Manual do Rotaract ( 1) Este manual foi criado com o intuito de profissionalizar os sócios do club e do distrito. Manual do Rotaract - Protocolo

Transcrição

1 Manual do Rotaract Este manual foi criado com o intuito de profissionalizar os sócios do club e do distrito. ( 1)

2 Manual do Protocolo Mestre de cerimônias. ( 2)

3 Função do Protocolo A função do Protocolo é dar sua contribuição de modo que a reunião seja mais organizada e célere possível, evitando assim que sejam cometidos imprevistos que possam prejudicar o bom andamento da reunião, proporcionando que o clube se destaque pela ordem e eficácia de sua reunião, causando assim, uma boa impressão aos visitantes e convidados. O Protocolo é uma figura discreta, mas é onde graças a ele em combinação com o Presidente de Club, proporcionam uma reunião com todas essas qualidades, tornando-a um sucesso. O Protocolo é o canal do Presidente para com os sócios ou demais membros do conselho, durante as reuniões e/ou eventos rotários. ( 3)

4 Função do Protocolo 1. Compor a mesa principal; 2. Verificar Panóplias (Bandeiras), Sino e martelo e equipamento de som; 3. Organizar as fichas de convidados; 4. Relacionar e nomear os convidados presentes na reunião; 5. Demarcar local na mesa para os componentes; 6. Avisar o presidente quanto aos horários da Reunião; 7. Mencionar datas Cívicas e comemorativas, inclusive aniversariantes (Mês/semana) de sócios e/ou familiares, nascimentos, formaturas homenagens e ausências; 8. Sempre um excelente nível de linguagem, cultural e postura, pois todos estarão prestando atenção em você; ( 4)

5 Estabelecimento de critérios Para a Gestão: Aniversariantes da semana vão à mesa? Quando tiver mais de um, qual o critério a ser utilizado? Ficará a cargo dos Serviços Internos os aniversariantes? Caso seu clube já tenha tido ou tem um RDR ou membro de um Cargo no Conselho Distrital ou na Omir Brasil, qual o tratamento dado a ele? Irá para a mesa toda a reunião? O rotariano responsável ficará onde? Definir se passa datas comemorativas. ( 5)

6 Estabelecimento de critérios Comportamento Visual: O Protocolo deverá sempre ser o mais discreto possível, e quando da apresentação da mesa, dos convidados e dos visitantes o mesmo deverá ser sério e objetivo, não fazendo na tribuna, comentário ou brincadeira alguma a qualquer um dos presentes. No entanto, deverá ainda o Protocolo estar atento ao desenrolar de toda a reunião, pois o sucesso da mesma, passa pela observação fiel do timing, pelas providências de última hora, enfim pelo correto desempenho. O visual do Protocolo, deverá estar sempre alicerçado em roupas que lhe conferem certa elegância, ou seja sobriedade, pois normas protocolares assim exigem. ( 6)

7 Estabelecimento de critérios Cuidados especiais: Chegar ao local de 15 a 30 minutos antes do seu inicio; Sino; Martelo; Panóplia; Tribuna; Cadeiras; Toalhas; Iluminação, som, ventilação e extintores; Audiovisual; ( 7)

8 Estabelecimento de critérios Cuidados especiais: Composição da Mesa Diretora; Cardápio / Garçons (caso haja alimentação); Providenciar os recursos necessários aos diretores; Providenciar com a ajuda das Comissões de Companheirismo e de Programa, a recepção aos convidados, principalmente aos que se destinarem a mesa da Presidência; Confirmar pessoalmente a pronúncia de cada convidado; Definir em conjunto com o Presidente a composição da mesa principal; Assuntos de última hora inseridos na pauta. ( 8)

9 Estabelecimento de critérios Comportamento e Linguagem Como deve conduzir-se o Protocolo: máxima distinção. Nada de vedetismo ou animador de festinhas; Ficar o menos possível com o uso da palavra; Nada de casos cômicos, gracinhas ou anedotas picantes; Quanto à linguagem, alegre se possível, porém sóbria e correta. Muito cuidado com o tratamento obrigatório: Cardeal: Sua Eminência ou Vossa Eminência Bispo: Sua Excelência ou Vossa Excelência Padre: Sua Santidade Irmã: Sua Senhoria ou Vossa Senhoria ( 9)

10 Estabelecimento de critérios Comportamento e Linguagem Juiz: Meritíssimo Presidente da República, Governador, Prefeito e demais ocupantes de altos cargos públicos: Vossa Excelência Demais autoridades públicas: Sua ou Vossa Senhoria Bolsistas, Integrantes do IGE, Intercambiados: Embaixadores da Boa Vontade Membros da Família Rotária: Companheiro ou Companheira Quando da presença de Presidentes ou Governadores de outras gestões, sempre referir-se como Governador ou Presidente acompanhado do ano referente a sua gestão. Ex: Companheiro João Paulo Elizei Zatti do Rotaract Club Elói Mendes D-4560 RDR D /2012. ( 10)

11 Requisitos para um bom Protocolo Para ser um bom Protocolo, o companheiro indicado ou eleito deve preencher alguns requisitos, dada a importância e essencialidade de que o cargo é investido. Esses requisitos são importantes, mas não eliminatórios, sendo que o importante é que o companheiro que esteja interessado em assumir tal função tenha consciênciade aprimorar e desenvolver demais qualidades que porventura sinta necessidade de aprimorá-las. ( 11)

12 Requisitos para um bom Protocolo Ser entusiasta, porém manter a sobriedade nos seus atos e palavras; Ficar sempre atento a qualquer movimento; Tratar os companheiros, visitantes e convidados com educação, mas, ao mesmo tempo, impor sua condição de forma a não ofendê-los; Ter boa dicção, devendo ser claro e objetivo em suas manifestações; Ter desembaraço. ( 12)

13 Deveres do Protocolo Colaborar com o Presidente na composição da mesa que dirigirá os trabalhos, atendendo-se às disposições protocolares oficiais, bem como as normas e condutas do protocolo rotário. ( 13)

14 Deveres do Protocolo Uma vez definido os componentes da mesa da Presidência (pelo menos, cinco minutos antes da hora marcada para o início oficial da Reunião), o Protocolo, deverá iniciar a distribuição dos convites àqueles componentes que irão à Mesa, para após se dirigir a tribuna solicitando aos presentes que tomem seus devidos lugares, para que se dê início a mais uma Reunião do Rotaract. Caso o Protocolo não tenha condições de acompanhar o diretor ao seu lugar, deverá destacar um companheiro para isso. ( 14)

15 Deveres do Protocolo Apresentar os componentes da mesa da Presidência com desembaraço, de forma serena e com extrema seriedade, ou seja, sem qualquer comentário adicional que possa constranger qualquer pessoa presente na reunião. Após a apresentação dos componentes da mesa da presidência, o PROTOCOLO deverá apresentar os rotarianos, visitantes e convidados, sendo que os agradecimentos deverão ficar por conta do Presidente ao término da reunião. ( 15)

16 Deveres do Protocolo Colocar-se a par de todo o programa a ser desenvolvido na Reunião, de modo a encontrar-se capacitado a intervir com total desembaraço na ocasião necessária, bem como prestar imediata e eficiente colaboração ao Presidente. Recomenda-se que o Protocolo fique em posição estratégica, ou seja, em local que a um simples sinal/gesto do Presidente, o companheiro seja acionado/alertado para eventuais e necessários serviços, portanto, reserve este lugar com antecedência. ( 16)

17 Deveres do Protocolo O Protocolo deve postar-se cinco minutos antes do início da reunião, à entrada do local para saudar os participantes e deixar os convidados e visitantes à vontade, conduzindo-os à secretaria para que o mesmo assine a lista de presença e ficha de identificação. Pegar junto a Secretaria as fichas de identificação para quando for nominar suas presenças. Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de companheiros para uso da palavra, informando-o sobre o assunto a ser tratado. Competirá ao Presidente, dependendo do assunto, autorizar ou não. ( 17)

18 Deveres do Protocolo Não alongar-se na apresentação dos componentes da mesa, seus feitos ou suas vidas. Não usar apelidos para identificar os componentes da mesa ou os visitantes. Responsabilidades com o horário. O Protocolo, de acordo com o programa a ser desenvolvido na reunião deverá sempre elaborar um timing estimativa de tempo para cada um dos tópicos do programa, geralmente de 1 hora a 1 hora e meia para as reuniões ordinárias. Com isso, o Protocolo terá uma idéia precisa da programação informando ao Presidente se há folga ou não, para que o mesmo acelere ou não a reunião. ( 18)

19 Deveres do Protocolo Apesar de não ser o usual, em alguns clubes existe o hábito do Protocolo finalizar seus trabalhos. Normalmente ocorre em concordância com a Presidência, para apresentação de datas importantes, aniversários e estatísticas. Orienta-se que se faça da seguinte forma ao se dirigir à tribuna pela última vez: O Protocolo ao término de seus trabalhos, coloca-se a disposição da Presidência. ( 19)

20 Hino Nacional Decreto Federal nº5.700 de 1º de Setembro de 1971, que dispõe sobre os símbolos nacionais. Poderá ser tocado ao início de reuniões de caráter especial. Se tocado, será executado somente a primeira parte. Se acompanhado de canto, obrigatoriamente deverá ser apresentado em suas duas partes. Caso alguma cerimônia seja executado hino de outro país, o do Brasil será sempre o último a ser ouvido, como deferência para com a Nação amiga. Muito comum é o aplauso ao final da apresentação do Hino Nacional, para que tal conduta seja tolerada, lembre o Presidente de seu clube, quando da abertura da reunião de avisar que ao final da apresentação do Hino, solicitar uma salva de palmas à Bandeira Nacional e as demais bandeiras da panóplia ou ao pavilhão nacional. ( 20)

21 Bandeira Nacional Pela Lei 5.700, temos: Art 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como uma posição: I - Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes; II - Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles; III - A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. Parágrafo único. Considera-se direita de um dispositivo de bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platéia ou de modo geral, para o público que observa o dispositivo. ( 21)

22 Formação da Panóplia 1 - Ao Centro e em destaque a Bandeira Nacional 2 - A sua direita a bandeira da ONU 3 - Estado do Distrito Anfitrião 4 - Bandeira do EUA 5 - Município 6 - Rotary 7 - Rotaract 8 - Interact 9 - Omir 10 - RDR 11 - Bandeira do Clube 12 - Casa da Amizade 13 - País ( 22)

23 Composição da mesa O Protocolo, quando na formação da Mesa da Presidência, deve se ater aos seguintes princípios: Não haverá distinção de sexo quando na sua formação, devendo ser única e exclusivamente analisada a importância de cada um e m sua composição. Deve estar constantemente atualizado quanto as regras de precedência diante das diversas autoridades rotaractianas e rotárias existentes. Quando da formação da Mesa da Presidência, o número de lugares à mesa deve ser sempre ímpar, a fim de que sua apresentação possa ser feita de forma clara a todos que a vêem. Quando da presença de cônjuges, fica estabelecido que sua apresentação seja feita pelo seu nome e não de seu parceiro e vice versa. Mesmo em condições de parceria, o centro da mesa deve partir se for o caso do Rotaract, ai então em seguida do parceiro ( 23)

24 Reuniões ordinárias 1 - Presidente do Clube 2 - Convidado / Palestrante / Chairman de Rotaract/ Rotariano / Presidente de Rotary / Governador etc 3 - Secretário do Clube (obs.: o Secretário ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça parte de sua composição) ( 24)

25 Reuniões Distritais 1 - Representante Distrital de Rotaracts Clubs 2 - Governador / Presidente do Clube Anfitrião / Chairman de Rotaract da Governadoria / Palestrante etc 3 - Secretário Distrital (obs.: o Secretário ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça parte de sua composição) ( 25)

26 Reuniões com a Omir 1 - Representante Distrital do Distrito Anfitrião 2 - Presidente da OMIR Brasil 3 - Secretário(a) Multidistrital da OMIR Brasil (obs.: o Secretário ocupará a mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça parte de sua composição.) ( 26)

27 Recomendações Antes da apresentação, certifique-se da pronúncia correta dos componentes da Mesa da Presidência e dos convidados e visitantes que serão apresentados; Inicia-se sempre a apresentação da Mesa da Presidência pelo nº1 (Presidente do Clube, RDR, Presidente da Omir ou Presidente de Evento), apresentando a seguir os componentes dos lugares pares e em seguida os dos lugares ímpares; Primeiramente, ao anunciar os componentes da mesa, cite o nome, o clube a que pertence (se membro da família rotária) e finalize com o cargo que ocupa; ( 27)

28 Recomendações Após a apresentação do Orador, solicite sempre do plenário uma salva de palmas; Quando de um evento maior, faça antecipadamente uma lista de pessoas (com nome e cargo) que provavelmente comparecerão a reunião; Caso haja a previsão de presença de autoridades que não façam parte da composição da mesa, é de bom tom, deixar lugares reservados, tais como cadeiras, filas ou mesas. ( 28)

29 Recomendações Não confie na memória, aponte tudo que for necessário para a correta apresentação; Combinar previamente com o Orador e o Presidente o tempo de explanação e a forma de avisá-lo caso seja necessário; Nunca esquecer de detalhes básicos ao Orador, tais como: Som, Material de Apoio, Água etc. ( 29)