ROTEIRO OPERACIONAL DO SEFIP PLATAFORMA GRÁFICA
ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO...4 2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP...5 3. INICIANDO O SEFIP...7 4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA...8 4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE...8 4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS...11 5. CADASTRO...12 5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL...12 5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL...13 5.2 CADASTRO DE EMPRESA...14 5.2.1 INCLUIR EMPRESA...14 5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP...15 5.2.3 EXCLUIR EMPRESA...16 5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR...17 5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR...17 5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR...18 5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR...19 5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA...21 5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA...21 5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA...22 5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA...24 6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR...25 6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR...27 6.1.1 ALOCAR...27 6.1.2 DESALOCAR...30 6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA...32 6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR...32 7. MOVIMENTO...34 7.1 ABERTURA...34 7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA...35 7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO...35 7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS...36 7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA...37 7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA...38 7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA...40 7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR...42 7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO...42 7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS...43 7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR...44 7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR...46 7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR...47 7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR...48 7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR...50 7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR...52 7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS...53 7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR...54 7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR...55 7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR...56 7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR...57 7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR...58 7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA...59 7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO...59 7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS...60 7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR...61 7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR...62 8. SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO...63 9. EXECUTAR FECHAMENTO...65 2
9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO...68 9.1.1REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES...69 9.2 DADOS DA CONFISSÃO...70 10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS...71 10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP...71 10.1.1IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP...75 10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL...78 11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604)...81 11.1 MOVIMENTO...82 11.1.1 ABERTURA...82 11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA...83 11.1.3 ALTERAR EMPRESA...84 11.1.4 EXCLUIR EMPRESA...85 11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR...86 11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR...87 11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR...88 11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO...89 12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO...92 13. AUSENCIA DE FATO GERADOR SEM MOVIMENTO...94 14.CÓPIA DE SEGURANÇA BACKUP...95 14.1GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA...95 14.2RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA...96 15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA...98 16. LIMPEZA DE BASE...100 17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS RESOLVENDO OCORRÊNCIAS...101 3
1. INTRODUÇÃO O Decreto n.º 2.803/98, de 20/10/1998, estabeleceu a obrigatoriedade da utilização da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social GFIP, sendo exigida a partir da competência 01/1999. Para facilitar o cumprimento dessas obrigações foi criado o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social SEFIP, que pode ser obtido gratuitamente na internet nos sites www.caixa.gov.br ou www.mpas.gov.br. O SEFIP permite a geração da Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social GFIP, da Guia da Previdência Social GPS e os Comprovantes/Protocolos de Confissão, Retificação e Exclusão de informações anteriores, ainda que o empregador/contribuinte opte pela importação de dados do arquivo de folha de pagamento, ou ainda quando os dados forem inseridos por meio de digitação no próprio SEFIP. A Portaria Interministerial MT/MPAS nº. 326, de 19 de janeiro de 2000 estabeleceu a obrigatoriedade da entrega da GFIP em meio eletrônico para todos os empregadores sujeitos ao recolhimento do FGTS e/ou informações à Previdência Social. A Circular CAIXA nº. 321, de 25/05/2004, estabeleceu a obrigatoriedade da transmissão do arquivo gerado pelo SEFIP por meio da Internet, a partir de 11/2004. A Portaria Interministerial MTE/MPS nº. 227, de 25/02/2005, também determinou esta obrigatoriedade, a partir de 03/2005. As informações a seguir têm o intuito de sanar possíveis dúvidas sobre a operacionalização do SEFIP: 1 Para obter maiores informações e esclarecimentos sobre o preenchimento dos dados, consulte os arquivos (Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP e ERROAÇÃO.DOC). 2 Para obter informações e esclarecimentos sobre a legislação do FGTS e da Previdência, utilizada no SEFIP, consulte o Manual da GFIP/SEFIP para usuários do SEFIP disponível no site www.caixa.gov.br, www.previdenciasocial.gov.br e na opção ajuda do aplicativo SEFIP. 3 Caso persistam dúvidas referentes à Legislação Previdenciária a empresa deve recorrer à Central de Orientação ao Contribuinte INSS local ou à Central de Atendimento Telefônico pelo número 0800 780191. Dúvidas relativas ao FGTS serão respondidas pela CAIXA, em suas agências locais ou nas Centrais de Telemarketing 08005740101. 4
2. REQUISITOS PARA UTILIZAÇÃO DO SEFIP Informações sobre o aplicativo O SEFIP em plataforma gráfica foi desenvolvido em linguagem DELPHI e utiliza o banco de dados FireBird versão 1.5. Configuração Com o intuito de proporcionar a utilização adequada dos recursos sistêmicos agregados ao SEFIP, apresentamos abaixo as configurações mínimas recomendadas que garante a execução de forma consistente e adequada. Software: Windows 98, ME, NT 4, 2000 e XP com suas devidas atualizações. Hardware: Monitor 14 VGA Placa de vídeo VGA, compatível com o monitor. Mouse Teclado HD com 50Mb livres para instalação + espaço necessário para crescimento do banco de dados que vai variar de acordo com a quantidade de informações inseridas no mesmo + espaço necessário ao arquivo de paginação de memória do Windows. Requisitos de equipamento e software para utilização do aplicativo Os requisitos recomendados para utilização do aplicativo, foram divididos em três grupos: GRUPO 1 arquivo contendo aproximadamente 20 empresas, 40 tomadores e 5.000 trabalhadores. Windows: 98 se Processador: 200 Mhz. Memória: 64Mb. GRUPO 2 arquivo contendo aproximadamente 500 empresas, 500 tomadores e 20.000 trabalhadores. Processador: 1.0 Ghz. Memória: 256Mb. 5
GRUPO 3 arquivo contendo aproximadamente até 5.000 empresas, 5.000 tomadores e 150.000 trabalhadores. Processador: 2.0 Ghz. Memória: 384Mb. Importante: embora o aplicativo possa, eventualmente, funcionar em algum ambiente não citado acima e com configurações ligeiramente inferiores, ocorrerá uma perda significativa de performance. 6
3. INICIANDO O SEFIP Após instalar o SEFIP, seguir as instruções abaixo para iniciar a utilização do sistema: Utilizando o atalho criado na área de trabalho: Clicar duas vezes no ícone de atalho do SEFIP. Utilizando o Windows Explorer: Selecionar, na unidade onde foi instalado o SEFIP, o arquivo SEFIP.EXE (ex.: C:\Arquivos de Programas\CAIXA\SEFIP); No primeiro acesso, a empresa poderá optar por uma das opções apresentadas na tela abaixo para carregar as informações no SEFIP.
4. IMPORTAÇÃO DE ARQUIVO DE FOLHA 4.1 IMPORTAÇÃO DO ARQUIVO SEFIP.RE Caso a empresa opte pela importação do arquivo SEFIP.RE, gerado por programa de Folha de Pagamento, será apresentada a seguinte tela para captura do arquivo: 8
Posteriormente, para a importação de arquivos SEFIP.RE, o usuário poderá optar pelas duas formas abaixo: Menu Arquivo / Importar Folha Barra de Ferramentas Importar Folha 9
Será necessário indicar o caminho onde se encontra o arquivo SEFIP.RE, conforme tela abaixo: Após a carga do arquivo, corrigidas as inconsistências porventura apresentadas, seguir os passos dos itens 8 e 9 deste manual para fechar o movimento. 10
4.2 IMPORTAÇÃO DA BASE DE DADOS DO SEFIP DOS Caso a empresa faça a opção por importação da base do SEFIP DOS, será apresentada a seguinte tela para captura dos dados: Indicar o caminho onde se encontra o programa SEFIP DOS 11
5. CADASTRO 5.1 CADASTRO DE RESPONSÁVEL Caso a opção da empresa no primeiro acesso tenha sido o cadastramento de Responsável, será apresentada a tela abaixo: 12
Botão Alterar 5.1.1 ALTERAR RESPONSÁVEL Para ALTERAR os dados do Responsável opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar 13
Botão Nova Empresa 5.2 CADASTRO DE EMPRESA 5.2.1 INCLUIR EMPRESA Para INCLUIR uma Empresa, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Novo / Empresa Barra de Ferramentas Novo Clicar com o botão direito do mouse Novo / Empresa 14
Botão Alterar 5.2.2 ALTERAR DADOS DA EMPRESA NO SEFIP Para ALTERAR uma Empresa, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar 15
Botão Excluir 5.2.3 EXCLUIR EMPRESA Para EXCLUIR uma Empresa, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir 16
Botão Novo Trabalhador 5.3 CADASTRO DE TRABALHADOR 5.3.1 INCLUIR TRABALHADOR Para INCLUIR um Trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Novo / Trabalhador Barra de Ferramentas Novo Trabalhador Clicar com o botão direito do mouse Novo / Trabalhador 17
Botão Alterar 5.3.2 ALTERAR TRABALHADOR Para ALTERAR um Trabalhador, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar 18
Botão Excluir 5.3.3 EXCLUIR TRABALHADOR Para EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados do SEFIP, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir 19
20
Botão Novo Tomador / Obra 5.4 CADASTRO DE TOMADOR/OBRA 5.4.1 INCLUIR TOMADOR/OBRA Para INCLUIR um Tomador/Obra, opta se por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo Tomador / Obra Barra de Ferramentas Novo / Tomador / Obra Clicar com o botão direito do mouse Novo Tomador/ Obra 21
Botão Alterar 5.4.2 ALTERAR TOMADOR/OBRA Para ALTERAR um Tomador/Obra, opta se por uma das três formas abaixo. Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar 22
23
Botão Excluir 5.4.3 EXCLUIR TOMADOR/OBRA Para EXCLUIR um Tomador/Obra do banco de dados, opta se por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramenta Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir 24
6. ALOCAÇÃO DE TRABALHADOR NO TOMADOR Visão Cadastro Empresa SEM Tomador/Obra cadastrado Empresa COM Tomador/Obra cadastrado 25
Visão Alocação Trabalhadores não alocados O item Trabalhadores não Alocados só aparecerá quando a Empresa em questão estiver com Tomador/Obra cadastrado. 26
Bo tã o Al oc aç ão 6.1 ALOCAÇÃO VISÃO TRABALHADOR 6.1.1 ALOCAR Para ALOCAR um Trabalhador a um Tomador/Obra, opta se por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Alocação Clicar com o botão direito do mouse clicar no trabalhador e Mostrar Alocação Após selecionar o Trabalhador a ser alocado, arraste o para o Tomador/Obra desejado. Obs: Neste caso a tela Alocação Visão Trabalhador não será apresentada. 27
28
Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para alocação nos Tomadores: Alocar Todos Alocar 29
B ot ã o D es al o ca 6.1.2 DESALOCAR Para se DESALOCAR um Trabalhador de um Tomador/Obra, opta se por uma das duas formas abaixo. Obs.: o Trabalhador volta a fazer parte do item Trabalhadores Não Alocados. Clicar com o botão direito do mouse clicar no trabalhador e Desalocar 30
Após clicar em Alocação, será apresentada a seguinte tela para a desalocação nos Tomadores: Desalocar Desalocar Todos 31
Botão Alocação 6.2 ALOCAÇÃO VISÃO TOMADOR/OBRA 6.2.1 ALOCAR / DESALOCAR Para ALOCAR ou DESALOCAR um Tomador/Obra, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Alocação Clicar com o botão direito do mouse Mostrar Alocação 32
Após clicar em Alocação, a seguinte tela será apresentada: Alocar Todos Alocar Desalocar Desalocar Todos 33
Botão Novo 7. MOVIMENTO 7.1 ABERTURA Para ABERTURA de um Novo Movimento, opta se por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo / Recolhimento / Declaração Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento Clicar com o botão direito do mouse Novo / Recolhimento / Declaração 34
7.2 MOVIMENTO DA EMPRESA Os dados do Movimento da Empresa só poderão ser informados se a mesma estiver participando do Movimento. 7.2.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO Para marcar a participação da empresa opta se por uma das três formas abaixo: Menu Editar / Marcar / Desmarcar participação Barra de Ferramentas Marcar / Desmarcar Participação Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar Participação 35
7.2.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS Para MARCAR/DESMASCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODAS as empresas cadastradas no banco de dados, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Editar / Marcar ou Desmarcar P articipação Todos Barra de Ferramentas Marcar / Desmarcar P articipação Todos Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar P articipação Todos 36
7.2.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA Para INCLUIR OS DADOS DO MOVIMENTO EMPRESA, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento Botão Dados do M ovimento 37
7.2.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA Para se ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE EMPRESA, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento Botão Dados do M ovimento 38
39
7.2.5 ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA Para se comandar uma ALTERAÇÃO CADASTRAL DE EMPRESA, proceda conforme abaixo: Botão Alteração Cadastral 40
Após clicar na ALTERAÇÃO CADASTRAL, surgirá a tela Alteração Cadastral de Empresa, onde informar se á os dados da empresa a serem alterados. P oderão ser solicitadas alterações de CNAE Fiscal e/ ou Endereço 41
7.3 MOVIMENTO DE TRABALHADOR Os dados do Movimento de Trabalhador só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento. 7.3.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO Para MARCAR/DESMARCAR a participação do Trabalhador opta se por uma das três formas abaixo: Menu Editar / Marcar / Desmarcar Participação Barra de Ferramentas Marcar / Desmarcar Participação Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar Participação 42
7.3.2 MARCAR/DESMARCAR A PARTICIPAÇÃO DE TODOS Para MARCAR/DESMARCAR a Participação de Todos os Trabalhadores da Empresa, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Editar Marcar / Desmarcar Participação Todos Barra de Ferramentas Marcar / Desmarcar P articipação Todos Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar P articipação Todos 43
7.3.3 INFORMAR A MODALIDADE PARA O TRABALHADOR Para INFORMAR A MODALIDADE para o trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Modalidades Barra de Ferramentas / Modalidades Clicar com o botão direito do mouse Modalidades Após selecionar o Trabalhador, arraste o para a modalidade desejada. 44
Após clicar na Modalidade, surgirá a seguinte tela, onde deverá ser escolhida a modalidade desejada e incluir o trabalhador, conforme abaixo: Clicar para escolher a modalidade I ncluir todos Incluir o trabalhador 45
7.3.4 MANTER NUMA NOVA ABERTURA A MODALIDADE DO TRABALHADOR Para MANTER A MODALIDADE numa nova abertura, proceda conforme abaixo: Obs.: Por padrão, esta opção já vem selecionada. Menu Ferramentas / Opções Opção Manter numa nova abertura a modalidade do trabalhador. Para que o trabalhador permaneça na modalidade definida anteriormente, deverão ser respeitadas as seguintes condições: Mesmo código de recolhimento; Competência igual ou posterior à 10/1998; Backup de versão igual ou posterior a 8.0; 46
7.3.5 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR Para INCLUIR os Dados do Movimento de Trabalhador, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados do Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados do Movimento Botão Dados do Movimento 47
7.3.6 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO DE TRABALHADOR Para ALTERAR os Dados do Movimento de Trabalhador, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados do Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados do Movimento Botão Dados do M ovimento 48
49
7.3.7 INCLUIR MOVIMENTAÇÃO (AFASTAMENTO) DE TRABALHADOR Para INCLUIR a Movimentação de Trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu / Arquivo / Novo / Movimentação Barra de Ferramentas / Novo / Movimentação Clicar com o botão direito do mouse / Novo / Movimentação Botão Nova Movimentação 50
Após clicar na MOVIMENTAÇÃO, surgirá a seguinte tela, onde os dados serão informados. 51
7.3.8 EXCLUIR MOVIMENTAÇÃO DE TRABALHADOR Para EXCLUIR a Movimentação de Trabalhador do banco de dados, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir 52
7.3.9 INCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR PARA O FGTS Para INCLUIR a solicitação Alteração Cadastral de Trabalhador no cadastro do FGTS, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Novo / Alteração Cadastral Barra de Ferramentas Novo / Alteração Cadastral Clicar com o botão direito do mouse Novo / Alteração Cadastral Botão Nova Alteração Cadastral 53
7.3.10 ALTERAR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR Para ALTERAR a Alteração Cadastral de Trabalhador, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar Botão Alterar 54
7.3.11 EXCLUIR ALTERAÇÃO CADASTRAL DE TRABALHADOR Para EXCLUIR a Alteração Cadastral de Trabalhador, opta se por uma das opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir 55
7.3.12 INCLUIR ALTERAÇÃO DE ENDEREÇO DE TRABALHADOR Para INCLUIR a Alteração de Endereço de Trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Novo Alteração de Endereço Barra de Ferramentas Novo / Alteração de Endereço Clicar com o botão direito do mouse Novo / Alteração de Endereço Botão Nova A lteração de Endereço 56
7.3.13 ALTERAR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR Para ALTERAR a Alteração Endereço de Trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Alterar Barra de Ferramentas Novo / Alteração de Endereço Clicar com o botão direito do mouse Alterar Botão Alterar 57
7.3.14 EXCLUIR ALTERAÇÃO ENDEREÇO DE TRABALHADOR Para EXCLUIR a Alteração Endereço de Trabalhador, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir 58
7.4 MOVIMENTO DO TOMADOR/OBRA Os dados do Movimento de Tomador/Obra só poderão ser informados se o mesmo estiver participando do Movimento. 7.4.1 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO Para MARCAR a Participação do Tomador/Obra, opta se por uma das quatro formas abaixo: Menu Editar / Marcar P articipação Barra de ferramentas Marcar / Desmarcar participação Clicar com o botão direito do mouse Marcar / Desmarcar 59
7.4.2 MARCAR/DESMARCAR PARTICIPAÇÃO DE TODOS Para MARCAR a Participação de Todos Tomador/Obra, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Editar / Marcar / Desmarcar P articipação Todos Barra de Ferramentas Marcar/ Desmarcar Participação todos Clicar com o botão direito do mouse na empresa Marcar / Desmarcar participação todos Clicar com o botão direito do mouse no tomador Marcar / Desmarcar participar todos 60
7.4.3 INCLUIR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR Para INCLUIR Dados do Movimento Tomador/Obra, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento Botão Dados do M ovimento 61
7.4.4 ALTERAR DADOS DO MOVIMENTO TOMADOR Para ALTERAR os Dados do Movimento Tomador/Obra, opta se por uma das três formas abaixo: Menu Arquivo / Dados Movimento Clicar com o botão direito do mouse Dados Movimento Botão Dados do Movimento 62
8. SIMULAÇÃO DO FECHAMENTO Para SIMULAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Simular 63
Para visualizar os relatórios da SIMULAÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Menu Relatórios / Movimento 64
9. EXECUTAR FECHAMENTO Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Executar 65
Obs.: Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada cópia do arquivo. Copia do arquivo gravado 66
Para visualizar os relatórios após EXECUÇÃO do Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo Menu Relatórios / Movimento 67
9.1 DADOS DA RETIFICAÇÃO MODALIDADE 07 OU MODALIDADE 08 NO MOVIMENTO Quando existir a informação de modalidade 07 Retificação de Recolhimento ao FGTS e Declaração à Previdência ou 08 Retificação de Declaração para o FGTS e à Previdência para trabalhador no movimento, será exibida tela para preenchimento, conforme abaixo: Informação correta, que está sendo gerada pelo SEFI P. Dados da GFI P a retificar. Somente os campos incorretos devem ser marcados e preenchidos com a informação da GFIP incorreta. Campos obrigatórios para o código de Recolhimento 660 650 Campos para informação de alteração em dados de trabalhador. Campos obrigatórios para códigos de Recolhimento com Tomador Campos opcionais, deve ser observado a Circular CAIXA, que referenda o Pedido de Devolução para o FGTS. 68
Menu Ferramentas / Opções 9.1.1 REPLICAR RETIFICAÇÕES PARA FILIAIS/TOMADORES Caso as retificações sejam idênticas para várias filiais/tomadores de uma mesma empresa, é possível replicar os dados incorretos digitados na tela DADOS DA RETIFICAÇÃO marcando se a opção Replicar a retificação para todas filiais/tomadores vinculados ao mesmo CNPJ Básico no menu FERRAMENTAS/OPÇÕES. Opção Replicar as retificações para todas filiais/ tomadores vinculados ao mesmo CNP J Básico 69
9.2 DADOS DA CONFISSÃO Após o fechamento, deverá ser informada a data de posição da confissão. Esta data refere se aos trabalhadores constantes no movimento com modalidade 1 Declaração ao FGTS e à Previdência. Obs.: a data deverá estar compreendida entre a data limite para pagamento da competência em questão e a data atual. 70
10. IMPRESSÃO DOS RELATÓRIOS 10.1 SALVAR O SELO APÓS TRANSMISSÃO DO ARQUIVO SEFIP Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social, serão disponibilizados o SELO e o PROTOCOLO de transmissão. O SELO é o arquivo que possibilitará a geração e impressão da Guia de Recolhimento do FGTS GRF e dos comprovantes/protocolos de retificação, exclusão, confissão e alteração cadastral. Obs.: Após a transmissão do arquivo SEFIP pelo Conectividade Social será apresentada a tela abaixo: Clicar em Salvar Selo 71
Ao Clicar em Salvar selo será apresentada a tela abaixo para indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO. Cada SELO é originalmente salvo com o nome que representa o NRA (Número de referencial do Arquivo) de cada Arquivo. Indicar o caminho para gravação do arquivo SELO. Obs.: Caso o arquivo SELO não seja salvo logo após a transmissão, deve se proceder conforme abaixo: No Conectividade Social deverá ser selecionado o Módulo Consulta de RE : Clicar em Consulta de RE 72
Dentro do módulo Consulta de RE selecionar o arquivo desejado e clicar na opção Salvar Selo ou Protocolo conforme abaixo: Clicar em Salvar Selo Ao clicar em Salvar Selo será necessário indicar o caminho (em pasta ou disquete) desejado para salvar o arquivo SELO. 73
Dentro do módulo Consulta de RE existe também a opção Protocolo conforme abaixo: Clicar em P rotocolo Ao Clicar em Protocolo será visualizada a tela abaixo com Protocolo de Envio de Arquivos para impressão ou Salvar selo. Clicar em Salvar Selo 74
10.1.1 IMPRESSÃO DA GRF PELO SEFIP Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão da guia GRF, proceda conforme orientações a seguir: Clicar em Menu GRF/ Arquivo Selo 75
Será solicitada a indicação do caminho onde se encontra gravado o arquivo selo gerado pelo Conectividade Social: Selecione o arquivo SELO para impressão da guia GRF Será apresentada tela para impressão da guia GRF. Selecione a Empresa Selecione a opção desejada 76
Será apresentada a Guia GRF quando clicada a opção visualizar conforme abaixo: 77
10.1.2 IMPRESSÃO DO COMPROVANTE/PROTOCOLO DE RETIFICAÇÃO, EXCLUSÃO, CONFISSÃO OU ALTERAÇÃO CADASTRAL. Após a transmissão do arquivo, via Conectividade Social, para a impressão do comprovante/protocolo de retificação, exclusão, confissão ou alteração cadastral, proceda conforme orientações a seguir: Executar o aplicativo SEFIP e na opção Relatórios Comprovante/Protocolo selecionar o comprovante desejado. Menu Relatórios / Comprovante/ Protocolo 78
Selecionar o arquivo SELO salvo pelo Conectividade Social que contenha o comprovante/protocolo desejado. Selecionar o Arquivo SELO desejado. 79
Após seleção do arquivo será apresentada a seguinte tela referente às empresas constantes no arquivo SELO. Somente as empresas que possuem informação referente ao comprovante/protocolo selecionado serão apresentadas. Lista das empresas constantes no Arquivo SEFI P retificador. Selecione Visualizar, I mprimir ou I mprimir Todas. Caso o comprovante/protocolo seja de EXCLUSÃO, será apresentada somente a opção para visualização ou impressão do comprovante/protocolo da empresa constante no arquivo SEFIP. 80
11. Recolhimento recursal para o FGTS (Código 418) e Recolhimento ao FGTS de entidades com fins filantrópicos (Código 604) Para acessar a tela de geração de movimento de deposito recursal para o FGTS ou de Recolhimento de Entidades Filantrópicas, proceda conforme abaixo: Menu Exibir / GFIP Códigos 418 e 604 81
11.1 MOVIMENTO 11.1.1 ABERTURA Para INCLUIR um Novo Movimento, pode se optar por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo / Recolhimento/ Declaração Barra de Ferramentas Novo / Recolhimento Clicar com o botão direito do mouse / Novo Recolhimento 82
11.1.2 INCLUIR NOVA EMPRESA Para INCLUIR uma Nova Empresa, pode se optar por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo / Empresa Barra de Ferramentas Novo / Empresa Clicar com o botão direito do mouse Novo Empresa Botão Nova Empresa 83
11.1.3 ALTERAR EMPRESA Para ALTERAR uma Empresa, pode se optar por uma das três formas abaixo. Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse Alterar Botão Alterar 84
11.1.4 EXCLUIR EMPRESA Para se EXCLUIR uma Empresa do banco de dados, pode se optar por uma das quatro formas abaixo Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir 85
11.1.5 INCLUIR NOVO TRABALHADOR Para INCLUIR um Trabalhador, pode se optar por uma das quatro formas abaixo. Menu Arquivo / Novo / Trabalhador Barra de Ferramentas Novo / Trabalhador Clicar com o botão direito do mouse Novo / Trabalhador Botão Novo Trabalhador 86
11.1.6 ALTERAR TRABALHADOR Para ALTERAR um Trabalhador, pode se optar por uma das três formas abaixo. Menu Arquivo / Alterar Clicar com o botão direito do mouse / Alterar Botão Alterar 87
11.1.7 EXCLUIR TRABALHADOR Para se EXCLUIR um Trabalhador do banco de dados, pode se optar por uma das quatro formas abaixo: Menu Arquivo / Excluir Barra de Ferramentas Excluir Clicar com o botão direito do mouse Excluir Botão Excluir 88
11.1.8 EXECUTAR FECHAMENTO Para EXECUTAR o Fechamento do Movimento, proceda conforme abaixo: Botão Executar 89
Quando da geração do arquivo de saída (SEFIPCR), será apresentada a tela abaixo, solicitando indicação de caminho para a gravação e informando onde estará gravada cópia do arquivo. 90
Após a transmissão do arquivo, proceder conforme abaixo para a impressão da guia GFIP Recursal ou da guia GFIP Filantrópica Menu Relatórios / Movimento / GFI P 91
12. SOLICITAÇÃO DE EXCLUSÃO Verificado o envio indevido de informações e sendo pertinente a exclusão destas informações, deverá ser informada na Abertura de Movimento do SEFIP, conforme demonstrado abaixo, não esquecendo de marcar o item Pedido de Exclusão de Informações Anteriores. 92
Após clicar em execução do movimento será aberta tela de Exclusão de Recolhimento e/ou Declaração para preenchimento. Dados carregados pelo SEFIP referente ao arquivo incorreto. Indicativo de Recolhimento e/ ou de Declaração Campos a serem preenchidos caso seja devida a devolução de FGTS recolhido a maior, e deve ser verificado a Circular Normativa que referenda sobre Pedido de Devolução para o FGTS 93
13. AUSENCIA DE FATO GERADOR SEM MOVIMENTO Para geração de movimento com informação de ausência de fato gerador, marcar o item Ausência de Fato Gerador (Sem Movimento). 94
14. CÓPIA DE SEGURANÇA BACKUP 14.1 GERAR CÓPIA DE SEGURANÇA O SEFIP gera automaticamente, durante o fechamento, uma cópia de segurança da base de dados atual. Esta cópia pode ser encontrada no diretório C:\Arquivos de Programas\CAIXA\Arquivos\., junto à uma cópia do arquivo de saída (SEFIPCR). A opção da geração de Backup do Fechamento vem marcada como padrão e pode ser visualizada no menu Ferramentas / Opções., Opção Permitir Backup do Fechamento O usuário pode gerar cópias de segurança sempre que julgar necessário, conforme tela abaixo: Menu Ferramentas / Fazer Backup 95
14.2 RESTAURAR CÓPIA DE SEGURANÇA Para restaurar cópia de segurança, proceda conforme a tela abaixo: Menu Ferramentas / Restaurar Backup É importante sinalizar na tela seguinte se o arquivo a ser restaurado é um Arquivo Compactado (backup feito pelo usuário) ou Backup do Fechamento. 96
97
15. CONFIGURAÇÃO DE IMPRESSORA Para configurar Tipo de Impressão proceda conforme tela abaixo: Menu Ferramentas / Configurar tipo de I mpressão 98
Será apresentada tela para escolha do tipo de impressão Escolha o Tipo de I mpressão 99
16. LIMPEZA DE BASE Caso seja necessário efetuar uma limpeza de dados no aplicativo SEFIP, proceda conforme abaixo: Obs: A LIMPEZA DE DADOS apagará todos os dados de empresa, tomador e trabalhador existentes no banco de dados do aplicativo. Menu Ferramentas / Limpar Base de Dados 100
17. ORIENTAÇÕES TÉCNICAS RESOLVENDO OCORRÊNCIAS Caso o aplicativo SEFIP apresente alguma ocorrência em seu funcionamento ou desempenho, listamos abaixo os procedimentos que sugerimos sejam realizados na tentativa de solução da ocorrência. Importante: é aconselhável a presença de um técnico, com conhecimentos de configuração e computadores, para a realização dos procedimentos abaixo relacionados. 1 Verificar as configurações regionais do Windows Para verificar se as configurações regionais do Windows estão de acordo com o exigido pelo SEFIP será necessário definir o formato de data/hora do sistema para os formatos: DD/MM/YYYY e HH:MM. Para efetuar tal procedimento siga os passos abaixo: 1. Clicar no menu Iniciar 2. Escolher a opção Configurações 3. Escolher a opção Painel de Controle 4. Escolher a opção configurações regionais 5. Definir a hora para o formato HH:MM e definir o separador da hora para : 6. Definir a data para o formato DD/MM/YYYY e definir o separador de data para / 7. Clicar no botão OK. 101