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12 MINISTÉRIO DA DEFESA SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO GERÊNCIA DE AUDITORIA TOMADA DE CONTAS ANUAL SIMPLIFICADA RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 18/2007/GEAUD/CISET/MD TIPO DE AUDITORIA : AVALIAÇÃO DE GESTÃO EXERCÍCIO : 2006 PROCESSO Nº : / UNIDADE AUDITADA : REPRESENTAÇÃO DO BRASIL NA JUNTA INTERAMERICANA DE DEFESA (RBJID) CÓDIGO-UG : CIDADE SEDE : WASHINGTON/DC - EUA Senhor Gerente de Auditoria, 1. Em cumprimento da determinação contida na Ordem de Serviço nº 11/2006, e consoante o estabelecido pelo Tribunal de Contas da União na Instrução Normativa nº 47, de 27/10/2004, alterada pela de n 51, de 06/12/2006, e na Decisão Normativa nº 81, de 06/12/2006, e pela Controladoria-Geral da União na Norma de Execução n 03, de 28/12/2006, apresentamos o Relatório de Auditoria que trata dos exames realizados sobre atos e conseqüentes fatos de gestão, praticados no período de 01/01 a 31/12/2006, sob a responsabilidade dos dirigentes da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - RBJID, arrolados às fls. 02 e 03 do processo supracitado. I INTRODUÇÃO 2. Os exames ficaram limitados aos registros contábeis e à correspondente documentação suporte encaminhada a esta Secretaria para análise, onde, no período de 20/11 a 15/12/2006, foram desenvolvidos os trabalhos desta auditoria. Conseqüentemente, não foram realizados exames in loco com o objetivo de convalidar os registros contábeis decorrentes da execução físico-financeira. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, procedidos, por amostragem, nos documentos e nos registros que suportam os valores e as informações contábeis. II - CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO 3. O processo de Tomada de Contas está constituído das peças básicas a que se referem a Instrução Normativa TCU nº 47/2004, e alteração posterior, a Decisão Normativa TCU nº 81/2006 e a Norma de Execução CGU n 03, de 28/12/2006, citadas.

13 III - DA UNIDADE 4. A Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - RBJID, unidade gestora da administração direta, integra a estrutura da Secretaria de Política, Estratégia e Assuntos Internacionais do Ministério da Defesa, conforme art. 29, 4º, do Anexo I ao Decreto nº 5.201, de 02/09/2004, que aprova a estrutura regimental do Ministério da Defesa. De acordo com o regulamento aprovado pelo Decreto n 5.013, de 11/03/2004, compete à RBJID: RBJID. I - exercer a coordenação da Delegação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - JID; II - executar as atividades de apoio aos militares e civis brasileiros que integram a Delegação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa DBJID, cumprindo as decisões emanadas do Ministério da Defesa; III - executar as atividades de apoio aos militares e civis brasileiros que venham a exercer cargos ou funções nos órgãos da JID: a) no sistema de rotação adotado pela JID para o exercício eventual da Vice- Presidência; e b) de acordo com os critérios estabelecidos para provimento de representantes no Conselho de Delegados, no Estado-Maior, no Colégio Interamericano de Defesa - CID e na Secretaria; e IV - efetuar a coordenação das atividades de estudo e assessoramento em matéria de Defesa, julgadas de interesse pelo Ministério da Defesa e pela Representação Permanente do Brasil junto à Organização dos Estados Americanos - OEA. A Portaria nº 1.261/MD, de 20/10/2004, aprova o Regimento Interno da IV - DECLARAÇÃO DE BENS E RENDAS 5. Em cumprimento ao que determina a Lei n 8.730/93 e a Instrução Normativa TCU nº 5/94, e de acordo com a declaração firmada pelo Chefe da RBJID, datada de 16/01/2007 (fl. 26), cada responsável arrolado nas contas da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa está em dia com a exigência de apresentação da declaração de bens e rendas. V - DOS EXAMES ESPECÍFICOS 6. Em decorrência da análise procedida, por amostragem, na documentação apresentada pela unidade para exame, registramos, nos parágrafos subseqüentes, as informações acerca da gestão da RBJID no exercício de a) Dotação Orçamentária 6.1. No exercício sob exame, com base na Lei n , de 16 de maio de 2006, que estimou a receita e fixou a despesa da União para o exercício financeiro de 2006, a Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, Unidade Gestora: , administrou recursos orçamentários oriundos de provisões recebidas da Unidade Orçamentária: Ministério da Defesa, no valor de R$ ,45. Após os empenhos emitidos, restou, em 31/12/2006, o crédito orçamentário não utilizado (crédito disponível), no valor de R$ 452,62, conforme demonstrado a seguir, com valores expressos em reais e em dólares: 2

14 Valores em R$ Valores em US$ (+) Provisão Recebida (-) Empenhos Emitidos , , , ,45 (-) Diferença por conversão de moeda 0,01 0,00 (=) Crédito Disponível 452,62 211,70 b) Receitas 6.2. Analisando os dados contábeis do exercício de 2006, no que se refere à execução da receita da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, Unidade Gestora: , não encontramos registros de arrecadação de receitas próprias. c) Despesas 6.3. No exercício de 2006, a Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, Unidade Gestora: , executou diretamente despesas oriundas de créditos recebidos da Unidade Orçamentária MD, constante do Orçamento Geral da União, como a seguir detalhada: Unidade Orçamentária Provisão Recebida (A) Empenhos Emitidos (B) Execução da Despesa (C) Crédito Disponível (D) Em R$ Diferença entre D e (A-B) MINISTERIO DA DEFESA , , ,84 452,62 0,01 Total , , ,84 452,62 0,01 Obs.: A diferença de R$ 0,01 é decorrente a procedimentos automáticos do sistema SIAFI relativos à conversão de moeda. Unidade Orçamentária Provisão Recebida (A) Empenhos Emitidos (B) Execução da Despesa (C) Crédito Disponível (D) Em US$ Diferença entre D e (A-B) MINISTERIO DA DEFESA , , ,45 211,70 - Total , , ,45 211, A seguir, encontra-se o detalhamento, por programa, da execução da despesa efetuada pela RBJID, no exercício em análise: MD Em R$ Em US$ UO Programa Execução da Despesa Execução da Despesa 0625 GESTÃO DA POLITICA DE DEFESA NACIONAL , , APOIO ADMINISTRATIVO , ,63 Total: , , Toda a despesa executada foi realizada sem processo licitatório, conforme representado na tabela a seguir: Execução da Despesa Execução da Despesa Percentual sobre a Execução Modalidade de Licitação (valores em R$) (valores em US$) da Despesa Não se aplica , ,45 100% Total , ,45 3

15 Detalhando-se a execução da despesa, por programa de trabalho e natureza de despesa, a mesma assim se apresentou em 2006: Programa de Trabalho Sistema de Informações Logística de Defesa - Nacional Administração da Unidade Natureza da Despesa Execução da Despesa (em R$) Execução da Despesa (em US$) Percentual sobre a Execução da Despesa Outros Serviços De Terceiros - PJ , ,82 7,09% Contratação por Tempo Determinado Pessoal Civil , ,54 33,01% Diárias Pessoal Militar , ,00 2,78% Material de Consumo , ,98 6,22% Passagens e Despesas com Locomoção 9.401, ,27 0,90% Outros Serviços de Terceiros - PF , ,00 5,80% Arrendamento Mercantil , ,58 6,41% Outros Serviços de Terceiros - PJ , ,24 35,57% Equipamentos e Material Permanente , ,02 2,22% Total , ,45 100,00% d) Descentralizações Recebidas 6.4. No exercício sob exame, a RBJID recebeu créditos orçamentários e recursos financeiros, conforme demonstrado a seguir: d.1) Orçamentárias Em R$ Em US$ Unidades Orçamentárias Concedentes Provisão Recebida Provisão Recebida MINISTERIO DA DEFESA , ,15 Total , ,15 d.2) Financeiras Em R$ Em US$ Órgão/Unidade Emitente Unidade Orçamentária Sub-repasse Sub-repasse SEORI/MD DEORF MD , ,72 Total , ,72 e) Saldos Financeiros 6.5. Nos quadros a seguir estão demonstrados os saldos financeiros da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, posição em 31 de dezembro de 2005, os ingressos e os dispêndios ocorridos no período, e os saldos financeiros em 31 de dezembro de 2006, em reais e em dólares, respectivamente: 4

16 Saldos Financeiros em (A) Banco do Brasil 214,50 Recursos a Receber para pagamento de RP ,05 Fluxo Financeiro da RBJID no exercício de 2006 em R$ Ingressos ( B ) Sub-Repasse Recebido Recrusos Recebidos para Pagamento de RP/2005 Incorporaçãqo de Direitos referentes a Recursos a Receber para Pagamento de RP/2006 em 2007 Dispêndios ( C ) Saldos Financeiros em (A+B-C) ,54 Valores Pagos ,58 Banco do Brasil , , ,91 Baixa de Sub- Repasse Recebido Diferido Baixa de Recursos a Receber para Pagamento de RP/ , ,31 Ajustes Financeiros 243,71 Outros Dispêndios 0,01 Recursos a Receber para pagamento de RP ,91 Total , , , ,50 Saldos Financeiros em (A) Fluxo Financeiro da RBJID no exercício de 2006 em US$ Ingressos ( B ) Dispêndios ( C ) Saldos Financeiros em (A+B-C) Banco do Brasil 91,64 Sub-Repasse Recebido ,72 Valores Pagos ,92 Banco do Brasil ,43 Recursos a Receber para pagamento de RP 12756,46 Sub-Repasse Diferido ,10 Baixa de Sub- Repasse Recebido Diferido ,10 Recursos a Receber para pagamento de RP/ ,20 Incorporaçãqo de Direitos referentes a Recursos a Receber para Pagamento de RP/2006 em ,20 Baixa de Recursos a receber para Pagamento de RP/ ,46 Ajustes Financeiros 113,99 Total , , , ,63 7. Informação Na análise procedida na documentação suporte da execução orçamentária e financeira da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - RBJID, no exercício de 2006, não foram constatadas impropriedades. f) Sindicâncias e Processos Disciplinares 8. Informação A Unidade informou que não existem processos de sindicância e disciplinares concluídos ou instaurados durante o exercício de VI - CUMPRIMENTO DAS DETERMINAÇÕES E RECOMENDAÇÕES EXPEDIDAS PELOS ÓRGÃOS DE CONTROLE a) do Tribunal de Contas da União 9. O Tribunal de Contas da União, ao julgar regulares com ressalva as contas da RBJID, do exercício de 2004, determinou, mediante o Acórdão nº 2.731/2006 1ª Câmara, de 3/10/2006, TC /2005-6, que a Representação adotasse as seguintes medidas: 5

17 1.1 estabeleça, em simetria com o Ministério da Defesa, metas físicas e financeiras e indicadores objetivos que possam servir de referência para os responsáveis da unidade, bem como para posterior avaliação por parte do controle interno e dessa Corte; 1.2 faça constar, em obediência ao art. 4º c/c 1º do art. 14 da IN TCU 47/04, apresentação analítica das metas físicas e financeiras e indicadores utilizados, bem como avaliação crítica consubstanciada dos resultados alcançados; 1.3 observe o que prescreve a lei nº 4.320/64, em especial os arts 62 e 63, bem como o Decreto nº /86, seções III a V, a fim de proceder à execução da despesa na estrita observância do que os citados normativos determinam; 1.4 institua processos sistemáticos para execução das despesas, a fim de que cada recurso despendido na unidade tenha registrada a forma como ocorreu a sua utilização; e 1.5. adote as medidas administrativas necessárias ao saneamento da não prestação de contas relativas aos suprimentos de fundos à conta dos senhores José Luiz Monteiro Giambartholomei e Mário Sérgio Rodrigues da Costa, conforme apontado no item 13 do Relatório de Avaliação da Gestão 2004 da unidade, ou instaure tomadas de contas especial, nos termos da IN/TCU nº 13/96, se for o caso Informação Mediante a Solicitação de Auditoria nº 01/2006, de 24/11/2006, solicitamos esclarecimentos sobre as medidas adotadas pela administração da RBJID para implementar as recomendações constantes do referido Acórdão nº 2.731/2006, tendo aquela Representação informado o seguinte: Item 1.1 Estabelecimento de metas físicas, financeiras e indicadores - Este item referese a uma situação vigente em Atualmente o controle interno foi incrementado sensivelmente, tendo em vista que, já durante o exercício de 2005, foram estabelecidos parâmetros objetivos para mensurar as metas que constam, inclusive, da Proposta Orçamentária Anual. Comprova-se o fato pela aprovação do Relatório de Gestão de 2005 pela CISET MD. A RBJID está trabalhando em simetria com o Setor de Planejamento do MD no intuito de estabelecer melhores indicadores que permitam uma evolução do controle, assim como posterior avaliação de suas metas físicas e financeiras, por intermédio de um Plano de Aplicação de Recursos. Item 1.2 Apresentação analítica de metas físicas, financeiras e indicadores - O Relatório de Gestão/2005 constante da Tomada de Contas Anual Simplificada já apresentou análise das metas físicas e financeiras, indicadores e avaliação crítica dos resultados em consonância com o que prevê a legislação. Como já citado no item anterior, o processo está em evolução em simetria com o MD. Item 1.3 Irregularidade na execução da despesa A situação está regularizada. A RBJID observa fielmente, na execução orçamentária, o estabelecido na legislação vigente, executando todas as fases do processo de despesa na ordem preconizada: recebimento, liquidação e pagamento. Item 1.4 Processo sistemático de execução de despesas - A RBJID aplica os recursos orçamentários e financeiros sob sua responsabilidade com base na legislação vigente, demonstra a legalidade e a regularidade das despesas e sua execução através de processos de prestações de contas mensais, além do controle diário do Controle Interno e conformidades previstas no SIAFI. Além disso, a partir de 2007 será implementado um aperfeiçoamento do Plano de Aplicação de Recursos. Item 1.5 Saneamento de Prestação de Contas de Suprimentos de Fundos Situação regularizada. Foram recolhidas as importâncias apontadas no ítem 13 do Relatório de Avaliação da Gestão 2004, conforme cópias das Guias de Recolhimento da União GRU em anexo. 6

18 Análise da Auditoria Conforme informado pelo Gestor, A RBJID está trabalhando em simetria com o Setor de Planejamento do MD no intuito de estabelecer melhores indicadores que permitam uma evolução do controle... (grifamos). A análise dos dados existentes no Relatório de Gestão da RBJID, do exercício 2006, revelam que os indicadores criados já refletem, ainda que de forma tímida, o desempenho da missão institucional da Unidade. Segundo o disposto no item 2.3 desse Relatório, a Unidade não dispõe de uma ação específica para suporte de suas atividades, recebendo recursos descentralizados pelo MD, do programa O resultado obtido com a aplicação do programa 0750 no apoio à ação dos militares e civis da RBJID não gera produtos de fácil mensuração, com o que concorda esta auditoria. As fórmulas criadas para mensurar esses indicadores são as possíveis para o momento. Portanto, as determinações do Tribunal de Contas da União, constantes dos itens 1.1 e 1.2 do Acórdão n 2.731/2006-TCU-1ª Câmara, vêm sendo cumpridas de acordo com a realidade existente naquela Representação. Com relação aos itens 1.3 e 1.4 do mencionado acórdão, não constatamos, nos exames realizados por ocasião desta auditoria, ocorrências de descumprimento da lei nº 4.320/64, em especial os arts 62 e 63, nem do Decreto nº /86, seções III a V. No tocante à determinação constante do item 1.5 do mesmo Acórdão, a RBJID encaminhou a esta Ciset-MD as Guias de Recolhimento da União - GRU's, regularizando, dessa forma, as prestações de contas dos Suprimentos de Fundos concedidos aos Senhores Mário Sérgio Rodrigues da Costa e José Luiz Monteiro Giambartholomei Conclusão da Auditoria Concluímos que a RBJID cumpriu as determinações da Egrégia Corte de Contas contidas nos itens 1.3, 1.4 e 1.5 do Acórdão nº 2.731/2006 TCU 1ª Câmara. Quanto às determinações dos itens 1.1 e 1.2, verificamos que foram implementadas ações de acordo com a realidade existente na Unidade. b) da Secretaria de Controle Interno 10. A Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa, ao examinar as contas da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, relativas ao exercício de 2005, não fez recomendações aos gestores da Unidade. VII AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS 11. Como parte do programa de auditoria, analisamos o sistema de controles internos e os procedimentos contábeis da RBJID, com o objetivo de estabelecer uma base de confiança nesse sistema e determinar a natureza e a extensão dos procedimentos necessários à execução dos nossos trabalhos, os quais foram realizados por amostragem e com a abrangência limitada aos processos necessários a esta auditoria Os resultados obtidos dessa avaliação revelaram que os controles internos mantidos pela RBJID são satisfatórios. VIII CONCLUSÃO 12. Em face dos exames realizados e considerando que não foram evidenciados fatos que comprometessem as ações relativas à utilização dos recursos públicos alocados à Unidade, concluímos pela REGULARIDADE das contas dos gestores da Representação do 7

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