Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial hospitalar

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1 Sistema de descrição arquivística em contexto empresarial hospitalar Caso de Estudo José Pedro Maçorano Gabriel David Fernanda Gonçalves

2 Desafio Oportunidade de melhoria Necessidades de acesso a informação retrospetiva por parte do CA (Conselho de Administração)/SOA (Serviço de Organização Administrativa); Desatualização do sistema de arquivo utilizado e volume de informação em causa resultam em constrangimentos e demoras no acesso à informação, influenciando a capacidade de recuperação e a eficácia/completude da mesma. Encontro Internacional de Arquivos

3 Projeto Implementação de boas práticas nacionais e internacionais: ICA ISAD(G) e ISAAR(CPF). DGLAB No enquadramento da ACE - MEF e MIP. Boas práticas de gestão - Gestão por processos. Implementação de procedimentos e tecnologias informáticas atuais - ICA-AtoM como solução informática de suporte. Perspetiva integrada de gestão da informação - suporte aos processos de tomada de decisão, potenciando o acesso/reutilização da informação administrativa retrospetiva de suporte a processos funcionais atuais. Lançar as bases para a preservação digital do Arquivo do CA. Encontro Internacional de Arquivos

4 Projeto Sistema de informação do CA/SOA Gestão por Processos MEF CHSJ Planos de classificação funcional Macroestrutura Funcional/MIP Sistema de Arquivo CHSJ ICA-AtoM ISAD(G) e ISAAR(CPF) Encontro Internacional de Arquivos

5 Sistema de Informação CA/SOA Entrevista estruturada (diretor do SOA); Questionário a colaboradores; Análise documental; Análise orgânico-funcional Predominância do critério orgânico; Compartimentação e redundância de informação; Dificuldade em assegurar standardização (documentos /procedimentos); Reduzida exploração efetiva de ferramentas informáticas em uso informação não clínica; Uso de suporte papel (vs. digital < > valor legal); Dificuldades na gestão e recuperação de informação retrospetiva; Colaboradores assumem necessidade de melhoria. Encontro Internacional de Arquivos

6 Sistema de Informação CA/SOA Necessidades identificadas Estruturar os fluxos de informação internos e externos; Recuperação de informação retrospetiva - baixo nível de ruído, elevada completude, sem limite de antiguidade; Recuperação da informação retrospetiva por colaboradores integrados em diversos processos/unidades; Garantia de segurança da informação e no seu acesso; Seleção da informação a integrar no arquivo; Utilização preferencial de informação digital/digitalizada acesso rápido e múltiplo, diminui a duplicação; Acesso e/ou integração de outros arquivos; Integração da informação proveniente de outras unidades orgânicas internas e instituições externas. Encontro Internacional de Arquivos

7 Planos de Classificação Funcional Planos de Classificação Funcional A utilização de um Plano de Classificação Funcional assume que apenas o fator funcional é determinante do significado da informação e seu valor informacional. Gestão por processos Conformidade não verificada no SOA CHSJ constituiu um contexto ideal Gestão por Processos Trabalho exploratório do potencial de aplicabilidade e exequibilidade da substituição/complemento do PC da instituição; Encontro Internacional de Arquivos

8 MEF CHSJ Planos de Classificação (PC) Contexto de produção da informação Fatores determinantes do significado e valor informacional Específicos de cada instituição, dada a singularidade de funcionamento e organização das mesmas. Os PC têm que refletir os fatores essenciais que determinam o significado da informação e seu valor informacional, sob pena de não cumprirem a sua função. Análise da instituição/tipo de instituição Inadequação de PC externos CHSJ => PC Orgânico-Funcional Encontro Internacional de Arquivos

9 MEF CHSJ Recontextualização da deliberação no respetivo Processo de Negócio, após a funcional resultante da primazia do critério orgânico. Poderá a MEF substituir um PC Orgânico Funcional? descontextualização Encontro Internacional de Arquivos

10 MEF CHSJ (exercício exploratório) Funções Subfunções Processos CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS CLÍNICOS CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE SERVIÇOS NÃO CLÍNICOS 300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE EQUIPAMENTOS NÃO CLÍNICOS CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE EQUIPAMENTOS CLÍNICOS CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE MEDICAMENTOS E REAGENTES CONTRATUALIZAÇÃO DE FORNECIMENTO DE CONSUMÍVEIS Encontro Internacional de Arquivos

11 MEF CHSJ (exercício exploratório) Funções 150 PLANEAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA Subfunções DEFINIÇÃO E AVALIAÇÃO DE POLÍTICAS PLANEAMENTO, AVALIAÇÃO E MELHORIA DE SERVIÇOS 250 ADMINISTRAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO 300 ADMINISTRAÇÃO DE DIREITOS, BENS E SERVIÇOS 350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA 500 SUPERVISÃO, CONTROLO E RESPONSABILIZAÇÃO 700 PRESTAÇÃO DE CUIDADOS DE SAÚDE 800 PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS TÉCNICOS E CIENTÍFICOS, INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO ESTABELECIMENTO E CESSAÇÃO DE RELAÇÕES DE TRABALHO GESTÃO DE RELAÇÕES INDIVIDUAIS DE TRABALHO AQUISIÇÃO, VENDA, ABATE OU PERMUTA PROTEÇÃO, CONSERVAÇÃO E VALORIZAÇÃO UTILIZAÇÃO, EXPLORAÇÃO E RENDIBILIDADE EXECUÇÃO ORÇAMENTAL GESTÃO DE TESOURARIA INSPEÇÃO, AUDITORIA, FISCALIZAÇÃO E MONITORIZAÇÃO DE CONFORMIDADE À NORMA AÇÃO DISCIPLINAR IMPUGNAÇÃO ADMINISTRATIVA SERVIÇOS CLÍNICOS EXECUÇÃO DE PROJETOS DE INVESTIGAÇÃO E DESENVOLVIMENTO Encontro Internacional de Arquivos

12 ICA-AtoM - MEF CHSJ Encontro Internacional de Arquivos

13 ICA-AtoM Implementação e Povoamento Diagnóstico de problemas na aplicação Pesquisa Preenchimento Objetos digitais Exportação/ Importação Problema Pesquisa em língua portuguesa Resultados da pesquisa Termos de indexação e registos de autoridade Integração dos objetos digitais nas descrições Criação dos Thumbnails Termos de indexação Duplicação de descrições e termos de indexação Perda de elementos descritivos nos registos de autoridade e taxonomias Parametrização da aplicação em função do CHSJ: i. Diagnóstico de problemas e sua solução; ii.estrutura OF e documental; iii. MEF; iv. Indexação por assuntos; v. Tradução; vi. Personalização visual CHSJ. vii. Integração na política de backups - CHSJ. Encontro Internacional de Arquivos

14 ICA-AtoM Implementação e Povoamento Estrutura documental Atas e Deliberações das reuniões do CA Resultam do mesmo ato informacional => uma Série Atas das reuniões do CA Imperativo Legal => Valor probatório; Menor valor funcional. Deliberações das reuniões do CA Imperativo Operacional => Maior valor funcional; Reconstituição do processo. Descrição: não detalhando deliberações. MEF: classificação única. Descrição: detalhando as deliberações. MEF: classificação múltipla. Encontro Internacional de Arquivos

15 ICA-AtoM Implementação e Povoamento Povoamento da aplicação Definição da estrutura do arquivo; 1954, 2001, 2003; Deliberações: Ex: 130 folhas (média), 46 decisões, 26 assuntos, 13 processos (MEF), 159 nomes. máximo: 320 folhas. Encontro Internacional de Arquivos

16 Conclusões - Aplicação como repositório digital no CHSJ, freeware, MySql (integração, migração, evolução) => boas práticas na ACE/Setor da saúde - Orientação estratégica; - Mais-valia da utilização de software de arquivo em contexto empresarial Promoção de uma perspetiva de gestão integrada e reutilização da informação produzida/ armazenada pelo CHSJ; - MEF evolução: possível benefício da orientação para a gestão por processos no CHSJ; enquanto instrumento de interoperabilidade e não substituição do PC; - Base de trabalho para gestão por processos no CHSJ: diagnóstico do Sistema de Informação CA/SOA. Encontro Internacional de Arquivos

17 Conclusões - Relação intrínseca: Modelo de gestão => realidade informacional => Planos de Classificação Trabalho futuro - Uso da ferramenta no CHSJ informação retrospetiva do arquivo do CA, - Evolução da MEF e da linguagem controlada de indexação; - Alargamento a outros arquivos/informação não clínica. - Estudo orgânico-funcional retrospetivo e alargado; - Integração com sistemas de produção de informação. - Desenvolvimento da Gestão por processos - CHSJ. Encontro Internacional de Arquivos

18 Conclusões Obrigado pela atenção. Encontro Internacional de Arquivos