Modelo Operacional. da Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas de Cabo Verde. Versão Draft - Dezembro de 2014 [CAPA]

Transcrição

1 [CAPA] Modelo Operacional da Autoridade Reguladora das Aquisições Públicas de Cabo Verde Versão Draft - Dezembro de 2014 Página 0 de 11

2 ÍNDICE 1 SUMÁRIO EXECUTIVO MODELO ORGANIZACIONAL PRINCÍPIOS ORGANIZACIONAIS ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DIMENSIONAMENTO DA ESTRUTURA... 9 Página 1 de 11

3 1 SUMÁRIO EXECUTIVO No quadro de desenvolvimento do Plano Estratégico e Operacional da ARAP foi proposto a elaboração de um Modelo Operacional que contemplasse: Revisão da sua Estrutura Organizacional e a Revisão dos seus Procedimentos Operacionais. Assim, o presente documento está estruturado em duas partes correspondentes: i A revisão do Modelo Organizacional incidiu numa análise e indicação dos princípios organizacionais que norteiam a estrutura da ARAP. Seguidamente procedeu-se à proposta da nova estrutura organizacional para a ARAP atendendo às suas novas atribuições, perspectivadas para breve, com a publicação do seu novo enquadramento legal. Por último, é efetuada uma proposta de dimensionamento ideal do quadro de pessoal da ARAP, para o horizonte dos próximos cinco anos - coincidente com o prazo de vigência do Plano Estratégico e Operacional em preparação. ii Na segunda parte, procedeu-se a uma revisão dos procedimentos operacionais da ARAP, classificando-os em função do seu fim na actividade da ARAP e desenharam-se os novos fluxos processuais, que derivam das novas atribuições da ARAP, conforme referidas no parágrafo anterior. Página 2 de 11

4 2 MODELO ORGANIZACIONAL 2.1 Princípios Organizacionais A concretização pela ARAP da sua missão e dos seus objectivos estratégicos está fortemente dependente da adequação da estrutura organizacional aos seus desafios estratégicos. Complementarmente, o capital humano é um outro factor crítico para o sucesso da implementação da estratégia. O modelo organizacional definido para a ARAP é suficientemente flexível, ágil e apto a liderar a mudança de paradigma que se pretende introduzir de afirmação enquanto instituição, de foco na actividade de regulação, de aumento do seu papel de supervisão e monitorização do SNCP. Neste contexto, e tendo também por base os princípios que regem o processo de Reforma do Estado, foram definidos os seguintes princípios organizacionais: Estrutura simplificada: estrutura orgânica pouco complexa em termos de número de unidades orgânicas e do modelo de relacionamento entre as diferentes unidades; Enfoque no core business : modelo organizacional assente nas competências previstas no Estatuto e que constituem a actividade core da ARAP; Modelo organizacional flexível: estrutura pouco hierarquizada, assente na responsabilização individual e de cada área funcional e que promova o trabalho em equipa e a tomada de decisão ágil; Lógica funcional, baseada em núcleos funcionais : Estrutura orientada ao conteúdo funcional em vez de optar por uma especialização dos recursos humanos, para permitir uma elevada flexibilidade face a eventuais mudanças de contexto. Os núcleos funcionais não são unidades orgânicas formais mas uma pool de recursos orientados à função. 2.2 Estrutura Organizacional O modelo orgânico da ARAP baseia-se nos princípios organizacionais expostos e segue o processo de regulação típico das entidades reguladoras, com intervenção: Ex-ante, ao avaliar e emitir opinião sobre a legislação existente, bem como assegurar que estão reunidas as condições para a sua eficaz aplicação; Intercalar, ao supervisionar os procedimentos aquisitivos e a actuação dos intervenientes no Sistema; Ex-post, ao realizar actividades de auditoria, fiscalização e monitorização do Sistema. Página 3 de 11

5 Neste contexto, a nova estrutura orgânica da ARAP é composta por quatro tipos de órgãos num total de 9 unidades: Órgãos obrigatórios: o Conselho de Administração; o Conselho Consultivo; e o Fiscal Único; Órgão especial: a Comissão de Resolução de Conflitos; Unidades orgânicas de suporte: o Gabinete de Apoio ao Conselho de Administração; e a Unidade de Gestão; e Unidades orgânicas técnicas: a Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação; a Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos; e a Unidade de Promoção, Comunicação e Divulgação. Ao nível das Unidades Técnicas dedicadas à actividade Core da ARAP entende-se que a Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação intervém essencialmente numa fase Ex-ante ; a Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos tem uma intervenção Intercalar e Ex-post ; e a Unidade de Promoção, Comunicação e Divulgação tem uma actuação transversal ao longo do processo de regulação. Figura n.º 1 - Modelo Organizacional da ARAP Fonte: Elaboração Leadership Business Consulting, 2014 Página 4 de 11

6 Dados os desafios com que se debate a ARAP e o próprio SNCP de Cabo Verde, é proposto ainda a criação de Estruturas Não Permanentes de Dinamização do Sistema. Este conceito refere-se a estruturas que se reúnem em torno de temáticas específicas com vista à sua reflexão, análise de problemas e entraves, agilização e operacionalização de soluções. Numa primeira fase são propostos três comités, cujas temáticas, identificam-se como prioritárias: 1 Comité de Promoção da Economia Local 2 Comité Científico e Tecnológico 3 Comité Técnico das Aquisições O Comité de Promoção da Economia Local tem como objectivo estabelecer uma visão estratégica das compras públicas, que identifique os mecanismos que podem ser utilizados para alavancar a economia de Cabo Verde. Deve reunir todos os interlocutores que podem contribuir para a promoção da economia cabo-verdiana, nomeadamente, as Associações Empresariais, Câmaras do Comércio, ADEI - Agência para o Desenvolvimento Empresarial e Inovação, etc. O Comité Científico e Tecnológico visa atrair para a temática das aquisições públicas as entidades do sistema científico e tecnológico que podem aportar investigação, conhecimento científico, ensino e formação, contribuindo para a melhoria do funcionamento do SNCP. O Comité Técnico das Aquisições, como o nome indica, pretende ser um espaço de reflexão e de análise do funcionamento do SNCP com as entidades públicas adquirentes. Reunindo as UGA e UGAC, para além do debate de ideias e dúvidas, pretende ainda contribuir para a difusão e adoptação das melhores práticas e lições aprendidas por todos os participantes. Em termos macro, apresenta-se de seguida as principais atribuições a particularidades das unidades orgânicas previstas. Em anexo, apresenta-se de forma detalhada as atribuições de cada unidade orgânica e funcional. Página 5 de 11

7 Figura n.º 2 - Novo organograma da ARAP, com detalhe das novas atribuições Fonte: Elaboração Leadership Business Consulting, 2014 Considerando as novas atribuições propostas para a ARAP, propõe-se a sua distribuição conforme figura anterior, ou seja: Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos fica responsável, nomeadamente, pela competência de Supervisão e Auditoria e pela Competência Sancionatória; Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação cabe-lhe as competências Consultiva, Regulamentar e de Formação e Acreditação; Unidade de Promoção e Divulgação encontra-se com as competências de Informação e Publicidade; Unidade de Gestão cabe-lhe, entre outras, a competência tributária; Comissão de Resolução de Conflitos mantém a competência de instância de recurso. Página 6 de 11

8 Tabela n.º 1 Principais Atribuições e Particularidades das Unidades Orgânicas Unidade Orgânica Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos Competência Supervisão e Auditoria Sancionatória Principais Atribuições Planear, organizar e conduzir auditorias aos procedimentos de contratação pública, do ponto de vista de regulação e do cumprimento da legislação de contratação pública aplicável; Acompanhar e supervisionar todo o processo de aquisições públicas, para que as mesmas se processem em conformidade com as normas, procedimentos e princípios previstos na Lei; Fazer cessar a acreditação das UGA e da UGAC e seus membros, nos termos e condições constantes do Regulamento das UGA e do Código da Contratação Pública; Proceder à aplicação de coimas aos agentes e funcionários das entidades adjudicantes e aos operadores económicos, em conformidade com o disposto no Código da Contratação Pública; Realizar e manter actualizada a lista de entidades não elegíveis nos termos e para os efeitos do disposto no Código de Contratação Pública; Aplicar medidas e sanções previstas na legislação oficiosamente ou na sequência de denúncia realizada por escrito ou através do website da ARAP por qualquer pessoa; Recomendar ou determinar às entidades adjudicantes a adopção das competentes medidas correctivas, em caso de incumprimento de obrigações contratuais ou legais; Proceder à aplicação ou, caso aplicável, propor ao Governo a aplicação, das correspondentes medidas sancionatórias às entidades reguladas em causa, caso as medidas correctivas referidas anteriormente não sejam executadas ou não seja observado o prazo determinado para esse cumprimento; Página 7 de 11

9 Unidade Orgânica Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação Unidade de Promoção e Divulgação Unidade de Gestão Competência Consultiva Regulamentar Formação e Acreditação Informação e Publicidade Tributária Principais Atribuições Pronunciar-se sobre todos os assuntos da esfera específica de atribuições da ARAP que lhes sejam submetidos pela Assembleia Nacional ou pelo Governo; Pronunciar-se sobre questões atinentes à regulação submetidas pelas entidades reguladas ou pelos operadores económicos ou representantes da sociedade civil; Elaborar e aprovar regulamentos internos, nos casos previstos na lei e quando se mostrem indispensáveis ao exercício das suas atribuições específicas; Elaborar e emitir normas técnicas e directivas destinadas a garantir o melhor funcionamento das UGA e dos júris, bem como das Entidades Adjudicantes, no cumprimento das funções que legalmente lhes cabem e promover a correcção dos procedimentos de contratação pública do ponto de vista do cumprimento das normas legais e regulamentares aplicáveis; Elaborar e aprovar o Código de Conduta dos intervenientes nos procedimentos de contratação pública; Elaborar documentos do procedimento estandardizados e propor os mesmos para aprovação do membro do governo competente; Promover uma adequada formação dos intervenientes do Sistema Nacional de Contratação Pública, em concertação com os mesmos. Proceder à acreditação dos integrantes das UGA, e respectivas alterações ou revogações nos termos e para os efeitos do disposto no regime constante do Regulamento das UGA; Fazer prospecções alargadas do mercado sobre os bens a serviços que interessem ao consumo do Estado e manter as UGA informadas dos resultados de tais prospecções; Efectuar e manter actualizados os registos que forem previstos na lei, em especial no Código da Contratação Pública; Manter website actualizado; Proceder, quando aplicável, à fixação e arrecadação de receitas provenientes da cobrança de taxas e contribuições enquanto contrapartida para actos de regulação, assim como às devidas revisões destas no quadro da legislação aplicável; Página 8 de 11

10 Unidade Orgânica Comissão de Resolução de Conflitos Competência Instância de Recurso Principais Atribuições Dirimir, como instância de recurso, os conflitos entre os candidatos e/ou concorrentes e as entidades adjudicantes, nos termos do Código da Contratação Pública, dos Estatutos da Comissão de Resolução de Conflitos e demais legislação; Fonte: Elaboração Leadership Business Consulting, Dimensionamento da Estrutura Para a concretização da sua missão e dos seus objectivos estratégicos, a ARAP terá reforçar a sua estrutura de recursos humanos, atendendo, no entanto ao número de recursos, suas competências e custos envolvidos. O dimensionamento de recursos humanos da ARAP que assenta nestes pressupostos, supõe o preenchimento faseado da estrutura em função das prioridades definidas e deve ser ajustado face a alterações estratégicas (ex.: maior intervenção no âmbito fiscalizador, formativo ou de regulação). A figura seguinte apresenta o número de recursos humanos previstos por unidades orgânicas. Figura n.º 3 - Novo organograma da ARAP, com indicação da dotação de RH Página 9 de 11

11 Em termos de recursos humanos, a estrutura óptima da ARAP, considerando os órgãos obrigatórios e acessórios, é composta por 13 funcionários, distribuídos por Gabinete de Apoio ao Conselho de Administração (3), Unidade de Gestão (2), Unidade de Supervisão, Auditoria e Estudos (3), Unidade de Regulamentação, Formação e Acreditação (3) e Unidade de Promoção e Divulgação (2). Esta proposta representa um esforço adicional de 3 novos elementos, face ao figurino actual. Página 10 de 11