SUMÁRIO. UNIDADE I: INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA. (Habilidade Básica) 1. Órgãos de Documentação: conceitos... 01

SUMÁRIO UNIDADE I: INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA. (Habilidade Básica) 1. Órgãos de Documentação: conceitos... 01 2. Arquivos... 02 2.1. Natureza... 02 2.2. Finalidade e Função... 02 3. Arquivística... 02 3.1. Conceito... 02 3.2. Terminologia... 03 3.3. Princípios Arquivísticos... 05 3.4. Legislação... 05 4. Documentos de Arquivo... 10 4.1. Conceito... 10 4.2. Características... 11 4.3. Classificação... 11 4.4. Documentos Especiais... 12 UNIDADE II: GESTÃO DE DOCUMENTOS. (Habilidade Específica) 1. Conceitos... 13 2. Teoria das Três Idades... 13 3. Terminologia... 15 4. Gestão de Documentos em Arquivos Correntes... 17 4.1. Plano de Classificação de Documentos de Arquivo por Assunto... 17 4.1.1. Definições e Conceitos... 17 4.2. Protocolo... 20 4.3. Arquivamento... 21 5. Avaliação e Seleção de Documentos... 24 5.1. Valoração dos Documentos... 26 5.2. Prazos de Guarda... 28 5.3. Tabela de Temporalidade... 28 5.4. Acervos Acumulados... 29 Emília Barroso Cruz - 2001. I

6. Arquivos Intermediários... 31 6.1. Conceito... 31 6.2. Objetivos... 31 6.3. Vantagens... 32 6.4. Atividades e Procedimentos... 33 6.4.1. Transferência... 33 6.4.2. Empréstimo... 33 6.4.3. Recolhimento...33 6.4.4. Eliminação... 34 UNIDADE III: APLICAÇÃO DE NOVAS TECNOLOGIAS AOS ARQUIVOS. (Habilidade Específica)) 1. Introdução... 35 2. Documentos Micrográfica... 36 3. Documentação Informática... 36 4. Documentação Informática: um caso específico... 37 5. Considerações a Respeito da Aplicação de Novas Tecnologias aos Arquivos... 40 ANEXOS: Anexo 1: Glossário de Termos Arquivísticos... 43 Anexo 2: Legislação de Arquivo... 52 Lei 8.159/91... 53 Decreto 2.134/97 (revogado)... 56 Decreto 2.910/98 (revogado)... 60 Decreto 2.182/97... 68 Resolução CONARQ 6/97... 70 Lei 11.726/94... 71 Decreto 39.504/97... 73 Decreto 40.186/98... 75 Decreto 40.187/98... 77 Deliberação CEA 4/98... 78 Deliberação CEA 5/98... 82 Lei 5.433/68... 88 Decreto 1.799/96... 89 BIBLIOGRAFIA...92 Emília Barroso Cruz - 2001. II

UNIDADE I: INTRODUÇÃO À ARQUIVOLOGIA 1. ÓRGÃOS DE DOCUMENTAÇÃO: CONCEITOS. Centro de Documentação: reúne documentos colecionados em função de um tema. Biblioteca: reúne documentos impressos, especialmente livros, folhetos e periódicos, podendo também adquirir documentos audiovisuais e especiais, que constituem coleções específicas. Centro de Informação: similar ao Centro de Documentação, não se preocupa em reunir documentos em função de um tema, mas sim de ter as informações contidas nos mesmos. Museu: reúne documentos tridimensionais, de origens distintas, geralmente sobre um tema específico. Centro Cultural ou Casas de Cultura: funcionam como espaços culturais e têm como principal objetivo o apoio a eventos multi-mídia. Estas instituições podem ter acervo bibliográfico, espaço para peças teatrais e projeção de filmes, vídeos, além de exposições. Arquivo: é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos 1. O que caracteriza claramente estas distintas instituições culturais é sua função, proveniência e organicidade dos documentos e suporte dos mesmos. 1 Art. 2º da Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Emília Barroso Cruz - 2001. 1

2. ARQUIVOS. 2.1. NATUREZA. Os arquivos, de acordo com sua natureza, podem ser públicos ou privados. Os arquivos privados podem ser pessoais ou de empresas privadas. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias 2. 2.2. FINALIDADE E FUNÇÃO. 1. Apoiar a administração a qual pertence, promovendo programas de gestão de documentos. Entende-se por gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente 3. 2. Recolher, preservar e dar acesso aos documentos de valor permanente, apoiando à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação, e garantindo os direitos de cidadania. 3. ARQUIVÍSTICA. 3.1. CONCEITO. Arquivística é o conjunto de princípios técnicos a serem aplicados na constituição, desenvolvimento e utilização dos arquivos. 2 Art. 7º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. 3 Art. 3º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Emília Barroso Cruz - 2001. 2

3.2. TERMINOLOGIA. Reunimos abaixo termos básicos referentes à arquivística. 4 Acervo: Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo. Acesso: Possibilidade de consultas aos documentos de arquivos, as quais poderão variar em função de cláusulas restritivas. Acumulação: Reunião de documentos produzidos e recebidos no curso das atividades de uma instituição ou pessoa, que, geralmente, não se encontram identificados e/ou organizados. Arquivo Corrente: Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, continuam objeto de consulta freqüente (Lei Federal 8.159/91, art. 8º, 1º). Arquivo Intermediário: Conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Lei Federal 8.159/91, art. 8º, 2º). Arquivo Permanente: Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados (Lei Federal 8.159/91, art. 8º, 3º). Documento de Guarda Permanente: Documento ou conjunto de documentos avaliados e destinados para guarda permanente, isto é, que deverão ser preservados em decorrência de seu valor probatório e informativo. Documento Oficial: Documento emanado do poder público ou de instituição de direito privado que produz efeitos de ordem jurídica na comprovação de um fato. Documento Ostensivo: Documento sem qualquer restrição legal de acesso. 4 Consultar termos técnicos no glossário, Anexo 1. Emília Barroso Cruz - 2001. 3

Documento Público: Documento produzido, recebido e acumulado pelos órgãos ou entidades do Poder Público no desempenho de suas funções e atividades. Documento Sigiloso: Aquele que, pela natureza de seu conteúdo informativo, determina medidas especiais de proteção quanto à sua guarda e acesso ao público. Espécie Documental: Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, ofício, certidão, decreto, edital, memorando, relatório, etc. Instrumento de Pesquisa: Meio de disseminação e recuperação de informação utilizado pelos arquivos. São instrumentos de pesquisa, entre outros, catálogos, guias, índices, inventários, repertórios, tabelas de equivalência. Também chamados instrumentos de recuperação da informação. Ordenação: Diz-se de uma forma em que o acervo encontra-se organizado a fim de recuperar as informações de maneira mais fácil e precisa. Original: 1. Documento criado inicialmente. Opõe-se à cópia. 2. Versão final de um documento, já na sua forma apropriada. Recuperação da Informação: Conjunto de procedimentos usualmente automatizados, pelos quais referências ou dados contidos em documentos são indexados e armazenados de maneira que possam ser recuperados em resposta a comandos específicos. Restrição de Acesso: Limitação do acesso a arquivos, a documentos ou informações decorrentes de regulamentação geral ou específica, determinando prazos de consulta ou exclusões gerais. Suporte: Material sobre o qual ou no qual são registradas as informações de um documento: papiro, papel, filme, fita magnética, etc. Unidade de Arquivamento: O menor conjunto de documentos reunidos de acordo com um critério de arranjo preestabelecido. Tais conjuntos, em geral, são denominados pastas, maços, pacotilhas, dossiês, processos, etc. Emília Barroso Cruz - 2001. 4

3.3. PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS. O arranjo dos documentos dos arquivos de custódia obedece dois princípios básicos da arquivística, que dizem respeito à ordenação dos grupos de documentos, uns em relação aos outros, e ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos. Os documentos públicos devem ser guardados em unidades distintas, correspondente à sua origem em determinado órgão governamental. Este é o princípio da proveniência (provenance) ou princípio do respeito aos fundos (respect des fonds). Este princípio teve aceitação pelas seguintes razões: a) protege a integridade dos documentos no sentido de que as suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu arranjo; b) ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos de documentos individuais somente podem ser completamente compreendidos, no contexto, com documentos correlatos; c) fornece ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo, descrição e utilização dos documentos sob a sua custódia. O segundo princípio é o do respeito à ordem original dos documentos. Ainda que esta ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. 3.4. LEGISLAÇÃO ARQUIVÍSTICA. 5 1. Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas. Há uma tendência na legislação dos arquivos em organizá-los à imagem e semelhança do próprio Estado, refletindo seus fluxos de centralização e descentralização, seus modelos administrativos modernizadores. Sendo o Brasil um país federalista, cada ente federado (União, Estados, Distrito Federal e Municípios) tem 5 A legislação Federal e Estadual necessárias estão reproduzidas no Anexo 2. Emília Barroso Cruz - 2001. 5

autonomia para legislar sobre os assuntos de sua competência. No caso específico de proteção ao patrimônio histórico e cultural (onde se incluem os documentos, artigo 216, inciso IV da Constituição Federal) é competência concorrente entre União, Estados, Distrito Federal e Municípios, o que implica na possibilidade de disposição sobre o assunto por mais de uma entidade federativa, com a primazia da União no que tange à fixação de normas gerais. O modelo brasileiro de organização da administração de arquivos caracteriza-se pela autonomia dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário, bem como das esferas Federal, Estadual e Municipal. A integração entres os três poderes e as instâncias de governo se faz através do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ 6 e do Sistema Nacional de Arquivos SINAR 7. Constituição da República Federativa do Brasil 1988, art. 24, inciso VIII. Constituição do Estado de Minas Gerais 1989, art. 10, inciso XV, alíneas (g) e (h). Legislação Federal Lei n. 8.159-08 jan. 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Art. 17 a 21. Decreto n. 1.173 29 jun. 1994. Dispõe sobre a composição, organização e funcionamento do CONARQ e do SINAR. 2. Proteção da Integridade e Segurança dos Arquivos. Prevenção dos danos no patrimônio documental, o ajuste das relações através da legislação arquivística e a adoção de diversos meios e medidas de gestão para cumprir este princípio. Incluem disposições relativas à aquisição, organização, valoração, descrição, conservação, proteção, comunicação e difusão dos documentos. Constituição da República Federativa do Brasil 1988, art. 23, incisos III e IV e art. 216 2º. Constituição do Estado de Minas Gerais 1989, art. 11, inciso III; art. 18, 3º; art. 207, inciso III, IV e VI; art. 261. 6 Responsável pela definição da política nacional de arquivos e pela orientação normativa. 7 Responsável pela implementação da política nacional de arquivos. Emília Barroso Cruz - 2001. 6

Legislação Federal Lei n. 8.159-08 jan. 1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Arts. 1º, 9º, 10 e 25. Legislação Estadual Lei n. 11.726 30 dez. 1994. Dispõe sobre a política cultural do Estado de Minas Gerais. (Seção III - Dos Arquivos). Arts. 26, 29 Decreto n. 39.504-24 mar 1998. Cria o Conselho Estadual de Arquivos CEA, e dá outras providências. Decreto n. 40.186-22 dez 1998. Dispõe sobre a gestão de Documentos Públicos. Decreto n. 40.187-22 dez 1998. Dispõe sobre a aprovação do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Públicos. Decreto n. 40.273-10 fev. 1999. Altera a redação do dispositivo do Decreto nº 40.186, de 22 de dezembro de 1998, que dispõe sobre a gestão de documentos. Decreto n. 40.274-10 fev. 1999. Altera a redação do dispositivo do Decreto nº 40.187, de 22 de dezembro de 1998, que dispõe sobre a aprovação do Plano de Classificação de Documentos da Administração Pública de Minas Gerais, os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade a ser adotada para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes da Rede Estadual de Arquivos Públicos. Normas Definidas pelo Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ: Resolução n. 1-18 de out. 1995. Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. Resolução n. 2-18 de out. 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para as instituições arquivísticas públicas. Emília Barroso Cruz - 2001. 7

Resolução n. 4-28 de mai. 1996. Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Resolução n. 5-30 de set. 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. Resolução n. 6-15 de mai. 1997. Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos. Resolução n. 7-20 de mai. 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. Normas Definidas pelo Conselho Estadual de Arquivos do Estado de Minas Gerais CEA/MG: Deliberação n. 4-17 de dez 1998. Dispõe sobre os procedimentos para eliminação de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades integrantes da Administração Pública do Estado de Minas Gerais. Deliberação n. 5-17 de dez 1998. Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos públicos no Arquivo Público Mineiro. 3. Acesso aos arquivos. O essencial deste princípio consiste em assegurar e garantir o direito da sociedade e dos cidadãos a utilizar os arquivos, e também a frisar a obrigação que têm as autoridades arquivísticas de facilitar o acesso e a oferecer serviços aos usuários. Na Lei 8.159/91, os artigos 4º, 5º e 6º franqueiam ao cidadão o direito ao acesso dos documentos públicos. 4. Proteção dos Arquivos Privados. Em primeiro lugar, costuma fomentar a doação de documentos. Em segundo lugar, regula ou restringe sua venda. Em terceiro lugar, prevê seu registro e supervisão. Emília Barroso Cruz - 2001. 8

Na Lei 8.159/91 o seu capítulo III trata dos arquivos privados, onde no artigo 13, proíbe a alienação com dispersão ou perda da unidade documental e a transferência para o exterior, assim como a preferência do Poder Público na aquisição destes documentos. Já a Lei Estadual 11.726, incentiva a proteção e o acesso ao arquivos privados de interesse público e social através da concessão de benefícios fiscais ao seu proprietário ou possuidor (art. 38, 1º), e prevê o registro e supervisão destes acervos através de cadastro centralizado e atualizado dos arquivos públicos e privados (art. 40) 5. Acesso aos documentos sigilosos. Muitos países estabelecem um prazo geral de retenção antes que os documentos sejam acessíveis ao público (normalmente 30 anos) e estipulam procedimentos para avaliar e autorizar a redução ou ampliação do prazo de retenção, quando for o caso. A Lei 8.159/91, no seu Capítulo V, define as condições de acesso aos documentos sigilosos. Em 1997, o Decreto 2.134 veio regulamentar a lei, definindo as categorias de documentos sigilosos, os prazos de retenção e a possibilidade de reduzir ou ampliar estes prazos. O decreto determina a criação de Comissões Permanentes de Acesso (art. 5º) em órgãos públicos ou instituições de caráter público custodiadoras de documentos sigilosos. Estas Comissões serão responsáveis pela análise dos documentos para desclassificação (art. 6º), liberação dos documentos findos os prazos de retenção (art. 7º) e autorização do acesso a documentos públicos sigilosos a pessoas credenciadas (art. 9º). Segundo o decreto todos tem direito de acessar documentos e informações a seu respeito existente em arquivos ou banco de dados públicos, mediante requerimento (art. 13), sendo que o acesso público irrestrito a documentos cuja divulgação comprometa... a vida privada, a honra, e a imagem das pessoas, e aqueles integrantes de processos judiciais que tenham tramitado em segredo de justiça só será liberado após o prazo de 100 anos da sua produção (art. 28 e 29). Os prazos de retenção variam de 30 anos, para os ultrasecretos, a 5 anos, para os reservados (art. 20). Determina, ainda, que a autoridade responsável pela classificação dos documentos poderá, findo o motivo de sua classificação ou alteração de sua natureza, torná-los ostensivos (art. 22) ou, considerando o interesse de segurança da sociedade e do Estado, renovar a classificação, por uma única vez, por igual período (art. 23). Emília Barroso Cruz - 2001. 9

Em 29 de dezembro de 1998, o Governo Federal publicou o Decreto n. 2.910, estabelecendo normas para salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa. Este Decreto trata, entre outras coisas, da normatização de procedimentos de classificação, tramitação, reprodução, preservação, eliminação, guarda, criptografia e transporte de documentos sigilosos. 6. Modernização da Administração de Arquivos e Novos Suportes de Documentos: Atrás da avalanche de avanços científicos e técnicos, de aplicação ao campo dos arquivos, a modernização dos sistemas de administração de arquivos e a aparição de novos tipos e suportes de documentos, os países tentam formular leis para a administração política e jurídica em que se contemple a aquisição, gestão e utilização dos novos suportes documentais e de seu conteúdo. A Lei Federal 5.433/68 e o Decreto 1.799/96 regulam a microfilmagem de documentos oficiais, determinando procedimentos e normas de produção, identificação, organização, armazenamento, eliminação, etc. para que seja garantida a recuperação eficaz da informação, assim como a qualidade que permita a sua utilização como prova legal, em juízo ou fora dele. 4. DOCUMENTOS DE ARQUIVO. 4.1. CONCEITO. O documento de arquivo é todo material recebido e produzido por um governo, instituição ou empresa, no decorrer de suas atividades, arquivado e conservado por si e seus sucessores para efeitos futuros de pesquisa e prova. Emília Barroso Cruz - 2001. 10

4.2. CARACTERÍSTICAS. O que define o documento como de arquivo é a presença de uma série de características: a) Produção e recepção por uma entidade. Este primeiro elemento refere-se à razão pela qual o documento foi produzido e acumulado. São documentos de arquivo aqueles que foram criados no curso de uma atividade organizada, durante o processo de consecução de um certo fim administrativo, legal, de negócio ou qualquer outro fim social. b) Prova de transações passadas. Essa característica está ligada aos valores pelos quais os arquivos são preservados. O objetivo dos arquivos é a guarda e preservação de documentos para fins administrativo e cultural. O documento deve servir de prova de transações passadas e das atividades das administrações. c) Caráter orgânico ou administrativo. Um documento isolado significa muito pouco. A menor unidade, no arquivo, é o dossiê onde os documentos estão ligados organicamente retratando uma atividade do órgão. d) Exemplar único. Ao contrário dos livros, onde a informação é reproduzida em diversas cópias, podendo-se adquirir outro exemplar se o primeiro for danificado, os documentos são únicos. Exigem, desta forma, cuidados especiais pois, além da informação, há que se preservar o suporte. 4.3. CLASSIFICAÇÃO. Os documentos de arquivo são classificados quanto à forma (textuais ou especiais), à espécie (cartas, avisos, ofícios, relatórios, decretos, requerimentos, etc.) e pela natureza do assunto (sigilosos ou ostensivos). Emília Barroso Cruz - 2001. 11

4.4. DOCUMENTOS ESPECIAIS. As formas de registro das informações acompanham e refletem, de maneira fiel, o desenvolvimento cultural e tecnológico da humanidade. 8 A documentação especial é uma categoria que abrange essencialmente documentos não textuais e/ou com características especiais. Como características especiais entendemos: a) o suporte em outra composição físico-química que não o papel comum (acetato, vinil, fitas magnéticas, metal, vidro, etc.); b) no caso do suporte em papel, os que possuem formatos ou dimensões excepcionais (mapas, plantas, etc.); c) linguagem não textual (imagens, sons, etc.). Esta documentação necessita de tratamento diferenciado em seções especializadas objetivando a sua preservação, mediante condições ideais de armazenamento, e a eficiência na recuperação de informações, através da sua correta organização e identificação. São documentos especiais: filmográfico (fitas de vídeo, rolos de filmes, etc.), sonoro (discos de vinil, CD s, fitas magnéticas, etc.), cartográfico (plantas, mapas, croquis, etc.), iconográfico (gravuras, fotos, desenhos, etc.), informático (disco ótico, discos flexíveis, fitas magnéticas, etc.) e micrográfico (microfilmes, microfichas, jaquetas, etc.). 8 BRANDÃO, LEME. Documentação especial em arquivos públicos. Acervo. p.51. Emília Barroso Cruz - 2001. 12

UNIDADE II: GESTÃO DE DOCUMENTOS 1. CONCEITO. O termo Gestão de Documentos, criado pelos arquivistas canadenses, é a tradução literal do inglês record management, que é o conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, manutenção, uso, avaliação e destinação final dos documentos de arquivo. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. 9 A gestão documental tem por objetivo assegurar, de forma eficiente, a produção, administração, manutenção e destinação de documentos; garantir que a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos cidadãos; assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica; assegurar o uso adequado da microfilmagem, processamento eletrônico de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação; contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores históricos e científicos. Tais procedimentos levarão à melhoria dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social dos arquivos, aumentando-lhes a eficácia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania e sendo, para o próprio Estado, suporte para as decisões político-administrativas. 2. TEORIA DAS TRÊS IDADES. Após a II Guerra Mundial, com o aumento crescente da máquina administrativa dos governos e a atuação mais intensa do Estado em diversos campos da 9 Lei Federal n. 8.159, de 08.01.1991. art. 3º. Emília Barroso Cruz - 2001. 13

vida social, o volume de documentos cresceu em proporções inéditas, apresentando-se em vários suportes físicos. A massa documental acumulada de forma quase sempre assistemática nos diversos setores da administração pública, a produção e a reprodução desordenada de documentos, o alto custo de conservação daqueles cujo ciclo de vida encontrava-se encerrado e a eliminação sem critérios de outros a serem preservados permanentemente, levou as instituições arquivísticas de países como EUA, Canadá, França e Inglaterra a se deterem na busca de soluções para estes problemas. Tornou-se, então, evidente que, para os arquivos se constituírem efetivamente em instrumentos de apoio à administração, fazia-se necessária a utilização de um conjunto de técnicas, envolvendo princípios de organização e métodos, capaz de gerir documentos desde sua emissão até seu destino final. Tendo em vista estes problemas, arquivistas ligados ao NARA (National Archives and Records Administration o arquivo nacional americano) elaboraram uma teoria que ficou conhecida como Teoria das Três Idades ou Ciclo Vital dos Documentos. Segundo esta teoria, os documentos são inicialmente organizados e utilizados de maneira ativa por seus produtores; no momento em que seu uso se faz mais esporádico, há um segundo período no qual são armazenados em depósitos específicos; quando já não tenham nenhuma utilidade operativa, são selecionados como documentos de valor informativo ou probatório e recolhidos a um arquivo, ou são declarados sem valor e eliminados. Em resumo, os documentos passam por três fases distintas de arquivamento para cumprirem seu ciclo de vida. São elas: Fase Corrente ou Primeira Idade, onde os documentos são freqüentemente consultados e de uso exclusivo da fonte geradora, cumprindo ainda as finalidades que motivaram a sua criação. Fase Intermediária ou Segunda Idade, na qual os documentos são de uso eventual pela administração que os produziu, devendo ser conservados em depósitos de armazenagem temporária, aguardando sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente. Emília Barroso Cruz - 2001. 14

Fase Permanente ou Terceira Idade, quando os documentos já cumpriram as finalidades de sua criação, porém devem ser preservados em virtude do seu valor probatório e informativo para o Estado e o cidadão. Cada uma dessas fases implica em procedimentos técnicos diferenciados e, como em uma reação em cadeia, o tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona diretamente o desempenho das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente. 3. TERMINOLOGIA. Reunimos abaixo termos básicos referentes à gestão de documentos. 10 Amostragem: Em avaliação, a seleção, por meios de critérios variáveis, de itens documentais de um conjunto de tal forma que os mesmos, juntos, sejam representativos do conjunto original. Arquivo Central: Unidade administrativa responsável pela centralização do armazenamento e dos procedimentos técnicos dos documentos produzidos e recebidos pelos diversos setores e serviços de uma administração, durante a fase corrente. Arquivo Setorial: Arquivo responsável pela guarda e armazenamento dos documentos produzidos e recebidos por uma unidade administrativa durante a sua tramitação. Também chamado de arquivo corrente 1. Após a tramitação estes documentos deverão ser transferidos ao Arquivo Central, que, neste caso, seria o arquivo corrente 2. Atividade Finalística: Expressão que designa as atividades desenvolvidas em decorrência da finalidade de uma instituição. O mesmo que atividade-fim. 10 Consultar termos técnicos no glossário, Anexo 1. Emília Barroso Cruz - 2001. 15

Atividade Mantenedora: Expressão que designa as atividades que dão suporte à consecução das atividades finalísticas de uma instituição. O mesmo que atividademeio. Avaliação: Processo de análise e seleção de documentação de arquivos, visando a estabelecer sua destinação (guarda temporária ou permanente, eliminação e/ou reprodução), de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Classificação: Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser arquivados e determinar o código para a sua recuperação. Destinação: Conjunto de operações que se seguem à fase de avaliação de documentos com o objetivo de determinar sua guarda temporária ou permanente, sua eliminação ou microfilmagem, após terem-se esgotados os prazos de retenção. Eliminação: Destruição de documentos que, por meio de procedimentos e avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. Período de Retenção: Período de tempo, geralmente baseado em estimativas de uso, em que os documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes antes de serem transferidos para um arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário antes de serem recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados. Recolhimento: Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário para a do arquivo permanente. Seleção: Operação arquivística que consiste na separação física dos conjuntos documentais com vistas ao cumprimento da destinação estabelecida na avaliação. Transferência: Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário. Triagem: Expressão que na literatura especializada é considerada como sinônimo de avaliação. Expressão que na Administração Pública de Minas Gerais designa a seleção de cópias e vias de documentos, material de trabalho, rascunhos, etc., independentemente da existência da tabela de temporalidade. Emília Barroso Cruz - 2001. 16

Valor Permanente: Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daquelas para os quais foram originalmente produzidos. 4. GESTÃO DE DOCUMENTOS EM ARQUIVOS CORRENTES. A gestão de documentos aplicada aos arquivos correntes permite o máximo aproveitamento da informação disponível e necessária à tomada de decisões, bem como os recursos humanos e materiais existentes. A implantação de normas nesta fase visa aumentar a eficácia administrativa, facilitar a recuperação mais rápida da informação e racionalizar a guarda e conservação dos documentos. 4.1. PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO POR ASSUNTO. 4.1.1. DEFINIÇÕES E CONCEITOS. O Plano de Classificação de Documentos por Assunto 11 é um instrumento utilizado no protocolo e nos arquivos correntes para classificar os documentos produzidos e recebidos por um órgão no exercício de suas atividades. Com a aplicação do Plano de Classificação o arquivamento se faz por assunto, sob a forma de dossiês, onde a recuperação da informação se torna mais ágil e racional. Esta forma de arquivamento facilita, também, as atividades arquivísticas relacionadas à avaliação, seleção, transferência, recolhimento e eliminação desses documentos, onde o fator decisivo é o conteúdo e não a tipologia ou o suporte. A classificação define a organização física dos documentos arquivados, racionalizando a recuperação da informação neles contida. No Plano de Classificação de Documentos, os assuntos se encontram distribuídos hierarquicamente, de acordo com as funções e atividades desenvolvidas 11 Parte I do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. Emília Barroso Cruz - 2001. 17

pelo órgão. Os assuntos recebem códigos numéricos, que refletem a hierarquia funcional do órgão. A hierarquização é feita através das classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se do geral para o particular. O sistema adotado é o decimal que constitui-se num código numérico dividido em dez classes e estas, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivamente. As dez classes 12 principais são representadas por um número inteiro, composto de três algarismos, como se segue: Classe 000 Administração Geral Classe 100 Assuntos Municipais Classe 200 Saúde, Trabalho, Ação Social, Segurança Pública e Justiça Classe 300 Educação, Cultura e Esportes Classe 400 Obras Públicas, Transporte e Habitação Classe 500 Administração Fazendária Classe 600 Ciência e Tecnologia (subclasses: Meio Ambiente, Desenvolvimento Sustentável, Minas, Energia, Agricultura e Pecuária) Classe 700 Comércio, Indústria, Turismo e Abastecimento Classe 800 Vaga Classe 900 Assuntos Diversos As classes correspondem às principais funções desenvolvidas pelo órgão e unidades da administração. São divididas em subclasses, estas em grupos e subgrupos. Todos recebem códigos numéricos, seguindo-se o método decimal. Tomando-se como exemplo a classe 000, tem-se: Classe 000 Administração Geral Subclasse 030 Material Grupo 033 Aquisição Subgrupos 033.1 Material Permanente 033.11 Compra 033.12 Aluguel. Comodato. Leasing. 033.13 Empréstimo. Cessão. 033.14 Doação. Permuta. 12 Conforme Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. Emília Barroso Cruz - 2001. 18

Os códigos numéricos refletem a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas, à classe. Esta subordinação é representada por margens, às quais espelham a hierarquia dos assuntos tratados. As classes 000 e 900 e suas respectivas subclasses: Classe 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL Na classe 000 são classificados os documentos referentes às atividades mantenedoras da administração dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. Alguns assuntos comuns à Administração Pública, tornam-se específicos nas Secretarias Sistêmicas, de acordo com a função/atividade desenvolvida, uma vez que norteiam os procedimentos dos órgãos públicos estaduais. Desta forma, existem assuntos por demais detalhados para atender tais necessidades. A Classe 000, ADMINISTRAÇÃO GERAL, tem como subclasses: 010 - ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO 020 - PESSOAL 030 - MATERIAL 040 - PATRIMÔNIO 050 - ORÇAMENTO E FINANÇAS 060 - DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO 070 - COMUNICAÇÕES 080 - (VAGA) 090 - OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL Classe 900 - ASSUNTOS DIVERSOS Esta classe refere-se aos documentos de caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas pelo órgão. A classe 900, ASSUNTOS DIVERSOS, tem como subclasses: 910 - SOLENIDADES, COMEMORAÇÕES, HOMENAGENS. 920 - CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, SEMINÁRIOS, SIMPÓSIOS, ENCONTROS, CONVENÇÕES, CICLOS DE PALESTRAS, MESAS REDONDAS. Emília Barroso Cruz - 2001. 19

930 - FEIRAS, SALÕES, EXPOSIÇÕES, MOSTRAS, CONCURSOS, FESTAS. 940 - VISITAS E VISITANTES. 950 - (VAGA) 960 - (VAGA) 970 - (VAGA) 980 - (VAGA) 990 - ASSUNTOS TRANSITÓRIOS 4.2. PROTOCOLO. O documento em fase corrente é aquele que possui informações necessárias a uma atividade ou rotina ainda em desenvolvimento. Os procedimentos realizados para a sua classificação, registro, autuação e controle de tramitação, expedição ou arquivamento tem por objetivo facilitar o acesso às informações nele contidas. O controle destas operações caracteriza a gestão de documentos correntes, e é realizado pelas unidades de protocolo e arquivo na administração pública. A classificação é uma das principais atividades da Gestão Documental, e se inicia por ocasião da entrada do documento no protocolo. Deve ser realizada por servidores capacitados, treinados e de extrema confiança, que conheçam profundamente a estrutura e funcionamento de seu órgão e de sua unidade, bem como dos servidores que neles trabalham. Estas pessoas serão encarregadas das atividades de recebimento, registro, expedição, controle de tramitação e arquivamento dos documentos. As principais rotinas relacionadas ao protocolo são:: 1. receber a correspondência (malotes, balcão, ECT); 2. separar a correspondência oficial da particular; 3. distribuir a correspondência particular; 4. separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; 5. encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; 6. abrir a correspondência ostensiva; Emília Barroso Cruz - 2001. 20

7. tomar conhecimento da correspondência pela leitura, identificando o assunto principal e os secundários e verificar a existência de antecedentes, em caso afirmativo fazer a juntada; 8. interpretar e classificar a correspondência, com base no PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO; 9. dar número de protocolo e do código de classificação, datar o documento, constituindo processo quando necessário; 10. anotar abaixo do número e da data, a primeira distribuição e o código de assunto; 11. registrar (manual ou eletronicamente) os documentos recebidos inserindo os seguintes dados: número de protocolo, data de entrada, código de classificação, resumo do assunto e primeira distribuição; 12. encaminhar os documentos aos respectivos destinos. Obs: Quando o documento estiver acompanhado de anexo(s), este(s) deverá(ão) receber o carimbo de registro e o código correspondente. 4.3. ARQUIVAMENTO. Após registrado, classificado e/ou autuado, o documento deverá ser encaminhado ao seu destino, tramitar nas unidades competentes e, após receber despacho final, ser arquivado. As operações para arquivamento são as que se seguem: a) Ordenação: Consiste na disposição dos documentos de acordo com a classificação e a codificação dadas. A ordenação visa acelerar o arquivamento, minimizando a possibilidade de erros. Será possível, assim, reunir todos os documentos referentes a um mesmo assunto, organizando-os previamente para o arquivamento. Ordenados, os documentos autuados (processos) serão acondicionados em capas próprias. Os demais conjuntos documentais (dossiês) serão acondicionados em pastas com prendedores plásticos. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, Emília Barroso Cruz - 2001. 21

assunto, nome de pessoa, órgão, firma ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. A formação de dossiês possibilitará: a economia de espaço no arquivo, já que numa mesma pasta serão arquivados vários dossiês, de diferentes assuntos, correspondentes ao mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas. Caso os dossiês se tornem demasiados volumosos poderão ser abertas pastas para os mesmos. Exemplo: Pasta 033.1 Aquisição de Material Permanente Dossiês 033.11 Compra. 033.12 Aluguel. Comodato. Leasing. 033.13 Empréstimo. Cessão. 033.14 Doação. Permuta. organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão, firma ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um mesmo assunto. Exemplo: Pasta 041.41 Reforma. Recuperação. Restauração. Dossiês Será criado um dossiê para cada obra ordenado alfabeticamente ou geograficamente. Desta forma, a quantidade de documentos a serem arquivados é o fator determinante do número de pastas e/ou dossiês a serem criados. b) Arquivamento: O arquivamento pode ser feito em arquivos de aço com gavetas, estando os documentos em pastas (para documentos correntes). O arquivamento pode ser feito em estanterias de aço, estando os documentos acondicionados em caixas (recomendado para arquivos intermediários e permanentes). A atenção é imprescindível nesta fase, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente. Emília Barroso Cruz - 2001. 22

As principais rotinas relacionadas ao arquivamento são: 1. receber os documentos e examiná-los a fim de não serem arquivados aqueles que ainda não tenham recebido o despacho final, cumprindo sua finalidade; 2. verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto e/ou caso); 3. reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica crescente, sendo o documento com data mais recente em último lugar e assim sucessivamente; 4. verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificandoa; 5. ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem estabelecida - cronológica, alfabética, geográfica ou outra -, verificando a existência de cópias e eliminando-as. Caso o original não exista, manter uma única cópia; 6. arquivar os documentos de acordo com o PLANO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO. Os documentos deverão ser inseridos aos dossiês com prendedores plásticos, à exceção dos processos acondicionados em capas próprias que, embora inseridos nas pastas, permanecem soltos para facilitar o manuseio; 7. identificar de maneira visível as pastas suspensas, gavetas e caixas, através de notações registradas nas projeções das pastas ou etiquetas; 8. conservar em ordem os documentos arquivados; 9. avaliar o arquivo corrente, de acordo com os prazos da TABELA DE TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO, transferindo ou recolhendo a documentação ao arquivo intermediário ou ao permanente. Os documentos que tenham cumprido a sua função administrativa e não possuam valor probatório ou informativo serão eliminados de acordo com os procedimentos fixados por legislação pertinente 13, sendo que as duplicatas desnecessárias deverão ser descartadas; 10. dar buscas necessárias para atender aos pedidos de antecedentes ou esclarecimentos feitos pelo setor de protocolo; 13 Deliberação n. 4 do CEA, de 17 de dezembro de 1998. Emília Barroso Cruz - 2001. 23

11. arquivar o anexo, quando volumoso, em caixa apropriada ou em pasta anexa, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua localização no documento que o encaminhou; 12. manter reunida a documentação seriada, como por exemplo, boletins e atas, em caixas apropriadas, procedendo o controle informatizado da localização destes anexos, repetindo a operação sempre que chegar um novo número. Obs: As caixas serão acondicionadas em estantes. c) Retirada e Controle (Empréstimo): Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do arquivo para: emprestar aos usuários; prestar informações; efetuar uma juntada. Nesta fase é de máxima importância o controle de retirada, efetuado através do Recibo de Empréstimo ou controle informatizado de tramitação, registrando-se as informações sobre processos, dossiês ou outros documentos retirados, além do setor, nome, assinatura e número de MASP do servidor responsável pela solicitação. O controle de empréstimo tem como finalidades fiscalizar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e recolhimento. Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização do(s) documento(s) retirado(s). 5 AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DE DOCUMENTOS. É o processo de análise e seleção de documentos que visa estabelecer prazos para a sua guarda nas fases corrente e intermediária e sua destinação final, ou seja, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Nenhum documento deve ser conservado por tempo maior do que o necessário para o cumprimento das atividades que o geraram. O processo de avaliação e Emília Barroso Cruz - 2001. 24

seleção de documentos tem como objetivo reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação; garantir condições de conservação dos documentos de valor permanente; controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados ao registro da informação; ampliar o espaço físico para arquivamento; aproveitar os recursos humanos e materiais; garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental. Utilizando a Teoria das Três Idades aplica-se critérios de avaliação na fase corrente, a fim de distinguir os documentos de valor eventual (de eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. Deve-se evitar a transferência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados, pois o desenvolvimento do processo de avaliação e seleção nesta fase de arquivamento é extremamente oneroso do ponto de vista técnico e gerencial. O processo de avaliação de documentos de arquivo requer, para o estabelecimento de critérios de valor, a participação de pessoas ligadas a diversas áreas profissionais. Há necessidade de se identificar a utilidade das informações contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo 14 compostas por: arquivista ou responsável pela guarda da documentação; servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas; historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; profissional da área jurídica, responsável pela definição do valor legal dos documentos; profissionais ligados ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros); outros profissionais que possam colaborar com as atividades da Comissão. A estipulação do prazo de guarda dos documentos vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com a freqüência de uso das informações nele contidas; a existência de leis ou decretos que regulem a sua prescrição legal; a existência de outras fontes com as mesmas informações (documentos recapitulativos); e a necessidade 14 Conforme Decreto 40.186, de 22 de dezembro de 1998, art. 5º. Emília Barroso Cruz - 2001. 25

de guarda dos documentos por precaução, em virtude das práticas administrativas (prazos precaucionais). A avaliação constitui o elemento vital de um programa de gestão de documentos ao permitir racionalizar o fluxo documental nas fases corrente e intermediária, facilitando a constituição de arquivos permanentes e a implementação de um programa de gestão de documentos, viabilizando o acesso à informação. O processo de avaliação segue procedimentos que visam alcançar resultados mais amplos como a elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Documentos. 5.1. VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS. No processo de avaliação considera-se a atividade que deu origem ao documento, identificando os valores a ele atribuídos, segundo o seu potencial de uso. O valor primeiro do documento refere-se à sua função administrativa. Em decorrência desta função há que se estabelecer prazos de guarda ou retenção que cubram o período de vigência do documento para cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais para os quais foi produzido, antes de dar a destinação final. O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados, podendo ser: a) probatório - diz respeito às provas de como está organizado um governo: seus modos de ação, suas políticas ao tratar de toda espécie de questões, seus procedimentos, suas realizações em geral. Essas informações são indispensáveis aos governos e estudiosos do governo, para dar coerência e continuidade às ações que compõem o processo político-decisório e como precedentes para diretrizes e procedimentos. Para detectar o valor probatório é necessário conhecer a origem, o desenvolvimento e as operações da organização que produziu o documento. Emília Barroso Cruz - 2001. 26

b) informativo - quando contém informações essenciais sobre matérias com que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa 15. Para avaliação do valor primário deve-se observar o período de vida administrativa do documento, tempo necessário à sua tramitação e conseqüente ação administrativa. A vida administrativa do documento inicia-se com a sua produção e finda quando a informação nele contida cumpriu o objetivo que lhe deu origem. A documentação legal e fiscal, apresenta prazos de vigência definidos, seja em si mesmos (contratos, certidões, convênios, etc.), seja por força de instrumentos legais (documentos financeiros, judiciais, etc.). Existem, também, documentos cujo conteúdo não permite uma definição clara da vigência ou prescrição, sugerindo o estabelecimento de prazos de precaução. O prazo de precaução é o tempo necessário para guarda do documento entre o término da vigência ou prescrição e o momento do recolhimento ao arquivo permanente ou eliminação, dependendo de seu valor. Os prazos de precaução existem em função de possíveis reclamações administrativas ou jurídicas sobre a informação contida no documento ou da sua tramitação e cumprimento. A documentação pode servir, também, como antecedente direto ou suporte jurídico a um documento agora vigente. O prazo de precaução inicia quando finda a vigência ou prescrição da informação contida no documento. Já o seu fim está condicionado a fatores externos ao documento, derivando-se de normas jurídicas que respaldam direitos e obrigações ou quando sua guarda se justifica para atender a possíveis demandas administrativas posteriores. Tendo em vista estes critérios, é importante definir objetivamente o término do prazo de precaução. À luz desses princípios, a metodologia de elaboração da tabela de temporalidade fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos, tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos, pois somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com racionalidade e segurança. 15 SHELLENBERG. Arquivos modernos. Emília Barroso Cruz - 2001. 27

5.2. PRAZOS DE GUARDA. Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, atendendo exclusivamente às necessidades da administração que os gerou, contado a partir da data de produção do documento. O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o documento ainda é necessário à administração, porém com baixa freqüência de uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição desta. 5.3. TABELA DE TEMPORALIDADE Tabela de Temporalidade 16 é o registro esquemático do ciclo da vida documental do órgão, sendo elaborada após a análise da documentação e aprovada pela autoridade competente. A Tabela determina o prazo de guarda dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, os critérios para a microfilmagem, a eliminação ou o recolhimento ao arquivo permanente. A aplicação da Tabela de Temporalidade resultará na facilidade em distinguir os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente; na eliminação imediata de documentos cuja guarda não se justifique; na racionalização, principalmente em termos econômicos, das atividades de transferência e recolhimento e na implementação de um programa de destinação de documentos. Hoje em dia, países como os Estados Unidos e Canadá, após o desenvolvimento dos trabalhos de gestão documental, recolhem aos arquivos permanentes cerca de 7 a 10 % da massa documental produzida. Preserva-se, desta forma, a memória administrativa e o direito do cidadão ao mesmo tempo em que se reduz os gastos da administração pública com a conservação de documentos sem valor probatório e informativo. 16 Parte II do Anexo do Decreto n. 40.187, de 22 de dezembro de 1998. Emília Barroso Cruz - 2001. 28