Planeamento Estratégico

Planeamento Estratégico 2012-03-07

GPI Abordagem AWARE-P Nível estratégico Nível tático Nível operacional Gestão Informação Engenharia

Estrutura do módulo Objetivo e relevância do planeamento estratégico Planeamento estratégico nacional e local Processo de elaboração de um plano estratégico Visão, missão e contexto preliminar Objectivos estratégicos Critérios, medidas e metas Diagnóstico Estratégias e o plano Implementação, monitorização e revisão

Estrutura do módulo Objectivo e relevância do planeamento estratégico Planeamento estratégico nacional e local Processo de elaboração de um plano estratégico Visão, missão e contexto preliminar Objectivos estratégicos Critérios, medidas e metas Diagnóstico Estratégias e o plano Implementação, monitorização e revisão

O planeamento estratégico Incide no desenvolvimento de estratégias Orientado para a qualidade e sustentabilidade do serviço Abarca todos os domínios de atuação da organização Resulta na produção de um plano estratégico, único para toda a organização Em pequenas e médias entidades gestoras, pode ser materializado através de um registo simplificado, mais informal

Características do nível estratégico Nível estratégico Nível tático Nível operacional Escala Âmbito Tipo de ação Horizonte temporal

Planeamento estratégico nacional Planos Estratégicos Nacionais (PEAASAR) Estabelecimento de objetivos, metas e estratégias nacionais Legislação comunitária e nacional Organização institucional Ex.: DL 194/2009 e DL 195/2009 Técnica / ambiental Ex.: Legislação de qualidade da água e das descargas de AR; regulamentos Económica / financeira Ex.: Contabilidade / amortizações Regulação nacional, outros instrumentos (normalização, educação )

Planeamento estratégico específico de cada entidade O âmbito do plano estratégico é mais abrangente do que a GPI Guias Técnicos 16 e 17 centram-se em: Aspectos relevantes para a GPI Plano estratégico ao nível das entidades gestoras de serviços de água Abordagem tratada seguidamente

Revisão Recordando, no planeamento estratégico... Visão, missão, contexto preliminar Melhoria contínua - PDCA Objetivos > critérios de avaliação > métricas > metas Diagnóstico Produção do Plano Implementação do Plano Plano tático Monitorização do Plano

Revisão Visão, missão, contexto preliminar Objetivos > critérios de avaliação > métricas > metas Diagnóstico Produção do Plano Implementação do Plano Plano tático Monitorização do Plano

Visão e missão A visão Estabelece os principais valores intemporais da organização É uma visão do futuro e do sucesso A missão É uma descrição geral da natureza e da razão de ser da organização Deve ser clara, concisa, fácil de compreender e estar presente na mente de todos os colaboradores

Exemplos Visão (business vision): Uma organização orientada para a satisfação do consumidor no que respeita à disponibilidade, à qualidade e ao preço do serviço, salvaguardando a sua sustentabilidade e a sustentabilidade ambiental. Missão (mission statement): Uma organização destinada a assegurar o abastecimento público de água à comunidade e a gestão das águas residuais, no presente e no futuro, com elevados padrões de qualidade de serviço, na defesa dos interesses da sociedade.

Objectivos estratégicos devem ser globais em toda a organização e relevantes para a GPI ambiciosos, viáveis e compatíveis entre si mensuráveis de modo a que a organização possa monitorizar o progresso conseguido e introduzir as alterações adequadas orientados para a melhoria da qualidade e da sustentabilidade do serviço prestado aos utilizadores

Exemplos de objetivos estratégicos De acordo com a ERSAR Adequação da interface com o utilizador Sustentabilidade da prestação do serviço Sustentabilidade ambiental Cada organização deverá analisar, completar ou alterar estes objetivos, definindo os seus próprios objetivos estratégicos.

Exemplos de objetivos estratégicos De acordo com Norma ISO 24500 (AA e AR): Proteção da saúde pública Satisfação das necessidades e das expectativas dos utilizadores Fornecimento do serviço em condições normais e de emergência Sustentabilidade das organizações dos serviços Promoção do desenvolvimento sustentável da população Proteção do meio ambiente De acordo com EN 752: 2008 (AR) também: Segurança e saúde no trabalho

Critérios, medidas e metas Critérios de avaliação (service assessment criteria) São aspectos ou perspectivas que permitem a avaliação do cumprimento dos objectivos (ISO 24512: 2007). Medidas de avaliação (assessment measures) São os parâmetros específicos usados para avaliar o desempenho, o custo ou o risco. Podem assumir a forma de indicadores, índices ou níveis. Metas (targets) São valores propostos a atingir para as medidas de avaliação num dado horizonte temporal. Podem ser de curto, médio ou longo prazo. Objectivos Critérios de avaliação Medidas de avaliação Metas a curto, médio e longo prazo

Exemplo de critérios e medidas ERSAR Para o objetivo Adequação da interface com o utilizador (ERSAR) podem considerar-se os critérios e medidas: Acessibilidade do serviço aos utilizadores AA01 Acessibilidade física do serviço (%) AA02 Acessibilidade económica do serviço (%) Qualidade do serviço prestado aos utilizadores AA03 Falhas no abastecimento» [n.º / (ponto de entrega ano)]» [n.º / (1000 ramais ano)] AA04 Qualidade da água (%) AA05 Resposta a reclamações e sugestões (%) Objetivos Critérios de avaliação Medidas de avaliação Metas a curto, médio e longo prazo

Análise por Indicador EG Análise por Critério EG Análise por Objectivo EG Análise por Indicador S1 Análise por Critério S1 Análise por Objectivo S1 Análise por Indicador EG Análise por Critério EG Análise por Objectivo EG Análise por Indicador S1 Análise por Critério S1 Análise por Objectivo S1 Exemplo de outras entidades Objectivos Critérios Indicadores Sustentabilidade Organizacional Objectivos Critérios Indicadores Certificação Sustentabilidade Organizacional Protecção da Saúde Certificação Pública Sustentabilidade da prestação do serviço Protecção da Saúde Pública Sustentabilidade da prestação do serviço Holding Concessio nária S1 Cota do Mercado (%) Performance Comercial 28 100% 100% 0% Sustentabilidade Financeira Cobertura de Gastos Totais 1.02 0.66 Certificação de Sistemas de Gestão da Qualidade % de Empresas certificadas - Qualidade 50 50% OFF 0% Certificação de Sistemas de Gestão Ambiental % de Empresas certificadas - Ambiente 14 14% OFF 0% % de Empresas certificadas - Gestão da Cota do Mercado (%) 14 21% OFF 0% Performance Certificação de Comercial Sistemas de Gestão da Segurança e Segurança e Saúde no Trabalho 28 14% 0% Saúde no Trabalho % de Empresas certificadas - Responsabilidade 100% 100% 0% 0% Sustentabilidade Financeira Cobertura de Gastos Totais 1.02 7 OFF Social 7% 0.66 0% Certificação Avaliação do de cumprimento Sistemas de das Gestão normas da Qualidade em matéria % de Empresas certificadas - Qualidade 50 50% OFF 0% Certificação de saúde pública, de Sistemas de qualidade de Gestão da água Ambiental para % de Empresas certificadas - Ambiente 14 14% OFF 0% AA04 - Qualidade da água fornecida (%) 99.82 100% 100% 100% 100% 100% consumo humano e de descargas de águas residuais % de Empresas certificadas - Gestão da 14 21% OFF 0% Certificação de Sistemas de Gestão da Segurança e Segurança e Saúde no Trabalho 14% 0% Saúde no Trabalho % AA11ab de Empresas - Adequação certificadas da capacidade - Responsabilidade de 7 OFF Sustentabilidade infra-estrutural Social 95.00 7% 94.52 tratamento (%) 0% Avaliação do cumprimento das normas em matéria AR08ab - Adequação da capacidade de 73.03 75.66 de saúde pública, de qualidade da água para tratamento (%) AA04 - Qualidade da água fornecida (%) 99.82 100% 100% 100% 100% 100% consumo humano e de descargas de águas residuais AA12ab - Reabilitação de condutas (%/ano) 3.61 0.36 Sustentabilidade infra-estrutural AA13ab - Avarias em condutas [n.º/(100km.ano)] 48.95 64% 91.36 AA11ab - Adequação da capacidade de 95.00 94.52 tratamento AR09ab - Falhas (%) em grupos electrobomba 1.62 0.00 AR08ab [horas/(g- Adequação electrobomba.ano)] da capacidade de 73.03 75.66 tratamento AR10ab - Reabilitação (%) de colectores (%/ano) 0.34 0.18 AA12ab AR11ab - Colapsos Reabilitação estruturais de condutas em colectores (%/ano) 3.61 0.36 0.02 0.00 [n.º/(100 km.ano)] AA13ab - Avarias em condutas [n.º/(100km.ano)] 48.95 64% 91.36 Sustentabilidade económica AA07 ab - Cobertura dos Gastos operacionais 1.31 74% 0.88 AR09ab AR06 ab - - Falhas Cobertura em grupos dos Gastos electrobomba operacionais [horas/(g electrobomba.ano)] 1.62 1.19 0.00 0.88 AA06 b - Gastos operacionais unitários ( /m3) AR10ab - Reabilitação de colectores (%/ano) 1.17 0.34 1.80 0.18 AR11ab AR05 b -- Gastos Colapsos operacionais estruturais unitários em colectores ( /m3) 0.73 58% 1.81 0.02 0.00 [n.º/(100 AA08b - Défice km.ano)] de adesão ao serviço (%) 3.01 6.34 Sustentabilidade económica AA07 AR06b ab - Défice - Cobertura de adesão dos Gastos ao sistema operacionais de 1.31 74% 0.88 15.86 AR06 drenagem ab - Cobertura (%) dos Gastos operacionais 1.19 0.88 AA09ab - Água não facturada (%) AA06 b - Gastos operacionais unitários ( /m3) 26.11 1.17 39.44 1.80 Produtividade física dos recursos-humanos AA14b - Recursos humanos [n.º/(1000 AR05 b - Gastos operacionais unitários ( /m3) 0.73 3.17 ramais.ano)] 100% 58% 1.81 4.61 AA08b AR12b - Recursos Défice de humanos adesão ao [n.º/(100 serviço (%) km.ano)] 3.01 9.60 6.34 8.79 AR06b - Défice de adesão ao sistema de drenagem (%) 15.86 50% 50% 14% 14% 50% 0% 38% 38%

Estabelecimento de diagnóstico avaliação da situação actual face aos objetivos com base nos critérios e medidas recolha e avaliação de informação relativa ao: contexto externo global relevante para a GPI contexto específico de cada entidade externa contexto interno à organização síntese dos resultados através de uma análise SWOT com identificação de: oportunidades de melhoria e principais perigos pontos fortes e os pontos fracos

Estabelecimento de diagnóstico avaliação da situação actual face aos objetivos com base nos critérios e medidas Avaliação do desempenho, custo e risco com base nos recolha critérios e avaliação e medidas de de informação desempenho relativa ao: Os resultados obtidos deverão ser qualificados em, por exemplo, mau, aceitável, bom ou muito bom contexto externo global relevante para a GPI contexto específico de cada entidade externa Identificados os aspetos mais críticos a melhorar contexto interno à organização síntese dos resultados através de uma análise SWOT com identificação de: oportunidades de melhoria e principais perigos pontos fortes e os pontos fracos

Estabelecimento de diagnóstico avaliação da situação actual face aos objectivos com base nos critérios e medidas recolha e avaliação de informação relativa ao: contexto externo global relevante para a GPI contexto específico de cada entidade externa contexto interno à organização síntese dos resultados através de uma análise SWOT com identificação de: oportunidades de melhoria e principais perigos pontos fortes e os pontos fracos

Contexto externo global Contexto externo específico Contexto interno

Contexto externo global Ambiental Contexto externo específico Económico e demográfico Contexto interno Tecnológico Socio-cultural Política, legal e normativo

Contexto externo global Contexto externo específico Administração nacional e regional Consumidores Comunidade ONG Entidade Titular Contexto interno Consultores Empreiteiros Outros fornecedores Entidade reguladora Institutos de investigação Accionistas Universidades Entidades financiadores

Contexto externo global Contexto externo específico Contexto interno Estrutura Recursos

Estabelecimento de diagnóstico avaliação da situação actual face aos objetivos com base nos critérios e medidas recolha e avaliação de informação relativa ao: contexto externo global relevante para a GPI contexto específico de cada entidade externa contexto interno à organização síntese dos resultados através de uma análise SWOT com identificação de: oportunidades de melhoria e principais perigos pontos fortes e os pontos fracos

Análise SWOT Análise do contexto externo: exemplos Oportunidades Melhoria da qualidade do serviço Conjugação do recurso a fundos estruturais com a atualização de tarifas Maior visibilidade Realização de parcerias Utilização de tecnologias mais eficientes e eficazes Diversificação dos serviços prestados. Ameaças Inflexão das políticas públicas Reação negativa da população face ao aumento do preço da água Penalizações e danos de imagem decorrentes do incumprimento das exigências legais e regulatórias Redução da procura de água

Análise SWOT Análise do contexto interno: exemplos Pontos fortes Existe um bom cadastro Existe uma estrutura hierárquica bem definida A organização dispõe de recursos humanos com competências, dimensão e motivação A organização tem capacidade interna de realização de obras de manutenção. Pontos fracos Alguns componentes estão em mau estado de conservação Não existem registos sobre o estado de conservação Não existem dados históricos de O&M Os SI existentes não estão integrados entre si

Análise externa Análise SWOT Matriz de conjugação das análises interna e externa Análise interna Pontos fortes Pontos fracos Oportunidades Maximizar as oportunidades tirando o máximo partido dos pontos fortes Aproveitar as oportunidades minimizando os efeitos negativos dos pontos fracos Ameaças Minimizar os efeitos das ameaças tirando o máximo partido dos pontos fortes Fazer face às ameaças minimizando os efeitos negativos dos pontos fracos

O plano estratégico define a a direção para onde ir a longo prazo é único para cada entidade gestora depende das circunstâncias da entidade envolve toda a organização desenvolvido por uma equipa multidisciplinar a componente financeira numa perspectiva de longo prazo (10-20 anos) a componente técnica inclui períodos mais longos materializa-se sob a forma de estratégias

Exemplos de estratégias E1: Realizar intervenções de reabilitação faseadas com vista à melhoria dos níveis de serviço (AA e AR) E2a: Promover o controlo de perdas de água (AA) E2b: Promover o controlo de afluências indevidas (AR) E3: Potenciar o acesso a fundos estruturais para financiar as intervenções necessárias (AA e AR) E4: Atualizar gradualmente as tarifas de modo a cumprir o estabelecido na Directiva-Quadro da Água E5: Ajustar a estrutura hierárquica e os modelos de decisão e definir a política de outsourcing (AA e AR)

Conteúdo do plano Visão e missão da organização Objetivos estratégicos, critérios, medidas e metas Contexto externo e interno Oportunidades, ameaças, pontos fortes e pontos fracos Estratégias adoptadas Mecanismos de monitorização, de avaliação e de revisão do plano

Revisão Visão, missão, contexto preliminar Objetivos > critérios de avaliação > métricas > metas Diagnóstico Produção do Plano Implementação do Plano Plano tático Monitorização do Plano 39

Revisão Monitorização Implementação do plano Elaboração de planos táticos e operacionais PLANO ESTRATÉGICO Objectivos, metas e estratégias Plano de serviço de clientes Plano de recursos humanos Plano financeiro Plano de GPI Planeamento de GPI

Monitorização e revisão do plano Monitorização consiste em: a recolha dos dados necessários o cálculo sistemático das medidas de desempenho e a comparação com as respectivas metas a elaboração anual de um documento-síntese Deverá ser efetuada anualmente Revisão consiste em: a análise aos resultados da monitorização a identificação das causas de desvios e medidas de melhoria Resulta em ajustes de objetivos, metas e estratégias. Deve ser efectuada com uma frequência inferior a 5 anos.

Exemplo de monitorização do plano objectivo Proteção do meio ambiente Protecção do meio ambiente Medidas de desempenho Valor inicial Valor actual Cumpri mento Metas Ano inicial + 5 Ano inicial + 15 Eficiência do uso da água Perdas reais por ramal (l/ramal/dia) Perdas reais por comprimento de conduta (l/km/dia) Ineficiência de utilização dos recursos hídricos (%) 160 135 Atingir 100 Manter 1800 1500 Atingir 1000 Manter 40 33 Reduzir 25% Atingir 15 Eficiência do uso da energia Consumo de energia normalizado (kwh/m 3 /100 m) 0.90 0.85 Atingir 0.60 Atingir 0.40 Grau de cumprimento global do objectivo 75% Legenda: Objectivo atingido Objectivo não atingido