1/22 Revisão 00 de 20//12 1. OBJETIVO Orientar o usuário para a pesquisa e visualização detalhada de todas as ordens de compra emitidas, emitir confirmações de aceite, submeter solicitação de alteração, acompanhar as entregas e recebimentos, verificar informações financeiras, emitir medições de serviços e justificar não conformidade de inspeção. 2. ABRANGÊNCIA DPS - Documentação, Patrimônio, Suprimentos e Serviços; Fornecedores. 3. DOCUMENTOS RELACIONADOS NA-03 - Compras. 4. DEFINIÇÕES 4.1 BOTÕES GLOBAIS São links de acesso global disponíveis na home page e em todas as demais páginas do Oracle isupplier, são eles, conforme a figura 1: a) Home: Retorna à página inicial do Portal, permitindo selecionar outra responsabilidade; b) Efetuar Logout: Saída da aplicação; c) Preferências: Exibe a página de preferências do usuário (permite a troca de senhas, definição de idiomas e demais opções de acessibilidade); d) Ajuda: Fornece acesso a pagina de ajuda, quando disponível. Figura 1 - Botões globais 4.2 GUIAS DE ACESSO RÁPIDO São guias para facilitar o acesso às funcionalidades do isupplier. A disponibilidade destas guias estará condicionada ao perfil de acesso de cada usuário. Para ter acesso rápido às funcionalidades disponíveis, basta clicar sobre a opção desejada. As guias, conforme a figura 2 são: a) Home; b) Ordens; c) Entregas; d) Planejamento;
2/22 Revisão 00 de 20//12 e) Financeiro; f) Produto; g) Intelligence; h) Admin. Figura 2 - Guias de acesso rápido 4.3 NOTIFICAÇÕES São exibições de avisos de acordo com a finalidade desejada, por meio da opção Verificar, é possível selecionar as seguintes opções de visualização, conforme a figura 3: a) Todas as notificações: Todas as notificações do usuário; b) Notificações abertas: Somente as notificações abertas, ainda não acessadas; c) Notificações FYI: Notificações somente para conhecimento, sem ação necessária; d) Notificações de tarefas: Notificações com ação necessária; e) Minhas notificações: Todas as notificações enviadas pelo usuário. Figura 3 - Seleção de notificações 4.4 VISÃO GERAL DAS ORDENS É uma exibição da lista completa de ordens de compra registradas na aplicação, conforme a figura 4. Figura 4 - Visão geral das ordens
3/22 Revisão 00 de 20//12 5. DISPOSIÇÕES 5.1 GERAIS 5.1.1 A empresa deve estar cadastrada como fornecedor na organização de compra e deve haver um usuário válido cadastrado para este fornecedor, com acesso à responsabilidade do Oracle isupplier Portal. 5.1.2 Quando um empregado da Companhia insere uma ordem de compra no módulo de compras do Oracle, os detalhes do documento são disponibilizados no portal do isupplier do fornecedor, que pode realizar as seguinte ações: a) Rastrear as ordens de compra durante todo o processo; b) Visualizar detalhes e imprimir os documentos, como mostra a figura 13. c) Executar o aceite do documento de compra; d) Submeter solicitações de alteração; e) Realizar divisão nas entregas do pedido. 6. ORIENTAÇÕES 6.1 REGISTRO DE USUÁRIO 6.1.1 Utilize a responsabilidade Administrador de Usuário do Fornecedor, para registrar o usuário de um fornecedor e em seguida, clique em Registrar Usuário do Fornecedor, conforme a figura 5. Figura 5 - Início de registro 6.1.2 Observe, o sistema abrirá uma tela para a inserção dos dados de cadastro de usuário do fornecedor, de acordo com a figura 6.
4/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 6 - Tela inicial para inserção de dados 6.1.3 Preencha os campos do cabeçalho, com o nome do fornecedor, e-mail e nome do usuário, estas serão as informações de login do usuário. Logo abaixo, preencha o nome, sobrenome e telefone de contato, estes são campos de preenchimento obrigatório, como mostra a figura 7. Figura 7 - Preenchimento das informações primárias 6.1.4 Defina, em Acesso do Usuário, as responsabilidades do portal a ser atribuídas ao novo usuário, conforme a figura 8.
5/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 8 - Definição do acesso 6.1.5 Restrinja, em Restrições de Acesso do Usuário, os acessos do usuário aos dados do fornecedor, caso seja necessário. Após realizar o preenchimento, clique no botão Registrar, de acordo com a figura 9. Figura 9 - Restrição de acesso
6/22 Revisão 00 de 20//12 NOTA: Após o registro, será enviado um e-mail para o usuário convidado, contendo o link para acesso à aplicação, o login e uma senha gerada automaticamente pelo sistema. O sistema solicitará ao usuário que altere esta senha no momento do primeiro acesso. 6.2 CONFIGURAÇÃO DE PREFERÊNCIAS 6.2.1 Clique no link Preferências, para acessar as preferências de configurações de usuário, como mostra a figura 10. Figura 10 - Configuração de preferências 6.2.2 Configure, nesta página, as preferências de usuário, de acordo com a figura 11. 6.2.3 Clique na caixa de seleção ao lado de Idioma da Sessão Atual, para configura um idioma diferente para a sessão atual. 6.2.4 Clique na caixa de seleção ao lado de Idioma da Aplicação Default e escolha o idioma desejado, para controlar o idioma das notificações de e-mail e o idioma da aplicação, caso nenhum idioma tenha sido selecionado no login, 6.2.5 Altere os recursos de acessibilidade de acordo com as preferências de usuário, clicando na caixa de seleção ao lado de Recursos de Acessibilidade. 6.2.6 Ajuste o formato de data, hora, número e moedas da aplicação, para isso, clique nas opções das caixas de seleção que se encontram na seção Regional. 6.2.7 Clique nas caixas de seleção da sessão Alterar Senha, para modificar as senhas de acesso à aplicação.
7/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 11 - Painel de preferências 6.3 PESQUISAS 6.3.1 Utilize o caractere especial (%), para facilitar a definição de critérios de pesquisa. Exemplos: a) Para localizar todos os documentos que comecem com o número 2 e terminem com o número 1, insira o critério 2%1. Esta pesquisa irá retornar os valores 21, 2, 2541 e 29091, por exemplo; b) Para localizar todos os documentos que comecem com a letra E, insira o critério E%. NOTA: O caractere especial não considera a quantidade de caracteres existentes no local onde ele está inserido. 6.4 PESQUISAS AVANÇADAS 6.4.1 Selecione a opção de pesquisa para utilizar vários critérios de filtros de busca, de acordo com a figura 12. 6.4.2 Selecione Mostrar dados da tabela quando todas as condições forem atendidas, para condicionar o retorno da pesquisa somente a um critério, de acordo com a figura 12. 6.4.3 Selecione Mostrar dados da tabela quando qualquer condição for atendida, para condicionar o retorno da pesquisa a todos os critérios, de acordo com a figura 12.
8/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 12 - Painel de pesquisa avançada 6.5 ORDENS DE COMPRA 6.5.1 Clique na opção Ordens ou Lista Completa ou Ordens de Compra para acessar as ordens de compra, conforme a figura 13: Figura 13 - Painel de ordens de compra 6.5.2 Visualize a ordem de compra, de acordo com a figura 14: a) 1 - Identifique a ordem: Visualize o valor e moeda.
9/22 Revisão 00 de 20//12 b) 2 Visualize as Informações gerais da ordem (cabeçalho): Visualize o Fornecedor/endereço, descrição, data do documento, comprador, responsável e status; Visualize os termos e condições para o fornecimento; Visualize os endereços de entrega e de faturamento. c) 3 Visualize o sumário: Visualize os dados referentes à entrega e faturamento, além do status do pagamento. d) 4 e 5 Visualize e selecione as Ações: Solicitar alterações; Solicitar cancelamento; Exibir histórico de alteração; Exibir PDF; Exibir recebimentos; Exibir NFF; Exibir pagamentos; Entregas. Figura 14 - Detalhes da ordem de compra 6.5.3 Clique em Exportar, para transferir os dados selecionados na opção Ações para um formato editável no programa Excel.
10/22 Revisão 00 de 20//12 6.5.4 Clique no botão Confirmar, Solicitar Cancelamento, Solicitar Alterações ou Verificar Histórico de Alteração, para realizar ações na ordem de compra, como mostra a figura 15. Figura 15 - Ações para a ordem de compra 6.5.5 Clique em Confirmar, para confirmar o recebimento da ordem de compra, de acordo com a figura 16. Figura 16 - Confirmação de ordem de compra NOTA 1: Além da confirmação, o fornecedor deve Aceitar ou Rejeitar o documento.
11/22 Revisão 00 de 20//12 NOTA 2: A confirmação pode ser realizada no nível do cabeçalho (confirmação de toda a ordem de compra) ou no nível das linhas e entregas. NOTA 3: No nível das linhas, em caso de rejeição, é obrigatório inserir o motivo pelo qual a ação foi tomada. NOTA 4: O comprador será notificado sobre estas ações assim que o fornecedor submeter a ação. 6.5.6 Clique em Solicitar Cancelamento, para cancelar a ordem de compra, como mostra a figura 17. Figura 17 - Cancelamento de ordem de compra NOTA 1: É possível cancelar a ordem inteira por meio da opção Cancelar Ordem Inteira, ou linhas específicas. No caso das linhas, é necessário clicar no ícone Mostrar para verificar os detalhes da entrega de uma linha. Na linha será preciso selecionar a ação de Cancelar e informar um motivo para o cancelamento. NOTA 2: O comprador será notificado sobre estas ações assim que o fornecedor submeter a ação. 6.5.7 Clique em Solicitar alterações, para solicitar alterações na ordem de compra, de acordo com a figura 18.
12/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 18 - Solicitação de alteração na ordem de compra NOTA 1: Na linha da ordem de compra, podem ser solicitadas alterações nos atributos de preço (ou quebra de preço para acordos de compra) e item do fornecedor. NOTA 2: Todas as alterações solicitadas estarão sujeitas à análise e ao aceite do comprador responsável pelo documento de compra. 6.5.8 Clique em Verificar Histórico de Alteração, para verificar as alterações feitas na ordem de compra, conforme a figura 19. Figura 19 - Histórico de alterações na ordem de compra
13/22 Revisão 00 de 20//12 6.6 ACORDOS DE COMPRA 6.6.1 Clique na aba Ordens e posteriormente em Acordos, para acessar os acordos de compra, como mostra a figura 20. Figura 20 - Acordos de compra 6.7 MEDIÇÕES DE SERVIÇOS 6.7.1 Clique em Confirmações de Trabalho, caso o fornecedor em questão tenha sido contratado para executar um serviço, a fim de verificar as medições do trabalho realizado, conforme a figura 21. Figura 21 - Confirmações de trabalho 6.7.2 Clique no número da ordem de compra desejada, de acordo com a figura 20, para configurar uma medição e em seguida, clique no campo Ações e selecione a opção Criar Confirmação de Trabalho, de acordo com a figura 22. Figura 22 Criação de confirmações de trabalho
14/22 Revisão 00 de 20//12 6.7.3 Selecione no campo Exibir, a opção Todos os Itens de Pagamento e clique no item desejado, dentre as opções que aparecerão logo abaixo, como mostra a figura 23. Figura 23 - Exibição dos itens de confirmações de trabalho 6.7.4 Informe o número da medição, o período de execução e o percentual de execução do serviço e clique em Submeter para enviar a medição para aprovação, de acordo com a figura 24. Figura 24 - Envio de medições de serviço 6.8 ENTREGAS 6.8.1 Clique na aba Entregas, para acessar as entregas. 6.8.2 Clique em Recebimentos para visualizar os detalhes de recebimento de uma ordem de compra, como ilustra a figura 25.
15/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 25 - Visualização de recebimentos 6.8.3 Clique no link referente ao recebimento que se deseja visualizar os detalhes, conforme a figura 26. Figura 26 - Visualização de detalhes de recebimentos 6.8.4 Visualize as informações referentes à entrega, como mostra a figura 27.
16/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 27 - Visualização de detalhes de recebimentos NOTA 1: Por meio da opção Desempenho em Dia, é possível acompanhar o desempenho das entregas. NOTA 2: A coluna de Status da Distribuição indica se uma determinada entrega foi ou não realizada dentro do prazo determinado. 6.9 FINANCEIRO 6.9.1 Clique na aba Financeiro ou no link NFFs ou Pagamentos, para acessar a página com informações financeiras, de acordo com a figura 28. Figura 28 - Acesso aos dados financeiros
17/22 Revisão 00 de 20//12 6.9.2 Clique nos links abaixo do campo NFF para visualizar informações de fatura ou no link abaixo do campo Pagamento para informações de pagamento, como mostra a figura 29. Figura 29 - Acesso aos dados financeiros 6.9.3 Visualize as informações das NFF e o detalhamento dos pagamentos, de acordo com a figura 30. Figura 30 - Visualização de informações das NFF e pagamentos
18/22 Revisão 00 de 20//12 6.9.4 Clique no link Verificar Pagamentos, para visualizar os detalhes de pagamento, conforme a figura 31. Figura 31 - Visualização de detalhes de pagamentos 6.9.5 Clique no campo Ações e selecione a opção Exibir NFFs ou Exibir Pagamentos, para visualizar os detalhes da NFF e dos pagamentos diretamente por meio da aba Ordem de Compra, de acordo com a figura 32. Figura 32 - Visualização de detalhes de NFFs pagamentos pela aba Ordens 6.10 GERENCIAMENTO DE PERFIL 6.10.1 Clique na aba Admin. Para acessar o Gerenciamento de Perfil, como mostra a figura 33.
19/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 33 - Visualização do Gerenciamento de Perfil 6.10.2 Preencha as informações de título, descrição e categoria do anexo, para adicionar um anexo ao perfil, e em seguida selecione origem do arquivo, entre as opções de URL ou texto, de acordo com a figura 34. Figura 34 - Informações gerais Adição de anexos
20/22 Revisão 00 de 20//12 6.10.3 Clique no link do anexo, após ter adicionado o mesmo, para consultar as suas informações, conforme a figura 35. Figura 35 Adição de anexos 6.10.4 Acesse o Catálogo de Endereços e clique no ícone do lápis, para realizar alterações de endereço dos perfis, como mostra a figura 36. Figura 36 - Endereços 6.10.5 Acesse o Diretório de Contato e clique no ícone do lápis, para alterar as informações de contato dos perfis, como mostra a figura 37.
21/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 37 - Contatos 6.10.6 Acesse a página Classificações Comerciais, para alterar as classificações comerciais do fornecedor, de acordo com a figura 38. Figura 38 - Classificações comerciais Informações do fornecedor 6.10.7 Clique na página de produtos e serviços, para alterar os conjuntos de categoria de produtos e serviços atribuídos ao fornecedor, conforme a figura 39.
22/22 Revisão 00 de 20//12 Figura 39 - Produtos e serviços 6.10.8 Acesse a página Detalhes Bancários, para alterar os dados bancários, como mostra a figura 40. Figura 40 - Detalhes bancários