Manual Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança

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1 Manual Gestão da Qualidade, Ambiente e Segurança S A A G Q A Q G S A Janeiro de 2014

2 REVI SÃO D ESCRIÇÃO D ATA 01 Alteração do Âmbito do Sistema (página 11). Inclusão dos procedimentos requeridos pelas normas de referência (página 15) 04/10/2013 Página 2 de 19

3 Índice 1. Introdução Missão, Visão e Valores Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança Apresentação da GESAMB Atividade Localização Breve Historial Infraestruturas Organização da Empresa Responsabilidades Sensibilização Ambiental Sistema Integrado de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança Enquadramento Âmbito do Sistema Representante da Gestão Objetivos Aprovação Revisão Comunicação Estrutura Documental Generalidades Sistema Documental Controlo de documentos e registos Processos Anexos Anexo 1 Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança Anexo 2 Organigrama da Empresa Anexo 3 Mapeamento Geral de Processos Página 3 de 19

4 1. Introdução 1.1 Missão, Visão e Valores A GESAMB, definiu a Missão, Visão e Valores de forma a formalizar perante todas as partes interessadas: A razão da sua existência; Como pretende ser reconhecida; Valores pelo quais quer reger a sua atuação. Missão Assegurar a gestão integrada do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, utilizando as técnicas mais seguras e ambientalmente adequadas, tendo sempre em consideração os princípios da sustentabilidade e aplicação da legislação e recomendações nacionais e internacionais em vigor para o setor dos resíduos. Visão Ser reconhecida como uma organização de referência pela ecoeficiência do seu desempenho e promoção da sustentabilidade ambiental e social. Valores Integridade e Ética Espirito de Equipa Ambição e Compromisso Transparência e Rigor Empenho e Excelência Atuar com retidão de acordo com os mais elevados padrões éticos Porque o todo é mais do que a soma das partes Fazer dos nossos valores a nossa estratégia de negócio Encarar com seriedade tudo aquilo que fazemos Traçar um caminho ambicioso em direção à excelência e reconhecimento Página 4 de 19

5 1.2. Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança A Política encontra-se descrita com a sua data de aprovação no anexo 1 do presente manual. 2. Apresentação da GESAMB 2.1. Atividade A GESAMB Gestão Ambiental e de Resíduos, EIM, é a empresa responsável pela gestão e exploração do Sistema Intermunicipal de Valorização e Tratamento de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, que integra os municípios de Alandroal, Arraiolos, Borba, Estremoz, Évora, Montemor-o-Novo, Mora, Mourão, Redondo, Reguengos de Monsaraz, Vendas Novas e Vila Viçosa Localização A GESAMB tem sede no Aterro Sanitário Intermunicipal, na Estrada Nacional n.º 380 (Évora Alcáçovas),ao quilómetro Página 5 de 19

6 2.3. Breve Historial Concurso para encerramento e recuperação ambiental das lixeiras Construção do aterro sanitário e das estações de transferência. Exploração do aterro sanitário e ET de Mora Encerramento e recuperação ambiental das lixeiras; Exploração das ET Montemor-o-Novo, Borba e Reguengos de Monsaraz Colocação de 450 ecopontos e aquisição de viaturas de recolha seletiva Campanhas de sensibilização à população Entrada em funcionamento da GESAMB (1 de Janeiro) Início de exploração do Centro de Triagem (Março) Finalização da colocação dos ecopontos (Abril) Execução dos projetos dos ecocentros (1º Semestre) Construção dos ecocentros (Setembro) 2006 Exploração do 1º Ecocentro - Vendas Novas (Setembro) 2007 Licenciamento dos Ecocentros e das Estações de Transferência Início do processo de selagem parcial do aterro Elaboração do Plano de ação Estabelecimento da parceria entre a GESAMB, Resialentejo e Amacal que consiste ao cumprimento dos objetivos do PERSU II Lançamento do concurso para o fornecimento do equipamento do TMB (tratamento mecânico e biológico) Apresentação da candidatura conjunta Construção da fitodepuradora com vista à afinação do permeado resultante da ETAL Início da gestão dos Óleos Alimentares Usados (OAU) Lançamento do concurso de construção civil da Unidade de Tratamento Mecânico e Biológico (UTMB) Reforço de equipamentos de Recolha Seletiva Arranque da obra da UTMB Construção da UTMB Construção da nova célula de Resíduos Urbanos (RU) Construção da Unidade de Valorização de Resíduos de Construção e Demolição (RCD) Apresentação da candidatura do CDR (combustível derivado de resíduos) Início de receção de RCD nos Ecocentros Início do período de ensaios da UTMB Entrada em funcionamento da nova unidade de Osmose Inversa Aquisição de contentores para depositação de RCD Página 6 de 19

7 2.4. Infraestruturas A GESAMB tem a seu cargo a exploração das seguintes infraestruturas, que fazem parte do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos: 1 Aterro, Centro de Triagem, Ecocentro, Alvéolos de armazenamento, Unidade de Valorização de Resíduos de Construção e Demolição e Unidade de Tratamento Mecânico e Biológico (UTMB); 2 Estação de Transferência e Ecocentro de Borba; 3 4 Estação de Transferência e Ecocentro de Montemor-o-Novo; Estação de Transferência e Ecocentro de Mora; 5 Estação de Transferência e Ecocentro de Reguengos de Monsaraz; 6 7 Ecocentro de Estremoz; Ecocentro de Vendas Novas. 7 Vendas Novas Mora 3 Montemor -o-novo 4 Arraiolos 1 Évora Estremoz 6 Borba 2 Vila Viçosa Redondo Alandroal Reguengos de Monsaraz 5 Mourão Aterro Destina-se à deposição de resíduos urbanos e equiparados, produzidos na área de intervenção da GESAMB. Centro de Triagem: Assegura a receção e triagem dos resíduos provenientes da recolha seletiva, e no posterior fardamento e acondicionamento com vista ao encaminhamento para as indústrias recicladoras. Página 7 de 19

8 Unidade de Valorização de Resíduos de Construção e Demolição (RCD): Receção, triagem e acondicionamento de resíduos resultantes de obras ou demolições de edifícios ou de derrocadas. Unidade de Tratamento Mecânico e Biológico (UTMB) Consiste na valorização biológica da fração orgânica a qual é sujeita a um pré-tratamento mecânico. O pré-tratamento mecânico visa a separação por meio mecânico por crivagem separar a fração orgânica das restantes frações que compõe os resíduos indiferenciados. As frações passíveis de valorização por via de reciclagem estão sujeitas a separação ótica. Ecocentros: Locais onde se depositam os resíduos recicláveis, que pelas suas dimensões e/ou quantidades não podem ser depositados nos ecopontos. Estes são transportados para o Centro de Triagem/UTMB a fim de serem processados para posterior encaminhamento para valorização. Estação de Transferência (ET): Foram construídas como forma de otimização do transporte de resíduos produzidos nos concelhos mais distantes do Aterro Sanitário. Os resíduos indiferenciados recolhidos pelos municípios são depositados nestas instalações com o objetivo de os preparar para serem transportados para o Aterro Sanitário. Página 8 de 19

9 2.5. Organização da Empresa O Conselho de Administração da GESAMB aprovou, a organização da empresa identificada no organigrama do Anexo Responsabilidades Para que todos os intervenientes conheçam claramente as suas responsabilidades, a GESAMB, descreveu as várias funções existentes bem como as competências necessárias para o seu desempenho. A descrição individual de cada função encontra-se nas Fichas de Função, conexas ao Manual de Funções. Os colaboradores demonstram o conhecimento e o comprometimento com a sua função, ou funções, através da assinatura da respetiva ficha de função. As responsabilidades encontram-se definidas em todos os processos e procedimentos Sensibilização Ambiental A GESAMB, desenvolve anualmente o Plano de Sensibilização e Comunicação Ambiental (PSCA). É o documento que orienta e estabelece as principais ações a desenvolver em matéria de comunicação e sensibilização à população da área de intervenção da GESAMB. Paralelamente ao PSCA, são ainda realizadas anualmente ações de sensibilização que se justificam pela sua necessidade ou em função de novas situações/oportunidades que surgem. As principais ações de sensibilização que são realizadas de forma permanente na GESAMB são: sessões de sensibilização/esclarecimento, visitas às instalações, stand informativo, encontros de técnicos e dia portas abertas. A newsletter digital, o site e o facebook são para a GESAMB ferramentas essenciais nos dias de hoje e têm como principal objetivo transmitir informações específicas sobre a empresa e de uma forma global sobre a temática dos resíduos urbanos. Os principais objetivos das ações de sensibilização/comunicação são: promover a correta separação dos resíduos urbanos; promover a utilização dos ecopontos; sensibilizar o público-alvo para o dever de cidadania individual e social; transmitir de uma forma geral conhecimentos na área de gestão e tratamento de resíduos urbanos. São destinatários destas ações: Funcionários das autarquias; Comunidade escolar (docentes, funcionários, alunos, encarregados de educação) Entidades e Empresas; População da área de intervenção da GESAMB. Página 9 de 19

10 3. Sistema Integrado de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança 3.1. Enquadramento A implementação do Sistema Integrado de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança (SIGQAS) visa dotar à GESAMB de ferramentas promotoras da qualidade dos serviços prestados. O SIGQAS privilegia a gestão orientada para a proteção do ambiente e saúde dos colaboradores, através do compromisso voluntário de melhoria continua ao nível do desempenho das atividades com impacto na satisfação dos clientes, desempenho ambiental e controlo dos riscos. O Manual de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança (MGQA), refere de uma forma geral, o funcionamento do Sistema de Gestão Integrado, constituindo o suporte documental da organização, das responsabilidades, tarefas, competências, e procedimentos, que asseguram o cumprimento dos requisitos estabelecidos nas Normas do Sistema. O presente Manual aplica-se a todos os setores da GESAMB, devendo ser comunicado e adotado por todos os colaboradores Âmbito do Sistema O Sistema de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança, aplica-se a todas as instalações da GESAMB no respeitante às atividades de receção, recolha, transporte, acondicionamento, armazenamento temporário, triagem, valorização e deposição final: a. Receção nos ecocentros das frações entregues separadamente e da fração indiferenciada entregue nas estações de transferência e em Évora; b. Recolha do material depositado nos equipamentos de deposição seletiva multimaterial instalados na via pública ou em particulares; c. Transporte das diversas frações para as suas instalações em Évora com vista à preparação para encaminhamento e destino adequado seja ele a valorização seja a deposição em aterro; d. Triagem das frações valorizáveis, acondicionamento e expedição; e. Valorização orgânica. A implementação do SIGQAS está de acordo com as seguintes Normas: NP EN ISO 9001 Sistemas de Gestão da Qualidade NP EN ISO Sistemas de Gestão Ambiental OHSAS Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde do Trabalho Exclui-se da norma de referência NP EN ISO 9001 os seguintes requisitos: 7.3 Conceção e desenvolvimento, quer para os serviços prestados, quer para os produtos entregues aos clientes, pois os nossos processos produtivos e atividades mantêm-se constantes, reagindo só pelo planeamento da qualidade a novas especificações de produto ou de serviço, por imposição legal e outros normativos. Página 10 de 19

11 7.5.2 Validação dos processos de produção e de fornecimento do serviço visto que o resultado de todos os processos são verificados por subsequente monitorização ou medição Representante da Gestão O Conselho de Administração designa como Representante da Gestão, no âmbito da Qualidade, Ambiente e Segurança, a Diretora Geral Dr.ª Cátia Borges, de forma a assegurar que se executem e mantenham em prática todos os requisitos da Qualidade, Ambiente e Segurança de acordo com as Normas NP EN ISO 9001, NP EN ISO e OHSAS Objetivos A GESAMB, define anualmente o Plano de Objetivos e Metas (MOD.011.TV), que incluí as várias dimensões nomeadamente a da Qualidade e Ambiente e que está de acordo com os compromissos estabelecidos na Política Integrada. Estes objetivos são partilhados e discutidos com a Direção Geral de forma a tomar as medidas que permitam o seu seguimento e controlo, e sujeitos à aprovação pelo Conselho de Administração. Anualmente, aquando da Revisão do SIGQAS de acordo com o definido no procedimento P.23.PG1, é revisto o Plano de Objetivos de forma a adaptar o conteúdo inicialmente traçado em função dos resultados obtidos durante o ano. O novo Plano adaptado segue o ciclo já anteriormente definido Aprovação O Manual é delineado e elaborado pela Técnico da Qualidade em colaboração com os responsáveis pelos diferentes processos/áreas. A aprovação é da responsabilidade do Conselho de Administração sob proposta da Direção, que solicita a todos os colaboradores o conhecimento e a aplicação de todas as regras definidas pelo SIGQAS Revisão De forma a assegurar a melhoria contínua, o SIGQAS é revisto anualmente, de acordo com o procedimento P.25.PG1- Revisão pela Gestão, em simultâneo com a revisão do Plano de Objetivos e Metas da Organização. Nessa revisão são analisados todos os dados relevantes e definidas as ações necessárias à implementação de melhorias. A revisão do SIGQAS inclui a revisão da Política Integrada e é evidenciada através de registos. Página 11 de 19

12 3.7. Comunicação A GESAMB, desenvolveu e mantém um procedimento documentado, P.04.TV - Comunicação, participação e consulta, que visa assegurar internamente a comunicação ao nível do SIGQAS, bem como assegurar a comunicação externa, quando relevante, a partes interessadas Estrutura Documental Generalidades Na GESAMB, os princípios do Sistema de Gestão (Ciclo de Deming Integrado) é fundamentado na observância do processo de melhoria contínua do desempenho dos requisitos de qualidade, ambiente e higiene e segurança, tendo como referência a integração dos modelos de gestão respetivos descritos nas Normas ISO 9001, ISO e OHSAS 18001, indicado a seguir. Melhoria Continua Politica Integrada Revisão pela Gestão Planeamento Verificação, Medição, Análise e Melhoria Realização do Produto Implementação e Operação Página 12 de 19

13 A metodologia adotada segue quatro orientações fundamentais para o Sistema de Gestão, designado pelo Ciclo PDCA, que consiste implementar a seguinte sequência de passos na gestão de qualquer processo: P de Plan (planear) Estabelecer objetivos e processos necessários para obter resultados que satisfaçam os requisitos dos clientes e da GESAMB; D de Do (executar/realizar) Implementar/concretizar o que foi planeado C de Check (verificar) Aferir/medir de forma a verificar os objetivos inicialmente traçados A de Act (atuar) tomar medidas que permitam melhorar. P A D C Sistema Documental O Sistema Documental do SIGQAS é constituído, segundo a sua importância, pelos seguintes níveis: 1. Estatutos 2. Regulamento de prestação de serviço 3. Manuais e Politica 4. Processos 5. Procedimentos 6. Instruções de Trabalho/ Normas Internas 7. Modelos/ Registos 1º Nível - Estatutos Documento cuja estrutura define o âmbito de atuação da GESAMB. 2º Nível Regulamento de prestação de serviço Documento cuja estrutura corresponde à aplicação dos requisitos legais inerentes à atividade da GESAMB. 3º Nível Manuais e Politica Página 13 de 19

14 Politica Integrada de Qualidade e Ambiente: Define o compromisso da organização para com o SIGQAS, clientes, colaboradores, entre outros. Manual de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança: Documento que descreve e define as orientações gerais no âmbito do SIGQAS. Está disponível a todos os interessados e serve também como meio de comunicação para os colaboradores da GESAMB. Manual de Funções: Documento que define as autoridades e responsabilidades. Define o Organigrama e descreve o conteúdo das várias funções bem como a competência necessária para o seu desempenho. Manual de Acolhimento: Destina-se a acolher e apoiar os novos colaboradores na adaptação às novas funções. Outros Manuais. 4º Nível - Processos Descreve de uma forma geral todas as atividades desenvolvidas na GESAMB. 5º Nível - Procedimentos Descrevem as linhas orientadoras à execução das diferentes atividades da GESAMB. 6º Nível Instruções de Trabalho/ Normas Internas Documentos de suporte à realização de tarefas específicas. 7º Nível Modelos/ Registos Documentos utilizados para registo das operações executadas nas atividades desenvolvidas Controlo de documentos e registos A forma de gestão dos documentos está estabelecida no procedimento P.01.TV Controlo de Documentos e Registos. Define a metodologia de gestão dos documentos, dados e registos do Sistema Integrado de Gestão de Qualidade, Ambiente e Segurança Processos Os processos da GESAMB estão definidos no mapeamento Geral de Processos (Anexo 4) e assentam no princípio de interação e transversalidade, visando deste modo envolver todas as partes interessadas. Os Processos encontram-se categorizados da seguinte forma: Página 14 de 19

15 Processos de Gestão (PG) incluem as atividades de Gestão da GESAMB: PG1 Estratégias e Objetivos PG2 Qualidade PG3 Ambiente PG4 Segurança e Saúde no Trabalho Processos Operacionais (PO) incluem as atividades que contribuem diretamente para a realização do serviço ao cliente: PO1 Processo Operacional n.º 1: Recolha e Admissão de Resíduos PO2 Processo Operacional nº 2: Processamento de Resíduos PO3 Processo Operacional nº 3: Acondicionamento, Expedição e Eliminação Processos de Suporte (PS) incluem as atividades que asseguram a Provisão de Recursos necessários ao desenvolvimento das atividades da GESAMB atividades de apoio aos restantes processos: PS1 Gestão de Recursos Humanos PS2 Gestão e Controlo administrativo e de fluxos financeiros PS3 - Manutenção A Monitorização e Medição encontram-se incluídas em todos os processos Cada processo faz referência aos procedimentos/outros documentos que lhe estão associados, e que estão identificados no campo Documentos Associados. Os Procedimentos documentados requeridos pelas Normas de referência encontram-se documentados da seguinte forma: P.01.TV Controlo dos Documentos e Registos P.02.TV Auditoria Interna P.03.TV Não Conformidades, Ações Corretivas e Preventivas P.04.TV Comunicação, Participação e Consulta P.05.PG3 Aspetos Ambientais P.06.PG4 Identificação dos perigos, apreciação de risco e definição de controlos P.07.TV Identificação de requisitos legais e outros e avaliação da conformidade P.17.TV Controlo de Produto Não Conforme P.24.TV Investigação de Acidentes e Incidentes P.25.TV Revisão pela Gestão P.26.TV Preparação e Capacidade de Resposta a Emergências P.28.TV Monitorização e Medição P.29.TV Controlo do Equipamento de Medição e Monitorização Página 15 de 19

16 4. Anexos Anexo 1 Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança Anexo 2 Organigrama da Empresa Anexo 3 Mapeamento Geral de Processos Página 16 de 19

17 Anexo 1 Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança Política Integrada Qualidade, Ambiente e Segurança A GESAMB, tem como missão assegurar a gestão e exploração do Sistema Intermunicipal de Resíduos Urbanos do Distrito de Évora, de forma a garantir a recolha, o tratamento e o destino final dos resíduos, integrando como utilizadores as entidades oficiais e a comunidade local, tendo sempre em consideração os princípios da sustentabilidade. Consciente das suas responsabilidades, em matéria de qualidade, ambiente e segurança, a bem dos seus clientes, colaboradores, visitantes e meio envolvente, a GESAMB de uma forma integrada compromete-se a desenvolver as suas atividades, produtos e serviços de acordo com o cumprimento dos seguintes princípios: Cumprir a legislação, regulamentação nacional e comunitária aplicável e outros requisitos do sistema de gestão e que a organização subscreva; Garantir, numa perspetiva contínua, a prevenção da poluição, a qualidade dos serviços prestados e a preservação dos recursos naturais e a eliminação ou minimização dos riscos para a segurança e saúde de todos os colaboradores e comunidade envolvente; Promover a melhoria contínua do seu desempenho, identificando e avaliando os riscos profissionais e os impactes ambientais associados às suas atividades de maneira a agir para a prevenção e redução desses mesmos riscos e impactes; Prevenir a ocorrência de acidentes e melhorar continuamente as condições de trabalho dos seus colaboradores; Satisfazer as necessidades e expectativas dos seus clientes, melhorando continuamente os seus produtos e a qualidade dos serviços prestados; Estimular o desempenho dos seus fornecedores procurando relações de confiança a longo prazo; Adotar as melhores práticas de gestão de resíduos, com o objetivo de, prevenir a produção, maximizar a reciclagem e minimizar a sua deposição em Aterro; Incentivar a comunicação com a comunidade local e com as autoridades oficiais, e sensibilizar as populações locais, no que respeita aos aspetos ambientais; Apostar na formação contínua dos colaboradores, adequada para o desempenho das suas funções, com o objetivo de aumentar os seus conhecimentos e desenvolver as suas competências. A presente política assegura que esta será implementada e entendida por todos os colaboradores e estará disponível a todas as partes interessadas no sentido de se alcançar um processo de melhoria contínua que a todos beneficie. Também será revista periodicamente de modo a garantir a sua adequabilidade. Aprovado pelo Conselho de Administração em de fevereiro de 2012 Página 17 de 19

18 Anexo 2 Organigrama da Empresa O Conselho de Administração da GESAMB aprovou, em 17 de janeiro de 2014, o seguinte organigrama da empresa: Página 18 de 19

19 Anexo 3 Mapeamento Geral de Processos Página 19 de 19