1 EQUIPES 1.1 TRANSPORTE

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1 1 EQUIPES 1.1 TRANSPORTE É de responsabilidade desta equipe todo o translado de expositores, bem como de pessoas indicadas pela coordenação geral. O translado de pessoal do aeroporto/rodoviária até o local reservado para hospedagem e o respectivo retorno, o translado do pessoal do hotel para o local de reunião, do local de reunião para o almoço, o translado do local de reunião para o hotel, bem como translado para jantar e café da manhã caso haja necessidade, ficará sob a responsabilidade da equipe de transporte. Elaborar planilha com horário de chegada e retorno do transporte aéreo/transporte terrestre, horário de retorno, empresa de transporte, número do voo, hotel e número do quarto (verificar modelo na secretaria). 1.2 ALIMENTAÇÃO Esta equipe ficará responsável por preparar refeições e lanches que serão oferecidos aos participantes e trabalhadores envolvidos no evento. Elaborar cardápio para informar aos participantes sobre o que será servido, que deverá constar qual o horário que será servido. Verificar o quantitativo de pessoas que irão lanchar/almoçar/lanchar/jantar nos respectivos períodos. Fazer as compras de mantimentos para preparação das respectivas refeições e/ou contratar serviço de lanche. 1.3 HOSPEDAGEM A equipe de hospedagem ficará responsável por alojar os expositores e pessoas indicadas pela coordenação geral no(s) hotel(éis) pré-definido(s). Estará sob sua responsabilidade a pesquisa de preços em hotéis no município sede do evento,

2 para alojamento do pessoal tendo como referência a qualidade do hotel, o preço praticado na diária, localização e o serviço oferecido. Elaborar planilha onde conste o nome do expositor e/ou pessoa indicada pela coordenação geral, hotel que ficará hospedado, número do quarto e telefone de contato (verificar junto a secretaria modelo). Em caso de necessidade de alojamento a equipe deverá elaborar uma planilha onde conste os locais disponíveis (residências, Instituições Espíritas, Escolas, etc.). 1.4 LOGÍSTICA Está sob a tutela desta equipe a alocação da estrutura física do evento, bem como a aquisição/empréstimo de materiais e equipamentos. Alocar todo o equipamento solicitado, mediante aprovação coordenação geral e fazer a entrega ao solicitante, mediante cautela, o qual ficará responsável pelo equipamento efetuando a devida entrega à equipe após a utilização. Obs.: quando for necessário realizar compra ou locação, solicitando autorização à coordenação geral! 1.5 LIMPEZA Equipe responsável por realizar a limpeza nos ambientes utilizados antes, durante e após o evento. 1.6 SECRETARIA Responsável por elaborar, juntamente com a coordenação geral, a programação geral, planilhas, cadastrar participantes, montar pastas/bolsas com material pertinente, crachás, inscrições, confeccionar e enviar ofícios e correspondências, verificar se existem, entre os participantes, pessoas com restrição alimentar, com alergia, uso contínuo de remédio, pessoas com problema de saúde, tipo sanguíneo e fator RH, confeccionar planilha com os trabalhadores da Feetins envolvidos na organização do evento onde constará o nome do trabalhador, telefone de contato, e a respectiva equipe de que faz parte.

3 Responsável por repassar todas as informações gerais do evento aos seus participantes, como localização de ambientes que serão utilizados, localização dos banheiros, horário do almoço e lanche. 1.7 TESOURARIA Responsável por elaborar planilhas com composição de custo e efetuar pagamentos mediante autorização. Fazer a Previsão e provisão de recursos financeiros. Fazer a compra de materiais solicitados pelas áreas e equipes, alocar o material comprado em ambiente próprio e realizar a entrega, mediante solicitação, do material adquirido aos solicitantes. Ao final do evento elaborar e apresentar a prestação de contas. 1.8 COMUNICAÇÃO É de responsabilidade desta equipe a construção de material audiovisual bem como sua veiculação através de faixas, cartazes, websites, s, pôsteres, folders, panfletos, vídeos e áudios promocionais, para a divulgação em veículos de comunicação como: internet, jornais, TV, rádios, revistas, boletins. Equipamentos Microfones de haste, pedestal ou lapela; Púlpito e sua localização no ambiente; Iluminação direcionada sobre a tribuna; Sonorização do ambiente; Telão; Datashow; Notebook; A equipe de comunicação poderá gravar o evento para posterior venda. Para isso deverá considerar: - Se o orador cederá os direitos autorais; - Equipe de gravação com equipamentos apropriados;

4 - Preservação da qualidade Cerimonial Responsável por elaborar o cerimonial do evento juntamente com a coordenação geral, respeitando o Decreto nº , de 9 de março de Sugere-se que o cerimonial: 1. Chegar com antecedência ao local do evento. 2. Verificar tribuna. 3. Verificar o sistema de som. 4. Informar-se sobre a refeição, lanche e etc. 5. Organizar a mesa diretora. 6. Verificar as necessidades do orador. 7. Acomodar os convidados. 8. Avisar o(a) presidente que tudo está em ordem e o evento pode iniciar-se. 9. Ficar atento aos detalhes e manutenção da ordem durante toda o evento. 1.9 ORNAMENTAÇÃO Equipe responsável por organizar a ornamentação do local do evento, como segue: Mesa do palco: Nem muito comprida, nem pequena. Meio termo. Se a mesa for menor do que o número de pessoas que se deseje ter no palco, poderão ser acrescentadas cadeiras nas laterais em semicírculo. Arranjo de flores. Simples e baixo. O público precisa estar vendo aquele que está falando. Água: -Copos de água mineral individuais são mais aconselháveis. -Garrafas de plástico altas, além de incomodar visualmente, -são facilmente derrubadas.

5 Jarras de cristal ou vidro ficam bem, desde que não sejam grandes e pesadas. Aconselha-se pequenas, leves, fáceis de segurar. Copos-1: Se de cristal, vidro ou plástico que sejam baixos, rígidos e transparentes. Copos-2: Evitar a colocação na mesa de copos descartáveis leves, pois, em locais que se utilizam de ventiladores para amenizar o calor, podem voar, incomodam o manuseio e são fáceis de amassar gerando barulho e desconforto. Toalha: Evitar a mistificada e mitificada toalha branca. Para ficar agradável aos olhos de todos, a toalha deverá cobrir toda a frente da mesa, e laterais, para não dar a impressão que ''encolheu''. Em muitos casos um grande lençol de cor discreta faz o papel da toalha com bons resultados. Acontecem muitos eventos em que a mesa bastante comprida com vários microfones, não leva nenhuma toalha. O desenho da mesa em semicírculo, em madeira por si só já é uma bonita decoração. (Ipsis litteris Manual de Apoio ao Planejamento e Organização de Eventos Espíritas Nacionais e Internacionais). Organizar local de autógrafos, com mesa, cadeira, toalha e arranjo de flores, quando necessário, prestando atenção quanto a iluminação RECEPÇÃO Está a cargo desta equipe a recepção dos expositores e participantes no local do evento, entrega de crachás, pastas, bolsas, mensagens, programação. É também de responsabilidade desta equipe, prestar as informações e explicações referentes ao evento quando solicitado, realizar inscrições e credenciamentos dos participantes LIVRARIA A equipe da livraria ficará responsável por organizar local para venda de livros onde estiver ocorrendo o evento, para isto recomenda-se:

6 - Verificar o espaço com antecedência; - Solicitar mesas, cadeiras; - Preparar cartazes de divulgação dos livros durante os eventos; - Transporte dos livros; - Preparar mensagens para distribuição. - Verificar horário livre para a montagem e desmontagem ESTACIONAMENTO Deve-se levar em conta quando da escolha do local do evento, a movimentação dos veículos. É importante averiguar: Se há estacionamento para automóveis na área. Se não, qual o mais próximo? Se há estacionamento especial para pessoas portadoras de deficiência física. Se há possibilidade de estacionar sem problemas de multas. Quando dos cartazes de divulgação do evento, incluir alguma informação semelhante a isto, para facilitar a decisão das pessoas de utilizarem seus veículos ou optarem por transporte público ou outro SEGURANÇA Verificar junto aos órgãos competentes, a possibilidade de realização de segurança ao local do evento no que tange a sinistros bem como furtos, roubos ou atos que possam atentar contra a integridade física de participantes do evento SAÚDE Equipe responsável por realizar, quando solicitado, a compra de remédios em farmácia, prestar primeiros socorros caso haja necessidade, chamar SAMU se necessário.

7 Quando envolvemos uma grande massa ou um grande número de pessoas, devemos nos acautelar ao máximo em todos os sentidos que visem a segurança. Uma delas é a área médica. Se for possível, solicitar à prefeitura, ao Posto de Saúde ou órgão responsável de Saúde Pública da área que possa ceder um pronto socorro móvel durante todos os dias em que ocorrerá o evento. Pode ser uma alternativa. A equipe deverá prever, no planejamento do local, em um espaço reservado para atendimento rápido, material de pronto socorro, bem como atenta para a necessidade de um socorro imediato ou transporte para hospital mais próximo. Essa equipe deverá contar, se possível com um médico ou pessoas da área de enfermagem. Deverão estar previamente inteiradas da localização de Pronto Socorro Médico na área local, telefones de emergências. (Ipsis litteris Manual de Apoio ao Planejamento e Organização de Eventos Espíritas Nacionais e Internacionais).