MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS UNIDADE ADMINISTRATIVA / FINANCEIRA NORMATIVO: MODELO DE ARQUIVAMENTO E FORMULÁRIOS NOS PROCESSOS DE COMPRAS

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1 COB MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS UNIDADE ADMINISTRATIVA / FINANCEIRA COM-011 NORMATIVO: MODELO DE ARQUIVAMENTO E FORMULÁRIOS NOS PROCESSOS DE COMPRAS Revisão: 06 ÁREA RESPONSÁVEL: COMPRAS / UNIDADE DE MATERIAIS E SUPRIMENTOS SUMÁRIO OBJETIVO... 3 CAMPO DE APLICAÇÃO... 3 ABREVIAÇÕES E SIGLAS...3 REFERÊNCIAS...3 DESCRIÇÃO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES... 4 DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS... 5 NORMAS E REGULAMENTOS... 6 ANEXOS FORMULÁRIOS... 6 Compras Gerência Geral de Materiais e Suprimentos DEAF Análise Crítica Aprovação Eduardo Martins Paulo Sergio Rocha Sergio Lobo

2 CONTROLE DE REVISÕES Rev. Data Descrição Análise Crítica Aprovação 0 04/5/06 Emissão inicial 1 19/6/ /11/ /03/07 Inclusão do item 4 Arquivamento dos Processos de Compras Alteração endereço do COB no COM Acréscimo Formulário COM /05/08 Revisão geral do procedimento B CHAMIS S LOBO 5 14/01/13 Revisão geral do procedimento E MARTINS S LOBO 06 12/11/2015 Revisão geral do procedimento Eduardo Martins Sergio Lobo Comitê Olímpico do Brasil Página 2 de 11

3 OBJETIVO Padronizar a forma de arquivamento utilizada nos processos de compra do Comitê Olímpico do Brasil, assim como os formulários necessários para este procedimento. CAMPO DE APLICAÇÃO Aplica-se ao COB e às Entidades de Administração do Desporto Olímpico filiada ao COB. ABREVIAÇÕES E SIGLAS COB Comitê Olímpico do Brasil REFERÊNCIAS COM 10 Manual de Gestão de Compras Comitê Olímpico do Brasil Página 3 de 11

4 DESCRIÇÃO DE SUBPROCESSOS E ATIVIDADES Subprocesso Sub-Processo Atividade Atividade Cadastrar fornecedor Fazer solicitação de compras Fazer pedido de compras Arquivar documentos do processo de compras Comitê Olímpico do Brasil Página 4 de 11

5 DESCRIÇÃO DE PROCEDIMENTOS Atividade 1.1: Cadastrar fornecedor Passo Procedimento Responsável Preencher formulário COM (Anexo 2.1) Solicitante Encaminhar para a Área de Compras Solicitante Cadastrar no sistema Compras Atividade 1.2: Fazer solicitação de compras Passo Procedimento Responsável Preencher formulário de Solicitação de Compras no sistema Microsiga (Anexo 2.2) Solicitante Encaminhar para a Área de Compras Solicitante Receber solicitação Compras Cotar preço no mercado Compras Preparar mapa comparativo de preço (Anexo 2.3) Compras Definir fornecedor Compras Atividade 1.3: Fazer pedido de compras Passo Procedimento Preencher formulário de Pedido de Compras no sistema Microsiga (Anexo 2.4) Responsável Compras Atividade 1.4: Arquivar documentos do processo de compras Passo Procedimento Separar documentos por valor de compras abaixo de R$25.000,00 e acima de R$25.000,01 Responsável Compras Arquivar conforme detalhado em normas e regulamentos Compras Encaminhar para empresa de guarda externa para digitalização e arquivamento Compras Comitê Olímpico do Brasil Página 5 de 11

6 NORMAS E REGULAMENTOS 1. Modelo de Arquivamento 1.1 Processo de Compras abaixo de R$25.000,00: Devem ser arquivados pelo número do pedido de Compras, em ordem sequencial; Devem conter os seguintes documentos: a) Pedido de Compras; b) Mapa comparativo de preço; c) Propostas de todos os fornecedores consultados; d) Solicitação de compra com justificativa da necessidade da aquisição; e) Outros documentos técnicos ou comerciais pertinentes à compra, se existirem. Manter os processos em arquivo dentro do COB e, após prazos definidos pela área de Processos e Documentação, encaminhar para guarda externa. 1.2 Processo de compras acima de R$25.000,01: Devem ser arquivados por processo, por tipo de modalidade e por exercício. Devem ser encadernados. Devem conter os seguintes documentos (quando aplicável): a) Pesquisa de mercado; b) Solicitação de compras com justificativa da necessidade da aquisição; c) Cópia da divulgação no sítio do COB e outro meio, se houver; d) Cópia da portaria do COB que designou a Comissão Julgadora Permanente por Seleção; e) Instrumento convocatório quando a modalidade for Convite, Pregão, Concorrência ou Contratação Especial (Edital); f) Justificativa Técnica e Parecer Jurídico quando nos casos de modalidade Dispensa ou Inexigibilidade; g) Propostas comerciais e documentação de habilitação jurídica e técnica dos participantes do processo; h) Ata da Sessão de abertura do Processo de Seleção (habilitação, qualificação e julgamento) da documentação de habilitação, nos casos de modalidade Convite e Concorrência; i) Relatório do Processo de Seleção assinado pela Comissão Julgadora do COB, para as modalidades Convite, Concorrência contendo o mapa demonstrativo das documentações e propostas apresentadas; Comitê Olímpico do Brasil Página 6 de 11

7 j) Ata, Relatório da Sessão, Despacho Adjudicatório e Homologação no caso da modalidade de Pregão; k) Cópia da divulgação do resultado do Processo de Seleção no sítio do COB; l) Pedido de Compras; m) Contrato ou instrumento similar, quando houver; n) Ateste de recebimento em formulário específico, quando se tratar de compra ou contratação internacional. Todos os documentos de acompanhamento, fiscalização, alterações contratuais ou qualquer outro, gerados após o fechamento do processo de seleção a partir do Contrato ou instrumento similar, deverão ser arquivados junto ao processo de seleção após a conclusão / entrega final dos serviços ou bens adquiridos. Para compras ou contratações, em cada exercício e para cada modalidade, o número do processo deve ser sequencial. O código de dois dígitos para cada modalidade bem como o formato do código do processo, está indicado abaixo: XX XXXXX XXXX Exercício (20XX) N do processo de compras para cada exercício (sequencial) Código da modalidade de seleção (válido para qualquer exercício) DP - DISPENSA CV - CARTA CONVITE CO - CONCORRÊNCIA IN - INEGIBILIDADE PR - PREGÃO CN CONCURSO CE CONTRATAÇÃO ESPECIAL Os processos de compras nas modalidades Convite, Pregão, Concorrência ou Contratação Especial deverão ter suas folhas autuadas sequencialmente. Manter os processos em arquivo dentro do COB e, após prazos definidos pela área de Processos e Documentação, encaminhar para guarda externa. Comitê Olímpico do Brasil Página 7 de 11

8 2. Formulários utilizados no processo de compras 2.1 Cadastramento de Fornecedores 2.2 Solicitação de Compras Comitê Olímpico do Brasil Página 8 de 11

9 2.3 Pedido de Compras Comitê Olímpico do Brasil Página 9 de 11

10 2.4 Mapa comparativo de Preços Comitê Olímpico do Brasil Página 10 de 11

11 MAPA COMPARATIVO DE PREÇO SOLICITAÇÃO: MODALIDADE: COMPRADOR: FORNCEDORES ITEM DESCRIÇÃO Qtde Unid Unitário Total Unitário Total Unitário Total TOTAL Comitê Olímpico do Brasil Página 11 de 11