Política Interna de Despesas AMIB Gestão 2016/2017
Política de Despesas AMIB 1. Objetivo: Esta política tem por objetivo estabelecer as diretrizes para reembolso e prestações de contas referentes às despesas ocorridas durante viagens para reuniões e eventos das seguintes áreas envolvidas: Diretoria Executiva Diretoria Ampliada Comissões Departamentos Comitês Conselho Consultivo Instrutores de cursos AMIB 2. Agendamento de Reuniões Toda reunião presencial deverá ser agendada com no mínimo 40 (quarenta) dias de antecedência para que passagens, hospedagens e salas possam ser providenciadas em tempo hábil e com o melhor custo benefício. 2.1. Diretoria Executiva e Ampliada deverão agendar suas reuniões com a secretaria executiva da AMIB, e os coordenadores de cursos com a secretaria de cursos. 2.2. Para facilitar, agilizar e economizar, a AMIB conta com um recurso de reuniões via web (WebMeeting). Este recurso está disponível para qualquer membro da Diretoria Executiva, Ampliada e Board de Cursos. Para maiores detalhes de como utilizar este recurso favor entrar em contato com sua área correspondente ou com o departamento de TI da AMIB. 3. Passagens Aéreas solicitação e emissão: A AMIB trabalha em parceria com uma agência de viagens, chamada Agência de Viagens Oficial. Todas as passagens aéreas devem ser emitidas através desta agência. A emissão de passagem de outra forma que não através da Agência de Viagens Oficial, deverá ser previamente aprovada pelo gestor da área correspondente e após aprovação documentada de um dos membros da DE da AMIB. Nestas situações, será necessária a apresentação do recibo do bilhete para fins de reembolso.
As passagens devem preferencialmente ser emitidas com, pelo menos, 20 dias de antecedência. Caso a emissão ocorra em prazo inferior ou haja necessidade de modificação de data devido a questões pessoais do correspondente, a AMIB não poderá arcar com o reembolso da diferença na tarifa. Situações especiais serão analisadas pela DE. O critério de definição de compra adotado será sempre a melhor relação custo-benefício, observando-se preço e tempo de voo. Quando houver necessidade de voo específico (independente da tarifa), a solicitação deverá ser feita por escrito, através de e-mail para o gestor da área correspondente e será avaliada pela DE (prioritariamente pelo Diretor Tesoureiro) em conjunto com o gestor da área correspondente. A AMIB, através da área correspondente á reunião, efetuará a compra do bilhete que apresentar o melhor custo, considerando a diferença de até 01 (uma) hora para mais ou para menos em relação ao horário solicitado. Os trechos deverão ser solicitados preferencialmente em pares (ida e retorno), possibilitando compras em melhores tarifas. Poderá ser escolhida uma passagem por qualquer companhia aérea, desde que fique dentro dos valores mínimos encontrados para o período, previamente estabelecidos em orçamento aprovado. Cada área envolvida deverá trabalhar dentro de seu orçamento estabelecido pela DE. IMPORTANTE: A AMIB sempre emitirá voos na categoria econômica. Apenas em caso de viagens para eventos internacionais, onde haja necessidade de mudança de continente, a AMIB custeará a passagem na categoria Premium Economy. Caso o viajante prefira outro voo ou outra companhia aérea que tenha o seu valor superior ao estipulado pela AMIB, este deverá arcar com a diferença tarifária pagando esta diferença diretamente à Agencia de Viagens Oficial da AMIB, ou ainda, caso a compra seja efetuada diretamente pelo viajante, a AMIB reembolsará apenas o valor previamente aprovado. Para isso será necessária apresentação do bilhete comprado, contendo nome do passageiro, data de voo, trajeto e valor pago. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais. Por questões contábeis e de auditoria, a AMIB não poderá pagar a tarifa cheia e depois receber a diferença do viajante. A AMIB não poderá reembolsar passagens aéreas compradas com milhas ou pontuação em cartões. Para consultar valores de reembolso de passagens aéreas nacionais e internacionais, favor consultar a secretaria da área correspondente.
3.1. Alterações e cancelamentos: Alterações ou cancelamentos geram multas, muitas vezes mais altas que o valor principal dos voos, e por esta razão devem ser evitadas. Quando necessárias devem ser feitas com no mínimo 10 (dez) dias de antecedência e devem ser previamente aprovadas pela área correspondente. A multa por cancelamento ou alteração de passagem sairá do orçamento da área correspondente (Ex: cancelamento ou alteração de voo do Departamento de Enfermagem: a multa será descontada do orçamento do Departamento de Enfermagem). 3.2. Seguro viagem internacional: Em viagens internacionais, independente do país, a AMIB custeará um seguro viagem não extensível a acompanhantes, que compreenderá desde a data de embarque até a data de retorno. A escolha do seguro será pelo critério de melhor custo/benefício para a AMIB na ocasião. 4. Viagens terrestres: Nas viagens realizadas por pessoas das áreas envolvidas nesta política utilizando veículo próprio, as despesas de locomoção são reembolsadas com base no quilômetro rodado (a quilometragem será calculada levando em consideração a distância da residência do viajante até o local da reunião). O valor a ser reembolsado em Reais por quilômetro rodado será calculado com base no preço médio do combustível e reavaliado periodicamente pelo Departamento Administrativo e Financeiro da AMIB com o aval da DE Vide Anexo I. Despesas com pedágio e estacionamento serão reembolsadas mediante apresentação dos comprovantes originais à secretaria da área correspondente da reunião ou do evento e estarão restritas aos gastos referentes ao evento correspondente. A AMIB não arcará com despesas de locação de veículos de terceiros. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais. Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II.
5. Traslado: A AMIB possui convênio com uma empresa de Taxi que atende, além da cidade de São Paulo, algumas outras cidades do país. Antes de contratar uma empresa local, verificar com a área correspondente se sua cidade é atendida pela companhia da AMIB. Os viajantes que partirem da AMIB para os aeroportos ou para reuniões externas deverão obrigatoriamente utilizar a companhia de taxi estabelecida pela AMIB e efetuar o pagamento com o boleto que deve ser retirado na secretaria da AMIB e computado no orçamento da área correspondente da reunião. Para utilização de serviços de taxi, que não sejam através da empresa conveniada à AMIB, será necessário que o viajante efetue o pagamento diretamente ao taxi e solicite reembolso à área correspondente da reunião. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes originais. Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II. 6. Hospedagem: A reserva para hospedagem se dará quando o viajante necessitar pernoitar por uma ou mais noites em determinada localidade, desde que não seja a mesma onde resida. A reserva do hotel será feita pela área correspondente e o pagamento da hospedagem será feito pela AMIB, através da Agencia Oficial de Viagem e/ou diretamente ao hotel, caso necessário. A escolha do hotel será feita através da área correspondente do evento ou da reunião, sempre na categoria standard. Em caso de eventos internacionais, a AMIB elegerá um hotel dentro dos headquarters indicados pela Sociedade organizadora do evento, sempre na categoria standard, onde ficarão hospedados os membros da Diretoria Executiva da AMIB e seus representantes e/ou funcionários. Caso o viajante opte por ficar em quarto de categoria superior que não o estipulado pela área correspondente, ou em outro hotel que não o estipulado pela AMIB, este deverá arcar com a diferença tarifária e realizar a negociação e o pagamento diretamente no hotel. Por questões contábeis e de auditoria, a AMIB não poderá pagar a hospedagem em categoria superior e depois receber a diferença do viajante.
Nos casos de reuniões ou eventos na sede, a AMIB tem convênio com um hotel a (01) uma quadra de distância, e os viajantes ficarão preferencialmente hospedados neste hotel. A reserva do hotel será feita pela área correspondente e o pagamento da hospedagem será feito pela AMIB, através da Agencia Oficial de Viagem. 6.1. Despesas Extras de Hospedagem: Os hotéis não estão autorizados a faturar despesas extras de hospedagem. Estas deverão ser pagas com recursos do viajante. A AMIB poderá fazer reembolso de algumas destas despesas, após a devida análise, desde haja comprovação de tenham sido necessárias para a participação no evento ou reunião, devendo ser solicitado à área responsável pelo evento na AMIB. Para receber o reembolso o viajante deverá apresentar à secretaria da área correspondente da reunião ou do evento os comprovantes originais das despesas. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes. 7. Despesas com Alimentação: A AMIB possui convênio com empresa fornecedora de refeições para as reuniões ocorridas na sua sede. Nestes casos, o reembolso de refeições realizadas fora da AMIB deverá ser submetido a aprovação pelo Departamento Administrativo e Financeiro da AMIB. Quando não houver fornecimento de refeição nas dependências da AMIB, o viajante deverá solicitar o reembolso de sua refeição. Para receber o reembolso o viajante deverá apresentar à secretaria da área correspondente da reunião ou do evento os comprovantes originais das refeições. O reembolso será efetuado na conta corrente do viajante ou em espécie dentro de um prazo de até 20 (vinte) dias após a entrega dos comprovantes. Para consultar o valor do reembolso das refeições, favor consultar Anexo I. Modelo de solicitação de reembolso vide Anexo II.
8. Despesas não reembolsáveis: Seguem abaixo as principais despesas que não tem seus reembolsos efetuados pela AMIB aos viajantes: Produtos de higiene pessoal; Medicamentos; Bebidas alcoólicas; Despesas com telefone; Lacre para mala; Excesso de bagagem (exceto quando o participante estiver levando algum material a serviço da AMIB); Despesas realizadas em supermercado; Lavanderia; Internet; Despesas de todo e qualquer tipo com acompanhante.
Anexo I VALORES DE REEMBOLSO 1º Semestre de 2017 Valor de reembolso de quilometragem R$ 0,90 (noventa centavos) por quilometro rodado. Valor de reembolso por refeição (território nacional) R$ 80,00 (oitenta reais). Valor de reembolso por refeição (Internacional Continente Americano) US$ 50,00 (cinquenta dólares). Valor de reembolso por refeição (Internacional Continente Europeu e Asiático) 50,00 (cinquenta euros).