dicas infalíveis para conquistar patrocinadores 6para eventos

Transcrição

1 dicas infalíveis para conquistar patrocinadores 6para eventos

2 Introdução Antes de abordar os possíveis patrocinadores Está na hora de apresentar a proposta para o patrocinador 1. Quem é você? 2. Apresentando o planejamento 3. Apresentação: é hora de falar de números! Pós-apresentação: o que fazer? Conclusão Sobre a Smartalk Sobre a Sympla

3 Introdução Para que um evento alcance o sucesso desejado, é preciso contar com local adequado, uma decoração bem feita, planejamento de venda de bebidas e alimentos, atrações interessantes, uma ótima infraestrutura e diversas outras coisas. E conseguir tudo isso pode envolver uma grande quantia de dinheiro, dependendo do tamanho do evento que você estiver organizando. Na hora de arrecadar fundos para a sua realização, surge a tarefa de captar patrocínios.

4 Para conquistar patrocinadores é preciso elaborar um briefing do evento com estatísticas, valores e demais pormenores para que a empresa investidora tenha uma ideia realista das suas pretensões. Afinal, somente assim será possível julgar se é vantajoso ou não patrocinar seu evento. Além de apresentar os benefícios e diferenciais da sua produção, permita que o patrocinador exponha as suas sugestões e dúvidas. Quer saber o que mais você precisa fazer para que a sua negociação dê certo? Confira o nosso ebook com 6 dicas infalíveis para conquistar patrocinadores! Para levantar uma boa quantia, é interessante procurar por patrocinadores uma missão nem sempre fácil.

5 Antes de abordar os possíveis patrocinadores É preciso escolher bem as empresas que você convidará para que sejam as suas patrocinadoras. Prospectar uma quantidade de pelo menos 30 empresas a serem abordadas com sua proposta é uma ótima maneira de começar.

6 Faça uma ampla pesquisa de todas as empresas que possuem público alvo similares ao do evento que você vai produzir. Para otimizar essa etapa, evite perder tempo com empresas que não consideram a possibilidade de patrocinar algum evento e selecione aquelas que já possuem políticas de patrocínio. Após listadas, entre em contato com cada uma delas. Verifique qual setor você deve abordar e se há algum agendamento a ser feito para conversar sobre a possibilidade de uma parceria. Saiba que o termo patrocínio nem sempre é bem-vindo em uma primeira conversa. Quanto maior for a empresa que você entrar em contato, mais trabalhoso será para obter respostas. Mas esse procedimento é mesmo muito burocrático, portanto não desanime! Enviar um , ser original e ser apresentado para as pessoas certas são atitudes que podem contribuir para o andamento do processo. Bons contatos também são essenciais para conseguir bons patrocinadores. Assim, invista no seu networking: conheça pessoas influentes da sua área e peça indicações.

7 Está na hora de apresentar a proposta para o patrocinador Quando você for conversar com uma empresa sobre esse assunto, é muito importante conhecer antecipadamente o perfil da mesma, quais são seus produtos ou serviços, quais são seus objetivos e se o público-alvo do negócio coincide com o do seu evento. Com base nisso, você deverá montar um projeto que ofereça retornos realmente úteis ao patrocinador e, assim, interessá-lo.

8 Além disso, muitos pensam que falar de maneira formal e carregada de jargões agrega valor e credibilidade ao discurso, mas isso não é verdade. Afinal, o patrocinador está interessado nas vantagens da parceria e esse deve ser o foco da sua fala. Ou seja, o conteúdo apresentado é muito mais interessante do que o formato no qual ele será apresentado. Para não errar nas informações que devem fazer parte do seu briefing, atente-se a estes três momentos: 1 Quem é você? O conhecimento e a confiança com que você irá se apresentar pode ser um fator decisivo para a tomada de decisão do investidor. Ninguém quer investir tempo e recursos em algo incerto. Portanto, para alguém aceitar ser patrocinador, é preciso que tenha certeza da seriedade da sua produção de eventos e da capacidade que ela tem de alcançar suas metas. Dedique tempo e seja bastante profissional na hora de montar sua proposta e se apresentar. Não esqueça de ser cuidadoso com a sua aparência e investir no seu knowhow. Um produtor de eventos deve transmitir ciência sobre o que faz para que o patrocinador acredite e compre a ideia.

9 2 Apresentando o planejamento Para o patrocinador, o que mais interessa é saber o que ele ganhará em troca se patrocinar seu evento. Afinal, essa parceria só funciona se os dois lados tiverem benefícios. Então, explicite tudo o que você pode oferecer a ele, como: mais visibilidade, aparecimento na mídia, promoção da marca, aumento de vendas, ganho de clientes e divulgação de produtos. Deixe claro quais as cotas de patrocínio você disponibilizou. Depois de apresentadas as vantagens do patrocinador, mostre objetivamente como ele pode contribuir com o evento. Deixe claro quais as cotas de patrocínio você disponibilizou. O ideal é que você receba incentivo financeiro, mas isso nem sempre é possível. Portanto, ofereça outras opções de recursos que o patrocinador poderá fornecer, como uma atração relacionada ao evento, impressão de banners ou cartões, presentes de lembrança aos convidados, notícias em veículos de comunicação. Se é a primeira vez que esse evento irá acontecer, separe as referências e as ideias que o inspiraram a promovê-lo. Assim, o seu possível patrocinador perceberá os propósitos para que ele aconteça. Caso o evento já tenha sido realizado, mostre os frutos obtidos nas outras edições para motivá-lo.

10 3 Apresentação: é hora de falar de números! Não adianta você fazer um ótimo planejamento, sério e viável, se ele não tiver uma apresentação física que capte a atenção do possível patrocinador. A apresentação do seu projeto deve ser clara, pontual, de modo que a pessoa possa ler rapidamente. Slides podem ser utilizados nesse sentido, pois demonstram que você se dedicou à preparação da apresentação. E, se a apresentação da proposta já foi feita com seriedade e profissionalismo, é mais fácil do patrocinador acreditar que o evento será dirigido da mesma forma. É importante detalhar nitidamente os custos envolvidos e mostrar um calendário bem elaborado de aplicação e retorno dos investimentos. Faça um orçamento detalhado para ajudar. Sobre a temática e a organização do evento em si, quanto mais detalhes você der, mais credibilidade a proposta terá. Números dão uma ideia palpável sobre o rendimento do evento. São exemplos de dados interessantes para estarem presentes na apresentação: O patrocinador poderá ter acesso ao mailing do evento. Portanto, mostre quantos participantes estão previstos para seu evento e o quanto isso pode agregar potencial de alcance da marca; Propostas de valor e benefícios do patrocínio em si, como mais visibilidade, promoção da marca, aumento das vendas, divulgação de produtos e ganho de clientes; Qual será o valor das cotas; Caso exista em grande volume, revele antigos patrocinadores para gerar credibilidade e segurança.

11 Pós-apresentação: o que fazer?

12 Após a reunião com o possível patrocinador, ainda há algumas atitudes importantes que você pode realizar para garantir que ele participe do seu evento. Para fazer esse follow up, trabalhe dois fatores: Seja atencioso e empático para que ele se sinta à vontade na hora de esclarecer todas as dúvidas e, por consequência, garantir que você tenha a oportunidade de responder às objeções que serão feitas; Encaminhe materiais de apoio como flyers, fotos e novas apresentações. Deixe-o informado sobre os avanços da produção do evento e mudanças no planejamento.

13 Conclusão Conquistar patrocínio é uma tarefa que exige habilidade do produtor, mas lembrese que pedir patrocínio não é pedir favor! Deve ser um negócio com vantagens para os dois lados e, portanto, precisa ser planejado de forma realista, objetiva e muito profissional. Para isso, uma boa apresentação fornece credibilidade e auxílio para que você não perca o seu foco durante a reunião. Além disso, lembre-se que o mais importante é se colocar no lugar da empresa que pretende converter para o patrocínio, pensando e deixando bem evidente no que o evento trará de vantajoso para ela.

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