Tramita como documento, é anexado a processo ou dá origem a processo? CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA ESPÉCIE/FORMATO

Transcrição

1 OBSERVAÇÕES INICIAIS Deve-se dar preferência ao trâmite de documentos, pois assim o trâmite será mais rápido, menos burocrático e gastará menos recursos(capas plásticas, folhas de rosto, prendedores plásticos, tinta de impressoras, etc) A autuação de processos deve ser reservada aos casos estritamente necessários Antes de autuar um processo, deve ser feita uma pesquisa avançada no SIGAD para verificar se já existe processo tratando do mesmo assunto e interessado. Caso exista, o documento deve ser tramitado para a unidade onde se encontra o processo com solicitação para que o documento seja anexado ao processo. Caso não exista processo tratando do mesmo assunto, deve-se autuar um novo processo A maioria dos requerimentos, solicitações ou memorandos de solicitação devem dar entrada no SEPROT, pois em muitos casos dão origem a processos, excetuado os casos em que já exista processo sobre o mesmo assunto/interessado ESPÉCIE/FORMATO Tramita como documento, é anexado a processo ou dá origem a processo? CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA Mandado de Notificação Ofício de solicitação de instituições de ensino para realização de convênio com o Senado Abono eletrônico de faltas Ata do Conselho de Supervisão do SIS Atestado de afastamento para doação de sangue Atestado de prorrogação de licença gestante A classificação O Mandado de notificação é arquivística será anexado ao processo referente de acordo com a ao assunto da notificação. Caso função do não haja processo, deve-se Mandado de avaliar a necessidade de abri Notificação. ou não um processo. Só é autuado processo se o Senado firmar convênio com a instituição de ensino. Os abonos serão registrados no ergon. As atas devem ser arquivadas em uma pasta formando um dossiê com todas as atas do conselho. E conforme o caso, cópias das atas poderão ser anexadas aos processos em que se fizerem necessárias A classificação arquivística será de acordo com a função do Ato normativo. O atestado é anexado ao dossiê funcional. anexado ao processo de licença da gestante.

2 Ato normativo A cópia do Ato publicado é anexada ao processo de elaboração do mesmo. Carta de solicitação de instituições de ensino para realização de convênio com o Senado Certidão de afastamento para atender convocação da justiça eleitoral Certidão de afastamento devido a falecimento de familiar Certidão de afastamento para casamento A classificação arquivística será de acordo com a função do Ato normativo. Deve tramitar normalmente como documeno. Só é autuado processo se o Senado firmar convênio com a instituição de ensino. A certidão é anexada ao dossiê funcional. A certidão é anexada ao dossiê funcional. A certidão é anexada ao dossiê funcional. Certidão de óbito de servidor A cópia da certidão de óbito é anexada ao dossiê funcional Certidão de insalubridade para apuração de tempo de atividade Comprovante de inscrição para participação em curso A certidão de apuração de tempo de atividade insalubre é anexada ao processo de apuração de tempo de serviço O comprovante da taxa de inscrição é anexado ao processo de participação em curso. Comunicado de dispensa de ponto Comunicado de elogio Comunicado de homenagens/agradecimentos/medalhas, etc Conforme o caso, o comunicado ou cópia do comunicado podem ser anexados ao dossiê funcional. O comunicado de elogio é anexado ao dossiê funcional. Os comunicados serão anexados ao dossiê funcional do servidor. Comunicado de jornada de trabalho da área administrativas da Casa Comunicado de retorno servidor cedido Contrato de seguro de estagiários Conforme o caso, o comunicado ou cópia do comunicado podem ser anexados ao dossiê funcional. O comunicado de retorno é anexado ao processo de cessão do servidor. Processo de seguro de estagiários

3 Demandas judiciais Desapacho para pagamento de gratificação por encargo de curso ou Despacho de arquivamento Despacho de pagamento de valores devidos e não recebidos Despacho para pagamento de adicional de especialização Despacho para pagamento de auxíliofuneral Despacho referente à revisão de parcelas relativas a vantagens pessoais Edital de concurso público - comissão organizadora Edital de divulgação da relação de aprovados no curso de pós-graduação do ILB Edital de homologação de concurso público Edital de Notificação Edital de prorrogação de concurso público Memorando de cancelamento de viagem Memorando de solicitação de diárias/passagens no país Conforme o caso, abre-se processo p processo de concessão de gratificação por encargo de A classificação arquivística será de acordo com a função da demanda judicial É feito no SIGAD, não precisa gerar documento e nem processo. O despacho é anexado ao processo referente ao requerimento de pagamento de valores devidos e não recebidos O despacho é anexado ao processo de concessão de adicional de especialização O despacho será anexado ao processo de concessão de auxílio funeral O despacho será anexado ao processo de revisão de parcelas relativas a vantagens pessoais O Edital é anexado ao processo de seleção pública O Edital é anexado ao processo de abertura do curso. O Edital é anexado ao processo de seleção pública O Edital é anexado ao processo referente ao assunto da notificação. O Edital de prorrogação é anexado ao processo de seleção pública O memorando de cancelamento da viagem é anexado ao processo de autorização de viagem. A classificação arquivística será de acordo com a função do Edital de Notificação O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de autorização de viagem.

4 Memorando de solicitação de diárias/passagens no exterior Memorando de solicitação de dispensa de ponto para assessoramento de parlamentar/participação em evento no exterior Memorando de solicitação de dispensa de ponto para assessoramento de parlamentar/participação em evento no País Memorando de solicitação de dispensa de ponto para participação em congressos/ palestras/outros Memorando de jornada de trabalho Memorando de parentesco de estagiários com servidores da Casa O memorando deve ser autuado para dar origem a o processo de autorização de viagem ao exterior. O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de autorização de participação em evento no exterior. O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de autorização de participação em evento no país. O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de autorização de participação em congressos/palestras/outros O memorando dever tramitar e ser arquivado como documento e pode, dependendo do caso, ter um cópia anexada a um processo O memorando é anexado ao processo de contratação do estagiário. Memorando de solicitação de substitutos eventuais Memorando de solicitação referente à gratificação de desempenho (envolvem impacto financeiro e deliberação superior) Memorando de solicitação referente à promoção na carreira (envolvem impacto financeiro e deliberação superior) Memorando de solicitação referente ao estágio probatório (envolvem deliberação superior) O memorando dever tramitar e ser arquivado como documento e pode, dependendo do caso, ter um cópia anexada a um processo O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de gratificação de desempenho. O memorando deve ser autuado para dar origem ao processo de promoção O memorando deve ser anexado ao processo de estágio probatório.

5 Parecer da Advocacia de interesse coletivo (servidores do Senado) Os pareceres serão anexados A classificação ao processo do respectivo arquivística será assunto. Não é autuado de acordo com a processo para cada Parecer, função do Parecer. mas uma via será preservada para formar jurisprudência. Parecer de pagamento de valores O parecer é anexado ao devidos e não recebidos processo referente ao pedido. O parecer é anexado ao Parecer de reavaliação de aposentadoria processo de concessão de aposentadoria. O parecer é anexado ao Parecer para pagamento de adicional de processo de concessão de especialização adicional de especialização Parecer para pagamento de auxíliofuneral Parecer para pagamento de gratificação por encargo de curso ou concurso Parecer referente à revisão de parcelas relativas a vantagens pessoais O parecer será anexado ao processo de concessão de auxílio funeral O parecer é anexado ao processo de concessão de gratificação por encargo de curso ou concurso O parecer será anexado ao processo de concessão de vantagens Portaria de admissão de servidor efetivo Portaria de designação de Gestor de contrato Portaria de designação de Grupo de trabalho/comissões Portaria de designação de secretário de Grupo de Trabalho/ Comissão Portaria de designação de substituto de chefia Portaria de designação/dispensa - FC Portaria de designação/dispensa-fc 3 e FC 4 A cópia da portaria é anexada ao processo de seleção A cópia da Portaria de designação de Gestor de contrato é anexado ao processo do contrato. A cópia da portaria é adicionada ao dossiê de trabalho da comissão/grupo de trabalho A cópia da portaria é adicionada ao dossiê de trabalho da comissão/grupo de trabalho A cópia da Portaria é anexada ao dossiê funcional do servidor. A cópia da Portaria é anexada ao dossiê funcional do servidor. A cópia da Portaria é anexada ao dossiê funcional do servidor

6 Portaria de homologação de estágio probatório Portaria de instituição de comissão e designação de membros na área legislativa Portaria de nomeação Portaria de penalidade disciplinar de advertência (gabinete e serviços diretamente subordinados) Portaria de penalidade disciplinar de cassação de aposentadoria Portaria de penalidade disciplinar de demissão Portaria de penalidade disciplinar de disponibilidade Portaria de penalidade disciplinar de multa Portaria de penalidade disciplinar de suspensão de mais de cinco dias até 15 dias Portaria de penalidade disciplinar de suspensão por mais de 15 dias e até 30 dias Portaria de penalidade disciplinar de suspensão por mais de 30 dias e até 90 dias Portaria de resultado de avaliação de desempenho para fins de promoção Portaria de resultado de avaliação de desempenho para fins de recebimento de gratificação de desenpenho Requerimento de concessão de pensão civil A cópia da Portaria é anexada ao processo do estágio probatório. A portaria é adiciona ao dossiê de trabalho da comissão A cópia da Portaria de nomeção é anexada ao dossiê funcional do servidor. Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar Anexar cópia da portaria ao Processo Administrativo Disciplinar A portaria deve ser anexada ao processo de Avaliação de Desempenho para Concessão de Promoção A portaria deve ser anexada ao processo de Concessão de Gratificação de Desenpenho Processo de Concessão de Pensão Civil. Verificar se a concessão da pensão é provisória, temporária ou vitalícia para fazer a classificação arquivística ou ou

7 Requerimento de inclusão no Programa de assistência pré-escolar Requerimento de exclusão no Programa de assistência pré-escolar Requerimento de certidão de tempo de contribuição - CTC Requerimento de atualização/pagamento de parcela de VPNI Processo de Assistência Préescolar. Anexar ao processo de Processo de Assistência Préescolar. Processo de emissão de certidão de tempo de contribuição - CTC. De acordo com o SESPAR, a emissão de uma certidão de tempo de contribuição, principalmente a que trata de senadores, que é o caso do SESPAR, não envolve somente a COBEP, mas outros órgãos da Casa, como a Coordenação de Pagamento, o Gabinete do Parlamentar e a Diretoria-Geral. Processo de atualização/pagamento de parcela de VPNI Requerimento de autorização para realização de curso do ILB Requerimento de auxílio natalidade Requerimento de auxílio pré-escolar Requerimento de auxílio-funeral Requerimento de auxílio-transporte Requerimento de avaliação pela Junta Médica para concessão de aposentadoria Requerimento de averbação de tempo de contribuição Processo de autorização para realização de curso do ILB Processo de auxílio natalidade Processo de auxílio pré-escolar Processo de auxílio-funeral Processo de auxílio-transporte Processo de avaliação pela Junta Médica para concessão de aposentadoria Processo de averbação de tempo de contribuição

8 Requerimento de averbação de tempo de mandato eletivo Requerimento de averbação de tempo de serviço Requerimento de averbação de tempo de serviço insalubre Requerimento de averbação de VPNI/quintos Requerimento de adicional de insalubridade Processo de averbação de tempo de mandato eletivo Processo de averbação de tempo de serviço Processo de averbação de tempo de serviço insalubre Processo de averbação de VPNI/quintos Processo de adicional de insalubridade Requerimento de afastamento para estudo ou missão no país Requerimento de afastamento em virtude de júri e outros serviços obrigatórios por lei Requerimento de abono de permanência Requerimento de adicional de especialização Requerimento de adicional de periculosidade Processo de afastamento para estudo ou missão no país Processo de afastamento em virtude de júri e outros serviços obrigatórios por lei Processo de abono de permanência Processo de adicional de especialização Processo de adicional de periculosidade Requerimento de adicional noturno Requerimento de afastamento para estudo ou missão no exterior Requerimento de afastamento para exercício de mandato eletivo Requerimento de afastamento para participação em competição desportiva Processo de adicional noturno Autuar para dar origem aoprocesso de afastamento para estudo ou missão no exterior Processo de afastamento para exercício de mandato eletivo Processo de afastamento para participação em competição desportiva

9 Requerimento de alteração de aposentadoria/pensão de ex-parlamentar (IPC) Requerimento de concessão de aposentadoria Requerimento de concessão de aposentadoria de ex-parlamentar e/ou seus beneficíarios (IPC) Requerimento de concessão de horário especial Requerimento de concessão de horário especial de estudante (segunda graduação ou pós-graduação) Requerimento de concessão de horário especial estudante Processo de alteração de aposentadoria/pensão de exparlamentar (IPC). De acordo com o SESPAR, as aposentadorias concedidas pelo extinto IPC são antigas e muitas não foram realizadas tendo como base um processo (destaca-se que o IPC era um órgão distinto do Senado Federal), de modo que nem sempre é possível anexar um pedido de alteração ao processo de concessão. Ainda que haja autos de concessão inicial, eles devem ser analisados pela Secretaria de Controle Interno e por demais órgãos, o que pode demorar. Além do mais, após o deferimento da revisão, se for o caso, o processo é anexado à concessão inicial Processo de aposentadoria. Processo de concessão de aposentadoria de exparlamentar e/ou seus beneficíarios (IPC) Processo de concessão de horário especial Processo de concessão de horário especial de estudante (segunda graduação ou pósgraduação) Processo de concessão de horário especial estudante. Em caso de Requeirmento de Renovação do Horário de Especial de Estudante, basta aexar o novo requeirmento ao processo já existente.

10 adotante de acidente de trabalho gestante para acompanhamento de cônjuge/companheiro para atividade classista Processo de licença adotante Processo de licença de acidente de trabalho Processo de licença gestante acompanhamento de cônjuge/companheiro atividade classista para atividade política (pré-eleitoral) para capacitação para execer mandato classista para participação em competição desportiva para pretar serviço militar para tratamento da própria saúde de 3 a 30 dias para tratamento da própria saúde durante o recesso para tratamento da própria saúde por mais de 30 dias para tratamento da própria saúde/acidente em serviço/afastamento por motivo de doença até 15 dias (comissionados) atividade política (pré-eleitoral) capacitação mandato classista competição desportiva serviço militar tratamento da própria saúde de 3 a 30 dias tratamento da própria saúde durante o recesso tratamento da própria saúde por mais de 30 dias tratamento da própria saúde/acidente em serviço/afastamento por motivo de doença até 15 dias (comissionados)

11 para tratar de interesses particulares paternidade por motivo de doença em pessoa da família prêmio Requerimento de concessão de pensão de ex-parlamentar e/ou seus beneficíarios (IPC) Requerimento de concessão de período de trânsito interesses particulares Processo de licença paternidade Processo de licença por motivo de doença em pessoa da família Processo de licença prêmio Processo de concessão de pensão de ex-parlamentar e/ou seus beneficíarios (IPC). Verificar se a concessão da pensão é provisória, temporária ou vitalícia para fazer a classificação arquivística. Processo de concessão de período de trânsito ou ou Requerimento de conversão de licençaprêmio em pecúnia Requerimento de conversão em pecúnia de licença prêmio/férias não usufruidos na atividade Requerimento de cópia de processo Processo de conversão de licença-prêmio em pecúnia. De acordo com o SEAPOS, se existir processo de licençaprêmio, é para seu gozo, em atividade, o que é diferente da conversão em pecúnia do saldo dos períodos não utilizados. O pedido de conversão da licençaprêmio em pecúnia deve ser o processo principal, visto que vai gerar uma despesa, após tramitar por vários órgãos (SCISF, SAFIN) e o deferimento da Diretoria-Geral. Processo de conversão em pecúnia de licença prêmio/férias não usufruidos na atividade O requerimento deve tramitar como documento

12 Requerimento de criação de Comissão de Justificação Administrativa Processo de Comissão de Justificação Administrativa Requerimento de dispensa de ponto para realização de provas acadêmicas - Processo de dispensa de ponto art. 133 do RASF para realização de provas acadêmicas - art. 133 do RASF Processo de exoneração. A Requerimento de exoneração cópia da Portaria é anexada ao processo de exoneração do servidor Requerimento de exoneração de Processo de exoneração de servidor efetivo servidor efetivo Requerimento de solicitação de férias Processo eletrônico de férias Requerimento de cancelamento de férias Processo eletrônico de férias Requerimento de alteração de férias Processo eletrônico de férias Requerimento de interrupção de férias Requerimento de gratificação de desenpenho Processo eletrônico de férias Processo de gratificação de desenpenho Requerimento de inclusão de dependente econômico O Requerimento é cadastrado e tramitado à unidade responsável da SERH para inclusão do dependente e vai para o dossiê funcional. Requerimento de inclusão de dependente junto ao SIS O requerimento é cadastrado e anexado ao processo do titular caso já exista processo, se não ou abre-se um processo Se o requerimento foi indeferido classificar em , se foi deferido classificar em Requerimento de inclusão ou exclusão O Requerimento será anexado de dependentes de parlamentares ou exparlamentares ao dossiê funcional do parlamentar ou ex-parlamentar. Requerimento de incorporação de quintos Requerimento de indenização ou pagamento de férias Processo de incorporação de quintos Processo eletrônico de indenização ou pagamento de férias

13 Requerimento de insenção de imposto de renda Requerimento de isenção/cancelamento de controle eletrônico de frequência Requerimento de opção previdênciária (parlamentar) Requerimento de pagamento de importâncias devidas e não recebidas em vida Requerimento de parcelamento de débito junto ao Senado Federal Requerimento de pensão Processo de insenção de imposto de renda Processo de isenção/cancelamento de controle eletrônico de frequência Processo de opção previdênciária(parlamentar) Processo de pagamento de importâncias devidas e não recebidas em vida. De acordo com o SEAPOS, normalmente esse tipo de solicitação é feita pelos pensionistas ou familiares dos servidores, logo que o servidor falece. Esses valores se referem a saldo de salário, gratificação natalina. Não é viável anexar o processo de importâncias devidas e não recebidas em vida ao processo de pensão inicial porque depois de deferido, esse vai para a Secretaria de Controle Interno para análise, o que pode levar meses para ser apreciado; pode acontecer do processo de aposentadoria estar sendo analisado por uma outra questão, que deverá tramitar por vários setores da Casa. O desfecho de um processo de pensão ou aposentadoria, pode levar mais de um ano, pois Processo de parcelamento de débito junto ao Senado Federal Processo de pagamento de pensão. Verificar se a concessão da pensão é provisória, temporária ou vitalícia para fazer a classificação arquivística A classificação arquivística será de acordo com a função do requerimento ou ou

14 Requerimento de promoção Requerimento de readaptação Requerimento de regularização de frequência referentes a períodos anteriores a dois meses ou mais Requerimento de ressarcimento de despesas médicas de ex-parlamentar (IPC) Requerimento de reversão Requerimento de revisão de proventos (referentes às vantagens da opção, VPNI, anuênios, etc.) Requerimento de revisão de proventos de aposentadoria Requerimento de revisão de proventos de pensão Processo de promoção Processo de readaptação Processo de regularização de frequência referentes a períodos anteriores a dois meses ou mais Processo de ressarcimento de despesas médicas de exparlamentar (IPC) Processo de reversão O requerimento com o pedido de revisão de proventos deve ser anexado ao processo respectivo de concessão da vantagem, VPNI, anuênios, O requerimento com o pedido de revisão de proventos de aposentadoria deve ser anexado ao processo de concessão de proventos de aposentadoria. O Requerimento de revisão será anexado ao processo de concessão de pensão, se este estiver em outra unidade, deverá ser solicitada a sua tramitação para a unidade que recebeu o requerimento, a qual procederá a anexação do requerimento ao processo de concessão. A revisão precisa dos dados que estão no processo de concessão de pensão.

15 Requerimento de solicitações diversas de parlamentares em exercício ou exparlamentares relativas a benefícios previdênciários Requerimento de vacância de servidor efetivo Requerimento regularização de frequência Solcitação de pagamento de multa de trânsito Solicitação de regularização de frequência - abertura do sistema de gestão Solicitação de aproveitamento de saldo de banco de horas Solicitação de autorização para realização de serviços extraordinário Solicitação de cessão de servidor Não há necessidade de abertura de processo para todas solicitações diversas de parlamentares em exercício ou ex-parlamentares, o documento com a solicitação deve ser anexado ao processo referente ao benefício previdenciário. Caso não tenha processo já aberto, pode-se autuar um processo. Processo de vacância de servidor efetivo Processo eletrônico de regularização de frequência Processo de pagamento de multa de trânsito Processo eletrônico de regularização de frequência abertura do sistema de gestão Processo eletrônico para aproveitamento de saldo de banco de horas Processo eletrônico de autorização para realização de serviços extraordinário processo de cessão do servidor. Solicitação de contratação de novos estagiários Solicitação de movimentação de cargo Solicitação de movimentação de servidor Solicitação de pagamento de hora extra Processo de solicitação de contratação de novos estagiários Processo de movimentação de cargo Processo de movimentação de servidor Processo de pagamento de hora extra

16 Solicitação de seleção pública/concurso público Solicitação de suprimento de fundos Termo de delegação de competência Termo de Posse Processo de seleção pública/concurso público Processo de suprimento de fundos Processo de delegação de competência O termo de posse é inserido no dossiê funcional