RAD- REALIZAR LOTAÇÃO DE SERVIDOR Proposto por: Equipe do Serviço de Lotação e Movimentação () Analisado por: Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DEDEP) Aprovado por: Diretor da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) 1 OBJETIVO Estabelecer os critérios e procedimentos relativos às atividades de proposição de lotação de servidores do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ). 2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve procedimentos pertinentes ao Serviço de Lotação e Movimentação (DGPES/), bem como provê orientações a gestores e servidores das demais unidades organizacionais (UO) do PJERJ que têm interface com esse processo de trabalho, passando a vigorar a partir de 22/05/2014. 3 DEFINIÇÕES TERMO Disposição de servidor Exercício DEFINIÇÃO Encaminhamento do servidor para nova lotação. Data na qual o servidor inicia suas atividades na nova lotação. Lotação Indicação Nominal Permuta Unidade organizacional (UO), administrativa ou jurisdicional, de exercício do servidor. Solicitação nominal de servidor para determinada lotação. Troca de lotações entre servidores. 4 RESPONSABILIDADES GERAIS FUNÇÃO Presidente, Juiz Auxiliar da Presidência ou Diretor-Geral da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES) RESPONSABILIDADE Apreciar a lotação proposta e decidir. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 1 de 8
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Diretor do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DEDEP) Diretor da Divisão de Desenvolvimento, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DISEN) Gerenciar todo o processo de lotação do servidor. Garantir a consistência das informações que instruem os autos. Chefe do Serviço de Lotação e Movimentação, da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/) Identificar/propor a lotação mais adequada para o servidor; manter atualizado o formulário de movimentação de servidor. 5 CONDIÇÕES GERAIS 5.1 Os processos de lotação devem ocorrer em conformidade com a Legislação pertinente à lotação de Servidores no âmbito do PJERJ. 5.2 A disposição do servidor não pode ser retroativa. 5.3 Quando da disposição, o gestor encaminha o servidor ao Departamento de Desenvolvimento de Pessoas, para que se proceda à identificação da nova lotação, nos casos em que não haja indicação nominal. 5.4 Enquanto o servidor não for relotado, deverá permanecer vinculado à sua unidade de origem. 5.5 Caso o servidor colocado à disposição se encontre em gozo de licença ou de férias, a identificação da nova lotação ocorrerá ao término da licença ou das férias, devendo a frequência do servidor ser dada pela última lotação. 6 REALIZAR LOTAÇÃO DE SERVIDOR 6.1 O recebe os autos do processo de lotação: Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 2 de 8
a) do Gabinete da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (GBPES), nas seguintes hipóteses: para lotação do servidor colocado à disposição; para lotação do servidor, em que haja indicação nominal para determinada Unidade Organizacional; para lotação do servidor, através de permuta; com determinação da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES), para a lotação do servidor em Unidade Organizacional, definida por aquela Diretoria; para lotação de servidor aprovado em processo seletivo interno. b) da Divisão de Cadastro de Servidores da Diretoria-Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/DICAD), na hipótese de reversão ao serviço ativo ou reassunção de servidor; 6.1.1 No caso de lotação de servidores provenientes de processo seletivo interno, o encaminha o processo ao Serviço de Recrutamento e Seleção da Diretoria- Geral de Gestão de Pessoas (DGPES/ SERSE). 6.1.2 O recebe os autos do SERSE e procede conforme item 6.7 em diante. 6.2 Caso haja indicação nominal, solicitação de permuta ou determinação da DGPES, para a lotação do servidor em Unidade Organizacional, definida por aquela Diretoria, o procede conforme item 6.7, em diante. 6.3 O, nas hipóteses de servidor colocado à disposição, reversão ao serviço ativo ou reassunção de servidor, após receber os autos do processo, faz contato com o servidor, solicitando que compareça ao DEDEP para o preenchimento do Formulário para Identificação de Lotação (FRM-DGPES-035-01). Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 3 de 8
6.4 O recebe o servidor e identifica a lotação mais adequada, com base no Formulário para Identificação de Lotação (FRM-DGPES-035-01) e em consonância com a Legislação pertinente à lotação de Servidores no âmbito do PJERJ, segundo: a) as necessidades da Administração; b) a formação (escolaridade); c) os conhecimentos e habilidades; d) a experiência profissional do servidor; 6.5 Agenda uma reunião do servidor com o gestor da UO identificada e registra no Formulário para Identificação de Lotação (FRM-DGPES-035-01). 6.6 Recebe retorno do gestor da UO identificada, por e-mail ou por telefone, sobre a proposição da lotação, registrando se houve êxito no Formulário para Identificação de Lotação (FRM-DGPES-035-01), procedendo à juntada deste Formulário aos autos do processo. 6.6.1 Caso o gestor da UO identificada não esteja de acordo, propõe nova lotação, conforme item 6.3, em diante. 6.7 Registra a proposição de lotação no formulário Movimentação de Servidor (FRM- DGPES-035-03). 6.8 Havendo determinação da DGPES para a lotação do servidor em Unidade Organizacional, definida por aquela Diretoria, preenche o formulário de Controle de Portaria de Lotação (FRM-DGPES-035-04), junta apenas a Portaria de Lotação e encaminha os autos à DGPES, para apreciação. 6.8.1 Nas demais hipóteses, preenche o formulário de Controle de Portaria de Lotação (FRM-DGPES-035-04), junta, aos autos do processo, a informação, o(s) despacho(s) e a Portaria de lotação e os encaminha à Direção da Divisão de Desenvolvimento Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 4 de 8
(DISEN), que os submete à Direção do Departamento de Desenvolvimento de Pessoas (DEDEP), a fim de remeter à DGPES, para apreciação. 6.9 Caso não seja aprovada a lotação, procede conforme determinação da DGPES. 6.10 Caso seja aprovada a lotação, o entra em contato com: a UO que receberá o servidor, para comunicar o deferimento da lotação; o servidor para que este se apresente à Unidade onde será lotado. 6.10.1 No caso de lotação de servidores provenientes de processo seletivo interno, o dá ciência, ainda, ao SERSE. 6.11 Encaminha os autos do processo à referida Unidade, com a Portaria de Lotação, a fim de que o gestor informe a data do início do exercício. Caso a Portaria já defina a data do início do exercício, o procede conforme item 6.13 em diante. 6.12 A Unidade devolve os autos ao DEDEP, juntamente com a Portaria de Lotação, informando a data de início do exercício. 6.13 O registra a data de início de exercício no formulário de Movimentação de Servidor (FRM-DGPES-035-03). 6.14 O encaminha os autos à Divisão de Cadastro de Servidores (DICAD), para registro da nova situação funcional. 7 INDICADORES NOME MÉTODO PERIODICIDADE Índice de Movimentação de Servidores Índice de Servidores Lotados por Competência ( Movimentação Mensal de Servidores / Total de Servidores do PJERJ) X 100 ( Movimentações por Competência / Total de Movimentações) X 100 Mensal Mensal Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 5 de 8
NOME MÉTODO PERIODICIDADE Movimentação entre as Diretorias- Gerais Movimentações de Entradas e Saídas na Diretoria-Geral Trimestral 8 GESTÃO DE REGISTROS 8.1 Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir: IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD* RESPONSÁ- VEL ARMAZE- NAMENTO RECUPE- RAÇÃO PROTEÇÃO RETENÇÃO (ARQUIVO CORRENTE - PRAZO DE GUARDA NA UO**) DISPOSIÇÃO Processo Administrativo de Lotação de Servidor 0-2-3-1-3 a DISEN / Armário Número /nome Condições apropriadas Em trâmite DGJUR/ DEGEA*** Processo Administrativo de Solicitação de Processo Seletivo Interno 0-2-1-2n DISEN / Armário Número /nome Condições apropriadas Em trâmite DGJUR/ DEGEA*** Formulário de Movimentação de Servidor (FRM DGPES -035-03) 0-2-3-1-3 b DISEN/ Pasta Eletrônica Nome do Servidor/ Nome do Órgão Cópias de Segurança e Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Formulário de Controle de Portaria de Lotação (FRM DGPES -035-04) 0-2-3-1-3 b DISEN/ Pasta Eletrônica Nome do Servidor/ Nome do Órgão Cópias de Segurança e Condições apropriadas 2 anos Eliminação na UO Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional. ***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais. Notas: Notas: a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais. b) DGJUR/DEGEA procedimentos da RAD-DGJUR-035 Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD- DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 Gerir Arquivo Permanente. c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação. Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 6 de 8
9 ANEXO Anexo Fluxograma do Processo de Trabalho Realizar Lotação de Servidor. ============ Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 7 de 8
ANEXO FLUXOGRAMA DO PROCESSO DE TRABALHO REALIZAR LOTAÇÃO DE SERVIDOR Ato Executivo 2.950/2003 RAD-DGPES-035 12 8 de 8