JURÍDICO Gestão de Escritório de Advocacia Manual do Usuário versão 1
Sumário Introdução 1 Operação básica do aplicativo 2 Formulários 2 Filtros de busca 2 Telas simples, consultas e relatórios 3 Parametrização do sistema 4 Configurações 4 Cadastros 4 Situações 5 Órgãos 5 Tarefas 5 Despesas 5 Índices 5 Documentos 5 Disponibilização de acesso 5 Processos 7 Cadastrando contatos 7 Primeira forma - cadastro 7 Segunda forma - relacionamento 7 Gerando contratos e procurações 7 Inserindo processos 8 Consultando processos 8 Modificando informações 9 Alterar dados 9 Consultar andamentos 9 Testemunhas 9 Despesas do processo 10 g.jurídico
Ocorrências 10 Tarefas 10 Provisionamento 10 Anexos 10 Definindo a pauta para os advogados 10 Tarefas 11 Cadastrando tarefas 11 Consultando agenda 11 Consultando e baixando tarefas 12 Consultando pendências 12 Consultas 13 Operacionais 13 Estatísticas 13 Gráficos 13 g.jurídico
Introdução Este aplicativo visa auxiliar a gestão de um escritório de advocacia, consolidando processos e atividades em uma interface unificada e simples de usar, permitindo o acompanhamento tanto de processos quanto de atividades dos profissionais de forma clara e ágil. O sistema é compatível com qualquer navegador de Internet, inclusive adaptando sua apresentação a um melhor ajuste e operação em tablets e smartphones (principalmente iphone e Android). Além disto, o uso do sistema pode ser compartilhado com os colaboradores do escritório (tanto advogados quanto equipe administrativa), clientes e fornecedores (como escritórios de contabilidade, por exemplo). O acesso é diferenciado para cada perfil de usuário. tela inicial do aplicativo g.jurídico 1
Operação básica do aplicativo Formulários Freqüentemente serão exibidos formulários na tela, e eles são compostos dos elementos: Campos para digitação - Em caso de digitação de valores incorretos, inválidos, ou fora do tamanho permitido, eles serão sublinhados em vermelho. Não será possível clicar em Confirmar ou Avançar até corrigir o erro. Entretanto, este recurso não é exibido nos dispositivos móveis; Caixas de seleção - Digite parte do valor desejado que esteja contido na lista, ou clique sobre a seta para baixo para que a relação possível seja mostrada; Botão de seleção (sim/não) - Clique para marcar ou desmarcar; Campos data ou data e hora - Digite a data, ou clique sobre o ícone para selecionar a partir do calendário. A tecla TAB salta para o próximo campo, e a tecla ENTER, quando o cursor não estiver sobre uma área de texto, serve para confirmar todos os dados (ou seja, tem o mesmo efeito que clicar sobre o botão Confirmar ou Avançar ). Filtros de busca Em inúmeras opções do sistema, serão requisitadas informações para que o sistema possa filtrar a amostragem de informações, procurando relacionar somente os itens de acordo com os parâmetros fornecidos. Abaixo segue um exemplo de tela de filtros: tela de filtros Os campos obrigatórios serão marcados com uma linha avermelhada. g.jurídico 2
Procure informar características conhecidas do conjunto desejado sempre que possível, pois o aplicativo poderá lhe fornecer informações mais rapidamente. Telas simples, consultas e relatórios Nas telas simples, consultas e relatórios, alguns ícones são freqüentemente exibidos: Diminui a fonte de texto da página atual, permitindo uma maior quantidade de texto por página Aumenta a fonte do texto da página atual, melhorando a legibilidade Prepara a página para impressão Mostrar mais informações sobre o item correspondente g.jurídico 3
Parametrização do sistema Para que o aplicativo tenha uma operação adequada durante o dia-a-dia, é importante investir algum tempo na preparação inicial do sistema. Esta atividade é comumente chamada de Parametrização. A parametrização é feita em três etapas: A configuração, o cadastro das tabelas básicas e a definição de acessos para os colaboradores, consumidores (clientes) e fornecedores. Configurações Assim que ativar o aplicativo, você poderá definir seu comportamento padrão para alguns itens. Para isto, clique na opções Configurações / Parâmetros de uso localizada na barra lateral esquerda. Após clicar nesta opção, os seguintes itens poderão ser alterados: Comissão padrão - Defina um número entre 0 a 100 para o percentual padrão a ser cobrado pelo escritório; Só dono baixa tarefa - Marque esta opção para que somente o usuário que cadastrou a tarefa, possa baixá-la. Caso contrário, qualquer usuário poderá baixar tarefas pendentes; Enviar e-mail andam. - Marque esta opção para que o sistema envie e-mail para os colaboradores caso haja andamento para algum processo Enviar e-mail tarefas - Marque esta opção para que o sistema envie e-mail para as tarefas do dia atual e Cadastros o dia seguinte. O cadastro das tabelas é realizado clicando-se na aba Cadastros no menu superior. Alguns campos não podem ser modificados ou excluídos. Cadastre novos campos somente se achar necessário. aba Cadastros As tabelas de cadastros mostram os registros atuais e permitem o cadastramento e remoção de novos registros. Para cadastrar um novo registro, após a visualização dos dados, clique no botão Novo g.jurídico 4
Situações O cadastro de situações devem refletir cada um dos estágios que um processo pode assumir (como inicial, execução, baixado). O sistema já contempla os mais importantes. Caso desejado, adicione outros. Órgãos É uma tabela apenas para consulta, pois os órgãos cadastrados refletem os que o sistema consegue operar de forma automática. Tarefas Nesta opção são definidos os tipos de tarefas possíveis para cadastramento. Despesas Nesta opção são definidos os tipos de despesas possíveis para associação a cada processo. Índices O sistema permite uma atualização aproximada do contingenciamento dos processos. Para tanto, cada processo pode utilizar de um índice para seu reajuste pelo sistema. Documentos Nesta opção podem ser criados documentos como contratos, procurações, recibos e outros, bastando clicar em Novo e utilizar as macros para substituição automática pelos dados do cliente. Abra um modelo pré-definido no sistema para observar e entender como devem ser utilizadas as macros. Uma relação das macros está disponível no link Cadastros/Diversos/Macros. Disponibilização de acesso O aplicativo disponibiliza acesso ao usuário contratante (proprietário do aplicativo), aos seus funcionários (colaboradores), e aos seus clientes. Cada perfil de acesso disponibiliza um conjunto diferenciado de ícones e funcionalidades. O aplicativo pode ser utilizado em 3 modos diferentes: Acesso completo disponível somente para o proprietário do aplicativo; permite parametrizar o aplicativo e fazer todos os cadastros básicos; permite consultar os estatísticas e gráficos; permite acessar a todas as funcionalidades do aplicativo; Acesso colaborador disponível para os contatos com relacionamento colaborador ; g.jurídico 5
permite registrar tarefas, emitir documentos, incluir processos, definir pauta e realizar consultas a estes itens; permite acessar as consultas operacionais e informações de todos os clientes; Acesso consumidor (ou cliente) disponível para os contatos relacionados como consumidor ; permite consultar seus processos, sua agenda, e sua pauta; permite consultar alguns relatórios operacionais e estatísticos. Acesso fornecedor (escritórios de contabilidade) disponível para os contatos relacionados como fornecedor ; permite consultar processos e definir cálculos do provisionamento. Atenção O perfil pode ser definido através da opção Contatos no aplicativo Geral do próprio Alitem. Para maiores informações, consulte o Guia do Usuário do Alitem. Outra forma de definir o perfil é através do cadastro de um novo contato. Saiba mais na seção Cadastrando contatos no capítulo a seguir. g.jurídico 6
Processos aba Início Cadastrando contatos Existem basicamente duas formas de utilizar um contato no aplicativo: Primeira forma - cadastro O aplicativo permite o cadastro de novos contatos, sendo clientes, colaboradores ou fornecedores. Para isto, basta clicar no ícone Pessoa e em seguida sobre o ícone +. Forneça corretamente os dados solicitados e, caso seja fornecido o e-mail, será enviado um e-mail com a senha de acesso para o contato. Caso não deseje liberar o acesso, não marque nenhuma das opções de relacionamento (ou seja, os campos: colaborador, consumidor e fornecedor). Segunda forma - relacionamento O portal de aplicativos Alitem fornece uma estrutura própria de relacionamentos, basta convidar o contato. No aceite do convite, o usuário define quais dados estarão visíveis para o usuário relacionado. Lembre-se de solicitar ao mesmo que libere a visualização de todos os dados para que seu cadastro fique completo. Você não poderá alterar os dados de um usuário ativo do Alitem. Somente o mesmo poderá altera-los. Além dos dados disponibilizados no Alitem, alguns campos adicionais são solicitados pelo aplicativo g.jurídico. Estes campos sempre estarão disponíveis para edição. Gerando contratos e procurações Após o correto cadastro dos dados do contato, poderão ser emitidos quaisquer documentos pré-configurados no momento da parametrização, por exemplo: Contratos e procurações. g.jurídico 7
Inserindo processos Antes de cadastrar um novo processo ao sistema, é interessante criar grupos para que os processos possam ser organizados segundo critérios que o usuário desejar. Por exemplo, os grupos podem ser nomes de empresas, tipos de clientes, ou portes dos clientes. Para inserir um processo no sistema, clique na opção Início/Importar/Processo da barra superior de menu. Em seguida forneça as informações solicitadas. O sistema buscará o processo no tribunal correspondente e adicionará os dados encontrados ao sistema. A partir de então, será possível consultá-lo na opção Início/Acompanhamento/Processos. Consultando processos A consulta de processos pode ser realizada a qualquer tempo após a inclusão do mesmo. Esta consulta pode utilizar de um ou mais dos parâmetros solicitados: Número do processo - Não precisa ser informado o número completo. Pode ser o começo ou final; Autor - Digite o nome completo, parte do nome ou somente sobrenome; Réu - Digite o nome completo, parte do nome ou somente sobrenome; Grupo, situação ou órgão - Selecione para uma melhor filtragem dos dados. Clique em Avançar após definir as opções de filtro para que surja uma nova tela, mostrando os processos encontrados com os parâmetros previamente especificados. Clique no ícone da lupa ( ) para que sejam apresentadas mais informações sobre o processo. g.jurídico 8
exemplo de processo visualizado Modificando informações Após acessar um processo, de acordo com seu perfil, você poderá incluir, alterar ou cancelar algumas informações. Cada um dos ícones mostrados abaixo do cabeçalho do processo tem uma finalidade específica: Alterar dados Permite alterar algumas informações como o grupo, orgão ou setor que este processo está associado. Consultar andamentos Permite consultar andamentos do processo. Após a exibição de todos os andamentos do processo, você pode forçar uma atualização junto ao site do tribunal clicando no ícone Atualizar ( ). Testemunhas Permite cadastrar ou cancelar as testemunhas envolvidas neste processo. Clique no ícone para adicionar e no ícone para cancelar. g.jurídico 9
Despesas do processo Permite cadastrar ou cancelar as despesas relativas a este processo (como hospedagem, alimentação, transporte por exemplo). Clique no ícone para adicionar e no ícone para cancelar. Ocorrências Permite cadastrar ou cancelar as ocorrências envolvidas neste processo. Clique no ícone para adicionar e no ícone para cancelar. Tarefas Permite consultar todas as tarefas relacionadas a este processo. Provisionamento Permite cadastrar ou cancelar os cálculos deste processo. Clique no ícone para cancelar. para adicionar e no ícone Os campos devem ser informados no devido estágio do processo, sendo: Remoto, Possível, Provável. Anexos Permite incluir ou cancelar arquivos digitalizados ou documentos ao processo. Clique no ícone para adicionar e no ícone para cancelar. Procure manter seus arquivos menores que 1Mb para evitar problemas de download e upload. Definindo a pauta para os advogados No momento da atualização dos processos, o aplicativo automaticamente busca por audiências marcadas e as relaciona nas tarefas. Entretanto, as tarefas do tipo Audiência tem um tratamento especial, estando disponíveis na opção Início/Definições/Pauta. Ao selecionar o período, e, opcionalmente algum campo adicional para filtragem, o aplicativo mostrará todas as audiências do período, e permitirá a definição do advogado, vara e comarca para cada audiência. Desta forma, estará definida, de forma organizada, toda a pauta de audiências do escritório. Observação Caso deseje incluir ou cancelar audiências manualmente, utilize a opção Início/Definições/Tarefas, determinando o tipo como Audiência. g.jurídico 10
Tarefas Cadastrando tarefas Utilize a opção Início/Definições/Tarefas para incluir, modificar ou cancelar as tarefas. Ao selecionar a opção, clique em Novo para adicionar uma nova tarefa, ou filtre a exibição dos registros, usando os campos apresentados e clicando em Aplicar. Caso deseje alterar um registro mostrado na tabela, selecione-o (clicando sobre ele), e clique em Editar. Ao abrir o formulário, você deve preencher os dados solicitados. Caso deseje cancelar uma tarefa, marque a opção Cancelada do formulário de dados. Consultando agenda A agenda do sistema é a forma mais simples de visualizar os compromissos do escritório. Tanto as audiências quanto as demais tarefas são mostradas. Ao clicar em Agenda é mostrada a visualização do dia atual. Clique sobre qualquer dia no calendário apresentado no lado direito para visualizar outro dia, sobre o mês para visualizar o mês inteiro, ou mesmo sobre o ano para identificar os dias com atividades previstas. exemplo de agenda g.jurídico 11
Consultando e baixando tarefas Para consultar e baixar uma tarefa, indicando que a mesma foi concluída, utilize a opção Início/ Acompanhamento/Tarefas, ou clicando sobre a bolinha em Início/Acompanhamento/Pendências. Em seguida, clique sobre o ícone da estrela e complemente com informações sobre a conclusão da tarefa. Clique em Avançar para confirmar. Neste tela, os processos com a estrela em amarelo indicam que o mesmo já foi concluído. baixando tarefas Consultando pendências A opção Início/Acompanhamento/Pendências permite visualizar de forma simplificada todas as pendências atuais do escritório, separando-as por responsável e data final do prazo. exemplo de visualização de pendências g.jurídico 12
Consultas Operacionais Os relatórios operacionais são aqueles úteis para o dia-a-dia de trabalho no escritório. Permite mostrar informações detalhadas de vários processos simultaneamente, como total de despesas, total de processos por situação, processos parados (sem andamento em um determinado período), pesquisa nos andamentos etc. Estatísticas As estatísticas são relatórios de informações consolidadas e totalizadas por critérios diversos. Não são apresentados dados de processos individuais. Estatísticas disponíveis: Gráficos Advogados - Apresenta ranking de advogados que constam nos processos (tanto parte autor quanto réu); Cliente - Demonstrativo de várias informações consolidadas para apresentação para clientes PJ; Órgãos - Mostra o total de processos por órgão; Situações - Mostra o total de processos por situação; Tipos - Mostra o total de processos por tipo; Totais - Mostra total de processos por vários outros critérios e filtros. Os gráficos gerados pelo sistema possibilitam uma visualização e análises rápida com base nos dados consolidados durante um período. Os seguintes gráficos estão disponíveis no aplicativo: Chegada - Apresenta um gráfico de quantidade de processos que chegaram ao escritório por ano, mês ou período selecionado; Situações - Apresenta um gráfico com o percentual de processos atualmente no sistema de acordo com sua situação; Andamentos - Apresenta um gráfico de total de andamentos por período. g.jurídico 13
exemplo de gráfico Chegada de processos exemplo de gráfico Processos por situação g.jurídico 14