Gestão da Documentação Judicial Reforma da Organização Judiciária e Transferência de Arquivos. Recomendações. Direção-Geral da Administração da Justiça Versão atualizada, abril de 2014
Reforma de organização judiciária e transferência de arquivos. Recomendações. Reforma da OJ e transferências de arquivos Arquivo intermédio central Razão de ser e objetivo do presente documento A reforma da organização judiciária implica algumas transferências físicas de arquivos, decorrentes não apenas do encerramento de alguns tribunais, tal como hoje os conhecemos, como da possibilidade aberta pelo alargamento dos limites territoriais da comarca e traduzida na emergência de uma nova infraestrutura arquivística: o arquivo intermédio central. Relativamente a este último aspeto, é hoje pensável a existência de um arquivo um arquivo intermédio central, ou arquivo central da comarca - coincidente com os limites territoriais das novas comarcas, que centralize os processos findos de diferentes proveniências ou, numa versão mais temperada deste modelo, é pensável a constituição, nas novas comarcas, de uma infraestrutura e de um serviço de arquivo que seja uma retaguarda destinada a ser usada para acomodar processos mais antigos, com menor frequência de utilização, com capacidade para fazer face às tradicionais necessidades de espaço dos arquivos judiciais, permitindo compatibilizar crescimento documental e espaços disponíveis e, assim, flexibilizar a resposta. É neste contexto do novo mapa judiciário que surge o presente documento procurando sistematizar procedimentos no domínio da transferência, da instalação e do tratamento dos processos judiciais. Trata-se, na realidade, nalguns aspetos, mais de uma adaptação de procedimentos já definidos designadamente nos diferentes textos sobre a gestão da documentação judicial gestão documental produzidos pela DGAJ - à situação concreta da reforma da organização judiciária do que verdadeiramente instituir novas formas de atuação ou tratamento. Sem estes procedimentos, para além dos riscos de perda de documentos ou processos serem mais elevados, também o trabalho de arrumação no local de destino será mais demorado, sendo assim maiores os encargos na operação de transferência do arquivo. Operações a executar: 1 - Eliminar Assim, no caso de encerramento dos tribunais deverão ser executadas, por esta ordem, as seguintes operações e procedimentos: Eliminar toda a documentação (processos e documentos administrativos) cujos prazos de conservação administrativa já tenham decorrido e cujo destino final seja a eliminação nos termos da Portaria de Gestão de Documentos dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais - a Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro - por forma a evitar transferências inúteis de documentos e processos e os consequentes inconvenientes dessa situação, designadamente mais 1
encargos financeiros e maior esforço em executar e controlar a transferência - uma vez que estes têm relação direta com a extensão do conjunto documental a transportar e a ocupação de espaço no arquivo de destino com processos e documentos inúteis. Para a execução desta operação de eliminação devem ser observados os procedimentos constantes no ponto 2 do capítulo IV do manual dedicado à gestão da documentação judicial, operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e da eliminação de documentos e processos judiciais publicado na plataforma e-learning Campus Virtual da Justiça. Eliminar igualmente documentos de biblioteca que se revelem inúteis para as funções do tribunal, nos termos das alíneas d) dos nºs 1 e 2 dos despachos de delegação de competências nos secretários de justiça providos em secretarias gerais e em secretarias judiciais. Estão neste caso, para além de outros exemplos, publicações periódicas obsoletas, não consultadas por funcionários e magistrados e os Diários da República em papel e que hoje estão disponíveis em formato digital (DRE Diário da República Eletrónico). Relembra-se a este propósito que a INCM põe à disposição, por via eletrónica, todos os diários, bem como diplomas numerados, publicados na 1ª Série do Diário da República, desde 5 de outubro de 1910 e que, a mesma INCM, põe igualmente à disposição, por esta via, toda a 2ª Série do Diário da República desde 2000, estando também disponível para pesquisa, como imagem, a década de 1990. Idêntico procedimento de eliminação deverá ser levado a cabo com outros bens sem préstimo que, indevidamente, estejam no arquivo. 2 - Remeter para Arquivo Distrital 3 Reconhecer o conjunto documental a transportar Remeter para os arquivos distritais, a título de incorporação definitiva, toda a documentação (processos e documentação administrativa) cujos prazos de conservação administrativa já tenham decorrido e cujo destino final seja a conservação permanente nos termos da Portaria de Gestão de Documentos dos Tribunais Judiciais e dos Tribunais Administrativos e Fiscais - a Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. Também aqui o objetivo é racionalizar as transferências a efetuar e evitar a ocupação de espaços de arquivo nos tribunais com processos e documentos que deveriam, nos termos da legislação em vigor, estar já nos Arquivos Distritais. Para a execução desta operação de incorporação devem ser observados os procedimentos constantes no ponto 1 do capítulo IV do manual dedicado à gestão da documentação judicial, operações técnicas e formalidades da remessa para arquivo distrital e da eliminação de documentos e processos judiciais, publicado na plataforma e-learning Campus Virtual da Justiça. Reconhecer o conjunto documental a transportar anotando o seu sistema de ordenação física, a sua dimensão em metros e em número de unidades de instalação (caixas, ou maços) e outros elementos tidos 2
4 Reconhecer o local de destino 5 - Constituir unidades físicas de remessa numeradas e registá-las por necessários por forma a salvaguardar a ordem original dos documentos na operação de carregamento no tribunal esta operação, como veremos, deverá ser sequencial, de acordo e observando estritamente a ordenação existente no tribunal de origem - e a nortear a arrumação no local de destino. Fazer idêntica observação no local de destino: ver, designadamente, se as estantes existentes são suficientes para acomodar a documentação a transportar e antecipar o modo como o conjunto documental será arrumado. Em caso de insuficiência de estantes no local de destino deverão ser utilizadas estantes do tribunal de origem, havendo assim que dar particular atenção à coordenação das operações de transporte de processos e de estantes. Neste caso duas situações podem ocorrer: A - Haver no local de destino algumas estantes vagas e nesse caso, por forma a evitar a colocação de documentação no chão, deverá: i) Ser transportada uma extensão de processos igual à extensão das estantes existentes no local de destino; ii) iii) iv) Proceder à arrumação dos processos nas estantes existentes no local de destino; Desmontar no local de origem as estantes que ficaram libertas; Proceder ao seu transporte e montagem no local de destino; v) Proceder depois ao transporte de idêntica quantidade de processos e assim sucessivamente até à conclusão da transferência. B Não haver no local de destino quaisquer estantes vagas e nesse caso deverá retirar a documentação de modo ordenado preferencialmente para o local de destino (se lá houver espaço para a colocar em segurança e de modo ordenado e para, ainda assim, depois proceder à montagem das estantes) e depois proceder à desmontagem e transporte das estantes do local de origem, consequente montagem e arrumação dos processos. Constituir unidades físicas de remessa, ou seja, acondicionar, caso não estejam já, os processos em caixas ou em maços, proceder à numeração sequencial dessas unidades e elaborar um registo com as unidades físicas constituídas por forma deter um controlo efetivo das unidades a transportar e, simultaneamente, assegurar a ordenação documental original, seja no transporte propriamente dito, seja depois na arrumação no local de destino. Os maços ou caixas deverão ser identificados com um rótulo uniforme onde conste a indicação do Tribunal donde provêm e o nº do maço e, eventualmente, outras indicações que o Tribunal considere necessárias para a melhor localização dos processos e que melhor traduzam o sistema de ordenação do conjunto documental. Sobre a dimensão dos maços a constituir ver números com interesse para o arquivo, alínea E. 3
Em anexo apresenta-se um modelo de rótulo entre outros possíveis e que, na ausência de outras soluções, pode ser feito de modo simples e económico mediante a impressão numa folha A4 que depois se dobra, por forma a obter maior resistência, ficando os dizeres do rótulo para a parte exterior. 6 - Constituir lotes Constituir os lotes a remeter em função da dimensão/capacidade do meio de transporte utilizado. Mais concretamente se houver necessidade de transportar para o novo espaço de arquivo 1.500 maços de processos e a viatura apenas puder transportar, por questões de espaço ou de peso, no máximo apenas 500 maços, deverão ser constituídos 3 lotes (500 maços cada um), sendo que o primeiro lote a sair deverá ser o lote do maço 1 ao 500 e assim sucessivamente. As operações 3, 4, 5 e 6 podem ser sintetizadas na ficha abaixo que assim servirá de orientação a todo o processo de transferência do arquivo. REMESSA DE:... PARA:... DATA: / / LOTE Nº Nº de unidades de remessa (sequência de caixas ou maços) Localização no tribunal de origem (sequência de prateleiras/estantes) Localização no tribunal de destino (sequência de prateleiras/estantes) Observações (1) (1) Anotar tudo aquilo que de algum modo contribua para facilitar a arrumação no local de destino. 6.1 - Modo de carregar no tribunal de origem Sugere-se ainda que o carregamento no tribunal de origem de cada lote se efetue a começar pelo número mais alto do lote, o maço 500 no caso do lote 1, e vá sequencialmente decrescendo por ordem para o mais baixo, de forma a que o primeiro maço a sair da viatura no tribunal de destino seja o nº 1. Arrumação de maços no veículo... e de descarregar no tribunal de destino maço 500 maço 1 No local de destino, no caso de se utilizar um carrinho de transporte de processos entre a viatura e o arquivo deverá a mesma ser carregada de modo a facilitar a arrumação. Assim, no caso de o carrinho levar 10 maços e de estarmos a descarregar os primeiros maços do lote 1, deverá começar-se por colocar primeiro o maço nº 10 e depois 4
sucessivamente, por ordem decrescente, os restantes, por forma a que o 1º maço a ser retirado do carrinho seja o maço nº 1. Arrumação de maços no carrinho maço 10 maço 1 O transporte deverá ser efetuado de modo a não por em causa a integridade das unidades de remessa constituídas devendo, designadamente, o nº de fiadas a sobrepor estar em conformidade com a resistência das unidades de remessa constituídas, as mesmas estarem devidamente travadas por forma a não saírem da ordem durante a viagem e o meio de transporte deverá, obrigatoriamente, ser fechado e o seu interior ser liso, sem saliências ou elementos que comprometam a integridade física dos documentos ou das unidades de remessa e estar limpo. 7 - Arrumar o conjunto documental no tribunal de destino De acordo com a ordem original do conjunto documental, com as anotações efetuadas nas operações 3 e 4 e a relação referida em 5, proceder à arrumação do conjunto documental no local de destino. A instalação da documentação nas estantes no novo espaço deve realizar-se da esquerda para direita e de cima para baixo por cada módulo de estantes, em particular nos casos em que no mesmo espaço coexistam ou se preveja que venham a coexistir conjuntos documentais de diferentes proveniências (tribunais). Assim, considerando, por exemplo, uma fiada de estantes composta por 4 módulos (ou 4 corpos) e se considerarmos que cada um dos números abaixo representa um maço ou caixa, teremos então a seguinte disposição: Módulo 1 Módulo 2 Módulo 3 Módulo 4 1 2 3 4 5 31 32 33 34 35 61 62 63 64 65 91... 6 7 8 9 10 36 37 38 39 40 66...... 11 12 13 14 15 41......... 16 17 18 19 20......... 21 22 23 24 25......... 26 27 28 29 30... 59 60... 89 90... 119 120 5
Finalmente, sinalizar nas estantes, na lateral de cada fiada, a proveniência da documentação e as unidades (maços, caixas, ou processos) nela instaladas e atualizar os registos do arquivo. Em cada fiada de estantes deverá ser aposta uma ficha resumo. Exemplo dessa ficha consta em anexo. Números com interesse para os arquivos A - A unidade utilizada nos arquivos é o metro linear, seja para medir a documentação, seja para medir as prateleiras. B Como valor para projetar uma área de arquivo considera-se que em 170 m 2 é possível instalar cerca de 1.000 metros lineares de prateleira. Este valor, correspondendo a um ratio de 5,88m/1m 2, refere-se a um espaço equipado com estantes convencionais com 6 níveis úteis de prateleira por estante e contempla corredores paralelos às estantes, com cerca de 0,7 a 0,8 m de largura e corredor perpendicular às fiadas de estantes com cerca de 1 m de largura. C A distância entre prateleiras deverá ser ajustada ao modo de arrumar a documentação no arquivo. Concretamente: i) Caso se arrumem os processos na vertical (a maneira mais comum) deverão as prateleiras ser intervaladas entre si por 35 cm (no caso das estantes fornecidas desde 2011-2012, com patilhas nos prumos intervaladas por 5 cm), ou por 40 cm, (no caso das estantes anteriores a 2011, com patilhas nos prumos intervaladas por 10 cm); ii) Caso se utilizem caixas de arquivo ou se arrumem os processos com a maior aresta sobre a prateleira (de modo oblongo), deverão as prateleiras ser dispostas com um intervalo menor, 30 cm. Assim consoante as situações descritas, numa estante com 2,5 m da altura, é possível ter 9 níveis de prateleira (topo incluído), no caso de o intervalo entre as prateleiras ser de 30 cm (situação em que se usam caixas ou se arrumam os processos com a aresta mais longa sobre a prateleira); ou 7 níveis nos casos de 35 e de 40 cm de intervalo entre prateleiras (topo incluído no caso do intervalo entre prateleiras ser 40 cm). 6
D A dimensão mais comum das prateleiras é de 0,94 ou 0,69 m de comprimento e 0,30 m de profundidade (largura) sendo que as estantes duplas (dispostas costas com costas) têm 0,60 m de profundidade embora possam existir outras dimensões. E O melhor aproveitamento possível das prateleiras dá-se quando a extensão destas é, sensivelmente, idêntica à extensão documental sobre elas instalada. Assim, atendendo a que as prateleiras mais comuns têm uma dimensão de 0,94 m, os maços a constituir deverão ter uma dimensão que permita a plena ocupação de cada prateleira. No limite, teríamos então: - 0,94 m de prateleira = a 3 maços de 31 cm, - 0,94 m de prateleira = a 4 maços de 23 cm. Deste modo recomenda-se, para o melhor aproveitamento das estantes, a constituição de maços de 30 a 31 cm ou de 22 a 23 cm, consoante se pretenda ter 3 ou 4 maços por prateleira. F - 1 metro linear de arquivo pesa, em média, cerca de 50 Kg. No caso dos processos judiciais esse valor será mais baixo: entre 35 a 40 kg. DSGP/DAGD, versão atualizada em abril 2014 7
TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS: RESUMO DAS OPERAÇÕES ANTES DA TRANSFERÊNCIA 1º Eliminar toda a documentação passível de eliminar, nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. 2º Remeter para Arquivo Distrital toda a documentação passível de remeter, nos termos da Portaria nº 368/2013, de 24 de dezembro. 3º Eliminar bens insuscetíveis de reutilização - que porventura estejam nos arquivos -, nos termos da alíneas d) dos nºs 1 e 2 dos despachos de delegação de competências nos secretários de justiça providos em secretarias gerais e em secretarias judiciais. PREPARAR A TRANSFERÊNCIA 1º Identificar o conjunto documental a transferir: sistema de ordenação em uso no arquivo (por nº de processo, por nº de arquivo, por nº de maço ou caixa, por data, tipo de processo, etc.); extensão em metros da documentação; nº e tipo de itens (ex.: 250 maços). 2º Reconhecer no local de destino: se existem estantes disponíveis para instalar todo o conjunto documental; se existem estantes disponíveis para instalar uma parte do conjunto documental; se não existem estantes disponíveis; e adotar o procedimento adequado à situação. 3º Constituir unidades físicas de remessa (de tamanho que otimize a ocupação da prateleira) numerá-las e registá-las: acondicionar os processos e documentos em caixas ou maços; numerar sequencialmente as caixas ou maços; rotular as caixas e maços a transportar; REGISTAR TODOS OS DADOS NUMA FICHA. DEPOIS DA TRANSFERÊNCIA 1º Descarregar os lotes no tribunal de destino: ao utilizar um carrinho de transporte de processos, se o carrinho levar 10 maços, colocar primeiro o maço nº 10 e sucessivamente até ao nº 1. 2º Arrumar o conjunto documental nas novas estantes: instalar a documentação da esquerda para a direita e de cima para baixo sinalizar as estantes, na lateral de cada fiada, com uma ficha resumo (ver exemplo) atualizar os registos do arquivo com as novas cotas / localização da documentação. 4º Constituir lotes em função da capacidade do transporte a utilizar. 5º Carregar os lotes no tribunal de origem: do número mais alto para o mais baixo das unidades de remessa (caixas ou maços); não sobrepor demasiadas fiadas de unidades de remessa; travar as unidades de remessa para não caírem; assegurar que o meio de transporte é fechado, tem o interior liso e está limpo. 8
9 Anexo 1 _ Modelo de rótulo
dobrar pelo tracejado de forma ao rótulo ficar na face exterior da folha DESIGNAÇÃO DO SERVIÇO RECETOR DESIGNAÇÃO DO TRIBUNAL REMETENTE MAÇO Nº Observações: 10
Anexo 2 _Ficha resumo do conteúdo de cada fiada de estantes (Entende-se por uma fiada de estantes um conjunto de corpos de estantes colocados em banda partilhando prumos verticais. O modelo apresentado pode, uma vez impresso e preenchido, ser diretamente colocado na face lateral de cada fiada, uma vez que o seu tamanho e formato são ajustados às faces laterais das fiadas.) 11
ARQUIVO JUDICIAL... FIADA DE ESTANTES Nº: FUNDO:... MAÇOS / CAIXAS N.ºs: - - N.ºs ARQUIVO: - Observações: 12
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