INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 45

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1 INSTRUÇÕES ROTÁRIAS - MAIO/2012 INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 45 CERIMÔNIA DE ADMISSÃO DE NOVOS ASSOCIADOS - Todo clube deve organizar uma cerimonia de admissão para novos associados e desenvolver sua própria programação para a cerimônia, de modo que seja dignificante e significativa. Sugestões: Admissão de novo associado: Conduzida pelo presidente de clube com a colaboração do conselheiro ou padrinho do novo associado; Convidar o cônjuge do novo associado; Tirar fotografia do evento para exposição durante reunião ordinária ou inclusão no boletim do clube. Cerimônia: Boas-vindas ao Rotary (explanação sobre o Rotary, responsabilidades do rotariano, etc.); Curta biografia do novo associado; Entrega de material informativo sobre o Rotary; Entrega do distintivo de lapela, cartão de associado, lista de classificações; Nomeação como membro de alguma comissão do clube; Palavras do conselheiro ou padrinho; Palavras do novo associado; Palavras de associados do clube (boas-vindas ao novo associado). Recomenda-se que os clubes desenvolvam programação para informar os associados potenciais sobre os benefícios e as responsabilidades de ser rotariano.

2 O site oferece informações sobre as três fases do processo: informação, convite e admissão. Fonte: Manual de Procedimento 2010 págs. 20 e 21 INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 46 IMAGEM PÚBLICA - Responsabilidade do rotariano - Espera-se que todo rotariano esteja informado sobre a Missão do Rotary e os programas e atividades da organização e que procure oportunidades para contribuir ao alcance das metas e a propagação das realizações do Rotary por meio de contatos pessoais, comerciais e profissionais. Os rotarianos são incentivados a informar as respectivas comunidades sobre as atividades de seus clubes para contribuir para o crescimento do Rotary e ampliar o potencial de prestação de serviços humanitários da organização. Responsabilidades do Rotary Club - Espera-se que todo Rotary Club: 1) Mantenha relações positivas com a mídia; 2) Divulgue as metas e realizações do Rotary por meio de publicidade de atividades e projetos humanitários; 3) Utilize os recursos de imagem pública do RI, como folhetos promocionais e anúncios de utilidade pública para televisão, rádio, impressos, internet e outdoors, além de outros recursos e ferramentas de promoção, para divulgar as metas e as realizações do Rotary na comunidade; 4) Incentive os rotarianos a informar suas famílias, amigos e colegas sobre as metas e realizações do Rotary; 5) Faça com que líderes da comunidade, jovens e grupos representativos de interesses especiais compreendam o Rotary, inclusive sua Missão, propósitos, programas e atividades; 6) Adote medidas positivas para prevenir ou corrigir qualquer postura da comunidade ou situação no clube que possa prejudicar a reputação do Rotary ou limitar sua eficácia; 7) Tenha entre seus associados pessoas da mídia local, como pessoas da área de relações publicas e comunicações. Fonte: Manual de Procedimento Págs. 22 e23

3 INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 47 O ROTARY E A POLÍTICA - O Rotary International, seus clubes e os rotarianos não devem fazer declarações politicas de caráter partidário ou que visem exercer pressão corporativa sobre governos e autoridades politicas. No entanto, é dever dos rotarianos: 1) Acompanhar os desdobramentos políticos nas respectivas comunidades e no mundo, no tocante ao efeito destes em suas ocupações, prestação de serviços humanitários e o alcance do objetivo rotário de paz e compreensão mundial. Espera-se que os rotarianos procurem obter informações seguras, por intermédio de discussões imparciais, de forma que todo associado possa chegar a suas próprias conclusões depois do exame das questões. 2) Participar ativamente do maior número possível de organizações e grupos legalmente constituídos para promover, não apenas com palavras, mas especialmente por meio de dedicação exemplar, a conscientização quanto à dignidade de todas as pessoas e o respeito pelos direitos humanos. Fonte: Manual de Procedimento Pág. 25 INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 48 ASSUNTOS FINANCEIROS Ano fiscal- O ano fiscal do RI tem início em 1º de julhoe termina em 30 de junho. (Reg. Int. RI ) Para efeito de recolhimento das cotas per capita e pagamento das assinaturas de revistas, o ano fiscal está dividido em dois períodos semestrais, que vão de 1º de julho a 31 de dezembro, e de 1º de janeiro a 30 de junho. (Reg. Int. RI ) As cotas per capita VENCEMe DEVERÃO SER PAGAS nos dias 1º de julho e 1º de janeiro de cada ano, com base no número de associados do clube nessas datas. Semestralmente todo secretario de clube recebe o relatório semestral (SAR), que inclui a fatura de cotas per capita a serem pagas. Portanto, os clubes devem atualizar seus números de quadro associativo no RI até 1 de junho e 1 de dezembro, para evitar erros na confecção da fatura. O clube que não receber o SAR até a terceira semana de julho ou janeiro deve fazer o download dos documentos no Acesso ao Portal ( ou solicitá-los por (data@rotary.org), já Fonte: Base no Manual de Procedimento Págs. 8,9, 65, 242, 273

4 INSTRUÇÕES ROTÁRIAS - JUNHO INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 49 DIRETOR DE PROTOCOLO Atribuições O diretor de protocolo é o coordenador de todo e qualquer evento rotário, em estreita colaboração com aquele que o preside. Suas funções podem ser divididas em dois níveis: Protocolo do clube e Protocolo além do clube. No clube, nas reuniões ordinárias e festivas. Além do clube, nos eventos distritais, PETS, fóruns, assembleias, conferências, seminários; em âmbito regional, seminários e institutos. A missão do diretor de protocolo tem início na preparação da reunião. É sempre o primeiro a chegar e o último a sair. O protocolo rotário é formal em todo o mundo. Funções e responsabilidades: Coordenar a equipe de protocolo em parceria com a comissão de companheirismo; Preparar a reunião com antecedência, confirmando a presença de convidados, quando necessário; Escolher o cardápio e supervisionar a arrumação das mesas e da decoração em geral; Verificar o funcionamento do ar condicionado e da iluminação; Fazer a formação da mesa diretora com observância das normas de precedência, tanto as enunciadas pelo Rotary International como as governamentais, militares e religiosas, com numeração dos lugares ou anotação dos nomes dos participantes; Colocar o púlpito à esquerda da mesa diretora, com iluminação suficiente para a leitura; Orientar a disposição das bandeiras na panóplia, colocação do sino polido e do martelo; Recepcionar e anunciar corretamente os presentes; Manter os horários nas reuniões ordinárias e festivas; Ficar atento às necessidades do presidente, durante as reuniões; Acolher os convidados atrasados, designando companheiros do clube para atende-los; Atender o serviço do restaurante; Providenciar materiais e equipamentos para o orador, como datashow, som, microfone e água; Alertar o palestrante sobre o tempo destinado ao seu pronunciamento, bem como fazer aviso discreto de que o tempo está terminando; Atentar para que nenhum som ou conversa paralela atrapalhe a palestra; Ao final da reunião, guardar as bandeiras, sino, som e crachás. Fonte: Base no guia Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil

5 INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 50 DIRETOR DE PROTOCOLO Desempenho e Qualidades O Diretor de Protocolo deve conduzir-se com discrição, nos seus modos e palavras. Evitar gracejos e piadas. Esforçar-se ao máximo para pronunciar corretamente o nome dos convidados, visitantes ou companheiros. Não deve fazer parte da mesa diretora. Isso dificultaria sua movimentação para atender aos detalhes e às eventualidades ocorrentes. Precisa vestir-se adequadamente. Não é necessário ser orador, mas é indispensável ter algum conhecimento do idioma vernáculo. O EGD José Augusto Bezerra destaca 10 pontos importantes na personalidade de um diretor de protocolo ideal: otimismo; tato; dicção; experiência; dedicação; minuciosidade; objetividade; adaptabilidade; disciplina; tranquilidade (Revista Brasil Rotário outubro/2000). Alguns cuidados que deve ter. Jamais pronunciar abreviadamente as siglas, pois essas somente são utilizadas em textos escritos. Assim, deve-se pronunciar: Ilustríssimo Senhor e não Ilmo. Senhor; Excelentíssimo Senhor e não Exmo. Senhor; Governador do ano rotário tal e não EGD; Diretor do Rotary International ano tal e não EDRI; E assim por diante. Fonte: Base no guia Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil, Manual Básico de Cerimonial e Protocolo TRE-SC e INSTRUÇÃO ROTÁRIA Nº 51 DIRETOR DE PROTOCOLO Precedência A ordem de precedência sempre foi motivo de controvérsias, quando não gerou situações constragedoras. A forma mais simples é alinhar, em ordem numérica, os ocupantes, na sucessão estrita de sua precedência. Essa tem seu início, nas reuniões do clube, com o presidente. Nas reuniões da governadoria, com o governador. O protocolo oficial do Brasil determina, porém, que o presidente da República, o vicepresidente, na ausência desse, na ausência daquele, o governador do Estado, e o vicegovernador, na ausência dos precedentes presidam as solenidades a que comparecem. Em reuniões em que essas autoridades estejam presentes, não se admitem representações. Para almoço ou jantar, não se credenciam representantes a não ser

6 que se imponha a presença da pessoa impedida para atender ao protocolo ou ao programa. Quanto os componentes da mesa são chamados pelo microfone, designando-lhes os lugares, não se faz a apresentação da mesa depois de composta. Se a reunião for iniciada com todos os componentes da mesa em seus lugares, o protocolo fará a apresentação de cada um, começando pelo lugar central da mesa e podendo ir para a esquerda, de quem olha a mesa, e depois para a direita. A regra de que uma mulher não deve ficar na ponta da mesa não se aplica a uma rotariana; esta deve ocupar o lugar inerente ao seu cargo. Fonte: Base no guia Normatização para as Reuniões do Rotary no Brasil