PLANO DE AÇÃO MÓDULO I

PLANO DE AÇÃO MÓDULO I Referência Documental : PGC.002 Revisão : 00 Data : 01.02.2011 Emitente : PE. Portal Gerencial CONLOG 2011 CONLOG

Planos de Ação Módulo I 1. 1. APRESENTAÇÃO Esta ferramenta tem por objetivo auxiliar na correção de desvios dos resultados dos painéis de desempenho estratégico, ou seja, pode ser registrado o fato gerador do desvio e sua causa, e através deles planejadas e registradas ações para que o resultado do indicador seja atingido. Cada etapa do registro do plano de ação possui validações especificas e este módulo foi desenvolvido para apresentar a ferramenta e suas funções, que se encontram no Portal Gerencial Conlog (http://gerencial.conlogsa.com.br/portal/). 2. 2. PLANO DE AÇÃO O plano de ação é uma ferramenta de qualidade utilizada para planificar ações a serem executadas, serve também de acompanhamento, através do estado (status) da ação. Esta ferramenta pode ser considerada um projeto cujo objetivo consiste em estruturar idéias e estratégias na realização das atividades. De forma simples plano de ação significa, responder qual o fato (acontecimento) e causa (aquilo ou aquele que ocasiona o acontecimento) que gerou o desvio, qual ação (o que será feito) para solucionar o problema, quem será o responsável pela execução da ação, qual a data prevista para conclusão da ação, qual o status da ação (acompanhamento), a data de conclusão realizada (data em que a ação foi encerrada) e o resultado da ação (resultado gerado pela execução da ação). Assim, visando a melhoria continua da organização disponibilizamos no Portal Gerencial Conlog os Painéis de Desempenho estratégico e Planos de Ação. 2.1 ACESSO AO PAINEL DE DESEMPENHO ESTRATÉGICO Para acessar o aplicativo do Plano de Ação você precisa primeiramente acessar o Painel de Desempenho Estratégico, este pode ser acessado no Portal Gerencial Conlog, através do endereço http://gerencial.conlogsa.com.br/portal/. Para o acesso, utilize seu usuário do Maxys e solicite sua senha através do e-mail vanderson@conlogsa.com.br ou pelo fone (49) 3441-3330 ramal 3330. Página 2 de 10

Imobilizado Módulo I Quando seu acesso for autorizado, a tela de funções habilitadas para você será carregada. Localize o ícone da Gestão Estratégica, clique sobre ele para acessar o módulo. Após o clique você será direcionado para a página principal do módulo, que disponibiliza, dependendo das liberações do usuário, os ícones DRE, Orçamentos, Resumo Orçamentos, Painéis de Desempenho Estratégico entre outros. Para acessar o Painel de Desempenho Estratégico de sua responsabilidade clique sobre o ícone Painel de Desempenho Estratégico. Após o clique você será direcionado para a página onde se encontram os Painéis disponíveis para o seu usuário, por conseqüência que são de sua responsabilidade. Este(s) Painel ou Painéis são links que ao serem carregados exibem os indicadores que compõem o Painel bem como o seu resultado. Página 3 de 10

Planos de Ação Módulo I Destacamos que somente colaboradores autorizados têm acesso a esta guia, para analisar e registrar ações referentes aos desvios. Após visualizar a tela com as funções habilitadas para você, localize o ícone que compreende o Painel de seu interesse, clique sobre ele para acessar a guia. Além disso, você também pode visualizar resultados de anos anteriores através do filtro do Período, onde através da seleção do ano desejado e clique sobre o botão Consultar são exibidos os Painéis do Período correspondente. Depois do clique você será direcionado para o Painel de Desempenho Estratégico escolhido, onde você pode analisar os resultados de cada indicador nos meses. Observe que ao lado direito há uma legenda com a representação da cor de cada circulo, os planos podem ser registrados em qualquer indicador, não somente nos que possuem a cor vermelha ou laranja, pois como destacamos acima o Plano de Ação é considerado um projeto cujo objetivo consiste em estruturar idéias e estratégias na realização de atividades. 2.2 ACESSO AO PLANO DE AÇÃO Agora após analisarmos os resultados, podemos criar os Planos de Ação para corrigir os desvios, e até mesmo para melhoria dos resultados que já se encontram dentro do esperado. Para o registro das ações basta clicar sobre o circulo do indicador que deseja criar o Plano de Ação. Página 4 de 10

Imobilizado Módulo I Um item importante que deve ser considerado para o registro é que existe um circulo para cada mês, e onde houver o acesso (clique) será registrada a ação, por exemplo, se você clicar sobre o circulo que se encontra no mês de Junho/2011 para o indicador Faturamento e registrar uma ação o sistema considera a ação para o mês de Junho/2011. Então, observe com cuidado o mês desejado e clique sobre o circulo para acessar o indicador e registrar o Plano de Ação. Observe que, foi carregada a página do Plano de Ação com um resumo do indicador, onde consta o mês selecionado com seu respectivo resultado, logo abaixo os campos para registro do Fato e Causa ocorrido ou possível (quando a ação é preventiva) do desvio, em seguida uma mensagem que indica a inexistência de registros para o indicador no mês selecionado, caso já existam registros a mensagem não é exibida. 2.2.1 REGISTRANDO O PLANO DE AÇÃO Agora, chegamos a fase de registro do Plano, inicialmente é necessário somente o preenchimento dos campos Fato e Causa, pois, visualizamos que para cada Fato e Causa podem existir mais de uma ação para correção do desvio. Então preencha os campos e clique no botão Gravar, após o clique será exibido o registro gravado e uma mensagem de sucesso, vale ressaltar que em caso de não preenchimento dos campos será exibida uma mensagem de erro. Página 5 de 10

Planos de Ação Módulo I Observe que, ao lado do registro existem quatro botões de controle, o primeiro é uma seta formando um circulo ( ) que serve para atualizar a tela, na seqüência encontramos uma lixeira ( ) esta serve para eliminar o registro, a seguir encontramos um lápis ( ) este por sua vez serve para editar o registro e por último e abaixo do registro um mais ( ) que serve para habilitar o registro de ações, conforme orienta a mensagem abaixo do registro. Então para registrar uma ação para o Fato e Causa clique sobre o mais ( ). Com os campos habilitados, basta preencher a Ação, Responsável e Data Prevista para Conclusão e em seguida clicar sobre o botão Gravar Ação, após a gravação o sistema exibirá uma mensagem de sucesso e o registro abaixo do Fato e Causa, a partir daí basta aguardar a aprovação pelo responsável para execução e encerramento da ação. Neste meio tempo, será possível ainda excluir ( ), editar ( ) e cancelar ( ) a ação, porém após a aprovação os botões para estas tarefas serão desabilitados. Página 6 de 10

Imobilizado Módulo I Nome do responsável Lembre-se é possível registrar mais de uma ação para o Fato e Causa, para isso basta repetir o processo anteriormente descrito, somente é importante atentar-se que para cada Fato e Causa é exibido um mais, sendo assim ao clicar neste botão a Ação é registrada para o respectivo Fato e Causa que se encontra a esquerda do botão. 2.2.2 APROVANDO UMA AÇÃO Neste ponto, somente alguns colaboradores tem acesso para aprovar ações, após o registro da ação, estes colaboradores perceberão no módulo Gestão Estratégica um link que libera o acesso a aprovação de ações, para aprovar uma ação basta clicar sobre a descrição CLIQUE AQUI. Ao clicar será carregada uma nova janela com as ações que necessitam de aprovação, nesta página você possui duas opções Aprovar Ação ( ) ou Reprovar Ação ( ), estas opções estão dispostas no lado esquerdo da ação, então basta clicar sobre uma delas para que seja carregado o campo onde você, como aprovador, deve deixar uma sugestão, mensagem ou opinião quanto a sua escolha, e a ação em questão, em seguida clique sobre o botão Gravar para registrar. Página 7 de 10

Planos de Ação Módulo I Nome do responsável O ato de Aprovar Ação libera novas opções para o responsável pela execução da ação, bem como para o responsável pelo registro da ação, já o Reprovar Ação efetua o bloqueio da ação, permitindo que a mesma apenas seja visualizada. 2.2.3 RESPONSÁVEL PELA EXECUÇÃO, FINALIZANDO A AÇÃO No momento em que a ação é aprovada um novo link será habilitado para o responsável pela execução da ação dentro do módulo Gestão Estratégica, permitindo que o mesmo visualize e finalize a ação. Observe que a mensagem agora descreve que você é responsável pela execução da tarefa, para que você saiba qual tarefa deve ser executada basta clicar com o mouse na descrição CLIQUE AQUI, ao clicar não somente a leitura da tarefa será permitida, mas também a finalização da mesma. Para finalizar a tarefa é só clicar na opção Finaliza Tarefa ( ) que está no lado esquerda da descrição da mesma. Ao clicar em Finaliza Tarefa serão habilitados campos de preenchimento obrigatório, onde você como responsável pela ação deve informar a data de conclusão, se a ação foi efetiva e quais os resultados obtidos com a tarefa. Lembramos que não obrigatoriamente o responsável pela execução da ação deve finalizar a tarefa, esta opção também ficará disponível, após a aprovação, para colaborador que registrou a respectiva tarefa. Página 8 de 10

Imobilizado Módulo I Nome do responsável Destacamos que não será possível finalizar a mesma ação mais de uma vez, visto que o sistema observa o status da ação antes de gravar os dados. Neste ponto é concluída a ação do plano e o responsável pelo registro pode analisar as informações preenchidas através do Painel de Gestão Estratégica. 2.2.4 RESPONSÁVEL PELO REGISTRO, FINALIZANDO A AÇÃO Como descrito no tópico Responsável pela Execução, Finalizando a Ação, o responsável pelo registro da ação também pode finalizá-las, mesmo que a responsabilidade de execução seja de outro colaborador, para finalizar uma ação é simples, logo após a aprovação alguns botões exibidos e comentados no tópico Registrando o Plano de Ação serão desabilitados e outros serão habilitados, conforme descrito. O botão habilitado é o que permite ao colaborador que registrou, finalizar a ação, para isso basta clicar sobre o botão Finaliza Ação ( ), será aberta então uma nova janela, e o processo para finalizar a tarefa é igual ao descrito no terceiro parágrafo do tópico Responsável pela Execução, Finalizando a Ação. Nome do responsável Página 9 de 10

Planos de Ação Módulo I Além das informações contidas neste manual ainda existe a opção de visualizar todos os Fatos e Causas bem como as ações registradas em todos os meses para o indicador, para isso basta clicar sobre o nome do indicador. IMPORTANTE TODAS AS INFORMAÇÕES REGISTRADAS NOS PLANOS DE AÇÃO SÃO DE RESPONSABILIDADE DO GESTOR RESPONSÁVEL PELO PAINEL, SOMENTE SERÃO EFETUADAS ALTERARAÇÕES MEDIANTE ENVIO DE E-MAIL JUSTIFICANDO TAL NECESSIDADE. STATUS DO PROCESSO A ferramenta foi concluída em 31/01/2011, onde foram efetuados os últimos ajustes, caso sejam observados problemas é importante que a área de Gestão Estratégica seja informada, para que seja revisado o módulo. ACOMPANHAMENTO E DUVIDAS Dúvidas, acompanhamentos e considerações devem ser direcionados para: VANDERSON VICENTE CONLOG Matriz (49) 3441-3330 vanderson@conlogsa.com.br CONLOG, Fevereiro de 2011 Página 10 de 10