SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES SEI-IFNMG

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1 SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES SEI-IFNMG PERGUNTAS FREQUENTES 1) Por que precisamos usar o SEI? O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) é um software governamental, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e disponibilizado pelo Ministério do Planejamento, que possibilita a tramitação digital dos documentos institucionais. A adoção do SEI visa atender ao disposto no Decreto n 8.539, datado de 08 de outubro de 2015, que preconiza a obrigatoriedade de uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da Administração Pública Federal. O SEI traz celeridade, eficiência, padronização e transparência aos atos administrativos. 2) O que devo fazer para ter acesso? O acesso será fornecido a todos os servidores mediante preenchimento e entrega do termo de responsabilidade, cujo modelo estará disponível na portaria de implantação do SEI. 3) No caso de servidores que são substitutos de chefias de outros setores, como se dará o cadastro no SEI? O servidor estará cadastrado no seu setor e nos setores que exercer função como substituto? Sim, por isso é preciso solicitar aos Administradores do SEI o cadastro dos substitutos nos setores em que exercem a substituição. 4) Quando deve ser aberto um processo no SEI A autuação de documentos avulsos para formação de processos é obrigatória quando o assunto, tema ou solicitação requerer análises, informações, despachos, pareceres ou decisões administrativas dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. 5) Quem abre um processo no SEI? Nos processos digitais a autuação (Iniciar processo) poderá ser realizada pelo próprio usuário, diretamente no sistema informatizado. No caso de assuntos funcionais, o próprio servidor interessado pode abrir o processo no SEI. 1

2 A autuação de processos não digitais (físicos) e a conversão de processos físicos para o meio eletrônico somente poderá ser efetuada por unidade de Protocolo. 6) Sobre o fluxo dos documentos dentro do SEI, como será? O fluxo, a princípio segue o modelo do processo físico, mas sem passar pelo Setor de Protocolo. Alguns tipos de processos do SEI (com por exemplo, os processos da área de Pessoal) já possuem Bases de conhecimento vinculadas, nas quais constam orientações importantes relativas ao fluxo processual, requisitos, base legal, entre outras. As bases vinculadas ao Tipo de Processo podem ser consultadas por todas as unidades por meio do ícone O ícone é visualizado ao lado do número de protocolo do processo, para todos os processos criados com o Tipo de Processo correspondente, incluindo os processos que foram abertos antes da criação da base. 7) É preciso aguardar a digitalização de todos os documentos físicos dos Campi para iniciar os processos em meio eletrônica? Não. Será permitida a tramitação em formato físico para os processos discriminados abaixo: I Processos originados em data anterior a implantação do SEI II Processos oriundos de instituições externas; O Reitor fixará data a partir da qual será obrigatória a digitalização dos processos discriminados nos incisivos I e II. O SIGA-ADM permanecerá com a função de trâmite ativa entre as unidades administrativas para tramitação dos processos em formato físico. Os documentos avulsos em suporte físico já existentes, cuja inclusão no SEI seja necessária para efeito de anexação em processo eletrônico já existente ou abertura de novo processo, deverão ser digitalizados e inseridos no Sistema. 8) No campo "interessados", como definir quem são os interessados do processo? Quando se tratar de assunto estritamente pessoal, o interessado é a pessoa. Quando se tratar de assunto institucional, o interessado é a unidade requisitante ou que será atendida. 9) Se, por acaso, não tiver um assunto na lista de "tipo de processo", o que precisa ser feito? Deve ser feita uma busca cuidadosa. Peça ajuda do Setor de Protocolo do Campus. Caso o assunto não esteja disponível, a unidade de Protocolo do Campus solicitará ao Núcleo de Protocolo da Reitoria a inclusão do assunto. Pedimos para não selecionar um tipo de processo qualquer no ato 2

3 de abertura, porque cada tipo de processo possui uma classificação arquivística específica vinculada a prazos de guarda documental distintos. 10) No caso de documentos pessoais de acesso restrito (exemplo: atestados para tratamento de saúde), como será feita a abertura do processo para que haja sigilo das informações do servidor? Isso estará definido na Portaria da seguinte forma: "Art. Documentos contendo informações pessoais deverão ter nível de acesso restrito, segundo a hipótese legal correspondente. 1. Excepcionalmente, documentos contendo informações pessoais poderão ser entregues, pelo usuário interno, diretamente na unidade de destino, afim de evitar o compartilhamento indesejado das informações entre os demais usuários da unidade de origem. 2. Na hipótese prevista no parágrafo anterior, o servidor deverá apresentar o documento em meio físico à unidade de destino, a qual deverá responsabilizar-se pela abertura do processo, bem como pela digitalização e registro do documento no SEI." 11) Existe alguma solução alternativa para enviar memorando ou ofício para apenas um indivíduo de uma unidade do SEI? Por exemplo, o Diretor Geral encaminha uma notificação por descumprimento de convocação para um docente. Os demais docentes que compõem a unidade de Coordenação de Ensino não devem ter acesso a tal notificação. Nesses casos sugerimos adotar os seguintes procedimentos: a) Caso seja um documento avulso (isto é, casos em que não é obrigatório a formação de processo), pode-se enviar a documentação em formato físico (preferencialmente) ou por . b) Casos em que obrigatório a formação de processo, a unidade pode optar por não enviar o processo para a unidade vinculada ao professor. Pode-se manter o processo aberto apenas na unidade de origem, imprimir a documentação e enviá-la em papel para o destinatário. Excepcionalmente, poderá ser enviado , desde que se adote meios para que não ocorra extravio da informação/documentação. Nesses casos, recomendamos registrar o envio/recebimento da documentação no Processo Eletrônico mantido no SEI, como forma de comprovação. No caso da expedição de documentação em papel, pode-se digitalizar e inserir no SEI, como documento externo, a declaração de recebimento da documentação pelo destinatário. Nos casos de envio de , pode-se gerar um pdf da mensagem de confirmação de leitura e, em seguida, inseri-la no SEI como documento externo. 12) Quando autenticar documentos no SEI? Via de regra, documentos digitalizados devem ser autenticados por força da Lei nº

4 Em alguns casos, a comprovação de autenticidade de documentos (sejam físicos ou digitalizados) é um pré-requisito (determinado pela lei ou pela Administração) para atendimento às demandas processuais (por exemplo, a autenticação de diplomas e certificados para efeito de Progressão por Capacitação e Incentivo à Qualificação aos servidores). Cabe às unidades administrativas orientar a comunidade quanto aos casos em que é necessária a apresentação de documentos autenticados. 13) Quem deverá autenticar os documentos externos, o protocolo ou o setor de interesse? Preferencialmente o Protocolo, mas o setor de destino também poderá efetuar autenticação dos documentos relativos à sua esfera de atuação. 14) Nos casos de progressão e outros similares que o servidor terá que apresentar o diploma/certificado, quem deverá autenticar o documento anexado pelo servidor no SEI quando este abrir um processo? O interessado não deve autenticar nem inserir documentos que necessitem de autenticação. A regra do Sistema é que a autenticação seja feita por aquele que inseriu o documento. O Setor de Protocolo ou a CGP recebe os documentos, inclui no processo e autentica. Nesses casos, os documentos pessoais externos inseridos pelo próprio interessado terão apenas valor de cópia simples e não terão efeito comprobatório. 15) Como serão considerados os documentos digitalizados (escaneados) enviados pelo interessado? Serão considerados como cópia simples. Mas, quando necessário, esses documentos deverão ser autenticados no SEI pela unidade responsável pela instrução do processo ou pelo Protocolo. 16) Como anexar um documento digitalizado? Conforme manual. Todo documento digitalizado, no formato PDF, deve ser pesquisável, isto é, deve ter reconhecimento óptico de caracteres. Peça orientação da áre de TI. 17) O envio de um documento (ofício e outros) será realizado por meio do SEI? Os ofícios e outros documentos serão produzidos no SEI dentro de processo administrativo eletrônico. Caso o destinatário seja usuário do SEI em uma das unidades do IFNMG, o ofício poderá ser enviado por meio do próprio SEI, conforme manual do usuário. Caso contrário, os ofícios serão produzidos no SEI e enviados por correspondência ou excepcionalmente por meio eletrônico. Nesses casos, recomendamos inserir no SEI, como documento externo, os documentos que comprovam o envio/recebimento da documentação (cópia de AR, mensagem de confirmação 4

5 de leitura de , declaração de recebimento de documentação constante em caderno de protocolo, 2ª vias, etc) 18) É possível disponibilizar um documento para assinatura sem que ele esteja assinado? Sim. Qualquer usuário da unidade que produziu o documento pode assiná-lo. Caso o usuário esteja em outra unidade (unidade SEI), o documento precisará ser incluído em um bloco de assinaturas, seguindo o procedimento: a) preparar o documento b) criar o bloco de assinaturas c) Selecionar o documento em seguida no ícone Incluir em bloco de assinaturas d) Selecionar o Bloco e) selecionar o documento na lista de documentos disponíveis para inclusão f) Clicar em Incluir g) Clicar em Ir para Blocos de Assinaturas h) Clicar em Disponibilizar Bloco Lembramos que o sistema não informa a unidade destinatária sobre o bloco de assinaturas. Assim, a unidade que enviou o bloco deve acompanhar a assinatura. 19) Em quais situações você anexa um processo ao outro? A anexação de processos é uma funcionalidade que permite juntar de maneira permanente processos do mesmo tipo, uma vez verificado que as informações deveriam ou podem estar agregadas em um processo único. A anexação deverá ser utilizada quando houver necessidade de unificação permanente de processos do mesmo tipo, com o mesmo interessado e com o mesmo objetivo e, portanto, deverão ser tratados de forma conjunta. Uma vez anexado a um processo principal, o processo acessório deixa de ter independência, não sendo mais possível nenhuma ação isolada, tal como inclusão de novos documentos. Deve-se tomar cuidado ao anexar processos, pois esta ação não pode ser desfeita pelo usuário. 20) Se um processo é feito para solicitar compras diversas, o processo pode ser desmembrado? Não é recomendável a abertura de um processo único para tratar de assuntos diversos. Quando o assunto é o mesmo mas a tramitação não puder ocorrer num único processo, recomenda-se a abertura de processos distintos desde o início. 5

6 O processo é indivisível. No entanto, pode ser duplicado ou anexado a outro. Mas recomendamos que os processos sejam abertos de forma coerente e organizada, mediante orientação da gestão. Recomenda-se que sejam abertos processos individuais para cada objeto de contratação. Talvez as naturezas de despesa previstas no plano de contas do SIAFI possa ser utilizada para isso. Quando um processo de compra atende demanda registrada por várias unidades do Campus, é recomendável que o processo seja aberta na unidade que vai consolidar a demanda e então encaminhado a todas as unidades para que incluam sua demanda. Caso se verifique que foram abertos mais de um processo com o mesmo objeto de contração e, havendo interesse, poderá haver a anexação dos processos. 21) Como fazer para cancelar um processo? Um processo somente pode ser excluído no SEI caso não tenha nenhum documento e não tenha tramitado por nenhuma outra unidade diferente daquela que o abriu. 22) Se um processo foi encaminhado sem que o setor de origem tenha mantido aberto, como fazer para visualizá-lo? O processo pode ser recuperado por meio da funcionalidade de Pesquisa, conforme Manual. Como boa prática, recomenda-se que o processo seja incluído num Bloco Interno antes de ser tramitado ou concluído. Assim o processo estará sempre disponível para consulta. 23) Ao receber um documento sem assinatura, como proceder? Devolva o processo para a unidade de origem e ligue para o setor para solicitar a assinatura do documento. Obs: Via de regra, os documentos não assinados não podem ser visualizados por usuários de outras unidades. 24) É obrigatório o uso de um documento modelo? Conforme decreto 8.539/2015, todos os atos devem ser realizados no meio eletrônico, isto é, diretamente no SEI. Isso significa que deve ser evitada a produção de documentos internos da adminstração em meio diferente do SEI. Assim, deve-se evitar produzir ofícios, memorandos, portarias, relatórios, atas, e outros, fora do SEI. 6

7 Todo documento que for produzido no editor do SEI tem um modelo pré-formatado. Assim, depois de clicar em Incluir Documento o usuário deve escolher o tipo de documento para que possa então editar o conteúdo. Nesse caso, não deve ser escolhido o tipo externo. Além disso, cada unidade pode salvar documentos utilizados como Modelos Favoritos, assim poderão aproveitar o conteúdo quando for necessário fazer documento similar. 25) No caso de um processo de redistribuição de servidor, os documentos serão encaminhados em meio físico? Sim, neste casos os documentos do processo eletrônico serão impressos e autuados conforme normas que regulam o processo físico. 26) A digitalização de processos de procedência externa é obrigatória? Como proceder nesses casos? A digitalização de processos de procedência externa é facultativa. Contudo, os processos não digitais de procedência externa recebidos podem ser digitalizados pela unidade protocolizadora, a fim de facilitar seu acesso dentro do IFNMG. Nesse caso, o processo de procedência externa recebido será protocolizados no SEI com o NUP atribuído no órgão de origem e deverá ser digitalizado conforme as disposições que constarão na Portaria de regulamentação do SEI. A anexação de documentos e despachos necessários será realizada tanto no processo digital quanto no processo em suporte físico originalmente recebido. O processo de procedência externa recebido deverá ser devolvido ao órgão de origem no seu formato original. 27) Quem atua como fiscal de contrato, como deve ser atestado determinado documento? O Decreto 8.539/2015 dispõe: Art. 5º Nos processos administrativos eletrônicos, os atos processuais deverão ser realizados em meio eletrônico, exceto nas situações em que este procedimento for inviável ou em caso de indisponibilidade do meio eletrônico cujo prolongamento cause dano relevante à celeridade do processo. Parágrafo único. No caso das exceções previstas no caput, os atos processuais poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que posteriormente o documento-base correspondente seja digitalizado, conforme procedimento previsto no art. 12. Assim, deve-se buscar cumprir as normas do processo eletrônico, sem deixar de atender outras disposições legais. 7

8 Para isso, poderá ser necessário o ajuste de práticas, tais como a forma de atesto em notas fiscais. Assim, se houver disposição legal que obrigue o ateste no documento físico, deve-se obedecer a essa norma. Do contrário, recomenda-se o atendimento à obrigação de os atos processuais serem realizados em meio eletrônico. Verificamos que alguns órgãos federais tem atestado o recebimento do objeto da nota fiscal mediante termo específico no SEI. 28) Existe a possibilidade de encaminhar arquivos editáveis gerados no SEI para inclusão e formatação dos mesmos em Boletim Eletrônico? O Sistema SEI possui uma ferramenta própria de Boletim Eletrônico, no qual é possível publicar os documentos automaticamente dentro do Sistema. No entanto, essa ferramenta ainda não está disponível para uso. Sendo assim, por enquanto, será necessário extrair os documentos do SEI para publicação no Boletim Eletrônico. O Sistema não disponibiliza documentos em modelo editável. Nesse caso, deve-se copiar as informações dos documentos e colar no Editor de Texto. 29) Há alguma sinalização para informar que há documentos para serem assinados no SEI? Não. Cada unidade deve verificar frequentemente se há blocos de assinaturas pendentes. Também, os documentos nato digitais produzidos na própria unidade devem ser verificados para que não fiquem sem assinatura. 30. Como deve ser realizada a produção de minutas de documentos dentro do SEI? Documentos que demandem análise preliminar de sua minuta não receberão numeração e devem indicar expressamente no título do documento a expressão MINUTA. A adoção de tal prática é necessária para distinguir um documento com validade oficial de um documento preparatório Ressalta-se que no SEI as Minutas de documentos deverão ser assinadas pelos seus criadores, para que possam se visualizadas por outras unidades. No SEI estão cadastrados Modelos de Minutas de alguns tipos de documentos, tais como: Minuta de Edital, de Portaria, de Contrato, de Ofício, etc. DICA: Para exportar o texto de uma Minuta, informe o número SEI da Minuta no Campo Documento Modelo constante na tela de Geração do Documento. 8