COB MANUAL DE PROCEDIMENTOS GERENCIA GERAL ADMINISTRATIVA/ FINANCEIRA Nº PCF-015 TÍTULO: ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS Pg. 1/11 ÓRGÃO EMITENTE: PLANEJAMENTO E CONTROLE FINANCEIRO Data: 28/09/08 Rev. 2 SUMÁRIO 1 - OBJETIVO 2 - CAMPO DE APLICAÇÃO 3 - ABREVIAÇÕES E SIGLAS 4 - REFERÊNCIAS 5 - DEFINIÇÕES 6 - PROCESSOS 7 - ANEXOS Análise Crítica José Maria de Santucci Aprovado Sergio Lobo
CONTROLE DE REVISÕES Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprov. 0 16/10/06 Emissão inicial 1 17/04/07 Revisão geral de fluxos e procedimentos 2 28/09/08 Alteração do órgão emitente. De: COM-013 Para: PCF-015. Revisão geral dos procedimentos JOSE SANTUCCI S LOBO Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 2 de 11
1 - OBJETIVO Estabelecer sistemática para administrar os contratos de modo que no encerramento, todos os documentos de aquisição, execução do serviço ou fornecimento de bens, estejam arquivados em um dossiê, organizado em ordem cronológica, autuados e numerados por modalidade de seleção. O dossiê deve atender aos procedimentos internos do COB, em particular ao capítulo XVIII do procedimento COM-010. (Contratos).. 2 - CAMPO DE APLICAÇÃO o Produtos Dispensa (Até 8 mil) -> Facultativo. Carta Convite (8 80 mil) -> Facultativo. Concorrência (Acima de 80 mil) -> Obrigatório Adiantamento de qualquer valor -> Obrigatório o Serviços Dispensa (Até 8 mil) -> Facultativo Carta Convite (8 80 mil) -> Obrigatório Concorrência (Acima 80 mil) -> Obrigatório Pagamentos Periódicos -> Obrigatório 3 - ABREVIAÇÕES E SIGLAS COB GGAF AC GC CTB EDCP TES CV CO NF - Comitê Olímpico Brasileiro - Gerente Geral Administrativo Financeiro - Administração de Contratos - Gestor do Contrato - Contabilidade - Entrada de Dados de Contas a Pagar - Tesouraria - Carta Convite - Concorrência - Nota Fiscal 4 - REFERÊNCIAS PCF-002 - Entrada de Dados de Contas a Pagar JUR-001 - Solicitações de serviços ao Jurídico COM-010 - Manual de Gestão de Compras Lei 8666 de 1993 Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 3 de 11
5 - DEFINIÇÕES Administração de Contratos - É o ato de gerenciar todo o processamento do contrato de modo a manter toda a documentação pertinente coerente com o escopo de fornecimento e com as implicações legais. Dossiê do Contrato - Pasta onde são arquivados em ordem cronológica todos os documentos envolvidos no contrato, desde a seleção de fornecedores até o termo de encerramento. Gestor do Contrato - Elemento responsável pela análise e liberação das notas fiscais (faturas) recebidas, bem como pelo planejamento financeiro do contrato em questão. 6 - PROCESSO 6.1 - Notas Gerais A. O sistema de controle de documentação do contrato deve garantir que no encerramento, todos os documentos estejam disponíveis em um único processo, indexado e autuado. B. Um contrato só poderá ser encerrado, após a confirmação de que o fornecimento foi concluído, após ter sido aprovado pelo gestor, e após o encerramento da tramitação de documentos com fornecedores ou entre os vários setores do COB. C. Os prazos contratuais só se iniciam e vencem, em dia de funcionamento do COB. D. O objeto do contrato deve ser detalhado de forma minuciosa, indicando todas tarefas e ações que compõem o serviço contratado, de forma a deixar claro, as reais atividades desenvolvidas. E. O monitoramento de pagamentos ao fornecedor garante que as condições definidas no contrato sejam atendidas e que a compensação ao fornecedor esteja ligada ao seu progresso, conforme contratado por ambas as partes. F. Qualquer mudança discutida verbalmente, mas não documentada, não deve ser processada ou implementada e não é considerada válida. G. NF s referente ao contrato, só serão pagas com o contrato assinado por ambas as partes envolvidas e o processo que gerou a contratação e em poder da Administração de Contratos. H. O gestor do contrato tem a responsabilidade de colher as assinaturas dos envolvidos e distribuir as vias e as cópias a quem de direito (Ver JUR-001). 6.2 - Atribuições do Administrador de Contratos A. Garantir que cada dossiê de contrato esteja pronto para atender as demandas dos órgãos reguladores. B. Apoiar os gestores de contratos através de: i. Supervisão, via sistema, de prazos e pagamentos das NF s, assim como a vigência do contrato.enviar relatórios periódicos com as informações acima atualizadas aos Gestores. ii. Envio relatórios periódicos com as informações acima atualizadas aos Gestores. iii. Garantir que a numeração do contrato esteja vinculada a modalidade de seleção (Carta Convite, Concorrência etc...) Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 4 de 11
iv. Condução do processo de designação e encerramento do contrato. 6.3 - Documentação necessária para aprovação da solicitação de Contratos (PCF) A. Para os casos de Justificativa Técnica, o parecer favorável do jurídico acrescido de documentação pertinente ( a mesma enviada para confecção da justificativa técnica Ver JUR-001) B. Para os casos de Processo de Compras, deve estar acompanhado do processo simplificado de compras completo acrescido do estatuto da entidade e cartão de CNPJ (VER COM-011-1 ou COM-011-2) ou do processo seletivo autuado (Instrumento Convocatório, Ata de Reunião e Anexos, Proposta Vencedora, Estatuto da Entidade, Pedido de Compras e Cartão de CNPJ). 6.3 - Liberação de Contratos ETAPA ATIVIDADE RESPONSÁVEL 1 Preenche formulário JUR-001 e envia para PCF/AC 2 Analisa orçamento e confere documentação pertinente. Caso tenha orçamento e a documentação esteja correta, libera autorizando a confecção do contrato. Caso contrário devolve a solicitação. Gerente da área Solicitante PCF/AC 7.2 - Fluxo de Liberação de Contratos Liberação de Contratos Solicitante PCF AC Início NÃO NÃO Preenche formulário JUR-001-1 Tem Orçamento? SIM Documentação, OK? SIM Envia ao Juridico Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 5 de 11
7 - ENTRADAS, SAÍDAS E MONITORAMENTO DO PROCESSO ENTRADAS -Processo Seletivo /Justificativa Técnica - Contrato - Alterações Contratuais PROCESSAMENTO -Confeccao, organização e controle do dossiê de Contrato. -Inserção de info s no sistema de Gestão SAÍDAS -Dossiê do Contrato Completo -Info s sobre prazos e valores RETROALIMENTAÇÃO -Controle da situação dos contratos -Provisionamento de despesas dos contratos 8 - ANEXOS PCF-015-1 PCF-015-2 PCF-015-3 PCF-015-4 PCF-015-5 - Check List Padrão de Contratos - Termo de designação - Termo de Aceite Final - Termo de Encerramento do Contrato - Termo de Recisão Contratual Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 6 de 11
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Formulário PCF 015-2 DESIGNAÇÃO Eu, xxxxxxxxxx, na qualidade de xxxxxxxxxxx do COB em conformidade com a Portaria nº xxxxxxxxxx, designo o Sr. Xxxxxxxxxxx, (qualificar o gestor), como gestor do contrato nº xxxxxxxx firmado entre o COB e xxxxxxxxxxxxx RIO DE JANEIRO, xx DE xxxxxxxxxxx DE 20xx. NOME DO DESIGNADOR (QUALIFICAÇÃO) Ciente: Gestor (Qualificação) Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 8 de 11
Formulário PCF 015-3 TERMO DE ACEITE FINAL Por este instrumento, CERTIFICO, na qualidade de gestor do contrato, que a contratada xxxxxxxxxx inscrita no CNPJ sob o nº xx.xxx.xxx/xxxx-xx, executou os serviços de desenvolvimento e implantação da xxxxxxxx), objeto do contrato nº xxxx/xxxx firmado entre o COB e xxxxxxxxxxxxx. RIO DE JANEIRO, xx DE xxxxxxxxxxx DE 20xx. NOME DO GESTOR (QUALIFICAÇÃO) Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 9 de 11
Formulário PCF 015-4 TERMO DE ENCERRAMENTO DE CONTRATO Por este instrumento, CERTIFICO, na qualidade de gestor do contrato, que a contratada xxxxxxxxxxxxx, CNPJ nº xxxxxxxxxx, cumpriu todas as obrigações assumidas nos prazos e especificações constantes no contrato nº xxxxxxxx, firmado ente o COB e xxxxxxxxxx, cujo conteúdo das notas fiscais atestei. Dou como encerrada a execução do presente contrato. RIO DE JANEIRO, xx DE xxxxxxxxxxx DE 20xx. NOME DO GESTOR (QUALIFICAÇÃO) Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 10 de 11
Formulário PCF 015-5 TERMO DE RECISÃO CONTRATUAL Por este instrumento, CERTIFICO, na qualidade de gestor do contrato, que houve RESCISÃO do contrato nº xxxxxxxx, firmado ente o COB e xxxxxxxxxx, motivada por (desistência da contratada / por conveniência da instituição), como demonstram os documentos em anexo. Dou como encerrada a execução do presente contrato. RIO DE JANEIRO, xx DE xxxxxxxxxxx DE 20xx. NOME DO GESTOR (QUALIFICAÇÃO) Comitê Olímpico Brasileiro Procedimento PCF-015_Revisão 2 Página 11 de 11