RELATÓRIO DE AUDITORIA REFERENTE REPASSES DE RECURSOS DO CONVÊNIO PMC/SCEI-CELSO PIERRO

Transcrição

1 RELATÓRIO DE AUDITORIA REFERENTE REPASSES DE RECURSOS DO CONVÊNIO PMC/SCEI-CELSO PIERRO (PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PMC 06/10/ E 08/10/51.743)

2 Sumário 1.INTRODUÇÃO ESCOPO DA AUDITORIA METODOLOGIA QUADRO RESUMO DA AUDITORIA ANÁLISE DA AUDITORIA Valores Autorizados para os Convênios Termo Aditivo ao Termo de Convênio nº 21/2006 celebrado sem as devidas formalidades exigidas pelas normas legais Inexistência de irregularidade no Termo de Convênio 25/08 quanto ao valor estimado dos repasses de recursos Ausência de notas de empenho nos processos administrativos 06/10/ e 08/10/ Falhas nos registros dos repasses nos sistemas corporativos de administração orçamentária e financeira, SIM e SIAFEM Liberação de repasses mensais com valores em desacordo com os estabelecidos nos Termos de Convênio 21/06 e 25/ Análise das Autorizações de Pagamentos Ausência de documentação comprobatória das autorizações de pagamentos (repasses) pela autoridade competente da Secretaria de Saúde CONCLUSÃO...21 ANEXO - RELATÓRIO DE EMPENHOS EXTRAÍDOS DO SISTEMA SIM SUBITEM

3 1. INTRODUÇÃO O presente relatório de auditoria refere-se a avaliação do processo de repasses de recursos relativos a convênios de cooperação interinstitucional celebrados entre a Prefeitura Municipal de Campinas e a Sociedade Campineira de Educação e Instrução, mantenedora do Hospital e Maternidade Celso Pierro. O objeto destes convênios é a manutenção, em regime de cooperação mútua entre os partícipes, de um programa de parceria na assistência à saúde no campo da assistência médica, hospitalar, ambulatorial e domiciliar oferecida à população, no âmbito do Sistema Único de Saúde de Campinas. Cabe registrar que a presente auditoria consta do Plano Anual de Auditoria PAAI de 2013 e possui como objetivo verificar se os documentos relativos aos repasses de valores permitem concluir o emprego regular das verbas destinadas ao convênio. 2. ESCOPO DA AUDITORIA A análise procedida por esta auditoria se circunscreve aos apontamentos do Departamento de Processos Disciplinares e Investigatórios contidas no processo administrativo nº 2008/10/58.900, quais sejam, averiguar as condições de realização dos repasses de recursos públicos (federais e próprios) à entidade conveniada por duas questões: a primeira, em função da elaboração pela Secretaria Municipal de Saúde de Termo de Aditamento ao Termo de Convênio nº 21/06 sem a observação das formalidades determinadas pela legislação, razão pela qual a sindicância administrativa investigatória foi instaurada em 14 de julho de 2009 pela Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme se verifica às fls. 02 a 10 do processo administrativo supracitado; e, a segunda, devido ao apontamento do Srs. Procuradores membros da Comissão de Sindicância às fls. 80, no mesmo protocolado acima citado, de que, no corpo do Termo de Convênio nº 25/08, anexado às fls. 56/62 no processo administrativo 2008/10/58.900, não haveria sido explicitado o valor do referido convênio. Identificadas as questões que ensejaram a presente auditoria, verifica-se que estão distribuídas em 02 (dois) processos administrativos, a saber: 2006/10/ e 2008/10/51.743, os quais abrigaram a documentação que instruíram o ajuste e a execução dos 3

4 Termos de Convênio 21/06 e 25/08 e seus respectivos termos de aditamentos e de prorrogação de prazo. Muito embora esta Auditoria tenha reunido informações orçamentáriofinanceiras extraídas no SIAFEM até o final exercício de 2012, ano que inclui o período de vigência do Termo de Convênio nº 70/11, foi decido não incorporá-lo no escopo dos trabalhos, pois, além de não ter sido mencionado pela Comissão de Sindicância, considerou-se que o material referente aos dois outros processos administrativos são plenamente suficientes para dar conta das questões apontadas pela Comissão de Sindicância, bem como para verificar e avaliar os procedimentos administrativos utilizados pela Secretaria de Saúde em relação ao processo de repasse dos recursos à entidade conveniada frente as regras convencionadas pela legislação, de forma a cumprir o objetivo da auditoria. Resta ressaltar que a presente auditoria não compreende o processo de execução dos termos de convênios, excluindo assim os procedimentos relativos a avaliação das prestações de contas dos recursos repassados, pois em nenhum momento tal questão foi suscitada no protocolado 2006/10/ Assim sendo, reitera-se, que o escopo desta auditoria está focado na avaliação dos processos relativos à gestão orçamentária e financeira dos repasses dos recursos estipulados nos convênios 21/06 e 25/ METODOLOGIA Com a finalidade de poder obter as evidências necessárias para sustentar opinião final segura, esta Auditoria realizou sua avaliação através das técnicas relacionadas com a análise documental dos processos administrativos, o exame de arquivos e registros auxiliares da Secretaria de Saúde aos quais teve acesso, a conferência e o cálculo dos valores conveniados, a avaliação dos registros contabilizados nos sistemas corporativos de administração orçamentária e financeira (SIM e SIAFEM). Por fim, efetuou-se análise correlacional das evidências levantadas com o intuito de obter as conclusões sobre as questões de auditoria identificadas. 4

5 4. QUADRO RESUMO DA AUDITORIA Valores Autorizados Termo Aditivo ao Termo de Convênio nº 21/2006 celebrado para os Convênios sem as devidas formalidades exigidas pelas normas legais (5.1) (5.1.1.). Confirmação de inexistência de irregularidade no Termo de Convênio 25/08 no que tange a ausência de estipulação de valor estimado dos repasses de recursos (5.1.2.). Ausência de notas de empenho nos processos administrativos 06/10/ e 08/10/ (5.1.3.). Falhas nos registros dos repasses nos sistemas corporativos de administração orçamentária e financeira, SIM e SIAFEM (5.1.4.) Liberação de repasses mensais com valores em desacordo com o cronograma estabelecido nos Termos de Convênio 21/06 e 25/08 (5.1.5). Análise das autorizações de pagamentos (5.2) Ausência de documentação comprobatória das autorizações de pagamentos (repasses) pela autoridade competente da Secretaria de Saúde (5.2.1). 5. ANÁLISE DA AUDITORIA 5.1. Valores Autorizados para os Convênios. Os valores autorizados dos Convênios estão dispostos no Quadro 1 abaixo, o qual foi construído a partir da análise dos Termos de Convênio 21/06, 25/08 e 70/11 e dos respectivos aditamentos e prorrogações até 21 de abril de 2013, data final do terceiro convênio. 5

6 QUADRO 1 CONVÊNIOS PMC/SCEI 2006/2012 Ajuste Valor Autorizado (R$) Valor Total (R$) Convênio Nº 21/2006 (31/05/06) Aditivo SEM Nº (ago/2006) Aditivo Nº 02/2008 Aditivo Nº 15/2008 Aditivo Nº 31/ , , , , , , , , ,68 Convênio Nº 25/2008 (01/02/08) Aditivo Nº 15/09 (21/01/09) Aditivo Nº 06/2011 (21/01/11) Aditivo Nº 12/2011 (21/03/11) , , , ,76 Convênio Nº 70/2011 (22/06/11) Convênio Nº 18/2012 (22/06/12) Aditivo Nº 24/2012 (22/06/12) Aditivo Nº 28/ , , , , , , , , , , , , ,78 Valor Total dos Ajustes: ,00 Valor Total Convênios Nº 21/2006 e Nº 25/2008: ,22 De posse dos protocolados 06/10/ e 08/10/51.743, constatou-se as juntadas dos termos de ajustes decorrentes, quais sejam, os Termos 21/06 e 25/08. Desta forma, foi possível averiguar e confirmar os seus respectivos valores autorizados. Ressalte-se que, em função do escopo da auditoria, os valores decorrentes do último termo de ajuste (70/11) e seus aditivos foram obtidos apenas através da análise dos termos disponibilizados no sítio oficial da prefeitura, no Portal da Transparência/Contratos. De acordo com a análise realizada, foram constatadas a autorização de repasses no período no valor total de R$ ,00 (quatrocentos e noventa e quatro milhões, setecentos e oitenta e cinco mil e quinhentos e nove reais) a favor da entidade mantenedora do Hospital e Maternidade Celso Pierro, sendo, R$ ,55 (cento e quarenta e dois milhões, setecentos e noventa e quatro mil, setecentos e oitenta e sete reais e cinquenta e cinco centavos), R$ ,67 (cento e noventa e oito milhões, trezentos e cinquenta e 6

7 um mil, quatrocentos e trinta e um reais e sessenta e sete centavos) e R$ ,78 (cento e cinquenta e três milhões, seiscentos e trinta nove mil, duzentos e oitenta e nove reais e setenta e oito centavos), autorizados, respectivamente, para os Convênios 21/06, 25/08 e 70/11. Os valores autorizados dos termos de convênio 21/06 e 25/08 confirmam a informação do gestor financeiro da Secretaria Municipal de Saúde sobre os valores autorizados para os Convênios e Aditamentos respectivos às fls. 132 e 133 do protocolo 08/10/ prestada à Comissão de Sindicância em 21/12/2011 (fls. 105/106) Termo Aditivo ao Termo de Convênio nº 21/2006 celebrado sem as devidas formalidades exigidas pelas normas legais Em relação à celebração do Termo Aditivo ao Termo de Convênio nº 21/2006, no que tange à ausência das formalidades, não há nada a acrescentar pela Auditoria. A apuração conduzida nos autos do processo Nº 2008/10/ por meio de seus depoimentos, documentos, manifestações dos servidores envolvidos (fls. 05 a 78) e parecer da comissão de sindicância às 80, confirmou as irregularidades apontadas na apresentação da situação fática do parecer acostado às fls. 02 a 04. As consequências dos atos devem, portanto, ser determinadas pela comissão de sindicância. A título de recomendação, a Auditoria segue a conclusão dos Srs. Procuradores, qual seja, instruir os servidores envolvidos na irregularidade evidenciada na sindicância a respeito da necessidade das formalidades devidas na celebração de Ajustes na Administração Pública. O valor de acréscimo do Termo de R$ ,00 (trezentos mil reais) ao mês, por sua vez, está justificado pela Portaria do Ministério da Saúde nº de 13 de outubro de 2006 anexada nos autos do processo administrativo 2008/10/ às fls. 09, pelo extrato da conta bancária em que os recursos do Ministério são creditados juntado às fls. 86, devido ao valor do crédito do Ministério da Saúde para atender ao Convênio ter se elevado em valor na exata grandeza do valor definido na portaria ministerial, e pela previsão no Termo de Aditamento 02/2008, que renovou o ajuste com o Hospital Celso Pierro, incluindo cláusula 7

8 relativa aos mesmos serviços da referida Portaria (urgência e emergência do Hospital e Maternidade) no valor de R$ ,00 ao mês. O quadro 2 a seguir evidencia esta alteração de valor e as outras ocorridas nos aditamentos ao Termo de Convênio nº 21/06. As informações lá contidas correspondem aos motivos encontrados no processo administrativo 2006/10/20.008, os quais destacamos: Acréscimo de R$ ,00 na remuneração do Bloco 1 Metas qualitativas do contrato de metas do Projeto Específico XIV (Portaria MS 2.479/2006), que motivou o Termo de Ajuste sem formalização; Redução do valor de R$ ,00 devido à expiração do prazo de 3 meses do Projeto Específico XII de adequação das campanhas de cirurgias eletivas de média complexidade previsto no Termo de Convênio 21/2006; Acréscimo dos valores dos Projetos Específicos IX e XV que motivaram a celebração do Termo de Aditamento 02/

9 9

10 10

11 Inexistência de irregularidade no Termo de Convênio 25/08 quanto ao valor estimado dos repasses de recursos Além de confirmar os valores dos termos dos convênios, a análise dos processos acima referidos esclarece a questão levantada pelos Srs. Procuradores da comissão de sindicância acima citada, sobre a ausência do valor estimado no corpo do Termo de Convênio nº 25/08, anexado às fls. 56/62 do processo 2008/10/58.900, ao constatar que a cópia do termo avaliada pela referida comissão está incompleta, faltando algumas páginas nas quais várias cláusulas do Termo de convênio não foram explicitadas, inclusive a que estipula o valor conveniado. No caso em pauta, trata-se da cláusula quarta, em que o subitem 4.2 apresenta a estimativa do valor do termo de convênio 25/08 no montante de R$ ,34 (onze milhões, quinhentos e oito mil, duzentos e oitenta e cinco reais e trinta e quatro centavos), conforme se verifica às fls. 350 no processo administrativo nº 08/10/ Desta forma, a auditoria conclui que não existe irregularidade no termo de Convênio 25/08 no que tange à estipulação do valor estimado ajustado, esclarecendo o questionamento da comissão de sindicância Ausência de notas de empenho nos processos administrativos 06/10/ e 08/10/ A análise documental dos processos administrativos identificou a não juntada nos autos das notas de empenho nos dois convênios definidos no escopo da auditoria, com exceção de uma única, anexada às fls. 789 do volume 03 do processo 08/10/51.743, referente ao convênio 25/08. Apesar de parecer num primeiro instante uma mera ação formal, a juntada das notas de empenho e dos registros dos repasses à entidade conveniada nos processos administrativos trata-se de obrigação primária de gestão de todos os tipos de ajuste que empreguem recursos orçamentários na Administração Pública. Esta falta dificulta o controle tanto do órgão gestor quanto dos órgãos de auditoria interna e de inspeção externa. Além disso, o simples fato de serem atos administrativos públicos obriga a juntada desses documentos nos autos. 11

12 Finalmente, a anexação desses documentos nos autos é uma salvaguarda para o administrador público, mesmo que este tenha elaborado arquivos próprios com informações relativos às notas de empenho emitidas e de outras pertinentes para a sua gestão, como é o caso em pauta, eis que o gestor orçamentário e financeiro da Secretaria de Saúde demonstrou possuir as informações sobre os repasses realizados à entidade conveniada, conforme se verifica no protocolo administrativo 08/10/58.900, em que foram anexadas cópias de controles de repasses às fls. 107 a 134, as quais foram trazidas à comissão de sindicância quando efetuou seu depoimento em 02/12/2011. Assim sendo, a única recomendação possível diante da constatação acima exposta é a observação pela Secretaria Municipal de Saúde da obrigatoriedade da anexação nos autos das notas de empenho emitidas a favor da entidade conveniada Falhas nos registros dos repasses nos sistemas corporativos de administração orçamentária e financeira, SIM e SIAFEM O exame dos sistemas corporativos de administração orçamentário-financeira, SIM e SIAFEM, acabou por identificar a maioria das notas de empenho e pagamentos, atenuando a falta referente à não juntada nos autos apontada no subitem anterior, e contribuindo para a verificação e confirmação da maior parte dos valores autorizados para os convênios. Esta verificação, porém, acabou por apresentar outra falha ao não conseguir detectar as notas de empenho e registro de pagamentos emitidas a favor da convenente no exercício de 2006 no Sistema SIM, sistema de administração orçamentário e financeiro utilizado até aquele exercício, onde ocorriam os registros das notas de empenho e dos respectivos pagamentos. No sistema SIM, apenas foram identificados os empenhos no valor de R$ ,48 (seis milhões, duzentos e setenta e sete mil, setecentos e trinta e sete reais e quarenta e oito centavos) e os repasses no valor de R$ ,42 (quatro milhões, setecentos e quarenta e um mil, setecentos e trinta e sete reais e quarenta e dois centavos), enquanto o valor ajustado a partir dos valores definidos no Termo de Convênio 21/06 monta R$ ,38 (trinta e dois milhões, cento e nove mil, quatrocentos e cinquenta e nove centavos). Estes valores estão registrados no Quadro 3, a seguir: 12

13 13

14 Aprofundando a análise no sistema SIM, verificou-se que, com grande grau de certeza, que a Secretaria de Saúde utilizou o saldo da nota de empenho E001868/2006 no valor de R$ ,00 (trinta e oito milhões de reais), emitido para o Termo de Convênio 25/2002 (processo administrativo 2002/10/31.185, também celebrado com a Sociedade Campineira de Educação e Instrução, para a realização dos repasses do Termo de Convênio 21/2006, conforme se verifica no relatório SIM em anexo, uma vez que as liquidações e pagamentos vieram por ocorrer durante o decorrer do ano, após o término do Termo de convênio acima referido. Os fatos expostos evidenciam a ocorrência de falha no controle interno da SMS sobre os registros no SIM com consequências diretas sobre a fidedignidade contábil dos atos relacionados aos referidos Termos, ou seja, evidenciam desconformidades dos registros contábeis em relação aos atos correspondentes. Com relação aos registros no outro sistema utilizado, o SIAFEM, uma das principais criticas é a sua limitação a respeito da manutenção de uniformidade dos mesmos, eis que vários deles se apresentam sob formas diferenciadas, principalmente os registros dos números de ordem dos convênios, dificultando a identificação entre os registros no sistema. A Auditoria, para esta situação, recomendaria ações para que a SMS buscasse a unificação dos registros no SIAFEM, porém, desde o início do presente exercício este sistema foi substituído, novamente, por outro, retornando o sistema SIM. Espera-se, assim, que os registros não uniformes na emissão das notas de empenho sejam abolidos. Do aprofundamento da análise dos registros no sistema SIAFEM foi possível identificar as notas de empenho emitidas e os valores repassados mensalmente, identificandose os respectivos números de ordem e respectivas datas. A análise dos dados do SIAFEM permitiu ainda verificar a ocorrência da emissão das notas de empenhos com valores e datas em desconexão com as datas e os valores dos eventos, a saber: início do exercício financeiro, aditivos e prorrogações do ajuste. Por exemplo, em novembro de 2007 ocorreu a emissão de nota de empenho 2007NE2118 sem que naquele mês houvesse evento relacionado a aditivo ou prorrogação do termo de convênio. Desta forma, não haveria a necessidade de emissão de empenho, a não ser 14

15 por necessidade advinda de crédito orçamentário empenhado insuficiente frente as despesas até o final daquele exercício, razão única para a emissão da nota de empenho, porém esta eventual justificativa não está explicitamente apresentada no processo administrativo. Um outro exemplo foi identificado por ocasião do aditivo nº 31/08 ao Termo de Convênio nº 21/06. O prazo do aditivo foi de 3 meses a partir de 29/08/2008 e o valor máximo autorizado R$ ,87 (quatorze milhões, seiscentos e oitenta e quatro mil, quinhentos e trinta e cinco reais e oitenta e sete centavos), valor este que deveria ser empenhado no máximo até a data do ajuste, o que não ocorreu. Segundo os registros no SIAFEM foram emitidas as notas de empenhos NE 2099 no valor de apenas R$ ,83 (setecentos e trinta e um mil, oitocentos e trinta e quatro reais e oitenta e três centavos) em agosto, a NE 2143 no valor de R$ ,00 (cinco milhões e seiscentos reais) em setembro e a NE 2360 também no valor de R$ ,00 (cinco milhões e seiscentos reais) em outubro, com somatório ainda insuficiente para o aditivo, razão pela qual foi emitido mais um outro empenho (NE 2447), no valor de R$ ,00 (onze milhões e duzentos mil reais). Este exemplo demonstra que em muitas ocasiões os empenhos foram emitidos no decorrer da vigência do convênio e não em momento anterior ao início de sua execução, no momento da autorização das despesas dos convênios. Como se depreende dos exemplos acima, somente identificados em decorrência da análise dos registros no SIAFEM, as emissões de empenhos foram realizadas em datas e valores em desconexão com as datas e valores relacionadas aos eventos ocorridos durante a vigência dos termos de convênio citados. Estes procedimentos se repetiram no decorrer dos Convênios 21/06 e 25/08, bem como no Convênio 70/11 e como não foram identificadas as motivações sobre as datas e os valores das notas de empenho nos autos, a Auditoria apenas pode se limitar a apresentar os fatos. Diante do exposto, a Auditoria recomenda aos responsáveis pela gestão dos convênios na SMS a observarem sempre a necessidade da exata conexão de datas e dos valores entre a inserção dos registros no sistema corporativo de administração orçamentário e financeiro do Município de Campinas e os atos correspondentes, dando conformidade aos 15

16 registros contábeis e propiciando a obtenção de informações oportunas e adequadas, duas das finalidades do controle interno sob o enfoque contábil, conforme se depreende da norma NBC T16.8 Controle Interno das Normas Brasileiras de Contabilidade Aplicadas ao Setor Público Liberação de repasses mensais com valores em desacordo com os estabelecidos nos Termos de Convênio 21/06 e 25/08. A análise dos registros no sistema de administração orçamentária e financeira SIAFEM revela a ocorrência de repasses, em vários meses (19 meses), de valores superiores aos valores mensais máximos estipulados nos termos de convênios. Esta situação está melhor expressa no Gráfico Valores Mensais: Repasses x Máx. dos Termos de Ajuste, e no Quadro 4 a seguir: Valores Mensais Repassados x Valores Mensais Máximos dos Termos de Ajuste , , , , , , , , , ,00 0,00 Pago Valor Termo 16

17 O gráfico e o quadro 4 demonstram a ocorrência de pagamentos, ou repasses, superiores ao máximo estipulado, concentrados principalmente no período entre os meses de agosto de 2007 a janeiro de Não há nos processos administrativos dos termos de convênio a explicitação da motivação destes atos. A única evidência encontrada que pode explicar a situação exposta foi identificada no processo administrativo 2008/10/58.900, processo que desencadeou a sindicância anteriormente citada. Naquele processo foram anexados vários quadros de controle das transferências à entidade conveniada Sociedade Campineira de Educação e Instrução SCEI elaborados pela Diretoria Financeira do Fundo Municipal de Saúde. Os registros estão anexados às fls. 107 a 131. Nos quadros estão dispostas colunas que registram a ocorrência de adiantamentos de recursos referente a meses vindouros e de valores pendentes, ou seja, em atraso por ainda não terem sido pagos anteriormente quando devidos. Tal evidenciação revela a ocorrência de pagamentos em desacordo com o cronograma aprovado por ocasião da celebração dos ajustes. Esta situação de adiantamento de valores de repasse não é prevista pelas normas que regem os repasses de recursos para 17

18 entidades conveniadas. No caso do Município de Campinas, mais especificamente, o Decreto Municipal nº /2008. As razões para tais procedimentos também não estão motivadas nos processos administrativos Análise das Autorizações de Pagamentos De a cordo com o escopo da auditoria acima descrito, o objetivo desta é a verificação se os repasses à conveniada ocorreram de forma legal. Sendo assim, a equipe de auditoria necessitou analisar a documentação que sustentaram os pagamentos realizados à conveniada, de acordo com o estipulado nos 02 (dois) termos de convênio Ausência de documentação comprobatória das autorizações de pagamentos (repasses) pela autoridade competente da Secretaria de Saúde. Nos termos de convênio 21/06 e 25/08 estão contidas cláusulas referentes a autorização de pagamento, nona e quinta, respectivamente, as quais normatizam o processo que culmina no documento Autorização de Pagamento, emitido pelo ordenador da despesa, e que libera o Fundo Municipal de Saúde a realizar o repasse no valor ali descrito à entidade conveniada. As referidas cláusulas são transcritas a seguir, ressaltando que os dizeres entre parênteses referem-se às modificações ocorridas no Termo 25/08 em relação ao Termo 21/06, mas que não alteraram o objetivo final do documento:.. O Fundo Municipal de Saúde, órgão da Secretaria Municipal de Saúde, é responsável pelas transferências de recursos financeiros previstos neste convênio, até o montante declarado em documento administrativo-financeiro, denominado 'autorização de pagamento', fornecido pela Secretaria Municipal de Saúde ao Segundo Convenente (à Conveniada). A autorização de pagamento será liberada conforme descrito nos parágrafos seguintes... O Segundo Convenente (A Conveniada) apresentará, mensalmente, à Coordenadoria de Avaliação e Controle CAC, órgão da Secretaria Municipal de Saúde, os documentos referentes às atividades objeto deste convênio, obedecendo, para tanto, os procedimentos e os prazos estabelecidos pelo Ministério da Saúde, 18

19 Secretaria de Estado da Saúde e Secretaria Municipal de Saúde (com a descrição das ações e procedimentos executados, discriminando os custos e identificando os respectivos valores)... A Secretaria Municipal de Saúde revisará os documentos recebidos do Segundo Convenente, encaminhando-os ao Ministério da Saúde e Secretaria Estadual da Saúde, de acordo com normas específicas (A Secretaria Municipal de Saúde, através do Departamento de Gestão e Desenvolvimento Organizacional, receberá, verificará e conferirá os documentos recebidos da Conveniada, atestando sua exatidão de acordo com o cronograma de desembolso financeiro, no prazo de 30 (trinta) dias do recebimento)... Para fins de prova da data da apresentação dos documentos e observância dos prazos de transferência dos recursos, será entregue ao Segundo Convenente (à Conveniada), recibo rubricado por servidor da Secretaria Municipal de Saúde, com aposição do respectivo carimbo funcional... Os documentos rejeitados pelo serviço de processamento de dados dos gestores do SUS, ou pela conferência técnica e administrativa, serão devolvidos ao Segundo Convenente (à Conveniada) para as correções cabíveis, devendo ser reapresentados no prazo estabelecido pelo Ministério da Saúde. O documento reapresentado será acompanhado do correspondente documento original, devidamente inutilizado... Os documentos rejeitados quanto ao mérito serão objeto de análise pelos órgãos do Sistema Municipal de Auditoria. (.. Somente será autorizado o repasses à Conveniada, após a avaliação dos relatórios pelo Departamento de Gestão e Desenvolvimento Organizacional e encaminhados ao Sistema Municipal de Auditoria do Convenente). A documentação acima citada não foi anexada nos processos administrativos analisados. Em função do escopo da auditoria, foram solicitados os documentos Autorização de Pagamento com o intuito de evidenciar se os valores efetivamente repassados, conforme demonstrado no subitem anterior, foram formalmente autorizados pela 19

20 autoridade competente, cumprindo a norma estabelecida nos Termos de Convênio, e que busca atender o previsto no a artigo 116 da Lei Nº 8.666/931 - Lei de Licitações. Num primeiro momento, através de reunião realizada no Departamento de Gestão e Desenvolvimento Organizacional da Secretaria Municipal de Saúde e, depois, por meio dos ofícios DAUD 006/2013 e SMGC-DAUD 29/2014. Ressalta-se que em sua última tentativa de solicitação, por meio de ofício endereçado pelo Sr. Secretário de Gestão e Controle ao Secretário Municipal de Saúde, foram encaminhadas orientações detalhadas da equipe de auditoria onde em síntese: 1) Foram relatadas as solicitações anteriores; 2) Foi reiterada a importância dos documentos solicitados; 3) A equipe de auditoria renovou a disposição de análise dos documentos em seu local de guarda; 4) Foram detalhadas as características dos documentos necessários, fornecendo inclusive um modelo extraído de outro convênio gerenciado pela SMS. Estes pedidos foram reforçados através de contatos diretos em reuniões entre a equipe de auditoria e os gestores do Departamento de Gestão e Desenvolvimento Organizacional a fim de esclarecer dúvidas. Todos os procedimentos estão melhor descritos nas cópias dos ofícios que integram os papéis de trabalho. A Secretaria Municipal de Saúde não atendeu integralmente as solicitações contidas nos referidos ofícios. Em resposta ao primeiro ofício, a Secretaria de Saúde apresentou nos ofícios 575/2013 DGDO-SMS e 27/2014 DGDO-SMS, documentação diversa da solicitada. Em síntese, apresentou planilhas de acompanhamento de pagamentos já contidos no processo administrativo 2008/10/20.008, notas de empenho dos exercícios de 2008 e 2009 e cópias de relatórios de autorização para liberação de créditos do Banco do Brasil S/A referente a repasses realizados entre a Secretaria de Saúde e diversas entidades conveniadas, também dos exercícios de 2008 e 2009, tendo estes últimos a serventia de permitir a evidência da conta bancária da Sociedade Campineira de Educação e Instrução, 1 Art Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, aos convênios, acordos, ajustes e outros instrumentos congêneres celebrados por órgãos e entidades da Administração. 3o As parcelas do convênio serão liberadas em estrita conformidade com o plano de aplicação aprovado, exceto nos casos a seguir, em que as mesmas ficarão retidas até o saneamento das impropriedades ocorrentes: I - quando não tiver havido comprovação da boa e regular aplicação da parcela anteriormente recebida, na forma da legislação aplicável, inclusive mediante procedimentos de fiscalização local, realizados periodicamente pela entidade ou órgão descentralizador dos recursos ou pelo órgão competente do sistema de controle interno da Administração Pública; 20

21 mantenedora do Hospital e Maternidade Celso Pierro, entidade com a qual o Município celebrou os ajustes conveniais, uma vez que não fora evidenciada nos Termos de Convênio. Com relação ao segundo ofício, não houve resposta da Secretaria de Saúde. Assim sendo, restou a Auditoria apenas utilizar os documentos disponíveis, com os quais realizou suas análises e obteve suas conclusões que passa a apresentar. A ausência dos documentos Autorização de Pagamento não permite concluir que o processo de repasse (empenhamento da despesa, liquidação e autorização do pagamento) se completou de acordo com a norma dos Termos de Convênio, por não ser possível sua evidenciação. Desta forma, ao não serem disponibilizados, trazem incerteza sobre a sua existência e sugere a ausência de controle sobre o processo pela Secretaria Municipal de Saúde, bem como desorganização na guarda de documentos importantes. Todo o relatado prejudica a transparência dos atos administrativos neste quesito, bem como do registro do histórico, imprescindível para a avaliação dos resultados do convênio, interna e externa, e seu uso para o futuro, ou seja, prejudica a avaliação dos resultados e a sua utilização para o aperfeiçoamento da gestão. A recomendação para o exposto é para que tal documentação seja integralmente organizada nos processos administrativos auditados ou, se não for possível, em processos administrativos apensos e guardados em arquivo da Secretaria de Saúde. 6. CONCLUSÃO De uma forma geral, percebemos que os registros dos atos administrativos exercidos pela Municipalidade no decorrer dos protocolados administrativos nrs. 2006/10/ e 2008/10/51.743, no que tange ao escopo desta auditoria, se apresentaram prejudicados, tanto pela ocorrência de falhas e erros na elaboração destes, quanto pela ausência de documentos comprobatórios de determinados atos administrativos nos autos e em arquivos da Secretaria Municipal de Saúde. A despeito disso, foi possível identificar os valores repassados e concluir sobre seu montante, permitindo, assim, contextualizar as informações das planilhas apresentadas à 21

22 Comissão de Sindicância (fls. 107 a 134, prot. 2008/10/58.900), conforme demonstrado anteriormente. Os problemas detectados, por sua vez, evidenciam uma situação desfavorável à Administração porque a deixa em posição de vulnerabilidade, haja vista a irregularidade que deu origem à sindicância e que culminou na necessidade da realização da presente auditoria. Os defeitos apontados sobre os registros e, principalmente a ausência dos documentos comprobatórios que determinaram os valores repassados (autorizações de pagamentos") indicam falhas de procedimentos administrativos que podem afetar a credibilidade da Administração. Face ao fato dos convênios auditados terem expirado há bastante tempo, não há necessidade de elaboração de Plano de Providências, mas sim a necessária ciência das recomendações sobre cada um dos pontos de auditoria constantes deste relatório aos atuais gestores responsáveis pela condução de Termos de Convênios na Secretaria Municipal de Saúde, mais especificamente, no Departamento de Gestão e Desenvolvimento Organizacional, através da expedição e envio de cópia do Relatório de Auditoria. Por fim, deve ser processada a juntada deste no processo administrativo 2008/10/ e o seu envio à Comissão de Sindicância, no Departamento de Processos Disciplinares e Investigatórios, para prosseguimentos de seus trabalhos. Campinas, 04 de Abril de 2014 Matrícula nº Matrícula nº

23 ANEXO - RELATÓRIO DE EMPENHOS EXTRAÍDOS DO SISTEMA SIM SUBITEM

24 24

25 25

26 26

27 27