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11 MINISTÉRIO DA DEFESA SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO GERÊNCIA DE AUDITORIA TOMADA DE CONTAS ANUAL SIMPLIFICADA RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 9/2006/GEAUD/CISET/MD TIPO DE AUDITORIA : AVALIAÇÃO DE GESTÃO EXERCÍCIO : 2005 PROCESSO Nº : / UNIDADE AUDITADA : REPRESENTAÇAO DO BRASIL NA JUNTA INTERAMERICANA DE DEFESA (RBJID) CÓDIGO-UG : CIDADE SEDE : WASHINGTON/DC - EUA Senhor Gerente de Auditoria, 1. Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 01/2006, e consoante o estabelecido pelo Tribunal de Contas da União na Instrução Normativa nº 47, de 27/10/2004, e na Decisão Normativa nº 71, de 07/12/2005, e pela Controladoria-Geral da União na Norma de Execução n 1, de 05/01/2006, apresentamos o Relatório de Auditoria que trata dos exames realizados sobre atos e conseqüentes fatos de gestão, praticados no período de 01/01 a 31/12/2005, sob a responsabilidade dos dirigentes da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - RBJID, arrolados às fls. 002 a 004 do processo supracitado. I INTRODUÇÃO 2. Os exames ficaram limitados aos registros contábeis e à correspondente documentação suporte, arquivada no Setor de Finanças deste Ministério, onde, no período de 23/01/2006 a 14/02/2006, foram desenvolvidos os trabalhos desta auditoria. Conseqüentemente, não foi possível realizar verificação na consistência dos registros patrimoniais, uma vez que os procedimentos da setorial contábil deste Ministério se limitam à inserção dos dados contábeis da RBJID no SIAFI, tendo em vista que a Representação, em sua sede no exterior, não tem acesso à rede SERPRO. Nenhuma restrição foi imposta aos nossos exames, procedidos, por amostragem, nos documentos e nos registros que suportam os valores e as informações contábeis. 3. Cabe esclarecer que, em cumprimento do disposto na alínea f do item 8 da Norma de Execução CGU n 1, de 05/01/2006, a versão preliminar deste Relatório de Auditoria foi encaminhada ao dirigente máximo da Unidade e ao Departamento de Planejamento Orçamentário e Financeiro (unidade responsável pela Setorial Contábil deste Ministério), para a apresentação de esclarecimentos adicionais, que estão contemplados em item próprio do relatório.

12 II - CONSTITUIÇÃO DO PROCESSO 4. O processo de Tomada de Contas está constituído das peças básicas a que se referem a Instrução Normativa TCU nº 47/2004, a Decisão Normativa TCU nº 71/2005 e a Norma de Execução CGU n 1, de 05/01/2006, citadas. III - DA UNIDADE 5. A Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - RBJID, unidade gestora da administração direta, integra a estrutura da Secretaria de Política, Estratégia e Assuntos Internacionais do Ministério da Defesa, conforme art. 29, 4º, do Anexo I ao Decreto nº 5.201, de 02/09/2004, que aprova a estrutura regimental do Ministério da Defesa. De acordo com o regulamento aprovado pelo Decreto n 5.013, de 11/03/2004, compete à RBJID: RBJID. I - exercer a coordenação da Delegação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa - JID; II - executar as atividades de apoio aos militares e civis brasileiros que integram a Delegação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa DBJID, cumprindo as decisões emanadas do Ministério da Defesa; III - executar as atividades de apoio aos militares e civis brasileiros que venham a exercer cargos ou funções nos órgãos da JID: a) no sistema de rotação adotado pela JID para o exercício eventual da Vice-Presidência; e b) de acordo com os critérios estabelecidos para provimento de representantes no Conselho de Delegados, no Estado-Maior, no Colégio Interamericano de Defesa - CID e na Secretaria; e IV - efetuar a coordenação das atividades de estudo e assessoramento em matéria de Defesa, julgadas de interesse pelo Ministério da Defesa e pela Representação Permanente do Brasil junto à Organização dos Estados Americanos - OEA. A Portaria n.º 1.261/MD, de 20/10/2004, aprova o Regimento Interno da IV - DECLARAÇÃO DE BENS E RENDAS 6. Em atendimento ao que determina a Lei n 8.730/93 e a Instrução Normativa TCU nº 5/94, e de acordo com a declaração firmada pelo Chefe da RBJID, datada de 03/02/2006 (fl. 026), cada responsável arrolado nas contas da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa está em dia com a exigência de apresentação da declaração de bens e rendas. V - DOS EXAMES ESPECÍFICOS 7. Em decorrência da análise procedida, por amostragem, na documentação apresentada pela unidade para exame, registramos, nos parágrafos subseqüentes, as informações 2

13 acerca da gestão da RBJID no exercício de a) Dotação Orçamentária 7.1. No exercício de 2005, a RBJID recebeu descentralização líquida, da fonte Tesouro Nacional, no valor de R$ ,94, correspondente a US$ 428, b) Despesas 7.2. No exercício de 2005, a Unidade executou despesas no total de R$ ,94, que corresponde a US$ 428, Na tabela a seguir está demonstrada a composição dos valores referentes à execução, por natureza das despesas: Programa de Trabalho Natureza da Despesa Execução da Despesa em R$ em US$ % Exec Sistema de Informações Logísticas de Defesa Outros Serviços de Terceiros PJ ,88 22, , Administração da Unidade Contratação por Tempo Determinado-PC ,65 138, , Diárias Pessoal Militar ,79 10, , Material de Consumo ,26 25, , Passagens e Despesas com Locomoção 8.274,35 3, , Outros Serviços de Terceiros PF ,35 16, , Arrendamento Mercantil ,04 23, , Outros Serviços de Terceiros PJ ,05 174, , Equipamento e Material Permanente ,57 12, ,02 TOTAL ,94 428, , Informação c) Sindicâncias e Processos Disciplinares A Unidade informou que não existem processos de sindicância e disciplinares concluídos ou instaurados durante o exercício de VI - CUMPRIMENTO DAS DETERMINAÇÕES E RECOMENDAÇÕES EXPEDIDAS PELOS ÓRGÃOS DE CONTROLE a) do Tribunal de Contas da União 8. O Tribunal de Contas da União, ao julgar as contas da RBJID, do exercício de 2003, determinou, mediante o Acórdão nº 1.106/2005 2ª Câmara, de 12/07/2005, TC /2004-9, que a Representação adotasse as seguintes medidas: proceda à conciliação dos saldos das contas do SIAFI com os demais controles físicos existentes na UG; registre os bens de consumo imediato com evento próprio ( Apropriação de Despesas de Material de Consumo para estoque Interno com 3

14 8.1. Informação Consumo Imediato), evitando a permanência de saldos na conta Estoque Interno Almoxarifado de bens já consumidos pela Unidade. Nesta auditoria, ao efetuarmos confrontos entre os saldos das contas constantes do SIAFI com os controles físicos mantidos pela RBJID, no exercício de 2005, constatamos que os referidos saldos se encontram conciliados e que a determinação do TCU, contida no item do citado acórdão, foi implementada pela Unidade Constatação Com relação ao contido no item do mesmo acórdão, constatamos que a determinação do TCU não foi cumprida, pois, no final do exercício em exame, havia divergência entre os saldos registrados no SIAFI e os constantes do Relatório de Movimentação da Conta Material de Consumo, conforme a seguir demonstrado: Conta Material de Consumo Item Descrição Siafi (US$) Inventário(US$) 01 Combustível e Lubrificantes Automotivos 6, Gêneros de Alimentação 3, Material Farmacológico Material de Expediente 5, Material de Processamento de Dados 3, , Material de Acondicion. E Embalagem Material de Cama, Mesa e Banho Material de Copa e Cozinha 1, Material de Lim. e Prod. de Higienização Material p/ Manutenção de Bens Imóveis Material Elétrico e Eletrônico Material de Proteção e Segurança Material p/audio, Video e Foto Sementes Mudas de Plantas e Insumos Material p/manutenção de Veículos Aquisição de Softwares de Base 2, Justificativas do Gestor Solicitado ao Departamento de Planejamento Orçamentário e Financeiro do Ministério da Defesa os esclarecimentos a respeito, o Gerente de Finanças, mediante o Memo n 66/DIFIN, de 23/02/2006, informou que tendo em vista que o ano de 2005 já se encontra encerrado no sistema SIAFI e que já houve lançamentos contábeis referentes à execução financeira da RBJID no mês de janeiro do ano corrente, a Setorial Contábil deste Ministério está aguardando o recebimento dos documentos daquela Representação para que possa proceder a conciliação dos dados registrados no sistema SIAFI em confronto com os constantes do Relatório de movimento da conta contábil Material de Consumo. Por sua vez, o Chefe da RBJID, mediante o Ofício n 045/RBJID, de 10/02/2006, informou que os demonstrativos de controle físico do material de consumo são encaminhados, junto com a Prestação de Contas Mensal, à Seção de Contabilidade da Divisão de Finanças do DEORF, que é encarregada pela inclusão dos dados no Siafi, porque a RBJID não tem acesso ao Sistema Posteriormente, após tomar conhecimento da versão preliminar deste relatório, o gestor da RBJID, mediante o Ofício n 74/RBJID, de 20/03/2006, apresentou os seguintes esclarecimentos adicionais: A incorreção apontada no item 8.2 referente ao subitem do Acórdão n 1.006/2005 2ª Câmara, de 12/07/2005, do TCU, encaminhada pelo Ofício n 6.851/2005/GEAUD/CISET-MD, de 29/07/2005, foram corrigidas em fevereiro de A 4

15 Seção de Contabilidade atualizou o SIAFI de acordo com as orientações do referido Acórdão e está providenciando o lançamento de acerto referente aos meses anteriores. A cópia do Acórdão n 1.006/2005 2ª Câmara, de 12/07/2005, do TCU, encaminhada pelo Ofício n 6.851/2005/GEAUD/CISET-MD, de 29/07/2005, recebida na RBJID em 30/08/2005, não foi encaminhada ao Setor de Contabilidade da Divisão de Finanças do DEORF MD porque concluímos que teria sido enviada a todos os setores envolvidos no processo de execução financeira, orçamentária e contábil da RBJID. No intuíto de evitar nova ocorrência de falhas desta natureza, foram adotadas, em conjunto com a Seção de Contabilidade..., as seguintes providências: a) Além do Relatório de Movimento da Conta Estoque Interno Almoxarifado, emitido mensalmente na Prestação de Contas, foi alterado o documento Relação de Empenhos do Mês, que é transmitido à Setorial de Contabilidade no 1 dia útil do mês seguinte para lançamento no SIAFI, incluindo-se a informação sobre o consumo imediato do material (geralmente) ou se constará do estoque (excepcionalmente, pois não temos depósito). b) Foi solicitado que o Setor de Contabilidade encaminhe à RBJID, mensalmente, após o fechamento do SIAFI, os relatórios consolidados da Execução Patrimonial, para acompanhamento e conferência O Diretor do Departamento de Planejamento Orçamentário e Financeiro DEORF, após tomar conhecimento da minuta deste relatório, mediante o Memo. n 023, de 21/03/2006, informou que a Setorial de Contabilidade efetuou a regularização da conta contábil Material de Consumo, conforme a 2006NL000026, de 20/03/ Análise da Auditoria: Como podemos observar, o Gerente de Finanças concorda com a falha apontada pela auditoria, pois a Setorial Contábil deste Ministério não registrou, em 2005, os bens de consumo imediato com o evento próprio ( Apropriação de Despesas de Material de Consumo para estoque Interno com Consumo Imediato), conforme determinado pelo Tribunal de Conta da União. Também ficou comprovado que a RBJID não encaminhou o assunto à Setorial Contábil deste Ministério, para as providências pertinentes. Todavia, conforme se verifica, os gestores cumpriram, no corrente exercício, a determinação do Tribunal de Contas da União e adotaram providências visando a evitar a ocorrência de falhas da espécie Conclusão da Auditoria Concluímos que a RBJID e a Setorial de Contábil deste Ministério deram cumprimento, no corrente exercício, à determinação da Egrégia Corte de Contas contida no ítem do Acórdão nº1.106/2005 2ª Câmara, de 12/07/2005, bem como adotaram providências com vistas a evitar novas ocorrências da mesma natureza. Essas medidas deverão ser objeto de acompanhamento por parte das unidades técnicas da Ciset-MD. b) da Secretaria de Controle Interno 9. A Secretaria de Controle Interno do Ministério da Defesa, ao examinar as contas da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, relativas ao exercício de 2004, emitiu o Relatório de Auditoria nº 04/2005/GEAUD/CISET-MD, de 11/03/2005 (RA- 04/2005), onde endereçou à RBJID as seguintes recomendações: que se abstenha de realizar despesas com fornecimento de refeições a pessoas não vinculadas à Unidade, ou que busque o devido amparo legal para esse tipo de despesa que discrimine nos documentos comprobatórios de suas despesas a especificação e a quantidade dos itens fornecidos, de forma a permitir avaliar 5

16 se esses atendem às necessidades da Unidade, bem como que só realize despesa que tenha o devido amparo legal que apresente os documentos fiscais referentes às despesas pagas com cartão de crédito da Unidade, bem como instrua sempre os seus processos de despesas realizadas com cartão de crédito da Unidade com o recibo do cartão e o comprovante fiscal pertinente que, ao conceder suprimento de fundos, oriente o agente suprido sobre a necessidade de instruir as prestações de contas com todos os documentos de comprovação pertinentes, conforme dispõe o art. 15 da citada Portaria Normativa/MD nº 4.833, de 7/8/ que suspenda o pagamento de despesa com seguro-dentário que vem sendo realizada com fundamento na Portaria nº 3.520, de 13/10/1994, do extinto EMFA, por falta de amparo legal que observe fielmente, na execução dos créditos recebidos, a ordem estabelecida no art. 62 da Lei nº 4.320/64, ou seja: liquidação para posterior pagamento da despesa. O Gestor da Representação do Brasil na Junta Interamericana de Defesa, ciente do Relatório de Auditoria nº 04/2005/GEAUD/CISET-MD, citado, e do Plano de Providências pertinente, encaminhou, por meio do Ofício nº 140/RBJID, de 28/06/2005, informações sobre as medidas implementadas para a correção das falhas apontadas pelo controle interno. Essas informações foram analisadas pela Ciset-MD, conforme a Nota Técnica n 19/2005/GEAUD/CISET-MD, de 02/08/2005. Nessa nota, concluiu-se que as providências adotadas pelo Gestor, bem como as informações contidas no Plano de Providências, deveriam ser objeto de verificação futura pela Ciset-MD, nos próximos trabalhos de auditoria a serem realizados na unidade. A referida nota técnica foi encaminhada ao TCU, para conhecimento e juntada ao processo de contas anuais n TC /2005-6, conforme Ofício n 7.005/2005/CISET-MD, de 04/08/2005, e à RBJID, para conhecimento e determinação de providências pertinentes, conforme Ofício n 7.006/2005/CISET-MD, de 04/08/ Informação Nesta auditoria, com o objetivo de examinar os atos de gestão dos recursos públicos federais praticados pelos gestores da RBJID, relativos ao período de 1º/01 a 31/12/2005, examinou-se a documentação daquela Representação, que se encontra em poder do Departamento de Planejamento Orçamentário e Financeiro da Secretaria de Organização Institucional deste Ministério (DEORF/SEORI-MD), em confronto com as falhas apontadas no RA- 04/2005, citado, e verificaram-se os fatos comentados a seguir: a RBJID efetuou, até maio de 2005, despesas com alimentação (feijoada e comidas típicas brasileiras), no valor de US$ de 12,583.23, para um contingente de 970 pessoas, conforme constam das Notas de Empenho nº s 2005NE0029, 2005NE0034, 2005NE0060, 2005NE0086, 2005NE0087, 2005NE0093, 2005NE0111 e 2005NE0139, de 10/02, 18/03, 01, 07, 12 e 21/04 e 09/05/2005). Diante disso, solicitamos da unidade auditada, 6

17 mediante a Solicitação de Auditoria nº 02, de 08/02/2006, o Calendário Oficial de Eventos utilizados para o exercício de 2005, conforme constam das especificações inseridas nas referidas Notas de Empenho, tendo a RBJID, por meio do Ofício nº 045/RBJID, de 10/02/2006, encaminhado o Anexo B (Relação de Eventos do Calendário Oficial da JID em 2005), contendo os eventos mensais, anuais e de periodicidade variável ocorridas no exercício sob exame. Da análise efetuada, verificamos que as recomendações formuladas pela auditoria nos itens 10.5 e 11.5 do RA- 04/2005 foram atendidas; em análise efetuada nos comprovantes de despesas pagas com cartão de crédito, verificamos que, no decorrer do exercício de 2005, a RBJID procurou acatar a recomendação constante do item 12.5 do citado RA- 04/2005, em virtude de que, na maioria dos casos, os comprovantes de despesas foram apresentados mediante notas fiscais. Portanto, confirma-se a informação do Gestor, contida no Plano de Providências, no sentido de que sempre que possível serão priorizadas as aquisições nas empresas que forneçam documentos fiscais compatíveis com a legislação brasileira ; relativamente às recomendações relacionadas com os pagamentos via suprimento de fundos, bem como quanto aos pagamentos antecipados (itens 13.4 e 16.4 do RA-04/2005), não evidenciamos, no exercício em exame, a ocorrência de falhas dessa natureza; e analisando as despesas realizadas com seguro - dentário, objeto da recomendação constante do item 15.5, verificamos que a RBJID efetuou, em agosto de 2005, pagamento à empresa MetLife Small Business Center, na importância de US$ , sendo esse o último pagamento realizado, confirmando-se, portanto, a informação prestada pelo gestor da Unidade de que o contrato de seguro dentário havia sido cancelado (revogado), a partir de julho de Conclusão da Auditoria Em síntese, consideramos satisfatórias as medidas adotadas pela administração da RBJID, para implementar as medidas recomendadas pelo controle interno nos itens 10.5, 11.5, 12.5, 13.4, 15.5 e 16.4 do Relatório de Auditoria nº 04/2005/GEAUD/CISET-MD, de 11/03/2005, relativo às contas da unidade, do exercício de VII AVALIAÇÃO DOS CONTROLES INTERNOS 10. Como parte do programa de auditoria, analisamos o sistema de controles internos e os procedimentos contábeis da RBJID, com o objetivo de estabelecer uma base de confiança nesse sistema e determinar a natureza e a extensão dos procedimentos necessários à execução dos nossos trabalhos, os quais foram realizados por amostragem e com a abrangência limitada aos processos necessários a esta auditoria Os resultados obtidos dessa avaliação revelaram que os controles internos mantidos pela RBJID são satisfatórios. 7

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