PROTOCOLO PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA: UMA PROPOSTA ALINHADA À LEGISLAÇÃO BRASILEIRA

FEAD Centro de Gestão Empreendedora Núcleo de Pós-Graduação e Pesquisa Mestrado Profissional em Administração PROTOCOLO PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA: UMA PROPOSTA ALINHADA À LEGISLAÇÃO BRASILEIRA Odilon Machado de Saldanha Júnior Belo Horizonte 2009

Odilon Machado de Saldanha Júnior PROTOCOLO PARA AUDITORIA DO PROGRAMA DE CONSERVAÇÃO AUDITIVA: UMA PROPOSTA ALINHADA À LEGISLAÇÃO BRASILEIRA Dissertação apresentada ao Mestrado Profissional em Administração da FEAD Centro de Gestão Empreendedora, como requisito para obtenção do título de Mestre em Administração. Área de Concentração: Gestão Estratégica de Organizações Linha de Pesquisa: Organizações, Gestão e Mudanças Orientadora: Dra. Íris Barbosa Goulart Belo Horizonte 2009

Aos trabalhadores do Brasil, que possam manter seus sentidos ao levar sobre si o futuro.

COMO AGRADECER POR PRESENTES DE DEUS? Íris, Identidade particular, que com seu olhar sempre tornou leve os novos caminhos da administração em minha vida. Alice Penna, Ana Blanche, André Lage, Carolina Funchal, Deborah Lorentz e Lídia Sucasas, (essa ordem só poderia ser alfabética) amor genuíno que nos torna amigos-irmãos, troca diária na caminhada. Andréa Bazzolli, totem que me ensina a viver o caos, amando com respeito e liberdade. Mário Marco, Alice Penna e Hudson Couto, por confiarem e abrirem portas. Equipe OFÍCIO, A empresa é uma ilusão. O que existe são pessoas, expectativas, braços fortes que apóiam e me estimulam a continuar. Em especial, à Lúcia, Deborah, André e Elaine que com competência e carinho, se dedicaram para ajudar na conclusão deste trabalho.

SUMÁRIO LISTA DE FIGURAS... 7 LISTA DE TABELAS... 8 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS... 9 RESUMO... 10 ABSTRACT... 11 1. INTRODUÇÃO... 12 1.1. Justificativa... 15 1.2. Objetivos... 16 1.2.1. Objetivo Geral... 16 1.2.2. Objetivos Específicos... 16 2. REFERENCIAL TEÓRICO... 17 2.1. Programa de Conservação Auditiva... 17 2.1.1. A Perda Auditiva Ocupacional... 17 2.1.2. Definição e Objetivos do PCA... 18 2.1.3. Legislação Brasileira relacionada ao PCA... 18 2.1.4. Atividades do PCA... 20 2.1.5. Auditoria do PCA... 20 2.2. Auditoria... 23 2.2.1. Definição e Objetivos da Auditoria... 23 2.2.2. Método de Auditoria... 25 Lista de Verificação de Auditoria... 27 Metodologia de Aplicação da Auditoria... 28 3. PROTOCOLO PARA AUDITORIA DO PCA... 31 3.1. Lista de Verificação para Auditoria do PCA... 32 3.2. Metodologia de Aplicação do Protocolo para Auditoria do PCA... 34 3.2.1. Avaliação de Aplicabilidade... 34 3.2.2. Verificação de Conformidade... 35 3.2.3. Mensuração de Desempenho... 37 3.2.4. Formulário... 39 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS... 40

REFERÊNCIAS... 44 ANEXO A: FLUXOGRAMA DAS ATIVIDADES DO PCA... 47 ANEXO B: QUADRO DE ATIVIDADES, DEFINIÇÕES E ÁREAS ENVOLVIDAS NO PCA... 48 ANEXO C: PROTOCOLO PARA AUDITORIA DO PCA... 50

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1: Modelo de Gestão pelo PDCA... 25

8 LISTA DE TABELAS Tabela 1: Critério de pontuação para Avaliação de Aplicabilidade... 34 Tabela 2: Critério de pontuação para Verificação da Conformidade... 36

9 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS AAO CA CAT CNRCA EPI INSS OHSAS OS NIOSH NR NPSE PCA PCMSO PPRA SGSSO WCB American Academy of Otorrinolaringology Certificado de Aprovação Comunicação de Acidente de Trabalho Comitê Nacional de Ruído e Conservação Auditiva Equipamento de Proteção Individual Instituto Nacional do Seguro Social Occupational Health Safety Assessment Series Ordem de Serviço National Institute for Ocupational Safety and Health Norma Regulamentadora Nível de Pressão Sonora Elevado Programa de Conservação Auditiva Controle Médico de Saúde Ocupacional Programa de Prevenção de Riscos Ambientais Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional Workers Compensation Board of British Columbia

10 RESUMO O Programa de Conservação Auditiva (PCA) visa prevenir ou estabilizar as perdas auditivas ocupacionais por meio de um processo dinâmico, com oportunidades de melhoria contínua, o qual desenvolve atividades planejadas e coordenadas entre as diversas áreas envolvidas na organização. A auditoria do PCA é uma de suas atividades, e deve atuar como um elemento de integração em que são reunidas e interpretadas as informações de todas as outras atividades do programa. A ausência de um protocolo para auditoria do PCA alinhado à legislação brasileira justifica a importância do presente trabalho. O objetivo deste trabalho é desenvolver um protocolo para auditoria do PCA que esteja de acordo com os aspectos previstos pela legislação brasileira. O protocolo constitui um sistema de auditoria para análise situacional do desempenho do PCA nas organizações frente à legislação brasileira. Destina-se a quantificar adequações e qualificar falhas no processo, subsidiando decisões gerenciais para implantação de ações corretivas e de oportunidades de melhorias, bem como comparar resultados em momentos subseqüentes. Poderá ser utilizado em auditoria inicial de reconhecimento, durante o desenvolvimento das atividades do PCA, em períodos predeterminados, após a implantação de melhorias, em processo de auditoria coorporativa para certificações, para mensuração do capital intelectual, como rol de documentação para organização de evidências de atendimento legal em relação ao PCA, e para fiscalização pelos órgãos públicos. A utilização do presente protocolo para auditoria poderá representar um grande avanço para a sistematização das ações relacionadas ao PCA nas organizações, com foco nas exigências atuais da legislação brasileira. Palavras Chave: perda auditiva provocada por ruído; conservação auditiva; auditoria.

11 ABSTRACT The Hearing Conservation Program (HCP) aims to prevent or establish occupational hearing losses based on a dynamic process with opportunities of continuous improvement, which develops planning and coordinated activities between the areas involved in the organization. The judgment is one of the HCP activities and must be an integrating component where all information about the other program activities are joined and interpreted. The absence of a HCP protocol based on Brazilian regulation justifies the importance of such study. The objective of this work is to develop a HCP judgment protocol adapted for Brazilian regulation. The protocol is a judgment system for situation analysis of the HCP performance in organizations based on Brazilian regulation. It was elaborated to quantify adjustments and qualify process fails providing management decisions for implementation of corrective actions and improvement opportunities and compare follow up results as well. It will be able to be applied in initial judgement for HCP improvement implementation, during the activities development, after improvement implementation, during judgment for quality certification process, for measurement of intellectual capital, as a roll of the organization of documents for evidence of legal assistance in relation to HCP and for public inspection and surveillance. The use of this judgment protocol may represent a great development for systematization of HCP actions in organizations, with focus on the current Brazilian regulation. Key words: Noise induced hearing loss; hearing conservation; judgment.

12 1. INTRODUÇÃO Dentre todos os agentes que constituem riscos ocupacionais, o ruído surge como o mais frequente e universalmente distribuído, atingindo um elevado número de trabalhadores (COSTA, MORATA e KITAMURA, 2007). Tal fato resulta com que a perda auditiva ocupacional seja, atualmente, considerada uma das doenças ocupacionais mais frequentes no mundo (GONÇALVES e IGUTI, 2006). Estudos nacionais e internacionais com trabalhadores expostos a ruído em diversos ramos de atividades encontraram prevalências de perdas auditivas ocupacionais variando entre 28% e 48% (MONLEY et al., MARTINS et al., 2001; HARGER e BARBOSA-BRANCO, 2004; CORDEIRO et al., 2005). O conjunto de atividades adotadas para a prevenção deste problema compõe o Programa de Conservação Auditiva (PCA), que pode ser definido como um processo dinâmico, com oportunidades de melhoria contínua, o qual desenvolve atividades planejadas e coordenadas entre as áreas envolvidas na organização. O PCA está fundamentado na legislação brasileira, em especial pela trabalhista, por meio de suas Normas Regulamentadoras (NR) 6, 7, 9 e 15, e pela legislação previdenciária, especialmente as Ordens de Serviço (OS) 608 e 621. Sendo o PCA um dos programas do Sistema de Gestão de Segurança e Saúde Ocupacional (SGSSO), o seu adequado desenvolvimento é especialmente

13 importante por favorecer a obtenção da certificação da Occupational Health Safety Assessment Series (OHSAS) 18.001. As atividades básicas do PCA devem ser a Análise de Riscos para Perdas Auditivas Ocupacionais, a Gestão de Diagnósticos Audiológicos, a Gestão de Medidas de Controle Individual e Coletivo, a Gestão de Equipamentos de Proteção Individual, a Gestão de Tributos Trabalhistas e Previdenciários, a Gestão do Conhecimento e a Auditoria. Todas as atividades do PCA devem estar integradas pois, faltando uma, inteira ou em parte, a ação preventiva não se concretizará (COSTA, MORATA e KITAMURA, 2007). Por meio do Fluxograma das Atividades do PCA, apresentado no Anexo A, pode-se entender como tais mecanismos interagem entre si. No Quadro de Atividades, Definições e Áreas Envolvidas no PCA, apresentado no Anexo B, é possível verificar a amplitude do PCA, na medida em que abrange diversas áreas de uma organização. As atividades do PCA devem ser reavaliadas periodicamente visando ao aprimoramento e à adequação em relação às modificações que possam ocorrer na empresa, seja por demanda dos processos produtivos, seja pela reorganização do trabalho, ou ainda, por mudanças da legislação ou dos riscos ocupacionais.

14 Essa constante reavaliação do programa, que poderá ocorrer por meio de Auditorias, também tem o objetivo de estabelecer bases para o planejamento de ações corretivas e fornecer subsídios para a tomada de decisões visando sua melhoria contínua. A auditoria do PCA deve atuar como um elemento de integração que reúne e interpreta as informações de todas as outras atividades do programa. Portanto, torna-se fundamental para o sucesso do mesmo, apontando não somente as não conformidades e as oportunidades de melhorias como, também, podendo caracterizá-lo como eficaz ou não por meio de indicadores de desempenho. A necessidade desta reavaliação periódica do PCA é descrita pela OS 608 e pelo Comitê Nacional de Ruído e Conservação Auditiva (CNRCA). Sendo o PCA parte integrante do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), descrito na NR 9, as empresas são obrigadas a fazer, sempre que necessário, e pelo menos uma vez ao ano, uma análise global do programa para avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes pertinentes, além do estabelecimento de novas metas e prioridades. Entre as listas de verificação 1 para auditoria do PCA mais reconhecidas, podem ser citadas as propostas da American Academy of Otorrinolaringology (AAO), do Workers Compensation Board of British Columbia (WCB) e do National Institute for Ocupational Safety and Health (NIOSH), a qual tem sido amplamente utilizada no Brasil. 1 Tradução de Check List, que é uma expressão também muito utilizada em auditorias.

15 Entretanto, estes protocolos não atendem muitos aspectos da nossa realidade por não estarem alinhados à legislação brasileira. 1.1. Justificativa O presente trabalho tem sua importância científica justificada pela carência de protocolos para auditoria do PCA alinhados à legislação brasileira. Acrescenta-se a isto que o referido protocolo permite uma ligação entre o exercício da Fonoaudiologia em empresas e a produção científica na Academia, constituindo tema passível de discussão no âmbito da Administração e da Gestão de Pessoas. Sendo este protocolo para auditoria do PCA, até então, único nessa proposta de adequação, existe a possibilidade de que se torne uma fonte de consulta e subsídio para outras pesquisas interessadas no tema, além de colaborar na atuação de gestores de saúde e segurança, auditores e fiscais. Este modelo de protocolo também poderá se reverter em benefícios para a gestão do PCA, sendo uma ferramenta importante para mensurar seu desempenho em relação ao atendimento da legislação brasileira e reavaliar as atividades do programa que merecem ações corretivas ou oportunidades de melhoria. A presente proposta foi elaborada pelo autor deste trabalho, que é Fonoaudiólogo, especialista em Audiologia e Saúde do Trabalhador e atua há 12 anos como consultor para implantação e desenvolvimento de PCA em empresas de diversas regiões do país.

16 1.2. Objetivos 1.2.1. Objetivo Geral O objetivo deste trabalho é desenvolver um protocolo para auditoria do PCA que esteja de acordo com os aspectos previstos pela legislação brasileira. 1.2.2. Objetivos Específicos Revisar protocolos para auditoria do PCA existentes, avaliando modelos de listas de verificação e de critérios de mensuração de desempenho das atividades desenvolvidas. Identificar as ações sobre conservação auditiva que devem ser implantadas nas empresas, determinadas pela legislação brasileira. Interpretar a legislação e contextualizá-la em itens de controle que representem a conformidade dos aspectos sobre PCA que devem ser implantados nas empresas.

17 2. REFERENCIAL TEÓRICO A teoria que sustenta o presente trabalho se baseia na legislação brasileira sobre conservação auditiva e na análise do conceito e das etapas do processo de auditoria. 2.1. Programa de Conservação Auditiva 2.1.1. A Perda Auditiva Ocupacional Costa, Morata e Kitamura (2007) relataram que, durante a atividade laboral, o sistema auditivo pode ser atingido por diversos agentes agressores: o ruído intenso em exposição continuada, a exposição a certos produtos químicos, o ruído de impacto muito intenso e os traumatismos físicos, dentre os quais o barotrauma. Cientes disso, Morata e Lemasters (1995) propuseram a utilização do termo "Perda Auditiva Ocupacional", por ser mais abrangente, e considerando o ruído, sem dúvida, como o agente mais comum, mas sem ignorar a existência de outros, com todas as implicações que estes pudessem originar em termos de diagnóstico, medidas preventivas, limites de segurança e legislação. A Organização Mundial da Saúde estima que milhões de pessoas, em todo o mundo, são portadoras de Perda Auditiva Ocupacional. No Brasil, é possível que

18 algumas centenas de milhares de trabalhadores estejam acometidos por esse agravo (COSTA, MORATA e KITAMURA, 2007). 2.1.2. Definição e Objetivos do PCA O PCA é um processo dinâmico, planejado e executado de forma coordenada entre os diversos departamentos da empresa, que visa prevenir ou estabilizar as perdas auditivas ocupacionais (BERNARDI e SALDANHA JR, 2003). Bernardi e Saldanha Jr (2003, p.49-52) apontam como objetivos do PCA: Melhorar a qualidade de vida do trabalhador evitando a surdez e reduzindo os efeitos extra-auditivos causados pela exposição a níveis elevados de pressão sonora e outros agentes de risco para audição; Identificar empregados com patologias de orelhas e audição não relacionadas ao trabalho, encaminhando-os para tratamento adequado; Diagnosticar precocemente os casos de perdas auditivas ocupacionais, estabelecendo medidas eficazes, preservando a saúde dos trabalhadores; Adequar a empresa às exigências legais; Redução de custo da insalubridade com comprovação científica; Redução do custo com reclamatórias trabalhistas. 2.1.3. Legislação Brasileira relacionada ao PCA A legislação trabalhista, por meio da NR 7, obriga todos os empregadores e instituições que admitam trabalhadores como empregados a elaborarem e implementarem o Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO), com o objetivo de promoção e preservação da saúde do conjunto dos seus trabalhadores. Em seu Anexo I constam as diretrizes e parâmetros mínimos para a avaliação e acompanhamento da audição em trabalhadores expostos a níveis de

19 pressão sonora elevados (NPSE), onde são apresentados diversos subsídios para o desenvolvimento do PCA (MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO, 1994). A NR 9 obriga o empregador a implantar e a manter um PPRA que contempla o monitoramento do ambiente de trabalho e implementa ações corretivas a nível coletivo por meio de medidas de engenharia e segurança. Enquanto estas medidas não forem implantadas, deverão ser tomadas medidas de caráter administrativo ou de organização do trabalho e a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI) (MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO, 1994). A NR 6 trata de aspectos relacionados a EPI, dentre os quais se destacam fornecimento conforme o risco, Certificado de Aprovação (CA) e obrigações do empregado e empregador (MOREIRA, 2007). Já a NR 15 aborda sobre Atividades e Operações Insalubres e em seu Anexo I estabelece os limites de tolerância para os trabalhadores expostos ao ruído contínuo ou intermitente e no Anexo II para o ruído de impacto (MOREIRA, 2007). A OS 608 relata que, se a empresa tiver NPSE como agente de risco levantado pelo PPRA, o empregador deve organizar sob sua responsabilidade um PCA (MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL, 1998). A OS 621 preconiza que todo acidente do trabalho, doença profissional ou do trabalho deverá ser comunicado pela empresa ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), sob pena de multa em caso de omissão. Dessa forma, a Perda

20 Auditiva Ocupacional é passível de emissão de Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT) (MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL, 1999). 2.1.4. Atividades do PCA No Quadro de Atividades, Definições e Áreas Envolvidas no PCA (Anexo B) é possível verificar a amplitude do programa, na medida em que envolve várias atividades e diversos campos da organização. Tal quadro foi adaptado pelo autor deste trabalho com base em sua experiência profissional e em achados da literatura científica (BERNARDI e SALDANHA JR, 2003). 2.1.5. Auditoria do PCA O PCA deve passar por reavaliações periódicas para determinar em que extensão ele está realmente atuando, se está sendo eficaz ou se existem problemas que precisam ser resolvidos para seu bom funcionamento (COSTA, MORATA e KITAMURA, 2007). Os mesmos autores relatam que uma das formas de avaliar o programa é conferir a qualidade e a totalidade da execução de cada etapa em separado por meio de auditorias periódicas. Desta forma, os pontos críticos poderão ser identificados e passarão a ser alvos de medidas especiais de controle e atuação preventiva. Tratando-se de cuidados voltados ao trabalhador, a NR 9 é clara ao obrigar o empregador a manter um PPRA que avalia sistematicamente os riscos existentes

21 no local de trabalho e implementa ações corretivas para controle desses riscos (CAVALLI, 2005). Tal análise pode ser feita por meio de auditoria, embora não tenha uma citação explícita do termo nesta NR (ARAÚJO, et al., 2006). A NR 9 prevê ainda, que uma análise global do PPRA deverá ser efetuada sempre que necessário e pelo menos uma vez ao ano para avaliação do seu desenvolvimento e realização dos ajustes necessários e estabelecimento de novas metas e prioridades (MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO, 1994). A OS 608 afirma que, para o PCA alcançar seus objetivos, é necessário que sua eficácia seja avaliada sistemática e periodicamente (MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL, 1998). A OS 608 recomenda ainda o uso de uma lista de verificação para ser utilizada na avaliação do PCA e que a mesma deve consistir na avaliação da perfeição e qualidade dos componentes do programa, na avaliação dos dados do exame audiológico e na opinião dos trabalhadores (MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA E ASSISTÊNCIA SOCIAL, 1998). O Boletim nº 6 do CNRCA recomenda que, na elaboração do PCA, uma de suas atividades seja a avaliação da abrangência, da qualidade dos componentes do programa e dos resultados dos exames audiométricos individual e setorialmente (COMITÊ NACIONAL DE RUÍDO E CONSERVAÇÃO AUDITIVA, 1999).

22 Até o momento, existem alguns modelos internacionais de lista de verificação para auditoria do PCA. Dentre eles, podem ser destacados: American Academy of Otorrinolaringology (AAO) Em 1988, a AAO propôs um modelo de lista de verificação para auditoria do PCA que incluiu medição e análise da exposição do trabalhador ao ruído, controle do ruído por medidas coletivas e individuais, instrução e motivação dos empregados às práticas de conservação auditiva, avaliação dos trabalhadores e avaliação e eficiência do programa (GONÇALVES e IGUTI, 2006). Workers Compensation Board (WCB) of British Columbia Em 1996, a Sound Advice elaborou uma proposta de lista de verificação para auditoria do PCA que foi editada pela WCB. Tal protocolo contempla itens de controle como medição do ruído, disponibilização de informação e treinamento aos trabalhadores, soluções para o controle do ruído, uso de protetores auditivos, identificação das áreas críticas de ruído, avaliação da audição dos trabalhadores e revisão sobre a eficácia do programa (WORKERS COMPENSATION BOARD OF BRITISH COLUMBIA, 1996). National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH) O NIOSH criou em junho de 1996 uma lista de verificação para auditoria do PCA e publicou sua revisão em outubro do mesmo ano. Apresenta-se dividida em oito partes, são elas: acompanhamento da exposição ao ruído, controles administrativos e de engenharia, avaliação audiométrica, uso de equipamentos de proteção auditiva, educação e motivação dos trabalhadores, manutenção de registros, avaliação do

23 programa e auditoria (NATIONAL INSTITUTE FOR OCCUPACIONAL SAFETY AND HEALTH, 1996). Em seu estudo, Cavalli, Morata e Marques (2004, p. 376) utilizaram este instrumento para a auditoria de 30 empresas em Curitiba e apontaram alguns problemas: Questões muito extensas, exigindo mais de duas respostas; Questões pouco objetivas que não proporcionam a obtenção da resposta esperada; Questões não formuladas de acordo com a legislação trabalhista brasileira, o que dificulta a classificação das respostas, como as que excedem às exigências legais e as que não se aplicam a estes casos, por relatarem situações específicas de cada empresa. As autoras descrevem ainda que para o melhor aproveitamento destas questões fazse necessária adequação dos itens supracitados. 2.2. Auditoria 2.2.1. Definição e Objetivos da Auditoria A palavra auditoria origina-se etimologicamente do latim auditore, significa ouvir e caracteriza-se por um exame sistemático de fatos, com a confrontação de documentos e registros das ações executadas, bem como pela observação de uma atividade, elemento ou sistema (GONÇALVES, 2009).

24 A auditoria tem como objetivo verificar a adequação aos requisitos preconizados pelas normas da empresa e leis vigentes, além de auxiliar na tomada de decisão de ações e disposições planejadas (TERRERI, et al., 2003; GONÇALVES, 2009). Segundo Cavalli, Morata e Marques (2004), a auditoria deve ser vista como um processo educacional, de forma que as pessoas possam ver por meio dos resultados as oportunidades de melhorias no sistema de forma geral. Segundo Rebelo e Moraes (2006), para garantir a melhoria contínua de um programa do SGSSO, inclusive o PCA, são necessárias avaliações periódicas, de forma a evidenciar o atendimento à política, às diretrizes organizacionais e ao atendimento aos requisitos legais, bem como os objetivos e as metas estabelecidos pela alta administração. A revisão é necessária, uma vez que se trata de um processo dinâmico, sujeito a contínuas mudanças, por meio da introdução de fatores éticos, ambientais, mercadológicos, sociais e econômicos (REBELO e MORAES, 2006). O já consolidado método PDCA de administração para a Qualidade Total, criado em 1920, é uma ferramenta cujo foco principal é a mudança em busca da melhoria contínua. De forma que, a cada momento de Checar, que acontece nas auditorias, é possível planejar ações futuras por meio de indicadores de conformidade que foram levantados ao longo do ciclo anterior, proporcionando, assim, a manutenção da qualidade e a revisão dos eventos organizacionais (ARAÚJO, 2008).

25 Figura 1: Modelo de Gestão pelo PDCA Fonte: ARAÚJO, 2008, p. 109. 2.2.2. Método de Auditoria Couto (1994) afirma que a auditoria do PCA deve ser realizada anualmente para verificar as atividades do programa. A auditoria pode ser realizada por empregado ou departamento de uma entidade, configurando uma auditoria interna, ou por profissional habilitado ou empresa especializada, ambos sem vínculo empregatício com a empresa auditada, dessa forma caracterizando uma auditoria externa (GONÇALVES, 2009). Na auditoria interna, o auditor deverá prestar contas diretamente à direção e terá que ser alguém idôneo para que as pessoas que forem auditadas sintam confiança nas não conformidades apresentadas e entendam a importância da mudança para a

26 melhoria do processo. É importante também que os superiores deste auditor favoreçam as modificações, quando forem necessárias (GONÇALVES, 2009). A conclusão da auditoria interna se dá por meio de relatórios e cartas de controle interno (GONÇALVES, 2009). No entanto, para a auditoria externa ser viabilizada é preciso que as empresas mantenham seus controles internos eficazes, possibilitando assim a avaliação dos procedimentos internos por outras empresas (GONÇALVES, 2009). A conclusão da auditoria externa se dá por meio de um documento formal, denominado Parecer da Auditoria (GONÇALVES, 2009). Independentemente do tipo de auditoria, Terreri et al. (2003) ressaltam que o auditor deve ter assegurados liberdade e acesso ao objeto auditado com o objetivo de que suas atividades sejam desenvolvidas com eficácia e isenção e para que possa produzir análises imparciais e de eficiência técnica. Ao final de cada auditoria, a organização deve elaborar um plano de ação com as medidas corretivas acordadas e providências estabelecidas de monitoramento, a fim de assegurar a implementação satisfatória destas propostas (ARAÚJO, et al., 2006, MELO, 2001). O auditor, ao iniciar um trabalho de auditoria, deverá ter o cuidado de verificar o plano de ação estabelecido anteriormente e se o mesmo foi atendido. Caso

27 contrário, a empresa deverá apresentar uma justificativa formal explicando as razões das não realizações nos prazos estabelecidos. Isso porque, o atendimento ao plano de ação é uma evidência forte de que a organização está comprometida com o processo de melhoria contínua (ARAÚJO, et al. 2006). Segundo Couto (1994), são três as etapas para realização de auditorias: a elaboração da lista de verificação de auditoria, a verificação de conformidade e a elaboração do relatório de auditoria. Lista de Verificação de Auditoria Segundo Couto (1994), é recomendável elaborar uma lista de verificação a fim de orientar a condução da auditoria e para padronização dos registros e das evidências objetivas encontradas, além de ajudar a recordar os requisitos verificados contribuindo para a elaboração do relatório final. Tal lista pode ser elaborada a critério do auditor e deve apresentar itens de controle objetivos e fundamentadas na legislação (ARAÚJO, et al., 2006). Couto (1994) afirma que a utilização da lista de verificação durante o processo de auditoria é uma técnica interessante, na medida em que viabiliza a elaboração do relatório ainda em campo e, caso surjam dúvidas, estas poderão ser solucionadas durante o período de presença da equipe de auditoria na empresa. Contudo, ressalta que as informações e observações do relatório final não precisam se limitar à lista de verificação (COUTO, 1994).

28 Metodologia de Aplicação da Auditoria A metodologia de aplicação geralmente se compõe pela avaliação da aplicabilidade, verificação da conformidade e mensuração de desempenho do sistema a ser auditado. Para a avaliação da aplicabilidade é comum a utilização dos termos Aplicável e Não Aplicável. O termo Aplicável é utilizado quando determinado conceito ou ação se enquadra a algum tipo de norma da organização, seja ela interna ou externa. Já o termo Não Aplicável, é usado quando não é possível adaptar-se à norma, totalmente ou em parte (FERREIRA, 2006). Já na verificação da conformidade, o auditor deve ter o cuidado de procurar uma evidência antes de estabelecer uma não conformidade. Logo, o processo de auditoria não pode se basear em avaliações subjetivas, sem fundamentação técnica ou legal (ARAÚJO et al., 2006). O termo Conforme é usado quando os parâmetros avaliados na entidade estão de acordo com o proposto na legislação brasileira e normas internas da empresa, enquanto que o termo Não Conforme é utilizado quando for verificada pelo auditor uma deficiência ou não-concordância ou ainda na ausência de procedimentos ou documentos (REBELO e MORAES, 2006).

29 O termo Evidência de Auditoria se reporta aos registros, apresentação de fatos ou outras informações, verificáveis no processo de auditoria (REBELO e MORAES, 2006). Rebelo e Moraes (2006, p. 357) ressaltam que os registros de evidências dependem do escopo e complexidade da auditoria, com possibilidade de se considerar: a) Entrevistas com empregados e outras pessoas; b) Observações das atividades e ambiente e condições de trabalho; c) Análise de documentos: política, objetivos, procedimentos, licenças, permissão para trabalho, desenhos, contratos, acordos ou convenções coletivas de trabalho; d) Registros, como registros de inspeção, minutas de reuniões, relatórios de auditoria, registros de monitoramento de programas e resultados de medições; e) Resumos de dados, análises e indicadores de desempenho; f) Informações sobre os programas de amostragem do auditado e sobre procedimentos para controle de amostragem e processos de medição; g) Relatórios de outras fontes: realimentação de clientes e outras partes interessadas, notificações ou autuações do Ministério do Trabalho e Emprego, outros; h) Bancos de dados informatizados e internet. O termo Oportunidade de Melhoria pode ser usado sempre que o auditor ou perito verifica que a ação avaliada pode ser melhorada (ARAÚJO, 2008). A mensuração de desempenho é um importante instrumento estratégico que pode contribuir para a melhoria da organização, sistema e/ou programa (ARAÚJO, 2008). Nas auditorias também é comum a utilização de sistemas de pontuação para mensuração de resultados, podendo citar o modelo do Sistema DIAG (LOPES e