FL. 01 / 08 1 OBJETIVO Este documento tem como objetivo estabelecer critérios para a emissão de bilhete de passagem aérea, reserva de hotel e locação de veículos para Serviço e/ou Treinamento em âmbito do território nacional ou no exterior. 2 APLICAÇÃO Este documento é Corporativo e aplicável a todos as que utilizem dos serviços descritos no processo. 3 CONFIDELIDADE Usar sem restrição nas Empresas. 4 RESPONSABILIDADE / DISTRIBUIÇÃO É de responsabilidade da Gerência Financeira manter este procedimento atualizado e distribui-lo. 5 CONCEITUAÇÃO/REGRAS GERAIS Viagem a Serviço e/ou Treinamento - é todo o deslocamento de Dirigentes, Empregados e demais pessoas designadas pela Empresa, a serviço ou em treinamento, para fora da sua sede de trabalho, no âmbito do território nacional ou no exterior. Autorização de Viagem Formulário que deverá ser preenchido na Intranet (Formulários Corporativos) através do qual o solicitante ou viajante informará a data e local da viagem para que a Secretária da Reitoria possa realizar a emissão das passagens aéreas, fazer reserva de hotel e locação de veículo. Para outras despesas pertinentes ao objetivo da viagem, como lavanderia, somente será autorizado a partir do 3º (terceiro) dia de viagem. Secretária Reitoria responsável em intermediar junto as agências de viagens credenciadas a emissão do bilhete aéreo, reserva de hotel e locação de carro. Nota: Antes de solicitar os serviços da Secretária da Reitoria, analisar a possibilidade de uma videoconferência. 5.1 Procedimento do Solicitante O solicitante deverá encaminhar e-mail para patricia.santos@newtonpaiva.br contendo informações sobre a viagem de forma clara e objetiva. Formulários preenchidos de forma incompleta ou que gerem dúvidas não serão aceitos. Todas as solicitações correspondentes a passagem aérea, reserva de hotel e locação de veículo, terão que ser lançadas em formulários específicos, disponíveis na Intranet/Formulários Corporativos). Na narrativa da solicitação será necessário especificar: - o que está autorizado a faturar; - centro de custo;
FL. 02 / 08 - natureza orçamentária; - motivo da viagem; - todos os dados pessoais do passageiro (nome completo, RG, CPF, endereço, etc.) Todas as solicitações de reservas/emissão terão que ser lançadas no mesmo dia ou no máximo no dia seguinte. Quando houver bloqueio de verba e necessitar do aguardo de aprovação da Gerência/Diretoria, informar a Secretária da Reitoria. Os viajantes deverão observar a data e horário do embarque. A perda do voo deverá ser justificada imediatamente ao Gestor da Unidade. Caso fique demonstrado que a perda se deu em razão da negligência do funcionário, o valor correspondente a multas e/ou diferença de preço de passagem, será descontado diretamente do colaborador. O Gestor após ser informado sobre o incidente deverá enviar e-mail para a Diretoria solicitando autorização para emissão de uma nova passagem. A Secretária da Reitoria somente providenciará a emissão após autorização da Diretoria. As solicitações de viagens deverão ser programadas com maior antecedência possível, respeitando o prazo mínimo de 30 dias de antecedência a fim de conseguirmos melhores preços. Eventuais exceções deverão ser aprovadas pela Reitoria. As solicitações de Passagens Aéreas, reservas de hotéis e locação de veículos deverão ser efetuadas pela Secretária da Reitoria no horário comercial. 6 APROVAÇÃO VIAGENS INTERNACIONAIS A SERVIÇO OU TREINAMENTO. Reitoria VIAGENS NACIONAIS A SERVIÇO Newton Paiva Reitoria VIAGENS DE DIRETORES Reitoria 7 OPERACIONALIDADE A compra de passagens aéreas e reserva de hotéis deverão ser efetuadas exclusivamente por meio das agências de viagens conveniadas (no mínimo duas agências). As classes de voos são determinadas a partir da tabela abaixo: FUNCIONÁRIOS CLASSE VOOS NACIONAL INTERNACIONAL Presidente, Vice-presidente e Diretores. Econômica Acima de 8 mil km Gerentes. Econômica Econômica Demais Viajantes. Econômica Econômica As solicitações de passagens aéreas deverão ser feitas através de envio de e-mail para patricia.santos@newtonpaiva.br, com as seguintes informações: Nome Completo do Viajante: (da mesma forma que está no RG) Data de Ida:
FL. 03 / 08 Data da volta: Cidade: Motivo da viagem: (detalhar o motivo) Centro de Custo / natureza orçamentária: Informar qual filial da Newton Paiva será faturada: A alteração de classe de voo (upgrade) somente será permitida em situações especiais e mediante prévia aprovação da Reitoria. Os bilhetes de passagem aéreas deverão ser obtidos em conformidade com as instruções abaixo: a) É regra que a Secretária da Reitoria consulte a(s) agência(s) autorizada(s), ou as Companhias aéreas: AZUL, TAM, GOL, Caso nenhum dos voos citados atenda devido ao horário ou falta de opções poderá escolher as CIA AVIANCA/ TRIP/ WEBJET. b) A Secretária da Reitoria encaminhará a as opções de voo nas datas solicitadas, o solicitante deverá analisar e selecionar o voo que atenda às suas necessidades, porém priorizando as opções com valores menores, com a escolha feita deverá reencaminhar a informação para o e-mail: patricia.santos@newtonpaiva.br c) O solicitante deverá também, dentro da possibilidade, escolher a mesma Cia, visando gerar uma taxa única de cobrança (D.U ou FEE). d) A Secretária da Reitoria efetuará a reserva aérea e se observar outras opções de voos próximos ao que o solicitante escolheu com valores menores, enviará para conhecimento como sugestão, no qual o solicitante deverá verificar a possibilidade de alteração. Nota: As Passagens aéreas são intransferíveis depois de reservada/emitida. Todas as passagens são reservadas via sistema que a Agência disponibiliza para a empresa, nesse sistema é gerado um localizador com prazo de emissão, que será enviado ao solicitante para que se programe com o prazo e os valores a serem lançados via sistema TOTVS. Em hipótese alguma a Secretária da Reitoria estará autorizada a realizar emissões de Passagens aéreas, reservas de hotel ou locações de carro sem solicitações no sistema TOTVS ou aprovação via e-mail da Reitoria. Após a emissão todas as Cias têm um prazo estabelecido para solicitar o cancelamento, os valores de multas e acréscimos são diferentes para cada Cia e para cada bilhete emitido, diante disto, essa informação será dada no ato do cancelamento É de responsabilidade do Viajante se programar quanto ao seu horário de embarque para que não haja imprevistos, como por exemplo: chegar atrasado - isso acarretará multa de no show, e outros valores como remarcação para próximo voo. (Item 5.1). Horários de Check-in presencial: Voos nacionais: com 2 horas antes do voo marcado Voos internacionais: 3 horas antes do voo marcado
FL. 04 / 08 Prazo de reserva: TAM somente 12 horas do mesmo dia efetuada a reserva, ou seja, emissão no mesmo dia da reserva AZUL, GOL, AVIANCA/ TRIP/ WEBJET não geram reserva com prazo a partir da data, somente com 24 horas da data marcada. 7.2. CANCELAMENTO DA VIAGEM A informação deverá ser encaminhada a Secretária da Reitoria com no mínimo 05 horas de antecedência do horário do voo, devendo ser apresentado o motivo do cancelamento para que seja providenciado o reembolso do bilhete não utilizado, total ou parcialmente. 8 HOTEIS 8.1 RESERVAS DE HOTEL Solicitações de reserva de hotel deverão ser feitas através de envio de e-mail para patricia.santos@newtonpaiva.br, contendo as seguintes informações: Nome completo do hospede: Entrada (check-in) / Saída (Check-out): Cidade: Motivo da viagem: (detalhar o motivo) Centro de Custo / natureza orçamentária: Informar em qual filial da Newton Paiva será faturada: Qual meio de condução: (carro/ moto ou caminhão, caso for caminhão enviar metragem). a) As reservas serão realizadas somente em hotéis conveniados e deverão ser feitas pelas pessoas autorizadas com o auxílio de agência de viagem, observando-se a categoria e preços oferecidos; b) Sob circunstâncias específicas e, desde que a diária do hotel não exceda a categoria autorizada, os funcionários poderão hospedar-se em hotéis de classe mais alta, mediante prévia autorização da Reitoria Newton Paiva; c) As agências de viagem deverão faturar as despesas de hotéis, inclusive de extras (quando Previamente autorizadas), diretamente contra a empresa requisitante; d) Ligações particulares somente poderão ser realizadas em casos extremos pelo menor tempo possível. Em caso de abuso, os valores serão descontados do funcionário. e) É proibido o consumo de alimentos de Frigobar. Caso haja serão descontadas dos funcionários. f) Despesas de Lavanderia somente serão autorizadas a partir do terceiro dia de hospedagem e com previsão de longa duração de estadia. g) Caso o solicitante possua o endereço especifico onde realizará o trabalho ou treinamento, deverá enviar a Secretária da Reitoria para facilitar a cotação. h) Hotéis também tem prazo de solicitação de cancelamento, no ato solicitar essa informação. i) Se o funcionário viajar com Carro ou Caminhão, deverá comunicar o horário previsto que o mesmo irá realizar o check-in para que a pessoa responsável comunique o hotel ou a agência, evitando transtornos. Também deverá informar o meio de transporte, pois nem todos os hotéis comportam estacionamento para caminhão de porte grande. j) A categoria de Hotel padrão autorizada pelo Grupo é de 3 á 4 estrelas, em caso de super lotação ou
FL. 05 / 08 evento na cidade, somente será liberada categoria acima de 4 estrelas com a autorização prévia da Reitoria. 9 LOCAÇÃO DE VEÍCULO As solicitações de reserva de locação de veículo deverão ser feitas através de envio de e-mail para patricia.santos@newtonpaiva.br, com as seguintes informações: Nome completo do condutor: Informar se houver condutor adicional: Data da retirada: Data da devolução: Cidade: Motivo da viagem: (detalhar o motivo) Centro de Custo / natureza orçamentária: Informar em qual filial da Newton Paiva será faturada: Todos os veículos alugados deverão ser do tipo econômico. Elevação de tipo de veículo alugado poderá, sob certas circunstâncias, ser aprovada pelo gestor imediato. As locações de veículos deverão ser feitas pelo departamento de viagens diretamente com as agências de Viagens autorizadas, observando-se os preços oferecidos. Em caso de Multa de Transito o condutor assumirá a responsabilidade, identificando-se como tal. A Multa será descontada em folha de pagamento do condutor/infrator. Em toda a locação de veículo é realizado um check-list na entrega junto com o condutor, esse check-list mostra ao condutor que o carro está em perfeitas condições de rodagem. Na devolução do veículo é realizado outro chek-list, o condutor deverá entregar o veículo nas mesmas condições em que o mesmo foi retirado, com o tanque cheio e sem nenhuma avaria. Em caso de avarias algumas locadoras enviam diretamente à empresa ou à agência. Caso o dano ao veículo tenha sido ocasionado em razão de dolo ou culpa do colaborador, as despesas cobradas pela agencia serão de inteira responsabilidade do funcionário. 11 Viagens, Estadias de Convidados, Visitantes ou Candidatos a Emprego Manter o mesmo procedimento do item 7 e 8. 12 PRESTAÇÃO DE CONTAS Deverá ser feita via Formulário (Intranet/Formulários Corporativos) vide item 5.1 a Solicitação de Viagem e Treinamento, lançar com antecedência antes da emissão da NF, para não gerar demora na solicitação de verba. 12-1. NOTAS FISCAIS/ POSTERIORES É de obrigação de todos os solicitantes lançar todas as despesas via Sistema TOTVS das solicitações referentes a Passagem Aéreas e Terrestres.
FL. 06 / 08 É obrigatório lançar no dia seguinte ou no próximo dia, e se houver bloqueio de verba avisar o autorizador. NOTA1 - Quando a Secretária da Reitoria receber as notas fiscais e não houver lançamento da mesma no sistema, esta enviará e-mail comunicando o responsável para que lance a despesa no prazo máximo de 12 horas, obedecendo os procedimentos do departamento financeiro, após o comunicado, caso este não seja cumprido, o departamento autorizado devolverá a NF ao solicitante para que tome as devidas providências. Na falta de verba a autorizada irá comunicar via e-mail ao solicitante para que providencie a verba para lançar a diferença de uma prorrogação terrestre ou outros itens inclusos no faturamento (lavanderia/estacionamento). 13 COMPETÊNCIAS 13.1. Da Presidência Aprovar as Diretrizes; Autorizar as viagens aéreas nacionais e internacionais a serviço e aprovar as respectivas prestações de Contas dos Diretores, Gerentes, Empregados e Prestadores de Serviços; 13.2. Da Reitoria Aprovar as viagens aéreas em 1 nível, depois de inseridas no TOTVS; 13.3. Da Secretária da Reitoria Firmar e gerenciar convênios com agências de viagens; Propor à Presidência, para fins de aprovação, as alterações referentes a esta diretriz e seus anexos, que se fizerem necessárias; 13.4. Do Departamento Financeiro Efetuar os adiantamentos solicitados; Receber, conferir e dar providências necessárias às prestações de contas. 14 DISPOSIÇÕES GERAIS Para terceiros que prestam serviços à NEWTON PAIVA e às suas Empresas Controladas, a concessão de bilhetes de passagem e o reembolso das despesas com táxi, alimentação e hospedagem devem ocorrer de acordo com o estabelecido em contrato firmado entre a NEWTON PAIVA ou com as empresas controladas e o contratado ou mediante autorização da Reitoria da Newton Paiva, conforme for o caso. As referidas despesas, para fins de reembolso, devem ser comprovadas através de Notas Fiscais, recibos ou declaração emitida pelo viajante; As alterações de rota de viagem necessitam de prévia aprovação; Para as viagens autorizadas e sem adiantamento de numerário, o ressarcimento das despesas realizadas e comprovadas deverá ser solicitado pelo viajante, na ocasião do seu retorno, através de prestação de contas com a devida aprovação. 15 PENALIDADES O funcionário que vier a desrespeitar esse Procedimento sofrerá as sanções disciplinares previstas em lei, ou seja, advertência por escrito, suspensão por um, dois ou três dias e nas reincidências, possibilitará a empresa a aplicação de uma Justa Causa.