LINHAS DE ORIENTAÇÃO RELATIVAS AO EXAME DE MARCAS COMUNITÁRIAS EFETUADO NO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO NO MERCADO INTERNO (MARCAS, DESENHOS E MODELOS)

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1 LINHAS DE ORIENTAÇÃO RELATIVAS AO EXAME DE MARCAS COMUNITÁRIAS EFETUADO NO INSTITUTO DE HARMONIZAÇÃO NO MERCADO INTERNO (MARCAS, DESENHOS E MODELOS) PARTE A DISPOSIÇÕES GERAIS SECÇÃO 5 REPRESENTAÇÃO PROFISSIONAL Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 1

2 Índice 1 Introdução Princípio de representação Quem pode agir na qualidade de representante Base de dados de representantes Representação profissional por advogados O termo «advogado» Habilitação Domicílio profissional Direito de atuar em matéria de marcas e/ou desenhos ou modelos Mandatários autorizados admitidos e inscritos nas listas mantidas pelo Instituto Direito ao abrigo da legislação nacional Nacionalidade e domicílio profissional Certificado Derrogações Procedimento para a inscrição na lista Alteração da lista de mandatários autorizados Supressão Suspensão da inscrição na lista Reinscrição na lista de mandatários autorizados Representação por parte de um empregado Empregados que atuam por conta do respetivo empregador Representação por empregados de uma pessoa coletiva com ligações económicas Representação legal Designação de um mandatário autorizado Condições em que a designação é obrigatória Domicílio e domicílio profissional O conceito de «na União Europeia» Consequências do incumprimento quando a designação é obrigatória Durante o processo de registo Durante o processo de oposição... Error! Bookmark not defined Anulação Designação de um representante quando esta não é obrigatória Designação de um representante Designação explícita Designação implícita Grupo de mandatários Números de ID Comunicação com representantes Procuração Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 2

3 5.1 Procurações individuais Procurações gerais Registo de Procurações Gerais Consequências da não apresentação da procuração expressamente solicitada pelo Instituto Anulação da designação ou procuração de um representante Medidas tomadas pela pessoa representada Demissão por parte do representante Morte ou incapacidade legal da parte representada ou do representante Morte ou incapacidade legal da parte representada Morte ou incapacidade legal do representante Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 3

4 1 Introdução Princípio de representação Artigo 92.º, n.º 1 e n.º 2, e artigo 93.º, n.º 1, do Regulamento sobre a marca comunitária (CTMR) As pessoas que tenham o seu domicílio ou sede, ou um estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia não são obrigadas a fazer-se representar no âmbito de qualquer processo junto do Instituto. As pessoas singulares que não tenham domicílio ou as pessoas coletivas que não tenham a sua sede ou um estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia devem a fazer-se representar por um representante que possua o seu domicílio profissional na União Europeia. Esta obrigação aplica-se a todos os processos junto do Instituto, salvo a apresentação de um pedido de marca comunitária. A representação não é obrigatória no caso de pedidos de renovação de marcas comunitárias ou de desenhos ou modelos comunitários registados ou de um pedido de inspeção de processos. Em princípio, os representantes não precisam de apresentar uma procuração para agir junto do Instituto, salvo se este o exigir, ou, no caso de processos inter partes, a outra parte assim o solicitar de forma expressa. No entanto, os empregados que atuam em nome de pessoas singulares ou coletivas devem apresentar uma procuração assinada para inserção nos processos. Quando um representante tiver sido nomeado, o Instituto comunicará apenas com esse representante. Para mais informações sobre aspetos específicos da representação profissional no decurso de processos junto do Instituto em matéria de marcas internacionais, consulte Linhas de orientação, Parte M. A primeira parte desta secção (ponto 2) define as diferentes categorias de representantes. A segunda parte desta secção (ponto 3 a ponto 6) diz respeito à designação de representantes, ou à ausência dessa designação e à autorização de representantes. 2 Quem pode agir na qualidade de representante Artigo 92.º, n.º 3, e artigo 93.º, n.º 1, alínea a), do CTMR, artigo 77.º, n.º 3, e artigo 78.º, n.º 1, alínea a) e alínea b), do Regulamento relativo aos desenhos ou modelos comunitários (CDR) Em todos os Estados-Membros, a representação em processos judiciais é uma profissão regulada e só pode ser exercida em condições específicas. Nos processos perante o Instituto, são distinguidas as seguintes categorias de representantes: Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 4

5 Advogados (artigo 93.º, n.º 1, alínea a), do CTMR, artigo 78.º, n.º 1, alínea a) do CDR) são mandatários autorizados que, em consonância com o direito nacional, estão sempre habilitados a representar terceiros junto do Instituto (ver ponto 2.2). Outros profissionais (artigo 93.º, n.º 1, alínea b), do CTMR, artigo 78.º, n.º 1, alínea b), do CDR) têm de preencher outras condições e de estar inscritos numa lista mantida para o efeito pelo Instituto (a «lista de mandatários autorizados do IHMI»). Entre estes, há que distinguir outros dois grupos: os que só podem agir como representantes em processos relacionados com desenhos ou modelos comunitários (RCD) e os que podem agir como representantes em processos relativos tanto a marcas comunitárias como a desenhos ou modelos comunitários (ver ponto 2.3). Diversos mandatários autorizados podem organizar-se em entidades chamadas «grupos de mandatários» (regra 76, n.º 9, do Regulamento de execução do Regulamento sobre a marca comunitária (CTMIR)) (ver ponto 3.4.3). Os mandatários autorizados devem ser distinguidos dos empregados que atuam como representantes da parte no processo [(artigo 92.º, n.º 3), primeira alternativa, CTMR, (ver ponto 2.4.1)] ou empregados de pessoas coletivas economicamente ligadas àquela [(artigo 92.º, n.º 3), segunda alternativa, do CTMR (ver ponto 2.4.2)] e de representantes legais nos termos do direito nacional (ver ponto 2.5). 2.1 Base de dados de representantes Todas as pessoas que se identifiquem como representantes ou empregados de partes singulares nos processos perante o Instituto e que preencham os requisitos previstos nos regulamentos são inscritas na base de dados de representantes e obtêm um número de ID. A base de dados tem uma dupla função: combina uma base de dados, que contém todos os dados de contacto relevantes sob o número de ID específico para qualquer categoria de representantes, com a informação pública na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI. Todos os representantes, incluindo grupos de mandatários, devem indicar a categoria de representantes a que pertencem, o seu nome e endereço, em conformidade com a regra 1 do CTMIR. Um representante pode possuir vários ID. Por exemplo, os grupos de mandatários podem ter ID diferentes para diferentes endereços oficiais (a distinguir de diferentes endereços de correspondência, que podem ser identificados sob um único ID; ver Parte E, Secção 1). Os representantes individuais podem possuir um ID enquanto empregado representante e um ID diferente enquanto advogado por direito próprio. Um advogado não pode, em princípio, constar da base de dados como um «mandatário autorizado junto do IHMI», já que não precisa de ser admitido pelo IHMI. Por conseguinte, o Instituto recusa quase invariavelmente pedidos de inscrição de advogados na lista de mandatários autorizados do IHMI. A única exceção a esta regra verifica-se quando um mandatário autorizado inscrito na lista é também um advogado e essa dupla qualificação é permitida nos termos do direito nacional. A base de dados de mandatários autorizados está disponível em linha. Na base de dados, os representantes são identificados como: Grupo, Empregado, Advogado e Mandatário autorizado junto do IHMI. Esta última categoria divide-se em duas Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 5

6 subcategorias: a primeira é composta por representantes legais para o domínio de desenhos ou modelos exclusivamente autorizados a agir como representantes nessa matéria, nos termos do artigo 78.º do CDR, e a segunda é composta por representantes legais para o domínio de marcas e desenhos ou modelos, nos termos do artigo 93.º do CTMR. 2.2 Representação profissional por advogados Artigo 93.º, n.º 1, alínea a) do CTMR Um advogado é um mandatário que é, automaticamente e sem qualquer outro reconhecimento formal, autorizado a representar terceiros perante o Instituto desde que preencha as três condições seguintes: a) estar habilitado a exercer no território de um Estado-Membro; b) possuir o seu domicílio profissional na União Europeia, e c) poder agir no referido Estado, na qualidade de mandatário em matéria de marcas O termo «advogado» A Diretiva 98/5/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16/02/1998, JO CE L 77, 14/03/1998, define o termo «advogado». Os títulos profissionais são identificados na coluna «Terminologia para profissão de advogado» do anexo Habilitação O requisito de estar habilitado a exercer no território de um Estado-Membro significa que a pessoa tem de ser admitida na Ordem dos Advogados ou ser autorizada a exercer ao abrigo dos títulos profissionais identificados no anexo 1, em conformidade com as normas nacionais relevantes. O Instituto não procederá a averiguações sobre esta matéria, a menos que existam sérias dúvidas a este respeito Domicílio profissional O domicílio profissional deve situar-se no território a União Europeia (para a definição do que constitui a União Europeia, ver ponto infra). O domicílio profissional não tem necessariamente de ser o único domicílio profissional do representante. Além disso, o domicílio profissional pode situar-se noutro Estado-Membro que não aquele onde o advogado foi admitido na ordem dos advogados. No entanto, os advogados cujo único domicílio profissional se situe fora da União Europeia não são autorizados a agir como representantes junto do Instituto, mesmo que tenham sido autorizados a exercer num dos Estados-Membros. Quando um grupo de mandatários, como uma sociedade de advogados, possuir vários domicílios profissionais, só poderá exercer atos de representação ao abrigo de um Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 6

7 domicílio profissional situado na União Europeia, e o Instituto comunicará com o advogado apenas através de um endereço no território da União Europeia. Não existe qualquer requisito quanto à nacionalidade. Assim, o advogado pode ser nacional de um Estado que não seja um dos Estados-Membros da UE Direito de atuar em matéria de marcas e/ou desenhos ou modelos O direito de atuar na qualidade de mandatário para o domínio de marcas e/ou desenhos ou modelos num Estado deve incluir o direito de representar clientes perante o Instituto da propriedade industrial desse Estado. Esta condição aplica-se a todos os Estados-Membros. Os advogados referidos no artigo 93.º, n.º 1, alínea a) do CTMR que preencham as condições nele estabelecidas estão automaticamente habilitados de pleno direito a representar os seus clientes junto do Instituto. Basicamente, isto significa que se um advogado tem direito a agir em matéria de marcas e/ou desenhos ou modelos perante o instituto da propriedade industrial do Estado-Membro onde está habilitado a exercer, terá igualmente o direito de agir perante o Instituto. Os advogados não são inscritos na lista de mandatários autorizados a que se refere o artigo 93.º, n.º 2, do CTMR, uma vez que a habilitação e as qualificações profissionais especiais mencionadas nessas disposições se referem a pessoas pertencentes a categorias de mandatários autorizados especializados em matéria de propriedade industrial ou de marcas, enquanto que os advogados estão, por definição, habilitados a agir como representantes em todas as questões de âmbito jurídico. Se um advogado a quem já tenha sido atribuído um número de identificação enquanto advogado solicitar a sua inscrição na lista, o número será mantido mas o estatuto será alterado de «Advogado» para «Mandatário autorizado junto do IHMI». A única exceção a esta regra aplica-se quando um mandatário autorizado inscrito na lista é também advogado e tem direito, nos termos da legislação nacional, a atuar em ambos os contextos. O anexo 1 contém uma explicação pormenorizada das normas específicas de cada país. 2.3 Mandatários autorizados admitidos e inscritos nas listas mantidas pelo Instituto Artigo 93.º, n.º 1, alínea b), e artigo 93.º, n.º 2, do CTMR e artigo 78.º, n.º 1, alínea b), do CDR. O segundo grupo de pessoas autorizadas a representar profissionalmente terceiros perante o Instituto é o das pessoas cujos nomes constam de uma das duas listas de mandatários autorizados mantidas pelo Instituto, a lista de mandatários autorizados e a lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI. Para esta categoria de mandatários autorizados, a inscrição na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos confere-lhes o direito de representar terceiros junto do Instituto. Um representante que esteja inscrito na lista de Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 7

8 mandatários autorizados do IHMI, referida no artigo 93.º, n.º 1, alínea b), está automaticamente habilitado a representar terceiros em matéria de desenhos ou modelos em conformidade com o artigo 78.º, n.º 1, alínea b), do CDR e não estará inscrito na lista especial de mandatários autorizados em matéria de desenhos ou modelos («a lista relativa a desenhos ou modelos»). Se uma pessoa inscrita na lista mantida pelo Instituto nos termos do artigo 93.º do CTMR solicitar a sua inscrição na lista relativa a desenhos ou modelos mantida para mandatários autorizados a atuar exclusivamente em matéria de Desenhos ou Modelos, nos termos do artigo 78.º, n.º 4 do CDR, o pedido será indeferido. A lista relativa a desenhos ou modelos destina-se apenas aos mandatários autorizados aptos a representar clientes perante o Instituto em matéria de desenhos ou modelos, mas não de marcas. O anexo 2 explica de forma pormenorizada as normas específicas de cada país. A inscrição nas listas está sujeita a um pedido preenchido e assinado individualmente pela pessoa em questão, utilizando o formulário criado pelo Instituto para este efeito e disponível em A inscrição na lista está sujeita ao cumprimento de três requisitos: a) o representante deve possuir a nacionalidade de um dos Estados-Membros; b) ter o seu domicílio profissional ou local de trabalho na União Europeia, e c) estar habilitado, nos termos do direito nacional, a representar terceiros em matéria de marcas junto do instituto nacional da propriedade industrial. Para o efeito, deve apresentar um certificado emitido pelo instituto nacional da propriedade industrial de um Estado-Membro que assim o ateste Direito ao abrigo da legislação nacional As condições para a inscrição na lista de mandatários autorizados e na lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI dependem do contexto jurídico no Estado-Membro em questão. Artigo 93.º, n.º 2, alínea c) do CTMR e artigo 78.º, n.º 1, alínea b), do CDR Num grande número de Estados-Membros, o direito de agir como representante de terceiros perante o instituto nacional em matéria de marcas está sujeito à posse de uma qualificação profissional especial [(artigo 93.º, n.º 2, alínea c), primeira alternativa, CTMR]. Por conseguinte para ter direito a atuar como representante, a pessoa deve possuir a qualificação exigida. Noutros Estados-Membros essa exigência de uma qualificação especial não existe, o que significa que a representação em matéria de marcas está aberta a todos. Neste caso, a pessoa envolvida deve ter atuado regularmente como representante de terceiros em matéria de marcas, desenhos ou modelos perante o instituto nacional em questão durante, pelo menos, os últimos cinco anos [(artigo 93.º, n.º 2, alínea c), segunda alternativa, CTMR]. Uma subcategoria desta categoria de Estados-Membros é a dos Estados-Membros que possuem um sistema que reconhece oficialmente uma qualificação profissional para representar Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 8

9 terceiros perante o instituto nacional em questão, embora tal reconhecimento não constitua uma condição prévia para o exercício da atividade de mandatário autorizado. Neste caso, as pessoas reconhecidas desta forma não estão sujeitas ao requisito de terem atuado regularmente como representante pelo menos durante os últimos cinco anos. Primeira alternativa - Qualificações profissionais especiais Quando, no Estado-Membro em questão, esse direito depende da posse de qualificações profissionais especiais, as pessoas que solicitam a sua inscrição na lista devem ter adquirido essa qualificação especial. Esta qualificação profissional especial (frequentemente adquirida por meio de um exame) é requerida na Áustria, Bulgária, Croácia, República Checa, Estónia, França, Alemanha, Hungria, Irlanda, Itália, Letónia, Lituânia, Polónia, Portugal, Roménia, Eslováquia, Eslovénia, Espanha e Reino Unido. No entanto, se a pessoa confirmar que trabalha para dois grupos diferentes ou a partir de dois endereços diferentes, nesse caso é possível que lhe sejam atribuídos dois números diferentes: um como advogado e outro com mandatário autorizado junto do IHMI (exceto na Bélgica e em França, onde tal não é compatível) Segunda alternativa - Cinco anos de experiência Quando, no Estado-Membro em questão, o direito não depende da posse de qualificações profissionais especiais, as pessoas que solicitam a sua inscrição na lista devem ter atuado regularmente como mandatário autorizado durante pelo menos cinco anos junto de um instituto central da propriedade industrial de um Estado-Membro. O Presidente tem a possibilidade de conceder uma isenção deste requisito (ver ponto 2.3.4). Este é o caso do Benelux, Dinamarca, Malta, Finlândia e Suécia. Terceira alternativa Reconhecimento por um Estado-Membro As pessoas, cuja qualificação profissional para atuar em representação de pessoas singulares ou coletivas em matéria de marcas e/ou desenhos ou modelos perante o Instituto nacional da propriedade industrial de um dos Estados-Membros é oficialmente reconhecida em conformidade com a regulamentação desse Estado-Membro, não estão sujeitas ao requisito de ter exercido a profissão durante pelo menos cinco anos. Esta alternativa foi aplicada em casos excecionais, no Luxemburgo e nos Países Baixos Nacionalidade e domicílio profissional Artigo 93.º, n.º 2, alínea a) e alínea b), e artigo 93.º, n.º 4, do CTMR O mandatário autorizado que solicita a sua inscrição na lista deve ser nacional de um Estado-Membro e ter o seu domicílio profissional ou local de trabalho no território da União Europeia. O direito de atuar na qualidade de representante noutros Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 9

10 Estados-Membros, e a experiência profissional aí adquirida, podem ser tidos em conta apenas no âmbito de aplicação do artigo 93.º, n.º 4, do CTMR. O Presidente tem possibilidade de conceder uma derrogação deste requisito (ver ponto 2.3.4) Certificado Artigo 93.º, n.º 3, do CTMR O cumprimento das condições acima mencionadas estabelecidas no artigo 93.º, n.º 2, do CTMR tem de ser comprovado mediante um certificado fornecido pelo instituto nacional em questão. Alguns institutos nacionais emitem certificados individuais, enquanto outros fornecem ao Instituto certificados em bloco. Enviam regularmente listas atualizadas de mandatários autorizados a representar clientes junto do seu instituto (Ver Comunicação n.º 1/95 do Presidente do Instituto; JO IHMI 1995, 16). Caso contrário, a pessoa em questão deve fazer acompanhar o seu pedido de um certificado individual (ver Derrogações Artigo 93.º, n.º 4, do CTMR O Presidente do Instituto pode, em circunstâncias especiais, conceder derrogações da exigência de o representante ser nacional de um Estado-Membro e ter atuado como representante em matéria de marcas durante pelo menos cinco anos, desde que o mandatário autorizado apresente prova de que adquiriu a qualificação requerida de qualquer outra forma. Este poder é de caráter discricionário. Todos os casos até agora apresentados ao Presidente do Instituto permitiram ao mesmo conceder uma derrogação da exigência relativa à nacionalidade. As derrogações ao requisito dos cinco anos de experiência limitam-se aos casos em que a qualificação para atuar como representante em matéria de marcas adquirida de outra forma já foi válida para o período equivalente. Incluem-se aqui, por exemplo, as situações em que o mandatário autorizado, antes de se tornar agente de propriedade industrial, era responsável por operações em matéria de marcas numa empresa sem que tenha atuado pessoalmente junto do instituto nacional em questão. A experiência deve ter sido adquirida num Estado-Membro Procedimento para a inscrição na lista Artigo 3.º, n.º 3 e artigo 88.º do CTMR A inscrição na lista é confirmada mediante notificação de uma decisão favorável, que contém o número de ID atribuído ao mandatário autorizado. As inscrições na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI são publicadas no Jornal Oficial do Instituto. Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 10

11 Se não tiverem sido cumpridos quaisquer dos requisitos para inscrição na lista, e após ter sido concedida ao requerente a possibilidade de responder à notificação de irregularidade emitida pelo Instituto para o efeito, será emitida uma decisão de rejeição, a menos que o requerente sane as referidas irregularidades. A parte em questão pode interpor um recurso contra essa decisão. (Ver Comunicação , do Presidium das Câmaras de Recurso, de 16 de junho de 2009, relativa às instruções às partes em processos nas Câmaras de Recurso). Os mandatários autorizados podem obter uma cópia da decisão sem estarem sujeitos ao pagamento de uma taxa. Os processos relativos a pedidos de inscrição na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos não estão abertos a inspeção pública Alteração da lista de mandatários autorizados Supressão Primeira alternativa, a pedido do próprio Regra 78, n.º 1, e nº 6 do CTMIR A inscrição de um mandatário autorizado na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI será suprimida a pedido desse mandatário. A supressão será inscrita nos registos mantidos pelo Instituto. A notificação de supressão será enviada ao mandatário e a supressão será publicada no Jornal Oficial do Instituto. Segunda alternativa supressão automática da lista de mandatários autorizados Regra 78, n.º 2 e n.º 5, do CTMIR, Artigo 64.º, n.º 2 do CDR A inscrição de um mandatário autorizado na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos do IHMI será automaticamente suprimida: a) em caso de morte ou de incapacidade legal do mandatário autorizado; b) caso um mandatário autorizado deixe de possuir a nacionalidade de um Estado-Membro; no entanto, o Presidente do Instituto pode, ainda assim, conceder uma derrogação nos termos do artigo 93.º, n.º 4, alínea b), do CTMR; c) caso o mandatário autorizado deixe de possuir o seu domicílio profissional ou posto de trabalho no território da UE ou d) caso o mandatário autorizado deixe de estar autorizado a representar terceiros perante o instituto de propriedade industrial de um Estado-Membro. Quando o mandatário autorizado muda a sua atividade de Representante Legal para o domínio de Desenhos ou modelos para Representante Legal para o domínio das Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 11

12 Marcas, será suprimido da lista especial relativa a desenhos ou modelos e inscrito na lista de mandatários autorizados do IHMI. O Instituto pode ser informado dos factos acima descritos de diversas maneiras. Em caso de dúvida, antes da supressão da lista, o Instituto solicitará esclarecimentos ao instituto nacional em questão. Ouvirá igualmente o mandatário autorizado, especialmente se existir a possibilidade de este ter direito a permanecer na lista ao abrigo de outra base jurídica ou factual. A supressão será inscrita nos registos mantidos pelo Instituto. A decisão de supressão será comunicada ao representante e publicada no Jornal Oficial do Instituto. A parte em questão pode interpor recurso contra essa decisão. (Ver Comunicação , do Presidium das Câmaras de Recurso, de 16 de junho de 2009, relativa às instruções às partes em processos nas Câmaras de Recurso) Suspensão da inscrição na lista Regra 78, n.º 3 e n.º 5, do CTMIR A inscrição de um mandatário autorizado na lista de mandatários autorizados ou na lista relativa a desenhos ou modelos do Instituto será suspensa por iniciativa do Instituto, caso a sua habilitação para assegurar a representação de pessoas singulares ou coletivas perante o serviço central da propriedade industrial do Estado tenha sido suspensa. Se o serviço central da propriedade intelectual do Estado-Membro tiver conhecimento de qualquer desses factos, deverá comunicá-lo de imediato ao Instituto. Antes de tomar a decisão de suspender a inscrição, que será passível de recurso, o Instituto informará o mandatário autorizado e conceder-lhe-á a possibilidade de formular observações. (Ver Comunicação , do Presidium das Câmaras de Recurso, de 16 de junho de 2009, relativa às instruções às partes em processos nas Câmaras de Recurso) Reinscrição na lista de mandatários autorizados Regra 78, n.º 4, do CTMIR Uma pessoa cuja inscrição tenha sido suprimida ou suspensa será, mediante pedido, reinscrita na lista de mandatários autorizados, caso as condições que originaram tal supressão ou suspensão tiverem deixado de existir. De acordo com o procedimento normal para a obtenção de uma inscrição na lista de mandatários autorizados (ver ponto 2.2 acima), deverá ser apresentado um novo pedido. Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 12

13 2.4 Representação por parte de um empregado Artigo 92.º, n.º 3, do CTMR As pessoas singulares ou coletivas com domicílio, sede ou estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia podem atuar junto do Instituto por intermédio de uma pessoa singular por elas empregada («empregado»). Os empregados das pessoas coletivas acima mencionadas podem igualmente atuar em nome de outras pessoas coletivas com quem tenham ligações económicas (ver ponto infra), mesmo que essas pessoas coletivas não possuam domicílio nem sede ou estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia. Quando uma pessoa coletiva de um país terceiro é representada desta forma, não é obrigada a designar um mandatário autorizado, na aceção do artigo 93.º, n.º 1 do CTMR, em derrogação da regra segundo a qual as partes no processo domiciliadas no exterior da UE são obrigadas a designar um mandatário autorizado. Regra 83, n.º 1, alínea h), do CTMIR Nos formulários disponibilizados pelo Instituto, nos termos da regra 83, n.º 1, o empregado que assina o pedido ou requerimento deve indicar o seu nome e assinalar as opções referentes a empregados e procurações. Não necessita, contudo, de preencher o campo reservado aos mandatários autorizados na página 1 do formulário, nem a ficha com indicações relativas aos mandatários autorizados. Regra 12, alínea b), e regra 84, n.º 2, alínea e), do CTMIR O(s) nome(s) do(s) empregado(o) será(ão) inscrito(s) na base de dados e publicado(s) sob o título «representantes» no Boletim de Marcas Comunitárias Empregados que atuam por conta do respetivo empregador Artigo 92.º, n.º 3, do CTMR, e regra 76, n.º 2, do CTMIR Quando os empregados atuam por conta do respetivo empregador, não se trata de um caso de representação profissional nos termos do artigo 93.º, n.º 1, do CTMR. Assim, a regra 94, n.º 7, alínea d), não é aplicável na repartição e fixação das custas no âmbito de processos inter partes. As pessoas singulares ou coletivas que são partes nos processos perante o Instituto podem atuar por intermédio dos seus empregados, apenas sob condição de o empregado apresentar uma procuração. Não é necessário preencher quaisquer outros requisitos como, por exemplo, o da qualificação dos empregados para representar terceiros junto dos institutos nacionais. Geralmente, o Instituto não verifica se existe de facto uma relação laboral com a parte no processo, podendo, contudo, fazê-lo se tiver razões para duvidar da existência dessa relação, por exemplo no caso de serem indicados endereços diferentes ou de a mesma pessoa ser nomeada como o empregado de diferentes pessoas coletivas. Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 13

14 2.4.2 Representação por empregados de uma pessoa coletiva com ligações económicas Artigo 92.º, n.º 3, do CTMR Os empregados de pessoas coletivas podem agir como representantes de outras pessoas coletivas desde que ambas tenham relações económicas entre si. As relações económicas, nesta aceção, existem quando há uma dependência económica entre as duas pessoas coletivas, no sentido em que a parte no processo depende do empregador do empregado em questão, ou vice-versa. Essa dependência económica pode existir: - ou porque as duas pessoas coletivas são membros do mesmo grupo, - ou devido a mecanismos de controlo de gestão. Em conformidade com o artigo 2.º da Diretiva 80/723/CEE da Comissão, de 25/06/1980 (JO CE L195 p. 2), relativa à transparência das relações financeiras entre os Estados-Membros e as empresas públicas, e o artigo 10.º do Regulamento (CE) nº 240/96 da Comissão, de 31/01/1996, relativo à aplicação do n.º 3 do artigo 85.º do Tratado a certas categorias de acordos de transferência de tecnologia (JO CE L 31, p. 2), uma empresa tem ligações económicas com outra: - se detiver mais de metade do capital da outra, ou - se detiver mais de metade dos direitos de voto, ou - se puder nomear mais de metade dos membros do organismo de gestão, ou - se lhe assistir o direito de gerir os assuntos da empresa. De acordo com a jurisprudência sobre o artigo 106.º do TFUE, existem também relações económicas quando ambas as empresas constituem uma unidade económica na qual a sucursal ou filial não tem verdadeira autonomia para definir a respetiva estratégia de mercado. Por outro lado, os fatores a seguir indicados não são suficientes para determinar a existência de ligações económicas: - uma ligação decorrente de um acordo de licenciamento de uma marca, - uma relação contratual entre duas empresas tendo em vista a representação ou assistência jurídica mútua, - uma mera relação fornecedor/cliente baseada, por exemplo, num acordo de distribuição exclusiva ou de franquia. Se um empregado representante desejar fazer valer-se de ligações económicas, deverá clicar na secção pertinente do formulário oficial e indicar o seu nome e o nome e endereço do seu empregador. É recomendável dar uma indicação da natureza da ligação económica, a menos que seja evidente nos documentos apresentados. O Instituto não procederá geralmente a quaisquer averiguações nesta matéria, salvo se tiver razões para duvidar da existência das ligações económicas. Neste caso, o Instituto pode solicitar explicações adicionais e, se necessário, provas documentais. Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 14

15 2.5 Representação legal A representação legal refere-se à representação de pessoas singulares ou coletivas por intermédio de outras pessoas em conformidade com o direito nacional. Por exemplo, o presidente de uma empresa é o representante legal dessa empresa. As pessoas coletivas só podem atuar por intermédio de pessoas singulares. Se essa pessoa singular não for simplesmente um empregado mas uma pessoa que, nos termos da legislação que regula a pessoa coletiva, pode de pleno direito representar a pessoa coletiva em todos os atos jurídicos, não é necessário referir essa pessoa como um «empregado» nem apresentar uma procuração por escrito para a mesma. Neste caso, basta indicar, por baixo da(s) assinatura(s), o(s) nome(s) da(s) pessoa(s) singular(es) signatária(s) e o respetivo estatuto na empresa, por exemplo, «presidente», «presidente da comissão executiva», «gerente» ou «procurador». Além disso, não existe representação na aceção do CTMR quando, em consonância com a legislação nacional aplicável, uma pessoa singular ou coletiva atua, em circunstâncias especiais, por intermédio de um representante, por exemplo, quando menores de idade são representados pelos seus progenitores ou pelos respetivos tutores, ou quando uma empresa é representada por um liquidatário. Nestes casos, a pessoa que efetivamente assina deve demonstrar que está habilitada a fazê-lo, mas não é obrigada a apresentar uma procuração. Há que recordar, contudo, que uma pessoa coletiva de um país terceiro,fora da União Europeia, que se dirija ao Instituto deve ser representada por um mandatário autorizado no território da União Europeia. Esta obrigação aplica-se a todos os processos junto do Instituto, salvo à apresentação de um pedido de marca comunitária. 3 Designação de um mandatário autorizado 3.1 Condições em que a designação é obrigatória Sob reserva da exceção referida no ponto supra, a designação de um mandatário autorizado é obrigatória para as partes nos processos junto do Instituto que não tenham domicílio, nem sede ou estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia. Esta obrigação aplica-se a todos os processos perante o Instituto, exceto à apresentação de um pedido de marca comunitária. O mesmo se aplica aos registos internacionais que designem a UE. Para mais informações sobre esta matéria, queira consultar as Linhas de orientação, Parte M, Marcas internacionais Domicílio e domicílio profissional O critério para a representação obrigatória prende-se com o domicílio, domicílio profissional ou estabelecimento comercial, não com a nacionalidade. Por exemplo, um cidadão francês domiciliado no Japão tem de ser representado, mas um nacional australiano domiciliado na Bélgica não está sujeito a tal obrigação. O Instituto determinará este critério em função do endereço indicado. Quando a parte no processo indica um endereço no exterior da UE, mas possui um domicílio profissional Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 15

16 ou um estabelecimento no território da UE, deve fornecer as indicações e explicações apropriadas, e qualquer correspondência com essa parte deverá ser remetida para o endereço na UE. Os critérios relativos à sede ou estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo não estarão preenchidos se a parte no processo possuir apenas uma caixa postal ou um endereço para efeitos de notificação no território da UE, nem se o requerente indicar o endereço de um agente com domicílio profissional na UE. Uma filial não é um estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo, visto que tem a sua própria personalidade jurídica. Se a parte no processo indicar um endereço na UE como o seu próprio endereço, o Instituto não aprofundará as averiguações a esse respeito, a menos que razões de caráter excecional suscitem alguma dúvida. No que diz respeito a pessoas coletivas, o domicílio é determinado em conformidade com o artigo 65.º do TFUE. A sede ou domicílio efetivo deve situar-se no território da UE. O facto de a legislação que rege a empresa ser de um Estado-Membro não é suficiente O conceito de «na União Europeia» Artigo 92.º, n.º 2, do CTMR Para efeitos da aplicação do disposto no artigo 92.º, n.º 2, do CTMR, o território relevante é o território da União Europeia, que engloba todos os Estados-Membros abrangidos pelo TFUE nos termos do artigo 355.º. Importa ter presente que não se considera que os membros do Espaço Económico Europeu que não são membros da UE (ou seja, os Estados-Membros da EFTA) preencham este requisito. 3.2 Consequências do incumprimento quando a designação é obrigatória. Artigo 93.º, n.º 1, do CTMR Quando uma parte em processos perante o Instituto (requerente, titular, oponente, autor de um pedido de anulação) se encontra numa das situações descritas no ponto 3.1, mas não designou um mandatário autorizado, na aceção do artigo 93.º, n.º 1, do CTMR no pedido ou requerimento, ou quando o cumprimento do requisito de representação deixa de se verificar numa fase posterior (por exemplo, em caso de renúncia do representante), as consequências jurídicas dependem da natureza dos processos em questão Durante o processo de registo Artigo 92.º, n.º 2, do CTMR, e regra 9, n.º 3, do CTMIR Quando a representação seja obrigatória e o autor do pedido não designe um representante no formulário do pedido, o examinador pode, numa fase inicial do processo e no contexto da análise das formalidades, nos termos da regra 9, n.º 3, do CTMIR, convidar o autor do pedido a nomear um representante no prazo de dois Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 16

17 meses. Se o autor do pedido não agir em conformidade com esta comunicação, o pedido de marca comunitária será rejeitado. Aplica-se o mesmo procedimento no caso de a designação de um representante cessar posteriormente durante o processo de registo da marca comunitária, ou seja, durante o período compreendido entre a publicação do pedido de marca comunitária e o registo da marca comunitária. Quando um pedido específico («acessório») for apresentado em nome do requerente durante o processo de registo, por exemplo, um pedido de inspeção dos processos, um pedido de registo, um pedido de registo de uma licença ou um pedido de restitutio in integrum, não é necessário proceder de novo à designação de um representante. Neste caso, o Instituto comunicará com o representante devidamente nomeado Durante o processo de oposição Aplica-se o disposto nos pontos anteriores aos requerentes de marcas comunitárias. O processo de saneamento de quaisquer irregularidades relacionadas com a representação desenrolar-se-á fora do âmbito dos processos de oposição, que se concluem pelo indeferimento do pedido de marca comunitária caso o requerente não aja em conformidade com a comunicação. Regra 15, n.º 2, alínea h), ponto (ii), e regra 17, n.º 4, do CTMIR No que se refere ao opositor, qualquer irregularidade inicial relacionada com a representação constitui motivo para declarar a inadmissibilidade do ato de oposição. Caso o ato de oposição não mencione a designação de um representante, o examinador, agindo nos termos do artigo 93.º, n.º 1, do CTMR, convidará o opositor a designar um representante no prazo de dois meses. A oposição será declarada inadmissível, a menos que este requisito seja preenchido dentro do prazo estabelecido. (Ver ponto das Linhas de orientação, Parte B, Secção 1). Em caso de renúncia do representante, o processo prosseguirá com os próprios opositores caso provenham do território da UE. A outra parte será informada da renúncia do representante. Se a parte cujo representante renunciou for de um país terceiro, será enviada uma carta, informando a parte em questão de que, nos termos do artigo 92.º, n.º 2, do CTMR, as partes que não tenham o seu domicílio ou sede, ou um estabelecimento industrial ou comercial real e efetivo na União Europeia, têm de ser representadas junto do Instituto, nos termos do artigo 93.º, n.º 1, do CTMR em todos os processos à exceção do depósito do pedido, e que deverá ser designado um novo representante. O não cumprimento destas disposições resultará na rejeição da oposição por inadmissibilidade. Se, no decurso dos processos de oposição, houver uma mudança de representante, o Instituto informará a outra parte dessa mudança, mediante o envio de uma cópia da carta e da procuração (caso tenha sido apresentada). Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 17

18 3.2.3 Anulação Regra 37, alínea c), ponto (ii), e regra 39, n.º 3, do CTMIR Em processos de anulação, o ponto anterior relativo à oposição aplica-se mutatis mutandis ao autor de pedidos de extinção ou de declaração de nulidade de uma marca comunitária. Quando o titular da marca comunitária deixa de estar representado, o examinador convidá-lo-á a designar um representante. Se o titular não o fizer, as declarações por ele prestadas no âmbito do processo não serão tidas em conta e o pedido será tratado com base nas provas de que o Instituto dispõe. No entanto, a marca comunitária não será anulada simplesmente devido ao facto de o titular da marca comunitária já não se encontrar representado após o registo. 3.3 Designação de um representante quando esta não é obrigatória Quando a parte no processo perante o Instituto não for obrigada a ser representada, esta tem, contudo, em qualquer momento, a possibilidade de designar um representante, na aceção do artigo 92.º ou do artigo 93.º do CTMR. Se assim o fizer, é aplicável o disposto no ponto 3.4, assim como os requisitos relativos à procuração (ver ponto 5 infra). Quando um representante tiver sido designado, o Instituto comunicará exclusivamente com esse representante (ver número 4 infra). 3.4 Designação de um representante Designação explícita Um representante é normalmente designado no formulário oficial do Instituto que dá início ao processo em questão, por exemplo o Formulário de Pedido ou o Formulário de Oposição. É possível designar um representante (no máximo dois) assinalando a opção «múltiplos representantes» e indicando os dados necessários para cada um dos representantes adicionais. Um representante pode também ser designado numa comunicação posterior assinada pela parte no processo ou pelo representante (auto-designação). A designação deve ser inequívoca. Uma comunicação relacionada com um processo específico (por exemplo, de registo ou de oposição) acompanhada de uma procuração assinada pela parte no processo implica a designação do representante. O mesmo se aplica no caso de uma Procuração Geral ser apresentada da mesma forma. Para obter informação sobre Procurações Gerais, ver ponto 5.2 infra. Por outro lado, uma Procuração Geral apresentada sem referência a um processo específico não implica por si só a designação da pessoa autorizada a agir na qualidade de representante em todos os processos em matéria de marcas Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 18

19 comunitárias atuais ou futuras, uma vez que o registo de Procurações Gerais não está associado a um processo específico junto do Instituto. A fim de obter o registo da pessoa autorizada como representante na Procuração Geral, a parte no processo deverá, além disso, comunicar ao Instituto os números dos processos específicos relativamente aos quais a designação do representante deve produzir efeito Designação implícita Comunicações, pedidos, etc. apresentados em nome das partes por um representante (adiante designado «novo» representante), que não aquele cujo nome consta do nosso registo (adiante designado «antigo» representante) serão inicialmente aceites. O Instituto enviará uma carta ao «novo» representante convidando-o a confirmar a sua designação no prazo de um mês. A carta incluirá um aviso alertando o representante para o facto de, no caso de não responder dentro do prazo estabelecido, o Instituto presumir que não foi designado representante. Se o «novo» representante confirmar a sua designação, a comunicação será tomada em consideração e o Instituto enviará novas comunicações para o «novo» representante. Se o «novo» representante não responder no prazo de um mês ou se confirmar que não é o «novo» representante, os processos prosseguirão com o «antigo». A comunicação e a resposta do «novo» representante serão transmitidas ao «antigo» representante a título de informação. Concretamente, quando a comunicação conduz ao encerramento do processo (retiradas/limitações), o «novo» representante deverá confirmar a sua designação como representante para que o encerramento do processo ou a limitação possam ser aceites. Em qualquer caso, os processos não serão suspensos Grupo de mandatários Regra 76, n.º 9, do CTMIR Um grupo de mandatários (tais como sociedades ou parcerias de advogados ou mandatários autorizados, ou ambas) pode ser designado em vez dos representantes individuais que trabalham nesse grupo. Tal deve ser indicado em conformidade, referindo apenas o nome do grupo de mandatários e não os nomes dos representantes individuais inseridos nesse grupo. A experiência tem demonstrado que em muitos casos as indicações fornecidas são equívocas. Nessas circunstâncias, o Instituto interpretará, sempre que possível, tais indicações como tratando-se da designação e autorização de um grupo de mandatários, mas, se for caso disso, aconselhará o representante sobre a forma de proceder em casos futuros. A designação de um grupo de mandatários estende-se automaticamente a qualquer mandatário autorizado que, subsequentemente à designação inicial, venha a aderir a esse grupo de mandatários. Inversamente, qualquer representante que saia de um Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 19

20 grupo de mandatários deixa automaticamente de estar autorizado a atuar no âmbito desse grupo. Não é necessário nem recomendado informar o Instituto dos nomes dos representantes que compõem o grupo. No entanto, recomenda-se vivamente que quaisquer alterações e informações relacionadas com representantes que deixam o grupo sejam comunicadas ao Instituto. O Instituto reserva-se o direito de confirmar se um determinado representante trabalha efetivamente no grupo, se as circunstâncias assim o justificarem. Artigo 93.º, n.º 1, do CTMR, e regra 79 do CTMIR A designação de um grupo de mandatários não resulta numa derrogação da regra geral, segundo a qual só os representantes, na aceção do artigo 93.º, n.º 1, do CTMR, podem praticar atos jurídicos em nome de terceiros junto do Instituto. Por conseguinte, qualquer pedido, requerimento ou comunicação deve ser assinado por uma pessoa singular competente para o efeito. O representante deve indicar o seu nome por baixo da assinatura. Pode igualmente indicar o seu número de ID, se atribuído pelo Instituto, embora não seja necessário obter um número de ID, visto que o número de ID da Associação prevalece Números de ID Em qualquer formulário e em qualquer comunicação enviados ao Instituto, o endereço e os dados de telecomunicações do representante podem, e de preferência devem, ser substituídos pelo número de ID atribuído pelo Instituto, juntamente com o nome do representante. Não só os mandatários autorizados do IHMI inscritos na lista mantida pelo Instituto (ver ponto 2.2 acima), como também os advogados e grupos de mandatários possuirão esses números de ID. Além disso, caso os representantes ou grupos de mandatários possuam vários endereços, ser-lhes-á atribuído um número de ID diferente para cada um desses endereços. O número de ID pode ser encontrado mediante a consulta de qualquer dos processos do representante em questão através do nosso sítio Web: 4 Comunicação com representantes Regra 77 do CTMIR Qualquer notificação ou outra comunicação endereçada pelo Instituto ao representante devidamente autorizado produzirá o mesmo efeito que se tiver sido endereçada à pessoa representada, e qualquer comunicação dirigida ao Instituto pelo representante devidamente autorizado produzirá o mesmo efeito que se tiver sido enviada pela pessoa representada. Regra 1, n.º 1, alínea e), regra 67, n.º 2, e regra 76, n.º 8, do CTMIR Uma parte nos processos perante o Instituto pode designar vários representantes, caso em que cada um dos representantes pode atuar em conjunto ou separadamente, salvo se a procuração apresentada ao Instituto previr o contrário. No entanto, o Instituto comunicará naturalmente apenas com o representante designado em primeiro lugar, exceto nos seguintes casos: Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 20

21 - quando o requerente indica um endereço diferente do endereço para efeitos de notificação, nos termos da regra 1, n.º 1, alínea e); - quando um representante suplementar é designado para um processo secundário específico (como a inspeção de processos ou oposição), caso em que o Instituto procederá em conformidade. Regra 75, n.º 1, do CTMIR Sempre que exista mais do que um requerente de marca comunitária, opositor ou qualquer outra parte em processos perante o Instituto, o representante designado pelo requente da marca, etc., referido em primeiro lugar no formulário, será o representante comum de todas essas pessoas. Se a pessoa referida em primeiro lugar não tiver designado um mandatário autorizado e uma das outras pessoas estiver sujeita a tal obrigação, e designar efetivamente um mandatário autorizado, esse representante será considerado como sendo o representante comum de todas essas pessoas. Artigo 92.º e artigo 93.º do CTMR, e regra 67 do CTMIR. Se o representante, na aceção do artigo 92.º e do artigo 93.º do CTMR, tiver sido designado, o Instituto comunicará exclusivamente com esse representante. 5. Procuração Artigo 92.º, n.º 3, e artigo 93.º, n.º 1, do CTMR e regra 76 do CTMIR Em princípio, os mandatários autorizados não precisam de apresentar uma procuração para atuar junto do Instituto. No entanto, qualquer mandatário autorizado (advogado ou mandatário autorizado inscrito na lista do IHMI, incluindo um grupo de mandatários) que atue junto do Instituto deve apresentar uma procuração para efeitos de inserção nos processos, se o Instituto assim o solicitar expressamente ou, no caso de existirem várias partes nos processos em que o representante atua junto do Instituto, se a outra parte assim o solicitar expressamente. Nestes casos, o Instituto convidará o representante a apresentar a procuração dentro de um prazo específico (ver Linhas de orientação, Parte A, Secção 1, Meios de comunicação, prazos). A carta incluirá um aviso informando o representante de que, se não responder dentro do prazo estabelecido, o Instituto presumirá que este não foi designado representante e os processos prosseguirão diretamente com a parte representada. Quando a representação é obrigatória, a parte representada será convidada a designar um novo representante e é aplicável o disposto no ponto 3.2 acima. Quaisquer medidas processuais, que não o depósito do pedido, tomadas pelo representante serão consideradas como não tendo sido tomadas se a parte representada não as aprovar dentro do prazo especificado pelo Instituto. Os empregados que atuam em nome de pessoas singulares ou coletivas devem apresentar uma procuração assinada para inserção nos processos. Deve ser assinada uma procuração pela parte no processo. No caso de pessoas coletivas, a procuração deve ser assinada por uma pessoa autorizada, nos termos da legislação nacional aplicável, a atuar em nome daquela. O Instituto não procederá a qualquer averiguação a esse respeito. Linhas de orientação relativas ao exame efetuado no Instituto Parte A, Disposições gerais Página 21