ANEXO VI TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 1ª REGIÃO TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS - ÁREA- MEIO

Transcrição

1 001 - Modernização e reforma administrativa (projetos, estudos e normas) Enquanto estiverem em vigor ADMINISTRAÇÃO GERAL 5 anos Guarda permanente Deve ser autuado processo; passível de avaliação histórica Planos, programas, projetos de trabalho e cronograma para prever e controlar atividades Enquanto estiverem em vigor 10 anos Guarda permanente Deve ser autuado processo; passível de avaliação histórica RELATÓRIOS DE ATIVIDADE Relatórios de atividades 5 anos 5 anos Guarda permanente Relatórios setoriais para subsidiar a elaboração do 2 anos Eliminação relatório de atividades Acordos, ajustes, contratos, convênios, termos de adesão e outros Enquanto estiverem em vigor 5 anos após aprovação das Guarda permanente ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Atos normativos (ato regulamentar, instrução Enquanto estiverem em vigor 5 anos Guarda permanente normativa, ordem de serviço, ofício circular, portaria, resolução administrativa etc), diretrizes, estudos, decisões de caráter geral Passível de avaliação histórica Memorandos (expedidos e recebidos) 1 ano Eliminação Ofícios (expedidos e recebidos) 1 ano Eliminação REGISTROS EM ÓRGÃOS COMPETENTES Regimento interno, regulamentos, estatutos, organogramas, estruturas Enquanto estiverem em vigor 5 anos Guarda permanente AÇÕES JUDICIAIS

2 Acompanhamento de ações judiciais 1 ano após o trânsito em julgado 10 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Acompanhamento de reclamação trabalhista (pessoal terceirizado) 1 ano após o trânsito em julgado 10 anos Eliminação Passível de avaliação histórica OUTROS S RELACIONADOS A AÇÕES JUDICIAIS COMISSÕES, CONSELHOS, GRUPOS DE TRABALHO, JUNTAS COMITÊS Atos de criação, atas, relatórios, estudos etc 4 anos 5 anos Guarda permanente COMUNICAÇÃO SOCIAL RELAÇÕES COM A IMPRENSA Credenciamento de jornalistas Enquanto vigorar Eliminação Coletânea diária de matérias jornalísticas pertinentes a instituição (entrevistas, noticiários, reportagens, editoriais etc.) 2 anos Eliminação Os documentos cujas informações reflitam a política do órgão são de guarda permanente Coletânea de matérias jornalísticas pertinentes a 2 anos Guarda permanente Justiça do Trabalho (entrevistas, reportagens, noticiários, editoriais etc) Divulgação interna 2 anos Eliminação Campanhas institucionais 5 anos Guarda permanente PUBLICIDADE Peça publicitária 1 ano Eliminação OUTROS S RELACIONADOS A PUBLICIDADE RELAÇÕES PÚBLICAS SOLENIDADES, COMEMORAÇÕES, HOMENAGENS E DEMAIS EVENTOS Planejamento, programação, lista de presença, peça publicitária 5 anos Guarda permanente

3 discurso proferido, palestra, trabalho apresentado 5 anos Guarda permanente Cadastro de autoridades Enquanto vigorar Eliminação Cartas de apresentação e recomendação 2 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Agradecimentos, congratulações, felicitações etc. 1 ano 1 ano Eliminação Passível de avaliação histórica Convite recebido 1 ano 1 ano Eliminação Passível de avaliação histórica Livro de presença em solenidades Até encerramento Guarda permanente OUTROS S RELACIONADOS A RELAÇÕES PÚBLICAS ADMINISTRAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE PESSOAL LEGISLAÇÃO Normas, diretrizes, estatutos, regulamentos, Enquanto estiverem em vigor 5 anos Guarda permanente procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral Boletins administrativo, de pessoal e de serviço 5 anos 5 anos Guarda permanente Identificação funcional (carteira, cartão, crachá, credencial etc) Enquanto o servidor permanecer no órgão Eliminação Outros assuntos relacionados à legislação de pessoal QUADROS, TABELAS E POLITICA DE PESSOAL Estudos e previsão de pessoal 5 anos 5 anos Guarda permanente Criação, classificação, transformação, transposição e remuneração de cargos e funções 5 anos 5 anos Guarda permanente Em caso de desligamento definitivo do servidor dos quadros do órgão, o documento de identificação deve ser devolvido

4 Reestruturação e alterações salariais (ascensão funcional; progressão funcional; avaliação de desempenho; enquadramento; equiparação; reajuste e reposição salarial; promoções) 5 anos 47 anos Eliminação OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E ESTATUTÁRIAS, RELAÇÃO COM ÓRGÃOS NORMATIZADORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA, RAIS Cópia da declaração de imposto de renda Até julgamento das 5 anos Eliminação pessoa física - servidor RAIS 10 anos 90 anos Eliminação Relação com conselhos profissionais 2 anos Eliminação Os documentos cujas informações possam originar contenciosos administrativos ou judiciais deverão ser classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo Relação com sindicatos (acordos/dissídios) 5 anos 5 anos Guarda permanente Outros assuntos relacionados a obrigações trabalhistas RECRUTAMENTO E SELEÇÃO, CANDIDATOS A CARGO E EMPREGO PÚBLICOS Avaliação de servidor em estágio probatório 15 anos Prazo do Eliminação Arquivar junto ao do servidor Exames de seleção necessários à nomeação (médico e psicológico) 15 anos Prazo do Eliminação Arquivar junto ao prontuário médico do Laudo de perícia em candidato portador de deficiência servidor 15 anos Prazo do Eliminação Arquivar junto ao prontuário médico do

5 servidor Curriculum vitae de candidato nomeado 2 anos Eliminação ASSENTAMENTO INDIVIDUAL, CADASTRO Assentamento funcional (pasta funcional) Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Livro de registro e controle de assentamento 15 anos Guarda permanente Certidões, declarações e atestados 2 anos 3 anos Eliminação Designação de dependentes, inclusive, para fins de imposto de renda Enquanto o servidor se Prazo do assentamento Eliminação Deve ser arquivado junto ao do servidor APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO) Propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO 5 anos 15 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do servidor PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES No Brasil 5 anos 15 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do servidor No Exterior 5 anos 15 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do servidor ESTÁGIOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTÁGIO)

6 Estudos, propostas, programas, relatórios finais, relação de participantes, avaliação e declaração de comprovação de estágio PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO 5 anos 15 anos Eliminação PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES No Brasil 5 anos 15 anos Eliminação No Exterior 5 anos 15 anos Eliminação CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS, CONVENÇÕES, CICLOS DE PALESTRAS, MESAS REDONDAS, ENCONTROS DE AUTORIDADES PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO Planejamento, programação, palestra e trabalho apresentado por técnicos do órgão, peça publicitária 5 anos 10 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Cadastro de participantes 2 anos Eliminação Relatório de participação em curso e evento 2 anos 3 anos Eliminação Passível de avaliação histórica PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES No Brasil 5 anos 15 anos Eliminação No Exterior 5 anos 15 anos Eliminação MOVIMENTAÇÃO DE PESSOAL ADMISSÃO, APROVEITAMENTO, NOMEAÇÃO, READMISSÃO, READAPTAÇÃO, RECONDUÇÃO, REINTEGRAÇÃO, REVERSÃO Nomeação para cargo efetivo 5 anos 95 anos Eliminação Deverá ser arquivado junto com o assentamento funcional do servidor Readaptação/readmissão/recondução/reintegração/reversã o 5 anos 95 anos Eliminação Deverá ser arquivado junto com o

7 do servidor Nomeação para cargo em comissão 5 anos 45 anos Eliminação Poderá ser arquivado junto com o do servidor, devendo, entretanto, ser anotado no mesmo Livro de posse 5 anos após o encerramento 95 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Termo de posse em cargo efetivo 5 anos 95 anos Eliminação Deverá ser arquivado junto com o do servidor Termo de posse em cargo em comissão 5 anos 45 anos Eliminação Poderá ser arquivado junto com o do servidor, devendo, entretanto, ser anotado no mesmo DEMISSÃO, DISPENSA, EXONERAÇÃO, VACÂNCIA Procedimentos de demissão, dispensa, exoneração, vacância Remoção/comunicação de remoção do servidor 5 anos 95 anos Eliminação Deverá ser arquivado junto com o do servidor LOTAÇÃO, REMOÇÃO, TRANSFERÊNCIA, PERMUTA Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação Deverá ser arquivado junto com o

8 Expediente de concessão de licença 5 anos 5 anos Eliminação trânsito Portaria de lotação do servidor Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação DESIGNAÇÃO, DISPONIBILIDADE, REDISTRIBUIÇÃO, SUBSTITUIÇÃO Portarias de designação/substituição Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação Portarias de disponibilidade/redistribuição Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação REQUISIÇÃO, CESSÃO Procedimentos de cessão de servidor Prazo em que o servidor 100 anos Eliminação se mantiver na condição de cedido Procedimentos de requisição de servidor Prazo em que o servidor 30 anos Eliminação se mantiver na condição de requisitado DIREITOS, OBRIGAÇÕES, VANTAGENS FOLHA DE PAGAMENTO, FICHA FINANCEIRA Ficha financeira 5 anos 95 anos Eliminação Folha de pagamento de pessoal/relatório de 5 anos 95 anos Eliminação folha de pagamento Memória de cálculo referente a despesas 5 anos 30 anos Eliminação com servidor Salário-família Enquanto houver 100 anos Eliminação beneficiário Abono ou provento provisório 5 anos Eliminação GRATIFICAÇÃO (INCLUSIVE INCORPORAÇÕES) do servidor

9 Concessão/alteração de vantagem pessoal nominalmente identificada/quintos-décimos Enquanto o servidor se Opção entre a remuneração do cargo em Enquanto o servidor se comissão ou do cargo efetivo Portaria de designação/dispensa de função Enquanto o servidor se comissionada Portaria de nomeação/exoneração de Enquanto o servidor se cargo em comissão Gratificação natalina (13º salário) Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação 100 anos Eliminação 100 anos Eliminação 30 anos Eliminação 100 anos Eliminação Gratificação de função/cargo em comissão Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação Outras gratificações Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação ADICIONAIS Tempo de serviço (concessão/alteração) Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação Noturno 5 anos 50 anos Eliminação Periculosidade 5 anos 50 anos Eliminação Insalubridade 5 anos 50 anos Eliminação Atividades penosas 5 anos 50 anos Eliminação Serviços extraordinários 5 anos 50 anos Eliminação Adicional de férias 5 anos 50 anos Eliminação Outros adicionais 5 anos 50 anos Eliminação REEMBOLSO DE DESPESAS Ressarcimento de despesas 1 ano 5 anos após o julgamento das Eliminação

10 026 - DESCONTOS, ENCARGOS DESCONTOS Contribuição para o plano de seguridade 5 anos 50 anos Eliminação social Contribuição sindical 2 anos 8 anos Eliminação Imposto de renda retido na fonte 5 anos 5 anos Eliminação Pensão alimentícia 5 anos 50 anos Eliminação Consignações (seguros, planos de saúde, 5 anos 15 anos Eliminação empréstimos etc) Outros descontos 5 anos 5 anos Eliminação ENCARGOS PATRONAIS (RECOLHIMENTOS) PIS/PASEP 5 anos 50 anos Eliminação FGTS 5 anos 50 anos Eliminação Contribuição sindical 2 anos 8 anos Eliminação Contribuição para plano de seguridade 5 anos 50 anos Eliminação social Salário maternidade 2 anos 8 anos Eliminação Imposto de renda 5 anos 10 anos Eliminação AFASTAMENTOS LEGAIS FÉRIAS Concessão de férias 5 anos 50 anos Eliminação Saldo de férias motivo vacância 5 anos 50 anos Eliminação LICENÇAS Licença para exercer atividade política Enquanto durar o período 50 anos Eliminação de licenciamento Licença para desempenho de mandato classista Enquanto durar o período de licenciamento 50 anos Eliminação

11 Licença para acompanhar cônjuge Enquanto durar o período 50 anos Eliminação de licenciamento Licença para prestação de serviço militar Enquanto durar o período 50 anos Eliminação de licenciamento Licença para tratar de interesse particular Enquanto durar o período 50 anos Eliminação de licenciamento Licença prêmio por assiduidade Enquanto o servidor se 50 anos Eliminação Licença paternidade, inclusive, em caso de 2anos, após o termino da 50 anos Eliminação adoção licença Licença maternidade, inclusive, em caso 2 anos, após o termino da 50 anos Eliminação de adoção licença Licenças medicas, inclusive, em caso de 2 anos após o termino da 50 anos Eliminação doença em pessoa da família do servidor licença OUTROS AFASTAMENTOS Afastamento para servir no Tribunal do Júri 2 anos 28 anos Eliminação Afastamento para fins de alistamento 1 ano Eliminação eleitoral Afastamento para servir na Justiça 2 anos 28 anos Eliminação Eleitoral Outros afastamentos 1 ano Eliminação Horário especial para servidor portador de 2 anos Eliminação deficiência e/ou servidor responsável por dependente deficiente PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA A SAÚDE (INCLUSIVE PLANOS DE SAÚDE), SEGURIDADE SOCIAL BENEFÍCIOS Auxílios (acidente, doença, natalidade, reclusão, funeral) Até aprovação das 5 anos Eliminação

12 Assistência pré-escolar 1 ano após o termino do 30 anos Eliminação beneficio Assistência pré-escolar (dependente 7 anos a contar da 50 anos Eliminação portador de deficiência) concessão do beneficio Auxilio-transporte 5 anos 30 anos Eliminação Auxilio-alimentação 5 anos 30 anos Eliminação Seguros 5 anos 5 anos após o vencimento Eliminação ASSISTÊNCIA À SAÚDE Prontuários médico e de saúde ocupacional Enquanto o servidor se mantiver no Órgão 50 anos Eliminação Documento de caráter sigiloso Prontuários psicológico e odontológico 5 anos do último atendimento 45 anos Eliminação Documento de caráter sigiloso Termos de adesão/alteração/exclusão de Até exclusão 5 anos Eliminação servidor em plano de saúde Termos de inclusão/alteração/exclusão Até exclusão 5 anos Eliminação plano de saúde dependente de servidor Comprovante de pagamento à rede 5 anos 5 anos Eliminação credenciada Atestado médico Enquanto o servidor se 50 anos Eliminação mantiver no Órgão Inspeções periódicas de saúde 5 anos Eliminação HIGIENE E SEGURANÇA DO TRABALHO Prevenção de acidente do trabalho 5 anos 45 anos Eliminação Comissão interna de prevenção de 5 anos 5 anos Eliminação acidentes (CIPA) - criação, designação, propostas, relatórios, atas etc APOSENTADORIA Averbação de tempo de Enquanto o servidor se 100 anos Eliminação

13 serviço/contribuição Concessão de aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Pensão temporária/vitalícia 5 anos 95 anos Eliminação Os documentos relacionados à pensão deverão ser guardados enquanto houver dependente beneficiário de pensão Isenção de contribuição previdenciária e 5 anos 25 anos Eliminação imposto de renda em virtude de aposentadoria OUTROS BENEFÍCIOS Adiantamento e empréstimos institucionais Até quitação da dívida 30 anos Eliminação a servidor OUTROS S REFERENTE A PESSOAL FREQÜÊNCIA Boletim de frequência mensal/livro de 2 anos 38 anos Eliminação ponto Expediente de concessão de dispensa de 2 anos 38 anos Eliminação ponto para participar de cursos Faltas não justificadas 2 anos 38 anos Eliminação Abono de faltas 2 anos 48 anos Eliminação Controle de horas-extras 5 anos 45 anos Eliminação MISSÕES FORA DA SEDE, VIAGENS E MUDANÇA DE DOMICÍLIO A SERVIÇO NO PAÍS Diária/concessão 2 anos 38 anos Eliminação Ajuda de custo, inclusive, para fins de 2 anos 38 anos Eliminação transporte de mobiliário/concessão Passagens Enquanto em vigor o 5 anos após o julgamento das Eliminação

14 Comprovação dos gastos com diárias e ajuda de custo recebidas contrato 2 anos 38 anos Eliminação NO EXTERIOR Sem ônus para o Órgão 5 anos Eliminação Com ônus para o Órgão Até aprovação das 5 anos após o julgamento das Eliminação INCENTIVOS FUNCIONAIS Prêmio, medalha, diploma, inclusive, de 5 anos Guarda permanente honra ao mérito, elogio MOVIMENTOS REIVINDICATÓRIOS, GREVES, PARALISAÇÕES Greve de servidores 5 anos Guarda permanente APURAÇÃO DE RESPONSABILIDADES E AÇÃO DISCIPLINAR SINDICÂNCIAS, INQUÉRITOS Portaria designando comissão de sindicância e/ou inquérito administrativo Processos de apuração de responsabilidade (sindicância/inquérito) Normas, regulamentos, procedimentos, estudos etc. Prazo de duração do processo disciplinar Até trânsito em julgado Até trânsito em julgado de possível ação judicial ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL Enquanto permanecer em vigor Eliminação Guarda permanente Guarda permanente CADASTRO DE FORNECEDORES Documentos cadastrais Até atualização Eliminação ESPECIFICAÇÃO, PADRONIZAÇÃO, CODIFICAÇÃO, PREVISÃO, CATALOGAÇÃO, IDENTIFICAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO Manual de aparelhos e equipamentos Acompanha o aparelho/equipamento

15 031.2-Catalogo de produto, serviço e preço Até atualização Eliminação Requisição e controle de serviços 1 ano Eliminação reprográficos AQUISIÇÃO DE MATERIAL E CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS MATERIAL PERMANENTE Aquisição de material permanente 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Aluguel, comodato, leasing Durante a vigência do contrato Empréstimo Durante o prazo do empréstimo/cessão 5 anos após a aprovação das Eliminação 5 anos Eliminação Os documentos a serem eliminados são os integrantes do processo de aquisição. A Divisão de Patrimônio deverá manter arquivo das notas fiscais dos materiais adquiridos MATERIAL DE CONSUMO Aquisição de material de consumo 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Aluguel, comodato, leasing Durante a vigência do 5 anos após a aprovação das Eliminação contrato Empréstimo Durante o prazo do 5 anos Eliminação Aquisição de uniformes para funcionários, becas e togas empréstimo/cessão 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação SERVIÇOS

16 033.1 Confecção de impressos 2 anos 5 anos após a aprovação das Eliminação MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL (CONSUMO E PERMANENTE) Requisição de material ao almoxarifado 2 anos Eliminação Termo de responsabilidade - unidade 5 anos Eliminação geradora Termo de responsabilidade - unidade responsável Até atualização Eliminação Deverá ser atualizado anualmente, ou, em caso de troca de titularidade Termo de transferência de material Durante a vigência do Eliminação (unidades geradora e responsável) termo de responsabilidade Transporte de material 2 anos Eliminação Autorização de saída de material 1 ano Eliminação CONTROLE DE ESTOQUE Controle de estoque de material (consumo e 2 anos Eliminação permanente) Relatórios mensais de almoxarifado, 2 anos Eliminação inclusive, RMA/RMB/RMBM Autorização de saída de material 2 anos Eliminação Recolhimento de material ao depósito 2 anos Eliminação Comunicação de ocorrência Enquanto durar a apuração EXTRAVIO, ROUBO, DESAPARECIMENTO DE MATERIAL 2 anos Eliminação A critério da Administração poderá ser instaurado processo administrativo para apuração de

17 responsabilidade ALIENAÇÃO E BAIXA (MATERIAL PERMANENTE E DE CONSUMO) Cessão Até julgamento das Guarda permanente Quando o material objeto da cessão for de consumo, os documentos relativos a mesma poderão ser eliminados 5 anos após o julgamento das Doação Até julgamento das Guarda permanente Quando o material objeto da doação for de consumo, os documentos relativos a mesma poderão ser eliminados 5 anos após o julgamento das Permuta Até julgamento das Guarda permanente Quando o material objeto da permuta for de consumo, os documentos relativos a mesma poderão ser eliminados 5 anos após o julgamento das Venda, inclusive, leilão Até julgamento das Guarda permanente Quando o material objeto da venda for de

18 consumo, os documentos relativos a mesma poderão ser eliminados 5 anos após o julgamento das Abandono Até julgamento das Guarda permanente Quando o material objeto do abandono for de consumo, os documentos relativos ao mesmo poderão ser eliminados 5 anos após o julgamento das INVENTÁRIO Procedimento de inventário de material de Até julgamento das 5 anos após a aprovação das Eliminação consumo, inclusive, relatório final Procedimento de inventário de material permanente, inclusive, relatório final Até julgamento das 5 anos após a aprovação das Guarda permanente OUTROS S REFERENTES A MATERIAL Normas, regulamentos, diretrizes, procedimentos, estudos e/ou decisões de caráter geral PATRIMÔNIO Enquanto estiverem em vigor Guarda permanente BENS IMÓVEIS Projetos, plantas, escrituras 5 anos Guarda permanente

19 Procedimentos de compra de imóvel Até aprovação das Guarda permanente Relatórios do sistema de patrimônio da 5 anos Eliminação União Procedimentos de Até aprovação das Guarda permanente cessão/doação/permuta de imóveis Procedimentos de Enquanto estiver em vigor 5 anos após a aprovação das Eliminação locação/arrendamento/comodato de imóveis o contrato Procedimentos de alienação de imóveis Até aprovação das Guarda permanente Procedimentos de Até aprovação das Guarda permanente desapropriação/reintegração de posse/reivindicação de domínio/tombamento Imóveis funcionais 5 anos Se o imóvel for alugado, manter a documentação por 5 anos após a aprovação das ; caso seja própria, guarda-la por 35 anos OBRAS (REFORMA, RECUPERAÇÃO, RESTAURAÇÃO), MANUTENÇÃO DE SERVIÇOS BÁSICOS Expediente de constituição de imóveis Até aprovação das Guarda permanente Expediente de reforma, recuperação, Até aprovação das Guarda permanente restauração Serviço de água e esgoto Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Serviço de gás Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Serviço de energia elétrica Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação

20 Condomínio Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO (INCLUSIVE LICITAÇÕES) Elevadores Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Ar-condicionado Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Limpeza e conservação Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Outros serviços de manutenção VEÍCULOS PROCEDIMENTOS DE AQUISIÇÃO, ALIENAÇÃO Procedimentos de aquisição Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Aluguel Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Cessão, doação, permuta, transferência Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Cadastro, licenciamento, emplacamento, Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação tombamento Alienação por venda, inclusive, leilão Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação A alienação deverá ser imediatamente comunicada ao órgão de trânsito; o documento de transferência de titularidade deverá ser datado e assinado por

21 Alienação por cessão, doação, permuta, transferência etc Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação ABASTECIMENTO, LIMPEZA, MANUTENÇÃO, REPARO Autorização para abastecimento de veículo 2 anos Eliminação Requisição de combustível (planilha com Enquanto estiver em vigor 5 anos após a aprovação das Eliminação notas fiscais) o processo de fornecimento CONTROLE DE USO DE VEÍCULOS Requisição de veículos 2 anos Eliminação Autorização para uso de veículo oficial fora 2 anos Eliminação do horário de expediente Acidentes, infrações, multas de trânsito Até encerramento do procedimento necessário a apuração do fato 5 anos após o procedimento de apuração Eliminação Estacionamento, garagem 2 anos Eliminação Outros assuntos referentes a veículos OUTROS S REFERENTES A PATRIMÔNIO GUARDA E SEGURANÇA Serviços de vigilância Enquanto estiver em vigor 5 anos após a aprovação das Eliminação autoridade competente A alienação deverá ser imediatamente comunicada ao órgão de trânsito; o documento de transferência de titularidade deverá ser datado e assinado por autoridade competente Deve ser autuado processo para fins de apuração de responsabilidade

22 o contrato de serviços Seguros, inclusive, de veículos Enquanto estiver em vigor 5 anos após a aprovação das Eliminação o contrato Prevenção de incêndio 2 anos Eliminação Controle de portaria 2 anos 2 anos Eliminação ORÇAMENTO E FINANÇAS Normas, regulamentos, diretrizes, Enquanto permanecer em Guarda permanente procedimentos, estudos e decisões de caráter geral vigor ORÇAMENTO PROGRAMAÇÃO FINANCEIRA Previsão orçamentária 5 anos Eliminação Proposta orçamentária 5 anos Guarda permanente Quadro de detalhamento de despesa (QDD) 2 anos Eliminação Créditos adicionais (suplementar, especial e 5 anos Guarda permanente extraordinário) Plano de Enquanto estiver em vigor Eliminação Livros/fichas contábeis 5 anos Guarda permanente EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA Descentralização de recursos (distribuição Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação orçamentária) Acompanhamento de despesa mensal, Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação inclusive, despesa de pessoal Cronograma de desembolso Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Pagamento de precatórios Até aprovação das 30 anos Eliminação Outros assuntos referentes a orçamento FINANÇAS

23 Programação financeira de desembolso Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação EXECUÇÃO FINANCEIRA Relatório de ordem bancaria de pagamento Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Pagamento de despesa por suprimento Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação de fundos OPERAÇÕES BANCÁRIAS Extrato da conta única do Tesouro Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação Nacional Extrato de outras (tipos B, C, D) Até aprovação das 5 anos após a aprovação das Eliminação BALANÇOS E BALANCETES Balanços patrimonial, financeiro e orçamentário Até aprovação das 15 anos após a aprovação das Eliminação Balancetes mensais Até aprovação das 15 anos após a aprovação das Eliminação Outros assuntos referentes à execução financeira PROCESSOS DE AUDITORIA E TOMADA DE CONTAS (ANUAL E ESPECIAL) Processo de auditoria 2 anos 8 anos Eliminação Processo de tomada de Até aprovação das 10 anos Guarda permanente Estes documentos devem integrar o Processo de Tomada de Contas Anual Estes documentos devem integrar o Processo de Tomada de Contas Anual

24 060 - PROCEDIMENTOS RELATIVOS À DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO Publicação de matérias no Diário Oficial 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Publicação de matérias em boletins 1 ano Eliminação administrativo, de pessoal ou de serviço Publicação de matérias em outros periódicos 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Publicações impressas pela instituição, inclusive, pela EMATRA PRODUÇÃO EDITORIAL Arquivo permanente Guarda permanente A Seção de Biblioteca deve catalogar todas as publicações da instituição, mantendo, ao menos, um exemplar sob sua guarda Distribuição, promoção, divulgação 5 anos Eliminação DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA (LIVROS, PERIÓDICOS, FOLHETOS E AUDIOVISUAIS) AQUISIÇÃO (NO BRASIL E NO EXTERIOR) Compra (inclusive, assinatura de 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação periódicos) Doação 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Permuta 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação REGISTRO Registro de material bibliográfico pela 5 anos Eliminação

25 Seção de Biblioteca CATALOGAÇÃO, CLASSIFICAÇÃO, INDEXAÇÃO Ficha de catalogação Conforme interesse da Seção de Biblioteca GESTÃO DE DOCUMENTOS E SISTEMAS DE ARQUIVO Normas e manuais, inclusive, tabelas de Enquanto estiverem em 10 anos Guarda permanente temporalidade vigor Livros de protocolo (recepção, tramitação e 2 anos após o Eliminação expedição de documentos) encerramento Consultas a documentos (guias de 1 ano Eliminação remessa, controle de empréstimo, saída e retorno de documento e processo ao arquivo) Documentos de analise, avaliação e seleção de documentos 5 anos 5 anos Guarda permanente Inclusive Códigos de Classificação de Documentos e Tabelas Documentos de transferência e 5 anos Guarda permanente recolhimento (guias e termos de transferência, guias, relações e termos de recolhimento, listagens descritivas do acervo) Documentos referentes a Eliminação 5 anos Guarda permanente documental (termos, listagens, editais de ciência de Eliminação de documentos) GESTÃO DOS DOCUMENTOS DE INFORMÁTICA Planos e projetos Enquanto estiverem em 5 anos Guarda permanente vigor Programas, sistemas, redes, inclusive, licença e registro de uso e compra Enquanto estiverem em vigor 5 anos Guarda permanente de Temporalidade

26 Manuais técnicos (exemplares únicos) Enquanto estiverem em 5 anos Guarda permanente vigor Manuais do usuário (exemplares únicos) Enquanto estiverem em 5 anos Guarda permanente vigor Assistência técnica 5 anos Eliminação CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS Desinfestação, higienização 2 anos 3 anos Eliminação Armazenamento, depósito 2 anos Eliminação Restauração de documentos, inclusive, 2 anos 3 anos Eliminação encadernação Outros assuntos referentes a conservação de documentos OUTROS S REFERENTES Á DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO COMUNICAÇÕES (NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, DIRETRIZES, PROCEDIMENTOS, ESTUDOS E/OU DECISÕES DE CARÁTER GERAL) 071-SERVIÇO POSTAL Aviso de recebimento - AR 5 anos Eliminação SERVIÇO DE ENTREGA EXPRESSA Nacional 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Internacional 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação Serviços de coleta, transporte e entrega de 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação correspondência agrupada (malote) Serviço de SEDEX 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação

27 Outros serviços postais 1 ano A critério do setor Eliminação SERVIÇO TELEFÔNICO, INCLUSIVE, FAC-SÍMILE Instalação, transferência, manutenção, 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação reparo de linhas telefônicas Listas telefônicas Enquanto estiverem em Eliminação vigor Contas telefônicas 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação SERVIÇOS DE RÁDIO E TELEVISÃO Instalação, manutenção, reparo 2 anos 3 anos Eliminação Assinatura de TV a cabo 2 anos 3 anos Eliminação Os documentos que impliquem despesas somente poderão ser eliminados 5 anos após a aprovação das SERVIÇOS DE TRANSMISSÃO DE DADOS, VOZ E IMAGEM Serviços de transmissão de dados, voz e 1 ano 5 anos após a aprovação das Eliminação imagem OUTROS S REFERENTES A COMUNICAÇÃO Controle e distribuição de cargos providos e vagos Estatuto, regulamento, legislação, material Conforme interesse do de consulta, jurisprudência, estudo e/ou decisões de setor MAGISTRADO Até atualização Eliminação 081-LEGISLAÇÃO Guarda permanente

28 caráter geral DADOS FUNCIONAIS DE MAGISTRADO ASSENTAMENTO FUNCIONAL Livro de registro e controle de 15 anos Guarda permanente Certidões, declarações e atestados 2 anos 3 anos Eliminação Designação de dependentes, inclusive, para fins de imposto de renda Enquanto o magistrado se Prazo do assentamento Eliminação Deve ser arquivado junto com o do magistrado Solicitação de emissão e registro de carteira funcional IDENTIDADE FUNCIONAL DE MAGISTRADOS 1 ano Eliminação FREQÜÊNCIA DE MAGISTRADO Controle de freqüência de magistrado 2 anos 98 anos Eliminação PROMOÇÃO DE JUÍZES Promoção de juízes substitutos a Enquanto o magistrado se 100 anos Eliminação presidentes de Varas do Trabalho Promoção de juízes da 1ª para 2ª instância Enquanto o magistrado se 100 anos Eliminação Lista tríplice 10 anos 40 anos Eliminação 083 APERFEIÇOAMENTO E TREINAMENTO CURSOS (INCLUSIVE BOLSAS DE ESTUDO) PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO, INCLUSIVE, PELA EMATRA Propostas, estudos, editais, programas, relatórios finais, exemplares únicos de exercícios, relação de participantes, avaliação e controle de expedição de certificados 5 anos 15 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do magistrado

29 PROMOVIDOS POR OUTRAS INSTITUIÇÕES No Brasil 5 anos 15 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do magistrado No Exterior 5 anos 1 5 anos Eliminação A conclusão de curso deve ser anotada no do magistrado PARTICIPAÇÃO EM CONGRESSOS, CONFERÊNCIA, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS, CONVENÇÕES, CICLOS DE PALESTRAS, MESAS REDONDAS, ENCONTROS DE AUTORIDADES PROMOVIDOS PELA INSTITUIÇÃO, INCLUSIVE, PELA EMATRA Planejamento, programação, palestra, trabalho apresentado, peça publicitária Cadastro de participantes, inclusive, curriculum vitae Relatório de participação em curso e evento 5 anos 10 anos Eliminação A participação no evento devera ser anotada no do magistrado; passível de avaliação histórica 2 anos Eliminação Passível de avaliação histórica 2 anos 3 anos Eliminação Passível de avaliação histórica PROMOVIDOS FOR OUTRAS INSTITUIÇÕES No Brasil 5 anos 15 anos Eliminação A participação no evento deverá ser anotada no do magistrado; passível

30 de avaliação histórica No Exterior 5 anos 15 anos Eliminação A participação no evento deverá ser anotada no do magistrado; passível de avaliação histórica MOVIMENTAÇÃO DE MAGISTRADO ADMISSÃO, NOMEAÇÃO DE MAGISTRADO Nomeação de magistrado 2 anos 98 anos Eliminação Solicitação de prorrogação de prazo para 2 anos Eliminação posse Livro de posse 5 anos após o encerramento do livro DESIGNAÇÃO, SUBSTITUIÇÃO DE MAGISTRADO Designação, convocação e substituição de magistrado Procedimentos referentes a eleição de magistrado a presidência e demais cargos integrantes da administração do Tribunal 95 anos Eliminação Passível de avaliação histórica 5 anos 95 anos Eliminação Passível de avaliação histórica ELEIÇÃO DE MAGISTRADO 5 anos Guarda permanente Relação de presidentes do Tribunal 5 anos Guarda permanente EXONERAÇÃO, VACÂNCIA DE CARGO DE MAGISTRADO Procedimentos de exoneração, vacância de cargo de magistrado 5 anos 95 anos Eliminação REMOÇÃO, TRANSFERÊNCIA DE MAGISTRADO Transferência de magistrado por permuta 5 anos 95 anos Eliminação A permuta deve ser anotada no

31 do magistrado Remoção de magistrado 5 anos 95 anos Eliminação A remoção deve ser anotada no do magistrado DIREITOS, OBRIGAÇÕES E VANTAGENS FICHA FINANCEIRA E FOLHA DE PAGAMENTO Ficha financeira 5 anos 95 anos Eliminação Folha de pagamento de magistrado/relatório 5 anos 95 anos Eliminação de folha de pagamento Memória de calculo referentes a despesas 5 anos 95 anos Eliminação com magistrados Salário-família Enquanto durar o beneficio 80 anos Eliminação GRATIFICAÇÕES (INCLUSIVE INCORPORAÇÕES) Gratificação natalina (13º salário) 1 ano 99 anos Eliminação Gratificação pelo exercício de mandato 1 ano 99 anos Eliminação administrativo Outras gratificações 1 ano 99 anos Eliminação ADICIONAIS Tempo de serviço Enquanto o magistrado 100 anos Eliminação estiver ativo Adicional de férias 5 anos 50 anos Eliminação Outros adicionais 5 anos 50 anos Eliminação REEMBOLSO DE DESPESAS Ressarcimento de despesas 1 ano 5 anos após o julgamento das DESCONTOS, ENCARGOS PATRONAIS Eliminação

32 086.1-DESCONTOS Contribuição para o plano de seguridade 5 anos 95 anos Eliminação social Contribuição sindical 5 anos 15 anos Eliminação Imposto de renda retido na fonte 5 anos 15 anos Eliminação Pensão alimentícia 5 anos após a cessação 50 anos Eliminação do direito a pensão Consignações (seguros, planos de saúde, 5 anos 15 anos Eliminação empréstimos etc) Outros descontos 5 anos 5 anos Eliminação ENCARGOS PATRONAIS (RECOLHIMENTOS) PIS/PASEP 5 anos 95 anos Eliminação Contribuição sindical 5 anos 15 anos Eliminação Contribuição para o plano de seguridade 5 anos 95 anos Eliminação social Salário maternidade 5 anos 15 anos Eliminação Imposto de renda 5 anos 15 anos Eliminação AFASTAMENTOS LEGAIS FÉRIAS DE MAGISTRADO Concessão de férias 5 anos 50 anos Eliminação Saldo de férias motivo vacância 5 anos 50 anos Eliminação LICENÇAS Licença para exercício de atividade política Enquanto durar o 50 anos Eliminação licenciamento Licença para desempenho de mandato Enquanto durar o 50 anos Eliminação classista licenciamento Licença-prêmio 2 anos 48 anos Eliminação Licença médica 2 anos 48 anos Eliminação

33 Licença para tratar de assuntos Enquanto durar o 50 anos Eliminação particulares licenciamento Licença para ausentar-se do Pais, Enquanto durar o 50 anos Eliminação inclusive, para participação em cursos licenciamento Licenças maternidade e paternidade, 1 ano 49 anos Eliminação inclusive, em caso de adoção Outras licenças Enquanto durar o 50 anos Eliminação licenciamento OUTROS AFASTAMENTOS Afastamento para servir no Tribunal do Júri 2 anos 28 anos Eliminação Afastamento para fins de alistamento 1 ano Eliminação eleitoral Afastamento para servir na Justiça 2 anos 28 anos Eliminação Eleitoral Outros afastamentos (gala, nojo, doação 2 anos Eliminação de sangue etc) PREVIDÊNCIA, ASSISTÊNCIA A SAÚDE (INCLUSIVE PLANOS DE SAÚDE), SEGURIDADE SOCIAL BENEFÍCIOS Auxílios natalidade, acidente, doença, 5 anos 25 anos Eliminação reclusão, funeral Diárias 5 anos 25 anos Eliminação Outros auxílios 5 anos 25 anos Eliminação ASSISTÊNCIA A SAÚDE Prontuários médico e de saúde ocupacional Enquanto o magistrado se 50 anos Eliminação Documento de caráter sigiloso Prontuários psicológico e odontológico 5 anos do ultimo atendimento 45 anos Eliminação O prontuário psicológico e de caráter sigiloso

34 Termos de adesão/alteração/exclusão de Até a exclusão 5 anos Eliminação magistrado e dependentes em plano de saúde Comprovante de pagamento a rede 5 anos 5 anos Eliminação credenciada Atestado médico 5 anos 5 anos Eliminação Outros documentos APOSENTADORIA DE MAGISTRADO Averbação de tempo de serviço/contribuição prestado a entidades privadas 10 anos 90 anos Eliminação Deve ser feita no do magistrado Concessão de aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminação Isenção de contribuição previdenciária em 5 anos 25 anos Eliminação decorrência da aposentadoria Isenção de imposto de renda em virtude 5 anos 25 anos Eliminação da aposentadoria Pensão (temporária/vitalícia) 5 anos 95 anos Eliminação OUTROS S REFERENTES A MAGISTRADO INCENTIVOS FUNCIONAIS Prêmios, medalhas, diplomas de honra ao mérito, elogios etc 5 anos Guarda permanente OUTROS S REFERENTES A ADMINISTRAÇÃO GERAL PROCEDIMENTOS DE ELABORAÇÃO DE CONCURSO PUBLICO CONCURSO PUBLICO PARA SERVIDOR Planejamento e elaboração de concurso 2 anos 5 anos Eliminação público Edital do concurso público 2 anos 5 anos Eliminação Constituição de bancas examinadores 2 anos 5 anos Eliminação

35 Inscrição de participantes em concurso 2 anos Eliminação público/reserva de vaga para deficiente físico Lista de aprovados em concurso público 2 anos 5 anos Eliminação Homologação do resultado final do 2 anos 5 anos Eliminação concurso público Prova de concurso público 2 anos Eliminação Recomenda-se guardar um exemplar para fins de registro Certidão de aprovação em concurso público 1 ano Eliminação Proposição tornando sem efeito 1 ano Eliminação nomeação/posse de servidor para cargo efetivo Renúncia ou desistência a 2 anos 2 anos Eliminação nomeação/posse Aproveitamento de candidato aprovado 2 anos Eliminação por outros órgãos Remanejamento de candidato aprovado 2 anos Eliminação para o final da lista de aprovados Proposição para prorrogação de prazo de 2 anos 5 anos Eliminação concurso público CONCURSO PÚBLICO PARA JUIZ SUBSTITUTO DO TRABALHO Planejamento e elaboração do concurso Validade do concurso 5 anos Eliminação público público Edital do concurso público Validade do concurso Guarda permanente público Constituição de bancas examinadoras Validade do concurso público 5 anos Eliminação Passível de avaliação histórica Inscrição de candidato em concurso Validade do concurso Eliminação

36 publico/reserva de vaga para deficiente físico Provas (objetiva/subjetiva) Avaliação da prova oral público Validade do concurso público Validade do concurso público 5 anos Eliminação Recomenda-se guardar um exemplar para fins de registro 5 anos Eliminação Homologação do resultado do concurso público Validade do concurso público 5 anos Guarda permanente DOSSIÊ DE CONCURSO PÚBLICO Convocação de aprovado em concurso público 2 anos 2 anos Eliminação Pedido de prorrogação de prazo para posse 2 anos 2 anos Eliminação Proposição paia posse através de procuração 2 anos 2 anos Eliminação Proposição de não preenchimento de exigência para concurso 2 anos 2 anos Eliminação Proposição para acumulação de cargo público 2 anos 2 anos Eliminação Declaração de conclusão de curso no ato da posse 2 anos 2 anos Eliminação S DIVERSOS