DE DOCUMENTO ELABORADO PELO GRUPO DE TRABALHO REUNIDO EM SANTA CRUZ DE LA SIERRA, BOLÍVIA, ENTRE OS DIAS 3 E 5 DE MAIO DE

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1 A REDE on-line (PROJECTO DE DOCUMENTO ELABORADO PELO GRUPO DE TRABALHO REUNIDO EM SANTA CRUZ DE LA SIERRA, BOLÍVIA, ENTRE OS DIAS 3 E 5 DE MAIO DE 2006) SUMÁRIO: I. INTRODUÇÃO; II. OBJECTIVOS DA REDE on-line ; III. DOMÍNIO; IV. UTILIZADORES; V. CONTEÚDOS. 1. Informação da Rede. 2. Informação sobre a protecção de dados. 3. Coluna de publicações e sugestões. 4. Actualidade. 5. Observatório da Rede; VI. PROGRAMA DE ACTUAÇÃO, NORMAS DE FUNCIONAMENTO E COMPROMISSOS. I. INTRODUÇÃO A Rede Ibero-Americana de Protecção de Dados (RedIPD), criada em 2003 mediante a Declaração de Antígua 1, tem vindo ao longo destes anos a afirmar-se como um fórum integrador de conhecimentos e de experiências entre os seus diferentes membros, e consolidou-se como uma realidade capaz de abordar e oferecer alternativas rigorosas aos problemas que rodeiam a protecção de dados de carácter pessoal no espaço iberoamericano. A dispersão geográfica dos seus membros obriga a Rede a munir-se de mecanismos céleres e eficazes para manter a fluidez neste intercâmbio de experiências e informações. 1 A Rede Ibero-Americana de Protecção de Dados, aberta a todos os países da Comunidade Ibero-Americana, e expressamente reconhecida na XIII Cimeira Ibero-Americana de Chefes de Estado e de Governo, realizada em Santa Cruz de la Sierra, Bolívia, em Novembro de 2003, foi criada pela Declaração de Antígua, Guatemala, em Junho de

2 No Documento Estratégico da Rede, adoptado por todos os seus membros no IV Encontro Ibero-Americano sobre Protecção de Dados, realizado no México, entre os dias 2 e 4 de Novembro de 2005, reconhece-se que a divulgação das actividades da Rede deve assumir um âmbito internacional e manter-se permanentemente actualizada, pelo que se considera a Internet como o instrumento idóneo. Deste modo, foi considerada a necessidade de criar uma página web, e um domínio na Internet, cuja manutenção e gestão correspondem à Secretaria Permanente, assistida nesta missão pelo Grupo de Trabalho Permanente sobre a Rede on-line, criado especialmente para este fim, do qual fazem parte todos os membros interessados em trabalhar em equipa nesta missão. Foi igualmente considerado que a página deve incluir expressamente uma coluna de publicações e de sugestões dos membros da Rede. Em resultado desta incumbência, o Grupo de Trabalho reuniu-se para elaborar o presente documento em Santa Cruz de la Sierra, Bolívia, entre os dias 3 e 5 de Maio de A Declaração do México, que deu por concluído o referido IV Encontro, confirma expressamente a necessidade de pôr em prática a Rede on-line como instrumento de informação e divulgação do direito fundamental à protecção de dados no contexto ibero-americano. A partir desta situação, teve início o processo de dotar a RedIPD de uma página web autónoma e independente, assim como de um domínio na Internet. II. OBJECTIVOS DA REDE on-line A página web deverá converter-se no apoio virtual da Rede no desenvolvimento das suas actividades, elemento essencial da divulgação das suas actividades e do conhecimento ao direito fundamental à protecção dos dados nos países iberoamericanos. 2

3 Os objectivos fundamentais da Rede on-line são a divulgação das actividades da Rede Ibero-Americana de Protecção de Dados, da organização e desenvolvimento dos Encontros Ibero-Americanos sobre Protecção de Dados, e do progresso dos trabalhos dos diferentes Grupos de Trabalho criados no seio da RedIPD, bem como dos seus resultados. Por isso, a Rede on-line deverá ser constituída como referência de consulta, no espaço ibero-americano, de legislação, jurisprudência e informação em geral sobre o direito fundamental à protecção de dados. E, por último, como mecanismo de intercâmbio de informação entre os membros da Rede, através de uma coluna de publicação de documentos e trabalhos de investigação, e em observatório da evolução do direito fundamental à protecção de dados nos países da região. Desde 2004, tem-se mantido aberto um canal de informação sobre as actividades desenvolvidas no seio da Rede, através da página sítio oficial da Agência Espanhola de Protecção de Dados, que no desempenho das suas atribuições como Secretaria Permanente da Rede, incluiu na sua página web uma ligação através do ícone da Rede, o que pode ser considerado como o gérmen da própria página web da RedIPD. Partindo, assim, desta informação, propõe-se uma revisão dos conteúdos actuais e uma definição de uma nova estrutura de informação para dar resposta às perspectivas presentes e futuras da Rede. Paralelamente às actividades já consolidadas, a Rede pretende empreender novos desafios e objectivos, motivados pela vontade de todos os membros de continuar a progredir, o que poderá traduzir-se numa maior harmonização e fomento do conhecimento da Rede, bem como na difusão e formação no que respeita à protecção de dados. Os Encontros Ibero-Americanos e os Grupos de Trabalho no seio da Rede demonstraram a sua eficácia como meio idóneo para a tomada das suas decisões, para a adopção de documentos e para o estabelecimento das suas estratégias futuras. Tanto a 3

4 organização destes fóruns de discussão como os resultados dos mesmos terão de contar com um apoio importante na web. Nas conclusões do Grupo de Trabalho de Governo Electrónico e Telecomunicações, também se propunha fomentar o desenvolvimento do governo electrónico e dos sistemas de protecção de dados pessoais nas telecomunicações, mediante a criação de um local de encontro no sítio web da RedIPD, que permita conhecer e aplicar boas práticas de gestão e identificar sistematicamente experiências relevantes, que sejam difundidas e permitam a sua replicabilidade e aprendizagem conjuntas. Para tal, os membros do Grupo propunham incluir, entre outros, uma base de casos replicáveis, produtos de governo electrónico (sítios web, serviços em linha, etc.), comparações estatísticas e bibliografia. Como tal, os Grupos de Trabalho deverão dispor de um espaço na web, publicando as suas actividades, conclusões e, se for o caso, actualizando a informação com casos práticos. À coluna de publicações e sugestões, deverão fazer-se chegar as contribuições imprescindíveis dos membros e dos observadores, que, tal como é referido no Documento Estratégico, se mostrem de extrema importância, dado que permitirão conhecer em primeira mão as inquietações, prioridades e evolução dos diferentes sectores envolvidos na protecção de dados. A independência do sítio web da RedIPD da Agência Espanhola de Protecção de Dados virá a reforçar a identidade da Rede. Indiscutivelmente, este novo âmbito de partilha de recursos ao serviço do direito à protecção de dados, proporcionado pela Internet, contribuirá para aumentar o nosso horizonte territorial, aproveitando a experiência e conhecimentos de todos os membros. É este o objectivo da página web da Rede, ou seja, o de estimular e coordenar as tarefas da Rede, a fim de contribuir com uma 4

5 maior qualidade, incidência e rigor para as actividades da Rede, proporcionando a todos os utilizadores uma informação actualizada sobre as mesmas. Considerando estes objectivos, de entre as tarefas imediatas do Grupo de Trabalho Permanente sobre a Rede on-line, encontra-se a designação do domínio na Internet que irá identificar a página web, a definição e organização da página inicial da web, a definição dos conteúdos e da estrutura da informação a publicar, a sua classificação e atribuição de acessos aos diferentes utilizadores da página e a definição do modelo de manutenção da web. III. DOMÍNIO Para atribuir à página web a independência que lhe foi reconhecida, dar-se-á início ao processo de atribuição do nome do domínio Para a composição da Rede e, tendo em conta o seu âmbito territorial, corresponde-lhe um domínio de primeiro nível genérico.org (destinado a organizações sem fim lucrativo), e considerase que o nome atribuído, para reservar o domínio, identifica a Rede de forma clara e simples. IV. UTILIZADORES No desenho da página e na definição dos conteúdos dever-se-á ter em consideração os seus futuros utilizadores. Para além dos membros, observadores e colaboradores da Rede, o Grupo de Trabalho pretende que se torne um ponto de referência de peritos e investigadores nesta matéria, e, em geral, de qualquer cidadão que aceda àquela através da Internet, interessado em conhecer os seus direitos relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais. 5

6 Os grupos potenciais de utilizadores finais da web deverão estar presentes na definição dos conteúdos e da estrutura da página, para determinar a informação a publicar. V. CONTEÚDOS Sem prejuízo do facto de a nova página dever ser gerida através de mecanismos que permitam a inclusão de novas secções e a reorganização dinâmica em função do uso e das necessidades que poderão vir a ser criadas, enumeram-se seguidamente as diferentes categorias de conteúdos iniciais. A informação a publicar, tendo em conta a sua natureza e os diferentes perfis dos utilizadores que poderão aceder à mesma, é classificada em três níveis: - Nível estático, ou de informação que uma vez criada não sofre modificações posteriores, de livre acesso para qualquer utilizador da web. Neste nível, encontra-se a informação da RedIPD e a informação sobre o direito fundamental à protecção de dados. - Nível dinâmico de acesso livre, ou áreas que requeiram a inclusão periódica de conteúdos, de livre acesso a qualquer utilizador da web. Nesta categoria, encontra-se a Coluna de Publicações e a secção de Actualidades, incluindo os eventos da RedIPD ou dos seus membros. - Nível interactivo, ou zona em que se produz um intercâmbio contínuo de informação, no qual se inclui o Observatório da Rede. 6

7 1. Informação da Rede Na secção de informação da Rede está prevista a inclusão da informação sobre a Rede Ibero-Americana de Protecção de Dados, os membros que a integram, os Encontros Ibero-Americanos e os Grupos de Trabalho. Rede Ibero-Americana de Protecção de Dados Relativamente à RedIPD, a web terá de fornecer informação acerca de: - O que é? - Organização e atribuições - Presidência - Assembleia Geral - Secretaria Permanente - Secretaria Pro Tempore - Grupos de Trabalho - Estratégia de funcionamento Membros da Rede A web deverá facultar informação acerca dos países e das instituições que estão representadas na RedIPD. Como opção, se a própria Rede o considerar oportuno, poderá ser determinada a inclusão do Directório de todos os membros da Rede. Encontros Ibero-Americanos Relativamente a cada um dos Encontros, deverá ser incluída informação sobre as actividades preparatórias, o programa, os países representados e, caso seja pertinente, as conclusões ou a declaração final aprovada no Encontro. 7

8 A informação relativa ao Encontro que se encontre em fase de preparação terá um acesso directo a partir da página inicial, através da secção Actualidade-Eventos. Enquanto não tiver início a preparação do Encontro seguinte, esta informação corresponderá à do último que foi realizado. Grupos de Trabalho Incluir-se-á informação sobre a criação, participantes, actividades, trabalhos e resultados dos grupos de trabalho activos, quer provisórios quer definitivos. Uma vez concluídos os trabalhos de um grupo, as conclusões serão reunidas nos documentos aprovados pela Rede, que virão a ser incorporados na secção correspondente. 2. Informação sobre a protecção de dados Nesta secção, dever-se-ão publicar documentos de qualquer índole que contribuam para um melhor conhecimento do direito fundamental à protecção de dados e do estado da arte sobre esta matéria. O direito fundamental à protecção de dados A secção dedicada ao direito fundamental à protecção de dados está direccionada principalmente para o cidadão, nela devendo incluir-se informação divulgadora do tema. A Rede poderá elaborar uma lista de recomendações ao cidadão, a fim de este poder conhecer os seus direitos perante qualquer tratamento de dados de carácter pessoal. 8

9 Documentos da Rede Incluem as Declarações dos Encontros Ibero-Americanos e os Documentos aprovados pela Rede no seio dos seus grupos de trabalho. Na fase inicial, passarão a ser incluídas as Declarações de Antígua, Cartagena das Índias e México, assim como os Documentos aprovados relativamente à estratégia da Rede, ao Governo electrónico e às telecomunicações, à viabilidade de criação de autoridades de controlo e à transparência e acesso à informação. Terminados os sucessivos Encontros, assim como os trabalhos dos Grupos de Trabalho, incluir-se-ão os respectivos documentos à medida que forem aprovados. Legislação e jurisprudência Nesta área, distinguir-se-ão as seguintes subdivisões: - Legislação nacional Quadro de desenvolvimento comparativo Leis nacionais - Legislação internacional Tratados internacionais MERCOSUR CAN OEA União Europeia - Jurisprudência organizada por países Casos práticos Criação de uma nova secção, que incluirá os casos significativos apresentados pelos membros da RedIPD relativamente aos Grupos de Trabalho, ou então considerados de interesse pela Rede. 9

10 Para além desta opção de informação geral sobre o direito à protecção de dados pessoais, poder-se-á aceder às seguintes secções: Acordos de Associação Autoridades de Protecção de Dados Publicações da Rede Notícias Ligações 3. Coluna de publicações e sugestões Área destinada à publicação de documentos, monografias e/ou trabalhos de investigação sobre protecção de dados pessoais. 4. Actualidade Destinada à publicação de informação sobre os diferentes eventos da Rede ou das Instituições e membros que fazem parte da Rede. Deverá ocupar um lugar de destaque na página inicial, mantendo sempre um acesso directo ao último Encontro Ibero-Americano realizado ou ainda a realizar. 5. Observatório da Rede Esta zona poderá dar apoio ao Fórum dos membros da Rede e a uma caixa de sugestões anónima de acesso público. 10

11 Quando se vier a dispor de um processo de gestão do Fórum, publicar-se-á a caixa de sugestões. Manter-se-á também a possibilidade de incluir nesta área uma secção de consultas on-line, que, por sua vez, dará origem a uma secção de perguntas de acesso frequente (FAQ). Tais conteúdos estarão acessíveis a partir da página inicial através de um sistema de navegação simples. A referida página inicial incluirá o acesso à política de privacidade da web. Os conteúdos disponíveis em português e inglês também serão publicados na web através dos respectivos portais de entrada da página inicial. VI. PROGRAMA DE ACTUAÇÃO, NORMAS DE FUNCIONAMENTO E COMPROMISSOS. A Agência Espanhola de Protecção de Dados, na sua atribuição de Secretaria Permanente, assumiu o financiamento e o arranque da página, pelo que processará a reserva e a atribuição do domínio da Internet dotando a infraestrutura física e lógica necessária, em função da sua disponibilidade orçamental. Quanto ao sítio físico, a web da Rede será abrangida pelo mesmo servidor da Internet que mantém a página web da AEPD. Neste sentido, a AEPD assume a responsabilidade pelo portal web, assim como pela gestão da publicação dos conteúdos. A AEPD tem previsto iniciar em breve a transformação da sua web num portal que inclua um gestor de conteúdos, que facilite significativamente a sua manutenção e actualização periódicas. Neste projecto, está previsto que a secção dedicada à RedIPD seja constituída num subportal, organizando os conteúdos actuais, de acordo com as especificações assinaladas neste documento, e com autonomia suficiente para se 11

12 tornar independente do portal da AEPD e transformar-se numa web autónoma, no momento em que seja autorizado o domínio da Rede. Nesta primeira fase, também será incluída na página web a Coluna de publicações. Os conteúdos desta secção são fornecidos pela Argentina, Espanha, México e Portugal. Sem prejuízo do compromisso assumido por todos os membros da Rede de colaborar activamente na manutenção da web para alcançar os objectivos assinalados, todos confirmam a sua vontade de rever a informação actualmente publicada em relativa à RedIPD, correspondente a cada um dos seus países, e notificar a Secretaria da Rede acerca de qualquer modificação ou novidade, a fim de manter a informação actualizada. Esta revisão será concluída antes de 31 de Julho de Em particular, os representantes da Direcção Nacional de Protecção de Dados da República da Argentina e da Agência para o Desenvolvimento da Sociedade da Informação da Bolívia remeterão à Secretaria da Rede a informação correspondente à MERCOSUR e à CAN, respectivamente, que considerem de interesse para a RedIPD. Outro compromisso geral dos participantes no Grupo de Trabalho é a indicação de informação à Secretaria sobre a identificação das páginas web oficiais das instituições que representam, a fim de as incluir na secção de ligações da web. Por sua vez, comprometem-se a garantir que a partir destas páginas web institucionais se passe a dispor de um acesso à web da RedIPD. Também se assinala como objectivo desta primeira fase a publicação dos textos dos Documentos da Rede em português. A representação da Comissão de Protecção de Dados de Portugal assegura a tradução dos referidos textos antes de 30 de Setembro de Os membros do Grupo de Trabalho consideram a necessidade de dispor de um processo de gestão do Observatório da Rede, em particular do Fórum dos membros da Rede, com carácter prévio à sua publicação na Internet. Os representantes da Bolívia e da 12

13 Costa Rica elaborarão este processo, a fim de ser apresentado na próxima reunião do Grupo. Seguidamente, deverá ter início o desenvolvimento integral dos conteúdos das novas secções. Uma vez definidos os objectivos gerais da Rede on-line, o Grupo de Trabalho reunirse-á periodicamente para avaliar os progressos do projecto, bem como para estabelecer novas metas e responsabilidades dos seus membros. Outros compromissos: Cada um dos representantes deverá informar a Secretaria da RedIPD do local do seu país que considera mais emblemático para incluir na página web. 13