EVENTOS CORPORATIVOS

GUIA DE EVENTOS CORPORATIVOS DO MARKETING DE CONTEÚDO Manual prático para utilizar eventos na sua estratégia de marketing

SUMÁRIO Introdução... 4 Antes do evento... 9 Durante o evento... 18 Após o evento... 22 Case RD Summit... 29 Conclusão... 32 Sobre a Sympla... 34 Sobre a Rock Content... 35 2

INTRODUÇÃO INTRODUÇÃO Cada vez mais empresas estão estruturando suas estratégias de marketing de conteúdo e coletando resultados impressionantes. E com os objetivos sendo alcançados, conseguimos entender quais estratégias apresentam os melhores retornos sobre investimentos realizados. Com esses números, é possível otimizar os esforços e alçar vôos cada vez mais altos, sempre visando um objetivo maior. Uma das estratégias consideradas mais efetivas para as empresas - segundo pesquisas de especialistas como o Content Marketing Institute e a Tracto - são os eventos. Eles são úteis desde o contato com as pessoas - seja para apresentar sua empresa ou fazer networking - até auxiliar na produção de conteúdo, a inal, todo evento pode virar um texto no seu blog, inúmeras postagens nas redes socias e até mesmo materiais mais ricos, como vídeos e e-books. E, apesar de eventos serem ligeiramente mais difíceis de se planejar e executar do que outras estratégias de marketing, com esse e-book você entenderá todas as vantagens de começar a se preparar para realizar um! 4

INTRODUÇÃO 4 Motivos para investir em marketing através de eventos 1. Reconhecimento de Marca - Branding Uma boa razão para criar um evento é estabelecer e criar sua marca. Através de eventos, você multiplica seus conhecimentos e valores, se encontra face a face com seus evangelistas e a imprensa. 2. Geração de leads Outro motivo interessante para se investir em um evento de marketing é a geração de leads (Lead, de forma bem simples, é o nome dado para os contatos mais quali icados, os quais já possuem algum tipo de informação sobre eles, como cargo ou empresa que trabalha). Se o conteúdo for bem curado, os participantes do seu evento podem trazer grandes ganhos para seu time comercial e atrair potenciais clientes. 3. Engajamento de clientes Um evento é uma ótima maneira de se envolver com seu cliente e mantê-lo engajado. Se você se encontra com seus clientes e coloca em pauta novidades sobre a empresa, o mercado e conteúdo de valor, você maximiza sua retenção. 5

INTRODUÇÃO 4. Educação das pessoas As pessoas frequentam eventos para se relacionar com outras pessoas e aprender mais sobre os tópicos do seu interesse. Use isso a seu favor e plante ideias inovadoras no seu público alvo. Marketing de eventos e geração de leads: O que é isso e qual sua importância? Segundo definição, geração de leads é o ato de tentar encontrar novas oportunidades de negócio que possam ter interesse no seu serviço ou produto. Nos dias atuais, isso tem se tornado cada vez mais importante para os departamentos de Marketing, já que estas informações ajudam a entender mais facilmente com quem se está falando e, dessa forma, otimizar seus esforços de vendas. Ao se tornar uma lead, o indivíduo está sinalizando que possui algum interesse no que você tem a dizer e, caso seja atrativo, ele irá comprar o seu discurso, podendo ir além e adquirir também seu produto/serviço. Ao criar um evento você coleta informações valiosas sobre seus participantes, tais como empresa, cidade, estado, telefone, entre outros. Isso é uma mina de ouro para o seu departamento comercial e deve ser levado em conta no momento de planejar um evento. 6

INTRODUÇÃO O evento como estratégia de Marketing A realização de um evento te coloca não só mais próximo de seus consumidores, como também de pessoas que possuem um real interesse no seu negócio. Além disso, os participantes certamente possuem uma visão positiva sobre você, caso contrário, não estariam lá. Uma vez que seja bem executada, pode até ser que essa estratégia não converta de imediato um interessado em cliente, mas com certeza irá cativá-lo e despertar o seu interesse. Utilizar a atenção que o evento lhe dá para apresentar soluções é importante, mas mais que isso, utilize deste destaque para se promover como autoridade, distribuir conteúdo de altíssima qualidade e estabelecer novos relacionamentos. 7

ANTES DO EVENTO ANTES DO EVENTO Consolide sua presença online Um bom trabalho de divulgação online garante que você tenha muitas interações com os participantes do seu evento em redes sociais, além de garantir muita visibilidade através do seu blog corporativo, e- mail marketing e anúncios pagos. Nesta sessão você aprenderá os pontos que devem ser levados em consideração na hora de realizar a divulgação online. Divulgação pré-evento Para atingir o maior número de interessados possíveis, será necessária uma combinação de esforços, utilizando de todas as armas disponíveis como e-mail, social media, e anúncios pagos. 9

ANTES DO EVENTO Estar em contato constante com sua audiência é primordial para não deixá-los esquecer de sua empresa. Por falar em esquecer, lembre-se de levar em consideração o tipo de evento que irá realizar para determinar qual o tipo de tática irá usar. Mas, independentemente da estratégia que optar, aqui vão algumas dicas para se consolidar na web, como:»segmentação:» Não importa a sua estratégia de divulgação, ela sempre deve começar pela segmentação. Isso é de vital importância para trazer os melhores participantes, por isso tenha certeza de tomar muito cuidado com a qualidade dos dados e de criar listas que possam ser usadas no futuro. Preocupe-se com dados como cargo, indústria ou área de atuação e localização. Afinal, você não irá convidar alguém de outro estado para um evento de pequeno porte. A localização se torna menos relevante para eventos maiores, com palestrantes de maior calibre e grande público, pois as pessoas estariam mais dispostas a viajar para participar deles!»» Telefone: Clientes normalmente se sentem bastante lisonjeadas ao receber convites especiais via telefone. É (de longe!) o modo de convidar com melhor taxa de conversão. Entretanto é um convite caro, pois existem os custos de telefone somados aos custos do tempo da pessoa que está executando a ligação. 10

ANTES DO EVENTO Devido ao alto custo, procure utilizar este método apenas para convidar os clientes e stakeholders (como investidores ou influenciadores) mais importantes ao seu negócio. Se o evento for pago, considere ceder um número de cortesias à cada um deles. #DicaSympla Principalmente por telefone, não exite em pedir indicação de pessoas que poderiam se interessar pelo conteúdo do evento. Através de indicações, você consegue transformar uma ligação a um possível cliente em um momento muito agradável, pois o mesmo poderá se sentir especial ao ser lembrado por quem o indicou e poderá ter um bom motivo para rever os amigos.»»e-mail: O tipo de evento que você irá realizar vai determinar o número e o tempo certo para o envio de e-mails. Para algo maior, é recomendado que envie e-mails promocionais meses antes, com uma semana de intervalo entre cada um. Isso permite que as pessoas se planejem melhor. 11

ANTES DO EVENTO As pessoas tendem a se esquecer mais facilmente das coisas que não precisam estar presentes fisicamente. Portanto, no caso de evento online, é melhor começar a divulgação cerca de 2-3 semanas antes para que elas o mantenham em mente. E nesse último caso, vale também um "e-mail lembrete" pouco tempo antes de se iniciar o evento. Assessoria de Imprensa: A imprensa ama histórias e um bom propósito por trás do evento. Caso consiga cativar os meios de comunicação mais relevantes para seu público, existe uma grande oportunidade em conseguir mídia gratuita para divulgar seu evento (tanto antes para adquirir mais inscritos, quanto depois).» Blog Corporativo: Seu blog é o canal direto com seus leitores, clientes e prospects. Trabalhe o conteúdo do seu blog de acordo com o plano do evento. Faça conteúdos teasers, como: Entrevistas com palestrantes; Enquetes sobre o conteúdo; Calls-to-action para o evento; Sorteios de ingressos. 12

ANTES DO EVENTO Anúncios pagos: Essa é uma ótima opção para quem deseja mais visibilidade, principalmente no caso de grandes eventos ou conferências. Utilizando anúncios pagos, você pode ampliar o número de participantes e até mesmo adquirir novos nomes para a sua base de dados. Mídia de Display: Estes anúncios aparecem nos sites e podem chamar a atenção das pessoas para que registrem e assistam seu evento. Você ainda pode escolher locais específicos para que seus anúncios apareçam, ou criar uma campanha para que procurem portais baseados no interesse da sua audiência. Busca patrocinada: Pessoas costumam utilizar buscadores para encontrar aquilo que procuram. Por esse motivo, investir em anúncios em sites de busca como o Google e o Bing pode ser uma opção. Ao procurar por um evento, você estará lá para chamar a atenção. Facebook Ads e social promoting: Além de já possuir o seu público nas redes sociais, você tem a opção de pagar pela veiculação de anúncios muito mais segmentados, gerando uma chance maior de atrair novos interessados. Além disso, existe a opção de promover as suas publicações, fazendo com que ela adquira maior alcance. Mídias offline: Hoje em dia, para divulgação de eventos corporativos, as mídias offline são bem menos utilizadas do que mídias online. Isto por conta de não haver grande precisão acerca dos 13

ANTES DO EVENTO resultados obtidos com o anúncio. Revistas ou jornais bem segmentados ao seu público costumam dar bons resultados, mas ainda assim este tipo de investimento requer muita atenção e cuidado.» Social Media: Estar ativo em suas redes sociais antes, durante e depois do seu evento é algo super importante. Divulgue em todos os canais que possuir, e para aqueles mais famosos, aqui vão algumas dicas: Twitter: Esse famoso passarinho é uma poderosa ferramenta; não só para promover seu espetáculo, mas também para se envolver e conectar com sua audiência em tempo real. Use-o para dar informações do que está acontecendo, interagir com parceiros e influenciadores e levar tráfego para a página do evento. E lembre-se sempre de usar as suas hashtags. Facebook: A rede social de Zuckerberg é uma das mais visuais dentre todas, por isso abuse de imagens e gráficos atraentes. Além disso, tem a opção de se criar posts promovidos e orgânicos. Uma boa dica é começar a postar 2-3 semanas antes do evento com uma postagem semanal sobre ele. Depois do evento lembre-se: fotos e mais fotos! 14

ANTES DO EVENTO Google+: A maior vantagem desta rede social, além do fato de que está diretamente ligada ao Google, é a de que você pode enviar convites customizados para qualquer pessoa, independente se ela utiliza o Google+ ou não. Os convites sincronizam maravilhosamente bem com o Google Calendar, fazendo com que ele marque um compromisso na agenda e avise com antecedência para quem confirmou. LinkedIn: Além da promoção normal dentro do LinkedIn, o mais importante é divulgar dentro dos grupos mais influentes para obter maior relevância. Outro fator que pode ajudar muito é incentivar os seus funcionários que possuem perfis na rede a divulgarem a informação, encorajando-os a compartilhar e fomentar o evento dentro da rede social. Inscrições: colete as informações do seu público No início deste e-book, quando falamos da importância das leads para o departamento de marketing, ressaltamos que uma lead é alguém que nos forneceu informações relevantes como cargo, empresa, setor, dentre outras. Ao realizar um evento, você é capaz de adquirir estas informações e muito mais. Por exemplo, na inscrição do evento, você pode perguntar para qual empresa aquela pessoa trabalha e qual seu cargo. O mais importante de tudo é que as pessoas lhe darão tais informações de bom grado, pois você 15

ANTES DO EVENTO também estará dando a elas algo único em troca. Como se não fosse o bastante, o tema do evento diz muito sobre o público. Ah, não se esqueça da mais óbvia das coisas: converse! Se relacione com o máximo de pessoas possível! Entre uma conversa despretenciosa e uma sobre negócios, você pode adquirir informações valiosas. 16

DURANTE O EVENTO DURANTE O EVENTO Com o evento totalmente estruturado e divulgado, é hora de começar a pensar quais ações você pode executar durante sua realização. Esse tipo de esforço será útil por diversos motivos. Como já dissemos antes, você pode conseguir mais informações sobre seus participantes e qualificar suas leads melhor através de pesquisas, entrevistas e questionários, que trarão um feedback valioso para você e sua empresa. Porém você não deve se limitar a isso. O primeiro passo é, claro, confraternizar e conversar com seu público. Um evento é essencialmente focado no contato pessoal que você terá com as pessoas que participarem. Portanto você não pode ficar escondido atrás de uma mesa ou em uma sala de organização, é preciso aparecer e conversar com o máximo de participantes possível. 18

DURANTE O EVENTO Essas conversas lhe darão informações mais pessoais do que as entrevistas ou questionários e também podem apresentar boas oportunidades de parcerias e co-marketing! E não pare por ai! Você também deve usar as redes sociais para entrar em contato com o público. Alimentar os perfis do evento durante sua realização é uma ótima maneira de interagir com os participantes e com quem também não compareceu. Caso seja possível, filme e fotografe as palestras e toda a programação. Isso acrescentará ainda mais valor e fará com que as pessoas comentem mais o evento. Outra prática essencial é incentivar a participação do público. Crie uma hashtag exclusiva para o evento e sempre incentive sua utilização. Você pode, por exemplo, dar brindes para quem tirar e postar fotos em seu estande, para quem fizer uma review sobre uma palestra e postá-la em uma rede social ou quem usar a hashtag em uma postagem! Use todo o poder das redes sociais a seu favor. Lembre-se de ser muito criativo. Nesses momentos, ações inusitadas irão chamar a atenção e podem ganhar a admiração não só de quem participou mas de quem viu a repercussão! Por fim, não se esqueça de colocar alguém monitorando o que é falado sobre seu evento. Essa interação em tempo real será um diferencial para quem estiver participando e será providencial no caso de algum problema. Pense: se alguém postar um problema do seu evento no Twitter e você estiver monitorando, pode 19

DURANTE O EVENTO reagir na hora e resolvê-lo. Caso contrário, pode ser tarde demais. Isso também será positivo caso um elogio ou cumprimento seja feito e você responda apropriadamente. A pessoa se sentirá lisonjeada e admirará ainda mais sua empresa e o evento por ela produzido. Então, mesmo durante o evento, seus esforços de melhoria e de divulgação não devem parar. Continue anunciando o que estiver acontecendo e mantenha uma cobertura constante. Monitore o que está sendo falado e se prepare para no próximo ficar ainda melhor! 20

PÓS O EVENTO APÓS O EVENTO Meu evento foi um sucesso, o que fazer agora? Após a realização de um evento de sucesso, é necessário evitar um certo comodismo e ter em mente que é preciso aproveitar a boa experiência que o público teve e usá-la ao seu favor. Após o sucesso a sua marca ficará na cabeça das pessoas e é necessário que você a mantenha fresca na mente deles. Nesse momento o público estará mais suscetível a se relacionar com você, buscar coisas novas, produtos novos e aumentar o conhecimento sobre tudo que a sua empresa produz, por isso não o desperdice. 22

APÓS O EVENTO É recomendado criar as ações que serão desenvolvidas no pós evento, antes que o evento aconteça. Também é importante se preparar para o pior. Apesar de trabalhar para que o evento seja um sucesso, você também deverá estar preparado para agir caso algo ocorra fora do esperado. Promova pesquisas de satisfação Ao final de cada evento, seja ele online ou offline, é indicado que se faça uma pesquisa de satisfação para perceber os pontos positivos e negativos da sua iniciativa. Esse feedback é de extrema importância para saber se as expectativas do seu público foram cumpridas e onde sua empresa pode melhorar - como atendimento, divulgação, palestrantes e diversas outras coisas que compõem a experiência. Uma das melhores formas de se fazer isso é com o idealizador mandando um e-mail pedindo que os participantes respondam algumas perguntas rápidas sobre o evento. Para se ter bons resultados, o indicado 23

APÓS O EVENTO é que seja mandado pouco tempo após o evento, enquanto o acontecimento ainda está fresco na memória. Demorar com pesquisas de satisfação reduzem não só a quantidade de respostas mas também a qualidade delas. Antes de decidir quais perguntas irá fazer considere que quanto mais perguntar, menos respostas irá obter. Vale ponderar bastante a importância de cada uma. Caso queira garantir o máximo de respostas, o mais recomendado é o uso do NPS (Net Promoter Score). Caso acredite ser relevante mais perguntas, aqui vão algumas ideias para servir de inspiração: Qual foi seu principal objetivo no evento? (networking, conhecimento, etc.) Você atingiu o seu objetivo? O que a organização do evento deixou a desejar? O local do evento foi adequado? (distância, comodidade, espaço, etc) Caso já tenha ido a outros eventos similares, como ficou este em comparação a eles? 24

APÓS O EVENTO Você participaria novamente de um de nossos eventos? Indicaria nossos eventos para alguma outra pessoa? Sobre cada palestra: O conteúdo foi entregue como prometido? A palestra foi envolvente? Quais os seus objetivos com a palestra? Qual o nível de detalhe das explicações? Quais outros temas você gostaria que ele tivesse abordado? As informações adquiridas aqui podem lhe ajudar no seu negócio? Os dados individuais do seu público somados às respostas de questionários bem elaborados podem lhe dar informações valiosas não só para a realização de eventos futuros, mas para entender o comportamento dos participantes e ajudar ainda mais o departamento de vendas. 25

APÓS O EVENTO Listagem e classificação de Leads Após a realização do evento, chega a hora de colocar a lista de participantes em sua lista de e-mails. Classifiqueos em suas categorias de clientes e comece a montar estratégias para eles usando automação de marketing. A seguir você confere um exemplo de possíveis categorias: Alvos: Neste momento todas as pessoas que participaram do seu evento são possíveis prospectos. Eles engajaram a sua marca, reconhecem sua autoridade e conhecem os serviços que você presta. Oportunidades: São os participantes do evento que estão prontos para negociar com sua empresa. Pode se ver neles uma excelente chance de investimento, uma vez que estão bastante suscetíveis a fechar negócio. Clientes: São aqueles que já são clientes (óbvio!) e já tem um relacionamento com a sua empresa. Esse público muitas vezes pode receber eventos exclusivos e é importante manter e evoluir o relacionamento. Dessa maneira ele ficará cada vez mais engajado com a sua marca. 26

APÓS O EVENTO Fazendo um bom follow up Para manter o relacionamento efetivo após os eventos, os e-mails são a maneira mais indicada. Mas não basta apenas mandar uma mensagem eletrônica qualquer falando do seu produto, é necessário ter alguns cuidados para fazê-lo! Nesse tópico, listaremos uma série de características para que sua estratégia via e-mail possa extrair o melhor das suas leads. 1. Faça e-mails personalizados: Na hora de entrar em contato com as pessoas que participaram de seu evento, lembre-se de levar em consideração todas as informações coletadas através das inscrições e conversas com os mesmos. A segmentação e personalização das mensagens eletrônicas devem ser feitas de acordo com interesses, conhecimento, engajamento e outras informações previamente coletadas. 2. Tenha timing: Possuir timing é importantíssimo nessa hora. Você precisa aproveitar a oportunidade para se manter na cabeça dos seus leads e aproveitar a satisfação deles. Demorar demais para enviar o e-mail pode ser um erro! O ideal é mandá-lo no máximo 48 horas depois do evento. E, claro, não pare em um só! Continue cultivando o relacionamento, com um certo intervalo entre cada e-mail. 27

APÓS O EVENTO 3. Faça uma oferta: Após um evento de sucesso, as leads estarão mais dispostas a se envolver com você, portanto faça ofertas. Ofereça algo novo a elas e sempre busque o próximo passo para aquele cliente específico. Ofereça novos materiais e faça com que ela cultive esse relacionamento e se engaje cada vez mais com sua marca. A partir desses resultados é possível levantar informações para que seus próximos e-mails sejam feitos de forma mais eficiente e tragam resultados mais satisfatórios. 28

CASE RD SUMMIT CASE RD SUMMIT Um belo case de evento corporativo estratégico no marketing de conteúdo é o RD Summit, evento de marketing digital e vendas organizado pela Resultados Digitais. Em 2014, o evento reuniu mais de 1.300 congressistas e 80 palestrantes durante dois dias em Florianópolis. Entre os palestrantes, a empresa trouxe gurus de marketing digital como Henrique Carvalho e vendas, como Aaron Ross. Antes do evento a empresa promoveu a divulgação para sua base de mais de 1.500 clientes e 200mil leads através de e-mail marketing, redes sociais e seu blog corporativo. Toda a infra estrutura digital de vendas de ingressos foi realizada pela Sympla. O resultado impressiona: Mais de 60 matérias sobre o evento na mídia; Sold out: ingressos esgotados com 10 dias de antecedência;» 97% dos participantes pretendem participar da próxima edição Mais de 600 menções em mídias sociais!

CONCLUSÃO CONCLUSÃO Produzir um evento corporativo alinhado com uma sólida estratégia de marketing de conteúdo, é extremamente recomendado e costuma dar bons retornos sobre investimento tanto no aspecto de estimular maior retenção dos atuais clientes, quanto na aquisição de novos. Sem contar a melhoria na percepção do mercado sobre a sua marca. Como diversas pesquisas sugerem, eventos apresentam alguns dos melhores resultados na conquista de novas leads e novos clientes. Além disso, eles são uma excelente forma de consolidar sua presença online e autoridade, de entrar em contato com seu público, desenvolver relacionamentos e produzir conteúdo! 31

CONCLUSÃO Eventos também se mostram particularmente efetivos para coletar informações sobre o seu público e para entender e conhecer melhor as expectativas e necessidades deste. O evento bem estruturado também ajudará a divulgar sua marca e sua empresa, com os participantes auxiliando na promoção de tudo que está sendo realizado. Ao seguir as dicas que citamos neste e-book, ficará claro que todo o esforço envolvido na produção de um evento é válido. Na hora de coletar e analisar os resultados, você se surpreenderá. 32

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