Guia do usuário do Cisco Unified MeetingPlace para Outlook versão 8.5 (MeetingPlace Scheduling) Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA http://www.cisco.com Tel: 408 526-4000 800 553-NETS (6387) Fax: 408 527-0883
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CONTEÚDO Introdução 1 Sobre a instalação e configuração do plug-in do Microsoft Outlook 1 Baixar o plug-in do Microsoft Outlook 2 Adicionar ou editar um servidor do Cisco Unified MeetingPlace 2 Desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook 3 Atualizar as propriedades do calendário do Microsoft Outlook para não usar o Cisco Unified MeetingPlace 4 Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook 5 Restrições para agendar ou modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace pelo Microsoft Outlook 5 Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace 6 Agendar uma reunião sem reserva 8 Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários 8 Configurando a delegação no Cisco Unified MeetingPlace para Outlook 10 Modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook 11 Reagendar uma reunião 11 Associar ou desassociar uma reunião agendada anteriormente 12 Cancelar uma reunião 13 Ingressar em reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook 15 Salvar notificações de reunião na caixa de entrada de email 15 Ingressar em uma reunião na Web 16 Solução de problemas do Cisco Unified MeetingPlace para Outlook 17 Sobre trabalhar off-line no Microsoft Outlook 17 Desabilitando o Modo de Transferência em Cache 17 Habilitando o Modo de Transferência em Cache 18 Janela Mensagem de conflito 18 iii
Conteúdo iv
CAPÍTULO 1 Introdução Este guia descreve como ingressar e agendar reuniões com o plug-in do Microsoft Outlook para o Cisco Unified MeetingPlace (MeetingPlace scheduling). Para obter informações sobre ingresso e agendamento de reuniões pelo Microsoft Outlook Integration com o Cisco WebEx, consulte o Guia do Usuário do WebEx Integration para Outlook, disponível no Cisco WebEx Meeting Center, selecionando Suporte Guias de Usuário. Sobre a instalação e configuração do plug-in do Microsoft Outlook, página 1 Baixar o plug-in do Microsoft Outlook, página 2 Adicionar ou editar um servidor do Cisco Unified MeetingPlace, página 2 Desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook, página 3 Sobre a instalação e configuração do plug-in do Microsoft Outlook Antes de agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace no Microsoft Outlook, é preciso instalar o plug-in do Cisco Unified MeetingPlace para Microsoft Outlook no computador. Se ele foi instalado corretamente, você verá a guia MeetingPlace quando criar uma nova solicitação de reunião no calendário do Microsoft Outlook. Essa guia deve ser utilizada para acessar o formulário de agendamento do Cisco Unified MeetingPlace. Talvez o administrador do sistema já tenha instalado o plug-in do Microsoft Outlook no sistema. Para ver se o plug-in do Microsoft Outlook está instalado, abra o Microsoft Outlook e crie uma solicitação de reunião. Se a guia MeetingPlace não aparecer, o sistema não está configurado para agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace no Microsoft Outlook. Dependendo das suas configurações, talvez seja possível fazer download do plug-in do Microsoft Outlook a partir de um servidor do Cisco Unified MeetingPlace. Observação As opções do Cisco Unified MeetingPlace fornecidas pela sua organização podem ser diferentes das opções descritas aqui. 1
Baixar o plug-in do Microsoft Outlook Introdução Baixar o plug-in do Microsoft Outlook Feche todos os aplicativos do Microsoft Outlook e do Microsoft Office. Abra um navegador da Web. Entre no Cisco Unified MeetingPlace. Não é possível fazer download do plug-in, a menos que você esteja conectado como um usuário com perfil. Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Selecione Agendar no Outlook Baixar Plug-in do Outlook. O sistema exibe a janela Download de Arquivo Aviso de Segurança. Selecione Salvar. Selecione um local para o programa de instalação do plug-in do Microsoft Outlook e selecione Salvar. Vá para o local onde você salvou o programa de instalação. Clique duas vezes em setup.exe. Selecione OK para iniciar a instalação. Selecione OK quando a instalação estiver concluída. Reinicie o MicrosoftOutlook. Dicas de solução de problemas Se você não puder fazer download do plug-in do Microsoft Outlook, entre em contato com o administrador do sistema. Adicionar ou editar um servidor do Cisco Unified MeetingPlace O plug-in do Microsoft Outlook é fornecido pré-configurado com um servidor padrão. Complete este procedimento para adicionar ou editar as informações do servidor. Instale o plug-in do Microsoft Outlook. Entre no Microsoft Outlook. Obtenha a URL do servidor do Cisco Unified MeetingPlace. 2
Introdução Desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook Selecione Ferramentas Opções... Selecione a guia MeetingPlace. Execute uma das seguintes ações: Selecione Adicionar para adicionar um servidor. Destaque o nome do servidor e selecione Editar para editar um servidor. Etapa 4 Digite ou altere as seguintes informações: Digite um nome para o servidor no campo Nome. Digite um nome que seja fácil para você se lembrar. Não precisa ser o nome real do servidor. No campo URL do Servidor, digite a URL do servidor do Cisco Unified MeetingPlace que você deseja utilizar para agendar as suas reuniões. Ela deve estar no formatohttp://nomedohost/outlook/mp, em que nomedohost é o nome do servidor Etapa 5 Selecione OK duas vezes. Dicas de solução de problemas Entre em contato com o administrador do sistema se você não souber o nome do host ou a URL do servidor do Cisco Unified MeetingPlace. Desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook A maneira de desinstalar um programa varia em cada sistema operacional. Se este procedimento não for aplicável ao seu PC, consulte a documentação do sistema operacional relevante. Feche todos os aplicativos do Microsoft Outlook e do Microsoft Office. No menu Iniciar do Windows, selecione Painel de Controle Adicionar ou Remover Programas Selecione Cisco Unified MeetingPlace para Outlook. Selecione Alterar/Remover. Dicas de solução de problemas Se você não puder desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook, entre em contato com o administrador do sistema. 3
Atualizar as propriedades do calendário do Microsoft Outlook para não usar o Cisco Unified MeetingPlace Introdução Próximos passos Execute o procedimento "Atualizando as propriedades do calendário do Microsoft Outlook para não usar o Cisco Unified MeetingPlace". Atualizar as propriedades do calendário do Microsoft Outlook para não usar o Cisco Unified MeetingPlace Restrição: Esta tarefa não remove a guia MeetingPlace das reuniões anteriormente agendadas. Você deve ignorar a guia MeetingPlace depois de desinstalar o plug-in da Cisco Unified MeetingPlace para Microsoft Outlook. Conclua esta tarefa se desinstalar o plug-in do Cisco Unified MeetingPlace para Microsoft Outlook do seu PC. Caso não consiga concluir a tarefa, as futuras reuniões que você agendar no Microsoft Outlook continuarão a exibir a guia MeetingPlace nos compromissos do calendário e, quando selecionar essa guia, você verá uma página em branco ou uma mensagem de erro. Conclua o procedimento "Desinstalar o plug-in do Microsoft Outlook". A maneira de atualizar as propriedades do calendário do Microsoft Outlook varia em cada sistema operacional e versão de Microsoft Outlook. Se este procedimento não se aplicar a você, consulte a documentação da versão correta do Microsoft Outlook. No calendário do Microsoft Outlook, selecione Arquivo Pasta > Propriedades do Calendário. Selecione a guia Geral. Localize o campo Quando lançar nesta pasta, use:. Etapa 4 Selecione IPM.Appointment. Etapa 5 Selecione OK. 4
CAPÍTULO 2 Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Restrições para agendar ou modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace pelo Microsoft Outlook, página 5 Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace, página 6 Agendar uma reunião sem reserva, página 8 Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários, página 8 Configurando a delegação no Cisco Unified MeetingPlace para Outlook, página 10 Restrições para agendar ou modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace pelo Microsoft Outlook Não é possível agendar reuniões com mais de 200 ocorrências. Além disso, as reuniões recorrentes não podem ser agendadas caso alguma das ocorrências seja para uma data posterior à permitida pelo sistema. O administrador do sistema define o limite do sistema sobre o período de antecedência com o qual os usuários podem agendar reuniões. Você pode convidar a quantidade de pessoas permitidas pelo Microsoft Outlook, mas somente os 200 primeiros convidados serão registrados no sistema do Cisco Unified MeetingPlace. Isto significa que: Se você exibir as informações da reunião no portal de usuário da web do Cisco Unified MeetingPlace, a página Convidados listará apenas os primeiros 200 convidados. Não define quem pode participar da reunião para os usuários com perfil convidados. Se fizer isso, somente os 200 convidados registrados poderão ingressar na reunião. Qualquer outro recurso que exija que os usuários sejam convidados para uma reunião, como o recurso de participação automática, não funcionarão como previsto. Se um convidado propuser um novo horário para uma reunião que você agendou, não altere o horário da reunião aceitando a proposta. Em vez disso, cancele a reunião e agende uma nova para o novo horário. 5
Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Se você usar o recurso Propor Novo Horário no Microsoft Outlook, a reunião do Cisco Unified MeetingPlace não será associada ao novo horário. Você deve usar o aplicativo Cisco Unified MeetingPlace para Microsoft Outlook para modificar qualquer reunião que tenha agendado pelo Microsoft Outlook. Caso use outro aplicativo, como o Microsoft Outlook Web, para modificar uma reunião do Cisco Unified MeetingPlace, a atualização não se refletirá no Cisco Unified MeetingPlace. Tópicos relacionados Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace, página 6 Reagendar uma reunião, página 11 Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace Ao usar o Microsoft Outlook para agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace, o sistema faz o seguinte: Agenda a reunião. Envia notificações da reunião para os convidados com um link para participar da Webconferência. Observação As notificações do calendário do Microsoft Outlook são exibidas somente como texto sem formatação. Preenche o calendário do Microsoft Outlook automaticamente com os detalhes da reunião. Define todos os convidados com perfil como hosts alternativos da sua reunião. Envia uma resposta para você sempre que um convidado aceitar ou recusar a reunião. Observação Lida Restrições para agendar ou modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace pelo Microsoft Outlook, página 5. Por padrão, não é possível agendar reuniões com mais de dois anos de antecedência; entretanto, o administrador do sistema define o limite exato para o seu sistema. Só é possível agendar reuniões para iniciar menos de trinta minutos atrás. Os valores definidos no formulário de agendamento do Microsoft Outlook substituem os valores definidos na interface da Web da administração do Cisco Unified MeetingPlace. Instale o plug-in do Microsoft Outlook. Entre no Microsoft Outlook. Selecione Calendário. 6
Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Agendar uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Clique duas vezes em qualquer hora. Selecione a guia MeetingPlace. Se solicitado, entre no Cisco Unified MeetingPlace. Selecione Sim, criar uma nova reunião. Digite os detalhes da reunião. Observação Se você não digitar uma ID da reunião, o sistema gerará uma automaticamente. (Opcional) Selecione Mais opções. Se mais de um servidor for listado, não altere o padrão, a não ser que você tenha razão para fazer isso (por exemplo, se você não puder agendar uma reunião utilizando o servidor padrão). Se você não especificar um idioma da reunião, ela utilizará o idioma especificado no seu perfil. Essa configuração afeta apenas os avisos de voz e o idioma da sala de reunião na Web para a reunião que você está agendando. Etapa 7 Etapa 8 Etapa 9 Selecione a guia Agendamento. Para convidar usuários e terminais de vídeo, insira os endereços de email na coluna Todos os Participantes. Observação Convidar um terminal de vídeo do Microsoft Outlook não reserva o recurso no Cisco Unified MeetingPlace. No entanto, seu administrador do sistema pode ter configurado o Microsoft Exchange para evitar que terminais de vídeo sejam reservados mais de uma vez, permitindo que aceitem e recusem solicitações de reuniões automaticamente, como ocorre com as reservas de sala de conferência. Selecione Recorrência para agendar uma reunião recorrente. Observação Não é possível utilizar a opção Sem Data de Término em Intervalo de Recorrência porque o sistema do Cisco Unified MeetingPlace não permite que você agende reuniões que ultrapassem mais de dois anos. Você deve utilizar a opção Terminar Até: ou Terminar Após: e certificar-se de que a última reunião esteja agendada dentro de dois anos. 0 Selecione a guia Compromisso para incluir uma mensagem. Observação Não digite a palavra MeetingPlace como parte do seu local. O sistema é configurado para sobrescrever qualquer coisa que você digite como parte do campo Local. O uso da palavra MeetingPlace diferencia maiúsculas de minúsculas. 1 Selecione Enviar. Dicas de solução de problemas Limpe os cookies no Microsoft Internet Explorer para iniciar uma sessão com outra ID de usuário e senha (por exemplo, se você pode entrar tanto como administrador do sistema quanto como um usuário comum). Se não limpar os cookies, você sempre permanecerá conectado com a ID de usuário e senha com as quais você se conectou originalmente. Tópicos relacionados Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários, página 8 7
Agendar uma reunião sem reserva Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Agendar uma reunião sem reserva Uma reunião sem reserva caracteriza-se por possuir uma ID de reunião pré-configurada e parâmetros definidos. Você pode agendar uma reunião sem reserva sempre que precisar, selecionando a opção de reunião sem reserva. Observação Você não pode modificar uma reunião sem reserva pelo portal de usuário da web. Se a sua reunião precisar de hosts alternativos, agende uma nova reunião em vez de uma reunião sem reserva. Instale o plug-in do Microsoft Outlook. Entre no Microsoft Outlook. Selecione Calendário. Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Etapa 9 Clique duas vezes sobre o horário de sua reunião. Dica Para iniciar a reunião imediatamente, clique duas vezes na hora atual. Selecione a guia MeetingPlace. Se solicitado, entre no Cisco Unified MeetingPlace. Selecione Sim, usar minha ID sem reserva. Digite o assunto da reunião. Todos os outros parâmetros são pré-configurados e não permitem a inserção de valores. Selecione a guia Agendamento. Digite os nomes dos participantes na coluna Todos os Participantes. Selecione a guia Compromisso para incluir uma mensagem. Selecione Enviar. Tópicos relacionados Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários, página 8 Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários É possível utilizar o Microsoft Outlook para agendar reuniões em nome de outro usuário se você for um representante desse usuário. O proprietário da reunião é o delegante, e não o representante. 8
Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Sobre o agendamento de reuniões em nome de outros usuários Observação Os representantes do Microsoft Outlook são completamente separados dos representantes do Cisco Unified MeetingPlace. As configurações do representante do Cisco Unified MeetingPlace afetam privilégios e recursos durante o agendamento, somente a partir da interface da Web do Cisco Unified MeetingPlace. Um representante do Microsoft Outlook pode agendar reuniões para vários delegantes. Um delegante do Microsoft Outlook pode ter vários representantes. Para utilizar a delegação com o Microsoft Outlook, o delegante deve primeiro definir um representante selecionando Ferramentas > Opções > Representantes. Em seguida, o representante pode abrir o calendário do delegante selecionando Arquivo Abrir Pasta de Outro Usuário e digitando a ID de usuário do delegante. Observe as seguintes considerações ao atuar como representante: A ID do usuário do Cisco Unified MeetingPlace em cujo nome você agenda a reunião deve ser a mesma ID de usuário que consta no endereço de email. O usuário em cujo nome você agenda reuniões deve ter o plug-in do Microsoft Outlook instalado. A primeira vez em que você agendar uma reunião em nome de um usuário, o sistema solicitará a inserção da sua ID de usuário e senha. Se você alterar sua senha após o agendamento de uma reunião em nome de um usuário, ficará sujeito às seguintes limitações: O usuário não poderá reagendar a reunião sem digitar a nova senha. Se o usuário não digitar a nova senha, ele ainda poderá participar da reunião. O usuário não poderá excluir a reunião sem digitar a nova senha. O usuário não poderá reagendar a reunião no calendário arrastando e soltando a reunião. Se a sua senha expirou, mas ainda não foi alterada após o agendamento de uma reunião em nome de um usuário, você estará sujeito às seguintes limitações: Você não poderá reagendar a reunião no calendário arrastando e soltando a reunião. Se a primeira reunião que você abrir após a senha ter expirado for uma reunião agendada em nome de um usuário, você será solicitado a digitar uma nova senha, mas a senha que você digitar não será retida. Você deve abrir uma reunião no seu calendário e alterar a senha para evitar esse problema. O usuário não poderá reagendar a reunião. O usuário ainda poderá participar da reunião. O usuário não poderá excluir a reunião. As reuniões sem reserva que você agendar em nome do delegante utilizarão a sua ID sem reserva. Somente você poderá organizar a reunião. Você não pode modificar uma reunião sem reserva pelo portal de usuário da web. As reuniões que você configurar aparecerão no calendário no idioma que você estiver configurado para utilizar. 9
Agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Configurando a delegação no Cisco Unified MeetingPlace para Outlook Tópicos relacionados Configurando a delegação no Cisco Unified MeetingPlace para Outlook, página 10 Configurando a delegação no Cisco Unified MeetingPlace para Outlook É necessário que você e o usuário escolhido para ser seu representante tenham perfis no Cisco Unified MeetingPlace. O usuário escolhido para ser seu representante deve utilizar o tipo de usuário Representante no sistema do Cisco Unified MeetingPlace. Entre em contato com o administrador do sistema para confirmar se esse é o caso. Você já deve ter designado seu representante na página Opções Básicas da Conta do portal do usuário do Cisco Unified MeetingPlace. Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Selecione Ferramentas Opções. Selecione a guia Delegates (Representantes). Selecione Adicionar. Digite a ID do usuário que você deseja definir como seu representante ou escolha seu nome a partir da lista. Selecione Adicionar. Selecione OK para fechar a janela Add Users (Adicionar usuários). A janela Delegate Permissions (Permissões do representante) será exibida. Para o Calendário, escolha Editor (can read, create, and modify items) (Editor - pode ler, criar e modificar itens), depois, selecione OK. Selecione OK para fechar a janela Opções. 10
CAPÍTULO 3 Modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Reagendar uma reunião, página 11 Associar ou desassociar uma reunião agendada anteriormente, página 12 Cancelar uma reunião, página 13 Reagendar uma reunião Lida Restrições para agendar ou modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace pelo Microsoft Outlook, página 5. Só é possível agendar reuniões para iniciar menos de trinta minutos atrás. Os valores definidos no formulário de agendamento do Microsoft Outlook substituem os valores definidos na interface da Web da administração do Cisco Unified MeetingPlace. Você também pode arrastar a entrada de uma reunião para uma nova data e hora no calendário do Outlook para reagendá-la. 11
Associar ou desassociar uma reunião agendada anteriormente Modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Observação Se você originalmente agendou uma reunião do Microsoft Outlook, recomendamos que continue a usá-lo para fazer qualquer alteração. Se você modificou ou excluiu a reunião usando outra interface, e não o Microsoft Outlook, o sistema não enviará uma notificação atualizada para seus convidados. Além disso, se você optar por modificar a reunião usando o portal de usuário da web, você poderá modificar apenas um conjunto restrito de parâmetros, a menos que tenha privilégio de Administrador do sistema ou de Assistente. Alterar a hora de início ou duração de uma série inteira de reuniões recorrentes remove todas as alterações feitas em instâncias individuais. Por exemplo, se você alterou uma instância de uma série de reuniões recorrentes para iniciar às 10h em vez de às 9h e, em seguida, mudou a duração de toda a série de 1 para 1,5 hora, a reunião modificada para começar às 10h retornará para as 9h e ainda durará 1,5 hora. Etapa 4 Etapa 5 Entre no Microsoft Outlook e selecione Calendário. Clique duas vezes na entrada da reunião no calendário do Outlook. Se a reunião for recorrente, abra a ocorrência ou a série. Altere as configurações da reunião, como data, hora ou recorrência. Para modificar as configurações de uma reunião na web, selecione a guia MeetingPlace e faça as alterações. Selecione Enviar atualização. Dicas de solução de problemas Se aparecer uma janela Conflict Message (Mensagem de conflito) solicitando que você escolha entre dois registros de reunião conflitantes, escolha manter um para que o sistema possa excluir o outro. Manter dois registros de reunião pode causar problemas futuros. Associar ou desassociar uma reunião agendada anteriormente É possível associar o Cisco Unified MeetingPlace a qualquer reunião que esteja agendada com o Microsoft Outlook, mesmo se você não agendou a reunião originalmente para utilizar os recursos do Cisco Unified MeetingPlace. Se você não precisar mais dos recursos do Cisco Unified MeetingPlace para uma reunião que agendou com o Microsoft Outlook, será possível desassociar o Cisco Unified MeetingPlace dessa reunião. A reunião passará a ser apenas do Microsoft Outlook. Instale o plug-in do Microsoft Outlook. Entre no Microsoft Outlook. Selecione Calendário. 12
Modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Cancelar uma reunião Etapa 4 Clique duas vezes na entrada da reunião que você deseja associar ou desassociar. Selecione para abrir essa ocorrência ou a série inteira, em seguida, selecione OK. Selecione a guia MeetingPlace. Execute uma das seguintes ações: Escolha Sim, criar uma nova reunião se você estiver associando uma reunião. Escolha Não se você estiver desassociando uma reunião. Etapa 5 Selecione a guia Compromisso e Enviar Atualização. Os convidados receberão uma notificação atualizada da reunião. Cancelar uma reunião Se você estiver usando o Microsoft Outlook 2003 e precisar cancelar uma reunião recorrente com muitas ocorrências e muitos convidados (por exemplo, 100 ocorrências e 200 convidados), verifique se o Modo de Transferência em Cache está desabilitado antes de cancelar a reunião. Caso não consiga fazer isso, a reunião continuará a aparecer nos calendários de convidados, mesmo depois da reunião ser cancelada no Cisco Unified MeetingPlace. Clique duas vezes na entrada da reunião no calendário do Outlook. Se for uma reunião recorrente, abra a ocorrência ou a série inteira. Selecione o botão X (Cancelar reunião). Etapa 4 Selecione Enviar cancelamento. Tópicos relacionados Desabilitando o Modo de Transferência em Cache, página 17 Habilitando o Modo de Transferência em Cache, página 18 13
Cancelar uma reunião Modificar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook 14
CAPÍTULO 4 Ingressar em reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Salvar notificações de reunião na caixa de entrada de email, página 15 Ingressar em uma reunião na Web, página 16 Salvar notificações de reunião na caixa de entrada de email Quando você agendar uma reunião do Cisco Unified MeetingPlace utilizando o Microsoft Outlook, o sistema enviará uma notificação de reunião para todos os convidados no idioma padrão da pessoa que agendou a reunião. Os convidados podem aceitar ou recusar o convite da reunião. Se eles aceitarem o convite, os detalhes da reunião serão adicionados ao calendário deles do Microsoft Outlook. O sistema do Cisco Unified MeetingPlace também envia notificações de reunião sempre que você modificar ou excluir uma reunião. Por padrão, as notificações de reunião serão excluídas da sua caixa de entrada de email depois que você aceitar ou recusar reuniões. Se você aceitar, as informações da reunião que estavam na notificação serão exibidas no calendário do Microsoft Outlook. É possível utilizar o procedimento a seguir para salvar as notificações de reunião na sua caixa de entrada de email. Entre no Microsoft Outlook. Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Selecione Ferramentas Opções... Selecione a guia Preferências. Selecione Opções de email... Clique em Opções de Email Avançadas... Desmarque Excluir solicitação de reunião da Caixa de entrada quando responder. Selecione OK três vezes. 15
Ingressar em uma reunião na Web Ingressar em reuniões do Cisco Unified MeetingPlace a partir do Microsoft Outlook Ingressar em uma reunião na Web Instale o plug-in do Microsoft Outlook. Entre no Microsoft Outlook. Selecione Calendário. Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Clique duas vezes na entrada da reunião da qual você deseja participar. Se você estiver participando de uma reunião recorrente, selecione Abrir esta ocorrência e clique em OK. Selecione o link Ingressar na reunião. Dica Para ingressar em uma reunião a partir do email de notificação de reunião, em vez de seguir as etapas 1 e 2, abra a mensagem de email e selecione o link Ingressar na reunião. Entre, se necessário. Selecione Participar de Reunião. Ingresse na parte de áudio ou vídeo da sua reunião. Caso veja a janela Teleconferência com áudio, selecione um número de telefone no qual deseja receber o retorno de chamada e selecione OK. Caso não veja a janela Teleconferência com áudio ou se o sistema não ligar para você, disque o número de chamada interna exibido na guia Informações da reunião e siga as instruções que ouvir no telefone. 16
CAPÍTULO 5 Solução de problemas do Cisco Unified MeetingPlace para Outlook Sobre trabalhar off-line no Microsoft Outlook, página 17 Desabilitando o Modo de Transferência em Cache, página 17 Habilitando o Modo de Transferência em Cache, página 18 Janela Mensagem de conflito, página 18 Sobre trabalhar off-line no Microsoft Outlook Você pode agendar reuniões do Cisco Unified MeetingPlace no Microsoft Outlook enquanto trabalha off-line. Entretanto, é preciso estar conectado com a rede da empresa e ter o Microsoft Outlook configurado para acesso off-line. Para configurar o Microsoft Outlook para trabalhar off-line, consulte a documentação do produto. Quando você agendar uma reunião enquanto estiver trabalhando off-line, a notificação da reunião permanecerá na caixa de saída até você se reconectar ao servidor do Microsoft Exchange. Após a sua reconexão, o sistema enviará as notificações para as pessoas que você convidou. Desabilitando o Modo de Transferência em Cache Etapa 4 Etapa 5 Entre no Microsoft Outlook. Selecione Ferramentas Configurações da Conta. Selecione a guia Email. Selecione Servidor Microsoft Exchange e Alterar. Localize a caixa de seleção Usar Modo de Transferência em Cache. Se estiver desmarcada, simplesmente cancele a reunião. Essa restrição não se aplica a você. 17
Habilitando o Modo de Transferência em Cache Solução de problemas do Cisco Unified MeetingPlace para Outlook Se marcada, vá para a próxima etapa. Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Etapa 9 Desmarque Usar Modo de Transferência em Cache. Selecione Avançar. Selecione OK e Concluir. Saia e reinicie o Microsoft Outlook. Próximos passos Depois de cancelar uma reunião, você pode continuar nesse modo ou habilitar novamente o Modo de Transferência em Cache. Tópicos relacionados Cancelar uma reunião, página 13 Habilitando o Modo de Transferência em Cache Etapa 4 Etapa 5 Etapa 6 Etapa 7 Etapa 8 Entre no Microsoft Outlook. Selecione Ferramentas Configurações da Conta. Selecione a guia Email. Selecione Servidor Microsoft Exchange e Alterar. Marque a caixa de seleção Usar Modo de Transferência em Cache. Selecione Avançar. Selecione OK e Concluir. Saia e reinicie o Microsoft Outlook. Tópicos relacionados Cancelar uma reunião, página 13 Janela Mensagem de conflito Eu agendei uma reunião no Cisco Unified MeetingPlace através do Microsoft Outlook 2007. Quando escolho responder às notificações aceitas, o sistema apresenta a janela Conflict Message (Mensagem de conflito). Possível causa Isso é causado por um problema no Microsoft Exchange. Solução Entre em contato com o administrador do sistema. Uma solução é adicionar um registro ao Microsoft Outlook 2007 e ao Microsoft Outlook 2003 para que não relatem as mensagens de conflito. 18