Gestão Documental com Alfresco

Gestão Documental com Alfresco Gestão Documental com Alfresco Setembro 2011 1

Situação actual Principais fontes de informação nas Organizações: Estruturadas: Bases de dados Não estruturadas: Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens,... Correspondência recebidas por diferentes meios: correio, fax, e-mail

Tendência Gerar cada vez mais e mais documentos, documentos agravando diversos problemas: Documentos perdidos Multiplicidade de versões Desconhecimento de existência Desconhecimento de autoria Falta controlo dos tempos de execução Perda de tempo útil de trabalho em busca de documentos Custos com o arquivo físico de documentos Custos com cópias de documentos

Sistema Gestão Documental Utilização da tecnologia para captar, armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação documental de uma organização, integrando as suas capacidades nos processos da organização.

Digitalização Processo de digitalização Subcontratação serviços Aquisição de equipamento Captura de Meta-Informação Preenchimento Manual OCR OCR com captura automática de campos

Digitalização

Digitalização

Armazenamento Arquivo nas instalações do cliente Meta-informação sobre localização Subcontratação do arquivo físico Utilização de sistema de tracking Regras de segurança em conformidade com o Gab. Nacional de Segurança da PCM Registo de todas as operações efectuadas Manutenção dos registos em permanência Controlo de prazos de conservação

Gestão Documental Recolha, Tratamento, Indexação e Custódia do Arquivo em Papel Envio de imagens para Gestão Documental (imagem + metainformação) Tratamento e Indexação do Arquivo em Papel Processamento Automático (indexação, arquivo no repositório)

Factor de eficiência Redução do tempo de busca e localização de documentos: rápido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre Maior segurança no acesso aos documento, através de mecanismos de controlo de acessos Redução de custos: Tempo Cópias Armazenamento físico Transporte

Vantagens Possibilidade de recuperação das informações (Backup),o que não acontece no arquivo físico em caso de catástrofes Redução das probabilidades de extravio de documentos Controlo do fluxo de trabalho Possibilidade de consultar documentos fora da organização Informação acessível a vários utilizadores simultaneamente

Vantagens (cont.) Colaboração através da partilha de documentos, workflows e fórums Uniformização e gestão automatizada dos processos da organização Redução do processamento manual de registo, catalogação e arquivo

Três conceitos fundamentais Workflow MetaDados Rastreabilidade

Workflow Workflow (circuito documental): processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases. Exemplos: Validação de facturas Marcação de férias Reembolso de despesas Gestão reclamações

MetaDados Metadados: dados acerca dos dados, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos: Autor Título Descrição Código Data de criação

Rastreabilidade Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do documento Exemplos: Controlo de versões Estado da tarefa

Gestão Documental Open Source

Porquê Open Source? $6 bn de poupança em custos de licenciamento Melhor aplicação do investimento (serviço) Investimento seguro Melhor suporte Modelo incentiva qualidade e segurança Independência do fabricante

Oferta Open Source

Alfresco Dos criadores do Documentum e do Business Objects Open Source com serviço profissional As melhores das mais recentes tecnologias CMS/ECM Multiplataforma: Linux,Unix,Windows, MacOS Principais Investidores: Accel, Mayfiels e SAP

Adopção Mais de 2 milhões de downloads Comunidade mais de 140.000 membros Enterprise: mais de 1.100 clientes Grandes bancos, governos, media e serviços Reconhecimento pela Indústria Gartner: Cool Technology, Forrester: Wave Leader World Economic Forum: Technology Pioneer Prémios da ComputerWorld, Network World, eweek, econtent 100, Red Herring

Labs ou Enterprise? Onde se aplica Alfresco Community: Para arrancar com um orçamento baixo ou nenhum Para um ambiente de exploração de pequena/média dimensão Para usar as mais recentes funcionalidades Para um ambiente de ensino e Enterprise: Grande número de utilizadores, 24x7 Necessidade de suporte avançado com acesso directo aos developers

Principais Funcionalidades Document Management Records Management Web Content Management Share Activiti BPM

Principais Funcionalidades Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) Pesquisas em Metadados ou Texto livre Navegação por espaços (pastas) ou categorias Classificação de Documentos (categorias, tags, propriedades...) Histórico de Versões de Documentos Automatização de Acções sobre o documento (regras): Envio de e-mails de notificação Numeração automática Conversão de formatos Acções personalizadas (java)

Principais Funcionalidades Criar e editar conteúdo (html, txt) Requisição e Devolução de Documentos (Check-In / Check-Out) Emissão de relatórios para auditoria e rastreabilidade Definição personalizada de Metadados (modelos, aspectos) Afectação de Workflows a documentos Painel de tarefas pendentes (workflows) Fóruns de discussão Customização de painéis com pesquisas e templates Pré-definição de espaços com estrutura e regras

Principais Funcionalidades Integração com diversos motores de base de dados: PostgreSQL,MySQL,Oracle,MS SQL, etc. Integração com diversos sistemas de autenticação: LDAP, Active Directory ou utilização de segurança interna

Screenshots - Web

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Arquitectura Alfresco Alfresco Share Share WebSites Componentes Colaboração Gente Componentes à medida Alfresco Alfresco Surf Surf Templates CIFS WebDAV SharePoint Protocol Páginas FTP NFS Componentes Java API WebSrvcs REST Alfresco AlfrescoContent ContentServices Services Gestão Documental Gestão de circuitos Colaboração Gestão de conteúdos web IMAP

File Sharing Protocols CIFS FTP NFS WebDAV CIFS/SMB Partilha de ficheiros em redes locais Windows (também suportadas por Linux e Mac) FTP Protocolo básico de transferência de ficheiros NFS partilha de ficheiros UNIX (também suportada em Windows e Mac) WebDAV partilha de ficheiros sobre Internet (superset do HTTP)

Office Integration SharePoint Protocol Sharepoint Protocol protocolo de interligação entre aplicações MSOffice e MS-Sharepoint, entretanto tornado público

Integração com aplicações Java API WebSrvcs REST Java API Aplicações em Java podem extender funcionalidades Alfresco e apresentar interfaces novos Web Services Aplicações em qualquer tecnologia podem usar funcionalidades do Alfresco através dos standards de Web Services baseados em SOAP e XML REST Semelhante aos web services mas mais fáceis de usar

Integração com aplicações Java API Aplicações especializadas podem: Autenticar utilizadores Pesquisar e manipular o repositório Manipular os conteúdos Criar conteúdos Classificar conteúdos Gerir controlo de acessos Gerir regras e acções... WebSrvcs REST

Exemplo: Gestão Expediente

Integração com email IMAP IMAP Protocolo de armazenamento e pesquisa de mensagens de email Permite usar clientes de email normais (Outlook, Thunderbird, Evolution, etc.) para arquivar email no Alfresco Mensagens são arquivadas e indexadas como qualquer outro documento

Casos típicos Configurações comuns da integração do Alfresco nas organizações

Caso 1: básico Instalação default, costumização mínima Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para: Receber documentos digitais ou digitalizados Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com controlo de versões Interface web para: Fazer pesquisas Colaborar (versões, discussões, workflows) Administrar sistema

Caso 1: esquema

Caso 2: LDAP, Fax, Email Alfresco é configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, Active Directory) Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e registar em Alfresco Pastas IMAP ou Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens

Caso 2: esquema

Caso 3: interface por medida Aplicações podem ser desenvolvidas com: Webscripts Google Web Toolkit Qualquer tecnologia que consuma web-services ou REST

Caso 3: exemplo

Caso 4: integração Aplicações podem usar Alfresco como repositório documental (com webscripts ou webservices) Alfresco pode registar metadados em aplicações Componentes desenvolvidos em webscripts são compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java

Integração em Portais Java

Referências Alfresco

Referências internacionais Sector da Educação Sector Editorial Sector Governamental Sector Financeiro Outros Sectores

Principais Referências MoreData

Posicionamento Mais de 20 anos a desenvolver Sistemas de Informação à medida e a integrá-los em organizações complexas Várias implementações de gestão documental Uma equipa experiente Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java que permite investimentos incrementais Forte aposta em open-source

Conclusão Experiência, Empenho, Resultados Conte connosco