O Aluguer Da Sua Casa Para Férias Guia Passo a Passo Kristin W. Dorsett, Co-autora Barbara Cummings, Co-autora Christine Hrib Karpinski, Editora Colaboradora
Porquê Alugar a sua casa de férias? A sua casa de férias é o seu pequeno pedaço de paraíso. Um local para escapar ao stress do dia-a-dia, jogar golfe, explorar os mercados da localidade ou simplesmente relaxar no jardim. Poderá ter pensado em alugar a sua casa de férias por diferentes razões. Quem sabe não terá utilizado a sua propriedade tanto quanto pensava utilizar e não a quer vazia. Quem sabe necessita compensar os gastos que trás ou simplesmente quer partilhar a sua propriedade com outros. Tanto poderá contratar um administrador de propriedades para tratar da gestão do seu aluguer como poderá você mesmo gerir o negócio, comece por se familiarizar com a indústria e o processo de aluguer. Criamos este livro eletrónico para o ajudar a começar e mostrar-lhe que alugar a sua casa de férias é simples, divertido e gratificante. Apenas podemos utilizar o nosso chalé 8 semanas por ano, alugando-o pagamos as despesas de manutenção. Dawn, Provence, França Quando estiver preparado, a HomeAway oferece-lhe o website HomeAway.pt para anunciar a sua propriedade, e nos restantes websites incluídos na sua subscrição. O grupo HomeAway constitui um dos maiores mercados online do mundo, onde milhões de viajantes procuram cada ano pela sua casa perfeita para alugar durante as suas férias. Desejamos-lhe um bom aluguer, A Equipa da HomeAway 2
índice Porquê alugar a sua casa de férias?... 2 Primeiros Passos Estabeleça as Suas Metas e Objetivos... 5 Determine o Seu Nível de Implicação... 6 Contrate Ajuda... 7 Prepare a Sua Casa Para os Hóspedes... 8 Promovendo a Sua Casa de Férias Encontre Hóspedes... 10 Atraia os Viajantes... 11 Partes de um Anúncio... 12 Escreva um Título que Chame a Atenção... 13 Descreva a Sua Casa... 14 Prepare e Tire Fotografias... 15 Estabeleça as Suas Tarifas de Aluguer... 16 O Processo de Aluguer Responder às Perguntas... 18 Fazendo Reservas... 19 Cobrar aos Hóspedes... 20 Receber Depósitos... 21 Entrega das Chaves... 22 Resumo do Processo de Aluguer... 23 As Chaves do Êxito... 24 Estamos Aqui Para o Ajudar... 25 3
Primeiros Passos Queria começar uma nova vida num lugar com um clima maravilhoso, mas precisava de ter rendimentos. O sul de França atraía-me e na minha segunda visita descobri uma linda quinta com um grande potencial para aluguer. Agora tenho o sol, a qualidade de vida e os rendimentos. - Lizzie, Pirenéus Orientais, França 4
Primeiros Pasos Determine os Objetivos Decida quantas semanas por ano gostaria de dispôr da casa para uso pessoal e quantas semanas gostaria de a alugar. plano para chegar a esses objetivos. Depois determine os seus objetivos económicos. Quer simplesmente compensar uma parte dos seus gastos? Quer que o aluguer cubra todos os gastos associados à sua casa de férias? Ou deseja ter lucro? Se assim for, quanto? Estabeleça as Suas Metas e Objetivos Quem sabe não pensa na sua casa de férias como um negócio, mas se a converter numa propriedade de aluguer entrará num negócio com um grande potencial lucrativo. Como em qualquer outro negócio é importante estabelecer alguns objetivos claros. O que gostaria de alcançar alugando a sua casa de férias? A resposta poderá parecer simples: fazer dinheiro com hóspedes que querem pagar dinheiro por ficarem alojados em sua casa. Para conseguir isto deve primeiro estabelecer as suas metas detalhadamente e desenhar um Aplique a Fórmula Se o seu objetivo é fazer com que o rendimento do aluguer pague todos os gastos associados a ter uma casa em propriedade, Christine Karpinski, autora de Como Alugar Propriedades de Férias sendo o Proprietário criou uma fórmula para calcular o ponto morto. Utilize Este Cálculo Para Encontrar o seu Ponto Morto: Se o valor da sua hipoteca mensal é menor ou igual à tarifa de aluguer por 1 semana em temporada alta e você aluga 17 semanas por ano aproximadamente, a sua propriedade deveria estar muito perto de alcançar o ponto morto. No mercado dos alugueres de férias a média é de 12 semanas em temporada alta. Outros gastos (gás e eletricidade ou os impostos) são pagos com os rendimentos obtidos ao alugar a propriedade durante aproximadamente umas 5 semanas em temporada baixa. EXEMPLO: Se tem um chalé com uma hipoteca mensal de 1.144 e aluga a sua casa por 1.144 por semana na temporada alta, apenas necessita de alugar a propriedade 12 semanas para alcançar o ponto morto e os pagamentos da hipoteca. 5
Quando Deve Alugar como Proprietário Considere gerir vocês mesmo o seu aluguer se: Determine O Seu Nível de Implicação Depois de tomar a decisão de alugar a sua casa, deve determinar o seu nível de participação no processo de aluguer. Alugar a sua casa de férias com êxito requer tempo, esforço e dedicação. Muitos proprietários de alugueres de férias escolhem entre contratar uma empresa de administração de propriedades ou alugar a sua propriedade de particular a particular. Gosta de fazer as coisas você mesmo Quer um controlo absoluto sobre quem aluga a sua propriedade Quer evitar pagar comissões a uma empresa de administração de propriedades Quando Deve Contratar um Gestor de Propriedades Considere contratar um gestor de propriedades se não dispôr do tempo necessário ou não tiver disposição para levar você mesmo um aluguer de férias ao sucesso. Encontrará gestores de propriedades em muitos dos mercados de alugueres de férias. Poderão tratar de qualquer aspeto do aluguer da sua casa cobrando uma comissão. Lembre-se, não existe forma correta ou incorreta de alugar a sua casa de férias. A sua decisão de contratar um gestor de propriedades ou alugar diretamente a particulares vem determinada pelo nível de implicação que deseja. Tarefas incluídas no aluguer da sua casa Anunciar a sua casa Responder com rapidez aos contactos para reservas Colher reservas e pagamentos dos hóspedes Atender a pedidos e queixas dos hóspedes Contratar fornecedores de serviço (limpeza, manutenção, etc.) Planear as tarefas domésticas entre estações Gerir os problemas de manutenção 6
Primeiros Passos Contratando Helping Hands Ajuda Empresa de Gestão de Propriedades Uma empresa de gestão de propriedades pode gerir todos os aspetos relativos ao aluguer da sua casa. Em troca, cobrarão uma comissão que poderá ir de 10% a 50% dos rendimentos do aluguer. Antes de contratar um gestor de propriedades verifique se essa empresa: Anuncia a propriedade local e internacionalmente. Investigue os potenciais clientes para se assegurar que são os adequados. Inspecione a propriedade antes e depois de cada estadia e faça um inventório completo. Dá as boas-vindas aos hóspedes. Organiza as reparações e a manutenção e proporciona recibos de todos os gastos. Governanta ou Serviço de Limpeza Quando aluga como particular, um dos maiores desafios será gerir a limpeza à distância. É fundamental encontrar uma governanta ou um serviço de limpeza que seja responsável. Comece por visitar a sua casa de férias na temporada alta e fale com as pessoas que estão a limpar as casas de férias dos seus vizinhos. Pessoa de Manutenção Considere contratar uma pessoa para a manutenção ou uma empresa para verificar a sua propriedade regularmente. Isto é especialmente importante para as pessoas que vivem longe da sua propriedade e só a visitam uma a duas vezes por ano. Advogado Antes de alugar a sua casa pela primeira vez fale com um advogado que conheça o mercado de aluguer de férias para lhe explicar as leis existentes na sua área. Contabilidade Da mesma forma, fale com um contabilista a quem levar as contas e informe-se dos impostos que deve ter em conta como proprietário de uma casa de férias. 7
Prepare a Sua Casa Para Os Hóspedes Seguramente a sua casa de férias já está mobilada e decorada. Contudo, quando começar a alugar é importante encontrar o equilíbrio entre a sua comodidade e a dos seus hóspedes. Em primeiro lugar, dê uma volta por toda a casa e retire aqueles objetos que tenham valor ou que sejam insubstituíveis. Depois, obtenha um armário com fechadura para guardar os seus objetos pessoais e de fácil acesso. Finalmente, assegure-se de que o espaço não está cheio. A Cozinha Na cozinha os hóspedes preferem a comodidade. A sua cozinha deverá estar equipada com talheres, louças e copos suficientes para o dobro do número de pessoas que podem ser alojadas. Os hóspedes agradecerão por ter o equipamento básico como uma chaleira, torradeira, micro-ondas e utensílios para cozinhar. Também recomendamos que tenha uma mesa com espaço para todos os hóspedes. Primeiros Passos Os Quartos A sua casa de férias deveria ter jogos de cama de qualidade suficientes: pelo menos dois conjuntos de lençóis para cada cama, um edredão com capa, duas almofadas por pessoa com as suas capas, mantas extra e protetores para o colchão. Também deverá proporcionar em cada quarto um despertador e um candeeiro de leitura numa mesa-de-cabeceira. Queremos que os nossos hóspedes desfrutem do nosso chalé como se se tratasse da sua casa. Por isso, para além de incluir objetos pessoais, decoramos com o mesmo cuidado que a nossa própria casa. Barbara, Flórida, USA Sala de Estar Assegure-se de que a sua sala de estar tem assentos cómodos para o mesmo número de pessoas que podem ficar alojadas e uma televisão grande. Ofereça, pelo menos, os canais de satélite básicos, um leitor de DVD e jogos de carta ou de mesa para os dias de chuva. As Casas-de-Banho Os hóspedes esperam encontrar casas-de-banho limpas e com toalhas disponíveis. Ofereça pelo menos o seguinte: 2 toalhas de mão 2 toalhas de banho Os Extras Ao equipar a sua casa de férias pense em porque é que os seus hóspedes querem estar numa casa de férias e não num hotel. Coisas que poderá oferecer: Internet de alta velocidade Estojo de primeiros socorros Livros, jogos, DVDs Berço Outras amenidades que poderão atrair os hóspedes incluem: Jogos de Vídeo Churrasqueira Bilhar Bicicletas 8
Promovendo A Sua Casa de Férias Criar o seu próprio site não é difícil mas construí-lo leva tempo, esforço e gasto. Uma boa forma de começar a anunciar online é subscrever-se imediatamente à HomeAway.pt Larry, Flórida, EUA 9
Promovendo a Sua Casa de Férias Sites de Anúncios Encontre Hóspedes Uma vez que a sua casa de férias esteja mobilada é o momento de dar a conhecer a sua propriedade aos inquilinos. No passado, os proprietários de casas de férias dependiam da publicidade nos meios de comunicação, como jornais e revistas, para poder reservar as suas casas de férias. Felizmente já não necessita desses anúncios tão caros para poder encontrar hóspedes. A Internet oferece-lhe sites fáceis de utilizar e rentáveis que podem levar clientes potenciais à sua casa de férias. A forma mais comum de anunciar na Internet é nos sites de alugueres de férias. Estes sites ligam os proprietários de casas de férias aos viajantes. Variam no tamanho, desde sites a nível municipal ou distrital com apenas algumas centenas de propriedades anunciadas, a sites a nível mundial de grande dimensão como a HomeAway.pt. Os sites de alugueres de férias são muito acessíveis (172-344 /ano) e são muito mais rentáveis do que os anúncios tradicionais impressos. Em comparação, você pode pagar 217 por ano e alcançar 63 milhões de viajantes anunciando com a HomeAway.pt, ou pode pagar muito mais por um anúncio, por um tempo limitado, num jornal. Sites Especializados Os sites especializados são dirigidos a grupos de pessoas em específico. Algumas anunciam específicamente propriedades de férias e outras não. Os sites especializados incluem sites de desportos específicos, como golfe ou mergulho, ou sites de viagens dirigidos a grupos de viajantes muito em concreto, como séniores ou acompanhados por animais. Sites Pessoais Embora não seja necessário criar um site pessoal para alugar a sua casa de férias, alguns proprietários fazem-no como complemento ao seu anúncio em sites de anúncios. Permitindo adicionar um maior número de fotografias e descrições detalhadas que o ajudarão a fechar o contrato com os hóspedes potenciais. 10
Promovendo a Sua Casa de Férias Muitos viajantes começam a sua pesquisa com estes critérios em mente: Localização e Proximidade a Atrações Os viajantes procuram frequentemente por um destino específico ou perto de alguma atração especial. Na sua descrição inclua a distância exata desde a sua propriedade a uma atração específica em vez de escrever simplesmente perto de atrações turísticas e restaurantes. Atraia os Viajantes Antes de começar a anunciar a sua casa de férias, pense em qual será o seu público alvo. Preço A maioria das pessoas pesquisa com um preço determinado em mente. Assegure-se que os preços são fáceis de encontrar no seu anúncio e explique-os claramente. Tamanho da Propriedade Exponha claramente o tamanho da sua propriedade e o número máximo de pessoas que pode alojar. Os hóspedes querem saber especificamente o número de camas e quantas pessoas podem sentar-se na mesa da sala de estar. Datas Preferidas Muitos viajantes organizam as suas férias em função do trabalho e do calendário escolar pelo que as datas não são fléxiveis. Mantenha o seu calendário de disponibilidade atualizado para atrair os viajantes que procuram datas específicas, incluindo naquele instante. NOTA: Já que muitos viajantes procuram alojamento para as suas férias baseando-se nestes quatro critérios, assegure-se de que o seu anúncio de aluguer de férias contém esta informação. 11
Partes de um Anúncio Muitos sites de alugueres de férias oferecem aos viajantes a informação necessária para tomar uma decisão. Cada anúncio da HomeAway.pt tem um título, uma imagem em miniatura, uma descrição completa, até 12 fotografias da propriedade, uma tabela de tarifas de aluguer, um calendário de disponibilidade, uma lista das amenidades, comentários dos hóspedes e um formulário de contacto. Título Em Homeaway.pt o seu título aparece na parte superior do anúncio e no resumo da descrição nos resultados de pesquisa. O título é a sua primeira oportunidade para atrair os viajantes pelo que deverá escrevê-lo da forma mais específica possível. Extra: isto irá ajudá-lo também a posicionar-se nos motores de pesquisa. Imagem em Miniatura Uma imagem em miniatura da sua casa de férias aparece nos resultados de pesquisa e na parte superior do seu anúncio. Escolha uma fotografia da sua propriedade que a faça destacar do resto. Descrição Completa A descrição da propriedade em HomeAway.pt é um resumo de 100 palavras sobre a sua casa de férias. Assegure-se que oferece uma imagem clara da sua casa e de todos os extras que oferece. Fotos da Propriedade O seu anúncio em HomeAway.pt pode mostrar até 12 fotografias da sua casa de férias. Mostrando boas fotografias, tanto do Promovendo a Sua Casa de Férias interior como do exterior, obterá mais contactos e, finalmente, mais reservas. Se não se sente confortável em utilizar uma máquina fotográfica e fazer o upload destas para o site, peça ajuda a um amigo ou contrate um fotógrafo profissional. Tabela de Tarifas de Aluguer O preço é um dos fatores mais importantes na hora de escolher um aluguer de férias. Por isso é importante que os utilizadores entendam facilmente as tarifas. A tabela de tarifas de aluguer no seu anúncio em HomeAway.pt permite-lhe incluir tanto as tarifas por noite como por semana para cada uma das épocas de aluguer. Lista de Amenidades Alguns viajantes preferem simplesmente ver a lista das amenidades em vez de ler a descrição inteira da propriedade. Quando criar o seu anúncio em HomeAway.pt será muito fácil marcar as caixas e adicionar informação adicional para explicar aos viajantes que tipo de amenidades tem em sua casa. Calendário de Disponibilidade Os viajantes necessitam saber quando está a sua casa disponível especialmente para os que procuram por datas específicas. O calendário de disponibilidade da HomeAway.pt é claro e muito fácil de atualizar. Comentários dos Seus Hóspedes Os seus hóspedes anteriores poderão deixar comentários sobre a sua casa utilizando a ferramenta para esse propósito disponível em HomeAway.pt. Ter comentários de hóspedes pode disparar as suas reservas. Os viajantes tendem a escolher uma casa de férias que tenha vários comentários favoráveis de outros hóspedes. LEMBRE-SE: Quanto mais completo for o seu anúncio, mais se sentirão predispostos os viajantes a contactá-lo e, finalmente, reservar a sua casa de férias. 12
Escreva um Título que Chame a Atenção O texto mais importante do seu anúncio é o título. O título não só aparece na parte superior do seu anúncio mas também no resumo da propriedade nos resultados de pesquisa de HomeAway.pt. Da mesma forma que nos anúncios impressos, o título da sua propriedade deverá incluir poucas palavras bem escolhidas que gerem interesse pela sua casa de férias. O seu título não deverá ser bom, mas sim FANTÁSTICO. Títulos Maus O Paraíso de Wally Títulos Bons Acolhedora casa de praia perto da Praya Anini Título Fantástico Luxuosa Casa em Frente à Praia com Piscina Promovendo a Sua Casa de Férias Privada e Terraço, Ofertas Especiais Disponíveis O Que Deverá Incluir no Título Utilize palavras que descrevam claramente a sua casa de férias e as suas principais atrações. Pode descrever o tipo de propriedade (ex. Chalé, casa de campo), tipo de localização (ex. Praia, rural), adequabilidade (ex. Para animais, para crianças) e amenidades especiais (ex. Piscina privada, jacuzzi, bilhar). Palavras-chave específicas como estas captam a atenção dos clientes potenciais e ajudarão a que o seu anúncio apareça nas posições mais altas dos motores de pesquisa como o Google. O Que Não Deverá Incluir Um título efetivo não repete a informação que aparece detalhada no resumo da propriedade (localização, número de quartos e casas-de-banho, capacidade de alojamento). Também deve evitar utilizar calão nada garante que os viajantes entenderão o que significa. Não Copie Nunca Outro Título Nunca copie o título de outro anúncio. A singularidade do seu anúncio irá atrair o interesse na sua propriedade. Se aparece exatamente o mesmo noutro anúncio, nenhum deles se irá destacar. 13
Descreva a Sua casa Quando os hóspedes potenciais exploram a HomeAway.pt a sua atenção é centrada em diferentes secções dos anúncios. Existem bastantes probabilidades de que leiam a descrição da sua propriedade - tem uma oportunidade de 20 segundos para convencer alguém a escolher a sua casa de férias. Que detalhes vão querer saber? Seja Descritivo Quando Fala Com os Seus Hóspedes Descreva a sua casas de forma a que possam imaginar-se numas férias felizes ali. Como se escreve desta forma? Em vez de escrever Tem uma piscina aquecida, escreva Promovendo a Sua Casa de Férias Ficará encantado com a nossa piscina privada: mantemos a temperatura constante durante todo o ano. Escreva de forma clara e concisa Pessoas de todo o mundo irão ler o seu anúncio, com diferentes níveis de português. Escreva a sua descrição utilizando frases inteiras e claras, evitando abreviações e calão. Promova a Sua Propriedade e Não a Zona É bem possível que quando os viajantes encontrarem o seu anúncio em HomeAway.pt já tenham decidido passar as suas férias nessa zona. O seu trabalho consiste em convencê-los a reservar a sua casa de férias. Tem a opção de destacar a zona na secção Localização do seu anúncio em HomeAway.pt. Tenha em atenção estes três tipos de viajantes online: Os que dão mais atenção às fotografias O que pesquisa o anúncio à procura de determinadas palavras O que lê as descrições completas Por essa mesma razão deve prestar o mesmo tipo de atenção a cada uma dessas áreas do seu anúncio. O Que Incluir na Descrição Uma ortografia correta, gramática e pontuação Informação específica sobre os quartos e número de camas Amenidades principais Descrição das vistas Tipo de propriedade e tamanho Vantagens competitivas únicas Adequabilidade a certos tipos de viajantes 14 14
Promovendo a Sua Casa de Férias Preparar e Tirar Fotografias Tem 30 segundos ou menos para captar a atenção de alguém que está a ver o anúncio da sua casa de férias. Leram o seu anúncio ou passaram ao seguinte? Os atos são claros: quanto melhor forem as suas fotografias maior será o interesse que despertarão nos viajantes e maior será a probabilidade de que o contactem. SABIA QUE? As propriedades com mais de 4 fotografias recebem um maior número de contactos que as propriedades com 4 ou menos fotografias? Utilize uma Máquina Digital As máquinas digitais tiram fotos de alta qualidade que são bem visíveis na Internet. Pode editar as fotos no seu computador e colocá-las facilmente em HomeAway.pt. Extra: Pode tirar centenas de fotos e apagar facilmente as que não queira sem custo algum. Prepare cada Foto Ajude os viajantes a imaginar a sensação de estar em sua casa com uma simples encenação. Antes de tirar a foto arrume a desordem, alise as colchas, recolha as almofadas e desligue a televisão. Se a casa tiver uma lareira, acenda-a. Adicione detalhes de boas-vindas como uma cesta com fruta ou uma jarra com flores. Cuide da Iluminação Uma boa iluminação é essencial para tirar boas fotografias. Para obter os melhores resultados aproveite a luz natural subindo as persianas e abrindo as cortinas, acenda todas as luzes interiores e tire fotografias com e sem flash. NOTA: Lembre-se que as fotos têm copyright. Se está a utilizar fotos que não tenha sido você a tirar, consiga as permissões necessárias do fotógrafo e/ou da publicação onde encontrou essa foto. Fotos Imprescindíveis Sala de Estar Quarto Principal Vistas desde a Casa Exterior da propriedade Cozinha Quartos Adicionais Piscina ou Jacuzzi Características Especiais 15
Promovendo a Sua Casa de Férias Estabeleça As Tarifas de Aluguer Seja flexível com as suas tarifas, as mudanças de dias e estadias mínimas requeridas para atrair a maioria de viajantes especialmente as reservas de última hora. Andy, Costa del Sol, Espanha O número de contactos e reservas que você recebe estão estreitamente relacionados com as tarifas de preços. Por isso tenha cuidado ao colocar os preços, nem demasiado altos nem demasiado baixos. Averigue os Preços do Mercado Procure o preço de alugueres de férias semelhantes em sites como a HomeAway.pt. Preste atenção às amenidades oferecidas, a sua proximidade a atrações turísticas em comparação com a sua propriedade. Veja também outros anúncios para ver que outros serviços cobram à parte da tarifa de aluguer básica. Podem incluir impostos municipais ou encargos adicionais pela limpeza ou animais de estimação. Estabeleça Tarifas por Noite e Semana Os hóspedes gostam de ver diferentes tarifas de preços para diferentes alturas. Em mercados com preço semanal, muitos proprietários escolhem uma tarifa noturna que é 1/5 a 1/6 da sua tarifa semanal. Da mesma forma, em mercados com tarifas noturnas, os proprietários multiplicam a tarifa noturna por 5 ou 6 para obter uma tarifa semanal. Faça Tarifas de Aluguer Claras Se os clientes potenciais não puderem encontrar facilmente as tarifas de aluguer para as datas que querem, irão passar ao anúncio seguinte. Quando estabelecer as tarifas de aluguer especifique claramente as datas exatas desse período de aluguer. Evite utilizar termos gerais como época alta porque os viajantes poderão não estar familiarizados com as épocas da sua zona. Decida uma estadia mínima Para os meses de maior atividade no seu mercado de aluguer, exigir uma semana de estadia mínima é muito comum. Fora da época alta, permitir uma estadia mínima de 2 a 3 noites pode atrair hóspedes que procuram passar o fim-de-semana ou períodos de descanso curtos. 16
O processo de Aluguer Desfrutamos realmente de todo o processo de aluguer, desde preencher reservas à semana e preencher a época a reunirmo-nos com os hóspedes que vêm e nos trazem outra dimensão à nossa vida. Tansy, Normandia, França 17
O Processo de Aluguer Responder as Perguntas Quando os viajantes encontram a sua casa de férias num site como a HomeAway.pt costumam contactar consigo de duas formas: Por E-mail e SMS Muitos enviarão as suas perguntas através do formulário que encontrou no seu anúncio. Estas perguntas são reencaminhadas para o seu e-mail e por SMS para o seu telemóvel, se assim o desejar. Também poderá ver as perguntas entrando na sua conta em HomeAway.pt. Por Telefone Alguns viajantes, principalmente aqueles que procuram uma reserva de última hora, telefonam para saber a disponibilidade ou para reservar imediatamente. Quando responder aos contactos seja rápido e eficiente, e assegure-se de dar a resposta adequada às necessidades de quem pergunta. Tom, Tabanan, Bali Como Converter as Consultas em Reservas Verifique o seu email frequentemente. Parece óbvio mas ficaria surpreendido por saber a quantidade de pessoas que apenas verificam o seu email uma vez ao dia ou até mesmo uma vez por semana. No mínimo verifique o seu email durante a manhã, a meio do dia e à noite. Receba contactos por SMS. Assegure-se de receber contactos mesmo quando se encontra longe do seu computador. A HomeAway.pt oferece-lhe um serviço grátis de SMS para o avisar de novos contactos. Responda às perguntas imediatamente. Seja amável e detalhado. Dê os preços incluindo impostos e taxas. Confirme as datas disponíveis exatas de chegada e partida. Faça-os saber que podem telefonar-lhe se tiverem mais perguntas. Inclua a sua assinatura. Assegure-se de que sabem como o contactar incluindo uma assinatura com o seu nome, número de telefone e um link para o seu anúncio em HomeAway.pt. Pegue no telefone e ligue. Quando as pessoas o contactam, em vez de lhes responder por e-mail telefone-lhes. Se tiverem deixado um número de telefone então esperam ou agradecerão uma chamada. Alguns estudos indicam que a primeira pessoa a telefonar é a primeira que ganha a reserva. Os proprietários sabem que os que telefonam em vez de escreverem um e-mail têm uma probabilidade de conversão significativamente maior. Responda à chamada imediatamente. Se os viajantes lhe telefonarem e lhe deixarem uma mensagem, responda à chamada! Não perca uma possível reserva por não responder a uma chamada a tempo. Convertê-la é uma prioridade. Faça um seguimento por telefone. Faça uma chamada de seguimento uns dias após para saber que planos têm. Se estão esperando uma chamada poderá convencê-los a fechar contrato consigo. 18
O Processo de Aluguer Conseguindo RESERVAS Analizando os hóspedes Analizar adequadamente os hóspedes é a sua melhor política de seguros. Recomendamos falar com os potenciais clientes por telefone antes de efetuar a reserva. É correto fazer perguntas para ver se são adequados para a sua propriedade. As perguntas típicas são: Quantas pessoas tem o grupo? e Existem crianças ou animais de estimação?. Ao falar com eles façaos saber que essa propriedade é a sua segunda residência. Isso fará com que eles se sintam mais cómodos na hora de alugar a sua casa e fará com que a tratem com cuidado. A Cobrança Uma reserva fica confirmada quando um pagamento é depositado na conta. Embora possa solicitar aos hóspedes que enviem um cheque, aumentará o número de reservas se aceitar transferências bancárias e cartões de crédito. Deixe tudo por Escrito Para proteger tanto os seus interesses como os dos seus hóspedes, faça por escrito todos os seus acordos. Envie uma cópia de todas as condições de aluguer e de faturação aos seus hóspedes. Não aceite depósitos sem ter na mão uma cópia do contrato assinado (pode aceitar cópias assinadas enviadas por fax). O Contrato de Aluguer Deve incluir o seguinte: Debe incluir lo siguiente A sua informação de contacto e o endereço da propriedade de aluguer de férias A política de cancelamento a detalhar a penalização por cancelamento Regístrese en www.homeaway.es para Provisões de devolução de depósito tener un ejemplo de Contrato de Restrições de idade e ocupação máxima Política de Check-out: as suas expectativas de quando os hóspedes devem abandonar a casa Total a pagar incluindo as taxas adicionais Prazos de pagamento do depósito e do aluguer Dias/Datas de chegada e saída e horas Restrições e políticas relativamente a animais e tabaco Registe-se em www.homeaway.pt para obter um exemplo de Contrato de Aluguer grátis 19
Cobrar aos hóspedes Facilitamos as coisas aos viajantes aceitando o método de pagamento que eles proponham, cheque, transferência bancária ou cartão de crédito ou débito. Millie Devon, Inglaterra Colher os frutos económicos do seu aluguer de férias não será um processo complicado sempre e quando tiver estabelecido uma política clara para os pagamentos. É de esperar que enviar dinheiro a alguém que não conhecem cause um pouco de nervosismo aos hóspedes. Mostrandolhes uma política de pagamentos clara e concisa ajudará a tranquilizá-los e minimizará as suas dificuldades. Estes são os métodos de pagamento mais recomendados e usados normalmente: Cartões de Crédito, PayPal, cheques e transferências bancárias. O Processo de Aluguer Cartões de Crédito ou Paypal Os viajantes devem utilizar cartões de crédito apenas quando viajam, pelo que se não os aceitar eles irão procurar outro proprietário. Aceitar cartões de crédito ou débito dá-lhe maior flexibilidade e a possibilidade de cobrança imediata. Não tem de esperar pela chegada de um cheque para verificar se a reserva é sólida. Pode aceitar depósitos, pagamentos e fazer devoluções através da Internet. Cheques Pessoais Se aceita pagamentos por cheque assegure-se de os cobrar imediatamente. Valide o cheque com tempo suficiente, antes que o hóspede tenha acesso à sua propriedade. Transferências Bancárias Pode oferecer um pagamento direto de uma conta bancária a outra. O pagamento é imediato e cómodo, e o dinheiro é depositado automaticamente na sua conta. (Nota: as transferências de banco a banco são diferentes das transferências a dinheiro já que se pode fazer algum seguimento.) Evite Estas Formas de Pagamento: CHEQUES POSTAIS E CHEQUES DE CAIXA Cuidado. Estas não são formas de pagamento cómodas para os seus hóspedes e podem ser muito atrativas para fraudulentos. ENVIO DE DINHEIRO HomeAway.pt recomenda encarecidamente a não enviar ou aceitar pagamentos via serviços de envio de dinheiro não suscetíveis de seguimento, tal como os oferecidos por empresas como a Western Union ou Moneygram, já que são métodos habitualmente utilizados por fraudulentos e ladrões. Para além disso, as tarifas de processamento destes serviços são altas. 20
O Processo de Aluguer Receber Depósitos Saldo Final Normalmente irá receber a quantia restante 14 a 30 dias antes da data de chegada. Tempo suficiente para se assegurar de que o pagamento é válido antes de fornecer o endereço, as chaves e os códigos da casa. Resumindo: Não dê direções nem as chaves aos seus hóspedes até que tenham pago a totalidade da quantia. Pagamento da conta de Reserva O pagamento da conta é uma quantidade determinada de dinheiro que o hóspede deve entregar para efetuar a reserva e que dá validade ao Contrato de Aluguer. Não importa que a data de chegada do hóspede esteja ainda longe, para fazer a reserva é imprescíndivel que peça um pagamento da conta que deverá ser efetuado durante os 3 a 5 dias úteis seguintes. Este pagamento da conta pode converter-se automaticamente num depósito (normalmente cobrirá os gastos de aluguer e taxas) que o proprietário retém até que os hóspedes deixem a casa. Prazos Muitos proprietários dividem o pagamento em dois prazos iguais: a 60 e 30 dias. Receber um primeiro pagamento 60 dias antes da chegada do hóspede dálhe margem suficiente para conseguir outro hóspede em caso de cancelamento ou falta de pagamento. Contudo, se se tratar de uma reserva de última hora deve pedir o pagamento completo para reserva. Guia para Cobrar o Depósito Muitos proprietários requerem o pagamento mínimo de 10% da totalidade da reserva como depósito. Processe todos os pagamentos de depósitos imediatamente. Cobre os cheques de seguida. Rejeite cheques que pareçam problemáticos. Devolva o depósito apenas depois de inspecionar a propriedade quando os hóspedes sairem. Informe os hóspedes sobre a sua política de devolução de depósitos e sobre o que espera deles quando fazem a reserva. 21
O Processo de Aluguer Entrega das Chaves Se gere você mesmo a sua casa de férias deverá encontrar uma forma de permitir a entrada dos hóspedes. Muitos proprietários utilizam uma das seguintes opções: Cofres Pode instalar um cofre na maçaneta da porta ou em outro lugar fácil de encontrar. Um cofre custa uns 29-35, e poderá comprar numa loja de bricolage, em serralheiros, ou na Internet. Utilizando cofres poderá criar facilmente um código, colocá-lo na maçaneta da porta e colocar as chaves no seu interior. Depois terá de dar ao hóspede o código uma vez que lhe tiver fornecido o endereço. A desvantagem deste método é que não pode trocar facilmente o código entre estadias. Entrada sem Chave Pode comprar uma fechadura sem chave que tenha botões para pressionar. Pode encontrar este tipo de fechaduras online ou em serralheiros, custa entre 173 e 575. Para alguns proprietários esta poderá ser a única opção (para além de as enviar pelo correio) se a sua propriedade estiver dentro de um complexo que proíba cofres. Se utiliza uma fechadura sem chave, a sua governanta poderá mudar o código facilmente entre estadias. Envio de Chaves Pode utilizar o velho método de envio de chaves aos hóspedes. Muitos proprietários fazem isto há muitos anos. É eficiente mas não é necessariamente fácil e podem existir erros (ex. As chaves não chegam a tempo ou podem perder-se). Serviço de Recolha de Chaves Se prefere que os hóspedes recebam as chaves através de uma pessoa, pode combinar a entrega através de um serviço de entrega de chaves com uma empresa local de administração de propriedades ou pode pagar a uma governanta para que se encontre com os hóspedes à chegada. A desvantagem é que se a governanta faltar, os hóspedes poderão não entrar. 22
O Processo de Aluguer Resumo do Processo de Aluguer Muitas das transações entre viajantes e proprietários consistem em 15 passos Utilize-os para rever o seu próprio procedimento 1 O viajante pesquisa na Internet uma casa para alugar. 2 O viajante envia um pedido de informação com as datas que deseja. 3 Você responde às perguntas por telefone ou e-mail. 4 O viajante decide reservar a sua propriedade. 5 Você envia ao hóspede um Contrato de Aluguer e os prazos de pagamento. 6 Você recebe um pagamento por conta pelo método de pagamento combinado. 7 Os seus hóspedes assinam e enviam por fax ou correio o Contrato de Aluguer assinado e o pagamento. 8 Você confirma através de e-mail o recebimento do Contrato de Aluguer e o pagamento. 9 Marque o calendário como reservado durante as datas especificadas. 10 30 dias antes da data de aluguer peça o pagamento da quantia restante. 11 Envie um e-mail ao hóspede com a confirmação desse pagamento final. 12 Envie ao hóspede o endereço e as chaves ou o código para aceder às chaves. 13 Os hóspedes chegam e desfrutam da sua estadia na sua casa de férias. 14 Os hóspedes partem. Dê instruções à sua governanta para que inspecione e limpe a casa. 15 Devolva o depósito ao hóspede e peça-lhe que escreva um comentário no seu anúncio. 23
As chaves do Sucesso 1 2 3 4 5 6 Anuncie a sua propriedade em 3 a 5 sites, local e internacionalmente para alcançar o maior número de viajantes. Responda rapidamente a qualquer consulta para ter mais possibilidades de conseguir a reserva. Seja educado e amável. Pense que cada interação com um possível hóspede é parte do seu serviço de apoio ao cliente. Mantenha os seus anúncio atualizados, especialmente o calendário, para mostrar aos viajantes que é um proprietário ativo. Se não tem tantas reservas como gostaria, amplie a sua gama de hóspedes para incluir grupos com algum passatempo, pessoas com animais, etc. Otimize os seus anúncios para os motores de pesquisa quando escrever o título, descrições e fotos e descrições gerais, utilizando muitas 7 8 9 10 11 12 palavra-chave que os viajantes possam procurar para encontrar uma propriedade. Solicite comentários aos hóspedes anteriores para o ajudar a vender a ideia de alugar a sua casa de férias a clientes potenciais. Evite desentendimentos com a sua governanta ou com o serviço de limpeza criando uma lista de tarefas específicas. Tenha um conjunto extra de lençóis e toalhas para facilitar o trabalho da sua governanta. Estabeleça uma política de devolução e cancelamento clara para se proteger de possíveis perdas. Estabeleça políticas de check-in e check-out restritas para evitar potenciais problemas. Guarde informações detalhadas de todas as comunicações e reservas numa folha de cálculo e tenha um bom sistema de introdução de dados no seu computador. 24
Estamos Aqui Para O Ajudar Obrigada por dedicar algum tempo a ler este livro eletrónico. Esperamos que agora entenda os benefícios que pode receber por alugar a sua casa de férias e os primeiros passos para começar a alugar com êxito. Anunciar em HomeAway.pt A HomeAway pertence a um dos maiores grupos de sites de alugueres de férias privados. Com a HomeAway os anunciantes podem fazer chegar o anúncio da sua propriedade a mais de 63 milhões de viajantes por ano, da Europa e dos Estados Unidos. Uma subscrição base na HomeAway.pt inclui anúncios básicos em 14 sites adicionais do Grupo Homeaway, incluindo sites número 1 na Alemanha e nos Estados Unidos. Todos os anúncios são atualizados automaticamente através de uma única conta, fazendo com que anunciar internacionlmente seja muito fácil! Quando se preprarar para entrar no mercado de aluguer de férias não duvide que estamos aqui para o ajudar com todo o processo. Quando começar a alugar a sua casa de férias terá à sua disposição os nossos 13 anos de experiência nesta indústria e a nossa simpática equipa poliglota de Apoio ao Cliente estará pronta para o aconselhar. Esforçamo-nos continuamente para enriquecer a indústria de aluguer de férias privado, ensinando os proprietários e aumentando a qualidade. Também ensinamos os viajantes sobres os numerosos benefícios de alugar uma casa de férias privada: mais espaço, mais privacidade, mais liberdade e mais flexibilidade, e tudo por menos dinheiro que um hotel ou um pacote de férias. 25
Copyright 2009, HomeAway, Inc. HomeAway, inc. 3801 s. Capital of texas Highway, suite 150 Austin, tx 78704 (512) 493-0382 http://www.homeaway.com Kristin W. Dorsett, Author Barbara Cummings, Co-Author Christine Hrib Karpinski, Contributing editor Todos os direitos reservados. É proibida a reprodução total ou parcial desta publicação, assim como a sua distribuição ou transmissão em qualquer formato ou por qualquer meio, incluindo fotocopiar, gravar ou outros meios eletrónicos, sem o consentimento prévio por escrito do editor, exceto no caso de breves citações incluídas em críticas e certos usos não comerciais permitidos pelas leis que regulam os direitos de autor. Apesar de que o autor e o editor se tenham esforçado em assegurar que a informação contida neste livro seja precisa e completa, não assumimos nenhuma responsabilidade por erros, imprecisões, omissões ou qualquer outra incongruência que nele se encontre. Qualquer semelhança com pessoas, locais ou organizações é involuntária. ISBN: 978-1-935406-00-6 (ebook) ISBN: 978-1-935406-01-3 (softcover) ISBN: 978-1-935406-02- 0 (Kindle) ISBN: 978-1-935406-03-7 (Holidays rentals)