000. ADMINISTRAÇÃO GERAL

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1 CÓDIGO ASSUNTO DESTINAÇÃO FINAL 000. ADMINISTRAÇÃO GERAL 001. MODERNIZAÇÃO E REFORMA ADMINISTRATIVA. Estudos, Normas e Projetos 002. PLANO. PROGRAMA E PROJETO DE TRABALHO 5anos 9 anos Guarda Permanente 003. RELATÓRIO DE ATIVIDADE (Final) 5anos 9 anos Guarda Permanente 004. ACORDO. ADITAMENTO. AJUSTE. CONTRATO. CONVÊNIO. TOMADA DE PREÇO. 10 anos Guarda Permanente 005. CORRESPONDÊNCIA OFICIAL memorando 5 anos ofício Enq. despacho 5 anos despacho decisório 15 anos ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 010. Norma.Regulamentação. Diretriz. Procedimento. Estudo e/ou Decisão de caráter geral Registro nos órgãos competentes Eliminação Estatuto. Estrutura. Organograma. Regimento. Regulamento Audiência. Reunião 5anos Eliminação 011. Comissão. Comitê. Conselho. Grupo de Trabalho. Junta 5 anos Ata. Ato de Criação. Relatório 5 anos 012. Comunicação Social Relação com a Imprensa 1 ano Eliminação Credenciamento de Jornalista Eliminação Editorial. Entrevista. Noticiário. Reportagem. 2 anos Eliminação Divulgação Interna 2 anos Eliminação FASE FASE INTER- Página 1

2 FASE FASE INTER Campanha Institucional. Cartaz. Folder. Folheto. Publicidade. (do próprio órgão) Campanha Institucional. Cartaz. Folder. Folheto. Publicidade. (de terceiros) 2 anos Eliminação 019. Outros assuntos ref. à Organização e Funcionamento Informação sobre o órgão 2 anos 020. PESSOAL LEGISLAÇÃO Norma. Regulamentação. Diretriz Estatuto. Regulamento. Procedimento. Estudo e/ou Decisão de caráter geral Boletim Administrativo, de Pessoal e de Serviço 10 anos 10 anos Guarda Permanente o IDENTIFICAÇÃO FUNCIONAL: carteira. cartão. crachá servidor Eliminação credencial e passaporte diplomático permanecer Obrigação Trabalhista e Estatutária. Relação com Órgãos Normatizadores da Administração Pública. Lei 2/3. Rais 5anos Relação com os Conselhos Profissionais 2 anos Eliminação Acordo. Dissídio. Sindicato. 5anos Acumulação de Cargo. Assentamento Individual. Cadastro. Dossiê. 5anos Aviso-Prévio 5anos 10 anos Eliminação Aditivo de Contrato 5anos Recrutamento e Seleção Candidato a cargo e emprego público: inscrição e curriculum vitae 2 anos Eliminação Concurso Público-Exame de Seleção- prova e título. Teste Psicotécnico e Exame Médico Página 2

3 021.3 Concurso Público-Constituição de Banca Examinadora. Edital. Exemplar único de prova. Gabarito. Resultado e 5 anos Recurso 022. Aperfeiçoamento. Capacitação e Treinamento Curso (inclusive bolsa de estudo) Promovido pela Instituição Avaliação e Controle de Expedição de Certificado. Edital. Estudo. Exemplar Único de Exercício. Programa. Proposta. 5 anos Relação de Participantes. Relatório Final Promovido por outra instituição No Brasil No Exterior Estágio (inclusive bolsa de estudo) Promovido pela Instituição Avaliação e Declaração de Comprovação de Estágio. Estudo. Programa. Proposta. Relação de Participante. 5 anos Relatório final Promovido por outra instituição No Brasil No Exterior Outros assuntos ref. à Aperfeiçoamento. Capacitação e Treinamento FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais Documentos comprobatórios de participação utilizar os prazos e a destinação dos assentamentos individuais Desenvolvido pelo órgão de acordo com a necessidade, bem como a temporalidade e destinação 023. Política de Pessoal. Quadro. Tabela Estudo e Previsão de Pessoal 5 anos Página 3

4 FASE FASE INTER Criação. Classificação. Remuneração de Cargo e Função. Transformação. Transposição 5 anos REESTRUTURAÇÃO E ALTERAÇÃO SALARIAL: Ascensão e Progressão Funcional. Avaliação de Desempenho. Enquadramento. Equiparação. Promoção. 5 anos 47 anos Eliminação Reajuste e Reposição Salarial Movimentação de Pessoal Admissão. Aproveitamento. Contratação. Nomeação. Readmissão. Readaptação. Recondução. Reintegração. 5 anos 5 Reversão Demissão. Dispensa. Exoneração. Falecimento. Rescisão Contratual 5 anos Lotação. Permuta. Remoção. Transferência 5 anos Designação. Disponibilidade. Redistribuição. Substituição 5 anos Cessão. Requisição 5 anos Direito. Obrigação e Vantagem Ficha Financeira. Folha de Pagamento 5 anos 95 anos Provento. Remuneração. Salário. Vencimento. 5 anos Salário-Família 5 anos 20 anos Eliminação Salário-Família (casos especiais previstos no Regime Jurídico Único) 5 anos Abono ou Provento Provisório 5 anos 3 ( homologação da Abono de Permanência em serviço aposentadoria) Outros: Provento. Remuneração. Salário. Vencimento. 5 anos Gratificação (inclusive Incorporação) anos Página 4 Guarda Permanente

5 De Função 5 anos 5 FASE CORRENTE Jetons 5 anos Cargos em Comissão 5 anos Natalinas (décimo terceiro salário) 5 anos Outras Gratificações 5 anos Outros Adicionais 5 anos Descontos Contribuição Sindical do Servidor 5 anos 10 anos Eliminação Contribuição para o Plano de Seguridade Social 5 anos Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) 5 anos Pensão Alimentícia 5 anos Consignação 5 anos Outros Descontos 5 anos Encargo Patronal. Recolhimento PASEP (Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público). PIS (Programa de Integração Social) 5 anos 10 anos Eliminação FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) 5 anos Contribuição Sindical do Empregador 5 anos 10 anos Eliminação Contribuição para o Plano de Seguridade Social (inclusive contribuição anterior) 5 anos Salário Maternidade 5 anos 2 anos Eliminação Imposto de Renda 5 anos 2 anos Eliminação Página 5 FASE INTER- MEDIÁRIA ADICIONAIS: Atividades Penosas. Férias (Adicional de 1/ e abono pecuniário). Insalubridade. Noturno. Periculosidade. Serviços Extraordinários (Horas Extras). 5 anos 5 Tempo de serviço (anuênio. biênio. quinquênio).

6 024.2 Férias 5 anos 10 anos Eliminação FASE FASE INTER- LICENÇAS: Acidente em Serviço. Adotante. Afastamento do Cônjuge/Companheiro. Atividade Política. Capacitação Profissional. Desempenho de Mandato Classista. Doença em Pessoa da Família. Gestante. Paternidade. Prêmio 5 anos 5 (Assiduidade). Serviço Militar. Tratamento de Interesse Particular. Tratamento de Saúde (inclusive perícia médica) AFASTAMENTO: Para depor. Para estágio experimental em outro cargo/órgão. Para exercer mandato eletivo. Para servir ao Tribunal Regional Eleitoral(TRE). Para servir como 5 anos 5 jurado. Suspensão de contrato de trabalho(clt) REEMBOLSO DE DESPESAS: Mudança de Domicílio de Servidor. Locomoção Outros Reembolsos Outros Direitos. Obrigações e Vantagens CONCESSÕES PARA: Alistamento Militar. Ausentar-se do Serviço. Casamento. Doação de Sangue. Falecimento de Familiares. Horário Especial para Servidor Estudante e 5 anos 5 para Servidor Portador de Deficiência AUXÍLIOS: Alimentação/Refeição. Assistência pré-escolar/ Creche. Fardamento/Uniforme. Moradia. Vale-Transporte 025. Apuração de Responsabilidade e Ação Disciplinar Denúncia. Inquérito. Sindicância. Processo Disciplinar anos 2 (Acumulação de Cargos. Afastamento Preventivo) Penalidade Disciplinar (advertência, suspensão,demissão) 5 anos Previdência. Assistência e Seguridade Social Previdência Privada 5 anos 5 Página 6

7 FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA ASSISTÊNCIA SOCIAL: Projetos. Estudos e Normas Benefícios Seguros AUXÍLIOS: Acidente. Doença. Funeral. Natalidade Reclusão 5 anos Aposentadoria 5 anos Contagem e Averbação de Tempo de Serviço homologação da aposentadoria 100 anos Eliminação PENSÃO: Provisória e Temporária Vitalícia 5 anos Outros Benefícios Adiantamento e Empréstimo a Servidor quitação da dívida Assistência à Saúde (inclusive Planos de Saúde) Prontuário Médico do Servidor 5 anos Aquisição de Imóvel (pelo Servidor) quitação da dívida Ocupação de Próprios do Estado permanecer a ocupação Transporte para Servidor 2 anos Eliminação Higiene e Segurança do Trabalho 2 anos Eliminação Prevenção de Acidente de Trabalho 5 anos 5 Página 7

8 FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA) Ata. Criação. Designação. Proposta. Relatório 5 anos Cantina e Copa (fornecimento de refeição). Refeitório. 2 anos Eliminação Inspeção Periódica de Saúde 029. Outros Assuntos ref. à Pessoal Horário de Expediente (inclusive Escala de Plantão) 5 anos CONTROLE DE FREQUÊNCIA: Abono de Falta. Cartão. Cumprimento de Hora Extra. Folha de Ponto. Livro. 5 anos 10 anos Eliminação Missão Fora da Sede. Viagem a Serviço NO BRASIL: Ajuda de Custo. Diária. Passagem (inclusive devolução). Prestação de Conta. Relatório de Viagem NO EXTERIOR (afastamento do País) Sem Ônus para a Instituição 5 anos 2 anos Eliminação COM ÔNUS PARA A INSTITUIÇÃO: Autorização de Afastamento. Diária (inclusive compra de moeda estrangeira). Lista de Participante (no caso de comitiva e delegação). Passagem. Passaporte. Prestação de Conta. Relatório de Viagem. Reserva de Hotel Incentivo Funcional PRÊMIO: Concessão de Medalha. Diploma de Honra ao Mérito e Elogio 5 anos Delegação de Competência. Procuração-ordenador de despesa SERVIÇO PROFISSIONAL TRANSITÓRIO: Autônomo e Colaborador (inclusive licitação) 52 anos Eliminação Ação Trabalhista. Reclamação Trabalhista Trânsito em julgado Página 8

9 FASE FASE INTER MOVIMENTO REIVINDICATÓRIO: Greve e Paralisação 5 anos 030. MATERIAL Norma. Regulamentação. Diretriz. Procedimento. Estudo e/ou Decisão de Caráter Geral LICITAÇÃO: Capacidade Técnica. Carta de Fiança. Coleta de dado. Coleta de Preço. Dispensa. Inexigibilidade 10 anos Eliminação Cadastro de Fornecedores 031. Catálogo. Classificação (inclusive amostra). Codificação. Especificação. Identificação. Padronização. Previsão. Controle de Serviço Reprográfico (inclusive assinatura ano Eliminação autorizada e reprodução de Formulário) e Requisição 033. Aquisição (inclusive licitação) Material Permanente (se NÃO adquirido, eliminação em 5 anos) Compra (inclusive compra por importação) Aluguel. Comodato. Leasing Empréstimo. Cessão Doação. Permuta 5 anos Material de Consumo (se NÃO adquirido, eliminação em 5 anos) Compra Cessão. Doação. Permuta 5 anos Cartaz. Confecção de Impresso. Formulário. Página 9

10 034. Movimentação de Material (permanente e de consumo) Termo de Responsabilidade (inclusive RMB ou RMBM) Controle de Estoque (inclusive Distribuição, Requisição e RMA 1 ano 2 anos Eliminação Desaparecimento. Extravio. Roubo Conclusão do caso Transporte de Material 2 anos Eliminação Autorização de Saída de Material 1 ano Eliminação Recolhimento de Material ao Depósito 2 anos Eliminação 035. Alienação. Baixa (Material de Consumo e Permanente) FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Venda ( inclusive Leilão) Cessão. Doação. Permuta 5 anos 5 anos Insumos químicos/entorpecentes, observar os prazos da legislação específica vigente. Eliminação (Se envolver pagamentos, utilizar prazos de documentos financeiros: aprovação das contas 5 anos e eliminação) 036. Instalação e Manutenção Controle de Uso Contratação de Serviço (inclusive Licitação) e Requisição Serviço Executado em Oficina do Órgão 1 ano Eliminação 037. Inventário Material (bens) Permanente Material de Consumo 039. Outros Assuntos ref. à Material Página 10

11 CÓDIGO ASSUNTO FASE FASE INTER- DESTINAÇÃO FINAL 040. PATRIMÔNIO Norma. Regulamentação. Diretriz. Procedimento, Estudo e/ou Decisão de Caráter Geral 041. Bem Imóvel Escritura. Planta. Projeto 3 anos Fornecimento e Manutenção de Serviço Básico Água. Esgoto. Gás. Luz e Força Comissão Interna de Conservação de Energia (CICE) 2 anos Eliminação Ata. Criação. Designação. Proposta de Redução de Gasto com Energia. Relatório 3 anos Aquisição (Bem Imóvel) Compra Cessão. Doação. Permuta 5 anos Arrendamento. Comodato. Locação Alienação Venda Cessão. Doação. Permuta 5 anos 10 anos Guarda Permanente Desapropriação. Reintegração de Posse. Reivindicação de Domínio. Tombamento Obra Construção. Recuperação. Reforma. Restauração Serviço de Manutenção (inclusive licitação) Se não envolver pagamento, eliminado após 1 ano Manutenção de Elevador Página 11

12 FASE FASE INTER Manutenção de Ar-Condicionado Manutenção de Subestação e Gerador Desinfestação. Imunização. Limpeza. (inclusive jardim) Outros Serviços de Manutenção 042. Veículos Aquisição (inclusive licitação) Para veículo não adquirido eliminação após 1 ano Aluguel. Compra (inclusive por Importação) Cessão. Doação. Permuta. Transferência 5 anos 10 anos Eliminação Cadastro. Emplacamento. Licenciamento. Tombamento Até a alienação Alienação. (inclusive licitação) Venda (inclusive leilão) Cessão. Doação. Permuta. Transferência 5 anos 10 anos Eliminação Abastecimento. Limpeza. Manutenção. Reparo Acidente (sem vítima). Infração. Multa Acidente (com vítima). Infração. Multa 20 anos Eliminação Outros Assunto ref. à Veículos Controle de Uso de Veículo 2 anos Eliminação Requisição 2 anos Eliminação Página 12

13 FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Autorização para Uso Fora do Horário de Expediente 2 anos Eliminação Estacionamento. Garagem 2 anos Eliminação 043. Bem Semovente 044. Inventário (inclusive RMBI) 049. Outros Assuntos referentes a Patrimônio Guarda e Segurança 2 anos Eliminação Serviço de Vigilância Seguro (inclusive de Veículos) PREVENÇÃO DE INCÊNDIO: Inspeção Periódica Instalação e Manutenção de Extintor. Treinamento de Pessoal Constituição de Brigada de Incêndio. Plano. Projeto. Relatório 5 anos Perícia Técnica. Sindicância. Sinistro. Vistoria Até conclusão do caso Controle de Portaria 2 anos Eliminação Registro de Ocorrência 5 anos Mudança 1 ano Eliminação Para outro Imóvel Dentro do mesmo Imóvel Uso de Dependência 2 anos Eliminação Página 13

14 FASE FASE INTER ORÇAMENTO E FINANÇAS Norma. Regulamentação. Diretriz. Procedimento. Estudo e/ou Decisão de Caráter Geral Auditoria 051. Orçamento Programação Orçamentária Previsão Orçamentária 2 anos Eliminação Proposta Orçamentária 5 anos Quadro de Detalhamento de Receita e Despesa (QDRD) 2 anos Eliminação CRÉDITO ADICIONAL: Especial. Extraordinário. Suplementar 5 anos Empenho (avulso-cópia) Execução Orçamentária Descentralização de Recurso ( Distribuição Orçamentária) Acompanhamento de Despesa Mensal Pessoal/Dívida Cronograma de Desembolso. Plano Operativo 052. Finanças Programação Financeira de Desembolso Execução Financeira Receita. Página 14

15 FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Despesa 053. Fundos Especiais (de transporte mensal/anual) 054. Estímulo Financeiro e Creditício. Incentivo Fiscal. Investimento. Subsídio 055. Operação Bancária Pagamento em Moeda Estrangeira Conta Única ( inclusive assinatura autorizada e extrato de conta) Cheque (cópia e talão etc) Aviso Bancário. Aviso Contábil Aviso de Lançamento Outra Conta: Tipo B, C, D (inclusive assinatura autorizada e extrato de conta) 056. Balancete. Balanço Demonstrativo Contábil Boletim de Caixa Guia de Recolhimento 057. Prestação de Conta (inclusive parecer de aprovação de Conta do TCE). Tomada de Conta 059. Outros Assuntos ref. à Orçamento e Finança Página 15

16 FASE CORRENTE FASE INTER- MEDIÁRIA Nota Fiscal Emitida por Terceiros Tributo (Imposto. Taxa) Capa Lote Contábil Conta Contábil SALDO: Alteração. Dedução. Disponibilidade 060. Documentação e Informação Publicação de Matéria no Diário Oficial União/Estado e de Justiça Publicação de Matéria no Boletim Administrativo, de Pessoal e de Serviço 1 ano Eliminação Publicação de Matéria em Outro Periódico PRODUÇÃO EDITORIAL (inclusive edição ou co-edição de publicação em geral produzida pelo órgão em qualquer suporte) Editoração. Programação Visual Mapas 5 anos Distribuição. Divulgação. Doação. Promoção DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA ( Livro. Periódico Folheto. Audiovisual) Manual. Norma Aquisição (no Brasil e Exterior) Os documentos referentes a material bibliográfico não adquirido serão eliminados após 1 ano. Página 16

17 FASE FASE INTER Compra (inclusive assinatura de Periódico) Doação. Permuta 4 anos Registro 2 anos Eliminação Catalogação. Classificação. Indexação 2 anos Eliminação Bibliografia. Circulação. Empréstimo. Referência 2 anos Eliminação Inventário DOCUMENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA: Gestão de 063. Documento. Sistema de Arquivo Manual. Norma 7 anos Guarda Permanente Fluxo. Levantamento. Produção de Documento 4 anos Eliminação Diagnóstico 5 anos PROTOCOLO:Expedição de Documento. Recepção. Tramitação Assistência Técnica Arquivamento. Classificação 2 anos Eliminação Código de Classificação de Documento Guarda Permanente Política de Acesso ao Documento 5 anos Consulta. Empréstimo 1 ano após devolução Eliminação Destinação de Documento Análise. Avaliação. Seleção 5 anos Tabela de Temporalidade Guarda Permanente Página 17

18 FASE FASE INTER ELIMINAÇÃO: Termo. Listagem. Edital de Ciência de Eliminação Guia e Termo de Transferência. Guia, Relação e Termo de Recolhimento. Listagem Descritiva do Acervo. Recolhimento. Transferência Substituição de Suporte Documental (Digitalização. Estudo. Norma sobre Microfilmagem. Projeto) 064. Documentação Museológica 065. REPRODUÇÃO DE DOCUMENTO Estudo. Norma. Projeto 066. Conservação de Documento Desinfestação. Higienização Armazenamento. Depósito 2 anos Eliminação Restauração de Documento (inclusive encadernação) 067. Informática Plano. Projeto Programa. Rede (inclusive Licença e Registro de Uso e Compra). Sistema Manual Técnico (Exemplar Único) Manual do Usuário ( Exemplar Único) Assistência Técnica 069. Outros Assuntos ref. à Documentação e Informação Minuta Página 18

19 COMUNICAÇÃO Norma. Regulamentação. Diretriz Procedimento. Estudo e/ou Decisão de Caráter Geral Circular. Portaria. Resolução 071. Serviço Postal Serviço de Entrega Expressa FASE CORRENTE Nacional Internacional Serviço de Coleta. Entrega de Correspondência Agrupada- Malote. Transporte Mala Oficial Outros Serviços Postais 072. Serviço de Rádio Instalação. Manutenção. Reparo 073. Serviço de Telex Instalação. Manutenção. Reparo 074. Serviço Telefônico (inclusive autorização para ligação interurbana). FAC-SÍMILE (FAX) 2 anos Eliminação Instalação. Manutenção. Reparo. Transferência Lista Telefônica Interna Eliminação Página 19 FASE INTER- MEDIÁRIA

20 FASE FASE INTER Conta Telefônica 075. Serviço de Transmissão de Dado, Voz e Imagem 079. Outros Assuntos ref. à Comunicação 090. Outros Assuntos ref. à Administração Geral 091. Ação Judicial 5 anos Comemoração. Evento. Homenagem. Solenidade 5 anos Discurso. Palestra. Planejamento. Programação. Trabalho apresentado por Técnico do órgão 5 anos Ciclo de Palestra. Conferência. Congresso. Convenção Encontro. Mesa Redonda. Seminários. Simpósio Discurso. Palestra. Planejamento. Programação. Trabalho apresentado por Técnico do órgão 5 anos 930. Exposição. Feira. Festa. Mostra. Salão 5 anos Discurso. Palestra. Planejamento. Programação. Trabalho apresentado por Técnico do órgão 5 anos 931. Concurso 1 ano Eliminação Planejamento. Norma. Edital. Habilitação do Candidato. Julgamento da Banca. Trabalho Concorrente. Premiação e 5 anos Recursos 940. Visita e Visitante 5 anos Livro de Registro de Presença 1 ano Eliminação 990. Assuntos Transitórios 991. Carta de: Apresentação. Recomendação 1 ano Eliminação 992. Comunicado. Informe 1 ano Eliminação Página 20

21 FASE FASE INTER Agradecimento. Convite. Despedida. Felicitação. Pêsames 1 ano Eliminação 994. Ouvidoria: Protesto. Reivindicação. Sugestão 1 ano Eliminação 995. Informação Diversa. Oferecimento. Pedido. 1 ano Eliminação 996. ASSOCIAÇÃO: Cultural. De amigo. De servidor 1 ano Eliminação Página 21