MANUAL DE INSTRUÇÕES DO SISTEMA DE RESTAURANTE UNIVERSITÁRIO MÓDULO FINANÇAS ACESSO AO SISTEMA Este manual visa informar os recursos do Sistema de Restaurante Universitário. O sistema possui recursos que são acessados com autenticação no sistema. O Cardápio da Semana poderá ser visualizado sem necessidade de login no sistema. Há seis tipos de perfis de acesso ao sistema: Administrador: poderá visualizar todos os recursos, incluindo o recurso de configuração do sistema, que será descrito neste manual; Controle de Alunos: responsável pelos recursos referentes a alunos; Controle de Funcionários: responsável pelos recursos referentes a funcionários; Finanças: responsável pela área financeira do sistema; Restaurante: responsável pelas questões referentes ao Restaurante Universitário; Usuário: poderá visualizar apenas recursos referentes a usuários comuns. O link de acesso ao sistema é https://as.feis.unesp.br:9001/sisru. Uma vez acessado o sistema, este exibirá a janela de login, o qual deverá ser realizado através dos dados da Central de Acessos da UNESP. Figura 1: Tela de login da Central de Acessos Caso o usuário não possua cadastro na Central de Acessos, deverá acessar a opção PRIMEIRO ACESSO? para realizar o seu registro no sistema. O próximo passo é inserir o seu e-mail registrado no Portal de Sistemas (onde o usuário acessa sistemas como o Sistema de Graduação, Sistema de Pós-Graduação, Sistema de RH, etc.), além do seu cpf. Caso o usuário não tenha CPF registrado no Portal, deverá informar a data de seu nascimento.
Figura 2: Primeira tela de registro na Central de Acessos No próximo passo, o sistema lhe oferece várias opções de identificação o qual irá utilizar para acessar a Central de Acessos. Após selecionar uma das opções, o sistema irá para o passo de registrar sua senha, a qual deverá ter pelo menos uma letra maiúscula e um número. Após confirmar a senha e selecionar a opção de aceitar os termos de uso, o usuário deve clicar em CONCLUIR, e o sistema irá enviar um e-mail para ativar o seu acesso na Central. Finalizado este procedimento, o usuário deverá acessar o seu e-mail registrado no Portal de Sistemas para acessar o link de ativação. Uma vez acessado este link, o usuário estará apto para acessar a Central de Acessos. Após estes procedimentos, o usuário deverá enviar um e-mail para os administradores do sistema, solicitando um perfil de acesso ao Sistema de Restaurante Universitário, e assim, o usuário terá acesso aos recursos referentes ao perfil que será vinculado a ele, lembrando que este deverá acessar o SISRU com a identificação da Central de Acessos. TELA INICIAL DO SISTEMA Figura 3: Tela Inicial do Sistema
Uma vez acessado o sistema, é exibida a tela inicial, onde estão todas as funcionalidades do mesmo, podendo o usuário acessar também estes menus ao clicar no botão do canto superior esquerdo, ao lado do nome SISRU. OCORRÊNCIAS Figura 4: Tela de Ocorrências do Sistema Ocorrências é um recurso onde estão registradas todas as ocorrências do sistema. Além do usuário poder registrar uma nova ocorrência manualmente, há algumas funcionalidades que registram uma ocorrência automaticamente. Para registrar uma ocorrência manualmente, o usuário deverá acessar CADASTRAR OCORRÊNCIA, e informar a data, hora e a descrição da ocorrência. Ao salvar esta ocorrência, o sistema automaticamente informa que o responsável pelo registro desta foi o usuário que a cadastrou. O usuário também poderá Visualizar os dados da ocorrência. As opções Editar e Excluir ocorrência são restritas apenas a usuários que possuem o perfil de Administrador do sistema.
Figura 5: Inserindo uma ocorrência manualmente LOTE DE REFEIÇÕES O recurso Lote de Refeições é responsável pelo registro de compra dos vales refeições. Há duas opções de compra de lotes. Quando, na configuração ativa do Sistema, a opção Tipo de Venda está registrada como Ilimitada, a compra de vales será sem restrição de dias. Para um novo registro de vales, o usuário deve selecionar um dos Tipos de Consulta que estejam relacionados a pessoa que deseja comprar os vales. Caso a pessoa seja um Aluno, ao selecionar esta opção, o usuário deverá informar o RA deste aluno para consulta ao sistema. No caso de ser um Funcionário, o usuário deverá informar a Matrícula do funcionário. Em outros casos, o usuário poderá selecionar a opção Pessoa, e informar o CPF desta pessoa para consulta (OBS: o sistema informa uma lista com todos as Pessoas, Alunos ou Funcionários registrados no sistema, dependendo da opção de consulta selecionada. Assim, o usuário também poderá clicar na opção SELECIONAR um dos registros desta lista, sendo este registrado relacionado a pessoa que deseja realizar a compra). Uma vez realizada a consulta, o sistema retorna os dados da pessoa que deseja comprar os vales, e o usuário deverá selecionar o Tipo de Consumidor que a pessoa é, sendo que este item tem relação direta com o Valor do Lote de refeições. Feito isto, o usuário também deverá selecionar o Tipo de Aquisição do lote, se ele é Pago, Autorizado ou Bolsa Alimentação. Por fim, o usuário informa a quantidade que a pessoa deseja comprar, com o sistema informado o valor total da compra após esta informação, além de, opcionalmente, poder registrar uma observação. Preenchidos todos os campos necessários, o sistema libera a opção de Salvar o registro, para que a compra seja efetuada com sucesso. Um detalhe a ser observado é que, caso a pessoa seja um Aluno, e o aluno tiver que, obrigatoriamente, possuir uma bolsa vinculada, o sistema também exibe o campo Bolsas, para que o usuário informe qual a bolsa ativa do aluno. Quando a opção de Tipo de Venda, da configuração ativa, for Limitada, a compra dos vales será com restrição de dias. O procedimento de compra dos vales é semelhante ao da opção Ilimitada, porém há um campo relacionado ao Intervalo de Dias, o qual o usuário deverá selecionar se a pessoa deseja comprar vales apenas para um dia em específico, ou para vários dias. No caso de um dia, o sistema exibe um campo de data, o qual o usuário deverá informar o dia que a pessoa deseja consumir os vales que está comprando, além da quantidade de vales respectivos para o dia. No caso de vários dias, o usuário deverá informar a Data Inicial e a Data Final, as quais a pessoa quer comprar os vales. Há também a opção de incluir sábado e domingo neste intervalo de dias. Caso a pessoa informe que haverá alguns dias deste intervalo os quais ela não irá realizar a refeição,
o usuário poderá selecionar estes dias em Dias não inclusos, e clicar em ADICIONAR DIA. A opção LIMPAR DIAS funciona para limpar todos os dias não inclusos informados. Por fim, o usuário deverá clicar em CALCULAR DIAS para que o sistema exiba todos os dias que a pessoa deseja utilizar seus vales, além de informar o número total de dias. Feito estes procedimentos, o usuário deverá informar a quantidade de vales que a pessoa utilizará por dia, e o sistema irá exibir a quantidade total de vales que serão comprados, além do valor total da Compra. Uma vez que o usuário clique em Salvar, o sistema irá realizar uma consulta, verificando se aquele(s) dia(s), que a pessoa solicitou a compra de vales, estão com o seu limite de vendas atingido. Caso sim, o sistema informará os dias que já estão com o limite atingido, além de eliminá-los automaticamente da lista de dias que a pessoa deseja comprar os vales. Uma vez que o limite de vendas para o(s) dia(s) específico(s) não esteja atingido, o sistema irá registrar aquele novo lote de refeições, e a compra estará efetuada com sucesso. Figura 6: Tela de registro de Lotes de Refeições Tipo de Vendas: Ilimitada Figura 7: Tela de registro de Lotes de Refeições Tipo de Vendas: Limitada
ADMINISTRAÇÃO DE LOTES Figura 8: Tela de Administração de Lotes A funcionalidade Administração de Lotes é responsável por informar os lotes de vales respectivos de uma pessoa. Para realizar a consulta, o usuário deverá selecionar um dos Tipos de Consulta disponíveis (Aluno, Funcionário e Pessoa). Uma vez selecionado um dos itens, o sistema irá exibir uma lista com todos os cadastros respectivos ao tipo de consulta informado. O usuário também terá a opção de realizar a busca da pessoa através do RA (Aluno), Matrícula (Funcionário) ou CPF (Funcionário). Uma vez exibido os dados da pessoa que o usuário deseja visualizar os lotes de vales, ele deverá selecionar as opções Aberto, Fechado ou Todos, no campo Situação. Feito isto, o sistema irá liberar a opção Visualizar, para visualização dos lotes. Ao clicar em Visualizar, o sistema exibe uma nova janela contendo o nome da pessoa, a qual seus lotes estão sendo consultados, o total de lotes com o status Aberto, as somas das quantidades de vales comprados e utilizados destes respectivos lotes, além do total de lotes com status Fechado, as somas de suas respectivas quantidades compradas e utilizadas. Também é exibido o Saldo de vales da pessoa. Além disso, o sistema emite uma lista com todos os lotes registrados, conforme a solicitação feita pelo usuário na tela anterior. Caso este tenha optado por Aberto, o sistema exibirá os lotes de vales que estão com o status Aberto ; caso a opção tenha sido Fechado, o sistema informará os lotes com status Fechado ; e caso tenha sido a opção Todos, o sistema exibirá os lotes com os dois status, ou seja, todos os lotes que a pessoa utilizou. Uma vez exibida esta lista, o usuário terá a opção de Visualizar aquele Lote.
Figura 9: Visualização dos Lotes da pessoa Ao visualizar os dados do lote selecionado, o sistema informa todas as informações daquele lote de vales, além de todas as refeições que foram realizadas com aquele lote. Caso a configuração ativa do sistema tiver o Tipo de Venda com status Limitado, também é exibido os dias que os vales devem ser utilizados. Outro detalhe a se destacar é a opção de Estornar vales daquele lote. Caso o tipo de venda ativo for Limitado, o usuário terá a opção de estornar na lista dos dias de utilização dos vales daquele lote. Para tal procedimento, basta clicar em OPÇÕES/ESTORNAR. Uma vez feito isto, automaticamente o vale daquele dia será estornado e o sistema irá registrar uma Ocorrência informando tal procedimento. Caso o tipo de venda ativo no sistema for Ilimitado, a opção ESTORNAR fica na lista dos lotes, junto a VISUALIZAR. Neste caso, ao acessar este recurso, uma janela será exibida com os dados do usuário, o número do lote, além dos campos Quantidade a Estornar, Valor a Devolver e Motivo do Estorno, sendo que Valor a Devolver será gerado automaticamente ao preencher a quantidade. Motivo do Estorno também é um campo obrigatório. Uma vez preenchido os dados e clicado em Salvar, o sistema irá estornar aquela quantidade de vales informada, além de registrar uma Ocorrência para tal fato. As opções de estornar estão restritas a usuários com perfis Administrador, Controle de Alunos (para estorno de créditos que não sejam pagos) e Finanças.
Figura 10: Visualizando os dados do Lote de Vales e suas respectivas Refeições creditadas Figura 11: Estornando um lote de vales Tipo de Venda Ilimitado
ESTORNO DE VALES Figura 12: Tela de Estorno de Vales Este recurso é restrito a usuários com perfil Administrador, Controle de Alunos e Finanças. O sistema exibe uma lista com todos os lotes que tiveram vales estornados, tanto os vales estornados através do item Administração de Lotes, quanto através de Zerar Saldo de Vales. Usuários com perfil Administrador ou Finanças possuem a opção CANCELAR, que faz o cancelamento do estorno daqueles vales. VALOR DO VALE REFEIÇÃO Figura 13: Tela de cadastro do Valor do Vale Refeição Este item é responsável pelo cadastro dos valores do vale refeição para determinados tipos de consumidores. Para um novo registro de valor, o usuário deverá clicar em CADASTRAR
VALOR e preencher os dados. Em OPÇÕES, o usuário poderá editar e excluir registros dos valores cadastrados. RELATÓRIOS Figura 14: Cadastrando um valor de vale refeição Figura 15: Relatórios Os relatórios do sistema estão subdivididos por perfis de usuário: Controle de Alunos: Pessoas cadastradas, Alunos cadastrados, Alunos com Bolsa, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Controle de Funcionários: Pessoas cadastradas, Funcionários cadastrados, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Finanças: Controle de vendas no período, Controle de vendas anual, Controle de vendas pagas no período, Controle de vendas pagas anual, Vendas por tipo de aquisição,
Vendas pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições; Restaurante: Cardápio Mensal, Consumo de refeições no período, Consumo de refeições anual, Consumo de refeições pagas no período, Consumo de refeições pagas anual, Controle de Notas Fiscais anual, Valores de Notas Fiscais anual, Estoque mensal, Estoque anual, Histórico de Refeições, Refeições por tipo de aquisição, Refeições pagas por tipo de consumidor, Relação de Ocorrências e Relação de saldos dos créditos dos vales refeições. MEUS CRÉDITOS Figura 16: Meus Créditos Este recurso informa ao usuário um resumo de lotes registrados em seu perfil, exibindo o saldo total de vales, além do total de lotes abertos e suas respectivas quantidades (comprada e utilizada), além do total de lotes fechados com suas respectivas quantidades. Este também exibe uma lista com todos os lotes abertos e uma lista com todos os lotes fechados, sendo possível visualizar cada lote. Outra funcionalidade que é disponibilizada por este item é ALTERAR SENHA DE REFEIÇÃO. O usuário poderá alterar a sua senha de refeição, sendo que o número mínimo de caracteres é 6 e o máximo 10. Além disso, esta senha deve conter apenas números. Caso o usuário queira que o sistema gere uma senha automática, este deve clicar em GERAR SENHA. Para visualizar a senha, basta clicar a opção Visualizar Senha. Uma vez preenchida a nova senha, o usuário deverá clicar em Salvar, e o sistema irá verificar se esta nova senha já existe nos registros, uma vez que esta deverá ser única e exclusiva. Caso não exista, o sistema registrará a nova senha, e enviará um e-mail para o usuário, informando-o desta nova senha.
Figura 17: Alterando Senha de Refeição CARDÁPIO DA SEMANA Figura 18: Cardápio da Semana O recurso Cardápio da Semana exibe uma lista com o cardápio da semana atual, sendo este sujeito a alterações. O usuário também poderá visualizar esta funcionalidade sem necessidade de login no sistema. Para tal, basta acessar o endereço: https://as.feis.unesp.br:9001/sisru/public/.