Sistema Estadual de Bibliotecas Públicas Grupo de Estudos / 2012 Gestão de Bibliotecas Públicas com ênfase em Qualidade Unidades Gerenciais Básicas UGB Biblioteca Municipal Dr. Abelardo de Cerqueira César
Especificações: Atendimento Acervos Sala Infantil Infocentro Processo Técnico Administrativo
Processos Efetuados Atendimento: Empréstimos de Livros Devolução de Livros Confecção de Carteirinhas Renovação de Carteirinhas Materiais que saem para cópias Estatísticas Arquivo das Fichas de Usuário Cobrança de Livros com Devolução em Atraso Cursos Terceirizados
Acervos: Atendimento aos usuários Preparação de periódicos Preparação de cartão, bolso e papeleta Exposição de títulos novos Organização e manutenção dos acervos Hemeroteca Estatísticas anotações de pesquisa
Sala Infantil: Atendimento aos usuários (incluindo contação de Histórias) Exposição de títulos novos Organização e manutenção dos acervos Estatísticas anotações de pesquisa e movimentação
Infocentro: Programa Acessa São Paulo e Telecentro Comunitário Monitoramento do ambiente Atendimento aos usuários Exposição de títulos novos em braille Curso Informática da Comunidade Estatísticas anotações da quantidade de acessos
Processo Técnico: Processo de Aquisição Preparação dos Livros, Cdse DVDs Tombamento Controle de Periódicos Restauração Projetos Estatísticas
Administrativo: Departamento de Pessoal Documentação Relatórios Patrimônio Arquivos
Procedimentos Operacionais Atendimento: Empréstimos de Livros: Verificar se o livro Circula ou Não. Não Emprestar dois títulos IGUAIS (Dom Casmurro e Dom Casmurro, por ex.) para o mesmo usuário. Não Emprestar livros para usuários com Carteirinha Vencida. Caso circule, retire o cartão do bolso do livro. Anotar no cartão Data de Devolução e nº da Carteirinha, e assinar (com Nome Legível do funcionário). Abrir a janela de Empréstimos do Sistema e selecionar a Impressora TextOnly. Digitar nº do Tombo do Livro e da Carteirinha. Antes de prosseguir, verificar, no sistema, se o usuário não está devendo Livros. Se estiver devendo, seguir rotina nº 05 (cinco) da Devolução de Livros. Caso não esteja, prosseguir o Empréstimo digitando Senha do Funcionário e Imprimindo o Recibo de Empréstimo e colher Assinatura do Usuário. Entregar a 2ª (Segunda) via ao usuário e guardar a 1º via junto com o cartão do livro. Os cartões devem ser guardados em Ordem Numérica de Tombo, dentro do Arquivo sanfonado, de acordo com o dia da Devolução.
Devolução de Livros Retirar do arquivo o Cartão do livro, assinar a devolução no cartão (funcionário), colocá-lo no bolso do livro. Proceder a baixa no sistema, usando a janela de Empréstimos/Devolução, sempre verificando, no Sistema, se o usuário não deve mais livros. Imprimir o Recibo de Devolução que deve ser assinado pelo funcionário (Legível) e entregar a 1ª (Primeira) via ao usuário, desprezando a Segunda via. Pôr o livro para ser guardado de volta na Estante. O atraso na devolução dos Livros acarretará no pagamento de Multa. Esta será cobrada em Doação de Livros, da seguinte forma: Atraso de até 07 dias: 01 livro Atraso de 08 a 15 dias: 02 livros Atraso de 16 a 30 dias: 03 livros. Acima de 30 dias, 03 livros, mais a suspensão da Carteirinha. O Usuário (a) que não saldar seus débitos com a Biblioteca ficará suspenso por tempo indeterminado. Se reincidir em falta com o Regulamento de Empréstimos poderá ter sua Inscrição cancelada, não podendo renová-la pelo prazo de 02 (dois) anos. OBS.: Todas as punições acima serão passíveis de acordo efetuados junto à Administração.
Confecção de Carteirinhas Verificar se o usuário trouxe todos os documentos necessários: RG, 02 Comprovantes de endereço (do próprio usuário e um de referência) e uma foto 3x4. Os comprovantes de endereço devem ser recentes e da cidade de Pres. Prudente. Não aceitar endereços Rurais, pois impossibilitam a Cobrança, no caso de atraso. Não se esquecer de anotar número de telefone tanto do usuário como o de referência. Caso o usuário seja menor de 18 anos, deverá estar acompanhado de um responsável legal (Pai ou Mãe) para assinar o termo de responsabilidade da Ficha. Proceder a confecção da Carteirinha, usando a janela própria do Sistema da Biblioteca. Tirar uma foto do usuário através da Web Cam, para que seja anexada na Ficha do Usuário, via Sistema. Após esses procedimentos, imprimir a Ficha do Usuário, que sairá já com a foto do mesmo impressa. Pedir para o usuário e responsável, se for o caso, ler todos os dados da ficha, inclusive o Termo de Compromisso, e depois proceder as assinaturas (usuário e responsável, se houver). O Funcionário também deverá assinar (Legível) a Ficha. Imprimir a Carteirinha, colar nela a foto 3x4, entregá-la ao usuário. Pedir ao usuário para plastificar a Carteirinha e explicar ao mesmo, ou responsável as normas de uso da Biblioteca. O próprio Sistema fornece o número da Carteirinha. Anotar na folha de Relação das Carteirinhas, na frente do Número, o nome do usuário e do Funcionário que a fez.
Renovação de Carteirinhas O usuário deverá trazer a Carteirinha vencida, Comprovante de Endereço recente, e, se de menor, acompanhado do responsável. Não renovar carteirinha para usuários que tenham empréstimos de livros em atraso. Retirar do arquivo a Ficha vencida, para que se utilize a foto 3x4 e verificar possíveis anotações. Proceder a renovação da Carteirinha, usando a janela própria do Sistema da Biblioteca. Seguir todos os passos dos itens 04 ao 07 da Confecção de Carteirinhas. Guardar a Ficha renovada para posterior arquivamento, inutilizar a Ficha vencida (velha). Apenas as Renovações de Carteirinhas deverão ser anotadas na Folha de Estatística.
Materiais que saem para cópias Anotar na Prancheta o maior número de dados possível: Tombo, Escola, Série, Número de Telefone, etc... Não deixar sair material para cópia sem segurar um documento em custódia. Tempo máximo para cópia, 01 hora. Não deixar sair quando estiver faltando apenas 01 hora para encerrar o expediente.
Estatísticas Anotar movimento da Roleta às 8h30, 12h, 17h e 20h30. Lançá-lo no Sistema diariamente. Final do expediente: Folha de Estatística com resumo: Total de Empréstimos do Dia, Total de Cópias, Carteirinhas Renovadas.
Arquivo das Fichas de Usuário Deverão ser arquivadas em ordem alfabética do sobrenome do usuário. Caso o sobrenome seja acrescido das palavras Júnior, Filho, Sobrinho ou Neto, deverão ser arquivadas depois dos sobrenomes que não contém estes termos, conforme ordem alfabética, exemplo: SILVA, ADRIANO FERREIRA DA SILVA, BENEDITO AUGUSTO DE GOES SILVA, ROBERTO CARLOS DE ALENCAR SILVA FILHO, ADRIANO FAUSTINO DA SILVA JUNIOR, BENEDITO ANTONIO DE MORAES DA SILVA NETO, ROBERTO AUGUSTO FERREIRA DA SILVA SOBRINHO, ADRIANO BENTO DA As Fichas de Usuário vencidas e não renovadas, deverão ser mantidas no arquivo do Balcão da Entrada por 01 (um) ano. Após este período deverão ser retiradas e arquivadas no Arquivo Morto, por 04 anos, no balcão do Acervo Fechado. Caso um usuário venha renovar uma Ficha vencida a mais de um ano, o funcionário deverá solicitá-la a quem estiver respondendo pelo Acervo Fechado.
Cobrança de Livros com Devolução em Atraso Verificar os Cartões dos Livros atrasados. Procedimento que deverá ser feito semanalmente, toda segunda-feira, por exemplo, isso para evitar acúmulos. Procurar na estante se os livros foram devolvidos e guardados sem dar baixa no sistema. Não encontrando, acessar a ficha do usuário no Sistema e anotar nome, endereço e telefones do usuário. Ligar para o usuário cobrando os livros. Se o mesmo não der satisfação por 03 dias, fazer uma Cartinha, encaminhando-a à Secretaria de Cultura para ser enviada pelo Correio. Após uma semana, se não tiver resultado, preparar outra carta, agendando um carro e ir à casa do usuário. Pegar os livros, se encontrá-lo em casa, caso não encontre ninguém, deixe a cartinha na residência. Não perder o caso de vista, até que seja solucionado. Todos estes procedimentos: Cartinha, etiquetas para endereço no envelope, estão nos Meus Documentos Cobrança de Livros, no computador do Balcão de Entrada.
Cursos Terceirizados Recebimento de propostas para realização de Cursos. Análise das propostas recebidas para avaliar a possibilidade de realização ou não do curso a ser oferecido à comunidade. Divulgação dos cursos nas diversas mídias de comunicação e agendamento dos espaços onde os mesmos serão ministrados. Recebimentos das Inscrições, através de preenchimento de Fichas previamente elaboradas. Emitir Certificados de conclusão do curso e fazer anotação nas folhas e estatísticas mensais da quantidade de acessos realizados nos cursos.
Acervos: ACERVO ABERTO Auxiliar os usuários, sempre que necessário, na procura de livros, ou possíveis dúvidas. Guardar os livros, que ficam no carrinho, nas estantes. Manter o Acervo de Livros, Jornais e Revistas sempre Limpos e em Ordem. Fazer anotação nas folhas e estatísticas da quantidade de procura de livros neste acervo e de revistas e jornais.
ACERVO FECHADO Atender, com solicitude, o usuário, no Balcão. Procurar atender à pesquisa solicitada, através do Assunto, Autor, ou Nome do Livro que foi pedido. Caso o usuário queira entrar no Acervo para ver os livros, o funcionário deverá acompanhá-lo. Não é permitida a permanência do usuário sozinho no Acervo Fechado. Se o material entregue ao usuário for apenas para pesquisa ou estudo na Biblioteca, o funcionário deverá anotar na prancheta de atendimento o maior número de dados possíveis: Tombo, Nº da Pasta, Dia, Horário, Nome, Escola, Série, Telefone, etc. Se o usuário for levar o livro emprestado para casa, o próprio funcionário deverá deixar o livro no Balcão da Entrada. Preparar os Livros que estão entrando para o Acervo, já Classificados e Digitados no Sistema: preencher Cartão (para os que circulam), providenciar Bolso, Papeleta e Etiquetas. Anotar estatística deste serviço. Guardá-los após estarem prontos, ou fazer Exposição, se for o caso. Hemeroteca. Montar pastas por Assuntos diversos utilizando-se de recortes de artigos publicados nos diversos periódicos, como revistas, jornais, panfletos, folhetos, etc. Guardar livros e Pastas. Manter o Acervo em Ordem e Limpo.
Sala Infantil: Atender com solicitude aos usuários, predominantemente Infantil e Juvenil, da Sala; realizando Empréstimos e Devolução de livros. Orientação para leitura. Monitoramento de visitas e Contaçãode Histórias para a comunidade e agendamentos das escolas municipais, estaduais e particulares de Pres. Prudente SP e região: Projeto Dia D... Infantil. Verificar os Cartões dos Livros atrasados. Procedimento que deverá ser feito semanalmente, toda segunda-feira, por exemplo, isso para evitar acúmulos. Efetuar a Cobrança, se for o caso. Manter o Acervo em Ordem e Limpo. Realizar, no período próprio, o Projeto Férias no Matarazzo.
Infocentro: Ficar atendo à movimentação dos usuários, monitorando o ambiente. Atendimento aos usuários, anotando em ficha de controle, por ordem de chegada, nome e nº de RG. Liberar os computadores para uso, conforme forem sendo disponibilizados. Efetuar cadastro de novos usuários e arquivo das respectivas fichas. Efetuar Impressões de documentos que por ventura forem solicitadas. Auxiliar usuários que tenham dificuldade em utilizar o computador, idosos, por exemplo, abrindo e-mails, inscrição na Nota Fiscal Paulista, pesquisas, etc. Exposição de títulos novos de livros em Braille, CDs de livros falados, etc. Monitorar e controlar o Curso Informática da Comunidade, inclusive planilhas, arquivos e Certificados. Efetuar estatísticas e relatórios para controle dos Acessos.
Processo Técnico: Processo de Aquisição dos Livros, CDs e DVDs, seleção por Compra ou Doação. Os Livros, cuja procedência se dá por Doação, são recebidos em um Depósito e passam por um processo de seleção e avaliação. Os que nãoirão compor o Acervo da Biblioteca são oferecidos para Bibliotecas Ramais, ONGs e Projetos. Livros sem condições de uso são descartados em conformidade com um Decreto Municipal de Descarte de Materiais bibliográficos. Preparação dos livros, CDs e DVDs: classificação, catalogação e indexação. Tombamento dos itens acima e carimbo nos livros para digitação no Sistema da Biblioteca. Controle de periódicos (assinaturas, registros dos recebimentos, etc.). Restauração e encadernação de livros que estão danificados. Projetos que visam incentivar e colaborar com o processo de inclusão social e incentivo a leitura: Acesso Livro Autor do Mês Biblioteca a Domicilio Biblioteca Móvel Bibliotecas Ramais
Carona Concurso Literário Dia D... Especial (realizado na Santa Casa) Dia D... Tira Dúvidas Encontro com a Poesia Expodefic/ Feidefic Letras Daqui Letras Soltas Papo de Autor Projeto Escrever Salão do Livro -De 18 a 28 de outubro de 2012 Sarau Solidário
Administrativo: Folha de frequência, abonadas, férias, atestado médico, cartão ponto e cadastro dos funcionários. Ofícios, circulares, comunicados internos. Arquivo de Documentos. Conferir e organizar o Patrimônio conforme relatório enviado pela Secretaria da Administração. Organização dos murais. Condensar todos os dados registrados em estatísticas para efetuar o relatório mensal de todas as atividades e projetos desenvolvidos pela Biblioteca.
Bibliotecas Ramais