CENTRO NACIONAL EUROPASS
Realize de seguida o seu diagnóstico e saiba qual a sua competência para Gerir o Tempo:
Por vezes, o problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas. Gerir o tempo implica: - Saber quais os nossos objetivos e prioridades. - Saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar. - Pensar a longo prazo. Não pense apenas no dia de hoje. - Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!
O que faz para garantir que cumpre prazos? Tem uma tarefa fácil e uma tarefa difícil para fazer. Qual é a tarefa que faz primeiro? Estabelece um plano para cada dia ou para um período mais longo? Estabelece prioridades?
Gere bem o seu tempo? Segue-se um questionário que avalia várias áreas fulcrais na gestão do tempo. Instruções Responda de forma tão honesta quanto possível, colocando um círculo em torno da resposta que melhor o caracteriza. Baseie-se na seguinte escala de resposta: Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca / Quase S Mv Av R N
S Mv Av R N 1. Escrevo os meus objetivos anuais para o meu trabalho. 2. Tenho uma lista de todos os pequenos trabalhos e pedidos de coisas para fazer que eu tenho de tratar nas próximas semanas. 3. Revejo os meus objetivos a longo prazo todos os dias. 4. Pergunto constantemente a mim próprio /a como é que o que estou a fazer me ajuda a atingir os meus objetivos. 5. Quando chego ao trabalho de manhã, começo normalmente o dia com um café, dois dedos de conversa ou lendo o jornal. 6. Estabeleço prioridades para os diversos trabalhos e atividades que devo realizar. 7. Tendo a fazer primeiro as tarefas rápidas, fáceis e de que eu gosto mais. 8. Um grande problema do meu trabalho é estar constantemente a mudar prioridades.
S Mv Av R N 9. Pelo menos uma vez por ano, faço um registo de como estou a usar o meu tempo durante uma ou duas semanas. 10. Analiso constantemente tudo o que faço e procuro maneiras de melhorar o meu desempenho. 11. Frequentemente tenho de chegar mais cedo, ficar até mais tarde ou levar trabalho para casa para o conseguir fazer todo. 12. Crises e urgências constantes e recorrentes no trabalho tiram-me demasiado do meu tempo. 13. Escrevo uma lista de coisas a fazer todos os dias. 14. Todas as semanas escrevo um plano semanal que inclui objetivos específicos, atividades, prioridades e tempo estimado para cada tarefa. 15. Pelo menos uma vez por semana encontro-me com outras pessoas para coordenar planos de atividades e prioridades. 16. Penso frequentemente que me devia organizar mais.
S Mv Av R N 17. Todos os dias estabeleço um tempo específico para fazer as tarefas mais importantes. 18. Frequentemente distraio-me do meu horário e tendo a saltar de uma tarefa para outra. 19. Tenho um período de tempo determinado, todos os dias, para poder concentrar-me no trabalho importante. 20. Mantenho flexibilidade no meu horário por forma a dar espaço para imprevistos. 21. Tenho um procedimento eficaz e sistemático de dividir e lidar com os meus papéis. 22. Analiso frequentemente as coisas que escrevo e procuro maneiras de eliminar, simplificar ou melhorar esses papéis. 23. Utilizo sistemas de organização que me ajudam a não esquecer detalhes e a manter um correto seguimento das questões que me foram confiadas. 24. A minha secretária e área de trabalho estão um bocado atulhadas e deviam estar mais arrumadas.
S Mv Av R N 25. Analiso as interrupções que me fazem, e trabalho sistematicamente para reduzi-las ou eliminá-las. 26. Normalmente junto assuntos ou trato de várias tarefas numa só visita ou telefonema por forma a não interromper tanto os outros durante o dia. 27. Distrações e socialização impedem-me às vezes de me concentrar no meu trabalho. 28. As interrupções são um grande problema no meu trabalho. 29. Frequentemente deixo de lado tarefas que me são desagradáveis. 30. Tendo a esperar até ao último minuto para começar a fazer algumas tarefas. 31. Frequentemente tenho de esperar a disposição certa ou a altura certa para fazer o meu trabalho mais criativo. 32. Preocupo-me frequentemente com a possibilidade de ter tomado uma má decisão.
S Mv Av R N 33. Rio-me bastante e passo momentos mesmo agradáveis tanto no meu trabalho como em casa. 34. As pessoas dizem-me frequentemente que eu devia parar um bocado e relaxar. 35. Normalmente durmo o suficiente, faço exercício físico regular e como comida saudável. 36. Sinto muita tensão e pressão no trabalho e tenho dificuldades em lidar bem com isso. 37. Tenho listas escritas de objetivos pessoais a longo prazo. 38. Sinto que não tenho tempo suficiente para a família, descanso ou outros interesses pessoais fora do meu trabalho. 39. Sinto muita satisfação com a minha vida.
Depois de responder a todas as questões deverá somar os pontos dados a cada pergunta. ATENÇÃO: Deverá ter em conta que a forma de cotação varia entre as diferentes questões. Por exemplo, na questão 5 a resposta sempre/quase vale 1 ponto, mas na questão 1, a mesma resposta, ou seja, a resposta sempre/quase vale 5 pontos. Questões: 5, 7, 8, 11, 12, 16, 18, 24, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 34, 36, 38. Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca/Quase 1 2 3 4 5 Questões: 1, 2, 3, 4, 6, 9, 10, 13, 14, 15, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 25, 26, 33, 35, 37, 39, 40. Sempre/Quase Muitas vezes Às vezes Raramente Nunca/Quase 5 4 3 2 1
Utilize esta tabela para somar os valores obtidos em cada grupo de quatro questões. Cada um desses grupos refere-se a um problema específico da gestão do tempo. Valor obtido 1-4 Objetivos 5-8 Prioridades 9-12 Análise 13-16 Planificação 17-20 Horários 21-24 Papéis 25-28 Interrupções 29-32 Procrastinação 33-36 Pressão 37-40 Equilíbrio Total
Usar o tempo de forma eficiente e organizar o trabalho são fatores essenciais para que consiga atingir objetivos e ter sucesso. Assim, apresentamos-lhe algumas estratégias para que tire o melhor partido do seu tempo e da organização do seu trabalho. Agora DESENVOLVA a sua competência para gerir o tempo e a organização de trabalho: 1.O que é o tempo e como geri-lo 2.Estabelecer objetivos e prioridades 3.Planear atividades e tarefas 4.Organização pessoal 5.Organização do trabalho
O que é o tempo? O tempo é um elemento que se gasta e não se recupera. Apesar de pensarmos que temos todo o tempo do mundo, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado. É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é adaptável. É IMPOSSÍVEL GERIRMOS O TEMPO É POSSÍVEL GERIRMO-NOS A NÓS PRÓPRIOS
AGORA REFLITA: SENTE QUE NÃO TEM TEMPO PARA NADA? QUE O TEMPO NÃO LHE CHEGA PARA TUDO? SERÃO APRESENTADAS ALGUMAS ESTRATÉGIAS PARA QUE CONSIGA RENTABILIZAR O MAIS POSSÍVEL O SEU TEMPO. No entanto, não se esqueça que o tempo é LIMITADO a 24h diárias.
Apesar de ser muito importante saber gerir o tempo, muitos são os impedimentos a uma gestão de tempo eficaz. Faça uma pequena reflexão: -A que causas atribui as perdas de tempo? 1-2- 3- O que costuma fazer para que isso não aconteça? 1-2- 3-
Dividimos as maiores preocupações com o tempo em três grandes categorias:
Esforçar-se demais; Desorganização pessoal; Incapacidade de dizer não ; Falta de autodisciplina; Procrastinação, indecisão; Deixar tarefas inacabadas; Socializar. Falta de objetivos, prioridades e planeamento; Delegação ineficiente; Pessoas não treinadas ou inadequadas; Falta de comunicação; Responsabilidade ou autoridade confusa; Falta de padrões, controlo e relatórios dos progressos; Não saber escutar. Interrupções pelo telefone; Visitantes ocasionais; Encontros; Informação atrasada ou incompleta; Papelada, formalidades, leitura; Falta de pessoal ou excesso de pessoal; Barulho, distrações visuais.
São as mais difíceis de dominar, derivam dos hábitos adquiridos ao longo da vida. No entanto, são as que mais dão oportunidade de trabalhar porque pode fazer escolhas sobre a sua forma de organização, desde que tenha identificado as principais causas.
O que significa a gestão de tempo? 1. Estabelecer objetivos e prioridades 2. Planear atividades e tarefas 3. Organização pessoal
Estabelecer objetivos; Tem a certeza de que distingue facilmente objetivos? De seguida, realizará um exercício onde poderá responder a esta questão.
Por favor, imprima esta página e assinale com um X os que considera objetivos Faça diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma canção. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criança. Dedique-se à sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatório. Seja uma boa cidadã/cidadão. Identifique os objetivos desta lista.
Há 5 objetivos, conseguiu identificá-los? É objetivo Não é objetivo Não é objetivo É objetivo Não é objetivo É Objetivo Não é objetivo Não é objetivo Não é objetivo É Objetivo Não é objetivo É Objetivo Faça diariamente 20 cartas. Aprecie bailado. Sinta-se feliz porque ele/ela lhe fez uma surpresa. Cante uma canção. Desenvolva a camaradagem para se conseguir um bom clima de trabalho. Cite um exemplo de solidariedade. Desenvolva o potencial da criança. Dedique-se à sua equipa. Defenda a democracia. Escreva um relatório. Seja uma boa cidadã/cidadão. Identifique os objetivos desta lista.
Mensurável: algo que possa ser medido, não pode ser algo abstrato; Atingível: não ser impossível de conseguir; Realista: não ser algo demasiado difícil nem demasiado fácil; Compatível: Ser algo que você pode realizar e que não vá contra o que você realmente quer; Prazo: definir prazos limite; Específico: não ser algo geral, mas algo concreto; Pessoal: algo seu, adaptável a si e ao que você quer e não a outra pessoa; Escrito: deverá escrevê-lo para que não se esqueça. Mas porque é importante criar objetivos?
Deverá ter em conta a hierarquia dos objetivos Diários Semanais Mensais Trimestrais Anuais Longo prazo
Realize agora uma reflexão, com vista a definir os seus objetivos. Demore o tempo que for necessário mas tenha em conta as características dos objetivos referidas anteriormente Após preencher a tabela guarde-a consigo para que se vá recordando e atualizando os seus objetivos.
Estabeleça os seus objetivos de longo, médio e curto prazo. LONGO PRAZO (POR EX.: DAQUI A 4 ANOS) MÉDIO PRAZO (POR EX.: ESTE ANO) CURTO PRAZO (POR EX.: PRÓXIMO SEMESTRE)
Já lhe demos algumas formas de organização a partir dos seus objetivos, no entanto, muitas são as vezes em que tem de estabelecer prioridades sobre esses mesmo objetivos: QUAIS IREI REALIZAR PRIMEIRO?! Reflita um pouco: Quais são normalmente os seus critérios para estabelecer prioridades.
CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO
CRITÉRIOS COMUNS PARA ESTABELECER PRIORIDADES DO TEMPO
Realize agora um exercício, onde trabalhará o estabelecer prioridades: Imagine que lhe é fornecido um frasco e lhe é pedido que coloque um conjunto de pedras grandes, pedras médias, uma porção de areia e água de modo a que tudo caiba lá dentro. Por que ordem deve introduzir cada um destes elementos, de forma a atingir o objetivo proposto? Em 1.º lugar: Em 2.º lugar: Em 3.º lugar: Em 4.º lugar:
Solução: 1º - Pedras Grandes 2º - Pedras Médias 3º - Areia 4º - Água
Imagine, agora, que o frasco com água representa a quantidade total de tempo que tem disponível (num dia, ou numa semana), que as pedras grandes representam as tarefas mais importantes ou difíceis, que as pedras médias representam as tarefas rotineiras, que os grãos de areia representam as tarefas triviais, sem importância e que a água representa os imprevistos que por vezes enfrentamos. Por que ordem distribuiria essas tarefas no seu plano semanal ou diário? Tarefas importantes ou difíceis: Tarefas rotineiras: Tarefas triviais, sem importância:
Não Importante Importante Tenha em conta a Matriz de prioridades que ilustramos ao lado e vá preenchendo com as atividades do seu dia a dia de modo a organizarse mais facilmente. Urgente Não Urgente Tarefas importantes - estão ligadas aos objetivos fundamentais e prioritários. Tarefas urgentes - não podem ser executadas mais tarde.
O segundo ponto da gestão do tempo após o estabelecer objetivos e prioridades é o planear as atividades e tarefas e assim deverá ter em conta: Plano de Trabalho Plano de Tempo Objetivos/resultados Estimativa de duração Atividades Horários Prioridades Flexibilidade
Mas então agora coloca-se a questão: QUAIS AS VANTAGENS DE SE FAZER UM PLANO?! Obriga a pensar no futuro Ajuda a evitar problemas Ajuda a lidar com o fluxo de trabalho Fornece mais tempo útil Ajuda a coordenar melhor as atividades com os outros Ajuda a gerir o tempo dos outros Ajuda a evitar sobrecargas de trabalho Ajuda a dizer não mais vezes Ajuda a trabalhar com mais calma Ajuda a fazer mais coisas
Como fazer um Plano semanal? Defina objetivos Estabeleça prioridades para todas as atividades Seja realista quanto ao tempo Divida os trabalhos quando complexos Desenhe o seu plano em função do tempo Escolha a melhor sequência de atividades Defina os locais para realizar as tarefas Deixe um tempo para os imprevistos Transforme o ato de planear num hábito
Como planear uma atividade? De seguida, ilustraremos uma forma de como poderá realizar um projeto de forma planeada
Após termos abordado temáticas como o estabelecimento de objetivos e prioridades e o planeamento de atividades e tarefas, passamos para o terceiro e último ponto: organização pessoal a partir de várias atividades que lhe apresentamos a seguir poderá organizar melhor o seu tempo e torná-lo mais rentável. Construa um horário para que se organize no seu dia a dia Junte os itens semelhantes Utilize os tempinhos Faça do tempo de transição um tempo produtivo Seja fiel ao seu horário Comece cedo Faça o horário em torno das atividades chave Avalie os seus horários Calendarize todas as suas atividades
Minimize as interrupções: Analise as interrupções Seja breve Reorganize-se Defina 1 prazo Escreva Desloque-se Levante-se Conjugue os assuntos Aprenda a comunicar melhor
Telefonemas, como se organizar: Agrupe os telefonemas a fazer e faça de 1 vez Deixe mensagens completas Atualize o voicemail diariamente Mantenha a área do telefone arrumada Programe os números que utiliza mais Telefonemas, como os fazer: Planeamento Prepare a abertura Escolha a melhor altura para ligar/pergunte Fale devagar Forneça informações detalhadas Se tiver de pedir para aguardar, explique porquê e agradeça quando regressar Antes de desligar queria ainda colocarlhe esta questão... Deixe mensagens com significado Procure formas de contacto alternativas
Telefonemas, O que não fazer ao telefone: Ter longas mensagens no voicemail, ou saudações pouco profissionais; Deixar as pessoas a aguardar indefinidamente Falar com outras pessoas Autorizar interrupções Teclar no computador Ler o email Deixar mensagens num ritmo elevado
Emails: Ver a caixa de correio regularmente Ler de acordo com o assunto e o remetente Responder rapidamente Ser educado Gravar quando necessitar Ser breve Quando responder verificar quem vai receber o seu email Limpar a caixa de correio regularmente Quando fizer forwards, mudar o assunto NÃO Cuidados a ter: Escrever tudo em maiúsculas ou sinais de exclamação Ser abrupto Dar ordens Assumir que o seu email é lido Enviar mensagens confidenciais Gravar a menos que necessite para documentação Reenviar anedotas, a menos que saiba que o outro quer
Procrastinação: O que é a Procrastinação? É a arte de adiar Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? De seguida, apresentamos uma pequena lista com possíveis razões, leia e reflita sobre aquelas com que se identifica mais.
Qual a razão que leva as pessoas a adiar as coisas? Qual(ais) se aplica(m) a si? Desorganização Desejo de evitar tarefas desagradáveis Medo de falhar Medo do sucesso e suas implicações Não saber por onde começar Perfecionismo Falta de confiança e diálogos internos negativos Medo da mudança Medo da rejeição A tarefa parece ser tão difícil e ocupar demasiado tempo Não ter os acessórios ou os recursos necessários para fazer o trabalho
Agora irá fazer um exercício com o objetivo de tentar compreender porque adia as suas atividades e como pode alterar isso a seu favor, de modo a rentabilizar o seu tempo: 1.Faça uma lista completa de todas as coisas que tem vindo a adiar; 2.Ao lado de cada uma, escreva a razão do adiamento. Seja honesto/a. Depois veja se existem motivos comuns; 3.Escolha um item da lista para tratar esta semana; 4.Escolha uma altura da semana para fazer esta tarefa. Defina tudo o que necessita para o fazer; 5.Marque uma hora para começar a fazer. Preocupe-se apenas em começar sem interrupções, sem pausas e sem distrações.
IMPORTANTE: NÃO ADIE!! Tente arranjar soluções: Como por exemplo, para tornar o seu trabalho menos intimidante, divida-o em partes pequenas: Os grandes projetos são assustadores Os pequenos projetos parecem mais fáceis
Ao gerir o seu tempo e ao organizar-se pessoalmente, deverá ter em conta também a organização do seu trabalho e as diferentes fases que o constituem. De modo a rentabilizar mais o seu tempo, reflita sobre as seguintes: 1º PASSO 2º PASSO O que faço na minha atividade profissional? Os principais objetivos desta fase são: Clarificar todo o tipo de atividades que lhe competem; Tomar consciência das tarefas - de gestão e de execução - com que ocupa o seu tempo de trabalho Para que serve esta tarefa? Qual a sua finalidade? Os principais objetivos desta fase são: Eliminar tarefas ou procedimentos desnecessários
3º PASSO Quem a deve fazer? Quem a poderá/ deverá fazer? Os principais objetivos desta fase são: Delegar; Redefinir funções e responsabilidades 4º PASSO Como deverá ser realizada? Quais as informações ou os meios de que necessito para realizar a tarefa? Os principais objetivos desta fase são: Simplificar métodos, procedimentos ou suportes de informação; Afetar apenas os meios e as informações necessários e suficientes
5º PASSO Qual o prazo ou a data estipulada? Quando deverá estar concluída? Quanto tempo é necessário para a realizar? Quando a deverei realizar? Qual a melhor altura?
Alguns pontos importantes para que o seu trabalho se organize mais facilmente e tenha mais tempo para si: Delegue as tarefas, não tente fazer tudo sozinho quando tem quem o possa ajudar; (Reveja aqui a temática sobre Comunicação e trabalho em equipa) Tenha em conta a comunicação na sua equipa, para que mais facilmente se resolvam imprevistos; Crie também dois documentos importantes: Plano/Agenda ANUAL Lista DIÁRIA
Plano/Agenda ANUAL Dimensão adaptada às necessidades mas de acesso rápido e fácil. Evite a utilização de duas agendas em simultâneo. Caso não seja possível, estabelecer metodologias de sincronização. Assente as datas limite para a realização das diversas tarefas. Utilize dois níveis de registo: de visão rápida e alargado no tempo, e a agenda propriamente dita com os pormenores. Na agenda de papel, escrever a lápis para que possa fazer alterações.
Lista DIÁRIA Deverá ser colocada o mais junto possível da agenda. Nela deverão figurar as tarefas que desejamos realizar naquele dia, por ordem de prioridades. No sistema de ordenação devem ser respeitados os seguintes princípios: Tarefas Importantes/Urgentes; Tarefas Importantes/Não Urgentes; Tarefas Não Importantes/Urgentes; Tarefas Não Importantes/Não Urgentes. Reservar para cada tarefa um período de tempo determinado e controlar o seu cumprimento no final do dia. Deixar algum tempo para os imprevistos porque alguns poderão ser prioritários. Fazer controlos sistemáticos ao longo do dia.
Lista DIÁRIA Apontar todos os pormenores úteis e necessários à execução de cada tarefa (números de telefone, endereços, local e hora da reunião ou do encontro etc). Não esquecer que sempre que adiamos uma tarefa para o dia seguinte, aumentamos as probabilidades de sermos ultrapassados pelos imprevistos, particularmente os urgentes. Se o planeamento através da lista diária não resultar, poderá dever-se ao seguinte: tentativa de realizações excessivas para um só dia; falta de preparação para algumas tarefas; deficiências na formulação da tarefa; falta de informação necessária; dificuldades na planificação por excesso de pressão; algumas tarefas são abandonadas porque são muito difíceis, ou por serem aborrecidas; falta de autoconfiança.
Após tudo o que lhe foi transmitido até agora, deixamos algumas questões para que leia, reflita e responda o mais sinceramente possível: Identifique e DESCREVA o seu principal fator desperdiçador do tempo Identifique as CAUSAS da existência desse desperdiçador. Invente as POSSÍVEIS SOLUÇÕES para anular ou reduzir esse desperdiçador. Escolha uma ou duas soluções que irá PÔR EM PRÁTICA durante os próximos 15 dias. Calcule o tempo que poderá vir a GANHAR com a prática dessa solução Ao fim de 15 dias, AVALIE os resultados. Resultados mais positivos/tempo ganho - Parabéns! Parta para outro desperdiçador. Resultados menos positivos - Aplique outra solução!.
O tempo é limitado por isso tente: Não lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo: delegue tarefas e aprenda a dizer que não; Não ter um excesso de interrupções pelo telefone: organize os seus telefonemas e a forma de os fazer; Não ter um excesso de interrupções quando está a fazer trabalhos que requerem concentração: concentre-se numa tarefa de cada vez, crie objetivos e prioridades e realize-as; Não gastar demasiado tempo com problemas trazidos pelos seus colaboradores ou colegas: tente resolvê-los o mais rapidamente possível; Não ter responsabilidade e autoridade não claramente definidas: ao delegar as tarefas diga o que cada um tem de fazer, não se esqueça que a comunicação é essencial;
Não abandonar um trabalho antes de o terminar para pegar noutro: Concentre-se na tarefa que tem de fazer, planeie as suas atividades, crie objetivos e prioridades e siga tudo à risca; Não realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser feitos por outrem: Não se esqueça de delegar as tarefas, não precisa necessariamente de fazer tudo, rentabilize o seu tempo; Não ter reuniões e contactos sem hora marcada e sem clara visão das prioridades: planeie a sua agenda com as horas e assuntos a tratar; Não ter falta de objetivos, prioridades e prazos para os trabalhos: ordene as suas tarefas por grau de importância e urgência, defina anteriormente os seus prazos e cumpra tudo o que planeia;