Manual de Gestão Q ualidade, A mbiente e S egurança Outubro de 2017
REVI SÃO D ESCRIÇÃO D ATA 01 Alteração do Âmbito do Sistema (página 11). Inclusão dos procedimentos requeridos pelas normas de referência (página 15) 04/10/2013 02 Revisão geral do documento 02/10/2017 Página 2 de 16
Índice 1. Introdução... 4 1.1 Missão, Visão e Valores... 4 1.2. Política Qualidade, Ambiente e Segurança... 5 2. Apresentação da Gesamb... 5 2.1. Atividade... 5 2.2. Localização... 5 2.3. Infraestruturas... 6 2.7. Sensibilização Ambiental... 8 3. Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança... 9 3.1. Enquadramento... 9 3.2. Âmbito do Sistema... 9 3.3. Representante da Gestão... 10 3.4. Responsabilidades... 10 3.5. Objetivos... 10 3.5. Aprovação... 10 3.6. Revisão... 10 3.7. Comunicação... 11 3.8. Estrutura Documental... 11 3.8.1. Generalidades... 11 3.8.2. Sistema Documental... 12 3.8.3. Controlo de documentos e registos... 13 3.9. Processos... 13 4. Anexos... 14 Anexo 1 Política... 15 Anexo 1 Mapeamento Geral de Processos... 16 Página 3 de 16
1. Introdução 1.1 Missão, Visão e Valores A Gesamb, definiu a Missão, Visão e Valores de forma a formalizar perante todas as partes interessadas: A razão da sua existência; Como pretende ser reconhecida; Valores pelo quais quer reger a sua atuação. Missão Assegurar a gestão integrada do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, utilizando as técnicas mais seguras e ambientalmente adequadas, tendo sempre em consideração os princípios da sustentabilidade e aplicação da legislação e recomendações nacionais e internacionais em vigor para o setor dos resíduos. Visão Ser reconhecida como uma organização de referência pela ecoeficiência do seu desempenho e promoção da sustentabilidade ambiental e social. Valores Integridade e Ética Espirito de Equipa Ambição e Compromisso Transparência e Rigor Empenho e Excelência Atuar com retidão de acordo com os mais elevados padrões éticos Porque o todo é mais do que a soma das partes Fazer dos nossos valores a nossa estratégia de negócio Encarar com seriedade tudo aquilo que fazemos Traçar um caminho ambicioso em direção à excelência e reconhecimento Página 4 de 16
1.2. Política Qualidade, Ambiente e Segurança MANUAL DE GESTÃO DA QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA A Política encontra-se descrita com a sua data de aprovação no anexo 1 do presente manual. 2. Apresentação da Gesamb 2.1. Atividade A Gesamb Gestão Ambiental e de Resíduos, EIM, é a empresa responsável pela gestão e exploração do Sistema Intermunicipal de Valorização e Tratamento de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, que integra os municípios de Alandroal, Arraiolos, Borba, Estremoz, Évora, Montemor-o-Novo, Mora, Mourão, Redondo, Reguengos de Monsaraz, Vendas Novas e Vila Viçosa. 2.2. Localização A Gesamb tem sede no Aterro Sanitário Intermunicipal, na Estrada Nacional n.º 380 (Évora Alcáçovas),ao quilómetro 89.9. Página 5 de 16
2.3. Infraestruturas A Gesamb tem a seu cargo a exploração das seguintes infraestruturas, que fazem parte do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos: 1 Aterro, Centro de Triagem, Ecocentro, Alvéolos de armazenamento, Unidade de Valorização de Resíduos de Construção e Demolição e Unidade de Tratamento Mecânico e Biológico (UTMB); 2 Estação de Transferência e Ecocentro de Borba; 3 4 Estação de Transferência e Ecocentro de Montemor-o-Novo; Estação de Transferência e Ecocentro de Mora; 5 Estação de Transferência e Ecocentro de Reguengos de Monsaraz; 6 7 Ecocentro de Estremoz; Ecocentro de Vendas Novas. 7 Vendas Novas Mora 3 Montemor -o-novo 4 Arraiolos 1 Évora Estremoz 6 Borba 2 Vila Viçosa Redondo Alandroal Reguengos de Monsaraz Mourão 5 Aterro Destina-se à deposição de resíduos urbanos e equiparados, produzidos na área de intervenção da Gesamb. Centro de Triagem: Assegura a receção e triagem dos resíduos provenientes da recolha seletiva, e no posterior fardamento e acondicionamento com vista ao encaminhamento para as indústrias recicladoras. Página 6 de 16
Unidade de Valorização de Resíduos de Construção e Demolição (RCD): Receção, triagem e acondicionamento de resíduos resultantes de obras ou demolições de edifícios ou de derrocadas. Unidade de Tratamento Mecânico e Biológico (UTMB) Consiste na valorização biológica da fração orgânica a qual é sujeita a um pré-tratamento mecânico. O pré-tratamento mecânico visa a separação por meio mecânico por crivagem separar a fração orgânica das restantes frações que compõe os resíduos indiferenciados. As frações passíveis de valorização por via de reciclagem estão sujeitas a separação ótica. Ecocentros (EC): Locais onde se depositam os resíduos recicláveis, que pelas suas dimensões e/ou quantidades não podem ser depositados nos ecopontos. Estes são transportados para o Centro de Triagem/UTMB a fim de serem processados para posterior encaminhamento para valorização. Estação de Transferência (ET): Foram construídas como forma de otimização do transporte de resíduos produzidos nos concelhos mais distantes do Aterro Sanitário. Os resíduos indiferenciados recolhidos pelos municípios são depositados nestas instalações com o objetivo de os preparar para serem transportados para o Aterro Sanitário. Página 7 de 16
2.7. Sensibilização Ambiental A Gesamb, desenvolve anualmente o Plano de Sensibilização e Comunicação Ambiental (PSCA). É o documento que orienta e estabelece as principais ações a desenvolver em matéria de comunicação e sensibilização à população da área de intervenção da Gesamb. Paralelamente ao PSCA, são ainda realizadas anualmente ações de sensibilização que se justificam pela sua necessidade ou em função de novas situações/oportunidades que surgem, em especialmente quando surgem possibilidades de cofinanciamento. As principais ações de sensibilização que são realizadas de forma permanente na Gesamb são: sessões de sensibilização/esclarecimento, visitas às instalações, stand informativo e encontros de técnicos. A newsletter digital, o site e o facebook são para a Gesamb ferramentas essenciais nos dias de hoje e têm como principal objetivo transmitir informações específicas sobre a empresa e de uma forma global sobre a temática dos resíduos urbanos. Os principais objetivos das ações de sensibilização/comunicação são: promover a prevenção na produção de resíduos (ex. incentivo à compostagem, reutilização, etc.); promover a correta separação dos resíduos urbanos; promover a utilização dos ecopontos; transmitir de uma forma geral conhecimentos na área de gestão e tratamento de resíduos urbanos; sensibilizar o público-alvo para o dever de cidadania individual e social. São destinatários destas ações: Funcionários das autarquias; Comunidade escolar (docentes, funcionários, alunos, encarregados de educação) Entidades e Empresas; População da área de intervenção da Gesamb. Para além das ações de educação e sensibilização ambiental externas, a Gesamb, têm vindo a desenvolver, de forma consistente e sempre que se verifique oportuno, ações de sensibilização e educação ambiental para os seus colaboradores. Página 8 de 16
3. Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança MANUAL DE GESTÃO DA QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA 3.1. Enquadramento A implementação do Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança (SGQAS) visa dotar à Gesamb de ferramentas promotoras da qualidade dos serviços prestados. O SGQAS privilegia a gestão orientada para a proteção do ambiente e saúde dos colaboradores, através do compromisso voluntário de melhoria continua ao nível do desempenho das atividades com impacto na satisfação dos clientes, desempenho ambiental e controlo dos riscos. O Manual de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança (MGQAS), refere de uma forma geral, o funcionamento do Sistema de Gestão, constituindo o suporte documental da organização, das responsabilidades, tarefas, competências, e procedimentos, que asseguram o cumprimento dos requisitos estabelecidos nas Normas do Sistema. O presente Manual aplica-se a todos os setores da Gesamb, devendo ser comunicado e adotado por todos os colaboradores. 3.2. Âmbito do Sistema O Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança, aplica-se a todas as instalações da Gesamb no respeitante às atividades de receção, recolha, transporte, acondicionamento, armazenamento temporário, triagem, valorização e deposição final: a. Receção nos ecocentros das frações entregues separadamente e da fração indiferenciada entregue nas estações de transferência e em Évora; b. Recolha do material depositado nos equipamentos de deposição seletiva multimaterial instalados na via pública ou em particulares; c. Transporte das diversas frações para as suas instalações em Évora com vista à preparação para encaminhamento e destino adequado seja ele a valorização seja a deposição em aterro; d. Triagem das frações valorizáveis, acondicionamento e expedição; e. Valorização orgânica. A implementação do SGQAS está de acordo com as seguintes Normas: NP EN ISO 9001 Sistemas de Gestão da Qualidade NP EN ISO 14001 - Sistemas de Gestão Ambiental OHSAS 18001 Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde do Trabalho Página 9 de 16
3.3. Representante da Gestão MANUAL DE GESTÃO DA QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA O Conselho de Administração designa como Representante da Gestão, no âmbito da Qualidade, Ambiente e Segurança, a Diretora Geral Dr.ª Cátia Borges, de forma a assegurar que se executem e mantenham em prática todos os requisitos da Qualidade, Ambiente e Segurança de acordo com as Normas NP EN ISO 9001, NP EN ISO 14001 e OHSAS 18001. 3.4. Responsabilidades Para que todos os intervenientes conheçam claramente as suas responsabilidades, a Gesamb, descreveu as várias funções existentes bem como as competências necessárias para o seu desempenho. A descrição individual de cada função encontra-se nas Fichas de Função, conexas ao Manual de Funções. Os colaboradores demonstram o conhecimento e o comprometimento com a sua função, ou funções, através da assinatura da respetiva ficha de função. 3.5. Objetivos A Gesamb, define anualmente o Plano de Objetivos e Metas (MOD.011.TV), que incluí as várias dimensões nomeadamente a da Qualidade e Ambiente e que está de acordo com os compromissos estabelecidos na Política Qualidade, Ambiente e Segurança. Estes objetivos são partilhados e discutidos com a Direção Geral de forma a tomar as medidas que permitam o seu seguimento e controlo, e sujeitos à aprovação pelo Conselho de Administração. Anualmente, aquando da Revisão do SGQAS de acordo com o definido no procedimento P.23.PG1, é revisto o Plano de Objetivos de forma a adaptar o conteúdo inicialmente traçado em função dos resultados obtidos durante o ano. O novo Plano adaptado segue o ciclo já anteriormente definido. 3.5. Aprovação O Manual é delineado e elaborado pela Técnico da Qualidade em colaboração com os responsáveis pelos diferentes processos/áreas. A aprovação é da responsabilidade do Conselho de Administração sob proposta da Direção, que solicita a todos os colaboradores o conhecimento e a aplicação de todas as regras definidas pelo SGQAS. 3.6. Revisão De forma a assegurar a melhoria contínua, o SGQAS é revisto anualmente, de acordo com o procedimento P.25.PG1- Revisão pela Gestão, em simultâneo com a revisão do Plano de Objetivos e Metas da Organização. Nessa revisão são analisados todos os dados relevantes e definidas as ações necessárias à implementação de melhorias. A revisão do SGQAS inclui a revisão da Política Integrada - Qualidade, Ambiente e Segurança. Página 10 de 16
3.7. Comunicação A Gesamb, desenvolveu e mantém um procedimento documentado, P.04.TV - Comunicação, que visa assegurar internamente a comunicação ao nível do SGQAS, bem como assegurar a comunicação externa, quando relevante, a partes interessadas. 3.8. Estrutura Documental 3.8.1. Generalidades Na Gesamb, os princípios do Sistema de Gestão (Ciclo de Deming Integrado) é fundamentado na observância do processo de melhoria contínua do desempenho dos requisitos de qualidade, ambiente e higiene e segurança, tendo como referência a integração dos modelos de gestão respetivos descritos nas Normas ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001. A metodologia adotada segue quatro orientações fundamentais para o Sistema de Gestão, designado pelo Ciclo PDCA, que consiste implementar a seguinte sequência de passos na gestão de qualquer processo: P de Plan (planear) Estabelecer os objetivos do sistema e os seus processos, bem com os recursos necessários para obter resultados de acordo com os requisitos dos cliente e as politicas da organização e identificar e tratar riscos e oportunidades; D de Do (executar) Implementar o que foi planeado C de Check (verificar) monitorizar e (onde aplicável) medir os processos e os produtos e serviços resultantes por comparação com políticas, objetivos, requisitos e atividades planeadas e reportar os resultados; A de Act (atuar) empreender ações para melhorar o desempenho, conforme necessário. Suporte, Operacionalização Planear Executar Planeamento Liderança Avaliação do desempenho Atuar Melhoria Verificar Página 11 de 16
3.8.2. Sistema Documental O Sistema Documental do SGQAS é constituído, segundo a sua importância, pelos seguintes níveis: 1. Estatutos 2. Regulamento de prestação de serviço 3. Manuais e Politica 4. Processos 5. Procedimentos 6. Instruções de Trabalho/ Normas Internas 7. Modelos/ Registos 1º Nível - Estatutos Documento cuja estrutura define o âmbito de atuação da Gesamb. 2º Nível Regulamento de prestação de serviço Documento cuja estrutura corresponde à aplicação dos requisitos legais inerentes à atividade da Gesamb. 3º Nível Manuais e Politica Politica Integrada de Qualidade e Ambiente: Define o compromisso da organização para com o SGQAS, clientes, colaboradores, entre outros. Manual de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança: Documento que descreve e define as orientações gerais no âmbito do SGQAS. Está disponível a todos os interessados e serve também como meio de comunicação para os colaboradores da Gesamb. Manual de Funções: Documento que define as autoridades e responsabilidades. Define o Organigrama e descreve o conteúdo das várias funções bem como a competência necessária para o seu desempenho. Manual de Acolhimento: Documento que estabelece o conjunto de princípios e normas de natureza ética e deontológica a observar por todos os seus colaboradores, na sua relação com outros colaboradores, clientes e fornecedores. Outros Manuais, relevantes ao sistema de gestão. Página 12 de 16
4º Nível - Processos Descreve de uma forma geral todas as atividades desenvolvidas na Gesamb. MANUAL DE GESTÃO DA QUALIDADE, AMBIENTE E SEGURANÇA 5º Nível - Procedimentos Descrevem as linhas orientadoras à execução das diferentes atividades da Gesamb. 6º Nível Instruções de Trabalho/ Normas Internas Documentos de suporte à realização de tarefas específicas. 7º Nível Modelos/ Registos Documentos utilizados para registo das operações executadas nas atividades desenvolvidas. 3.8.3. Controlo de documentos e registos A forma de gestão dos documentos está estabelecida no procedimento P.01.TV Controlo de Documentos e Registos. Define a metodologia de gestão dos documentos, dados e registos do Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança. 3.9. Processos Os processos da Gesamb estão definidos no mapeamento Geral de Processos (Anexo 2) e assentam no princípio de interação e transversalidade, visando deste modo envolver todas as partes interessadas. Os Processos encontram-se categorizados da seguinte forma: Processos de Gestão (PG) incluem as atividades de Gestão da Gesamb: PG1 Estratégias e Objetivos PG2 Qualidade PG3 Ambiente PG4 Segurança e Saúde no Trabalho Processos Operacionais (PO) incluem as atividades que contribuem diretamente para a realização do serviço ao cliente: PO1 Processo Operacional n.º 1: Recolha e Admissão de Resíduos PO2 Processo Operacional nº 2: Processamento de Resíduos PO3 Processo Operacional nº 3: Acondicionamento, Expedição e Eliminação Página 13 de 16
Processos de Suporte (PS) incluem as atividades que asseguram a Provisão de Recursos necessários ao desenvolvimento das atividades da Gesamb atividades de apoio aos restantes processos: PS1 Gestão de Recursos Humanos PS2 Gestão e Controlo administrativo e de fluxos financeiros PS3 - Manutenção Cada processo faz referência aos procedimentos/outros documentos que lhe estão associados, e que estão identificados no campo Documentação Associada. Os Procedimentos documentados requeridos pelas Normas de referência encontram-se documentados da seguinte forma: P.01.TV Controlo de Informação Documentada P.02.TV Auditoria Interna P.03.TV Não Conformidades e Ações Corretivas P.04.TV Comunicação P.05.PG3 Aspetos Ambientais P.06.PG4 Identificação dos perigos, apreciação de risco e definição de controlos P.07.TV Identificação de requisitos legais e outros e avaliação da conformidade P.17.TV Controlo de Produto Não Conforme P.24.TV Investigação de Incidentes P.25.PG1 Revisão pela Gestão P.26.TV Preparação e Resposta a Emergências P.28.TV Monitorização, Medição, Análise e Avaliação 4. Anexos Anexo 1 Política Qualidade, Ambiente e Segurança Anexo 2 Mapeamento Geral de Processos Página 14 de 16
Anexo 1 Política Política Qualidade, Ambiente e Segurança A Gesamb, tem como missão assegurar a gestão e exploração do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, de forma a garantir a recolha, o tratamento e o destino final dos resíduos, integrando como utilizadores as entidades oficiais e a comunidade local, tendo sempre em consideração os princípios da sustentabilidade. Consciente das suas responsabilidades, em matéria de qualidade, ambiente e segurança, a bem dos seus clientes, colaboradores, visitantes e meio envolvente, a Gesamb de uma forma integrada compromete-se a desenvolver as suas atividades, produtos e serviços de acordo com o cumprimento dos seguintes princípios: Assegurar e procurar cumprir as necessidades e expectativas das partes interessadas e requisitos regulamentares, normativos e outros aplicáveis à atividade que a organização subscreva; Promover a melhoria contínua do sistema de gestão, a fim de melhorar o desempenho ambiental e a qualidade dos serviços prestados; Garantir, numa perspetiva contínua, a proteção do ambiente, prevenindo a poluição e minimizando, sempre que possível, os impactes ambientais associados à sua atividade, nomeadamente através do acompanhamento e controlo do consumo de recursos naturais. Identificar, avaliar e minimizar os riscos existentes para a segurança e saúde de todos os colaboradores; Adotar as melhores práticas de gestão de resíduos, com o objetivo de, prevenir a produção, maximizar a reciclagem e minimizar a sua deposição em Aterro; Prevenir a ocorrência de acidentes e melhorar continuamente as condições de trabalho dos seus colaboradores; Estimular o desempenho dos seus fornecedores procurando relações de confiança a longo prazo; Incentivar a comunicação com a comunidade local e com as autoridades oficiais, e sensibilizar as populações locais, no que respeita aos aspetos ambientais; Apostar na formação contínua dos colaboradores, adequada para o desempenho das suas funções, com o objetivo de aumentar os seus conhecimentos e desenvolver as suas competências. A presente política assegura que esta será comunicada, entendida e aplicada por todos os colaboradores e estará disponível a todas as partes interessadas relevante no sentido de se alcançar um processo de melhoria contínua que a todos beneficie. Revisão 1, aprovada a 14 de novembro de 2017 pelo Conselho de Administração Página 15 de 16
Anexo 1 Mapeamento Geral de Processos Página 16 de 16