Manual do Patrocinador/Expositor SEMINÁRIOS EXECUTIVOS SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano Edição: Viamão- RS 09 de junho de 2016 Vila Ventura Ecoresort Viamão- RS 1
Caro Patrocinador, É com grande satisfação que contamos com sua presença em mais uma edição do SEMINÁRIO EXECUTIVO SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano, Edição de Viamão- RS Temos certeza de que sua participação será um grande sucesso, principalmente na geração de negócios. Este manual foi elaborado para facilitar sua participação como Patrocinador. O manual estará disponível também no site do evento, pelo endereço http://www.sucesurs.org.br/eventos/seminario- executivo- sucesu- rs- edicao- viamao- 2016/manual Pedimos especial atenção para as datas limite de envio das informações e materiais. Após o término do prazo as solicitações somente poderão ser atendidas na administração do evento, considerando as limitações para atendimento em função do curto prazo, e da infraestrutura disponível. Sugerimos a todos os Patrocinadores que se informem sobre os possíveis prestadores de serviço antes de contratá- los, exceto os oficiais apontados pela SUCESU- RS. Os prestadores de serviços oficiais estarão durante a montagem, realização e desmontagem do evento. Gostaríamos de sugerir que peçam referências a Clientes antes de contratar prestadores de serviços que não sejam os oficiais. Estamos à disposição para qualquer esclarecimento e para facilitar ao máximo sua participação no SEMINÁRIO EXECUTIVO SUCESU- RS Computação Positiva Tecnologia a Favor do Potencial Humano, Edição de Viamão- RS Para nos contatar: SUCESU- RS: (51) 3331-7244 Informações: evento@sucesurs.org.br /maristela@sucesurs.org.br Atenciosamente, Maristela Boeira Gerente Executiva (51) 98088455 Maristela@sucesurs.org.br 2
1. INFORMAÇÕES GERAIS Realização e Organização SUCESU- RS - ASSOCIAÇÃO DOS USUÁRIOS DE INFORMÁTICA E TELECOMUNICAÇÕES DO RIO GRANDE DO SUL Rua Faria Santos, 47 - conj. 206 Porto Alegre - RS - CEP 90670-150 Telefone/Fax: (51) 3331-7244 E- mail: eventos@sucesurs.org.br Website: www.sucesurs.org.br Site do evento: http://www.sucesurs.org.br/eventos/seminario- executivo- sucesu- rs- edicao- viamao- 2016/apresentacao Local de realização 3
Como chegar: Clique na imagem para aumentar. Cachoeirinha Gravataí 116 290 290 RS - 118 290 Aeroporto Internacional Salgado Filho 118 PUC Av. Ipiranga RS - 040 Estrada Pavimentada / Acesso Principal Datas e horários do evento 4
Realização do Seminário e Exposição: 09 de junho de 2016. Observação: a maior frequência do público na área de exposição será durante os intervalos de coffee- breaks e almoço. Atividades de relacionamento: Credenciamento 8h30 às 9h00 Coffee- break manhã 10h10 às 10h40 Almoço 12h30 às 14h00 Coffee- break tarde 16h00 às 16h30 Término do evento: 18h00 Localize- se no Evento: Estacionamento: Se for de carro próprio Estacionamento no local 5 do mapa interno (próxima página). Estacionamento sem custo. Se for de traslado do evento Estacionamento em frente ao hotel Local 1 do mapa interno (próxima página) A saída do ônibus Porto Alegre será informado por e- mail. Recepção e Credenciamento do evento - Local 2 do mapa interno (próxima página) I Seminário Executivo SUESU- RS Local 15 do mapa interno (próxima página) Coffee.breaks - Local 15 do mapa interno (próxima página) Almoço - Local 2 do mapa interno (próxima página) 5
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2. DATAS E HORÁRIOS IMPORTANTES 30/05 Data final para envio de folders, banners (esse banner é para colocação no módulo de exposição e precisa medir no máximo 1,10m de largura), e brindes para incluir nas pastas do evento, e colocar na área de exposição. Esse material deve ser enviado para a sede da SUCESU- RS, em Porto Alegre. 03/06 Data final para envio das informações cadastrais do(s) representante(s) da empresa que participarão do evento. Deverá ser enviado nome, cargo, e- mail e fone para eventos@sucesurs.org.br 07/06 Data final para exclusão, ou substituição de representante inscrito (deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS eventos@sucesurs.org.br) 08/06 das 14h às 17h - Montagem de estandes. 09/06 das 10h10 às 10h40, das 12h30 às 14h00, e das 16h às 16h30 - Exposição 09/06 das 18h às 20h desmontagem. Importante: No caso de o expositor não desmontar seu espaço no dia e horário informado acima, a Administração do Evento fará essa desmontagem e deixará os pertences do expositor disponíveis na sede da entidade até uma semana após o término do evento, A Administração do evento não se responsabiliza por qualquer equipamento que fique no módulo de exposição após o encerramento da montagem, por essa razão enfatiza a importância de os mesmos serem retirados no período para desmontagem. Entende- se como pertences a serem descartados, no caso de não serem retirados até às 20h do dia 09/06, folders e banners. Atendimento ao Patrocinador/expositor Administração do evento, localizado no Foyer Centro de Eventos do Hotel Vila Ventura Ecoresort, atenderá patrocinadores das 14h às 18h do dia 08/08, e das 8h às 20h, no dia 09/06. A Administração do evento também estará atendendo para: - oficialização do acesso das prestadoras de serviço; - recebimento de materiais, e banners. 3. REGULAMENTO GERAL 3.1. Durante todo o período em que a exposição estiver em funcionamento, o patrocinador/expositor deverá ocupar o espaço a ele destinado, dotando- o de pessoal competente para o atendimento ao público visitante. O patrocinador/expositor não poderá desmontar o seu módulo de exposição ou interferir de qualquer outra forma com o transcorrer da exposição até que a mesma esteja finalmente fechada ao público visitante. 3.2. Os módulos de exposição que não forem ocupados pelos Expositores até 1 hora antes da inauguração do evento serão considerados livres, ficando a Administração autorizada a utilizá- los. O patrocinador/expositor não terá direito a reembolso dos pagamentos efetuados correspondentes às referidas áreas, em caso de não utilização. 7
3.3. Admissão de inscritos: O credenciamento dos patrocinadores inscritos somente poderá ser feito por e- mail, a partir do envio das informações cadastrais do(s) representante(s) das empresas que participarão do evento. Deverá ser enviado nome, cargo, e- mail e fone para eventos@sucesurs.org.br, até o dia 03/06/2016. A empresa patrocinadora deverá ater- se ao que for oferecido pela cota adquirida, que define o número de representantes por empresa. Os participantes do evento são empresas fornecedoras de TIC, que patrocinarem o evento, e Gestores de TIC de empresas usuárias, convidados pela SUCESU- RS. Não será permitida a entrada de pessoas não convidadas no evento. Tão pouco de representantes de empresas patrocinadoras que não tenham enviado a ficha de reserva previamente, ou que exceda o número de representantes que a cota adquirida estabeleceu. Qualquer exclusão ou substituição deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS, até o dia 07/06. 3.4. Credenciamento de Equipe de Apoio ao Expositor. O credenciamento de apoio (recepcionistas) deverá ser feito por e- mail para eventos@sucesurs.org.br. Essa informação precisa ser enviado até 03/06. Após esta data os serviços somente poderão ser solicitados na Administração no evento, que funcionará para atender as demandas extraordinárias, a partir das 14h do dia 08/06/16, até às 18h, e obedecerá a ordem de chegada. Qualquer alteração inclusão ou substituição deverá ser feita por e- mail para a SUCESU- RS(eventos@sucesurs.org.br), até o dia 07/06. 4. MONTAGEM E DESMONTAGEM Módulo de exposição oferecido A área de exposição é composta de uma mesa (1,60 x 0,60), duas cadeiras, um porta banner, e um ponto de energia, internet wireless. Observação importante: Pede- se que esse banner não ultrapasse 1,00m de largura para não interferir no espaço vizinho. 4.1. Os módulos de exposição devem estar prontos impreterivelmente até às 8h da manhã do dia 09/06. Os módulos de exposição que não forem ocupados pelos Expositores até 1 hora antes da inauguração do evento serão considerados livres, ficando a Administração autorizada a utilizá- los. O patrocinador/expositor não terá direito a reembolso dos pagamentos efetuados correspondentes às referidas áreas. 4.2 Montagem Montagem de módulos de exposição 08/06 das 14h às 18h 8
4.3. Entrada de equipamentos 08/06 das 14h às 17h 4.4. Exposição 10h10 às 10h40-12h30 às 14h00-16h00 às 16h30 Pedimos aos Expositores máxima atenção e observação ao horário de montagem e decoração dos estandes no dia 08/06, pois após o término (18h) não será permitida a entrada/saída de mercadorias ou equipamentos durante a realização do evento. Qualquer dano causado ao salão onde será a exposição, ou nos módulos de exposição, mesmo por acidentes, será cobrado do Expositor, que será obrigado(a) a pagar ressarcimento no ato da apresentação do valor do prejuízo. 4.5. Limpeza Geral A limpeza geral será a partir das 20h do dia 09/06. 4.6. Acesso de veículos durante a montagem A carga e descarga de materiais e mercadorias deverá ser realizada sob a orientação da administração do hotel. Por isso, ao chegar, identifique- se na recepção do hotel, informando que é participante do evento da SUCESU- RS, no salão África. 4.7. Desmontagem Nenhum equipamento ou estrutura de estande poderá ser retirado do pavilhão antes do horário de desmontagem. Retirada de equipamentos 09/06, das 18h às 20h 5. NORMAS TÉCNICAS 5.1. Resistência do piso da área de exposição. características: salão com piso de concreto, e madeira 5.2 Equipamentos pesados não serão permitidos 5.3 Construção É expressamente proibido pintar, afixar, escorar, pendurar ou amarrar qualquer componente ou produtos expostos na estrutura, colunas, tetos, portas ou paredes do ambiente do evento. A fim de evitar qualquer dano ao sistema de ar- condicionado do foyer, o uso de lixadeiras, serras e outras ferramentas está proibido. 5.4. Itens proibidos São vetadas: - utilização, na decoração nos módulos de exposição, de materiais ou substâncias de fácil combustão, bem como a entrada, no foyer de explosivos de qualquer natureza, além de gases tóxicos e liquefeitos. - funcionamento de motores de combustão interna ou quaisquer outros equipamentos que venham a exalar qualquer tipo de gases, fumaça ou gordura dentro do foyer. A Administração do Evento reserva- se o direito de interditar as obras do módulo de exposição imediatamente após a constatação da violação de alguma dessas normas, até que seja corrigido ou pago pelo Expositor ou Montadora responsável o valor necessário para a recuperação do piso ou estrutura do foyer. O valor será determinado exclusivamente pela administração. 9
5.5. Projeção horizontal - A projeção horizontal de cada componente ou produto exposto não poderá ultrapassar a linha demarcada do espaço; - A área de circulação de permanecer completamente vazia, sem qualquer elemento decorativo. 5.6. Limite de altura A altura máxima para utilização será de 2,50m a partir do piso do salão. Todo e qualquer elemento em exposição também deverá obedecer este limite de altura. 5.7. Afastamentos Para todos os módulos vizinhos é obrigatória uma distância de 0,80cm. 5.8. Instalações elétricas Todos os expositores receberão uma entrada de energia elétrica em seus módulos de exposição. 5.9. Cabos A passagem de cabos ou quaisquer elementos de ligação que cruzem áreas comuns ou Módulos vizinhos não é permitida. Somente em casos de extrema necessidade e com consulta prévia à Administração isto será permitido. 6. SERVIÇOS DE TELEFONIA E INTERNET Toda a área do evento oferece internet wireless. 7. SISTEMA DE ENDEREÇAMENTO PÚBLICO Equipamentos de intercomunicação pelo rádio poderão ser utilizados pelos Expositores. Contudo, a Organização poderá solicitar o desligamento dos mesmos caso a frequência utilizada interfira no equipamento de tradução simultânea do congresso, da segurança oficial do evento e do sistema de comunicações do ambiente do evento. 8. CONTRATAÇÃO DE MÃO- DE- OBRA O Ministério do Trabalho, no sentido de normatizar as diferenças de contratação de mão- de- obra, tem realizado diligências com equipes de fiscais no recinto da realização dos eventos para orientação e fiscalização. A empresa tomadora de serviços poderá ser considerada co- responsável quanto às obrigações trabalhistas, devendo, portanto, exigir dos prestadores de serviços a comprovação de regularidade para resguardo de eventuais demandas. Assim, a contratação de recepcionistas, garçons, guardas de estande (vigilantes e vigias), limpadores, montadoras de estande e empregados de empresas de prestação de serviços deverá atender à legislação em vigor. Os documentos que devem permanecer em seu estande à disposição da fiscalização trabalhista são: - Empregados da empresa expositora: - Segunda via da ficha de registro de empregados e cartão de ponto. 8.1 Empregados de empresa de prestação de serviços - Contrato de prestação de serviços 10
- Segunda via da ficha de registro de empregados ou cartão de identificação tipo crachá, contendo nome completo, função, data de admissão e nº 7 do PIS/PSEP e cartão de ponto. 8.2 Trabalhadores temporários - Contrato celebrado com a empresa de trabalho temporário e o registro da mesma junto ao Ministério do Trabalho - Relação de trabalhadores que prestam serviço nessa condição e cartão de ponto. 8.3 Autônomos - Cópia da inscrição do autônomo junto à Prefeitura e ao INSS. A documentação mencionada nos itens 2 a 5 abaixo extraídos da legislação deverá ser exigida por ocasião da contratação de mão- de- obra, permitindo, que futuramente, em eventual demanda trabalhista, as partes tenham elementos suficientes para a defesa de seus interesses. Segue pontos da Legislação que tratam destes aspectos: 1 - Empregados da empresa montadora com contrato de trabalho por prazo indeterminado (artigos 3º e 4º da Consolidação das Leis do Trabalho); 2 - Empregados da empresa montadora com contrato de trabalho por prazo determinado (geralmente o período necessário à montagem do estande, à realização do evento e a desmontagem do estande) artigo 443, parágrafos 1º e 2º - letras a e b da Consolidação das Leis do Trabalho; 3 - Empregados de empresa de prestação de serviços a terceiros (Instrução Normativa nº3, de 1/09/1997); 4 - Trabalhadores temporário (Decreto º73.841 de 13/03/1974 e legislação posterior); 5 - Autônomos, nos termos da legislação e previdenciária. 9. ARMAZENAGEM A armazenagem de caixas de grande porte e de outros materiais no local da exposição é proibida. Expositores deverão providenciar para que caixotes e outros volumes sejam removidos do local do evento e só retornem no dia estipulado para a retirada das mercadorias/equipamentos e desmontagem geral. 10. SOM AMBIENTE Qualquer tipo de sonorização utilizado pelo Expositor deverá ser restrito ao estande e respeitando o nível máximo permitido de ruído no interior do prédio de 80 db(a). É proibido o uso de aparelhos amplificadores para emissão de mensagens de vendas ou promoções. Todos os participantes que realizarem programas sonoros deverão pagar taxas correspondentes aos direitos autorais que, de acordo com a lei, são cobrados pela seguinte entidade: ECAD - Escritório Central de Arrecadação e Distribuição 11. PROMOÇÕES Ações promocionais como sorteios, shows ou espetáculos deverão ter aprovação prévia da Administração do Evento. 11