POLÍTICA INSTITUCIONAL ANTICORRUPÇÃO

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1 POLÍTICA INSTITUCIONAL ANTICORRUPÇÃO Belo Horizonte, Fevereiro de Diretoria Executiva de Controladoria, Compliance, PLD e Riscos Diretoria de Compliance, PLD e Riscos

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO OBJETIVO PÚBLICO-ALVO PAPÉIS E RESPONSABILIDADES ADMINISTRADORES, EMPREGADOS, ESTAGIÁRIOS, TERCEIROS E PREPOSTOS (COLABORADORES) CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO COMITÊ DE AUDITORIA AUDITORIA INTERNA COMITÊ DIRETIVO (PRESIDENTE, VICE-PRESIDENTE E VICE-PRESIDENTE EXECUTIVO) COMITÊ DE CONDUTAS ÉTICAS DIRETORIA DE COMPLIANCE, PLD E RISCOS SUPERINTENDÊNCIA EXECUTIVA JURÍDICO-SOCIETÁRIA GERÊNCIA EXECUTIVA DE CONTROLADORIA GERÊNCIA DE CAPITAL HUMANO GERÊNCIA DE COMPLIANCE E PLD GERÊNCIA DE MARKETING VEDAÇÕES PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO GOVERNANÇA CORPORATIVA OUTROS PROCEDIMENTOS CANAL DE DENÚNCIAS PERIODICIDADE CONSIDERAÇÕES FINAIS

3 1. INTRODUÇÃO No Brasil, existem diversas leis que contribuem para o arcabouço legal contra a corrupção, sendo que a Lei nº , de 1º de agosto de 2013, conhecida como Lei Anticorrupção ou Lei da Empresa Limpa é o marco da mudança rumo ao combate e à prevenção da corrupção no Brasil. Portanto, esta Política se baseia nos novos requisitos de postura comercial íntegra que passaram a ser reforçados com a edição da Lei da Empresa Limpa. Referida Lei, dentre outras disposições, estabelece penalidades severas, nas esferas administrativa e judicial, para a prática de Atos Lesivos 1 à Administração Pública cometidos por pessoas jurídicas, sem prejuízo da responsabilidade individual de seus empregados, dirigentes ou administradores ou de qualquer pessoa natural, autora, coautora ou partícipe do ato ilícito. Por fim, mais do que uma requisição para o cumprimento de regras formais, esta Política é um convite do Mercantil do Brasil a todos os seus Colaboradores e Fornecedores para que liderem, pelo exemplo, o momento de mudança de postura comercial que o Brasil tem vivido na presente década e que, espera-se, será amplamente salutar. 2. OBJETIVO A Política Institucional Anticorrupção tem como objetivo reafirmar o compromisso do Mercantil do Brasil com as melhores práticas de mercado e a promoção da efetiva prevenção da ação de quaisquer Atos Lesivos à Administração Pública e, assim, assegurar a lisura e a integridade do relacionamento do Mercantil do Brasil e seus representantes perante o poder público. Para os fins da presente Política, considera-se Administração Pública quaisquer órgãos integrantes da administração direta, indireta, autárquica e fundacional do Brasil ou de outros países (incluindo entidades diplomáticas), nas esferas federal, estadual, municipal ou de territórios, assim como empresas públicas, sociedades de economia mista e quaisquer outras pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pela administração pública brasileira ou estrangeira. Para os fins da presente Política, considera-se Agente Público qualquer indivíduo que exerça cargo, emprego ou função, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, em órgãos integrantes da Administração Pública. O presente documento deve ser interpretado e aplicado em consonância com o Código de Ética do Mercantil do Brasil, disponível no Site Mercantil do Brasil. 1 Atos Lesivos são todos aqueles que atentem contra o patrimônio público nacional ou estrangeiro, contra princípios da Administração Pública ou contra os compromissos internacionais assumidos pelo país, conforme descrito no item 5. Vedações. 3

4 3. PÚBLICO-ALVO Esta política é aplicada pelo Mercantil do Brasil aos administradores, empregados, estagiários, terceiros e prepostos ( Colaboradores ) e fornecedores de produtos, prestadores de serviços contratados e parceiros de negócio ( Fornecedores ), sempre que houver relacionamento, de qualquer natureza, entre Colaboradores e Fornecedores representando o Mercantil do Brasil, de um lado, e Agentes Públicos, de outro, visando evitar, a todo custo, a prática de Atos Lesivos à Administração Pública que possam vir a acarretar punições. 4. PAPÉIS E RESPONSABILIDADES Os papéis e as responsabilidades estão distribuídos em diferentes níveis hierárquicos, conforme descrito nos itens a seguir ADMINISTRADORES, EMPREGADOS, ESTAGIÁRIOS, TERCEIROS E PREPOSTOS (COLABORADORES) Cumprir as diretrizes da presente Política; Difundir a importância da presente Política na sua área, atuando como agente de aculturamento por meio da disseminação de responsabilidades e comprometimentos; Realizar a grade de treinamentos disponibilizados pela Instituição CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO Aprovar a presente Política; Aprovar alterações no regimento do Comitê de Condutas Éticas, avaliando e dispondo sobre as atribuições, os poderes e as responsabilidades; Ter ciência dos processos operacionais definidos para a gestão e efetividade desta Política; Manifestar-se sobre o Relatório de Gerenciamento das atividades que compõem a gestão desta Política; Contribuir para a melhoria do processo de gestão que envolve as regras e procedimentos descritos nesta Política COMITÊ DE AUDITORIA Ter ciência da política institucional e instrumentos de gestão a ela relacionados; Contribuir para a melhoria da qualidade e confiabilidade das informações, sistemas de controle e de gestão de riscos relacionados às diretrizes da presente Política; Conhecer as informações divulgadas em relatório, contendo a descrição da estrutura de gerenciamento dos mecanismos relacionados à presente Política. 4

5 4.4. AUDITORIA INTERNA Ter ciência da política institucional e instrumentos de gestão a ela relacionados; Atestar periodicamente a efetividade dos procedimentos, sistemas de controle e de gestão de riscos relacionados às diretrizes da presente Política; Conhecer as informações divulgadas em relatório, contendo a descrição da estrutura de gerenciamento dos mecanismos relacionados à presente Política COMITÊ DIRETIVO (Presidente, Vice-Presidente e Vice-Presidente Executivo) Aprovar a presente Política; Aprovar alteração do regimento do Comitê de Condutas Éticas, fixando e dispondo as atribuições, os poderes e as responsabilidades; Manifestar-se sobre o Relatório de Gerenciamento das atividades que compõem a gestão desta Política; Manifestar-se sobre os relatos realizados por meio do canal de denúncias, sugestões e dúvidas, quando acionado; Aprovar o processo de doações e patrocínios; Aprovar o relatório legal gerado nas operações societárias e parcerias COMITÊ DE CONDUTAS ÉTICAS O Comitê de Condutas Éticas é o órgão interno, instituído pelo Mercantil do Brasil, sendo responsável por atuar nas questões que envolverem violações aos valores éticos e de conduta no MB, bem como por receber e averiguar as denúncias e direcionar as sugestões de melhorias e dúvidas registradas através do Canal de Denúncias. O Comitê de Condutas Éticas pode instituir Grupos Operacionais específicos para recebimento e direcionamento exclusivo das denúncias e sugestões de melhorias enviadas pelos funcionários e demais usuários do Canal de Denúncias. Abaixo seguem suas principais atribuições: Aprovar e submeter ao Comitê Diretivo a presente Política; Supervisionar a implementação das regras contidas nesta Política; Gerir a efetividade do Canal de Denúncias; Elaborar e submeter ao Comitê Diretivo, Conselho de Administração e Comitê de Auditoria, semestralmente, relatório de atividades descrevendo as principais Denúncias recebidas, providências adotadas, reuniões realizadas, pareceres exarados e sugestões de ajustes às regras contidas na presente Política; 5

6 Avaliar e aprovar o relatório gerencial semestral, gerado pela Gerência de Compliance e PLD, referente à efetividade desta Política; 4.7. DIRETORIA DE COMPLIANCE, PLD E RISCOS Analisar, aprovar e submeter ao Comitê de Condutas Éticas a presente Política; Aprovar a proposta do processo de aculturamento da presente Política; Assegurar que o aculturamento da presente Política seja difundido de forma ampla e completa a todos os níveis hierárquicos do Mercantil do Brasil; Acompanhar a implantação e a implementação dos processos para garantir a efetividade da gestão da presente Política; Analisar o Relatório de Gerenciamento das atividades que compõem a gestão desta Política e submetê-lo à aprovação do Comitê de Condutas Éticas; Revisar e aprovar os parâmetros estabelecidos para os treinamentos corporativos; Avaliar e submeter o relatório legal gerado por escritório de consultoria das operações societárias e parcerias ao Comitê de Condutas Éticas SUPERINTENDÊNCIA EXECUTIVA JURÍDICO-SOCIETÁRIA Auxiliar na interpretação de novas legislações que alterem o conteúdo da presente Política, como também sanar dúvidas encaminhadas pelas áreas internas da Instituição; Garantir a inclusão de cláusulas padrão que atendam às diretrizes da presente Política em todos os documentos e contratos firmados pela Instituição junto a clientes, parceiros e fornecedores; Auxiliar em todos os processos operacionais definidos para a gestão e efetividade desta Política; Receber o relatório legal gerado por escritório de consultoria das operações societárias e parcerias e enviar à Gerência de Compliance e PLD para avaliação GERÊNCIA EXECUTIVA DE CONTROLADORIA Garantir a manutenção dos registros contábeis adequados, que reflitam fielmente a real situação financeira da entidade e de seus negócios, na forma da legislação aplicável GERÊNCIA DE CAPITAL HUMANO Garantir e disseminar o cumprimento do Código de Ética e da Política Institucional Anticorrupção, visando a eficácia e a efetividade dos documentos junto ao público-alvo; Realizar e controlar os treinamentos disponibilizados aos colaboradores. 6

7 4.11. GERÊNCIA DE COMPLIANCE E PLD Elaborar a presente Política; Garantir o processo de conformidade da presente Política, assegurando a sua atualização para que reflita todas as mudanças regulatórias ou legais vigentes; Revisar a proposta do processo de aculturamento da presente Política; Estabelecer parâmetros para os treinamentos corporativos; Elaborar, semestralmente, relatório gerencial referente à efetividade desta Política; Avaliar o relatório legal gerado por escritório de consultoria das operações societárias e parcerias GERÊNCIA DE MARKETING Idealizar e executar o processo de aculturamento da Política Corporativa Anticorrupção, para que o tema seja difundido de forma ampla e completa entre todos os funcionários do Mercantil do Brasil e os demais públicos-alvo; Definir políticas e diretrizes transparentes relacionadas à concessão de brindes, doações, patrocínios e hospitalidades. 5. VEDAÇÕES Para fins de clareza, é importante que o público-alvo acima descrito compreenda os Atos Lesivos como todos aqueles que atentem contra o patrimônio público nacional ou estrangeiro, contra princípios da Administração Pública ou contra os compromissos internacionais assumidos pelo país, assim definidos: (i) (ii) (iii) (iv) prometer, oferecer ou dar, direta ou indiretamente, vantagem indevida a Agente Público, ou a terceira pessoa a ele relacionada; comprovadamente, financiar, custear, patrocinar ou de qualquer modo subvencionar a prática dos atos ilícitos previstos na Lei; comprovadamente, utilizar-se de interposta pessoa física ou jurídica para ocultar ou dissimular seus reais interesses ou a identidade dos beneficiários dos atos praticados; dificultar a atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou Agentes Públicos, ou intervir em sua atuação, inclusive no âmbito das agências reguladoras e dos órgãos de fiscalização do Sistema Financeiro Nacional. 7

8 6. PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO Entre os princípios e valores fundantes do Mercantil do Brasil, cristalizados na conscientização de seus funcionários através de seu Código de Ética, da solidez do sistema de controles internos, como também, na longa história comercial da Instituição, destacam-se os descritos a seguir: 6.1. GOVERNANÇA CORPORATIVA O Mercantil do Brasil, por meio de seu processo de governança corporativa, garante que sua Missão, Visão e Valores, expressos em seu Código de Ética, orientem a atuação do público-alvo da presente Política, como também a disponibilização de políticas e práticas para prevenção e combate à corrupção, lavagem de dinheiro, fraudes etc OUTROS PROCEDIMENTOS Padronização de processos de comunicação, formalização e monitoramento de contatos comerciais com Agentes Públicos; Padronização e formalização adequada de participação em processos de Licitação e Contratos Administrativos; Estabelecimento de normas para concessão de crédito e garantias que envolvam Entes da Administração Pública; Estabelecimento de regras relacionadas a operações societárias e parcerias; Estabelecimento de normas para captação de recursos junto à Administração Pública; Processos de cadastros e contratações de terceiros; Processos de comunicação e treinamentos; Processo de Due Diligence junto a Fornecedores; Processo de avaliação e gerenciamento de riscos; Processo de monitoramento contínuo; 6.3. CANAL DE DENÚNCIAS O conhecimento de quaisquer atos ou fatos que possam caracterizar a prática ou indícios de prática de Atos Lesivos deve ser reportado diretamente ao Canal externo de denúncia disponibilizado 24 horas por dia, 7 dias por semana pelo Mercantil do Brasil através da empresa Contato Seguro por meio dos seguintes canais: (v) Telefone , que conta com atendimento pessoal especializado; (vi) Endereço eletrônico da empresa prestadora do serviço de Canal de Denúncias para o Mercantil do Brasil. ( (vii) Aplicativo Contato Seguro para Smartphones/Tablets. Serão tomadas medidas necessárias se comprovada a utilização de má fé ou relatos de fatos inverídicos por colaboradores. 8

9 7. PERIODICIDADE A revisão das diretrizes e dos procedimentos estabelecidos nesta Política tem periodicidade mínima anual, podendo haver alterações, quando necessário. As exceções serão analisadas e aprovadas pelo Diretor responsável, para posteriormente compor a Política Institucional Anticorrupção. 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS As diretrizes contidas na presente Política devem ser objeto de avaliação periódica, com o intuito de que seja continuamente aprimorada em relação à prevenção e ao combate à corrupção e a outros atos lesivos à Administração Pública Nacional ou Estrangeira. Esta Política entra em vigor na data de sua publicação. Esta Política teve como orientação os seguintes documentos: FCPA United States Corrupt Pratices; UK Bribery Act 2010; Lei /2013, que dispõe sobre a responsabilização administrativa e civil de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira; Decreto Federal nº 8.420/2015, editado em 15 de março e 2015, que regulamenta a responsabilização objetiva administrativa de pessoas jurídicas pela prática de atos contra a administração pública, nacional ou estrangeira, de que trata a Lei nº / 2013; Lei 9.613/1998, com as alterações introduzidas pela Lei /2012, que estabelece procedimentos de prevenção e combate à lavagem de dinheiro; Lei /2013 de conflitos de Interesses; Convenção das Nações Unidas Contra Corrupção; Lei 8429/1992 de Improbidade Administrativa; Lei 8.666/1993, que regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da Constituição Federal, que institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências; Código Penal Brasileiro; Lei 9.504/1997 Lei Eleitoral, alterada pelas Leis 9.840/1999, /2002, /2003 e /2006, que estabelece normas para as eleições; Lei Complementar 64/1990, com as alterações introduzidas pela Lei Complementar 135/2010, que estabelece, de acordo com o art. 14, 9º da Constituição Federal, casos de inelegibilidade, prazos de cessação e determina outras providências; Recomendações do Grupo de Ação Financeira Internacional GAFI; Portarias de nº 909/2015 e 910/2015, elaboradas pela Controladoria Geral da União. 9

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