determinada(s) AC(s) podem ser comuns a outros membros (P008). A formalização da AP deve ser realizada através do formulário de Acções Preventivas (CG018) devendo considerar os seguintes detalhes: Detalhes administrativos; Descrição do incumprimento, esclarecendo qual o requisito do Grupo que não foi cumprido e as evidências detectadas desse incumprimento; Propostas de resolução dos incumprimentos; Proposta de data de encerramento (de acordo com PR003), considerada a partir data em que o membro foi informado. As ações preventivas não serão aplicáveis aos membros cuja adesão ocorreu posteriormente à data de levantamento da ação preventiva. Exemplos de AC e respectivos agravamentos Tipo de AC Maior Maior Média Menor Prazo para encerramento PRÉ- CONDIÇÃO 1 Mês 3 Meses 12 Meses Agravamento - Suspensão ou exclusão Promoção a AC maior Promoção a AC média Exemplo O problema identificado resulta dum incumprimento a um Princípio do FSC, um requisito na Norma Nacional do FSC, ou um requisito do Grupo O problema identificado resulta dum incumprimento a um critério do FSC, um requisito na Norma Nacional do FSC, ou um requisito do Grupo O problema identificado é suficientemente grave e envolve o risco de se transformar num incumprimento a um critério do FSC, um requisito na Norma Nacional do FSC, ou um requisito do Grupo Problema de menor gravidade, por acarretar menor risco de incorrer em incumprimento com um critério do FSC, um requisito na Norma Nacional do FSC, ou um requisito do Grupo Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 8 / 11

9 4. Organização do Grupo 4.1 Documentação Existe ao nível do grupo a seguinte documentação: Listagem completa de toda a documentação necessária à gestão do grupo; Listagem completa de toda a documentação existente no dossier do membro, no escritório do grupo; Listagem completa de toda a documentação do membro em suporte SIG. Esta documentação é actualizada anualmente ou com maior frequência, caso seja necessário. Todos os documentos se encontram datados e referenciados, sendo as listagens gerais actualizadas sempre que há alterações. 4.2 Documentação dos Membros No grupo existem dossiers relativos a cada membro. Estes dossiers são confidenciais e serão exclusivamente utilizados no âmbito do sistema de certificação de Grupo. Cada dossier deverá conter no mínimo a seguinte informação, a qual se encontra especificada no índice da 1ª página: Nome da propriedade, localização e n.º carta militar; Mapa de enquadramento em carta militar; Nome e contactos do proprietário e/ ou do gestor florestal; Plano de Gestão Florestal e respectiva cartografia; de compromisso assinado pelo membro, com data de adesão; Listagem de ações correctivas; Registos de conflitos; Data e justificação da suspensão/ abandono ou expulsão; 4.3 Adesão A adesão ao esquema de certificação de GRUPO APFCertifica é aberta a qualquer produtor florestal associado da APFC. Todos os membros seguem o procedimento de adesão abaixo descrito (resumo): Envio do Formulário de adesão, de compromisso, Apresentação do grupo, Regulamento e Política florestal; Entrevista de pré-adesão, para discussão do processo de certificação em detalhe; Auditoria principal, consistindo numa auditoria ao escritório e ao campo, da qual resultará um relatório de auditoria sujeito a discussão com o membro; Pagamento das despesas de certificação; Assinatura do documento de compromisso. 4.4 Abandono Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 9 / 11

10 O procedimento para abandonar o GRUPO encontra-se detalhado no procedimento PR004 Abandono e Expulsão. Os membros podem abandonar o GRUPO por uma das seguintes razões: Ausência de mercado para os produtos certificados; Venda do prédio onde se insere a floresta certificada; Expropriação da totalidade ou parte da área florestal que inviabiliza o cumprimento dos requisitos de GRUPO; Destruição completa da floresta por desastres naturais; Fim do período de 5 anos mencionado no documento de compromisso; Adesão a outro sistema de certificação alternativo, tal como outro esquema de GRUPO ou um processo de certificação individual. À excepção do ponto relativo a desastres naturais, os membros que desejem abandonar o GRUPO, devem avisar por escrito o Gestor do GRUPO com 3 meses de antecedência, esclarecendo as razões porque pretendem abandonar. Caso os membros pretendam abandonar o GRUPO ao fim do período de 5 anos, devem avisar por escrito o Gestor do GRUPO com 6 meses de antecedência. 4.5 Expulsão O procedimento para expulsão do GRUPO encontra-se detalhado no documento PR004 Abandono e Expulsão. Uma das seguintes situações pode conduzir à expulsão do GRUPO: Membros que não permitem o acesso às suas florestas de elementos do grupo, representantes da entidade certificadora e/ ou representantes do FSC com o objectivo de monitorizar e auditar; Membros que não tenham resolvido, no período definido os incumprimentos detectados, após implementação do procedimento de suspensão; Membros em incumprimento e que já tenham sido suspensos duas vezes anteriormente; Membros em incumprimento em relação aos pagamentos ao GRUPO; Membros que tenham prestado falsas declarações, ou com uso inadequado da denominação do GRUPO ou do FSC, ou do seu logotipo. 4.6 Reentrada Membros que tenham anteriormente abandonado o GRUPO, apenas podem propor a re-adesão se demonstrarem que a gestão realizada no período em que não pertenceram ao GRUPO esteve de acordo com a Norma do FSC. Membros que tenham anteriormente sido expulsos do GRUPO não poderão reintegrar o GRUPO pelo menos por um período de 5 anos, excepto quando a expulsão ocorreu no seguimento de ausência de pagamentos. Neste caso o procedimento para estes Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 10 / 11

11 membros será o mesmo aplicado aos membros que abandonaram o GRUPO voluntariamente. 4.7 Informar a entidade certificadora Quando ocorrer abandono, expulsão ou reentrada de um membro a Woodmark será informada logo que possível, num prazo máximo de 1 mês. O mesmo prazo se aplica relativamente às novas adesões. Antes de cada auditoria de monitorização será remetida à entidade certificadora o registo atualizado dos membros (CG-007). 5. Cadeia de Custódia Apesar do grupo não ter uma certificação de Cadeia de Custódia (CoC), deverão ser seguidos os procedimentos apresentados nos documentos de gestão, relativamente à comercialização dos produtos de UGF certificadas pelo FSC, de forma a possibilitar o estabelecimento da cadeia de custódia a jusante, por outras entidades detentoras de Certificação CoC. A certificação CoC implica que todas as entidades responsáveis pelo produto estejam devidamente certificadas. Estando as UGF certificadas e as indústrias destino dos produtos também (CoC), particular cuidado deverá ser dado ao transporte dos produtos entre a UGF e a indústria, de forma a não inviabilizar a CoC. Aconselha-se que o transporte seja feito em regime de prestação de serviços (ao membro ou à indústria) e condicionado a procedimentos que assegurem a rastreabilidade dos produtos certificados. Versão 04, Data: 1 Jan 2013 Pag 11 / 11