Manual do Usuário Manual de operação INTRANET Painel Admin interadv Versão 3.0 Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 1
ÍNDICE 1. Apresentação... 3 2. Visão geral... 4 3. Funcionamento do sistema... 5 4. Acesso ao Painel Intranet... 6 5. Intranet Painel Contabilidade 5.1. Visão Geral... 7 5.2. Site 5.2.1. Temas Layout... 8 5.2.2. Páginas... 9 5.2.3. Notícias...10 5.2.4. Slide Destaque...11 5.2.5. Calendário...12 5.2.6. Banner Lateral...13 5.2.7. Bloco HTML...14 5.2.8. Logomarca...15 5.2.9. Endereço...16 5.2.10. Contatos...17 5.3. Configurações 5.3.1. Atendimento On-line...18 5.3.2. Cobrança Digital...19 5.3.3. Financeiro...20 5.3.4. SEO Buscadores...21 5.3.5. Google Analytics...22 5.3.6. Menu Links...23 5.3.7. Notícias...24 5.3.8. Topo Site...25 5.3.9. Mídias Sociais...26 5.3.10. Slide Destaque...27 5.3.11. E-mail Sistema...28 5.3.12. E-mail Newsletter...29 5.3.13. Calendário...30 5.3.14. Acesso Restrito...30 5.3.15. Protocolos...31 5.3.16. Data Expira...32 5.4. Interno 5.4.1. Departamentos...33 5.4.2. Usuários...34 5.4.3. Log de Acesso...35 5.5. Atendimento 5.5.1. Clientes...36 5.5.2. Documentos...37 5.5.3. Mensagens...39 5.5.4. Processos...40 5.5.5. Protocolos...41 5.5.6. Log de Acesso...42 5.6. Financeiro 5.6.1. A pagar...43 5.6.2. A Receber...44 5.6.3. Resumo Mensal...45 5.7. Newsletter...46 5.8. Webdesk 5.8.1. Chamados...47 5.8.2. Pacotes...48 5.8.3. Faturas Abertas...49 5.8.4. Trocar Senha...49 5.9. Dicas...50 Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 2
1. Apresentação interadv versão 3.0. O que era bom se tornou ainda melhor. Chegando na sua terceira versão, o interadv é hoje o sistema web mais completo para advogados e advocacias. Desenvolvido em tecnologia PHP e Ajax, a versão atual conta com importantes ferramentas irão alavancar os negócios, além de tornar mais eficiente e produtiva as rotinas diárias. Principais funcionalidades Envio de Documentos e Mensagens Mantenha uma comunicação mais próxima com seus clientes, economizando tempo, impressões e aumentando a sua produtividade. Envie documentos e mensagens com protocolo de leitura, de forma segura e rápida. Controle de Processos Cadastre os processos e forneça a seus clientes um painel de acompanhamento. Proporcione a documentação de dúvidas e solicitações de cada processo, tudo isso facilmente. Cobrança de Honorários Faça a cobrança através de boleto bancário e cartões de crédito facilmente. Torne mais rentável e atraente os seus serviços, facilitando o pagamento e profissionalizando seu modelo de negócio. Integração Digital Integração com redes sociais e também com os principais sites de busca. Geração atomática de sitemaps com inserção no Google, Yahoo e Bing. Isso mesmo, basta alterar as suas páginas, o sistema fará o restante. Envio de Newsletter Envie periodicamente informativos de conteúdo relevante para seus clientes, fortalecendo sua marca e estreitando a sua comunicação. Tudo isso com um suporte profissional e equipamentos de alta qualidade mantendo seu site e serviços sempre disponíveis e seguros. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 3
2. Visão geral Observe o número corresponde a cada área do seu site abaixo: 1. Atendimento on-line MSN, Skype ou LiveZilla. 2. Slide Destaque Imagens em Slide ou estáticas. 3. Menu link, a estrutura de navegação, podendo ser vertical ou horizontal. 4. Notícias, podendo ser automáticas ou você mesmo inserir. 5. Conteúdo páginas. Neste espaço central você vai publicar seus conteúdos. 6. Atendimento restrito espaço para comunicação com seus clientes. 7. Calendário de eventos adicione seus eventos 8. Barra de endereços e telefone, com link para mapa do Google. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 4
3. Funcionamento do sistema Nossa solução é formada por 2 partes: O Site Institucional(FrontEnd) onde qualquer usuário poderá visualizar o conteúdo e a Intranet(BackEnd), onde você irá controlar o atendimento e o gerenciamento de conteúdo do seu site. SITE INSTITUCIONAL Importante para todo e qualquer empreendimento, o site institucional tem como principal objetivo apresentar para os clientes e parceiros informações relevantes a respeito da empresa, como o histórico, serviços que está apto a exercer, e informações relacionadas a sua área de atuação. Nosso modelo de site Institucional vai muito além disso. Nossa solução oferece a possibilidade de inserção ilimitada de conteúdo, isso quer dizer que você poderá inserir quantas páginas quiser, com a quantidade de informações que julgar necessário. Tudo isso ainda com sistemas de personalização fáceis de utilizar, proporcionando a você a escolha das cores de acordo com a identidade visual da sua empresa. GESTOR DE ATENDIMENTO Desenvolvido a partir de um minucioso estudo das necessidades de comunicação de advocacias, o nosso gestor de atendimento deixará sua comunicação muito mais completa e eficiente. Através deste gestor você poderá trocar documentos e mensagens, além de controlar processos, tudo de forma protocolada, rápida e fácil. AÇÕES PROTOCOLADAS Todas as ações relacionadas ao envio e recebimento de Documentos e Mensagens são protocoladas (Leitura e Envio), gerando maior confiabilidade na operação do sistema. VOCÊ NO CONTROLE Você poderá definir o tempo de expiração dos documentos e mensagens.lembretes serão enviados a seus clientes próximo a expiração casos os mesmos ainda não tenho sido abertos. Terá o controle de acesso de seus usuários (colaboradores) definindo quem poderá acessar e o que poderá acessar. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 5
4. Acesso ao Painel Intranet Para ter acesso ao Painel Intranet, utilize através do seu teclado, estando em qualquer página do site, as seguintes teclas de atalho: SHIFT + CTRL + i Você será redirecionado para a seguinte tela: Utilize os dados de acesso enviados informados. Após inserir os seus dados de acesso você será redirecionado a versão administrativa do site, apresentando um Menu com as opções de utilização. Lembre-se de não passar esses dados para terceiros. No seu primeiro acesso, altere de imediato a senha padrão. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 6
5. Intranet Painel Admin 5.1. Visão Geral Observe o número corresponde a cada área do seu painel abaixo: 1. Identificação de usuário, permissão e plano. 2. Menu principal do painel intranet. 3. Espaço promocional interno. 4. Ícones área de trabalho. Todos os links dos ícones estão presentes no menu principal. Foi selecionado apenas os mais utilizados para facilitar sua navegação ao entrar na intranet. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 7
5.2. Site 5.2.1. Temas Layout Configure o tema do seu site de acordo com as cores da sua identidade. Caso queira selecionar um tema, basta clicar em Tornar Padrão. Se achar necessário editar algumas cores do tema, clique em Editar. Veja a tela a seguir: Altere as cores de acordo com sua necessidade. Caso queira retornar as configurações Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 8
originais, clique no link Retornar Valores Padrões no topo do site. 5.2.2. Páginas Aqui você vai inserir as páginas de conteúdo no seu site. Veja a tela a seguir. Título: Neste campo você vai definir o título de sua página, que necessariamente será o título inserido no menu links. Sugerimos não utilizar títulos muito longos, pois o menu tem um espaço limitado de linhas, o que pode tornar o visual distorcido. Ocultar do menu: Marcado esta opção sua página não será listada no menu. Muito útil para servir de página de detalhes de algum produto ou serviço Submenu: Defina aqui se esta página será submenu de outra já existente. Esta opção só será notada se a página não estiver oculta. Linkar para URL: Marcando esta opção, o item no menu linkará direto para a url que indicar, descartando o conteúdo que inserir. Útil para inserir links para webmail ou páginas externas. Veja abaixo a imagem de listagem de páginas: Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 9
Observe que ao lado de cada página é exibido o seu link, caso queira utilizar o endereço de suas páginas em outros lugares. 5.2.3. Notícias Aqui você vai inserir as notícias no seu site. Veja a tela a seguir. Título: Neste campo você irá definir o título/manchete de sua notícia. Basta agora inserir o conteúdo e manter seus clientes informados. IMPORTANTE Para que este conteúdo seja visualizado no site, a opção de Fonte Interna deve estar selecionada em Configurações. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 10
5.2.4. Slide Destaque Insira aqui as imagens de destaque para seu site. Veja a tela a seguir: Título: Defina aqui o título de seu slide. Esse título não será visto por seus usuários, apenas para você ter um controle interno em relação a este slide, identificando. Arquivo: Selecione aqui o arquivo que deseja enviar, respeitando as extensões (tipos) e as exatas dimensões apresentadas. Dimensões diferentes não serão aceitas no sistema. Utilize uma ferramenta gráfica para fazer o ajuste que precisa. Tempo: Defina aqui o tempo, em segundos, de intervalo entre um slide e outro. Agora basta clicar em adicionar e visualizar em seu site. IMPORTANTE Em configurações será possível alterar os tipos de transição ou até mesmo exibir apenas uma imagem estática. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 11
5.2.5. Calendário Insira aqui os eventos para consulta de clientes e parceiros em seu site: Data: Informe aqui a data deste evento no formato dd/mm/aaaa. Você poderá inserir mais de um evento por data, ou se preferir, insere todos os eventos no mesmo bloco de texto. Título: Informe aqui o título deste evento, que será visualizado quando o usuário clicar na data. Insira o conteúdo e depois clique em Adicionar Registro. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 12
5.2.6. Banner Lateral Insira aqui banners de divulgação, útil para veiculação de parceiros, promoções e links. Título: Insira o título referente a este banner. É apenas interno para seu controle, não será visualizado por seus clientes. URL Destino: Informe aqui a URL de destino ao clicar neste banner. Caso não haja, deixe em branco que o link será nulo. Lembre-se de informar o endereço completo com o http:// para endereços externos. Arquivo: Selecione o arquivo respeitando as extensões (tipos). A largura máxima é de 195px, porém se for maior, o sistema redimensionará automaticamente. Recomendamos a redução através de um programa gráfico para uma melhor qualidade gráfica. Posição: Escolha em qual lateral quer que seu banner seja inserido. Essa opção poderá ser alterada depois, facilmente. Caso queira que a URL abra numa nova janela, marque a opção Abrir link em nova janela. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 13
5.2.7. Bloco HTML Neste espaço você vai inserir conteúdos diversos, javascripts e códigos HTML. Será necessário um conhecimento básico para implantação. Título: Insira o título referente a este bloco. Este título poderá ou não ser exibido, de acordo com a sua configuração. Código HTML: Insira aqui o seu código ou conteúdo para ser exibido dentro do bloco, observando a largura máxima de 195 pixels. Arquivo: Selecione o arquivo respeitando as extensões (tipos). A largura máxima é de 195px, porém se for maior, o sistema redimensionará automaticamente. Recomendamos a redução através de um programa gráfico para uma melhor qualidade gráfica. Posição: Escolha em qual lateral quer que seu bloco seja inserido. Essa opção poderá ser alterada depois, facilmente. Marque a opção Exibir título para que o título seja exibido acima do bloco. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 14
5.2.8. Logomarca Insira a sua logomarca no site personalizando o seu layout. Arquivo: Selecione o arquivo respeitando as extensões (tipos). A largura máxima é de 250px, caso seja maior, marque a opção de Redimensionar Automaticamente. Recomendamos a redução através de um programa gráfico para uma melhor qualidade gráfica. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 15
5.2.9. Endereço Insira o seu endereço, preenchendo corretamente os campos solicitados. Este item é opcional. Caso não tenha interesse que seu endereço seja divulgado em seu site, basta deixar em branco. Para ativar o Google Maps, marque a opção Exibir mapa do Google e preencha os campos de Latitude, Longitude e Zoom. Para encontrar esses valores observe: 1- Ache no mapa o ponto desejado no site do Google Maps - ww.google.com.br/maps 2- Sobre o mapa a direita esta escrito: Imprimir Enviar Link 3-Clique em "Link", ira aparecer "Colar link no e-mail ou em mensagem instantânea" Nesse Link q aparece tem a Longitude e Latitude após o: ll= Exemplo:http://maps.google.com/?ie=UTF8&ll=-23.612874,- 46.670952&spn=0.004846,0.009624&z=17 Esse link abre o Google maps na Pagina com o cruzamento centralizado As coordenadas estão Logo após http://maps.google.com/?ie=utf8& ll= -23.612874, - 46.670952. O spn=0.004846,0.009624&z=17 é o nível de Zoom Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 16
5.2.10. Contatos Informe aqui os seus contados: Marcando a opção Ativar sistema anti-spam, no formulário de contato do seu site aparecerá um sistema de codificação, para evitar SPAM e mensagens não desejadas. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 17
5.3. Configurações 5.3.1. Atendimento On-line Configure aqui o atendimento on-line do seu site. Clique em ativar para exibir o ícone de atendimento on-line no seu site e em Exibir apenas no site interno para exibir apenas no painel administrativo de seu cliente. O sistema disponibiliza 3 modalidades: MSN: Utiliza a sua conta do MSN (Windows Live) previamente cadastrada, gerando uma janela de atendimento disponível para seus visitantes. Para ativar, clique no link de geração de código abaixo da caixa para inserir o código. Após gerar o código, cole na caixa e Atualize. LiveZilla: Sofisticado sistema de atendimento, que suporte a criação de usuários e departamentos ilimitados, com registro e transferência de atendimentos, tornando sua comunicação muito mais profissional. Disponível apenas para o Plano Premium. Solicite a ativação através do Webdesk. Skype: Conhecimento sistema de comunicação de voz, o skype será disponibilizado através de um ícone que direcionará a chamada diretamente para seu Skyke. Basta Preencher com seu usuário. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 18
5.3.2. Cobrança Digital Configure aqui modulo que ira utilizar para realizar a sua cobrança de honorários. O sistema de cobrança de honorários irá trazer para a sua cobrança uma maior agilidade, profissionalização e a facilidade de cobrar através dos principais meios de pagamento boleto bancário, cartões de crédito e débito on-line. Clique em Ativar Cobrança Digital para que toda Conta a Receber cadastrada e associada a um cliente, se transforme numa cobrança digital, onde seu cliente poderá escolher qual forma de pagamento será mais adequada no momento do pagamento. Selecione o módulo de acordo com o seu cadastro, ou caso ainda não tenha um cadastro, selecione uma das 3 opções listadas para criar a sua conta e iniciar a sua cobrança de forma fácil, rápida e profissional. Após selecionar o seu modulo, preencha o campo de conta com seu usuário ou e- mail referente ao seu cadastro em um dos 3 módulos e já está habilitado a utilizar o sistema. Esta funcionalidade está disponível apenas para o Plano Premium. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 19
5.3.3. Financeiro Ajuste o seu sistema financeiro de acordo com suas necessidades. Ativar envio de lembretes Contas a Pagar Marcando esta opção você receberá lembretes das suas contas a vencer, facilitando sua organização, evitando o esquecimento e desorganização das contas da empresa. Nos lembretes, duas opções estão disponíveis: uma com 8 dias antes do vencimento e outra no dia do vencimento. Configure os e-mails que quer receber os lembretes de pagamento, limitado a até 3 e- mails. Ativar envio de lembretes Contas a Receber Já esta opção refere-se as contas a receber, e necessariamente apenas as contas a receber associadas a algum cliente. Marcando esta opção, seus clientes receberão um lembrete de pagamento de acordo com sua configuração. Esta funcionalidade está disponível apenas para o Plano Premium. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 20
5.3.4. SEO - Buscadores Configure a sua integração com os sites de busca. Título Site: Defina aqui o título do seu site. Um titulo bem elaborado poderá aumentar as suas chances de ser encontrado nos sites de busca, aumentando a relevância do seu conteúdo. Palavras-chave: Defina suas palavras-chave de acordo com as características de seus serviços e diferenciais. Quanto mais específico for melhor, porém sem exageros. Meta-tag extra: Utilize este campo adicional caso precise identificar-se como proprietário do domínio. Normalmente o Google solicita a adição de uma meta-tag com um código único de identificação comprovando a veracidade de propriedade do domínio, para utilizar as suas ferramentas. Apenas utilize para este fim, pois a utilização incorreta poderá acarretar numa distorção de seu site SiteMap: A cada modificação de conteúdo e estruturação de páginas, um novo sitemap será gerado automaticamente e enviado para os principais sites de busca (Google, Bing e Yahoo) sem a necessidade de qualquer intervenção. Caso tenha necessidade utilizálo em outras engines, copie o endereço do site ma para cadastro. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 21
5.3.5. Google Analytics Integre o seu site com a melhor e mais ferramenta auditora. Tenha maior precisão em relatórios de visitas. Ativar Google Analytics Marcando esta opção, você estará ativando o sistema para funcionarcom o Google analytics analisando as visitas do seu site. Apenas cole o código referente ao seu site no Google analytics que ele já estará sendo auditado. Para maiores informações a respeito da ferramenta, acesse: www.google.com.br/analytics Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 22
5.3.6. Menu - Links Altere o posicionamento do menu do seu site. Disponibilizamos 2 formas de apresentação do menu do seu site. De forma vertical e de forma horizontal. Selecione de acordo com sua preferência. Recomendamos a utilização do posicionamento vertical para uma melhor usabilidade e facilidade de navegação. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 23
5.3.7. Notícias Configure aqui seu sistema de notícias. Fonte interna: Selecionando está opção, as notícias inseridas por você serão visualizadas no site. Fonte externa automática: Já nesta opção serão visualizadas no site notícias automáticas, diretamente de nosso banco de dados Título: Altere aqui o título de sua caixa de notícias, definindo de acordo com sua necessidade. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 24
5.3.8. Topo Site Personalize o seu site de acordo com sua necessidade. Altere as configurações de topo do seu site. Exibir Topo do Site: Marcando esta opção, o topo do seu site será exibido. O topo do site consiste no primeiro bloco do seu layout: Logomarca, ícones centrais e ícone de atendimento on-line. Esta opção é útil quando se deseja uma valorização maior da logomarca, inserindo no próprio Slide Destaque. Exibir Ícones Principais: Selecionando esta opção, será exibido entre a logomarca e o ícone de atendimento on-line ícones para a página principal e página de contato. Esta opção só é valida quando a opção de Exibir Topo do Site esteja ativo. Exibir Números de Telefone: Selecionando esta opção, será exibido entre a logomarca e o ícone de atendimento on-line o primeiro telefone de contato cadastrado no site. Esta opção só é valida quando a opção de Exibir Topo do Site esteja ativo. Exibir Texto: Selecionando esta opção, será exibido entre a logomarca e o ícone de atendimento on-line o texto informado no campo ao lado. Esta opção só é valida quando a opção de Exibir Topo do Site esteja ativo. Ocultar: Selecionando esta opção, nada será exibido entre a logomarca e o ícone de atendimento on-line. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 25
5.3.9. Mídias Sociais Integre seu site com as principais Mídias Sociais. Informe o link correspondente a cada mídia social e clique em Ativar caso queira que o ícone seja exibido no rodapé do seu site. Marcando a opção Ativar botão de compartilhamento do conteúdo nas mídias sociais será exibida uma opção de compartilhamento nas principais redes sociais. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 26
5.3.10. Slide Destaque Configure o seu Slide Destaque. Exibir Slide em Flash com o conjunto de imagens inseridas Selecione esta opção, as imagens inseridas por você serão exibidas em forma de Slide, exibindo uma após a outra. Exibir apenas uma imagem estática no destaque Selecione esta opção, apenas a primeira imagem inserida será exibida. Esta opção é muito útil. Opções de Transição Aqui você poderá escolher uma opção de transição para seus slides ou selecionar todos aleatoriamente. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 27
5.3.11. E-mail Sistema Insira as informações do e-mail que vai utilizar para enviar avisos e protocolos. Importante lembrar que o sistema não funcionará caso as informações não estiverem corretas. Nome Remetente: Este nome será exibido como remetente aos e-mails que forem enviados aos seus clientes através do sistema. E-mail: Insira aqui o e-mail que será utilizado para enviar avisos. Usuário: Insira aqui o usuário referente ao seu e-mail. Caso não tenha essas informações, solicite ao administrador. Normalmente o usuário será o mesmo e-mail. Senha: Informe a senha referente a este e-mail. Servidor STMP: Informe o servidor SMTP referente ao seu e-mail. Caso sua conta utilize o Google APPS utilize o host: ssh://smtp.gmail.com. Porta STMP: Informe aqui a porta SMTP referente ao seu e-mail. Normalmente a porta 25 é a mais utilizada. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 28
5.3.12. E-mail Newsletter Insira as informações do e-mail que vai utilizar para enviar Suas newsletter. Importante lembrar que o sistema não funcionará caso as informações não estiverem corretas. Esta opção está disponível apenas para o Plano Premium. Nome Remetente: Este nome será exibido como remetente aos e-mails que forem enviados aos seus clientes através do sistema. E-mail: Insira aqui o e-mail que será utilizado para enviar avisos. Usuário: Insira aqui o usuário referente ao seu e-mail. Caso não tenha essas informações, solicite ao administrador. Normalmente o usuário será o mesmo e-mail. Senha: Informe a senha referente a este e-mail. Servidor STMP: Informe o servidor SMTP referente ao seu e-mail. Caso sua conta utilize o Google APPS utilize o host: ssh://smtp.gmail.com. Porta STMP: Informe aqui a porta SMTP referente ao seu e-mail. Normalmente a porta 25 é a mais utilizada. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 29
5.3.13. Calendário Configure o calendário do seu site. Exibir Calendário no Site: Marque esta opção para exibir o calendário no seu site. Título: Insira aqui o título para ser exibo no seu calendário. 5.3.14. Acesso Restrito Configure o acesso restrito do seu site Exibir Acesso Restrito no Site: Marque esta opção para exibir o atendimento restrito no seu site. Título: Insira aqui o título para ser exibo no seu a. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 30
5.3.15. Protocolos Configure o recebimento de avisos de protocolos. Receber avisos de novos protocolos por e-mail: Marque esta opção para receber avisos de novos protocolos em seu site (Novas leituras de documentos e mensagens). Apenas no e-mail do usuário remetente: Selecione esta opção para apenas o usuário remetente receba o aviso de novos protocolos. Todos os usuários do departamento remetente (Inclusive Admin): Selecione esta opção para que todos os usuários associados ao departamento do usuário remetente e o usuário Administrativo recebam os avisos de novos protocolos. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 31
5.3.16. Data Expira Configure as ações na data de expiração. Remover documentos automaticamente na data de expiração: Marque esta opção para autorizar a remoção automática de documentos na data definida caso a opção de expiração esteja ativa. Remover mensagens automaticamente na data de expiração: Marque esta opção para autorizar a remoção automática de mensagens na data definida caso a opção de expiração esteja ativa. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 32
5.4. Interno 5.4.1. Departamentos Insira os seus departamentos de acordo com a sua empresa. Nome: Insira o nome do seu departamento. O cadastro de departamentos é importante para separar o recebimento de avisos e protocolos e de recebimentos de documentos e mensagens, evitando assim retrabalhos e uma filtragem mais ativa. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 33
5.4.2. Usuários Cadastre aqui os usuários do seu sistema. Nome: Insira o nome do seu usuário. E-mail: Insira o e-mail referente este usuário. Usuário ID: Defina o ID de acesso ao seu usuário. Não utilize letras maiúsculas, acentos ou caracteres especiais. O sistema não aceitará usuários repetidos. Senha: Defina a senha do usuário. O próprio usuário poderá alterar a qualquer momento a partir do painel. Departamento: Selecione o departamento ao qual o usuário pertence. Nível: Selecione o nível de acesso do usuário. Tipo Administrador, terá acesso a todas as áreas do sistema. O Tipo Usuário terá os acessos permitidos por você nas opção de Permissões para Usuários. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 34
5.4.3. Log de Acesso Visualize aqui o log de acesso dos usuários do sistema. Através desta tela você poderá acompanhar todas as ações dos usuários. Você poderá listar Todos ou Por Usuário para facilitar a sua busca. As informações trazem o detalhamento do nome do usuário, a ação e quando foi executada a ação. Está opção somente é visualizada pelo administrador. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 35
5.5. Atendimento 5.5.1. Clientes Utilize esta opção para cadastrar seus clientes para acessar o Atendimento Restrito. Preencha todos os campos (inclusive o endereço completo) caso deseje utilizar o sistema de cobrança. O e-mail principal não poderá ser repetido, o sistema verificará no ato do cadastro. Cadastre e-mails alternativos caso seja necessário, não é obrigatório. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 36
5.5.2. Documentos Aqui você vai enviar os documentos para seus clientes. Observe a imagem abaixo: Clique no botão GERENCIADOR DE ENVIO para abrir a janela POP-UP de envio de documentos. É necessário ter o flash player instalado e o bloqueador de pop-ups desativado. 1º - Selecione o cliente: Caso deseje disponibilizar o documento para toda a sua lista de clientes ativos, selecione TODOS (Pasta Públicas) 2º - Selecione a categoria; 3º - Informe o título do documento. Ex.: Guia de Pagamento INSS 4º - Caso o documento tenha data para expirar, selecione Expira e informe a data de expiração no formato dd/mm/aaaa; 5º - Selecione se quer que seja enviado por e-mail um aviso de postagem; 6º - Clique em SELECIONE e localize o documento a ser enviado; 7º - Clique em Enviar Documento Agora e aguarde o envio completo do documento. Após o envio será apresentado uma tela de confirmação de envio. Aguarde esta tela antes de qualquer outra ação: Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 37
Na tela de listagem de documentos enviados, serão detalhadas todas as informações de envio, conforme tela abaixo: Você poderá acompanhar a leitura dos documentos, e ter o controle dos envios. Para baixar o documento, basta clicar na SETA VERDE. IMPORTANTE O limite para envio de documentos é de até 15 MB por documento. O sistema aceita qualquer extensão de arquivo, mas evite enviar arquivos com extensão exe, pois poderão ser bloqueados por anti-virus de seus clientes, prejudicando o funcionamento do sistema. Não é permitido o envio de mais um arquivo por vez. Observe na tela de inserção qual o seu limite de espaço em disco, de acordo com o seu plano escolhido. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 38
5.5.3. Mensagens Aqui você vai enviar mensagens para seus clientes. Observe a imagem abaixo: Semelhante a tela de inserção de documentos, as mensagens seguem a mesma linha de raciocínio. Acompanhe os detalhes: Título: Insira o título do seu documento, ou assunto, de acordo com a sua preferência. Expira / Não expira: Selecione a opção de expiração e informe a data de expiração caso necessário, no formato dd/mm/aaaa. Selecione o cliente: Assim como em Documentos, selecione o cliente ou TODOS (Pasta Pública) caso deseje enviar a mesma mensagem para todos os clientes. Escolha se deseja enviar o aviso de nova mensagem por e-mail. Digite o conteúdo da mensagem e basta clicar em Enviar Mensagem. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 39
5.5.4. Processos Aqui você vai controlar processos de seus clientes. Veja a seguir: Observe as legendas através de ícones para facilitar o andamento das solicitações: Aguardando cliente: este status significa que o processo foi interagido por você e que neste momento está aguardando um retorno dele para dar prosseguimento ou encerrar. Andamento: significa que você viu a interação de seu cliente e está dando prosseguimento. Novo: inserção de um novo processo, ou há uma nova interação de seu cliente. Utilizando este sistema de controle de processos, ficará mais fácil mensurar o fluxo de trabalho, e comprovar as interações, sendo facilmente acessíveis através da Intranet e também através do painel do cliente. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 40
5.5.5. Protocolos Através desses registros você poderá acompanhar a leitura de documentos e mensagens enviados aos seus clientes. Veja a tela abaixo: Como pode observar, o sistema registrará em protocolos, detalhando qual documento ou mensagem foi lido, em qual data e hora, mantendo você informado a respeito das ações de seus clientes. Diferentemente do log de acesso, os protocolos guardam informações detalhadas como o nome do documento ou aviso. Manual do Usuário Versão 1.0 www.interadv.com.br 41