AUDITORIA INTERNA Nº 01/2014 Auditoria de: Qualidade Ambiente Urbanismo Outro: Área Auditada: Local: Data da Auditoria: Data do Relatório: Todas as que constam do plano de auditoria Câmara Municipal de Mirandela: Edifício dos Paços do Concelho, Piscinas, Auditório Municipal, Serviços Técnicos, Edifício Magistrados e Aprovisionamento 27 de Maio 27 de Maio Jorge Eduardo Guedes Marques (Auditor Coordenador) Auditores: (nome e assinatura) Sandra Cristina Gonçalves Pinto Sandra Silva Shirley Marie Romão Susana Seramota Auditores Acompanhantes: Saudade Lopes Esmeralda Pinto 1. Objectivo da auditoria... 2 2. Critérios da Auditoria... 2 3. Âmbito da Auditoria. 2 4. Metodologia da Auditoria. 2 5. Equipa Auditora 2 6. Auditados... 3 7. Apreciação Global / Conclusões... 3 8. Descrição das Constatações. 4 PG.02_PROC.04_IMP.03 Página 1 de 5
1. Objectivo da Auditoria Verificar a efetiva implementação e aptidão/eficácia do SGQ para cumprir os critérios da auditoria, designadamente no que respeita ao grau de cumprimento das exigências da Norma IS0 9001: 2008, que serve de base ao SGQ. Dar cumprimento à solicitação do Município de Mirandela no âmbito da implementação do projecto Qualidade. Identificar áreas de melhoria. 2. Critérios da Auditoria Análise dos Processos, Procedimentos, Instruções de Trabalho e Impressos incluídos no Sistema da Qualidade; NP EN ISO 9001:2008 (Norma de Sistemas de Gestão da Qualidade); NP EN IS0 19011: 2012 (Norma de Auditorias). 3. Âmbito da Auditoria PROCESSOS OPERACIONAIS PO.01 Desporto PO.02 - Cultura PO.03 - Educação PO.04 - Ação Social PO.05 - Proteção Civil e Florestas PROCESSOS DE SUPORTE PS.01 - Sistemas de Informação Geográfica PS.02 - Gestão de Recursos Humanos e Formação PS.03 - Aprovisionamento PS.04 - Património Municipal PS.05 - Informática PS.06 - Assessoria jurídica PS.07 - Arquivo Municipal PS.08 - Contabilidade e Tesouraria 4. Equipa da Auditoria Auditor Coordenador: Auditores: Auditores Acompanhantes Jorge Eduardo Guedes Marques Sandra Cristina Gonçalves Pinto Sandra Silva Shirley Marie Romão Susana Seramota Saudade Lopes Esmeralda Pinto 5. Auditados Nome Cargo Serviço Ricardo Gomes Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Ana Rita Videira Técnico Superior Divisão de Urbanismo e Ordenamento do Territórios (DUOT) Madalena Ferreiro Chefe de Divisão Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais PG.02_PROC.04_IMP.03 Página 2 de 5
Ana Almeida Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Carla Cunha Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Bernardete Baltazar Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Conceição Mesquita Assistente Técnico Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Fernanda Morais Assistente Técnico Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Sandra Pimparel Técnico Superior Divisão de Educação e Assuntos Sociais e Culturais Sónia Gonçalves Armando Cepeda Técnico Superior Assistente Operacional Unidade Orgânica de 3.º Grau de Estudo, Planeamento e Estratégia (UOEPE) Unidade Orgânica de 3.º Grau de Estudo, Planeamento e Estratégia (UOEPE) Maria Gouveia Técnico Superior Divisão de Arquitetura e Planeamento (DAP) Ricardo Pires Técnico Superior Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Jorge Sarmento Técnico Superior Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Eduarda Sequeira Assistente Técnico Área Funcional de Recursos Humanos (AFRH) Rui Vilaverde Técnico Superior Área Funcional de Recursos Físicos (AFRF) Orlando Silva Assistente Operacional Área Funcional de Recursos Físicos (AFRF) Alberto Vaz Coordenador Técnico Subunidade Orgãnica de Património (SOP) Ermesinda Aniceto Assistente Técnico Subunidade Orgãnica de Património (SOP) Jorge Pinto Assistente Técnico Divisão de Edifícios e Equipamentos (DEE) Paulo Verdelho Técnico Superior Divisão de Edifícios e Equipamentos (DEE) Esmeralda Pinto Técnico Superior Gabinete Jurídico e de Auditoria Interna (GJAI) Saudade Lopes Técnico Superior Gabinete Jurídico e de Auditoria Interna (GJAI) Elisa Moutinho Técnico Superior Divisão de Administração Geral, Finanças e Modernização (DAGFM) João Fraga Técnico Superior Divisão de Administração Geral, Finanças e Modernização (DAGFM) 6. Apreciação Global / Conclusões A auditoria efectuada aos processos do Sistema de Gestão da Qualidade, acima identificados, constitui a primeira parte da auditoria interna, inserida no programa de auditorias desta autarquia aprovado para 2014 e sancionado na reunião de revisão pela gestão. Relativamente aos Pontos fortes salienta-se: A generalidade dos serviços constata oportunidades de melhoria o que traduz uma dinâmica de todo o processo no sentido positivo. Na generalidade dos contatos efetuados ficou expresso um conhecimento geral sobre o SGQ e o que sistema representa Empenhamento, disponibilidade e cooperação por parte de todos os auditados Relativamente aos Pontos fracos salienta-se: Nem todos os indicadores interpretam de forma correta o desempenho de alguns serviços O suporte documental deve ser alvo de atualizações periódicas de forma a promover a melhoria contínua do PG.02_PROC.04_IMP.03 Página 3 de 5
7. Descrição das Constatações Nº sistema. Redefinição dos prazos de implementação de ações corretivas/correção A Equipa auditora agradece a todos a forma cordial, profissional e empenhada com que se realizou a auditoria interna e espera, com este registo, ter efectuado um trabalho sério, objectivo e útil para que a Organização CMMDL possa vir a utilizar na sua estratégia de melhoria da Qualidade. Estamos inteiramente disponíveis para os esclarecimentos que considerarem necessários. O nosso obrigado e os parabéns pelo trabalho já realizado. Classificação (NC/OM) 1 Processo Descrição 1 NC PO.02_Cultura 2 NC 3 NC PS.02 Recursos Humanos e Formação PS.02 Recursos Humanos e Formação 4 NC PS.03 Aprovisionamento 5 NC Transversal 1 OM Transversal 2 OM Transversal 3 OM PO.01 - Desporto 4 OM PO.01 - Desporto 5 OM PO.02_Cultura 6 OM PO.04 Ação Social 7 OM PS.01 Sistemas de Informação Geográfica 8 OM PS.03 Aprovisoinamento 4.2.3 7.4 6.4 4.2.3 8.2.3. 7.2.1 7.2.1 8.2.1 4.2.4 4.2 7.5.2 Verificou-se que o sistema informático (Porbase) de gestão documental da biblioteca não está a funcionar, o que implica não existir controlo em relação aos livros. Os procedimebtos/instruções de trabalho não estão ajustadas à prática do município Falta de controlo de assiduidade na piscina municipal, Armazéns/oficinas, serviços de águas, biblioteca e auditório devido à inoperacionalidade dos equipamentos de controlo. Não foi evidenciada a realização da avaliação de fornecedores até maio de 2014, de acordo com a instrução de trabalho PS.03_PROC.01_IT.05 critérios de avaliação e qualificação de fornecedores. Garantir a manutenção dos equipamentos de extinção de incêncio (prazo de manutenção dos extintores fora de validade). Ex: Arquivo Municipal e palácio dos Távoras Todos os responsáveis dos processos devem avaliar a componente documental referente a regulamentos, manuais e procedimentos assegurando a sua atualiudade e pertinência Rever os indicadores de forma a ser demonstrada a melhoria contínua do processo, acrescentando aqueles que traduzam atividade e que não está representada nos atuais indicadores. Deve ser estabelecido um procedimento que regule as atividades de desinfeção principalmente em toda a área que envolve os tanques da piscina. Atendendo a que o processo PO.01 - desporto está para além do equipamento piscina devem ser estabelecidos procedimentos para as outras áreas desportivas. Deve considerar-se a revisão do procedimento PO.02_PROC.01 Gestão de eventos de forma a agilizar a sua implementação. Ser estabelecido um registo para a prática de voluntariado regulado pelo PO.04_REG.02 - Regulamento do Banco Local do Voluntariado de Mirandela Prever no processo a articulação do SIG municipal com o SIG intermunicipal No armazém verificaram-se práticas que devem ser devidamente justificadas nomeadamente a ausência PG.02_PROC.04_IMP.03 Página 4 de 5
9 OM PS.04 Património Municipal 10 OM PS.05 Informática 11 OM PS.07 Arquivo Municipal 6.1 momentânea de requisição interna em situações de urgência. Elaborar uma tabela com os bens imóveis do Município de Mirandela Necessidade de inrtercomunicação com os utilizadores no sentido de os informar sobre as avarias, tempo previsto de resolução e o momento em que estão superadas. Deve ser garantido o material necessário para arquivo da documentação de forma a manter o arquivo organizado. TOTAL NC: 5 OM: 11 (1) (NC) Não Conformidade (OM) Oportunidade de Melhoria PG.02_PROC.04_IMP.03 Página 5 de 5